XII. Niekonsekwencja w aplikacji

Transkrypt

1 XII. Niekonsekwencja w aplikacji 1. W odpowiedzi na nasze pismo bardzo powierzchownie i lakonicznie potraktowano naszą uwagę o niekonsekwencjach występujących w aplikacji. Zwracaliśmy uwagę na to, że w formularzach kolejność zakładek i danych w formularzach jest inna: a) urodzenia przy tworzeniu aktu pierwsze są dane matki, drugie dane ojca, w akcie dane ojca znajdują się po lewej stronie matki po prawej, b) małżeństwa i zgony pierwszy ojciec, druga matka, c) zadanie do aktów małżeństwa pierwsza kobieta, drugi mężczyzna, w akcie małżeństwa pierwszy mężczyzna, druga kobieta, kolejność danych osoby, której akt dotyczy: a) w aktach imię, drugie imię, nazwisko, nazwisko rodowe, b) w wyszukiwarce nazwisko, nazwisko rodowe, imię, kolejność danych rodziców: a) w module PESEL: imię ojca, nazwisko rodowe ojca, imię matki, nazwisko rodowe matki, b) w module BUSC wyszukiwanie: imię ojca, imię matki, nazwisko rodowe matki, c) w module BUSC odpisy: imię ojca, imię matki, nazwisko rodowe matki, nazwisko rodowe ojca, kalendarz urodzeń i małżeństw różne sposoby obsługi: w kalendarzu małżeństw są strzałki do przejścia na następny miesiąc, w urodzeniach otwiera się widok kalendarza i nie ma możliwości swobodnego przemieszczania się między miesiącami; należy kliknąć nazwę miesiąca i dopiero otwiera się mniejszy kalendarz ze strzałkami do zmiany miesiąca, co jest niewygodne w obsłudze i mało intuicyjne; zasadne byłoby ujednolicenie do wzorca z kalendarza małżeństw... Nasze uwagi nie wynikają z przyzwyczajenia ale z troski o prawidłowość wpisywanych danych i szybkość załatwienia sprawy (przy błędnym wpisaniu pojawi się błąd, który trzeba poprawić i ponownie czekać na zaakceptowanie). Również logika podpowiada, aby dane i zakładki były w jednakowej kolejności. W efekcie końcowym czyli w aktach, protokółach i odpisach mężczyzna jest po lewej stronie, a kobieta po prawej. Dlaczego zatem, sporządzając formularze, musimy sprawdzać i uważać, kogo wpisujemy jako pierwszego? 2. W niektórych tabelach rekordy ustawiają się wg. dat utworzenia. W tabeli poniżej brak jakiejkolwiek zasady ustawienia rekordów, sporządzony w dniu protokół ustawił się na trzeciej pozycji. Brak możliwości sortowania tabel, np. po nazwisku. Jeżeli zaświadczenie wystawia urzędnik, a kierownik USC chciałby przy większej ilości rekordów sprawdzić efekt jego pracy, to aby wyszukać dany rekord, musi mieć przed sobą dokumenty papierowe z nr PESEL. 1

2 W tabeli poniżej ciąg dalszy niekonsekwencji: brak zasady sortowania rekordów, nieczytelność brak widocznego określenia jakie protokoły widzimy na stronie: (urodzenia, małżeństwa czy zgonu), musimy wczytać się w opisy kolumn, aby wiedzieć jaką tabelę mamy przed sobą. 2

3 W tabelach nie są widoczne wybory jakich dokonaliśmy: wszystkie - stworzone przeze mnie oraz wszystkie - podpisane - niepodpisane W tabeli poniżej nazewnictwo kolumn wprowadza w błąd: imię, nazwisko, PESEL mężczyzny zamiast ojca ale jest nazwisko matki. Nie do końca wiadomo po co nr PESEL skoro ważniejsza jest data sporządzenia protokółu; układ rekordów znów przypadkowy, zaznaczony rekord jest najświeższym rekordem (nie ma daty sporządzenia). Z założenia, po wydrukowaniu protokołu uznania, trzeba przejść do tej tabeli, aby wyszukać protokół zgłoszenia urodzenia i sporządzić projekt aktu. Jak kierownik znajdzie odpowiedni protokół? Na której stronie, przy kolejkowaniu po 10 na stronie, a przy 50 rekordach? Wpisywanie z palca po raz kolejny nr PESEL ojca, albo przez wyszukiwanie zaawansowane i wpisanie nazwiska i imienia ojca jest przestarzałe i powoduje konieczność pracy na piechotę. Dlaczego nie można posortować tabeli po nazwisku ojca lub nazwisku matki? I po raz drugi to samo pytanie: nie mamy żadnych informacji jak długo w tym rejestrze będzie widoczny konkretny protokół uznania, czy tworzyć się będzie jakaś historia przyjętych uznań, czy po jakimś czasie one nie będą widoczne, czy np. po 5 latach będziemy cały czas mieli tysiące rekordów do przeglądania? 3

4 3. Przy sporządzaniu protokółu urodzenia i zgonu występuje osoba zgłaszająca. W protokole urodzeń jest jedno imię osoby zgłaszającej, przy zgonie - drugie i kolejne imiona. 4. W różnych formularzach i miejscach dotyczących urzędów stanu cywilnego są zastosowane różne opisy i różne słowniki. W protokóle zgłoszenie urodzenia (przykład poniżej) - pole USC sporządzania... aktu Jeżeli tytuł pola mówi o USC to dlaczego w to pole program wpisuje ponownie urząd stanu cywilnego i nazwę miejscowości BYTOM? Pole jest tak małe, że w żaden sposób nie jesteśmy w stanie zobaczyć w jakim urzędzie znajduje się akt małżeństwa (przykład poniżej). Dlaczego do oznaczania USC nie zastosować jednolitego nazewnictwa. Można przecież stworzyć dwa pola: - w jednym URZĄD STANU CYWILNEGO - w drugim miejscowość bez odmiany oraz określony TERYT (opisy pod nazwą miejscowości). Byłoby to bardziej widoczne i praktyczne. Widoczne określenie przez TERYT jest konieczne w przypadku miejscowości w których są dwa urzędy stanu cywilnego obsługujące osobno miasto i osobno gminę (np. Darłowo) 4

5 W przykładzie poniżej. w polach opis Rodzaj organu i nazwa organu sporządzającego akt zgonu jest błędna. Zgodnie z ustawą - organem jest Kierownik USC (ta sama uwaga dotyczy szablonów wzmianek i pism, w którym błędnie przyjęto, iż Urząd Stanu Cywilnego w XY jest organem, ponieważ jest nim Kierownik Urzędy Stanu Cywilnego w XY). W obu tych polach, oprócz błędnego opisu błędem jest to, że w jednym polu wpisujemy Urząd Stanu Cywilnego a w drugim program sam powtarza Urząd Stanu Cywilnego + miejscowość. W drugim polu powinna być tylko miejscowość określona widocznie przez TERYT. 5. W dwóch kalendarzach (przykład poniżej) inaczej przechodzi się do następnego miesiąca, czy nie można tego ujednolicić? Na pewno praktyczniejszy jest sposób zastosowany w kalendarzu małżeństw. 5

6 6. Nie wiadomo, którego kierownika mamy wpisać w zadaniach małżeństwa przy terminie zawarcia małżeństwa (tego który będzie podpisywał zapewnienie, czy tego który udzieli ślubu?). Niejasny jest sens wypełniania tej rubryki, bo każdym urzędzie, w którym oprócz kierownika zatrudnieni są zastępcy t,o nazwisko może się jeszcze kilkukrotnie zmienić, w zależności od okoliczności. 7. Brak porządku w aktach - czasami zgłaszają się np. tylko 3 najnowsze akty małżeństwa. W jaki sposób możemy zobaczyć pozostałe? Brak informacji na dole tabeli. Zrolowanie 50 tak szeroko 6

7 rozbudowanych rekordów w dwóch liniach (określenie, które rekordy tworzą akt są mało widoczne) zawsze będzie czasochłonne. 8. Niekonsekwencją jest układ danych w protokółach i aktach, które widoczne są jeden po drugim np. - w protokóle aktu zgonu: 1. dane osoby, 2. dane rodziców, 3. dane małżonka - w projekcie aktu zgonu: 1. dane osoby, 2. dane małżonka, 3.dane rodziców 9. Niekonsekwencją jest nazywanie jednej akcji w różny sposób, użytkownik powinien wiedzieć po której akcji włączy się aplet podpisujący np. - aby podpisać akcję pojawiają się przyciski Zaakceptuj Akceptuj Potwierdź Aktualizuj Potwierdź uznanie, - kiedy nie trzeba podpisywać przyciski Akceptuj Potwierdź, np. protokół urodzenia termin zawarcia małżeństwa informacja o braku wypełnienia pól 7

8 Dla pewności wyboru akcji czynność, po której pojawia się aplet podpisujący powinna być nazwana jednakowo. np. Akceptuj i podpisz Przycisk w zapewnieniach (przykład poniżej) Odznacz jako podpisane jest mylący. Podpisane przez kogo? 10. W protokóle dotyczącym przyjęcia oświadczenia o powrocie po rozwodzie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa występuje istotny błąd. System automatycznie narzuca nazwisko rodowe osoby nie biorąc pod uwagę, że nazwisko noszone przed zawarciem małżeństwa mogło być inne niż rodowe (np. po pierwszym mężu). Nie ma możliwości zmiany tego wyboru! XIII. SŁOWNIKI 1. Dla sprawnego wpisywania powtarzającego się w akcie nazwiska, czy nazwy miejscowości nie potrzeba stwarzania wielkich słowników - wystarczą podpowiedzi przez klawisze funkcyjne. 2. Słownik TERYT jest niedoskonały, w niektórych polach, po pomyłce, praktycznie nie ma możliwości (nawet po użyciu klawisza delete i wpisaniu 3 liter) wpisania poprawnej nazwy, bo słownik ustawia się cały czas w poprzednio zapamiętanym miejscu. W słownikach nie ma określenia miasto-wieś (ciężko znaleźć w słowniku np. Zawada, Sucha), brak kodu pocztowego miejscowości, nie ma przyporządkowania miejscowości do odpowiedniej gminy i USC (trzeba dokładnie znać gminę i USC, w którego okręgu miejscowość leży; co z miejscowościami w aktach migrowanych?). To wszystko wpływa na czas załatwienia sprawy. 3. Przykład poniżej: dlaczego w takich miejscach nie można wykorzystać słowników TERYT i ulic jak przy nadawaniu nr PESEL? Skąd taka kolejność pól? Gdyby miejscowość była pierwsza, można by skorzystać ze słownika TERYT i ze słownika wpisać prawidłową nazwę ulicy, nie mówiąc o kodzie pocztowym. Skróciłoby to czas wpisywania danych. 8

9 4. Słownik, który pojawia się w tym miejscu nie daje możliwości wpisania poprawnych danych, bo nie ma dodatkowych określeń w słowniku, który rekord wybrać, jeżeli chcemy wpisać gminę Darłowo, a nie miasto Darłowo. 4. W zapewnieniu, wprowadzający w błąd jest opis wpisz nazwę gminy, a podpowiedź brzmi: wpisz adress (na dodatek z błędem). Nie wiadomo czy wpisać miejscowość czy adres. Opis powinien być jednoznaczny. W tym miejscu powinny działać słowniki. Jeżeli wpisujemy miejscowość to program powinien określić jaki to jest rodzaj gminy. 9

10 5. W aplikacji (przykład poniżej) jest możliwość wpisania do aktu małżeństwa wzmianki dodatkowej lub przypisku o zgonie jednego z małżonków. Wpisując wzmiankę program nie wpisuje miejsca zgonu i jeżeli wpisuje numer aktu zgonu powinien wpisać także miejscowość USC (informację taką wpisuje się jako dane do wzmianki). 6. W obecnej chwili, w wersji szkoleniowej, w słowniku kierownik usc zgłaszają się nazwiska wszystkich osób pracujących pod danym TERYT, nie tylko w USC, ale i w ewidencji ludności i w dowodach osobistych. Czy po 1 marca również będziemy mieli wszystkich uprawnionych do podpisu z BUSC, PESEL i RDO. Czy ta kwestia zależy od uprawnień? 10

11 XIV. Migracja aktów W odpowiedzi na nasze uwagi dotyczące jednej z największych wad systemu SRP pustej bazy aktów stanu cywilnego, potraktowanie aplikacji alternatywnych jako programów wspierających i podważanie jakości danych przechowywanych w tych aplikacjach podważa również autorytet kierowników USC, którzy od ponad 20 lat sporządzają akty w tych systemach, i dbają o jakość danych zawartych w swoich zbiorach. Do 28 lutego 2015 r. te akty są rejestrami państwowymi (!). W obecnych aplikacjach używanych w USC, nie trzeba każdorazowo aktualizować odpisów skróconych. Są akcje, które zapisują się automatycznie, ale możliwość edycji odpisu skróconego nie postawi kierownika USC w sytuacji braku możliwości wydania odpisu (tak jak we wcześniej pokazanym przykładzie). Jak można sugerować, że kierownicy USC, beztrosko zmigrują całość danych bez sprawdzenia kompletności i poprawności swoich zasobów. Podstawą naszego działania (od czasów maszyn do pisania) jest dbałość o jakość i pewność danych zawartych w aktach stanu cywilnego. Na jakość danych w BUSC w zasadniczej części wpłynie bezbłędność i pewność działania aplikacji ŹRÓDŁO, która powinna weryfikować przekazywane dane z aplikacji wspierających. Aplikacje te powinny dać możliwość przekazania zasobów danych, aby nie zniweczyć 20 letniej pracy urzędników stanu cywilnego. Według naszej informacji najwięksi dostawcy aplikacji są już na to gotowi. XV. Materiały szkoleniowe i szkolenia W odpowiedzi z DRP MSW (akapit 26, 27) czytamy, że materiały szkoleniowe w wersji papierowej i elektronicznej zostały przygotowane i podręczniki zostały przekazane na szkoleniach liderskich (po jednym egzemplarzy na USC). Materiały te są nam jak najbardziej potrzebne, ale niestety mówią jak sporządzać jedynie niektóre potrzebne dokumenty (przemilczymy fakt, iż podręcznik dotyczy nieaktualnej już wersji aplikacji). Nie kwestionowaliśmy, że tych materiałów nie ma, ale podkreślamy, że zależy nam na pełnej i rzetelnej informacji, w jaki sposób sporządzać wszystkie potrzebne dokumenty (np. powrót do nazwiska, zmiana imion dziecka w ciągu 6-miesięcy). Oczekiwalibyśmy również informacji rozszerzonej o problemy, z jakimi będzie można spotkać się w aplikacji. W niniejszym opracowaniu wskazaliśmy na kilka problemów i sytuacji gdy brak informacji utrudnia lub przedłuża dokonanie czynności. Są to jednak przykłady zauważone podczas kilku tygodni testowania. Katalog wątpliwości, jakie mogą się pojawić podczas obsługi jest tak obszerny, że producent oprogramowania powinien wyposażyć kierowników w wiedzę jak reagować w trudnych sytuacjach. Takie szczegółowe awaryjne know how w dzisiejszych czasach zawiera praktycznie każda instrukcja obsługi domowego urządzenia. Wydaje się, że tym bardziej powinna ona zostać napisana dla tak złożonej aplikacji jaką jest Źródło, obsługującej najważniejsze rejestry państwowe, a więc mającej wpływ również na bezpieczeństwo państwa oraz umożliwiającej obywatelom korzystanie z ich praw. W sytuacjach trudnych, załatwiając konkretną sprawę, z którą zgłosi się strona, nie będziemy mieli możliwości i czasu na napisanie zapytania do help desk, a tym bardziej oczekiwania na odpowiedź. Poniżej przykłady sytuacji, dla których powinno się wskazać sposób rozwiązania: 1. Przy próbie wejścia w konkretny rekord, pojawia się błąd. Nie mamy informacji w jaki sposób wydrukować ponownie takie zaświadczenie? Gdyby był błąd w poprzednim zaświadczeniu wpisywać wszystko po raz drugi? 11

12 12

13 2. Rejestr uznań i odmów. W podświetlonym przykładzie brak informacji co zrobić w takim przypadku? W jaki sposób potwierdzić ten protokół skoro dane obydwojga rodziców są w protokole czy trzeba sporządzać protokół ponownie? Po wybraniu zaznaczonego rekordu (przykład poniżej) nie ma innych możliwości 13

14 3. W poniższym przykładzie, przy próbie przejścia z protokółu uznania do protokołu urodzenia, po uzupełnieniu nr PESEL i poprawieniu danych, cały czas pojawia się błąd jakie jest wyjście z tej i podobnych sytuacji? Bez konkretnej informacji musimy wyjść do menu głównego i powtórzyć wszystkie czynności. 14

15 4. Nie mamy żadnych informacji na temat czasu przechowywania informacji przez aplikację np. jak długo w rejestrze uznań i odmów i innych rejestrach, będzie widoczny konkretny protokół uznania? Czy tworzyć się będzie jakaś historia przyjętych uznań, czy po jakimś czasie one nie będą widoczne? Jaka będzie możliwość przedłużenia przeterminowanego zapewnienia bez ponownego sporządzania zapewnienia. 5. Nie wiemy dlaczego (jaki przypadek przewidziano), że w aplikacji można z poziomu zadaniamałżeństwa można wystawić zaświadczenie lub protokół do zawarcia małżeństwa, bez sporządzenia i podpisania zapewnienia? Czy chodzi o czas, gdy w Źródle będziemy sporządzać protokoły do zawarcia małżeństwa na podstawie zapewnień przyjętych przed wejściem w życie ustawy? 6. W tabeli zapewnienia (przykład) brak jest informacji istotnych: daty i miejsca zawarcia małżeństwa, ważności zapewnienia, rodzaju zapewnienia (cywilne, konkordatowe, zagraniczne - daty urodzeń i nr PESEL dla kierownika USC nie są informacjami wyróżniającymi zapewnienie). W kolumnie Status widoczne od razu informacje powinny być skrócone lub najistotniejsze i dopiero po rozwinięciu mogłaby być widoczna cała informacja, bo rolowanie tak długich tabel to znowu zmarnowany czas. Bardziej praktyczne byłoby sortowanie takiej tabeli po tytułach kolumn. ciąg dalszy w cz. V 15