Studium wykonalności projektu pt. System na informatyczne centra archiwalne dla sądów powszechnych system zarządzania aktami sądowymi

Transkrypt

1 Studium wykonalności projektu pt. System na informatyczne centra archiwalne dla sądów powszechnych system zarządzania aktami sądowymi Opracowanie finansowane ze środków funduszy norweskich oraz środków krajowych. Warszawa, sierpień 2014

2 Poprzez fundusze norweskie i fundusze EOG Norwegia przyczynia się do zmniejszenia nierówności społecznych i ekonomicznych oraz wzmocnienia relacji dwustronnych z państwami beneficjentami w Europie. Norwegia blisko współpracuje z UE na podstawie Porozumienia o Europejskim Obszarze Gospodarczym. (Porozumienie EOG) W okresie wsparcie udzielone przez Norwegię wynosi 1,7 miliarda euro. Środki te są dostępne dla organizacji pozarządowych, instytucji badawczych i akademickich oraz sektora publicznego i prywatnego w 12 nowoprzyjętych państwach członkowskich UE oraz Grecji, Portugalii i Hiszpanii. Dzięki nim ma miejsce szeroka współpraca z podmiotami z Norwegii, a przedsięwzięcia mogą być wdrażane do 2016 r. 2 S t r o n a

3 SPIS TREŚCI 1. Informacje o dokumencie Podsumowanie - rekomendacja Podstawowe informacje o projekcie Geneza i istota projektu Tytuł projektu Cel projektu Lokalizacja projektu Odbiorcy ostateczni projektu Charakterystyka podmiotów odpowiedzialnych za realizację przedsięwzięcia Dane formalne i administracyjne Beneficjenta Stosunki prawno-własnościowe między poszczególnymi stronami projektu Doświadczenie stron projektu Analiza otoczenia projektu Analiza otoczenia społeczno-gospodarczego Zidentyfikowane problemy Analiza SWOT Logika interwencji Cele projektu Korzyści i oddziaływania Wpływ projektu na polityki horyzontalne UE Wskaźniki produktu projektu Wskaźniki rezultatu projektu Trwałość techniczna projektu Opis istniejącego systemu Analiza wariantów i opcji Opis techniczny projektu Koncepcja systemu zarządzania aktami Zgodność projektu z wymaganiami dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej Zgodność projektu z minimalnymi wymaganiami dla systemów teleinformatycznych81 8. Wykonalność i trwałość instytucjonalna przedsięwzięcia Organizacja wdrożenia Planowane i przeprowadzone procedury przetargowe Eksploatacja Systemu Przygotowanie formalno-administracyjne przedsięwzięcia S t r o n a 3

4 9. Koncepcja prezentacji i promocji projektu Cele kampanii Grupy docelowe Zawartość merytoryczna kampanii informacyjnej Działania w ramach kampanii Finansowa trwałość projektu Podstawowe założenia do analizy finansowej Nakłady inwestycyjne Amortyzacja i nakłady odtworzeniowe Prognoza przychodów i kosztów operacyjnych przedsięwzięcia Zapotrzebowanie na kapitał obrotowy w okresie realizacji oraz eksploatacji projektu Prognoza rachunku zysków i strat projektu Prognoza rachunku przepływów pieniężnych projektu Podsumowanie analizy trwałości finansowej projektu Słownik kluczowych pojęć Spis załączników S t r o n a

5 SPIS TABEL Tabela 1 Informacja o beneficjencie Tabela 2 Reakcja na zidentyfikowane problemy Tabela 3 SWOT - Mocne strony Tabela 4 SWOT - Słabości Tabela 5 SWOT - Szanse Tabela 6 SWOT - Zagrożenia Tabela 7 SWOT Wagi czynników S Tabela 8 SWOT Wagi czynników W Tabela 9 SWOT Wagi czynników O Tabela 10 SWOT Wagi czynników T Tabela 11 SWOT Wpływ czynników S na O Tabela 12 SWOT Wpływ czynników S na T Tabela 13 SWOT Wpływ czynników W na O Tabela 14 SWOT Wpływ czynników W na T Tabela 15 SWOT Analiza zbiorcza Tabela 16 SWOT Wybór strategii Tabela 17 Wskaźniki produktu projektu Tabela 18 Wskaźniki rezultatu projektu Tabela 19 Dostępne technologie identyfikacji dokumentów - porównanie Tabela 20 Funkcje Systemu Składnica Akt zasilanie danymi (1) Tabela 21 Funkcje Systemu Składnica Akt zasilanie danymi (2) Tabela 22 Funkcje Systemu Archiwum Zakładowe zasilanie danymi Tabela 23 Zakres wdrożenie RFID/BC w sądach Tabela 24 Wyposażenie sądów w niezbędny sprzęt wariant RFID Tabela 25 Wyposażenie sądów w niezbędny sprzęt wariant BC Tabela 26 Wyposażenie RFID i BC ceny jednostkowe Tabela 27 Założenia do kosztów otagowania akt Tabela 28 Założenia dotyczące amortyzacji wyposażenia Tabela 29 Założenia dotyczące odtworzenia wyposażenia dla wariantu II BC [sztuk] Tabela 30 Założenia dotyczące odtworzenia wyposażenia dla wariantu II BC [sztuk] Tabela 31 Założenia dotyczące odtworzenia wyposażenia dla wariantu III RFID [sztuk] Tabela 32 Założenia dotyczące odtworzenia wyposażenia dla wariantu III RFID [sztuk] Tabela 33 Dane ankietowe dotyczące ruchu akt w sądach Tabela 34 Dane dotyczące prognozy ruchu akt w sądach Tabela 35 Założenia dotyczące czasu i kosztu pracy przy obsłudze akt S t r o n a 5

6 Tabela 36 Proces obsługi bieżącej akt w zależności od stosowanego systemu (dane dla pakietu 100 akt) Tabela 37 Założenia dotyczące ilości akt poszukiwanych i czasu pracy w obszarze poszukiwania akt Tabela 38 Koszt pracy pracownika przy obsłudze akt S t r o n a

7 SPIS RYSUNKÓW Rysunek 1 Jednooddziałowa instalacja systemu Rysunek 2 Centralne zarządzanie usługami Rysunek 3 Zakres zarządzania aktami Rysunek 4 Procesy przekazanie akt do składnicy Rysunek 5 Procesy znakowanie akt Rysunek 6 Procesy wypożyczenie akt ze składnicy Rysunek 7 Procesy kompletacja zamówienia Rysunek 8 Procesy udostępnienie akt Rysunek 9 Procesy zwrot akt do składnicy Rysunek 10 Procesy przyjęcia akt do archiwum zakładowego Rysunek 11 Procesy wypożyczenie akt z archiwum zakładowego Rysunek 12 Procesy przekazanie akt do Archiwum Państwowego Rysunek 13 Procesy przekazanie akt do zniszczenia Rysunek 14 Koncepcja wykorzystania Portalu Informacyjnego Rysunek 15 Struktura zarządzania projektem Rysunek 16 Wielkość nakładów inwestycyjnych w poszczególnych wariantach [mln PLN] Rysunek 17 Suma CF 20 lat w poszczególnych wariantach (bez dyskontowania) [mln PLN] 115 Rysunek 18 Suma CF 50 lat w poszczególnych wariantach (bez dyskontowania) [mln PLN] 115 Rysunek 19 NPV 20 lat w poszczególnych wariantach (8% dyskonto) [mln PLN] Rysunek 20 NPV 50 lat w poszczególnych wariantach (8% dyskonto) [mln PLN] S t r o n a 7

8 1. Informacje o dokumencie Projekt: Zamawiający: Wykonawca: Rodzaj dokumentu: Tytuł dokumentu: Informatyczne centra archiwalne dla sądów powszechnych system zarządzania aktami sądowymi Ministerstwo Sprawiedliwości PositivePro Sp. z o.o. Studium wykonalności Studium wykonalności projektu pt. System na informatyczne centra archiwalne dla sądów powszechnych system zarządzania aktami sądowymi Nr wersji: 4.0 Status: Do odbioru Autorzy: Artur Noworyta PositivePro Sp. z o.o. Data dokumentu: Zweryfikował: Rafał Gęślicki Data weryfikacji: Odebrał: Marcin Szymański Data odbioru: 8 S t r o n a

9 2. Podsumowanie - rekomendacja W wyniku analiz przeprowadzonych na potrzeby studium wykonalności projektu pt. System na informatyczne centra archiwalne dla sądów powszechnych system zarządzania aktami sądowymi przeanalizowano warianty realizacji projektu w oparciu o technologię RFID i kodów kreskowych. Zdefiniowano następujące warianty: 1) Wariant I - zaniechanie projektu, 2) Wariant II - realizację projektu z wykorzystaniem systemu do zarządzania aktami sądowymi oraz znakowania akt za pomocą kodów kreskowych, 3) Wariant III - realizację projektu z wykorzystaniem systemu do zarządzania aktami sądowymi oraz znakowania akt za pomocą transponderów RFID we wszystkich jednostkach sądowych, zgodnie z Wnioskiem w sprawie dofinansowania ze środków NMF (Decyzja w sprawie dofinansowania: 30 września 2013 r.) i zatwierdzonym Planem Wdrożenia Projektu z r. Rekomendujemy do realizacji projektu Wariant III do wyboru przez Zamawiającego. W ramach każdego z wariantów mamy do czynienia z zastosowaniem jednolitych standardów (technologii RFID), co ułatwia osiągnięcie efektów synergii w spojrzeniu systemowym na rozwiązanie. Jednocześnie możliwa jest alternatywa, co do wyposażenia niektórych jednostek sądowych w rozwiązania oparte o technologię RFID w pełnym wymiarze lub w samo oprogramowanie do zarządzania aktami sądowymi, które stwarza możliwość, (ale nie konieczność) rozszerzenia o kolejne komponenty systemu. Wariantów II nie jest rekomendowany z uwagi na brak przewagi w oczekiwanych funkcjonalnościach, a także wyższe koszty związane z wdrożeniem technologii kodów kreskowych. Wariant I jest mało prawdopodobny do rekomendacji z uwagi na pilną potrzebę wsparcia sądów w zakresie usprawnienia obiegu akt sądowych i ich udostępniania na zewnątrz. S t r o n a 9

10 3. Podstawowe informacje o projekcie 3.1 Geneza i istota projektu Źródłem projektu jest Program Operacyjny Ministerstwa Sprawiedliwości Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości, który realizowany będzie w ramach perspektywy finansowej Norweskiego Mechanizmu Finansowego (NMF), jako jeden z obszarów działań określony w podpisanym 10 czerwca 2011 r. Memorandum of Understanding pomiędzy Polską a Norwegią. Niniejszy projekt stanowi projekt predefiniowany nr 2 pt. Informatyczne centra archiwalne dla sądów powszechnych system zarządzania aktami sądowymi. Beneficjentem projektu jest Ministerstwo Sprawiedliwości Departament Informatyzacji i Rejestrów Sądowych. Założeniem projektu jest wdrożenie, unowocześnienie i zautomatyzowanie pracy archiwów i składnic akt czynnych funkcjonujących w sądach, a tym samym usprawnienie bieżącej pracy wydziałów procesowych i rejestrowych, związanej ze sprawnym dostępem do akt toczących się postępowań, akt postępowań zakończonych, zadaniami związanymi z cyklicznym brakowaniem akt i przekazywaniem akt do Archiwum Państwowego po upływie okresu ich przechowywania w sądzie. 3.2 Tytuł projektu Informatyczne centra archiwalne dla sądów powszechnych system zarządzania aktami sądowymi 3.3 Cel projektu Celem głównym projektu jest poprawa wydajności systemów sądownictwa, w tym rozwój systemów związanych z prowadzeniem spraw sądowych, poprzez opracowanie i wdrożenie jednolitego systemu zarządzania aktami sądowymi dla składnic akt czynnych oraz archiwów zakładowych sądów powszechnych. Celem projektu jest również wdrożenie, unowocześnienie i zautomatyzowanie pracy archiwów i składnic akt czynnych funkcjonujących w sądach, a tym samym usprawnienie bieżącej pracy wydziałów procesowych i rejestrowych związanej ze sprawnym dostępem do akt toczących się postępowań, akt postępowań zakończonych, zadaniami związanymi z cyklicznym brakowaniem akt i przekazywaniem akt do Archiwum Państwowego po upływie okresu ich przechowywania w sądzie. Elementem mającym bezpośredni wpływ na wysoką sprawność systemu sądownictwa jest poza opracowaniem i wdrożeniem nowoczesnych metod zarządzania kadrą realizującą bezpośrednio zadania sądów, stworzenie technicznych mechanizmów, poprawiających jakość i efektywność pracy w sądach, w postaci systemów prowadzenia spraw sądowych. Ważnym zagadnieniem mieszczącym się w zakresie technicznego narzędzia umożliwiającego realizację zadań przez kadrę sądową tj. systemu informatycznego związanego z prowadzeniem 10 S t r o n a

11 spraw sądowych, jest leżące u podstaw pracy każdego sądu zagadnienie zarządzania aktami spraw sądowych (tj. nośnikiem treści merytorycznej). Zarządzanie aktami spraw sądowych jest fragmentem szerszego pojęcia - zarządzania informacją w sądzie. Stworzenie sprawnie funkcjonującego systemu zarządzania zasobami akt sądowych unowocześni i zautomatyzuje, a tym samym usprawni bieżącą pracę sądów. W dyspozycji sądów pozostają ogromne ilości akt sądowych tj. akt toczących się lub zakończonych postępowań. Dla przykładu w wydziałach KRS wchodzących w skład struktury jednego z sądów - Sądu Rejonowego dla m.st. Warszawy (wydział XII, XIII i XIV), zasób akt rejestrowych w ilości ok. 300 tysięcy akt zajmuje powierzchnię około 7000 metrów bieżących tj. 7 km. Dotąd nie funkcjonuje w sądach system zarządzania aktami (pozwalający na kontrolę ruchu akt), współpracujący z systemem informatycznym służącym do prowadzenia spraw. Tak więc obrót aktami odbywa się w formie papierowej, uniemożliwiającej posiadanie pełnej wiedzy o aktualnym położeniu akt, uniemożliwiającej szybki dostęp do tych akt, narażającej na problemy zagubienia akt na terenie sądu w wyniku nieprawidłowego ich odłożenia, ale też uniemożliwiającej szybkie ustalenie w czyjej dyspozycji znajdują się w danej chwili. Odnotowanie statusu sprawy w systemie informatycznym służącym do prowadzenia spraw, nie zapewnia rzetelnej informacji o położeniu sprawy, po odnotowaniu w niej ostatnich czynności i nie umożliwia śledzenia bieżącego położenia sprawy. System ten zawsze wskazuje więc tylko teoretycznie aktualne położenie akt, informując o docelowym, a nie faktycznym w danej chwili miejscu ich położenia. Konieczne jest więc stworzenie nowoczesnego, jednolitego w skali kraju, systemu zarządzania zasobami akt sądowych, wspomagającego system informatyczny służący do prowadzenia spraw, tak by dostęp do każdej kategorii akt, dla każdego wydziału niezależnie od lokalizacji pomieszczenia archiwum sądowego był niezwłoczny. Stworzenie takiego systemu zarządzania zasobami akt sądowych (systemu zarządzania informacją) opartego o funkcjonowanie systemu informatycznego (m.in. jednolitego programu archiwalnego dla wszystkich sądów) i nowoczesną technologię radiolokacji akt (system RFID) zapewni sprawne zarządzanie zbiorami akt każdego sądu, w tym największych jednostek, w których obrót aktami jest zwielokrotniony (w pierwszej kolejności wydziałów rejestrowych sądów). Ten nowoczesny system zarządzania zasobami akt sądowych poprawi funkcjonowanie sądów powszechnych, bowiem dostęp do akt sądowych ma istotne znaczenie dla efektywności pracy we wszystkich wydziałach sądów. Niezakłócony dostęp do akt sądowych ma znaczenie tak dla sprawności pracy orzeczniczej (Sędziów czy Referendarzy), sprawności wykonywania przez sekretariat zarządzeń czy orzeczeń Sądu wydawanych w sprawach, jak też dla tej funkcji Sądów, jaką jest zapewnienie nieograniczonego dostępu do akt rejestrowych dla wszystkich zainteresowanych (ze względu na pełną jawność tych akt), czy niezakłóconego dostępu do akt sądowych dla stron czy uczestników postępowania. Bez stworzenia nowoczesnego systemu zarządzania zasobami akt sądowych, przy zastosowaniu nowoczesnej technologii pozwalającej na zautomatyzowanie pracy sądów w zakresie kontrolowanego ruchu akt sądowych, dostęp do akt sądowych (także w sensie ustalenia aktualnego, dokładnego ich położenia), jak też zarządzanie tymi zasobami są znacznie utrudnione, zważywszy na rozmiary zasobów akt pozostających w dyspozycji sądów. Problem ten niewątpliwie spowalnia bieżącą pracę sądów i stanowi przeszkodę w bardziej racjonalnym i pożytecznym wykorzystaniu czasu pracy pracowników sądu. S t r o n a 11

12 Niekiedy dzienny ruch akt (na potrzeby wydziałów i czytelni akt) wynosi, tak jak przykładowo w przypadku wydziałów KRS w Sądzie Rejonowym dla m.st. Warszawy (wydziały XII, XIII i XIV) 4000 sztuk akt. W systemie list papierowych tworzonych każdego dnia przez pracowników sądu, nie ma rzeczywistej kontroli nad ruchem takiej ilości akt krążącej w sądzie. Pracownicy wydziału nie są w stanie bez wsparcia systemu zarządzającego i wspomagającego ich pracę odłożyć na właściwe półki danego dnia niekiedy 2000 sztuk akt (jak w przypadku wydziałów rejestrowych w Sądzie dla m.st. Warszawy), z których już następnego dnia pewna część musi trafić na biurko sędziego czy do czytelni akt. Powoduje to znaczne opóźnienia w udostępnianiu akt, a w konsekwencji rozpoznawaniu spraw. Brak jest możliwości pozyskania środków krajowych na realizację projektowanego informatycznego systemu zarządzania zasobami akt sądowych. Aktualnie informatyczny system zarządzania zasobami akt sądowych (rejestrowych) wdrażany jest jedynie w jednym z sądów powszechnych tj. Sądzie Rejonowym dla m.st. Warszawy w Warszawie w funkcjonujących w tym sądzie 3 wydziałach Krajowego Rejestru Sądowego, który podjął oddolną, samodzielną inicjatywę w tym zakresie. Z uwagi na ograniczone środki finansowe proces wdrażania tego systemu ograniczono we wskazanym Sądzie do zakupienia systemu informatycznego (programu archiwalnego) i minimalnej ilości sprzętu działającego w technologii RFID umożliwiającego zbudowanie podstawy funkcjonowania informatycznego systemu zarządzania zasobami akt rejestrowych oraz stopniowego tworzenia bazy danych dla całych zasobów akt rejestrowych przechowywanych w 3 wydziałach (tagowanie i kodowanie ok. 300 tysięcy akt rejestrowych). Aktualnie wyposażenie Sądu Rejonowego dla m.st. Warszawy w urządzenia funkcjonujące w systemie RFID obejmuje: 3 stanowiska kodowania akt, 2 stanowiska wydawania i przyjmowania akt, 1 czytnik mobilny oraz tagi do znakowania akt. Proces ten jest w toku, z uwagi na ogromne zasoby akt, skromne środki finansowe umożliwiające realizację tych zadań przez niewielką ilość osób, w niewielkim rozmiarze czasowym. Proces tagowania akt rejestrowych (naklejania tagów na poszczególne akta rejestrowe) objął dotychczas 90 % wszystkich akt rejestrowych wydziałów KRS w tym sądzie, których zasób wynosi w przybliżeniu ok akt. Proces kodowania akt rejestrowych spośród otagowanych akt objął około ¾ akt rejestrowych spośród liczby najbardziej czynnych akt rejestrowych KRS. Zbudowanie systemu zarządzania zasobami akt sądowych w tym sądzie wymagać będzie zarówno doposażenia w zakresie sprzętu, jak też dokończenia prac związanych z tworzeniem bazy danych. Zrealizowany projekt informatycznego systemu zarządzania aktami sądowych w technologii RFID będzie oddziaływał bezpośrednio w sposób korzystny na sektory prywatny i publiczny. Zarówno przedsiębiorcy, jak też osoby fizyczne oraz organy administracji publicznej w ramach wykonywanych zadań publicznych są podmiotami korzystającymi na co dzień z zasobów akt rejestrowych będących aktami jawnymi, co z kolei wiąże się z funkcją gwarancji pewności obrotu gospodarczego. Istnieje ogromne zapotrzebowanie na udostępnianie akt rejestrowych do wglądu w ramach pełnionej przez sądy rejestrowe funkcji jawności akt rejestrowych, które z przyczyn faktycznych (niemożności realizacji zamówień z uwagi na brak systemu informatycznego zarządzania zasobami akt ) podlega ograniczeniu poprzez określanie dziennego limitu dostępu do akt rejestrowych. Przedsiębiorcy, a więc podmioty podlegające wpisowi do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, jak też inne podmioty jak np. stowarzyszenia, fundacje podlegające także wpisowi do rejestru KRS odniosą z realizacji tego projektu również tę korzyść, że umożliwi on przyspieszenie toczących się postępowań o dokonanie zmian w rejestrze, co ułatwi tym podmiotom prowadzenie bieżącej działalności. 12 S t r o n a

13 Podstawą funkcjonowania mającego powstać w ramach informatycznych centrów archiwalnych w sądach, systemu zarządzania informacją (w tym przypadku zasobem akt sądowych ) będzie technologia RFID (ang. radio frequency identification), a więc system kontroli przepływu towarów w oparciu o zdalny, realizowany poprzez fale radiowe, odczyt i zapis danych z wykorzystaniem specjalnych, niewielkich rozmiarów układów elektronicznych (zwanych transponderami lub tagami) przytwierdzonymi do nadzorowanych przedmiotów (akt sądowych). Technologia ta wraz z opracowanym systemem informatycznym i wyposażeniem w infrastrukturę techniczną (czytniki mobilne, stanowiska do kodowania akt, stanowiska do wydawania i przyjmowania akt itp.) zapewni unowocześnienie i zautomatyzowanie pracy oraz realne zarządzanie zasobami akt sądowych. Projektowany system zarządzania aktami sądowymi zapewniający stałą łączność z każdą sprawą sądową ( śledzenie położenia akt) uporządkuje niezwykle ważny odcinek pracy sądu i usprawni jego funkcjonowanie poprzez: - stworzenie w każdym sądzie jednolitego organizmu jakim będzie informatyczne centrum archiwalne, niezależnie od obecnej czy przyszłej lokalizacji budynków, - w których fizycznie akta są przechowywane, zarządzanego w ramach jednolitego systemu informatycznego (z uwagi na internetowy dostęp do danych o aktach zawartych w bazie). Sąd będzie dysponował jednym centrum archiwalnym niezależnie od ilości budynków wykorzystywanych do przechowywania akt, - umożliwienie jednakowego dostępu do wiedzy o aktualnym położeniu akt dla każdej jednostki sądu w tym samym czasie, jak też szybkiego faktycznego dostępu do akt, co będzie miało bezpośredni wpływ na sprawność toczących się postępowań, sprawność wykonywania zarządzeń i orzeczeń Sądu przez pracowników sekretariatów oraz sprawność udostępniania akt interesantom, - usprawnienie logistyki zadań zespołu pracowników udostępniających akta, czytelni akt, czy pracowników sekretariatów (nowoczesna organizacja pracy, zautomatyzowane lokalizowanie i pobieranie akt, bezpieczne zarządzanie ruchem akt, informatyczne śledzenie położenia akt, szybki dostęp do akt), - automatyzacja czynności związanych z tworzeniem wykazów zdawczo odbiorczych akt przekazywanych do archiwów państwowych czy selekcjonowaniem akt do brakowania, jak też czynności inwentaryzacyjnych, - zmniejszenie obsady pracowników odpowiedzialnych za udostępnianie akt ewentualnie racjonalniejsze wykorzystanie ich czasu pracy, - wyeliminowanie pomyłek związanych z nieprawidłowym czasowym położeniem akt i zmniejszenie zagrożeń zagubienia akt na terenie sądu, jak też wyeliminowanie niezwykle czasochłonnej, stałej konieczności weryfikowania prawidłowości położenia akt w miejscach ich przechowywania - usprawnienie wdrożenia w przyszłości rozwiązania związanego z digitalizacją akt z uwagi na niezwykle uporządkowany dostęp do zasobu akt, umożliwiający stopniowy proces digitalizacji, który nie zaburzy bieżącego zarządzania zasobami akt (zachowanie porządku w zasobach akt). Stworzenie takiego systemu zarządzania aktami spraw sądowych zapewni sprawny i bezpieczny ruch akt (spraw sądowych), zwiększy efektywność pracy i wpłynie na sprawność toczących się postępowań. Opóźnienia związane z udostępnianiem akt spraw sądowych wpływają na opóźnienia w rozpoznawaniu spraw. Z uwagi na skalę przedsięwzięcia należy planować jego realizację w poszczególnych etapach pozwalających tworzyć kompleksowe rozwiązanie dla określonych jednostek sądów, z uwagi na zakres ich zadań związanych z zarządzaniem aktami. Oczekiwanym rezultatem jest więc S t r o n a 13

14 zbudowanie informatycznych centrów archiwalnych dla sądów powszechnych w następujących etapach: priorytetowo, w ramach przedmiotowego programu - wydziały Krajowego Rejestru Sądowego (27 wydziałów), wydziały Rejestru Zastawów (11 wydziałów), Archiwa Zakładowe (21) zarządzające bardzo dużą ilością akt czynnych rejestrowych, będących aktami jawnymi dla wszystkich zainteresowanych, z uwagi na zagwarantowanie pewności obrotu, w przyszłości - wydziały gospodarcze procesowe oraz wydziały upadłościowe, - pozostałe wydziały sądów powszechnych. 3.4 Lokalizacja projektu Projekt będzie zlokalizowany w 21 jednostkach sądowych sądach powszechnych, w których prowadzone są wydziały gospodarcze Krajowego Rejestru Sądowego i Rejestru Zastawów. Systemu zarządzania zasobami akt sądowych obejmie w pierwszej kolejności priorytetową grupę 38 wydziałów rejestrowych, usytuowanych w różnych sądach rejonowych na terenie całego kraju, stanowiących zamkniętą grupę wydziałów realizujących takie same zadania, w których od kilku już lat funkcjonuje jednolity system informatyczny służący do prowadzenia spraw sądowych, a jednocześnie zarządzających największym zasobem akt sądowych toczących się postępowań. Wydziały rejestrowe w Polsce funkcjonujące w strukturach sądów rejonowych sądów gospodarczych są z pewnością najbardziej zinformatyzowanymi dotąd wydziałami sądów powszechnych, mającymi największe doświadczenie w prowadzeniu spraw sądowych w systemie informatycznym, a ponadto prowadzącymi rejestr w ogólnopolskim systemie informatycznym. Jednolity system informatyczny służący prowadzeniu spraw nie zapewnia jednak istotnej dla tych wydziałów funkcji faktycznego zarządzania zasobami akt sądowych. Projektowany system informatycznego zarządzania zasobami akt sądowych zapewni tę funkcję dzięki wykorzystaniu nowoczesnej technologii RFID, stanowiąc system współgrający i wspierający funkcjonujący w tych wydziałach informatyczny system prowadzenia spraw sądowych oraz usprawniający bieżącą pracę wydziałów. Postępowania rejestrowe z uwagi na pewność obrotu gospodarczego muszą toczyć się niezwykle szybko, stąd niezakłócony, a zatem niezwykle szybki dostęp do akt sądowych ma szczególnie istotne znaczenie. Doświadczenie wynikające z wdrożenia w pierwszej kolejności systemu zarządzania zasobami akt sądowych w tych wydziałach sądów powszechnych, pozwoli w przyszłości na sprawniejsze wdrażanie systemu zarządzania w kolejnych wydziałach sądów. Należy zauważyć, że wydziały rejestrowe funkcjonujące w sądach powszechnych, dysponujące największymi, bo niekiedy kilkusettysięcznymi zasobami akt sądowych, stanowiącymi akta czynne (do których non stop wpływają wnioski podlegające rozpoznaniu), są też tymi wydziałami, w których w pierwszej kolejności odbywać się będzie stopniowy proces digitalizacji akt. Proces ten będzie długotrwały. W tej chwili dotyczy niektórych dokumentów spółek przechowywanych w aktach rejestrowych (sądowych) i dokonywany jest na wniosek podmiotów zainteresowanych dostępem do formy elektronicznej zgromadzonych dokumentów. Jednak podkreślić należy, że istniejące już, a także powstające zasoby akt rejestrowych (sądowych), będą trwały mimo ewentualnego procesu digitalizacji i jako źródło dokumentów stanowiących podstawę rejestracji podmiotów występujących w obrocie, muszą podlegać przechowywaniu w sądzie rejestrowym. Tak więc problematyka sprawnego i rzetelnego zarządzania tymi zasobami akt spraw sądowych jest i będzie zawsze aktualna. 14 S t r o n a

15 Wydatkowane na ten cel środki finansowe będą środkami wydatkowanymi w sposób racjonalny. Możliwość sprawnego zarządzania tymi zasobami w sposób oczywisty usprawni bieżącą pracę wydziałów i przyspieszy toczące się postępowania rejestrowe, zwłaszcza w okresie zwielokrotnionego dwu-trzykrotnie wpływu spraw do sądów rejestrowych. Okres ten przypada w miesiącach czerwiec-wrzesień każdego roku. Etap ten stanowić będzie etap pośredni przed procesem digitalizacji akt, a swoją funkcję będzie spełniał zawsze, zwłaszcza w wydziałach rejestrowych sądów, niezależnie od zakresu digitalizacji akt spraw sądowych. W oczywisty też sposób przyczyni się do ułatwienia procesu digitalizacji akt. Informatyczny system zarządzania w technologii RFID zasobami akt sądowych gwarantuje w skomplikowanym ewentualnym procesie digitalizacji porządek w zasobach akt, bezpieczeństwo akt poddawanych digitalizacji, możliwość zaplanowania logistyki zadań bez nadmiernego zaburzania bieżącego funkcjonowania wydziałów. Realizacja tego projektu wiązać się będzie: - z wyposażeniem sądów w dedykowany dla tych potrzeb system informatyczny oraz odpowiednią infrastrukturę techniczną dostosowaną do potrzeb danego wydziału, a więc urządzenia współpracujące w technologii RFID (m.in. stanowiska kodowania akt, stanowiska wydawania i przyjmowania akt, czytniki mobilne, tagi regałowe, wózki inteligentne, półki inteligentne, tagi do znakowania akt ), ale też, co stanowić będzie najistotniejszą część realizacji projektu - z utworzeniem baz danych w oparciu, o które system zarządzania będzie funkcjonował, polegającym na oznakowaniu każdej teczki akt odpowiednim Tagiem RFID, a następnie zakodowaniu każdej oznakowanej uprzednio teczki na stanowisku kodowania akt (tj. przypisaniu jej indywidualnych informacji o sprawie z programu informatycznego, w tym konkretnej jej lokalizacji na danym regale/półce). To będzie najdłuższy i najtrudniejszy fragment projektu, bo dotyczący od kilkudziesięciu do kilkuset tysięcy akt w poszczególnych wydziałach rejestrowych. Proces utworzenia bazy danych będzie jednak akcją przeprowadzaną jednokrotnie, a stanowiącą podstawę funkcjonowania informatycznych centrów archiwalnych na zawsze. Proces tagowania i kodowania akt w poszczególnych wydziałach rejestrowych przeprowadzany będzie przez Generalnego Wykonawcę Inwestycji (GWI). Podstawą umożliwiającą zaplanowanie powyższych czynności w sposób precyzyjny są doświadczenia wynikające z wdrażania tego rodzaju systemu w Sądzie Rejonowym dla m.st. Warszawy w Warszawie w 3 wydziałach KRS funkcjonujących w tym sądzie, który podjął oddolną, samodzielną inicjatywę w tym zakresie. Podjęcie inicjatywy i wysiłków w tym kierunku wynikało z rzeczywistych potrzeb sądu i konieczności podjęcia działań zmierzających do lepszej organizacji pracy i przyspieszenia toczących się postępowań. Z uwagi na ograniczone środki finansowe proces wdrażania tego systemu ograniczono we wskazanym Sądzie do zakupienia systemu informatycznego (programu archiwalnego) i minimalnej ilości sprzętu działającego w technologii RFID oraz stopniowego tworzenia bazy danych dla całych zasobów akt rejestrowych przechowywanych w 3 wydziałach (tagowanie i kodowanie ok. 300 tysięcy akt rejestrowych). Proces ten jest w toku, z uwagi na ogromne zasoby akt, skromne środki finansowe umożliwiające realizację tych zadań przez niewielką ilość osób, w niewielkim rozmiarze czasowym. Dwuletnie doświadczenia tego Sądu pozwoliły na określenie ilości sprzętu stanowiącego niezbędną infrastrukturę wg potrzeb każdego z sądów (zwłaszcza ilości zasobów akt) oraz zaplanowanie niezbędnych zasobów ludzkich do realizacji zadania, norm S t r o n a 15

16 w zakresie tagowania i kodowania akt możliwych do wykonania w danym miesiącu przy określonej ilości sprzętu, w końcu ilości koniecznych roboczogodzin. Powyższe etapy realizacji projektu poprzedzać musi etap przygotowawczy związany z: - opracowaniem SIWZ (specyfikacji istotnych warunków zamówienia) dotyczącego zakupu sprzętu i oprogramowania archiwalnego do zarządzania zasobami akt sądowych w systemie RFID oraz usługi przeniesienia zasobów akt do systemu archiwalnego RFID (polegającej na otagowaniu zasobów akt i ich zakodowaniu lub migracji danych z systemu m.st. Warszawy), - przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych w oparciu o SIWZ, - wybór GWI i zawarcie umowy na zakup i dostawę sprzętu, oprogramowania wraz z instalacją, wytworzenie, dostawa i instalacja oprogramowania wdrożeniem i przeszkoleniem pracowników sądów oraz usługę przeniesienia zasobów akt do systemu archiwalnego RFID (polegającą na otagowaniu zasobów akt i ich zakodowaniu), - przeprowadzenie promocji Projektu. 3.5 Odbiorcy ostateczni projektu W trakcie analiz zidentyfikowano następujące grupy odbiorców projektu: oraz - Pracownicy składnic akt i archiwów zakładowych, - Pracownicy wydziałów gospodarczych sądów powszechnych, - Sądy powszechne, w których funkcjonują wydziały gospodarcze KRS i RZ (łącznie 21 jednostek - Sądy Rejonowe), - Sądy powszechne (ponad 300 jednostek), - Ministerstwo Sprawiedliwości, - Obywatele klienci sądów powszechnych, w szczególności wydziałów gospodarczych. Odbiorcy ostateczni projektu to pracownicy 21 jednostek sądowych, w których funkcjonują wydziały KRS i RZ. Można tu wyróżnić osoby pełniące obowiązki w składnicach akt i archiwach zakładowych, a także pozostałych zaangażowanych w obrót aktami pracowników wydziałów gospodarczych. Osobną grupę interesariuszy stanowią klienci sądów powszechnych zainteresowani wglądem w akta obywatele bądź podmioty gospodarcze zgłaszające się do w/w wydziałów, petentem w tym znaczeniu pozostaje także samo Ministerstwo Sprawiedliwości. Docelowo w planowanych wdrożeniach grupa odbiorcza rozszerzy się o pracowników wszystkich sądów powszechnych funkcjonujących z archiwum zakładowym (w sumie chodzi o ponad 300 jednostek); zaakcentować należy tu przede wszystkim pracowników archiwów, a w dalszej kolejności dopiero można dokooptować wszystkich korzystających z akt, których użycie zapośredniczone jest przez wyżej nadmienione archiwum zakładowe. Można wprowadzić podstawowe cięcie w całej wymienionej zbiorowości, dzieląc ją na pracowników archiwów i składnic (lub pełniących te funkcje) oraz na odbiorców akt, wykorzystujących je do celów merytorycznych (w dalszej kolejności tutaj: pracowników wybranych wydziałów danego sądu i petentów zewnętrznych różnego typu). 16 S t r o n a

17 4. Charakterystyka podmiotów odpowiedzialnych za realizację przedsięwzięcia 4.1 Dane formalne i administracyjne Beneficjenta Nazwa Beneficjenta Adres Beneficjenta Ministerstwo Sprawiedliwości Siedziba centrali: Al. Ujazdowskie 11, Warszawa Forma organizacyjna, prawna Osoby odpowiedzialne za koordynację prac nad Projektem ze strony Beneficjenta Siedziba komórki odpowiedzialnej za realizację Projektu: Departament Informatyzacji i Rejestrów Sądowych ul. Chopina 1, Warszawa Administracja rządowa. Marcin Szymański Departament Informatyzacji i Rejestrów Sądowych (DIRS) Tabela 1 Informacja o beneficjencie 4.2 Stosunki prawno-własnościowe między poszczególnymi stronami projektu Nie dotyczy. Projekt będzie realizowany samodzielnie przez Ministerstwo Sprawiedliwości, bez udziału innych partnerów. 4.3 Doświadczenie stron projektu Ministerstwo Sprawiedliwości posiada duże doświadczenie w organizacji i skutecznej realizacji projektów związanych z wprowadzaniem nowych technologii teleinformatycznych. Aktualnie realizowany jest projekt Budowa systemu usług elektronicznych MS, w tym uruchomienie usług dla przedsiębiorców i osób fizycznych, poprzez dostęp elektroniczny do wydziałów Krajowego Rejestru Sądowego, Krajowego Rejestru Karnego, Biura Monitora Sądowego i Gospodarczego, finansowany ze środków 7 osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka W ramach latach zrealizowano projekt Informatyzacja wydziałów ksiąg wieczystych, również finansowany w ramach PO IG. Obecnie Ministerstwo Sprawiedliwości znajduje się w trakcie wdrażania następujących projektów o tematyce zbliżonej do niniejszego projektu, finansowanych ze środków Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki: S t r o n a 17

18 Zwiększenie efektywności realizacji zadań przez jednostki wymiaru sprawiedliwości (m.in. e- sąd), Modernizacja sposobu świadczenia usług przez wymiar sprawiedliwości, Modernizacja zarządzania kadrami w sądownictwie powszechnym. Ministerstwo Sprawiedliwości zrealizowało także szereg projektów współfinansowanych ze środków programów Phare 2000, Phare 2001, Phare Projekty te dotyczyły wdrożenia ogólnopolskiego Zintegrowanego Systemu Katastralnego i zostały zrealizowane w następujących programach: Program Phare 2000, projekt nr: PL Stworzenie Zintegrowanego Systemu Katastralnego. W realizacji projektu, zakończonego w lutym 2004 r., uczestniczyły 3 komponenty: Główny Urząd Geodezji i Kartografii, Ministerstwo Sprawiedliwości i Ministerstwo Finansów. W związku z realizacją projektu, Ministerstwo Sprawiedliwości wydatkowało 6,2 mln EUR ze środków pomocowych funduszu Phare 2000 oraz 28 mln PLN w ramach współfinansowania krajowego (w tym 20,4 mln PLN z budżetu państwa oraz 7,6 mln PLN z rezerwy celowej). Projekt obejmował działania związane z pilotażem oraz kompleksowym wdrożeniem systemu elektronicznej księgi wieczystej. Produkcyjną eksploatację systemu informatycznego NKW rozpoczęto r., natomiast ostatni etap prac wdrożeniowych zakończono r. Łącznie w ramach programu Phare 2000 system NKW wdrożono w 30 wydziałach ksiąg wieczystych 24 sądów rejonowych oraz w 5 ośrodkach migracyjnych ksiąg wieczystych. Program Phare 2001, projekt nr: PL Zintegrowany System Katastralny Faza II. W realizacji projektu, stanowiącego kontynuację wcześniejszych prac, uczestniczyły 2 komponenty: Główny Urząd Geodezji i Kartografii oraz Ministerstwo Sprawiedliwości. Projekt zakończył się w marcu 2005 r. W ramach programu Phare 2001 wdrożenia podzielono na dwa etapy: r. oraz r.. W związku z realizacją projektu, Ministerstwo Sprawiedliwości wydatkowało 3,7 mln EUR ze środków pomocowych funduszu Phare 2001 oraz 21,7 mln PLN w ramach współfinansowania krajowego (w tym 19,7 mln PLN z budżetu państwa oraz 2 mln PLN z rezerwy celowej). Projekt obejmował wdrożenie systemu nowej księgi wieczystej w kolejnych wydziałach sądów rejonowych. Program Phare 2003, projekt nr: 2003/ /01.11 Zintegrowany System Katastralny faza III. W realizacji projektu, stanowiącego kontynuację wcześniejszych prac, uczestniczyły 2 komponenty: Główny Urząd Geodezji i Kartografii oraz Ministerstwo Sprawiedliwości. Projekt zakończył się w listopadzie 2006 r. W związku z realizacją projektu, Ministerstwo Sprawiedliwości wydatkowało 5,1 mln EUR ze środków pomocowych funduszu Phare 2003 oraz 35,4 mln PLN w ramach współfinansowania krajowego. W ramach projektu wdrożono system w kolejnych 55 wydziałach sądów rejonowych. Ministerstwo Sprawiedliwości zrealizowało ponadto projekt współfinansowany ze środków międzynarodowych: Ministerstwo Sprawiedliwości posiada także doświadczenie w pozyskiwaniu środków międzynarodowych, m.in. w ramach Schengen Facility, zrealizowało przedsięwzięcia pomagające na wykonaniu sieci LAN w wybranych jednostkach wymiaru sprawiedliwości wraz z zakupem sprzętu komputerowego. Finansowaniem zostały objęte jedynie jednostki położone na terenie apelacji znajdujących się na granicy lądowej i morskiej Polski. Z powodu niewystarczających środków Ministerstwa Sprawiedliwości finansowaniem zostały objęte tylko nieliczne jednostki w pozostałych apelacjach. Drugi etap przedsięwzięć objął wszystkie apelacje nie objęte wsparciem Schengen Facility z pierwszej fazy wdrożenia. Łącznie wartość dostaw wyniosła 17,536 mln zł (finansowanie Schengen i budżet MS) z czego 12,822 mln zł zostało sfinansowanych z funduszu Schengen. Kontrakty zrealizowano w I kwartale 2007r. 18 S t r o n a

19 Doświadczenie Beneficjenta wynika ponadto z projektów zrealizowanych, ze środków budżetowych. Projekty te były realizowane m.in. w następujących obszarach: System Informatyczny Krajowego Rejestru Karnego Projekt obejmował zaprojektowanie, wykonanie i wdrożenie systemu informatycznego Krajowego Rejestru Karnego. System informatyczny KRK został zbudowany w latach dla ówczesnego Centralnego Rejestru Skazanych i od tego momentu jest rozwijany oraz modernizowany w celu zapewnienia wykonywania przez oprogramowanie funkcji nałożonych przez przepisy prawa, w szczególności ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (Dz. U. z 2008 Nr 50, poz. 292, tekst jednolity). Wdrożony system wykorzystuje pośrednio dane z bazy PESEL ale nie jest połączony bezpośrednio z żadnym zewnętrznym systemem. System informatyczny KRK współpracuje z Centralną Ewidencją Pojazdów i Kierowców oraz z systemem informatycznym Centralnego Zarządu Służby Więziennej Ministerstwa Sprawiedliwości. Od roku 2008 system KRK współpracuje poprzez sieć stesta z rejestrami karnymi niektórych państw UE. Jest to projekt pilotażowy, określany skrótem NJR, który w ciągu roku zostanie przekształcony w system ECRIS, powstający na zlecenie Komisji Europejskiej. W ramach programu Usprawnienie działalności Krajowego Rejestru Karnego w celu poprawy wymiany informacji o skazaniach pomiędzy rejestrami karnymi w Unii Europejskiej KRK w latach zakupił: - sprzęt i oprogramowania dla NJR (Network of Judicial Register), - sprzęt i licencji oraz migracja do nowej platformy sprzętowej oprogramowania aplikacji lokalnej, - sprzęt i licencji dla ośrodka zapasowego KRK. Projekt pilotażowy był częściowo sfinansowany ze środków UE. Krajowy Rejestr Sądowy Projekt obejmował zaprojektowanie, wykonanie i wdrożenie systemu informatycznego Krajowego Rejestru Sądowego, obejmującego kilka komponentów systemowych jak Centralna Baza Danych wraz z system informatycznym, system Centralnej Informacji KRS umożliwiający wydawanie podstawowych informacji z rejestru, system WPISY KRS aplikacja zainstalowana w wydziałach rejestrowych KRS umożliwiająca dokonywanie wpisów podmiotów do Centralnej Bazy Danych, system udostępniania informacji pomiotom zewnętrznym. System KRS został wdrożony w roku 2000 umożliwiając rejestrację podmiotów gospodarczych od r. Od roku 2002 system KRS jest co rocznie rozwijany i modyfikowany stąd corocznie podejmowane są prace analityczne i projektowe, w tym sporządzanie przypadków użycia funkcjonalności systemu oraz założeń środowiskowych dotyczących platform aplikacyjnych oraz systemowych. S t r o n a 19

20 Rejestr Zastawów Projekt obejmował zaprojektowanie, wykonanie i wdrożenie systemu informatycznego Rejestru Zastawów system koncepcyjnie zbliżony do systemu Krajowego Rejestru Sądowego. Druga wersja systemu została wdrożona w grudniu 2005 roku, wykorzystując zasoby powstałego Centralnego Ośrodka Przetwarzania Danych Ministerstwa Sprawiedliwości. Od roku 2006 system jest rokrocznie modyfikowany i rozwijany. W szczególności ostatnie modyfikacje odnosiły się do zapisów znowelizowanej w roku 2008 ustawy o zastawie rejestrowym i rejestrze zastawów. Monitor Sądowy i Gospodarczy Projekt obejmował zaprojektowanie, wykonanie i wdrożenie Systemu Informatycznego Monitora, który wspomaga prace Biura do spraw Wydawania Monitora Sądowego i Gospodarczego. System został wdrożony w roku System ten jest corocznie modyfikowany i rozwijany na potrzeby użytkowników oraz nowelizacji uregulowań prawnych. System korzysta także z danych gromadzonych w Krajowym Rejestrze Sądowym. System finansowo-księgowy MS Od roku 2007 prowadzone były prace nad określeniem wymagań dla systemu finansowoksięgowego Ministerstwa Sprawiedliwości. W założeniach do systemu finansowo-księgowego przewidziano możliwość komunikowania się z zewnętrznymi systemami. System został wdrożony w 2009 r. 20 S t r o n a