PROCEDURY ZAPISÓW. ATAS Sp. z o.o. Biuro Obsługi Turystyki

Transkrypt

1 Biuro Obsługi Turystyki ATAS Sp. z o.o Warszawa pl. Konstytucji 4/17 Tel fax agenci@atas.pl PROCEDURY ZAPISÓW Lato 2016

2 Spis treści 1. Procedura zapisów na imprezy Lato Sprzedaż produktu obozu 1.2. Płatność za sprzedany produkt 1.3. Dokumenty wyjazdowe 1.4. Rezygnacja uczestnika z obozu 1.5. Faktury na prowizję 2. Procedury zapisów na kursy językowe 2.1. Sprzedaż produktu kursów językowych 2.2. Potwierdzenie przyjęcia sprzedaży 2.3. Dostarczenie dokumentów wyjazdowych 2.4. Faktury na prowizję

3 1. Procedura zapisów na produkty z katalogu Lato Sprzedaż produktu obozu SPRZEDAŻ PRODUKTU PRZEZ SYSTEM ATAS ON-LINE 1. W celu zalogowania się do systemu ATAS ON-LINE, należy skorzystać z jednego z poniższych sposobów: wpisując w przeglądarkę adres używając linku ze strony (w panelu bocznym z lewej strony znajduje się przycisk Atas system on-line ). 2. Po zalogowaniu do systemu sprzedaży ATAS prosimy wybrać, z lewego menu, polecenie "Sprzedaż obozu". Zostanie wówczas wyświetlona lista imprez udostępnionych do sprzedaży. Wówczas należy odnaleźć ten, który chcecie Państwo sprzedać i użyć przycisku "Sprzedaj". Uwaga: ponad listą imprez znajduje się mechanizm wyszukiwania, który ma za zadanie pomóc w lokalizacji właściwej oferty. 3. Po wybraniu imprezy, zostaną wyświetlone dostępne terminy. Wybór właściwego odbywa się poprzez naciśnięcie odpowiadającego danemu terminowi przycisku "Dalej". 4. Proces rejestracji sprzedaży polega na wybieraniu kolejno pojawiających się na ekranie opcji imprezy. Przejście do każdej następnej opcji odbywa się za pomocą przycisku o nazwie "Następny krok". Jednym z tych kroków jest oświadczenie o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych. Konieczne jest przedstawienie osobie zgłaszającej tekstu formuły, a następnie należy odpowiednio do decyzji klienta zaznaczyć "tak" (w przypadku zgody) lub "nie" (w przypadku odmowy zgody). W przypadku gdy klient posiada dodatkowe życzenia np. prośba o wspólne zakwaterowanie, taką uwagę należy również umieścić na umowie podczas procesu rejestracji. 5. Ostatnim krokiem kończącym proces sprzedaży jest akceptacja poprzez kliknięcie na przycisk "Akceptuj sprzedaż". Po jego naciśnięciu proces rejestracji sprzedaży zostanie zakończony, a użytkownikowi wyświetli się lista sprzedanych obozów. 6. Znajdując się na liście zgłoszeń użytkownik naciskając na przycisk "Druk Umowy" może wyświetlić, a następnie wydrukować umowę dla klienta. Listę sprzedanych obozów można wyświetlić także za pomocą poleceń z lewej strony ekranu - "Lista zgłoszeń na obozy". 7. Na liście zgłoszeń Agent naciskając na przycisk "Szczegóły" może wyświetlić szczegóły zgłoszenia obejmujące rodzaj imprezy, dane uczestników, należność za imprezę. W przypadku konieczności wprowadzenia zmian czy poprawek, można je zgłosić za pomocą systemu notatek dołączanych do zgłoszenia. 8. Znajdując się na liście zgłoszeń Agent może sprawdzić jaki jest status zgłoszeń, które wprowadził. Informacje o statusie wyświetlane są w drugiej kolumnie, a znaczenie użytych symboli podane jest na dole listy: O oczekuje na akceptację RE otrzymanie potwierdzenia realizacji OK zgłoszenie zrealizowane A anulowane 9. Dwa egzemplarze UMOWY ZGŁOSZENIA muszą być podpisane przez osobę zgłaszającą (obowiązkowo w dwóch miejscach pod oświadczeniem o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych oraz pod samą umową, na dole strony) i przez pracownika Agenta oraz podbite pieczątką Agenta. Klient otrzymuje jeden egzemplarz wraz z warunkami umowy. Drugi egzemplarz umowy musi być przechowywany przez agenta zgodnie z umową agencyjną. SPRZEDAŻ PRODUKTU PRZEZ STRONĘ 1. Za pomocą przeglądarki internetowej, należy wybrać stronę opcję "Lato 2016" 2. Po dokonaniu wyboru odpowiedniego obozu należy wybrać "sprawdź ofertę" a następnie "rezerwuj on-line" 3. Proces rejestracji sprzedaży polega na wybieraniu kolejno pojawiających się na ekranie opcji sprzedaży imprezy. Przejście do każdej następnej opcji odbywa się za pomocą przycisku o nazwie "Następny krok". 4. UWAGA: Przy wyborze sposobu płatności należy wybrać opcję: "Sprzedaż agencyjna" a następnie wprowadzić login i hasło którego używacie Państwo do zalogowania się do systemu sprzedaży ATAS on-line. 5. Po zatwierdzeniu hasła otrzymacie Państwo informację o pomyślnym zakończeniu rejestracji zamówienia i pojawi się ikonka umożliwiająca pobranie umowy zgłoszenia w formacie PDF. Następne punkty zgodne są ze sposobem sprzedaży produktu przez ATAS ON LINE w punktach 7 i 8.

4 SPRZEDAŻ PRODUKTU POPRZEZ FAX LUB MAIL 1. Prosimy o potwierdzenie stanu wolnych miejsc w biurach ATAS na wybrany przez klienta termin obozu lub kolonii. 2. Następnie należy pobrać właściwy druk umowy-zgłoszenia (link: osobny do imprez językowych, osobny do imprez turystycznych wraz z odpowiednimi warunkami uczestnictwa ze strony. 3. Należy dokładnie i czytelnie wypełnić druk zgłoszenia w 2 egzemplarzach konieczne jest wpisanie: nazwę i kod Agenta, dokładne dane organizatora (nazwa biura podana jest w katalogu przy każdej ofercie), imię i nazwisko osoby zgłaszającej (osoby pełnoletniej; osobą zgłaszającą nie może być niepełnoletni uczestnik), dokładny adres zamieszkania wraz z telefonem kontaktowym (w przypadku telefonu stacjonarnego również numer kierunkowy, adres e- mail), imię i nazwisko, datę urodzenia, oraz adres zamieszkania uczestnika, dane imprezy: nazwę i symbol obozu, termin wyjazdu, świadczenia, miejsce i godziny zbiórki i odjazdu (Uwaga: Prosimy się upewnić czy w danym terminie jest organizowany przejazd z danego miasta), aktualną cenę pakietu z rozbiciem na cenę obozu i cenę przejazdu w przypadku imprez edukacyjnych, aktualną cenę imprezy w przypadku imprez turystycznych, daty i kwoty płatności, po zapoznaniu osoby zgłaszającej z oświadczeniem o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych należy odpowiednio do jego decyzji zaznaczyć "tak" (w przypadku zgody) lub "nie" (w przypadku odmowy zgody), uwagi/dolegliwości: alergie, prośby o wspólne zakwaterowanie, usługi dodatkowe: ubezpieczenia 4. Dwa egzemplarze UMOWY ZGŁOSZENIA muszą być podpisane przez osobę zgłaszającą (obowiązkowo w dwóch miejscach pod oświadczeniem o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych oraz pod samą umową, na dole strony) i przez pracownika Agenta oraz podbite pieczątką Agenta. Klient otrzymuje jeden egzemplarz wraz z warunkami umowy. 5. Wypełnioną dokumentację (umowę-zgłoszenie), należy wysłać faxem ( ) lub mailem (bsc@atas.pl). Uwaga: Przy zawieraniu umów z klientami przedstawiciel Agenta musi umieścić na niej swoje imię i nazwisko oraz pełnioną funkcję. Uwaga: Istnieje możliwość sprzedaży obozów Atas przez system MerlinX Płatność za sprzedany produkt Zaliczka w wysokości 30 % ceny imprezy, powinna być przyjęta przy podpisaniu umowy i niezwłocznie przekazana na konto bankowe lub gotówką do kasy ATAS (najpóźniej do 3 dni po przyjęciu zgłoszenia). Dopłata powinna być przyjęta i przekazana do ATAS na miesiąc przed wyjazdem klienta na obóz. Dane do przelewu bankowego: Agencja Wielobranżowa ATAS Sp z. o.o, ul. Luksusowa 19, Józefów nr konta bankowego: Bank Millennium S.A Dokumenty wyjazdowe Prosimy o wydanie klientowi: oferty obozu, oryginału umowy-zgłoszenia wraz z warunkami uczestnictwa w imprezie, kartę zdrowia oraz warunki ubezpieczenia (przy imprezach zagranicznych organizowanych przez ATAS sp. z o. o.) Każdy uczestnik obozów młodzieżowych musi otrzymać kartę kwalifikacyjną tzw. kartę zdrowia. 1. W przypadku imprez, których organizatorem jest ATAS Sp z o.o. wypełnioną kartę zdrowia należy dostarczyć do biura ATAS minimum 15 dni przed wyjazdem na obóz. W przypadku niedostarczenia w/w dokumentu organizator ma prawo nie zakwalifikować uczestnika na obóz. 2. W przypadku imprez, które nie są organizowane przez ATAS Sp. z o.o, uczestnik powinien dostarczyć wypełnioną kartę zdrowia na zbiórkę wyjazdową i przekazać wychowawcy grupy Rezygnacja uczestnika z obozu W przypadku odstąpienia klienta od umowy, Organizator zwraca klientowi wpłacone dotychczas kwoty po potrąceniu: 1. kosztów związanych z rezygnacją w wysokości zgodnej z wybranym przez klienta wariantem (jednym z dwóch do wyboru): a) zwrot dokonywany jest niezwłocznie zgodnie z poniższym wyliczeniem: do 41 dnia przed rozpoczęciem imprezy potrąca się 200PLN w przypadku imprezy w cenie do 2500 PLN oraz 400 PLN w przypadku imprezy w cenie powyżej 2500 PLN, od 40 do 21 dnia przed rozpoczęciem imprezy potrąca się 20% jej ceny, od 20 do 7 dnia przed rozpoczęciem imprezy potrąca się 60% jej ceny, od 6 dnia przed rozpoczęciem imprezy potrąca się 80% jej ceny,

5 b) zwrot dokonywany jest w ciągu 14 dni od daty zakończenia imprezy po wyliczeniu faktycznie poniesionych kosztów związanych z rezygnacją przez klienta z imprezy. 2. kary umownej w wysokości 10% ceny imprezy (zgodnie z warunkami umowy). Zwrotu wpłat po uwzględnieniu powyższych potrąceń dokonuje Organizator lub Agent, u którego dokonano wpłaty. W tym przypadku Agentowi nie przysługuje prowizja. ATAS zastrzega sobie prawo zmiany warunków umowy np.: terminów, cen, miejsc pobytu lub odwołania imprezy z przyczyn od biura niezależnych. Jeżeli w/w zmiana nie zostanie zaakceptowana przez klienta może on w ciągu trzech dni od daty powiadomienia odstąpić od umowy bez ponoszenia kosztów. Klientowi przysługuje zwrotu pełnej wpłaconej kwoty (agentowi nie przysługuje w tym wypadku prawo do prowizji). Brak powiadomienia BSC ATAS o odstąpieniu od umowy w ciągu trzech dni traktowany będzie jako wyrażenia zgody na zmiany proponowane przez ATAS Faktury na prowizję Warunkiem otrzymania prowizji przez Agenta jest wpłacenie pełnej kwoty za imprezę oraz wystawienie FV na prowizję. Wystawioną fakturą należy wysłać pod wskazany adres po niżej, w terminie do ostatniego dnia trwania imprezy. FV na prowizję prosimy wystawić na: ATAS Sp. z o.o. ul. Luksusowa Józefów NIP: odesłać na adres: Biuro Sprzedaży Centrum ATAS ul. Koszykowa 60/ Warszawa 2. Procedury zapisów na kursy językowe, lato Sprzedaż produktu kursu Zgłoszenia przyjmowane są na minimum 6 tygodni przed terminem wyjazdu. W przypadku zgłoszenia w terminie krótszym niż 6 tyg. przed wyjazdem, należy skontaktować się z biurem BWJ ATAS i indywidualnie ustalić procedurę zapisu. Aby sprzedać produkt - kurs należy: a) w systemie internetowym ATAS on-line wybrać odpowiednią imprezę i termin, wypełnić wszelkie dane, w tym zapoznać klienta z tekstem oświadczenia o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych oraz odznaczyć przy oświadczeniu decyzję jaka podjął klient - tak (w przypadku zgody) lub nie (w przypadku odmowy zgody). Po zatwierdzeniu sprzedaży w systemie należy wydrukować umowę-zgłoszenie w 2 egzemplarzach (dla klienta i biura agencyjnego). Umowa musi zostać podpisana przez zamawiającego (obowiązkowo w dwóch miejscach pod oświadczeniem o zgodzie na przetwarzanie danych oraz pod umową, na dole strony) i biuro agencyjne. W przypadku braku dostępu do systemu internetowego ATAS, sprzedaży można dokonać wypełniając odręcznie formularz umowy-zgłoszenia. b) ogólna opłata za kurs wyrażona jest w walucie obcej plus opłata w PLN c) poinformować klienta, że walutę obcą należy przeliczyć na złotówki według kursu z dnia wpłaty pełnej kwoty - Kurs MILLENNIUM Bank - PIENIĄDZ-SPRZEDAŻ (do 4 miejsc po przecinku) d) w dniu dokonania rezerwacji należy przyjąć przedpłatę w wysokości 2000 PLN e) wydać klientowi ofertę, jeden egzemplarz podpisanej umowy-zgłoszenia wraz z warunkami oraz Ogólne Warunki Ubezpieczenia AXA TUiR S.A., na życzenie klienta dodatkowo Warunki Kosztów Rezygnacji z Imprezy Turystycznej (w przypadku gdy wykupiona zostanie polisa od kosztów rezygnacji dopłata wynosi 3% wartości imprezy) f) W przypadku sprzedaży poprzez system internetowy ATAS nie ma obowiązku wysyłania umowy faxem/ em; potwierdzenie/akceptacja przyjęcia uczestnika widoczna jest w systemie internetowym Jeśli biuro agencyjne nie dokonuje sprzedaży w systemie internetowym ATAS należy wysłać do BWJ ATAS umowę-zgłoszenie faxem lub em. W przypadku rezerwacji dokonywanej faxem, pocztą lub em należy potwierdzić telefonicznie w BWJ ATAS przyjęcie zgłoszenia. Warunkiem przyjęcia zgłoszenia jest otrzymanie potwierdzenia wpłaty zaliczki 2000 PLN na konto: Dane do przelewu bankowego: Agencja Wielobranżowa ATAS Sp z. o.o, ul. Luksusowa 19, Józefów nr konta bankowego: Bank Millennium S.A

6 2.2. Potwierdzenie przyjęcia sprzedaży kursu 1. Po otrzymaniu od agenta przedpłaty na kurs (lub pełnej wpłaty w przypadku zgłoszenia w terminie krótszym niż 6 tygodni przed wyjazdem), BWJ ATAS dokonuje rezerwacji kursu w szkole językowej. 2. Potwierdzenia kursów językowych widoczne są w systemie internetowym on-line, każdy agent ma możliwość sprawdzenia osobiście czy kurs jest potwierdzony (BWJ ATAS nie wysyła agentowi potwierdzeń kursu!) 3. Za każdą zmianę dokonaną przez klienta, BWJ ATAS pobiera dodatkowe opłaty naliczane przez szkoły językowe od 20 GBP do 50 GBP plus 100 PLN 4. Na minimum 42 dni przed wyjazdem agent pobiera od klienta dopłatę do PEŁNEJ KWOTY za imprezę i PRZELEWA W CAŁOŚCI NA KONTO ATAS (klient może dokonać dopłaty bezpośrednio na konto ATAS) Agent, w momencie wpłaty przez klienta pełnej kwoty za imprezę, ma obowiązek potwierdzić telefonicznie w BWJ ATAS wysokość dopłaty oraz należnej prowizji. 5. BWJ ATAS przesyła komplet dokumentów wyjazdowych drogą ową do Agenta lub bezpośrednio na adres klienta, wyłącznie po otrzymaniu potwierdzenia pełnej wpłaty za imprezę Dostarczenie dokumentów wyjazdowych Przed wyjazdem na kurs, BWJ ATAS dostarcza do agenta em (2-7 dni przed wyjazdem): imienny certyfikat lub potwierdzenie przyjęcia na kurs adres zakwaterowania (w szczycie sezonu nawet na dzień przed wyjazdem klienta) informacje o przejeździe/przelocie wraz z rozkładem jazdy (jeśli klient korzysta z transportu organizowanego przez ATAS) polisę ubezpieczeniową Jeśli na 7 dni przed wyjazdem klienta, na konto BWJ ATAS nie wpłynie pełna należność za kurs od Agenta, BWJ ATAS nie gwarantuje terminowego dostarczenia dokumentów wyjazdowych Faktury na prowizję Warunkiem otrzymania prowizji przez Agenta jest wpłacenie pełnej kwoty za imprezę oraz wystawienie FV na prowizję. Wystawioną fakturą należy wysłać pod wskazany adres po niżej, w terminie do ostatniego dnia trwania imprezy. FV na prowizję prosimy wystawić na: ATAS Sp. z o.o. ul. Luksusowa Józefów NIP: odesłać na adres: Biuro Wyjazdów Językowych ATAS ul. Noakowskiego Warszawa