TWORZENIE STRATEGII ROZWOJU NARZĘDZI INTERNETOWYCH W GMINACH. Michał Brennek

Transkrypt

1 TWORZENIE STRATEGII ROZWOJU NARZĘDZI INTERNETOWYCH W GMINACH Michał Brennek 1

2 Spis treści Wstęp 3 Cele rozwoju technologii internetowych w gminach wiejskich i miejsko-wiejskich 5 Cele rozwoju technologii internetowych w jednostkach publicznych 5 Podmioty komercyjne 7 Społeczność lokalna 8 Dlaczego budowa strategii rozwoju narzędzi internetowych jest konieczna? 10 Jak tworzyć strategię informatyzacji w gminach wiejskich i miejsko wiejskich? 11 Etapy konstrukcji strategii informatyzacji gmin wiejskich i wiejsko-miejskich 12 Diagnoza 13 Określenie beneficjentów 17 Formułowanie celów szczegółowych oraz dobór środków 17 Konsultacje społeczne 20 Realizacja działań przewidzianych w strategii 22 Problem wolnego oprogramowania 22 Pytania, które należy zadać przy tworzeniu strategii 24 Cechy dobrej strategii 26 Współpraca z konsultantami wspomagającymi budowę staregii 27 2

3 WSTĘP Narzędzia internetowe, nazywane także w tekście narzędziami informatycznymi bądź technologiami informatycznymi, to zespół narzędzi wykorzystywanych do pozyskiwania, przetwarzania i publikowania informacji. Cechą omawianych w niniejszym artykule narzędzi jest nacisk na dostęp i wymianę informacji i zasobów poprzez sieć internetową. Do najważniejszych należą: - narzędzia pozyskiwania i publikacji treści elektronicznych (strony www, poczta elektroniczna itp.) - narzędzia elektronicznego obiegu dokumentów (poczta elektroniczna, bezpośrednie przesyłanie plików, elektroniczne bazy danych) - narzędzia obsługi klienta (np. możliwość wypełniania formularzy na stronach internetowych i przesyłania ich do urzędu) - narzędzia organizacji pracy (np. administracja bieżącymi sprawami i ich przekazywanie wewnątrz urzędu). Podstawową cechą wymienionych narzędzi jest możliwość wspólnej pracy nad informacjami (współdzielenie informacji), czy wspólnego użytkowania zasobów takich jak np. drukarki (współdzielenie zasobów). Należy podkreślić różnicę między Internetem a innymi typami sieci informatycznych. Internet cechuje się jednolitymi metodami czy też standardami współpracy poszczególnych elementów sieci. Dzięki temu możliwe jest wykorzystanie jednej infrastruktury do realizacji wielu zadań, poprzez włączanie do jednej sieci różnych zasobów (jedynym koniecznym warunkiem jest zgodność ze standardami to znaczy taka budowa sieci, aby wszystkie urządzenia i usługi mogły ze sobą współpracować). Mechanizmy Internetu poprzez swoją elastyczność stały się obecnie standardem obsługi informacji. Dlatego też pod pojęciem narzędzia informatyczne rozumie się takie narzędzia, które 3

4 pozwalają na współdzielenie wielu różnych zasobów w sieci opartej na mechanizmach internetu są więc narzędziami internetowymi. Na poziomie europejskim mówi się o innowacyjnych narzędziach informatycznych to jest o takich narzędziach, które nie tylko oferują mechanizmy wymieniania usług i informacji ale także pomagają we współpracy różnych podmiotów działających w gminie (np. wszystkich urzędów, czy też urzędów lokalnych z władzami regionalnymi). Innowacyjność polega na wykorzystaniu narzędzi sieciowych także do zastosowań wykraczających poza typowe (wymianę poczty elektronicznej, czy publikację informacji na stronach www), jak na przykład do koordynacji pracy różnych podmiotów. Złożoność problemu informatyzacji, a także bogactwo samych technologii możliwych do wykorzystania stwarzają konieczność precyzyjnego planowania działań zmierzających do rozwoju gminy w tych sferach. Szeroko uznaną metodą opracowania powyższych problemów jest planowanie strategiczne. 4

5 CELE ROZWOJU TECHNOLOGII INTERNETOWYCH W GMINACH WIEJSKICH I MIEJSKO-WIEJSKICH Cele rozwoju technologii internetowych w jednostkach publicznych. Najważniejszym celem rozwoju technologii internetowych jest budowa społeczeństwa informatycznego poprzez tworzenie i udostępnianie pełnowartościowych informacji. Oferta informacyjna zależy od poziomu rozwoju samej gminy, a także od oczekiwań społeczności lokalnej. Jakie cechy powinna nosić informacja dostarczana przez organy samorządu terytorialnego? Powinna to być informacja rzetelna, aktualna, kompetentna, kompletna, zrozumiała. Brak choćby jednego z powyższych elementów jest przyczyną rozczarowania użytkowników, a co za tym idzie zmniejszania liczby kontaktów z instytucją drogą internetową. W wyniku tego utrzymywanie informacji w Internecie stanie się mniej opłacalne. Do najbardziej cenionych informacji udostępnianych przez instytucje publiczne należą: - informacje podstawowe, (tj. informacje kontaktowe, godziny urzędowania itd.) - informacje dotyczące pracy instytucji (to znaczy dotyczące podejmowanych problemów) - komplet informacji dotyczących załatwiania spraw w urzędzie - komplet druków, w takiej postaci, aby możliwe było ich wydrukowanie i wypełnienie (często umożliwia się wypełnienie druków on-line tak, aby na wydrukowanym dokumencie konieczny był jedynie podpis). Należy zauważyć, że niedoskonałość regulacji prawnych dotyczących podpisu elektronicznego, bądź innego sposobu uwierzytelniania przesyłanych dokumentów, jest poważną przeszkodą na drodze rozwoju tzw. e-urzędu, czyli takiego urzędu, w którym możliwe jest złożenie wniosku, monitorowanie i terminowe załatwienie sprawy za pośrednictwem Internetu. Na uwagę zasługuje fakt, że wraz z rozwojem technologii internetowych, możliwe stało się pozyskiwanie informacji od użytkowników. Najpopularniejsze są sondaże (społeczność udziela odpowiedzi TAK/NIE na zadane pytanie) oraz różnego rodzaju ankiety. Niektóre gminy (także w Polsce np. mieszkańcy gminy Wesoła wypowiadali się w ten sposób na temat projektu włączenia tej gminy do stolicy) prowadzą także fora dyskusyjne, jest to jednak rozwiązanie niezadowalające, gdyż w wielu przypadkach wypowiedzi użytkowników cechuje tak niska kultura, że trzeba je cenzurować. 5

6 Powyższe techniki pozwalają pozyskać informacje od członków społeczności, co może wspomóc proces podejmowania decyzji na poziomie gminy. W przypadku małych gmin techniki te będą miały mniejsze znaczenie, ze względu na silne więzy społeczne. W przypadku gmin miejsko-wiejskich w sondażach internetowych może występować nadreprezentacja głosów ludności miejskiej, ze względu na łatwiejszy dostęp do Internetu. Celem rozwoju narzędzi internetowych w gminie staje się więc wymiana informacji. Dobrym przykładem wykorzystania narzędzi internetowych do promocji gminy i obsługi podmiotów działających na jej terenie jest strona Urzędu Miasta w Szczecinie ( W krajach Europy zachodniej, a także w Stanach Zjednoczonych szerzej wykorzystane są inne warstwy usług sieciowych. Przede wszystkim warstwa komercyjna. Najpowszechniejszą praktyką jest promocja zrzeszeń producentów działających na terenie gminy poprzez stronę internetową samej gminy. Gmina zyskuje w ten sposób wizerunek lokalnego centrum ekonomicznego, a jednocześnie działania podmiotów komercyjnych zwiększają zainteresowanie samą gminą. Wiele gmin udostępnia swoją stronę internetową dla celów organizacji turystyki. Przy czym nie chodzi tu jedynie o przedstawianie ofert, ale także o zintegrowaną informację turystyczną dotyczącą terenu gminy oraz terenów sąsiednich. Kolejnym celem rozwoju narzędzi internetowych w gminie jest usprawnienie relacji klienturząd. Chodzi tu nie tylko o skrócenie czasu potrzebnego na załatwienie określonej sprawy, ale także o zmniejszenie kosztów tej operacji. Powyższy cel można osiągnąć przez wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów (o problemach związanych z uwierzytelnianiem informacji pisałem powyżej). Wewnątrz urzędu jednak powyższe narzędzie jest łatwiejsze do zastosowania (uwierzytelnienie może być przeprowadzone automatycznie poprzez np. weryfikację nadawcy dokumentu z listą pracowników). Informatyczne bazy danych pozwalają na polepszenie organizacji pracy urzędu. Celem realizowanym wewnątrz jednostek publicznych jest ulepszenie i usprawnienie pracy poprzez współdzielenie zasobów (w ten sposób np. dokumenty nie muszą być drukowane w wielu miejscach; wiele jednostek może korzystać z tych samych urządzeń, jak na przykład drukarki czy faksy). Najważniejszym środkiem realizacji tego celu jest budowa oraz rozwój sieci teleinformatycznych w obrębie jednostek publicznych. Działania te pozwalają na zmniejszenie kosztów pracy (a więc oszczędność środków publicznych) poprzez współużytkowanie sprzętu (takiego jak drukarki czy inne urządzenia graficzne) oraz zasobów (np. baz danych informacje o załatwianych sprawach mogą być przechowywane w jednej bazie danych dostępnej w całej sieci informatycznej urzędu). 6

7 Celem rozwoju narzędzi internetowych jest także koordynacja działań wewnątrz gminy, a także z podmiotami zewnętrznymi. Cel ten jest realizowany przede wszystkim poprzez dostęp i wymianę informacji. Dzięki szybkości wymiany informacji możliwa jest sprawna realizacja nawet bardzo złożonych projektów. Dobrym przykładem jest międzygminna sieć ścieżek rowerowych w okolicach Poznania, nad którą prace były koordynowane za pośrednictwem Internetu. W trakcie tworzenia tego projektu wszystkie zainteresowane podmioty koordynowały działania, a także kontrolowały ich wykonanie za pomocą sieci. Wiele gmin tworzy wirtualne związki gmin w celu wspólnej promocji bądź realizacji projektów o skali regionalnej. Powyższe cele nie mogą zostać zrealizowane, jeśli nie istnieje podstawowa choćby infrastruktura dostępu do Internetu. Program rozwoju technologii informatycznych w UE e-europe zakłada, że dostęp do Internetu do roku 2006 stanie się tak oczywisty i powszechny, jak dostęp do bieżącej wody czy elektryczności ( m). Należy jednak zauważyć, że budowa zaawansowanej infrastruktury dostępu do Internetu nie leży w kompetencji gminy, lecz w kompetencji województw, Ministerstwa Nauki i Informatyzacji oraz Ministerstwa Infrastruktury. W kompetencji gminy leży jednak tworzenie publicznych punktów dostępu do Internetu zarówno niekomercyjnych to jest w bibliotekach, szkołach i instytucjach publicznych jak i komercyjnych (to znaczy oferujących płatny dostęp do Internetu na zasadach tzw. kafejek Internetowych). Podmioty komercyjne Dla celów biznesu najważniejsza jest sprawność instytucji gminnych, stąd właśnie bierze się coraz większa presja w kierunku tworzenia e-urzędów. W przypadku podmiotów komercyjnych wymiana informacji jest niezbędna do realizacji zamówień, koordynacji działań z innymi firmami (e-business) czy promocji i sprzedaży produktów (e-handel). Do realizacji powyższego niezbędna jest rozwinięta infrastruktura dostępu do Internetu oraz do przesyłania dużej ilości danych. Jak wynika z badań, komunikacja zachodzi najczęściej z podmiotami zewnętrznymi w stosunku do gminy. Stąd też bierze się poważne zagrożenie rozwoju tej warstwy usług sieciowych w gminie. Sieci przesyłania danych (mam tu na myśli infrastrukturę) są własnością podmiotów niezwiązanych z gminą np. narodowego operatora telefonii itd. Rozwój infrastruktury może być także hamowany przez zewnętrzne czynniki ekonomiczne (jak np. sytuacja na rynkach międzynarodowych, co na przykład podnosi koszty sprzętu inwestycje w infrastrukturę są więc dla operatorów nieopłacalne). Należy jednak 7

8 zauważyć, że nawet podstawowa infrastruktura sieciowa pozwala na tworzenie miejsc pracy zdalnej (telepracy), co dla przedsiębiorcy stanowi szansę na pozyskanie wykwalifikowanego pracownika przy obniżonych kosztach. Ważnym celem jest utworzenie mechanizmów promocji internetowej podmiotów gospodarczych działających na terenie gminy. Wpisuje się to w cele Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego poprzez takie działanie dąży się do zwiększenia konkurencyjności przedsiębiorstw. Podsumowując, podmioty komercyjne zainteresowane są wymianą dużej ilości danych, korespondencją z klientami, wykorzystaniem baz danych, promocją i sprzedażą produktów (np. przy wykorzystaniu usług handlu elektronicznego). Dobrym przykładem wykorzystania narzędzi handlu elektronicznego jest cała gama sklepów elektronicznych oferujących produkty regionalne. Na wielu gminnych stronach internetowych pojawiają się także materiały promocyjne przedsiębiorców działających w gminie strona gminy zaczyna więc pełnić rolę lokalnego centrum promocji. Społeczność lokalna Priorytetowym celem informatyzacji dla społeczności lokalnej (mam tu na myśli mieszkańców gminy) jest rozwój umiejętności, a tym samym zwieszenie szans na rynku pracy. W dokumentach programu e-europe, a także e-polska formułuje się następujący cel: każdy obywatel mający wykształcenie na poziomie szkoły średniej powinien kompetentnie posługiwać się komputerem oraz zasobami Internetu, a także zdawać sobie sprawę z korzyści, jakie te narzędzia wnoszą do jego pracy. Kolejnym celem jest rozwój usług elektronicznego nauczania (e-learning) oraz pracy zdalnej (przez pracę zdalną rozumie się możliwość wykonywania pracy zarobkowej w domu, przy użyciu komputera osobistego i narzędzi internetowych służących do wymiany zadań oraz wyników pracy z pracodawcą). Te dwa narzędzia przy założeniu istnienia podstawowej infrastruktury dostępu do Internetu mogą stać się realnymi drogami rozwoju osobistego i zawodowego. Sprawny przepływ informacji pomiędzy samorządem, a społecznością lokalną, jest podstawą rozwoju więzi lokalnych, a tym samym społeczeństwa obywatelskiego. Za pomocą narzędzi internetowych łatwe staje się uczestnictwo w pracach samorządu. Społeczność lokalna zyskuje poczucie kontroli nad funkcjonowaniem gminy. Podsumowując - dla instytucji publicznych głównym celem jest usprawnienie działalności, oszczędność zasobów (zarówno skrócenie czasu, jaki zajmuje załatwianie spraw, czy tak banalne 8

9 kwestie jak oszczędność papieru i zmniejszenie kosztów obsługi urządzeń) oraz tworzenie treści elektronicznych (czyli np. stron www), w przypadku społeczności lokalnej głównym celem jest wykształcenie zdolności użytkowania zasobów sieciowych (czyli po prostu obycie z Internetem rozwój umiejętności), a także użycie istniejących w sieci informacji do podejmowania decyzji, kształcenia się itd. Dla podmiotów komercyjnych najistotniejsze jest stworzenie i wykorzystanie narzędzi handlu elektronicznego oraz narzędzi promocji. Należy podkreślić, że rozwój narzędzi informatycznych w gminie oraz rozwój umiejętności mieszkańców stanowi podstawę sukcesu informatyzacji. Z tych dwóch zasobów korzystają podmioty komercyjne możemy więc powiedzieć, że rozwój narzędzi informatycznych może stać się ważnym czynnikiem rozwoju ekonomicznego gminy. 9

10 DLACZEGO BUDOWA STRATEGII ROZWOJU NARZĘDZI INTERNETOWYCH JEST KONIECZNA? Aby odpowiedzieć na pytanie postawione w tytule, musimy zdefiniować samo słowo "strategia". Jest to długofalowy plan osiągnięcia założonych celów. W strategii dokonuje się diagnozy istniejących uwarunkowań, konstruuje cele, wizje, do których należy dążyć, a także podaje metody osiągnięcia założonych celów. Skonstruowanie strategii rozwoju narzędzi internetowych pozwala wziąć pod uwagę wszystkie uwarunkowania, mogące wpłynąć na analizowany problem. Wnikliwie przeprowadzone analizy pozwalają na poznanie wszystkich podmiotów zainteresowanych rozwojem technologii internetowych w gminie, współzależności między nimi, a tym samym pozwalają na takie zaplanowanie działań, które pozwoli uniknąć konfliktów. Technologie informatyczne dostarczają tak dużego bogactwa narzędzi, że jedynie wnikliwa analiza celów, jakie przyświecają poszczególnym grupom interesów pozwala na optymalizację działań, a tym samym na zmniejszanie kosztów przedsięwzięcia. W pracach nad strategią identyfikujemy wszystkie istniejące zasoby (techniczne, ekonomiczne i ludzkie), tym samym zapewniamy spójność projektowanych działań z już istniejącymi rozwiązaniami. - Strategia jest podstawą do konsultacji społecznych i dyskusji już w fazie projektowania. Łatwo jest skonstruować bardzo wymyślne narzędzia informatyczne, jednakże to pociąga za sobą koszty. Podstawowym celem istnienia narzędzi internetowych w gminie jest usprawnianie pracy wszystkich zainteresowanych (samorządu, ludności i podmiotów komercyjnych). Konsultacje społeczne pozwolą więc dostosować poziom informatyzacji do zapotrzebowania realnie istniejącego w gminie. Często konsultacje na wstępnym etapie prac nad strategią dadzą podstawę do dalszych działań, ponadto każdą strategię należy przedstawić zainteresowanym stronom po jej stworzeniu i uwzględnić poprawki wynikające z dyskusji. - Strategia pozwala planować działania tak, aby uniknąć ograniczeń. Planowanie jest podstawą racjonalnej gospodarki zasobami, to znaczy ludźmi, finansami, środkami technicznymi, jest także podstawą oceny działań. - Strategia pozwala skoordynować działania wszystkich zainteresowanych rozwojem Internetu stron. Jak wspomniano powyżej, podmiotom działającym na rzecz rozwoju Internetu mogą przyświecać różne cele i tylko drogą konsultacji oraz planowania można uzyskać spójność działań, co jest podstawą dynamicznego i przede wszystkim trwałego rozwoju rozwiązań internetowych. Pozwala także uniknąć dublowania zadań, a tym samym usprawnia działania podejmowane na rzecz rozwoju. 10

11 - Strategia pozwala na przełożenie wizji, celów, na konkretne działania. Strategia nie jest, więc dokumentem martwym. Jest to niejako projekt działań. - Strategia, poprzez realną ocenę możliwości i ograniczeń, pozwala na przewidywanie potencjalnych możliwości oraz zagrożeń budowy narzędzi informatycznych w gminie. - Strategia, jako długofalowy plan działania, wprowadza element ciągłości i spójności w działania na rzecz rozwoju. Cele zidentyfikowane w strategii mogą więc być realizowane niezależnie od zmian wykonawców. Ze względu na szybki postęp technologiczny, dobrze zaplanowana strategia rozwoju narzędzi internetowych pozwala niskim kosztem dostosowywać aktualne bądź planowane działania do zmieniających się warunków. - Strategia zawiera odniesienia do innych dokumentów tego typu, i nie mam tu na myśli tylko dokumentów Unii Europejskiej czy dokumentów rządowych. Strategia, w której wzięto pod uwagę podobne dokumenty sąsiednich gmin, stanowi podstawę spójnego rozwoju narzędzi internetowych w regionie. Buduje się w ten sposób możliwość tworzenia społeczności internetowych, co jest podstawą sukcesu informatyzacji. - Strategia jest także podstawą decyzji podmiotów działających w gminie nie tylko w sferze informatyzacji - mam na myśli szersze, ekonomiczne ujęcie. Stworzenie i opublikowanie strategii nie jest więc ważne dla samej gminy jako instytucji samorządowej, jest ważne dla wszystkich podmiotów działających w gminie, a także dla podmiotów zewnętrznych zainteresowanych współpracą z gminą. - Strategia jest wreszcie dokumentem będącym podstawą ubiegania się o fundusze na realizację założonych działań. JAK TWORZYĆ STRATEGIĘ INFORMATYZACJI W GMINACH WIEJSKICH I MIEJSKO-WIEJSKICH? Unia Europejska dostrzegła potrzebę budowy społeczeństwa opartego na przepływie informacji w połowie lat 90., kiedy to Komisja Europejska opublikowała tzw. Raport Bangemanna zatytułowany "Europa i społeczeństwo globalnej informacji. Zalecenia dla Rady Europejskiej". Obecnie obowiązującym dokumentem precyzującym kierunki działania jest e- Europe 2005 Action Plan - dokument ten jest dostępny na stronie internetowej: 11

12 Komentarz dostępny jest na stronie Ministerstwa Nauki i Informatyzacji, gdzie można znaleźć podstawowy dokument dotyczący informatyzacji Polski: Powyższe dokumenty są podstawą formułowania celów strategicznych. Listę zalecanych źródeł przedstawiono poniżej: "Cele i kierunki rozwoju społeczeństwa informacyjnego w Polsce" - e-europe: An Information Society for All - WROTA POLSKI WSTĘPNA KONCEPCJA PROJEKTU - =2&page=text Uchwała Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 14 lipca 2000 r. w sprawie budowania podstaw społeczeństwa informacyjnego w Polsce (M.P nr 22 poz.448 Narodowy Plan Rozwoju Sektorowy Program Operacyjny Wzrost Konkurencyjności Przedsiębiorstw Sektorowy Program Operacyjny Rozwój Zasobów Ludzkich - Strategia Rozwoju gminy, Strategia Rozwoju województwa, Projekt Ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne - Społeczeństwo informacyjne Portal Unii Europejskiej - ETAPY KONSTRUKCJI STRATEGII INFORMATYZACJI GMIN WIEJSKICH I WIEJSKO-MIEJSKICH Szczególny nacisk położyć należy na dostosowanie wykorzystywanych metod do potrzeb gminy, jedynie w ten sposób można uzyskać zadowalające wyniki badań oraz zaplanować działania zmierzające do trwałego rozwoju gminy. 12

13 1. Diagnoza Michał Brennek To jeden z najważniejszych (oprócz konsultacji społecznych) etapów konstrukcji strategii informatyzacji gminy. Analizy koncentrować się będą w kilku obszarach tematycznych: - wskaźniki społeczno ekonomiczne, mające istotny wpływ na rozwój i wykorzystanie narzędzi informatycznych w gminie - istniejąca infrastruktura - aktualne działania mające na celu rozwój narzędzi internetowych w gminie Oto najważniejsze grupy czynników społeczno-ekonomicznych, jakie należy przeanalizować: Zamożność społeczności lokalnej decyduje ona o kierunku, jaki ma przyjąć informatyzacja gminy. W gminach biednych, zalecanym kierunkiem rozwoju będzie usprawnienie obsługi ludności drogą informatyzacji jednostek publicznych, budowa publicznych punktów dostępowych oraz edukacja młodzieży poprzez informatyzację placówek edukacyjnych. Podstawowe znaczenie dla podmiotów komercyjnych ma dostęp do informacji, dlatego też tę warstwę usług należy rozwijać w gminach biednych, w pierwszej kolejności. Potocznie funkcjonuje opinia, że informatyzacja gmin biednych nie ma sensu. Nic bardziej błędnego. Poprzez dostęp do informacji, do pracy zdalnej, poprzez niwelowanie tzw. analfabetyzmu sieciowego (ang. network illiteracy czyli braku umiejętności wyszukiwania i użytkowania informacji zamieszczonych w sieciach komputerowych) stymulujemy rozwój regionu. Według zachodnich analityków (Naisbitt, Huntington) już w latach umiejętność wykorzystania narzędzi internetowych będzie jednym z najważniejszych czynników rozwoju zasobów ludzkich, a tym samym rozwoju ekonomicznego. Gminy, w których obserwuje się niską zamożność ludności, powinny koncentrować swoje wysiłki na rozwoju publicznego dostępu do Internetu oraz na rozwoju systemu szkoleń mających na celu podniesienie umiejętności społeczeństwa. Zupełnie inaczej wygląda sytuacja w gminach cechujących się wysokimi wskaźnikami zamożności ludności. Internet jest często traktowany jako medium rozrywki. Wysiłki gminy powinny się koncentrować wokół tworzenia narzędzi obsługi ludności (e-urząd) oraz wokół promocji rozwiązań internetowych (to jest głównie wokół budowy stron www zawierających narzędzia e-urzędu oraz tworzenia systemu szkoleń i materiałów informacyjnych popularyzujących ich wykorzystanie). Wiek mieszkańców - Analizy przeprowadzane w pod koniec lat 80. dla potrzeb e-biznesu wskazują, że im wyższa średnia wieku tym trudniej przekonać ludność do użytkowania zasobów Internetu. Przeczą temu europejskie doświadczenia z lat 90. Kluczowym czynnikiem wydaje się 13

14 być promocja rozwiązań internetowych i dostęp do wiedzy (w szczególności do podręczników opisujących poszczególne programy). Istnieje wiele przykładów m.in. z Niemiec, Austrii i Francji, gdzie właśnie ludzie w wieku emerytalnym uczą się nowych technik. Sam wskaźnik należy więc traktować ostrożnie. Nie bez znaczenie jest tu sytuacja ekonomiczna panująca w gminie. Jest bowiem bardziej prawdopodobne, że w biednych gminach wiejskich o starzejącej się ludności, małe będzie zainteresowanie użytkowaniem narzędzi internetowych, jednak decyzję należy opierać na wynikach konsultacji społecznych. Wykształcenie w przypadku tego wskaźnika wielu autorów podaje następującą zależność: osoby o wykształceniu wyższym lub średnim technicznym chętniej wykorzystują narzędzia internetowe. Osoby te wykazują także większą swobodę w użytkowaniu oraz poznawaniu nowych narzędzi sieciowych. Z mojej praktyki wynika jednak, że powyższe uogólnienie bywa mylące. Przeczą mu podane wyżej przykłady Francji czy Niemiec. Ciekawy jest także przykład Turcji, gdzie rozwój publicznych punktów dostępu do Internetu (szkoły, biblioteki, kafejki internetowe) zaowocował lawinowym wręcz wzrostem umiejętności społeczeństwa i to w regionach zamieszkanych przez słabo wykształconą ludność utrzymującą się z rolnictwa (jednak tendencje te obserwowałem wśród ludności w wieku produkcyjnym i młodszej). Liczba podmiotów gospodarczych w gminie - Z badań (m.in. Toffler A. Trzecia Fala) wynika, że do roku 2020 ponad 90% podmiotów gospodarczych na świecie będzie wykorzystywać do swojej działalności narzędzia internetowe. Jak wynika z analiz Komisji Europejskiej (dla programu e-europe) już dziś liczba podmiotów gospodarczych funkcjonujących w gminie jest dogodnym wskaźnikiem zapotrzebowania na usługi sieciowe. Obserwowane tendencje są oczywiste: im więcej działalności gospodarczej tym większe zapotrzebowanie na usługi sieciowe. Istniejąca infrastruktura dostępu do Internetu - Historia Internetu pokazuje, że sieci teleinformatyczne cechują oddolne mechanizmy rozwoju. To znaczy tam, gdzie istnieje zapotrzebowanie na usługi sieci, dostawcy Internetu, idąc za potrzebami rynku, rozwijają infrastrukturę dostępu (tworząc punkty dostępowe czy rozszerzając zakres możliwości połączenia z Internetem. Przy czym zwykle ewolucja zachodzi od połączeń przez linię telefoniczną i modem co już jest dostępne w całym kraju do połączeń o dużej przepustowości tzw. połączeń szerokopasmowych, w których komputer klienta jest stale połączony z Internetem). Zachodzi jednocześnie mechanizm sprzężenia zwrotnego jeśli istnieje bogata infrastruktura dostępowa, a więc dostęp do usług sieciowych jest łatwy, więcej osób korzysta z 14

15 Internetu (silniejszy jest tu między innymi efekt demonstracji czyli rozprzestrzenianie umiejętności poprzez obserwację rodziny, przyjaciół czy współpracowników). Jeżeli w gminie istnieje dogodna infrastruktura dostępowa oraz wiele osób korzysta z Internetu (dane takie można uzyskać od dostawców usług telekomunikacyjnych, choć niekiedy bywa to trudne ze względu na klauzule poufności czy chęć ochrony potencjalnego rynku itp.), możliwy i konieczny staje się rozwój takich usług, jak e-urzędy czy telepraca. W gminach, w których dostęp do usług sieciowych jest utrudniony z powodu braku odpowiedniej infrastruktury, strategia informatyzacji powinna kłaść nacisk na rozwój publicznych usług dostępu do Internetu, usług informacji i promocji gminy (strony internetowe) oraz elektronicznych instrumentów obsługi w urzędach (np. na budowę tzw. infomatów - urządzeń, w których klient urzędu może skorzystać z materiałów informacyjnych i usług elektronicznych bez konieczności użycia własnego sprzętu komputerowego; na budowę kawiarni internetowych itp.). Aktualne działania mające na celu rozwój narzędzi internetowych w gminie. - Od połowy lat 90. istniało kilka inicjatyw upowszechnienia narzędzi internetowych w gminach. Do najważniejszych należą: - Programy wyposażania pracowni internetowych, program Internet Dla Szkół oraz programy udostępniania Internetu w bibliotekach (jak na przykład realizowany obecnie przez Ministerstwo Nauki i Informatyzacji program Ikonka). Efektem tych programów było stworzenie w wielu gminach publicznych punktów dostępowych. Włączenie ich do strategii rozwoju narzędzi internetowych w gminie pozwoli pomóc w dalszym rozwoju tych inicjatyw (np. przez szkolenie kadry, czy udostępnienie szkolnych pracowni internetowych poza godzinami zajęć, czy poprzez wykorzystanie istniejących łącz do tworzenia nowych punktów dostępu). Jak pokazują badania, wiele z tych punktów jest wykorzystywanych w niepełnym zakresie. - Obowiązek umieszczenia danych w Biuletyn Informacji Publicznej (na mocy ustawy o dostępie do informacji publicznej z dnia 6 września 2001r. (Dz. U. Nr 112, poz. 1198)). Dane te w zwięzły sposób przedstawiają gminę i stanowią cenne źródło informacji dla podmiotów zewnętrznych, stąd ich utrzymanie i aktualizację należy włączyć do projektowanej strategii. Należy przy tym pamiętać, że strona umieszczona w serwisie BIP nie jest narzędziem promocji gminy. Promocji podlegają walory unikalne, zunifikowane strony BIP nie nadają się, więc do tego celu. W wielu gminach wiejsko-miejskich sami użytkownicy budują sieci lokalne. Jest to często niedoceniany zasób. Jak wynika z praktyki, tak właśnie kształtuje się bardzo bogaty kapitał społeczny. Twórcy takich sieci są nieocenionym motorem rozwoju Internetu w gminie. Najlepiej znają oni potrzebny lokalnych społeczności, będą, więc cenną pomocą na etapie konsultacji 15

16 społecznych. Włączenie sieci lokalnych do strategii rozwoju Internetu w gminie morze stać się podstawą uruchomienia lokalnych dostawców Internetu. Powyższe wskaźniki i podane tendencje powinny dać wstępny obraz zestawu narzędzi internetowych, który powinien zostać przedstawiony do pierwszego etapu konsultacji społecznych. Należy podkreślić, że istnieje jednak pewien podstawowy zestaw narzędzi internetowych, w który powinna być wyposażona każda gmina. Są to: W instytucjach publicznych: - Dostęp do Internetu dla urzędników oraz sieć lokalna służąca współużytkowaniu zasobów (elektroniczny obieg dokumentów, współdzielenie zasobów takich jak drukarki itp.) - Strona internetowa, zawierająca komplet formularzy oraz poradnik interesanta (wyczerpujące instrukcje krok po kroku jak załatwiać poszczególne sprawy w urzędzie). Na stronie internetowej nie powinno także zabraknąć informacji o pracach samorządu czy danej instytucji. Narzędzia informatyczne integrujące pracę wszystkich jednostek publicznych (choćby jedynie poprzez usprawnienie przepływu informacji pomiędzy nimi), a także wspomagające zarządzanie gminą - Publiczny dostęp do Internetu (budowa infomatów w urzędach, oraz kawiarni internetowych przy czym nie oznacza to konieczności budowy tego typu punktów w każdym urzędzie. Należy kłaść nacisk na budowę infrastruktury dostępu w instytucjach edukacyjnych (szkoły, biblioteki) oraz wspierać budowę komercyjnych punktów dostępu. W całej gminie: - Działania zmierzające do zapewnienia powszechnej możliwości dostępu do Internetu - Promocja wykorzystania narzędzi internetowych - Szkolenia podejmujące tematy wykorzystania Internetu Elementem diagnozy jest także rozpoznanie rozwiązań informatycznych działających wadliwie, lub niewykorzystywanych w odpowiednim stopniu, a także sformułowanie zaleceń służących poprawie sytuacji. Jak wynika z mojej praktyki, w wielu przypadkach rozwiązania informatyczne stosowane w gminach były rozwijane chaotycznie. Wykorzystane urządzenia należą do różnych generacji, z czego wynikają problemy natury technicznej. Koniecznym do uwzględnienia w strategii krokiem jest zaplanowanie działań w kierunku uzyskania spójności rozwiązań informatycznych oraz naprawy rozwiązań wadliwych. Analizy istniejących rozwiązań należy przeprowadzić ze szczególną wnikliwością, gdyż może się okazać, że aby możliwe było wykorzystanie nowoczesnych narzędzi, konieczna będzie wymiana nawet dużej ilości sprzętu. 16

17 Pojawia się tu konflikt: z jednej strony należy gospodarnie dysponować finansami decyzję o modernizacji trzeba więc podejmować ostrożnie (tym bardziej, że może to pociągnąć za sobą dalsze koszty np. koszty przeszkolenia pracowników itp.), jednakże z drugiej strony odkładanie takiego rozwiązania w nieskończoność nie jest wskazane. Przede wszystkim dlatego, że koszty ciągłych napraw bądź przestojów spowodowanych wadliwym działaniem systemu informatycznego są nieporównywalnie wyższe od kosztów jego modernizacji (choć te pierwsze rozkładają się w czasie, przez co często bywają ignorowane w analizach). Poprzez poznanie stanu rozwoju technologii internetowych w gminie tworzy się podstawę do ocen strategii po jej wprowadzeniu w życie. Dokonując diagnozy, należy wskazać czynniki, które zostaną uwzględnione przy ocenie. 2. Określenie beneficjentów To znaczy zidentyfikowanie podmiotów zainteresowanych wykorzystaniem rozwijanych narzędzi Internetowych. Na potrzeby niniejszego artykułu wyróżniono trzy grupy beneficjentów: - instytucje publiczne (urzędy oraz placówki użyteczności publicznej) - podmioty komercyjne (podmioty gospodarcze działające na terenie gminy) - mieszkańcy gminy Podział użyty w strategii musi odzwierciedlać pełne zróżnicowanie podmiotów w gminie. Jest to bardzo ważny etap, gdyż to z punktu widzenia beneficjentów należy formułować cele strategiczne oraz konstruować metody działania. 3. Formułowanie celów szczegółowych oraz dobór środków Przy planowaniu strategicznym obowiązuje zasada od ogółu do szczegółu. Celom globalnym określonym w takich dokumentach jak strategia rozwoju narzędzi informatycznych e-europe i e- Polska, Narodowy Plan Rozwoju itd. należy przypisać cele szczegółowe leżące w kompetencji gminy. Podczas tej części prac, cele gminy muszą zostać szczegółowo opisane, a odpowiednim celom szczegółowym muszą zostać przyporządkowane środki ich realizacji oraz beneficjenci proponowanych działań. Przykład: Cel główny: rozwój społeczeństwa informacyjnego oraz dostępności instytucji publicznych, promocja narzędzi internetowych w regionie 17

18 Cel szczegółowy: zaprojektowanie i rozwój przyjaznego użytkownikowi e-urzędu Środki realizacji celów: w tym miejscu powinien nastąpić szczegółowy opis funkcji proponowanego rozwiązania, a także środków technicznych służących realizacji. Na tym etapie wskazujemy także możliwe zagrożenia realizacji opisywanego celu strategii. Beneficjent: urząd gminy O ile cele globalne oraz szczegółowe są dobrze sformułowane i opisane w Strategii Informatyzacji RP e-polska, to przełożenie ich celów na środki techniczne może nastręczać problemy. Większość gmin decyduje się więc na współpracę z zewnętrznymi konsultantami. Przy współpracy z konsultantem należy zwrócić uwagę na następujące problemy: - problem komunikacji z odbiorcami - należy do minimum ograniczyć ilość sformułowań technicznych w projektowanym dokumencie. Strategia ma być podstawą dyskusji, ma zostać przedstawiona do konsultacji społecznej, a więc powinna być zrozumiała dla osoby nieposiadającej znacznej wiedzy technicznej. Ministerstwo Nauki i Informatyzacji publikuje dokumenty dotyczące standardów rozwiązań technicznych stosowanych przy informatyzacji gminy, co może pomóc w pracy z konsultantami. pomocą służyć mogą także fundacje wspierające transfer technologii jak na przykład tacticaltech: - Bardzo ważnym wymogiem w stosunku do proponowanych rozwiązań technicznych jest ich zgodność z obowiązującymi standardami. Jest to istotne ze względu na późniejsze możliwości modyfikacji budowanych rozwiązań. Często pojawia się konieczność wyboru pomiędzy markowym sprzętem, w pełni zgodnym z przyjętymi standardami, a sprzętem tańszym, obsługującym jedynie podstawowe standardy. Pierwsze rozwiązanie jest zdecydowanie lepsze. Wybierając sprzęt zgodny z obowiązującymi standardami, uzyskujemy gwarancję niezawodności, łatwej i taniej konserwacji, możliwość rozbudowy rozwiązań bez konieczności wymiany całych elementów (co związane jest z dodatkowymi kosztami). - Rozbudowa rozwiązań powinna zostać włączona do strategii informatyzacji gminy. Jak wspomniano, jednym z podstawowych celów planowania strategicznego jest prognoza i dostosowanie działań do zmieniających się warunków. Obserwując rozwój technologii internetowych w ostatnich latach, nietrudno przewidzieć zwiększenie tempa ich rozwoju, a także wzrost zależności społeczeństwa od oferowanych przez te technologie udogodnień. Dlatego też projektowane rozwiązania techniczne muszą uwzględniać konieczność rozwoju. 18

19 - Dokładny opis środków technicznych służących realizacji zaplanowanych celów jest ważny także na etapie zamówień. Przy przygotowaniu szczegółowych planów działania należy wymagać od ekspertów dokładnej specyfikacji technicznej wymaganych elementów (niekoniecznie w samej strategii, może to być dodatkowy dokument studium wykonalności), czy też dokładnego opisu funkcji zamawianych aplikacji sieciowych, np. strony www). Specyfikację taką należy przedstawiać podczas procedury zamówień publicznych. Zdarzały się bowiem przypadki dostarczania tańszych elementów o bardzo podobnej nazwie (np. o symbolu technicznym różniącym się jedną literą!). Dokładny opis zastosowanych rozwiązań stanowi dokument, na którym można oprzeć nowe działania (np. po wykonaniu działań zaplanowanych w bieżącej strategii, wykorzystując opis stworzonej infrastruktury można w łatwy sposób zaplanować kolejne etapy rozwoju). Opis środków technicznych może mieć znaczenie w trakcie konsultacji społecznych szczególnie w przypadku istnienia na terenie gminy podmiotów oferujących dostęp do Internetu. Wymiana takich informacji pozwala lepiej wykorzystać zasoby istniejące w gminie (na przykład poprzez powstanie partnerstw publiczno-prywatnych). - Na etapie projektowania rozwiązań należy także uwzględnić ich koszty i dostosować proponowany poziom technologii do zasobności gminy. Należy przeanalizować, czy możliwe jest zastąpienie rozwiązań technicznych wiedzą. Jak pokazują doświadczenia Niemieckie, inwestycje w rozwój umiejętności pracowników instytucji publicznych generuje dużo większe zyski, niż inwestycje w zaawansowane technologie. - oszczędność zasobów finansowych - poziom umiejętności pracowników jest trwalszy niż środki technologiczne - inwestując w kapitał ludzki, tworzy się podstawy oddolnego rozwoju narzędzi Internetowych - inwestując w kapitał ludzki tworzy się podstawy rozprzestrzeniania umiejętności wykorzystania zasobów technologicznych, co przyczynia się do trwałego rozwoju gminy. Nacisk na rozwój umiejętności pracowników doprowadził do sytuacji, w której możliwe stało się całkowite oparcie narzędzi informatycznych w jednostkach samorządu terytorialnego o wolne oprogramowanie (oprogramowanie Open Source) - o czym dalej. To z kolei dało znaczące oszczędności finansów publicznych. Projektowane narzędzia internetowe powinny w jak najszerszym stopniu integrować działalność podmiotów działających w gminie. Oznacza to tworzenie takich rozwiązań, które pozwalają na dostęp do wszystkich usług w gminie z jednego miejsca. Na przykład: Strona internetowa gminy powinna oferować: 19

20 Informacje o gminie Michał Brennek - usługi związane z dostępem do urzędu (informacje, formularze elektroniczne, Internetowe mechanizmy obsługi klienta) - usługi związane z dostępem do jednostek publicznych (np.: Internetowe centrum informacji o dostępnych usługach) - informacje o działalności samorządu (uchwały, sondaże, a także informacje o procedurach przetargowych) - narzędzia informacji i promocji turystyki w regionie - narzędzia informacji i promocji gospodarki regionu - narzędzia e-społeczności (możliwość prowadzenia rozmów w czasie rzeczywistym tzw. chat, forum dyskusyjne, możliwość zakładania stron internetowych oraz korzystania z poczty internetowej) Strona internetowa staje się w tym przypadku narzędziem mającym na celu integrację działań i realizację celów wszystkich podmiotów wykorzystujących technologie internetowe w gminie. 4. Konsultacje społeczne (po utworzeniu strategii) Jest to bardzo ważny etap konstrukcji strategii. Podczas konsultacji społecznych uwzględniane są potrzeby oraz uwagi wszystkich zainteresowanych podmiotów. Dyskusje na tym etapie służą prognozowaniu i zapobieganiu potencjalnym problemom w realizacji strategii. Dobrą praktyką jest organizacja spotkania wszystkich zainteresowanych stron przy udziale konsultantów wspomagających tworzenie strategii. Na tym etapie należy przeanalizować następujące zagadnienia: - czy uwzględniono wszystkich beneficjentów - czy uwzględniono wszystkie cele strategiczne - czy cele strategiczne nie wykluczają się bądź nie dublują - czy realizacja któregoś z celów może zagrozić realizacji innych (także zaplanowanych w innych dokumentach np. w studium przestrzennego zagospodarowania gminy Uzyskane informacje należy wprowadzić do strategii i w razie konieczności powtórzyć konsultacje. Etap ten jest ważny także z innego powodu. Podczas dyskusji nad strategią daje się zidentyfikować podmioty sceptycznie nastawione do podejmowanej problematyki. Obserwacje te mają duże znaczenie po zakończeniu realizacji projektów przewidzianych strategią, gdyż 20