Zintegrowany system informatyczny w zarz dzaniu logistyk Computer integrated system in the logistics management

Transkrypt

1 Zeszyty Naukowe UNIWERSYTETU PRZYRODNICZO-HUMANISTYCZNEGO w SIEDLCACH Nr 90 Seria: Administracja i Zarz dzanie 2011 dr in. Henryk Wyr bek Uniwersytet Przyrodniczo-Humanistyczny w Siedlcach Zintegrowany system informatyczny w zarz dzaniu logistyk Computer integrated system in the logistics management Streszczenie: Narastaj ca walka konkurencyjna i przekszta canie si wiata w spo ecze stwo informacyjne wywo uje potrzeb przewarto ciowania tradycyjnej organizacji w coraz nowsze jej modele. G ówne tendencje w rozwoju organizacji i zarz dzania w nadchodz cych latach s zwi zane z wiedz uczestników organizacji i z technologi informacyjn, która jest g ówn si zmian zachodz cych w przedsi biorstwie. W artykule przedstawiono uwarunkowania zastosowania zintegrowanego systemu informatycznego w zarz dzaniu logistyk. Abstract: The increasing rivalry and being transformed into the information society are calling world need of redefining the traditional organization in more and more new her models. Main tendencies in the development of the organization and managing in next years are associated with the wisdom of participants in the organization and with the information technology which is a main force of happening changes in the enterprise. In the article conditioning applying an integrated computer system in the logistics management was described. Wst p Jednym z obszarów maj cym strategiczne znaczenie dla przedsi biorstwa jest logistyka. Jako nauka i obszar praktyki gospodarczej zorientowana jest na podnoszenie efektywno ci w drodze usprawniania przep ywów zasobów w procesach gospodarczych. Szczególnie silnym atrybutem staj si proponowane przez t nauk implementowane w praktyce rozwi zania systemowe. Logistyka nale y do newralgicznych dziedzin zarz dzania, zw aszcza w warunkach du ego ryzyka, kiedy kszta tuje si rynek kapita owy, materia- owy i towarowy, kiedy nieustannie przybywaj nowe firmy konkurencyjne, zmieniaj si przepisy finansowe i kiedy przeplataj si zjawiska inflacji, recesji i koniunktury. Zarz dzanie poszczególnymi procesami logistycznymi wymaga, stosowania nowoczesnych rozwi za systemowych. Wyzwaniem dla mened erów odpowiedzialnych za rozwój informatyki w firmie jest zachowanie spójno ci ze strategi biznesow. Budowa efektywn organizacj biznesow to znaczy równie wdra a elastyczne procesy biznesowe i rozwi zania informatyczne wspieraj ce je. Bez tej elastyczno ci o sukces rynkowy b dzie coraz trudniej. Ponadto rozwi zania informatyczne nale y traktowa nie jako specjalistyczne narz dzia, które maj s u y jedy-

2 210 H. Wyr bek nie poprawie efektywno ci funkcjonowania organizacji, ale b d równie or em firmy w budowie przewagi konkurencyjnej, które pozwol odró ni oferowane produkty i us ugi od konkurencji, zapewniaj c jej wi ksz elastyczno oraz wspomog biznes w rozwi zaniu konkretnych problemów biznesowych. W artykule przedstawiam wykorzystanie systemu informatycznego SAP R/3 ERP, jako narz dzia wspomagaj cego zarz dzanie procesami logistycznymi w przedsi biorstwie Polimex-Mostostal w Zak adzie Logistyki. Istota logistyki Poj cie logistyka w ostatnich latach cieszy si du ym zainteresowaniem i upowszechnieniem zarówno w literaturze ekonomicznej, jak i w praktyce gospodarczej. Nawi zuj c do J. Majewskiego, logistyka jest poj ciem do pojemnym. Znaczenie tego s owa naj atwiej jest wyja ni, odwo uj c si do jego etymologii. Literatura przedmiotu podaje klasyczne ju i cz sto cytowane pochodzenie s owa logistyka" od greckiego s owa logystykos, oznaczaj cego sztuk liczenia lub aci skiego okre lenia logisticus, oznaczaj cego osob racjonaln, zdoln do logicznego my lenia, ale równie odsy a do francuskiego wyrazu logisti ue - oznaczaj cego praktyczn sztuk przemieszczania armii i zwi zane z tym prace 1. W literaturze natomiast mo na znale ró ne znaczenia poj cia logistyka, odnosz ce si zarówno do praktyki gospodarczej, jak i do dziedziny wiedzy ekonomicznej. Wed ug F.J. Beiera i K. Rutkowskiego przez logistyk rozumie si z regu y poj cie oznaczaj ce zarz dzanie dzia aniami przemieszczania i sk adowania, które maj u atwi przep yw produktów z miejsc pochodzenia do miejsc finalnej konsumpcji, jak równie zwi zan z nimi informacj w celu zaoferowania klientowi odpowiedniego poziomu obs ugi po rozs dnych kosztach 2. W definicji tej autorzy odnosz poj cie logistyki g ównie do dzia alno ci praktycznej. Wynikaj z niej trzy zadania stawiane logistyce: koordynacja przep ywu surowców, materia ów i wyrobów gotowych do konsumentów, minimalizacja kosztów tego przep ywu, podporz dkowanie dzia alno ci logistycznej wymogom obs ugi klienta. Logistyka obejmuje planowanie, koordynacj i sterowanie, zarówno w czasie, jak i w przestrzeni przebiegiem procesów realnych w przedsi biorstwie, w celu efektywnego osi gania przez niego po danych celów 3. Uogólniaj c pogl dy powszechnie wyra ane w literaturze, mo na wyró ni przynajmniej trzy podstawowe koncepcje logistyki: logistyka to proce- 1 J. Majewski, Informatyka dla Logistyki, Instytut Logistyki i Magazynowania, Pozna 2008, s F. J. Beier, K. Rutkowski, Logistyka, Szko a G ówna Handlowa, Warszawa 1995, cyt. za Cz. Skowronek, Z. Sarjusz-Wolski, Logistyka w przedsi biorstwie, PWE, Warszawa 2003, s Z. Pi tkowski, M. Sankowski, Logistyka, Oficyna Wydawnicza WSEiZ w Warszawie, 2005, s. 12. Seria: Administracja i Zarz dzanie (17)2011 ZN nr 90

3 Zintegrowany system informatyczny w zarz dzaniu logistyk 211 sy fizycznego przep ywu dóbr materialnych surowców, materia ów, pó fabrykatów, wyrobów gotowych w przedsi biorstwie, a tak e mi dzy przedsi biorstwami, oraz przep ywy strumieni informacyjnych odzwierciedlaj ce procesy rzeczowe i wykorzystywane w sterowaniu tymi procesami, logistyka to pewna koncepcja, filozofia zarz dzania procesami realnymi (przep ywem dóbr), oparta na zintegrowanym, systemowym ujmowaniu tych procesów, logistyka to dziedzina wiedzy ekonomicznej, badaj ca prawid owo ci i zjawiska przep ywu dóbr i informacji w gospodarce, a tak e w poszczególnych jej ogniwach 4. Najcz ciej formu owanymi cechami, w a ciwo ciami i za o eniami poj cia logistyki s : transformacja czasowo-przestrzenna przep ywu surowców, materia- ów do produkcji i wyrobów gotowych do konsumentów, przyporz dkowanie przep ywu informacji przep ywom fizycznym, koordynacja wymienionych przep ywów w skali przedsi biorstwa i powi za mi dzy jego partnerami rynkowymi, minimalizacja kosztów tego przep ywu, podporz dkowanie dzia alno ci logistycznej wymogom obs ugi klienta, integracja funkcji planowania, sterowania, oraz organizacji i kontroli procesów logistycznych, wyodr bnienie zakresu i struktury przedmiotu dzia alno ci logistycznej. Przedmiotem zainteresowania logistyki s procesy sprawnego i efektywnego zarz dzania przep ywami surowców, materia ów do produkcji, wyrobów gotowych oraz zwi zanej z nimi informacji. Celem wprowadzenia sprawnie funkcjonuj cych rozwi za logistycznych w przedsi biorstwie jest bezpo rednia minimalizacja kosztów, jak i uzyskanie innych efektów usprawniaj cych funkcjonowanie firmy, jako a cucha logistycznego i popraw jej wizerunku. Ka de z przytoczonych tu okre le w jaki sposób odnosi si do dzisiejszych, gospodarczych zada logistyki, chocia to ostatnie znaczenie wydaje si by najbardziej zbli one do dzisiejszego jej rozumienia, aczkolwiek w odniesieniu do rzeczywisto ci gospodarczej. Pojemno s owa logistyka upowa nia do uto samiania z nim wszystkich zada zwi zanych z przemieszczaniem czegokolwiek i jakkolwiek. Niezale nie od specyfik i charakterystyk ró nych firm, wyzwania i cele stawianie przed logistyk s podobne. Przede wszystkim chodzi o to, aby przedsi biorstwa dzi ki logistyce wypracowa y sposoby i metody poszerzania dominacji na rynku, korzystne zarówno dla wysokiej jako ci produktów i us ug, jak i redukcji kosztów. Wzrost konkurencji pomi dzy firmami sprawia, e przywi zuj one coraz wi ksz wag do zwi kszania jako ci produkowanych dóbr i wiadczonych us ug, zmniejszaj c natomiast znaczenie wzrostu kosztów ich dystrybucji. Ze strategicznego punktu widzenia, celem logistyki powinno by okre lenie stopnia wzrostu dodatkowych dochodów firmy, b - 4 Cz. Skowronek, Z. Sarjusz-Wolski, Logistyka w przedsi biorstwie, PWE, Warszawa 2003, s. 18. ZN nr 90 Seria: Administracja i Zarz dzanie (17)2011

4 212 H. Wyr bek d cego nast pstwem zwi kszania zysku w wyniku wzrostu jako ci produktu logistycznego, którym jest towar lub us uga. Wed ug P. Blaika, do podstawowych celów logistyki nale : zaoferowanie w a ciwych produktów i informacji we w a ciwej ilo ci i jako ci, miejscu i czasie oraz przy w a ciwych kosztach, kszta towanie optymalnej struktury i relacji mi dzy poziomem kosztów a poziomem wiadczonych us ug (optimum mi dzy d eniem do niskich kosztów i d eniem do wysokiego poziomu us ug i obs ugi klientów, sprawne i efektywne przep ywy dostosowane do wymogów klientów, kosztowo zorientowana transformacja dóbr i warto ci (korzy ci) wzd u a cucha warto ci i kana u rynku, odkrywanie i kreowanie nowych potencja ów efektywno ci oraz wspomaganie rynkowego sukcesu przedsi biorstwa 5. W logistyce chodzi g ównie o kreowanie i wykorzystanie potencja ów efektywno ci oraz systemowe wspomaganie rynkowej orientacji przedsi biorstwa, a jej integracja jest zorientowana na wzrost wiadcze na rzecz klientów 6. Wed ug H. Pfohla i R. Large a podstawowa teza dotycz ca organizacyjnej strukturyzacji i kszta towania koncepcji logistyki zak ada, e wysoka koncentracja zada logistycznych w wyodr bnionych jednostkach organizacyjnych u atwia procesy koordynacyjne w sferze logistyki i w skali ca ego przedsi biorstwa 7. Zintegrowane systemy informatyczne wspomagaj ce zarz dzanie procesami logistycznymi Zastosowanie systemów informatycznych w zarz dzaniu stanowi, od pocz tku rozwoju informatyki, istotny czynnik usprawniania funkcjonowania przedsi biorstw. Wspó czesne zintegrowane systemy zarz dzania wykorzystuj ce uniwersalne techniki i standardy s obecnie stosowane niemal powszechnie w organizacjach niezale nie od ich wielko ci (nawet przedsi biorstwa zatrudniaj ce kilkana cie osób mog pozwoli sobie na taka inwestycj ), z o- ono ci i rodzaju produkcji lub rodzaju procesu produkcyjnego. Nale y zauwa y, i protoplast tego typu wspó czesnych systemów by y powszechnie wdra ane w latach 60. ubieg ego wieku systemy zarz dzania gospodark magazynow (IC - lnventory Control). Wspó czesne zintegrowane systemy zarz dzania s reprezentowane przez kilka klas standardowych rozwi za. Mo na w ród nich wymieni systemy: MRP (Materia Re uirments Planing), 5 P. Blaik, Logistyka, wyd. II, PWE, Warszawa 2001, s Ibidem, s H. Pfohl, R. Large, Zur Eingliederung der Logistik in die Aufbauorganisation von Unternehmen,Landsberg, cyt. za: P. Blaik, Logistyka, wyd. II, PWE, Warszawa 2001, s Seria: Administracja i Zarz dzanie (17)2011 ZN nr 90

5 Zintegrowany system informatyczny w zarz dzaniu logistyk 213 MRP II (Manufacturing Resource Planing), ERP (Enterprice Resource Planing), CRM (Customer Relationship Management) 8. Profil dzia alno ci badanego przedsi biorstwa Dzia alno Polimex-Mostostal koncentruje si w czterech podstawowych obszarach: generalnym wykonawstwie, us ugach budowlano-monta- owych, produkcji oraz us ugach serwisowych i remontowych. Generalne wykonawstwo jest ukierunkowane na realizacj obiektów przemys owych oraz budownictwo ogólne, w tym drogownictwo, kolejnictwo i budownictwo mieszkaniowe. Us ugi budowlano-monta owe obejmuj budownictwo kubaturowe oraz monta e ró nego typu ci gów technologicznych. Produkcja koncentruje si na wykonawstwie konstrukcji stalowych oraz wyrobów stalowych, w du ej cz ci ocynkowanych ogniowo. Wytwarzane s te urz dzenia elektryczne i energetyczne. Natomiast us ugi serwisowe i remontowe s ukierunkowane na utrzymanie ruchu linii produkcyjnych zak adów przemys owych. Polimex-Mostostal wytwarza wyroby stalowe do budowy hal, centrów handlowych, obiektów sportowych i u yteczno ci publicznej, dla energetyki, petrochemii, hutnictwa i telekomunikacji i in. Oferta obejmuje mi dzy innymi: konstrukcje budowlane, zbiorniki ci nieniowe, silosy, kominy, wie e, mosty, wiadukty, k adki, estakady, barierki, kontenery, pojemniki stalowe, palety do transportu m.in. butli gazowych, szk a, kraty pomostowe zgrzewane i prasowane, konstrukcje ze stali nierdzewnej. Firma oferuje zabezpieczanie antykorozyjne wyrobów stalowych metodami cynkowania ogniowego (zanurzeniowego), duplex (cynkowanie + malowanie hydrodynamiczne), malowania hydrodynamicznego. Rocznie produkuje si ponad 110 tys. ton wyrobów stalowych w tym krat pomostowych. Odbiorcami wyrobów stalowych s klienci z Niemiec, Austrii, Norwegii, Szwecji, Finlandii, Danii, Francji, Belgii, Luksemburga, Szwajcarii, Holandii, W och, Anglii oraz USA i krajów Afryki Pó nocnej. Polimex-Mostostal jako jedno z nielicznych polskich przedsi biorstw jest w stanie wiadczy pe en zakres us ug in ynieryjno-budowlanych, monta owych i serwisowych oraz realizowa we w asnym zakresie wszystkie fazy nawet najbardziej wymagaj cych projektów inwestycyjnych w kraju oraz poza jego granicami. Firma ta jest liderem sektora in ynieryjno-budowlanego w Polsce, w swojej bogatej historii osi gn a skal dzia ania zapewniaj c przewag konkurencyjn, wyró niaj c si szerokim i komplementarnym zakresem us ug. Ca a Grupa Kapita owa ma umiej tno realizacji du ych zada inwestycyjnych na potrzeby ró nych bran przemys u, wykorzystuj c tak e mo liwo przej cia do bran pokrewnych z wykorzystaniem dotychczasowych umiej tno ci i referencji. 8 A. Barczak, J. Florek, T. Sydoruk, Projektowanie zintegrowanych systemów informatycznych zarz dzania, Wydawnictwo Akademia Podlaska, Siedlce, 2006, s. 63. ZN nr 90 Seria: Administracja i Zarz dzanie (17)2011

6 214 H. Wyr bek Polimex-Mostostal przywi zuje bardzo du wag do rozwoju i umacniania pozycji w bran y, systematycznie podnosz c swoj konkurencyjno na rynkach. Grupa konsekwentnie d y do zwi kszania nacisku na optymalizacj kosztów i popraw rentowno ci realizowanych kontraktów. Kontynuuje si proces optymalizacji dzia alno ci operacyjnej Grupy Kapita owej poprzez b d c w toku restrukturyzacj, która obejmuje po czenie wybranych spó ek w segmencie chemicznym i energetycznym oraz konsolidacj spó ek projektowych dla umo liwienia wiadczenia kompleksowych us ug i u atwienia samodzielnej realizacji du ych projektów. Metod powi kszania Grupy i wzrostu warto ci akcji w redniej i d ugiej perspektywie jest inwestowanie w rozwój organiczny Spó ki i Grupy w Specjalnych Strefach Ekonomicznych. W celu dalszego obni ania kosztów finansowania dzia alno ci Spó ki, zbywa si niektóre aktywa, zw aszcza nieruchomo ci deweloperskie. Polityka Grupy polega mi dzy innymi na sta ej analizie rynku pod k tem mo liwych, potencjalnych przej spó ek o komplementarnym profilu dzia alno ci. Grupa Polimex-Mostostal d y do utrzymywania stabilnego rozwoju oraz pozycji lidera bran y in ynieryjno-budowlanej dzi ki: sta emu umacnianiu pozycji w generalnym wykonawstwie, ci g emu zwi kszaniu aktywno ci na rynku us ug energetycznych i ochrony rodowiska, rozwojowi aktywno ci w drogownictwie i kolejnictwie, zwi kszaniu zaanga owania w budow stadionów w ramach Euro 2012, sukcesywnemu wzrostowi wielkoprzemys owej produkcji wyrobów stalowych, rozwojowi wspó pracy z najwi kszymi wiatowymi firmami in ynierskimi. W Polimex-Mostostal funkcjonuje Zintegrowany System Zarz dzania (ZSZ) wdro ony i certyfikowany wg wymaga norm mi dzynarodowych PN-EN ISO 9001:2008, PN-EN ISO 14001:2005, PN-N-18001:2004, PN-EN ISO :2007, AQAP 2110:2006, PN-N 19001:2006, Dyrektywa 97/23/WE, (WSK), PN-EN : 2007(ZKP), uzupe niony o paszporty bezpiecze stwa VCA SCC wydane 20 pracownikom. Zak ad Logistyki i jego zadania Zak ad Logistyki (rys. 1) w strukturach przedsi biorstwa podlega pod Pion Operacyjny. Podstawowym zadaniem procesu logistycznego jest planowe i ekonomicznie uzasadnione zaopatrywanie zak adów produkcyjnych w materia y oraz terminowe i tanie dostarczanie produktów i wyrobów gotowych do klienta z zastosowaniem kryteriów WSK zgodne z norm PN-N-19001, a tak e d enie do ci g ego doskonalenia procesu w celu zmniejszenia zagro e dla rodowiska i zdrowia ludzkiego. Seria: Administracja i Zarz dzanie (17)2011 ZN nr 90

7 Zintegrowany system informatyczny w zarz dzaniu logistyk 215 Rys. 1. Schemat organizacyjny Zak adu Logistyki Fig. 1. Organization chart of the Logistics Plant ród o: materia y Polimex-Mostostal. Source: Polimex Mostostal materials. Logistyka materia ów i produktów jest procesem nale cym do Programu Ksi gi Zintegrowanego Systemu Zarz dzania. Osob odpowiedzialn za proces jest dyrektor Zak adu Logistyki. Proces Logistyki materia owej i zaopatrzenia podzielony jest na trzy podprocesy, z których ka dy posiada ci le wyznaczone procedury, przedmiot, zakres, cele oraz osob odpowiedzialn za przebieg danego podprocesu. Podprocesami tymi s : zaopatrzenie i gospodarka materia owa, magazynowanie i spedycja oraz dobór i ocena dostawców. Pierwszym z procesów jest Zaopatrzenie i gospodarka materia owa, wyznaczona procedura nakre la przebieg najwa niejszych czynno ci w tym procesie. Przedmiotem procedury jest tok post powania przy zakupach, dostawach, sk adowaniu i wydawaniu materia ów. Drugim podprocesem sk adaj cym si na proces Logistyki materia ów i produktów jest magazynowanie i spedycja. Najwa niejszymi celami tego podprocesu s spe nianie oczekiwa klienta poprzez terminowe dostarczanie produktów przy jednoczesnym zachowaniu wysokiej jako ci podczas magazynowania, a tak e monitorowanie i analizowanie kosztów spedycji. Przedmiotem obj tym t procedur jest tok przep ywu dokumentów lub dyspozycja z zak adów spó ki, polegaj ce na przyj ciu wyrobu na MWG, magazynowaniu, wydaniu z magazynu i dostarczaniu wyrobu do klienta. Natomiast ostatnim podprocesem jest dobór i ocena dostawców, którego celem jest okre lenie dzia a podejmowanych w procesie doboru i oceny kwalifikowanych dostawców. Przedmiotem procedury tego procesu jest tok post powania w celu dokonania wyboru najlepszych dostawców. ZN nr 90 Seria: Administracja i Zarz dzanie (17)2011

8 216 H. Wyr bek G ówne tendencje w rozwoju organizacji i zarz dzania w przedsi biorstwach w nadchodz cych latach s zwi zane z wiedz uczestników organizacji i z rozwojem technologii informatycznej, które s g ównymi si ami wnosz cymi rewolucyjne przekszta cenia w organizowaniu i rozwoju przedsi biorstw. Na rynku pojawia si coraz wi cej organizacji wykorzystuj cych technologie informacyjne. Tempo zmian w otoczeniu rynkowym nieustannie ro nie. Organizacja, aby móc przetrwa na rynku, musi te zmiany wyprzedza. Jednym ze sposobów zbudowania przewagi konkurencyjnej s rozwi zania informatyczne, które zak adaj zastosowanie technologii informacyjnej w celu doskonalenia dotychczasowych modeli biznesowych. We wspó czesnej organizacji wprowadza si wiele systemów oprogramowania dla realizacji celów biznesowych, m.in. oprogramowanie klasy ERP. Zastosowanie tego typu rozwi za pomaga lepiej zrozumie prawa rz dz ce rynkiem poprzez dostarczanie informacji oraz pozwala na szerokie ich wykorzystanie dla celów analitycznych i prognostycznych. Przedsi biorstwo Polimex-Mostostal S.A. od wielu lat korzysta z mo liwo ci tego typu oprogramowania a tak e nieustannie je rozwija. Jednym z pierwszych by program pracuj cy jeszcze w rodowisku DOS a mianowicie Exact Globe for DOS, nast pnie Exact Globe 2003 Enterprise a ostatnio aplikacja SAP ERP R/3. Program SAP ERP R/3 System R/3 firmy SAP jest zintegrowanym, szeroko parametryzowalnym systemem wspomagaj cym zarz dzanie przedsi biorstwem i organizacjami gospodarczymi. Zrealizowany jest w technologii klient-serwer z j zykiem programowania wykorzystuj cym rodowisko rozwojowe ABAP/4 i R/3 Basis. Wspomaga zarz dzanie relacjami z klientami, dostawcami, partnerami logistycznymi, dostawcami us ug finansowych oraz pracownikami. Umo liwia przedsi biorstwu przystosowanie prowadzonej dzia alno ci do zmieniaj cych si wymaga klientów oraz rynku. Pakiet SAP R/3 tworz nast puj ce modu y: Sprzeda i Dystrybucja - Sales and Distribution (SD) Gospodarka Materia owa - Materials Management (MM) Planowanie Produkcji - Production Planning (PP) Finanse - Financial Accounting (FI) Controlling - Controlling (CO) rodki Trwa e - Assets Management (AM) System Projektowy - Project System (PS) Przep ywy Robocze - Worklflow (WF) Rozwi zania bran owe Industry Solutioons (IS) Zarz dzanie Jako ci - Quality Management (QM) Utrzymanie Zak adu i Zarz dzanie Serwisem - Plant Maintenance and Service Mgmt (PM) Zarz dzanie Kadrami - Human Resource (HR) Seria: Administracja i Zarz dzanie (17)2011 ZN nr 90

9 Zintegrowany system informatyczny w zarz dzaniu logistyk 217 Wszystkie modu y aplikacyjne funkcjonuj w sposób zintegrowany, co oznacza, e np. efekty wykonania transakcji materia owej w systemie MM s widoczne natychmiast zarówno w FI, jak i w CO. Poni ej zechce bli ej przedstawi jedne z podstawowych modu ów a mianowicie FI, SD, MM i PS. Zastosowania modu u MM w Zak adzie Logistyki W zale no ci od wymaga, dane przedsi biorstwo mo e zdecydowa si na implementacj nast puj cych procesów SAP: przetwarzanie zapyta ofertowych i zapyta klientów, przetwarzanie ofert, wprowadzanie zlece sprzeda y, planowanie dostaw, kontrola dost pno ci, schematy ustalania cen, kontrola kredytów, fakturowanie, pakowanie, wysy ka, p atno ci klientów, zaleg e p atno ci klientów, dzia alno marketingowa klientów, listy pobra i procesy pobra, potwierdzenie pobrania, proces gospodarki magazynowej, zarz dzanie transportem, raporty dotycz ce sprzeda y 9. Podstawowym zadaniem procesu logistycznego w Zak adzie Logistyki jest planowe i ekonomicznie uzasadnione zaopatrywanie zak adów produkcyjnych w materia y oraz terminowe i tanie dostarczanie produktów i wyrobów gotowych do klienta. Bardzo wa nym elementem wype nienia tego zadania jest uczestnictwo systemu SAP i jego modu ów. Ka dy z poszczególnych modu ów w wi kszym lub mniejszym stopniu bierze udzia w tym procesie. Podstawowe modu y takie jak FI, SD, PS, CO czy MM w trakcie ka dego przebiegu produkcyjnego nieustannie nape niaj si danymi, uzupe niaj si i korzystaj ze swoich zasobów. Jednak e zasadnicz rol w funkcjonowaniu Zak adu Logistyki i jej zadaniach spe nia Modu MM. St d te, aby zobrazowa umiejscowienie poszczególnych funkcjonalno ci logistycznych omówi poszczególne etapy, procesy i czynno ci wykonywane w Module MM. 9 V. Kale, SAP R/3 Przewodnik dla menad erów, Wydawnictwo HELION, Gliwice, 2001, s ZN nr 90 Seria: Administracja i Zarz dzanie (17)2011

10 218 H. Wyr bek Konfiguracja Modu u MM Z uwagi na integracj modu ow Modu MM zawiera szereg istotnych sta ych danych, które s wykorzystywane przez inne modu y systemu SAP R/3 i które wymagaj parametryzacji w pocz tkowej fazie konfiguracji ca ego systemu. Do danych tych przede wszystkim nale y zaliczy : zak ad, sk ad, dzia zaopatrzenia, dane podstawowe (materia ów i dostawców), rodzaje materia ów, grupy materia owe, wycena zapasów. Podsumowanie Przeprowadzona analiza wykorzystania modu u MM wykaza a dobre i z e strony systemu oraz szanse i zagro enia stoj ce przed przedsi biorstwem. W wyniku analizy zachodz cych procesów logistycznych stwierdzono w szczególno ci: 1. Procesy logistyczne w zaopatrzeniu i gospodarce materia owej s szczegó owo scharakteryzowane, posiadaj swoje ramy i okre lone kroki, jakie w ich realizacji nale y wykonywa. 2. Zadania, które zosta y postawione przed modu em MM wykonywane s we w a ciwym zakresie. Operacje gospodarcze przeprowadzane za po rednictwem transakcji modu u MM maj swe odzwierciedlenie w zapisach Ksi gi G ównej. Ich sprawny przebieg jest utrzymywany równie dzi ki dobrze funkcjonuj cemu Zintegrowanemu Systemowi Zarz dzania i na chwil obecn oprócz ma ych usprawnie zasadniczo nie wymagaj poprawy. 3. Problem z zapewnieniem szybko ci i przejrzysto ci dzia ania zarówno na etapie zamawiania i dostarczania materia ów, jak i samej produkcji. Nadmiar dokumentów i fizyczny obrót nimi powoduje cz ste opó nienia w realizacji poszczególnych czynno ci w procesach, wp ywaj c na ich ca o ciowy czas trwania i ogóln sprawno dzia ania. 4. W przypadku powsta ych w wyniku procesu technologicznego zwrotów materia owych i odpadów, zakwalifikowanych ostatecznie, jako materia y pe nowarto ciowe, post puje si jak w przypadku przyj cia dostawy. Tym samym materia y (b d ce na tym etapie zwrotami materia owymi) s powtórnie identyfikowane i odbierane jako ciowo, pomimo wykonania tych czynno ci przy przyjmowaniu dostawy, z której dane zwroty pochodz. 5. Brak konsekwencji w ród dostawców w zakresie dostarczania faktury razem z dostaw materia ow oraz w sposobie w a ciwego Seria: Administracja i Zarz dzanie (17)2011 ZN nr 90

11 Zintegrowany system informatyczny w zarz dzaniu logistyk 219 identyfikowania dostawy (odniesienie do zamówienia oraz opis materia u). 6. W celu wyeliminowania istniej cych niedoci gni oraz dla poprawy sprawno ci badanych procesów, zaproponowano nast puj ce usprawnienia, odnosz ce si w szczególno ci do skrócenia czasu trwania analizowanych procesów logistycznych: 7. Zastosowanie systemu kodów kreskowych w obrocie materia owym pomi dzy produkcj a magazynami hutniczym, technicznym, chemicznym oraz na wyrobach gotowych. Dokumenty papierowe fizycznie razem z materia em a pó niej z wyrobem gotowym przemieszczaj si pomi dzy magazynem, produkcj i na koniec magazynem wyrobów gotowych. Materia y w procesie produkcyjnym cz sto s przemieszczane z miejsca na miejsce zanim ostatecznie powstanie produkt ko cowy a jako wyrób gotowy trafiaj kolejno do dzia u pakowania, a nast pnie na stanowisko kompletowania paczek. Wprowadzenie kodów kreskowych usprawni oby obrót w tym zakresie i zniwelowa o problem zagini dokumentów, który powodowa przestoje na produkcji w magazynach a tak e podczas wydawaniu kompletów paczek do transportu. 8. Wprowadzenie elektronicznego obiegu atestów w ewidencji materia owej w przychodach do magazynów hutniczych i technicznych, wykorzystywanej pó niej w produkcji. Dzi ki wprowadzeniu elektronicznego obiegu atestów, ka dy atest przed zewidencjonowaniem b dzie skanowany i zamieszczany w systemie komputerowym, dzi ki czemu zak ady produkcyjne oraz s u by kontroli jako ci b d dysponowa y sta ym i natychmiastowym wgl dem we wszystkie istniej ce atesty. 9. Elektroniczny obieg faktur. Obecnie w firmie istnieje problem z opó nieniami w regulowaniu p atno ci za materia y. Wynika on z faktu, i przychodz ce od dostawców faktury nie maj odniesienia do zamówienia zakupu oraz w a ciwie wyszczególnionej specyfikacji materia u, oraz tego, kto jest za nie odpowiedzialny. Cz sto zdarza o si, i faktury kr y y po przedsi biorstwie niejako w poszukiwaniu osoby odpowiedzialnej za z o enie konkretnego zamówienia. Powodowa o to opó nienia w p atno ciach, a co za tym idzie kary, za ich nieterminowe regulowanie. Wprowadzenie elektronicznego obiegu faktur oraz konsekwentne wymaganie od dostawców w a ciwego wystawiania faktur wyeliminowa oby ten problem. 10. Zastosowanie dla materia ów traktowanych jako zwroty z produkcji metody automatycznych przeksi gowa materia ów pomi dzy zleceniami bez konieczno ci zwracania materia ów do magazynów (u ycie ruchu materia owego tzw. ZW/RW). Wprowadzenie takiego ruchu zaoszcz dzi czas, który trzeba po wi ci na wykonanie tych czynno ci oraz ograniczy problem zalegania materia u na produkcji oraz przy pieszy proces rozliczania zlece. ZN nr 90 Seria: Administracja i Zarz dzanie (17)2011

12 220 H. Wyr bek Ponadto, w celu stworzenia w a ciwych warunków dla zarz dzania procesami logistycznymi, zaproponowano nast puj ce rozwi zania: 1. Poprawa komunikacji wewn trznej - nale y d y do wzrostu wiadomo ci jej znaczenia oraz umiej tno ci skutecznej komunikacji poprzez przeszkolenie osób zajmuj cych stanowiska kierownicze z zagadnie odnosz cych si do danej tematyki. Sprawnie dzia aj ca komunikacja wewn trzna wp ywa na polepszenie atmosfery pracy, zwi ksza poziom wiedzy i skuteczno ci w zakresie procesów maj cych miejsce w danym przedsi biorstwie. 2. Zwi kszenie mo liwo ci rozwoju pracowników. W zakresie szkole zawodowych dla nowych pracowników mo liwym rozwi zaniem jest szkolenie przygotowuj ce i wprowadzaj ce, czyli przyuczenie nowych pracowników do pracy na danym stanowisku i wyposa enie ich w odpowiedni wiedz, której nie otrzymali w systemie edukacyjnym. Natomiast dla do wiadczonych pracowników zastosowanie finansowania studiów podyplomowych w zakresie wykonywanego zawodu i zajmowanego stanowiska. 3. Wprowadzenie dzia a wspieraj cych innowacyjno pracowników przedsi biorstwa przez utworzenie Biura Rozwoju i Innowacji. Biuro zajmowa oby si koordynacj i nadzorem nad dzia aniami maj cymi na celu kreowanie i wdra anie innowacyjnych produktów i technologii (procesów) oraz optymalizacj kosztów zwi zanych z istniej cymi procesami produkcyjnymi i logistycznymi danego przedsi biorstwa a tak e przygotowaniem i koordynacj wewn trznej polityki wspierania innowacyjno ci w organizacji. Zaproponowane usprawnienia, zdaniem autora pracy, wp yn pozytywnie na rozwój i lepsze wykorzystanie modu u MM, co równie b dzie mia o odzwierciedlenie w sprawniejszym funkcjonowaniu procesów logistycznych. Ca o wszystkich dzia a ewidentnie powinno prze o y si na popraw skuteczno ci i ekonomicznej efektywno ci dzia ania analizowanego przedsi biorstwa. Bibliografia Barczak A., Florek J., Sydoruk T., Projektowanie zintegrowanych systemów informatycznych zarz dzania, Wydawnictwo Akademia Podlaska, Siedlce, Beier F.J., Rutkowski K., Logistyka, Szko a G ówna Handlowa, Warszawa 1995, cyt. za Cz. Skowronek, Z. Sarjusz-Wolski, Logistyka w przedsi biorstwie, PWE, Warszawa Blaik P., Logistyka, wyd. II, PWE, Warszawa Pfohl H., Large R., Zur Eingliederung der Logistik in die Aufbauorganisation von Unternehmen,Landsberg, cyt. za: P. Blaik, Logistyka, wyd. II, PWE, Warszawa Kale V., SAP R/3 Przewodnik dla menad erów, Wydawnictwo HELION, Gliwice, Seria: Administracja i Zarz dzanie (17)2011 ZN nr 90

13 Zintegrowany system informatyczny w zarz dzaniu logistyk 221 Majewski J., Informatyka dla Logistyki, Instytut Logistyki i Magazynowania, Pozna Pi tkowski Z., Sankowski M., Logistyka, Oficyna Wydawnicza WSEiZ w Warszawie, Skowronek Cz., Sarjusz-Wolski Z., Logistyka w przedsi biorstwie, PWE, Warszawa ZN nr 90 Seria: Administracja i Zarz dzanie (17)2011