REGULAMIN FUNKCJONOWANIA SYSTEMU KONTROLI ZARZĄDCZEJ w Gimnazjum nr 1 z Oddziałami Dwujęzycznymi im. W. Korfantego w Mysłowicach

Transkrypt

1 1 REGULAMIN FUNKCJONOWANIA SYSTEMU KONTROLI ZARZĄDCZEJ w Gimnazjum nr 1 z Oddziałami Dwujęzycznymi im. W. Korfantego w Mysłowicach Spis treści strona 1. Wprowadzenie ) Cel i zakres dokumentu ) Terminologia Idea systemowej kontroli zarządczej Struktura odpowiedzialności w ramach Systemu Kontroli Zarządczej w Szkole ) Zadania i kompetencje Dyrektora Szkoły w zakresie kontroli zarządczej. 3 2) Zespół ds. Kontroli Zarządczej ) Pełnomocnik ds. Kontroli Zarządczej ) Właściciel Ryzyka ) Audytor Wewnętrzny (audytorzy) Przebieg procesu kontroli zarządczej w Szkole ) Misja, cele, wskaźniki i zadania Szkoły ) Identyfikacja ryzyka wynikająca z realizacji celów szkoły ) Analiza i ocena ryzyka. 5 4) Ustalenie progu akceptowalności i sposobu postępowania z ryzykiem ) Wdrożenie planów postępowania z ryzykiem, monitorowanie i przegląd ryzyka 6 6) Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej Organizacja kontroli zarządczej ) Przestrzeganie wartości etycznych ) Kompetencje zawodowe. 6 3) Struktura organizacyjna.. 7 4) Delegowanie uprawnień.. 7 5) Misja i wizja działalności Szkoły 7 6) Zarządzanie ryzykiem. 8 7) Kategoryzacja ryzyk ) Ocena ryzyka i mechanizmów kontroli 9 9) Mechanizmy kontroli 12 10) Nadzór ) Ciągłość działalności 12 12) Monitorowanie i ocena 12 13) Ochrona zasobów i mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych 13 14) Informacja i komunikacja 13 15) Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej Procedury wewnętrzne w zakresie kontroli zarządczej Postanowienia końcowe Załączniki 1) Oświadczenie o stanie funkcjonowania kontroli zarządczej. 15 2) Podsumowanie funkcjonowania kontroli zarządczej ) Wytyczne do oceny prawdopodobieństwa wystąpienia i skutków zaistnienia zdarzeń obarczonych ryzykiem 17 4) Rejestr ryzyk ) Ankieta samooceny kontroli zarządczej kierownicy komórek organizacyjnych ) Ankieta do samooceny kontroli zarządczej pracownicy jednostki 23 7) Arkusz oceny ryzyk ) Identyfikacja oraz ocena istotności ryzyka według obszaru działalności ocena i analiza.. 28

2 2 Podstawa prawna: - art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.), - art ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.), - Rozporządzenie Ministra Finansów z 2 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oświadczenia o stanie kontroli zarządczej (Dz. U. 2010, Nr 238, poz. 1581). 1. Wprowadzenie 1) Cel i zakres dokumentu Celem niniejszego dokumentu jest przedstawienie sposobu organizacji Systemu Kontroli Zarządczej w Gimnazjum nr 1 z Oddziałami Dwujęzycznymi im. W. Korfantego w Mysłowicach. Poszczególne części dokumentu przedstawiają organizację systemu. System Kontroli Zarządczej opiera się na następujących elementach: 1) Misja Szkoły 2) Cele Szkoły 3) Analiza Ryzyka Osiągnięcia Celów 4) Mechanizmy Kontroli (dokumentacja szkoły w zakresie KZ) Analiza powyższych elementów określi, na ile standardy KZ są przestrzegane w szkole, jednocześnie wykryje słabości systemu oraz określi możliwości ich wyeliminowania w celu zapewnienia: 1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, 2) skuteczności i efektywności działania, 3) wiarygodności sprawozdań, 4) ochrony zasobów, 5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, 6) efektywności i skuteczności przepływu informacji, 7) zarządzania ryzykiem. 2) Terminologia Kontrola zarządcza w Gimnazjum nr 1 (szkole) - Kontrolę zarządczą w Gimnazjum nr 1 z Oddziałami Dwujęzycznymi im. W. Korfantego w Mysłowicach stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Ryzyko - Potencjalne zdarzenie, które będzie miało wpływ na wykonywanie zadań bądź osiąganie celów założonych przez jednostkę. SKZ - System Kontroli Zarządczej. Mechanizm kontroli - Rozwiązanie organizacyjne, techniczne lub prawno finansowe służące do ograniczenia poziomu ryzyka. Zarządzanie ryzykiem - Proces systematycznej identyfikacji, analizy, oceny i postępowania z ryzykiem; proces ten obejmuje także monitorowanie ryzyka i środków podejmowanych w celu jego ograniczenia. 2. Idea systemowej kontroli zarządczej Głównym celem wdrożenia Systemu Kontroli Zarządczej w Gimnazjum nr 1 jest zbudowanie systemu, który pozwoli na stworzenie warunków do efektywnego, ekonomicznego i czasowego zarządzania szkołą zgodnie z przepisami ustawy o finansach publicznych oraz osiągania celów strategicznych i operacyjnych Szkoły. Powyższy system zidentyfikuje ryzyko związane z osiąganiem celów Gimnazjum nr 1, a mechanizmy kontroli pozwolą ocenić jego poziom oraz zapewnią: 1) możliwość wczesnego reagowania na występujące zagrożenia wewnętrzne i zewnętrzne poprzez wprowadzenie działań minimalizujących ryzyko,

3 3 2) bieżące monitorowanie wartości ryzyka, 3) minimalizację strat spowodowanych przez nieprzewidziane ryzyka (zagrożenia), 6) większą świadomość pracowników na temat ryzyk oraz stosowanych mechanizmów w ramach kontroli zarządczej. Warunkiem efektywnego wdrożenia kontroli zarządczej są pracownicy Gimnazjum nr 1 zaangażowani we wdrażanie procesów kontroli zarządczej, wśród których najważniejszą rolę odgrywają pracownicy wchodzący w skład zespołu ds. KZ: Pełnomocnik systemu KZ, Właściciel ryzyka oraz Audytorzy systemu. Zespół jest odpowiedzialny za tworzenie okresowych sprawozdań z funkcjonowania KZ w szkole (dyrektor ustala terminy, formę sprawozdania), w tym informacji dotyczących ryzyka w poszczególnych kategoriach (finansowe, strategiczne, operacyjne). Na tej podstawie dyrektor podejmuje decyzje związane ze sposobem postępowania z ryzykiem, którego wartości są nieakceptowane, jak również umożliwiające wydanie stosownego oświadczenia o stanie kontroli zarządczej. 3. Struktura odpowiedzialności w ramach Systemu Kontroli Zarządczej w Szkole W ramach Systemu Kontroli Zarządczej w Gimnazjum nr 1 wyodrębnia się: 1) Zespół ds. Kontroli Zarządczej, 2) Pełnomocnik ds. Koordynacji Kontroli Zarządczej, 3) Właściciel Ryzyka, 4) Zespół Audytu Wewnętrznego. 1) Zadania i kompetencje Dyrektora Szkoły w zakresie KZ: 1) wyznaczanie kierunków rozwoju Systemu Kontroli Zarządczej, 2) ustalenie zakresu obowiązywania Systemu Kontroli Zarządczej, 3) wyznaczenie poziomu akceptowalności ryzyka, 4) podejmowanie decyzji o działaniach przeciwdziałających ryzyku, polegających na zwiększeniu skuteczności i efektywności stosowanych mechanizmów kontroli lub wdrożeniu dodatkowych. 2) Zespół ds. Kontroli Zarządczej 1) Zespół ds. Kontroli Zarządczej to organ pomocniczy Dyrektora Gimnazjum nr 1 składający się z: a) Pełnomocnika ds. KZ, b) Właściciela Ryzyka, c) Audytora (audytorów) wewnętrznego. 2) Do głównych zadań Zespołu należy: a) rekomendowanie Dyrektorowi Gimnazjum nr 1 kierunków rozwoju Systemu Kontroli Zarządczej, b) opiniowanie wyników analizy i oceny ryzyka, c) rekomendowanie poziomu akceptowalności ryzyka, d) opiniowanie proponowanych metod postępowania z ryzykiem i rekomendowanie ich dyrektorowi, e) wyznaczenie sposobu budżetowania działań na postępowanie z ryzykiem, f) wspieranie działań na rzecz zwiększenia świadomości w zakresie kontroli zarządczej, 3) Częstotliwość i przedmiot spotkań Zespołu ds. Kontroli Zarządczej ustala Przewodniczący Zespołu. Spotkania powinny odbywać się zgodnie z przyjętą częstotliwością dokonywania ocen ryzyka i mechanizmów kontroli (minimum raz w roku). 3) Pełnomocnik ds. Kontroli Zarządczej Pełnomocnik ds. Kontroli Zarządczej koordynuje poprawne funkcjonowanie Systemu Kontroli Zarządczej w Gimnazjum nr 1. 4) Właściciel Ryzyka a) Właściciel Ryzyka to osoba odpowiedzialna za zarządzanie ryzykiem finansowym, osobowym i strategicznym. b) Zakres odpowiedzialności i uprawnień Właściciela Ryzyka:

4 4 koordynowanie i zarządzanie ryzykiem, w tym okresowa analiza i ocena ryzyka, jak również analiza i ocena stosowanych mechanizmów kontroli, przygotowanie propozycji sposobu postępowania z ryzykiem oraz wdrażanie planów postępowania z ryzykiem, bieżące monitorowanie ryzyka oraz dostarczanie na czas kompletnej i wiarygodnej informacji na temat ryzyka oraz mechanizmów kontroli, współpraca z Pełnomocnikiem ds. Kontroli Zarządczej w zakresie niezbędnym dla zapewnienia efektywnego Systemu Kontroli Zarządczej, 5) Audytor Wewnętrzny (audytorzy) a) Audytor Wewnętrzny w ramach SKZ odpowiada za dostarczenie obiektywnej oceny efektywności, adekwatności i skuteczności funkcjonującego systemu, poprzez przeprowadzenie niezależnej oceny jakości procesu kontroli zarządczej. b) Do głównych zadań Audytora Wewnętrznego w ramach Systemu Kontroli Zarządczej należy: 1) doradztwo we wdrażaniu Systemu Kontroli Zarządczej, 2) przegląd procesu zarządzania ryzykami (strategicznym, finansowym, osobowym), 3) ocena procesu kontroli zarządczej, 4) informowanie o przebiegu procesu kontroli zarządczej, 5) wspieranie rozwoju strategii kontroli zarządczej. 4. Przebieg Procesu kontroli zarządczej w Szkole Proces kontroli zarządczej, zgodnie ze standardami Ministra Finansów, odnosi się do celów i zadań szkoły. Ważne w tym procesie jest identyfikowanie ryzyka i jego ocena, jak również analizowanie sposobów kontroli. Ponadto ważna jest właściwie zorganizowana wymiana informacji na temat ryzyka. Proces kontroli zarządczej ma charakter ciągły i powinien pozwalać na systematyczną analizę misji i celów z niej wynikających oraz analizę ryzyka osiągnięcia tych celów. Jednocześnie analizujemy mechanizmy kontroli w celu doskonalenia funkcjonowania Gimnazjum nr 1. Etapy procesu kontroli zarządczej w Szkole 1) misja i cele, wskaźniki i zadania szkoły 2) identyfikacja ryzyka wynikająca z realizacji celów szkoły, 3) analiza i ocena ryzyka, 4) ustalenie progu akceptowalności ryzyka i postępowanie z ryzykiem, 5) wdrożenie planów postępowania z ryzykiem, monitorowanie i przegląd ryzyka, 6) oświadczenie o stanie kontroli zarządczej 1) Misja, Cele, Wskaźniki i zadania Szkoły 1) Szkoła ma za zadanie wypracować Misję, w której określony jest cel strategiczny. 2) Cel strategiczny może zawierać cele szczegółowe. 3) Cel powinien być mierzalny, a miara oceny powinna być obiektywna. 4) Miarą oceny celu jest wskaźnik, który w sposób obiektywny określi poziom osiągnięcia celu. 5) Cel strategiczny Gimnazjum nr 1 jest realizowany za pomocą zadań, które powinny być monitorowane. 2) Identyfikacja ryzyka wynikająca z realizacji celów szkoły 1) Identyfikacja ryzyka w Gimnazjum nr 1 polega na ustaleniu występującego lub możliwego do wystąpienia ryzyka zagrażającego realizacji celów i zadań. Przyjęto, iż podstawą do budowania Rejestru Ryzyk są cele i zadania wynikające z Misji Gimnazjum nr 1 w Mysłowicach. 2) Ryzyka identyfikowane są przez Zespół ds. KZ na podstawie analizy Misji i celów strategicznych z niej wynikających oraz analizy celów szczegółowych. 3) Właściciel Ryzyka prowadzi Rejestr Ryzyk zgodnie z ustalonym formatem systemu kontroli zarządczej. Pełnomocnik ds. Kontroli Zarządczej gromadzi otrzymane informacje i sporządza na tej podstawie raporty.

5 5 4) Ryzyka zidentyfikowane przez pracowników szkoły: a) każdy pracownik zobligowany jest do informowania Właściciela ryzyka o wszystkich istotnych ryzykach przez niego zidentyfikowanych. Właściciel ryzyka wpisuje ryzyko do rejestru, b) Ryzyka zgłaszamy w formie pisemnej zawierającej szczegółowy opis ryzyka obejmujący przynajmniej: a) nazwę ryzyka, b) potencjalne przyczyny wystąpienia ryzyka. c) właściciel Ryzyka decyduje o umieszczeniu nowego ryzyka w Rejestrze Ryzyk, który przekazywany jest do Pełnomocnika ds. Kontroli Zarządczej. 3) Analiza i ocena ryzyka 1) Analiza i ocena ryzyka dokonywana jest co najmniej raz w roku w terminie ustalonym przez Dyrektora Gimnazjum nr 1. Termin oceny powinien korelować z terminem wydania oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok. 2) Analiza i ocena ryzyka może być dokonywana w następujących formach: narady, warsztaty dla pracowników poświęcone analizie zagrożeń, badanie ankietowe, analiza wyników audytów zewnętrznych i wewnętrznych dokonywanych w Gimnazjum nr 1. 3) wynikiem oceny ryzyka powinno być: a) wypełnione oświadczenie o stanie kontroli zarządczej (zał.1), b) wypełniony arkusz oceny Systemu Kontroli Zarządczej analiza ryzyka (zał.7), c) wypełniony arkusz oceny Systemu Kontroli Zarządczej rejestr ryzyka (zał.4), 4) Pełnomocnik ds. Kontroli Zarządczej przygotowuje następujące informacje na spotkanie Zespołu ds. Kontroli Zarządczej: a) Rejestr Ryzyk, b) propozycję listy ryzyk nieakceptowalnych, c) możliwe działania w zakresie minimalizacji ryzyka. 4) Ustalenie progu akceptowalności i sposobu postępowania z ryzykiem 1) Właściciel Ryzyka w ramach przeprowadzanej oceny ryzyka powinien wskazać ryzyka z grupy ryzyk o najwyższej wartości poziomu ryzyka, które uważa za nieakceptowalne w działalności Gimnazjum nr 1. Dla każdego z tak wskazanych ryzyk należy zaproponować działania - sposób postępowania. 2) W celu określenia metody postępowania z ryzykiem należy przeanalizować: a) przyczyny (źródła) ryzyka i możliwe scenariusze rozwoju, b) skuteczność istniejących mechanizmów kontroli, tj. zakres, w jakim przeciwdziałają one ryzyku. 3) Przyjmuje się, iż w odniesieniu do ryzyk nieakceptowalnych można podjąć następujące działania: a) unikanie ryzyka odejście od działań, które wiążą się z ryzykiem. b) minimalizacja ryzyka podjecie działań mających na celu minimalizację prawdopodobieństwa lub skutków wystąpienia ryzyka lub obu jednocześnie, c) transfer ryzyka ograniczenie prawdopodobieństwa i efektu wystąpienia danego zdarzenia poprzez przekazanie w całości lub częściowo innej stronie, d) akceptacja ryzyka przyjmuje się, iż ryzyka skrajne, nieakceptowalne można zaakceptować w przypadku braku możliwości podjęcia działań ograniczających poziom danego ryzyka. e) Dla każdej propozycji postępowania z ryzykiem nieakceptowanym należy dokonać analizy korzyści i kosztów, a następnie ustalenia budżetu na dane ryzyko. 4) Właściciel ryzyka ustala listę ryzyk nieakceptowanych i przedstawia na posiedzeniu zespołu ds. KZ 5) Zespół ds. Kontroli Zarządczej zatwierdza (ze zmianami lub bez) sposób postępowania z ryzykami nieakceptowanymi dla Gimnazjum nr 1. 6) Przewodniczący Zespołu ds. Kontroli Zarządczej przekazuje decyzje do akceptacji dyrektora. 7) Pełnomocnik ds. Kontroli Zarządczej gromadzi zebrane od Właścicieli Ryzyk dane w zakresie planów postępowania.

6 6 5) Wdrożenie planów postępowania z ryzykiem, monitorowanie i przegląd ryzyka 1) Za wdrożenie planów postępowania z ryzykiem odpowiada Właściciel Ryzyka. 2) O wszelkich zmianach wartości ryzyk oraz nowych, dotychczas niezidentyfikowanych ryzykach Właściciel Ryzyka informuje Pełnomocnika ds. Kontroli Zarządczej. 3) Efektywność zarządzania ryzykiem podlega niezależnej i obiektywnej ocenie dokonywanej przez Zespół Audytu Wewnętrznego. Celem oceny jest: identyfikacja nowych ryzyk dotychczas nie ujętych na mapie ryzyka, określenie skuteczności stosowanych mechanizmów kontroli, monitorowanie skuteczności działań podejmowanych w odniesieniu do ryzyk, których wartości zostały przekroczone. 6) Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej 1) Finalnym efektem przeprowadzonej analizy ryzyka oraz stosowanych mechanizmów kontroli powinno być uzyskanie przez Właściciela Ryzyk oraz Dyrektora Szkoły zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli w zakresie kierowanych przez nich obszarów działania Gimnazjum nr 1. 2) W celu uzyskania pełnej zgodności stosowanego SKZ, każde ze zidentyfikowanych i ocenionych ryzyk zostaje przeanalizowane przez Pełnomocnika ds. Kontroli Zarządczej pod kątem: a) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi; b) skuteczności i efektywności działania; c) wiarygodności sprawozdań; d) ochrony zasobów; e) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania; f) efektywności i skuteczności przepływu informacji. 5. Organizacja kontroli zarządczej 1) Przestrzeganie wartości etycznych 1. Etyka oznacza normy moralne, które przekładają ogólne ideały i wartości, przyjęte przez społeczeństwo na praktykę dnia codziennego. 2. Osoby zarządzające powinny wspierać i promować przestrzeganie wartości etycznych dając dobry przykład codziennym postępowaniem i podejmowanymi decyzjami. 3. Nauczyciele oraz zatrudnieni w szkole pracownicy powinni być świadomi wartości etycznych stosowanych w Szkole. 2) Kompetencje zawodowe 1. Szczegółowe wymagania dotyczące nauczycielskich kwalifikacji zawiera Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z 12 marca 2009r. w sprawie szczegółowych kwalifikacji wymaganych od nauczycieli oraz określenia szkół i wypadków, w których można zatrudnić nauczycieli niemających wyższego wykształcenia lub ukończonego zakładu kształcenia nauczycieli (Dz. U. z 2009r. Nr 50, poz. 400 z późn. zm.). 2. Szczegółowe regulacje dotyczące awansu zawodowego nauczycieli są określone w Rozporządzeniu ministra Edukacji Narodowej z dnia 1 marca 2013 roku w sprawie uzyskiwania stopni awansu zawodowego nauczycieli (Dz. U. z 2013 r., poz. 393). 3. Szczegółowe wymagania dotyczące kwalifikacji zatrudnionych w szkole pracowników samorządowych określa Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. nr 223, poz z późn. zm.) oraz Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2009r. Nr 50, poz. 398 z późn.zm.). 4. W przypadku niektórych pracowników lub grup pracowników wymagane od nich kwalifikacje określone są w odrębnych przepisach. 5. Proces wyboru nowych pracowników odbywa się według ustalonego i ustandaryzowanego procesu. 6. Rekrutacja nowych pracowników przebiega w taki sposób, aby zapewnić wybór najlepszego

7 7 kandydata. 7. Szczegółowe regulacje dotyczące oceny pracy nauczyciela zawiera Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 21 grudnia 2012 r. w sprawie kryteriów i trybu dokonywania oceny pracy nauczyciela, trybu postępowania odwoławczego oraz składu i sposobu powoływania zespołu oceniającego (Dz. U. z 2012 r., Nr 0, poz z późn. zm.). 8. Praca nauczycieli jest oceniana na karcie oceny pracy nauczycieli. 9. Praca pozostałych pracowników podlega okresowej ocenie. 3) Struktura organizacyjna 1. Zasady organizacyjne i wewnętrzną strukturę szkoły reguluje Ustawa o systemie oświaty. 2. Strukturę organizacyjną szkoły, szczegółowy zakres kompetencji dyrektora i pracowników pedagogicznych określa Statut Szkoły. 3. Każdy pracownik niepedagogiczny posiada określony w formie pisemnej zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności, którego przyjęcie pracownik powinien potwierdzić podpisem i datą otrzymania. Jeden egzemplarz zakresu otrzymuje pracownik natomiast drugi załączony jest do dokumentacji kadrowej (teczki) danego pracownika. 4) Delegowanie uprawnień 1. Zakres delegowanych uprawnień jest odpowiedni do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi związanego i jest odpowiedni do umiejętności, wiedzy, uprawnień i doświadczenia pracowników. 2. Kompetencje pracowników do tworzenia, sprawdzania, akceptowania i realizacji dokumentów oceniane są przez kierownictwo jednostki. 5) Misja i wizja działalności Szkoły 1. Misja Szkoły: We wszystkich poczynaniach kierujemy się wyznawanymi wartościami oraz poszanowaniem godności człowieka. Kultywujemy tradycje, wprowadziliśmy ceremoniał szkolny, a wszystkie działania pedagogiczne i opiekuńczo- wychowawcze orientujemy na dobro podopiecznych, a więc ich dalsze losy. Pracujemy z młodzieżą w oparciu o nowoczesne programy edukacyjne i stosujemy nowoczesne metody nauczania i kształcenia. Popieramy wszelkie działania wspomagające proces uczenia i eliminujące wszystko to, co przeszkadza nauce, w myśl zasady, że współczesna szkoła powinna umożliwić swoim podopiecznym uczestnictwo w procesie edukacyjnym realizowanym z wykorzystaniem efektywnych technologii edukacyjnych. Osiągamy wysoką jakość nauczania i wychowania dzięki wspólnej pracy zespołu pedagogów o bardzo wysokich i systematycznie podnoszonych kwalifikacjach. Przygotowujemy młodzież do świadomego i dobrego funkcjonowania w świecie dorosłych, a zwłaszcza do współdziałania w grupie, do przykładnego życia w rodzinie i do bezkonfliktowego współistnienia w środowisku lokalnym, w ojczyźnie i w Europie. Ściśle współpracujemy z rodzicami oraz instytucjami i podmiotami zewnętrznymi, wspierającymi szkołę w jej rozwoju. Dbamy o partnerskie, przyjazne, oparte na zaufaniu relacje między uczniami, nauczycielami, rodzicami i środowiskiem lokalnym. Inicjujemy współpracę z innymi placówkami oświatowymi oraz środowiskowymi instytucjami pomocowymi. Rozpoznajemy potrzeby, a także oczekiwania naszych uczniów i przeprowadzamy wewnętrzną ocenę jakości pracy szkoły. Rezultaty pomiaru jakości i wyniki ewaluacji prowadzonych działań statutowych wykorzystujemy do stałego doskonalenia pracy szkoły we wszystkich obszarach jej funkcjonowania. 2. Wizja działalności Szkoły: Wszyscy uczniowie są równi i traktowani z szacunkiem. Szkoła diagnozuje indywidualne potrzeby swoich podopiecznych i zaspokaja je w sposób zapewniający im najlepsze warunki rozwoju. Uczniowie umieją zadbać o swoje zdrowie fizyczne, psychiczne oraz społeczne

8 8 i znają korzyści wynikające z zachowań prozdrowotnych, są wdrażani do przyjmowania postaw sprzyjających dbałości o zdrowie i własne bezpieczeństwo. Zarówno uczniowie jak i absolwenci osiągają sukcesy na miarę swoich możliwości, ponieważ nauczyciele pobudzają ich do twórczej pracy nad sobą i przygotowują ich do rozpoznania własnych preferencji zawodowych. Absolwenci szkoły dokonują trafnych wyborów, są przygotowani do podejmowania ważnych dla swojej przyszłości decyzji. Powiększają grono przedsiębiorczych oraz aktywnych członków społeczeństwa. 3.Ogólne cele i zadania Szkoły określa Ustawa o systemie oświaty. 6) Zarządzanie ryzykiem 1. Podstawowym elementem systemu kontroli zarządczej jest zarządzanie ryzykiem. 2. Zarządzanie ryzykiem to działania polegające na identyfikacji, mierzeniu i kontrolowaniu ryzyka w celu jego maksymalnego ograniczenia oraz zabezpieczenia jednostki przed skutkami ryzyka. 3. Szczegółowe procedury dotyczące zarządzania ryzykiem określone zostały w Modelu zarządzania ryzykiem. 7) Kategoryzacja ryzyk 1) Klasyfikacja ryzyk Wszelkie ryzyka zidentyfikowane w ramach zadań realizowanych przez Szkołę przyporządkowywane są do jednego z trzech obszarów ryzyka: a) ryzyko strategiczne, b) ryzyko finansowe, c) ryzyko operacyjne. Podział na kategorie i podkategorie ryzyka został określony następująco: Obszar ryzyka Kategoria ryzyka Opis I. Ryzyko strategiczne Ryzyka związane ze zdarzeniami mającymi bezpośredni wpływ na osiągnięcie celów strategicznych lub ich zaniechanie. Ryzyka w tym obszarze mają charakter długoterminowy. II. Ryzyko finansowe Ryzyka związane z finansowaniem działalności szkoły, w tym między innymi zapewnieniem środków na bieżące funkcjonowanie, racjonalnym zarządzaniem wolnymi środkami oraz właściwym rozliczaniem wyniku finansowego. III. Ryzyko operacyjne Ryzyka związane bezpośrednio z zadaniami realizowanymi I.1. Otoczenie I.2. Otoczenie społeczne II.1. Proces inwestycyjny II.2. Księgowanie II.3. Sprawozdawczość finansowa II.4. Pozyskanie środków finansowych II.5. Wydatkowanie środków finansowych III.1. Bezpieczeństwo informacji Ryzyka związane z Przepisami prawa. Ryzyka związane ze społecznym odbiorem działalności szkoły. Ryzyka związane z uczestnictwem w procesach inwestycyjnych. Ryzyka związane z błędami księgowymi Ryzyka związane z przygotowaniem, przekazaniem sprawozdań finansowych. Ryzyka związane z finansowaniem działalności szkoły. Ryzyka związane z wydatkowaniem środków finansowych przez szkołę. Ryzyka związane z utratą poufności, integralności, dostępności informacji.

9 9 przez poszczególne komórki organizacyjne i wynikające z niedoskonałości procesów wewnętrznych, błędów ludzkich, błędów systemów komputerowych oraz zdarzeń zewnętrznych. III.2. Informatyka III.3. Zasoby ludzkie III.4. Organizacja III.5. Sprawozdawczość III.6. Oszustwo III.7. Współpraca III.8. Bezpieczeństwo i ochrona III.9. Prawo III.10. Zdarzenia zewnętrzne Ryzyka związane z zapewnieniem i wykorzystywaniem zasobów informatycznych. Ryzyka związane z zatrudnianiem, szkoleniem zasobów Ryzyka związane bezpośrednio z organizacyjnymi problemami w działalności Szkoły. Ryzyka związane z przygotowaniem, przekazaniem sprawozdań (nie dotyczących bezpośrednio i tylko finansów) Ryzyka związane z łamaniem prawa oraz przekraczaniem uprawnień. Ryzyka związane ze współdziałaniem Szkoły z innymi jednostkami. Ryzyka związane z bezpieczeństwem i ochroną obiektów Szkoły oraz zawartych w nich zasobów. Ryzyka z wiązane ze zgodnością z obowiązującym prawem. Ryzyka o charakterze losowym, bez możliwości wpływu na nie. Każde z nowych ryzyk, dotychczas niezidentyfikowanych, należy przyporządkować do odpowiedniej kategorii ryzyka. 8) Ocena ryzyka i mechanizmów kontroli 1. Ocena prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka. Ryzyko określamy według skali: a) Prawdopodobieństwa wystąpienia b) Skutków wystąpienia 2. Poziom nie akceptowalności określamy na Mapie Ryzyka. Ad a) Prawdopodobieństwo wystąpienia danego ryzyka należy ocenić w pięciostopniowej skali przedstawionej poniżej P Prawdopodobieństwo 5 Zagrożenie jest bardzo wysokie. 4 Zagrożenie jest wysokie. 3 Zagrożenie jest realne. 2 Zagrożenie jest mało realne. 1 Zagrożenie jest raczej nierealne Ad b) Dokonując oceny wystąpienia realizacji danego ryzyka należy brać pod uwagę najbardziej prawdopodobne konsekwencje spowodowane zmaterializowaniem się ryzyka. Przyjęte skale oceny skutków wystąpienia ryzyka wskazane zostały poniżej

10 10 S Skutek 5 katastrofalny 4 poważny 3 średni 2 mały 1 nieznaczny 3. Mapa ryzyk 1. Dane prawdopodobieństwa i dane skutki nanosimy na mapę ryzyka. 2. Określamy poziom ryzyka 3. Przy ryzykach nieakceptowanych należy określić działania, które powinny być zrealizowane. (na mapie ryzyka, ryzyka najwyższej kategorii znajdują się w prawym górnym rogu tabeli i zaznaczone są jaskrawym kolorem). 4. Nie zajmujemy się ryzykiem, które w tabeli zostało oznaczone w lewym dolnym rogu (kolor zielony). 5. Pomiędzy tymi dwoma obszarami znajduje się pole neutralne. W tym przypadku o zajmowaniu się tym ryzykiem decyzję podejmuje dyrektor. 6. Do określenia współczynnika ryzyka wykorzystujemy poniższy wzór: Poziom skutku x poziom prawdopodobieństwa WR = S x P Np. WR = S (4) x P (4) WR = 16 (tym ryzykiem należy się zająć) 7. Wszystkie wyniki powyżej 15 określają, że ryzyko jest nieakceptowalne, i należy podjąć działanie związane z zarządzaniem ryzykiem.

11 11 MAPA RYZYKA katastrofalny 5 poważny 4 SKUTEK średni 3 mały 2 nieznaczny b. małe 0-20% małe 21-40% średnie 41-60% duże 61-80% b. duże % PRAWDOPODOBIEŃSTWO

12 12 9) Mechanizmy kontroli 1. Kontrola finansowa, jako część systemu kontroli zarządczej obejmuje: a) zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, b) badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia środków publicznych, dokonywanie wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych, 2. W zakresie gospodarki finansowej wydatki realizowane są zgodnie z zasadą osiągania maksymalnych korzyści przy określonym poziomie nakładów i dokonywane są w ramach środków w zatwierdzonym planie finansowym. 3. Wszelkie wydatki objęte są kontrolą bieżącą, która obejmuje badanie zgodności stanu faktycznego operacji finansowych z zawartymi w nich wyznaczeniem. 4. Wstępna ocena celowości planowanych zobowiązań i wydatków inwestycyjnych dokonywana jest przez osoby upoważnione na etapie przygotowywania projektu finansowego. Ostateczna ocena celowości zaciągania zobowiązań i realizowania zadań, inwestycji dokonywana jest przez osoby upoważnione przed zaciągnięciem zobowiązania. Negatywna ocena celowości zaciągania zobowiązania, a co za tym idzie dokonania wydatku, stanowi przesłankę odstąpienia od zamiaru realizacji zadania. 5. W ramach kontroli wstępnej umów należy zwrócić uwagę, czy ustalenia w nich zaproponowane a dotyczące kosztów i uzyskanych efektów są korzystne dla szkoły oraz czy planowane wydatki mają pokrycie w planie finansowym szkoły. 10) Nadzór 1. Nadzór pedagogiczny sprawowany jest według zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z dnia 7 października 2009 r. w sprawie nadzoru pedagogicznego (Dz. U. Nr 168, poz z późn. zm.). 2. Nadzór pedagogiczny i finansowy nad Szkołą sprawuje organ nadzoru pedagogicznego i organ prowadzący. 3. Bezpośredni nadzór pedagogiczny i dydaktyczny w Szkole sprawuje Dyrektor Szkoły i wyznaczeni pracownicy. 11) Ciągłość działalności Ciągłość działalności Szkoły gwarantuje: 1. Odpowiedni dobór kadr do zajmowanych stanowisk i osób zastępujących. 2. Ochrona zasobów przechowywanych na elektronicznych nośnikach danych oraz w formie papierowej. 3. Zapewnienie bezpieczeństwa osób przebywających w szkole. 4. Zabezpieczenie i ochrona mienia szkoły, w tym zabezpieczenie przeciw pożarowe. 5. Stosowanie procedur i instrukcji dotyczących obiegu dokumentów, finansów, zasobów ludzkich. 6. Bezpośredni nadzór organu prowadzącego. 12) Monitorowanie i ocena 1. Monitoring to proces oceny działania systemu w określonym czasie. 2. Za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Szkole ostatecznie odpowiada Dyrektor, który w ramach wykonywania bieżących obowiązków monitoruje skuteczność kontroli zarządczej i jej poszczególnych elementów. 3. W zakresie realizacji zadań związanych z zapewnieniem funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej (w szczególności w zakresie zarządzania ryzykiem) Dyrektor powołuje Zespół do spraw zarządzania ryzykiem. 4. Do bieżącej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej zobowiązani są także wicedyrektorzy oraz inni pracownicy pełniący funkcje kierownicze i nadzorujące. 5. Osoby zajmujące kierownicze stanowiska lub osoby wyznaczone przez Dyrektora oraz pozostali pracownicy minimum raz w roku dokonują samooceny systemu kontroli wg załącznika nr 5 lub odpowiednio nr 6 ustalonego wzoru SKZ, które przekazują do Zespołu ds. Kontroli Zarządczej

13 13 w terminie do 30 listopada. Za terminowe zebranie i przekazanie wypełnionych arkuszy dotyczących samooceny odpowiada zespół ds. zarządzania ryzykiem. Proces samooceny w jednostce uznaje się za przeprowadzony jeśli ankiety samooceny wypełnione zostały przez minimum 80% pracowników. Ankiety samooceny muszą być podpisane przez pracowników je wypełniających. 6. Kierownicy komórek organizacyjnych, osoby zatrudnione na samodzielnych stanowiska, osoby wyznaczone przez Dyrektora minimum raz w roku sporządzają oświadczenie o stanie realizacji zadań w obszarze kontroli zarządczej w ramach powierzonych im obowiązków kontroli i nadzoru. Oświadczenie sporządza się do końca grudnia i przekazuje do Zespołu ds. Kontroli Zarządczej. 7. Osoby wymienione w punkcie 6 powinny dysponować wiedzą w zakresie zarządzania ryzykiem dzięki której identyfikacja ryzyk będzie źródłem informacji do dalszego podejmowania decyzji. 8. Zespół ds. Kontroli Zarządczej na podstawie wyników samooceny oraz złożonych oświadczeń o stanie kontroli zarządczej sporządza podsumowanie dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej, którego wzór wskazany został w załączniku nr 2. Podsumowanie, o którym mowa powyżej sporządza się do 20 stycznia za rok miniony, w którym Zespół ds. Kontroli Zarządczej przedstawia również ocenę w zakresie realizacji celów i zadań wyznaczonych na rok miniony oraz analizę i efekty podjętych działań. Niniejsze oświadczenie dotyczy całego roku kalendarzowego. 13) Ochrona zasobów i mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych Przestrzeganie zasad dotyczących ochrony danych osobowych oraz zarządzania systemami informatycznymi służącymi do przetwarzania danych osobowych, zapewnia bezpieczeństwo danych i systemów informatycznych. 14) Informacja i komunikacja 1. Bieżąca informacja realizowana jest poprzez właściwą oraz rzetelną informację potrzebną do realizacji zadań. 2. Komunikacja wewnętrzna realizowana jest poprzez: a) Zarządzenia wewnętrzne b) Komunikaty Służbowe c) Tablicę ogłoszeń d) Ogłoszenia na Radzie Pedagogicznej e) Zebrania z pracownikami administracji i obsługi 3. Komunikację zewnętrzną wykonuje Dyrektor Szkoły zgodnie Ustawą o systemie oświaty. 15) Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej 1. Zasady obowiązujące w zakresie obiegu dokumentów, sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów uregulowane zostały odrębnymi przepisami wewnętrznymi. 2. Regulacje dotyczące kontroli zarządczej wprowadzane są Zarządzeniem Dyrektora Szkoły. Pracownicy zapoznają się z powyższą dokumentacją potwierdzając ten fakt podpisem. 3. Źródłowe dokumenty rejestrowane i przechowywane są w Sekretariacie Szkoły. 4. Na udokumentowanie funkcjonowania systemu kontroli zarządczej składają się: a) Wszystkie dokumenty, procedury uregulowania wewnętrzne (polityki, instrukcje, regulaminy, procedury, zarządzenia) obowiązujące w jednostce. b) Arkusze oceny ryzyka. c) Ankiety samooceny. d) Oświadczenie o realizacji zadań w obszarze kontroli zarządczej. e) Opinie, podsumowania, protokoły Zespołu ds. Kontroli Zarządczej.

14 14 6. Procedury wewnętrzne w zakresie kontroli zarządczej W Gimnazjum nr 1 funkcjonuje zbiór następujących, istniejących procedur wewnętrznych, których celem jest organizacja procesów zachodzących w Szkole: - Regulamin Pracy - Procedura Dokonywania Oceny Pracy Nauczycieli - Regulamin Oceny Pracowników Samorządowych - Regulamin naboru kandydatów na wolne, urzędnicze stanowiska pracy - Regulamin wynagradzania pracowników nie będących nauczycielami zatrudnionych w Gimnazjum nr 1 z Oddziałami Dwujęzycznymi im. W. Korfantego w Mysłowicach - Regulamin Organizacyjny - Księga zastępstw - Statut - Program Wychowawczy - Plan Nadzoru Pedagogicznego - Program Rozwoju Szkoły - Arkusz organizacyjny - Plan Finansowy - Regulamin udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro - Procedura Organizacji Dyżurów - Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych - Regulamin Rady Rodziców - Regulamin Rady Pedagogicznej - Regulamin Samorządu Uczniowskiego - Procedura organizowania wycieczek szkolnych i imprez - Ewidencja środków trwałych i wyposażenia (Księgi inwentarzowe) - Instrukcja wewnątrzszkolna- Gospodarka majątkiem szkoły i inwentaryzacja - Regulamin w zakresie przetwarzania danych osobowych - Polityka bezpieczeństwa - Instrukcja kancelaryjna - Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej - Plan Ewakuacji Szkoły - Książka Obiektu Budowlanego - Księga wypadków uczniowskich i pracowniczych - Karty oceny ryzyka zawodowego - Postępowanie wypadek ucznia - Instrukcja bezpieczeństwa pożarowego 7. Postanowienia końcowe 1. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym dokumencie zastosowania mają przepisy, regulaminy i szczegółowe procedury obowiązujące w szkole. 2. W przypadku stwierdzenia możliwości usprawnienia procedur ustalonych niniejszym regulaminem, wnioski w tej sprawie należy składać do Dyrektora szkoły. Niniejszy regulamin wprowadzono do stosowania Zarządzeniem Tracą moc dotychczasowe uregulowania dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej.

15 15 Załącznik nr 1 Mysłowice, dnia Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej W zakresie przydzielonych uprawnień oświadczam, że ja niżej podpisana/ ny.. jako oświadczam, iż: Informacje zawarte w sprawozdaniu budżetowym za.. r. przedstawiają prawdziwy i rzetelny obraz jednostki. Procedury kontroli zarządczej zostały/ nie zostały ustanowione i zapewniają / nie zapewniają* realizację operacji gospodarczych, zgodnie z prawem i regulacjami wewnętrznymi jednostki, jak również zasadami etycznego postępowania. Posiadam/ nie posiadam* wystarczającą pewność, że zasoby przydzielone do realizacji zadań jednostki w roku. zostały wykorzystane w zamierzonych celach i zgodnie z zasadą dobrego zarzadzania finansowego, gwarantując ich efektywność, skuteczność i adekwatność w stosunku do zdefiniowanych w planie działalności na rok..założeń. Powyższe oświadczenie opiera się na mojej ocenie oraz informacjach, które pochodzą z: samooceny systemu kontroli zarządczej, monitoringu procesów kontroli zarządczej, wyników kontroli (inne) Ponadto potwierdzam, że nie jest mi wiadomo o jakimkolwiek nieujawnionym fakcie, który mógłby szkodzić interesowi finansowemu jednostki. Przedmiotowe oświadczenie o stanie kontroli zarządczej jest składane bez zastrzeżeń/ z zastrzeżeniami*. Zastrzeżenia dotyczą następujących obszarów działalności jednostki.... (data, podpis i pieczęć) *niepotrzebne skreślić

16 16 PODSUMOWANIE FUNKCJONOWANIA KONTROLI ZARZĄDCZEJ W za rok.. Załącznik 2 Zgodnie z uregulowaniami wewnętrznymi, dotyczącymi kontroli zarządczej, obowiązującymi w jednostce, kierownicy komórek organizacyjnych oraz pozostali pracownicy dokonali samooceny funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w tutejszej jednostce. Ocena funkcjonowania systemu odbyła się z pomocą ankiet samooceny, których wzór określony został w komunikacie nr 3 Ministra Finansów z dnia 16 lutego 2011r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych. Z wypełnionych ankiet samooceny, jak również innych dokumentów składanych przez pracowników a dotyczących kontroli zarządczej, wynika, iż kontrola zarządcza w szkole funkcjonuje / funkcjonuje ale z zastrzeżeniami / nie funkcjonuje (wybrać właściwe) we wszystkich obszarach jego działalności. Po przeprowadzonej analizie wypełnionych ankiet samooceny obszarami działalności, które zdaniem niektórych pracowników, mogą stwarzać problemy w zakresie sprawnej realizacji zadań i celów Szkoły są: W odniesieniu do wszystkich wyżej wymienionych obszarów działalności, wskazanych jako mogące rodzić problemy w zakresie realizacji celów działalności szkoły, podjęte zostaną działania zmierzające do ich wyeliminowania.

17 17 Załącznik nr 3 WYTYCZNE DO OCENY PRAWDOPODOBIEŃSTWA WYSTĄPIENIA I SKUTKÓW ZAISTNIENIA ZDARZEŃ OBARCZONYCH RYZYKIEM Skala prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka Opis prawdopodobieństwa wystąpienia Oszacowane ryzyko Skutki zaistnienia ryzyka (oddziaływanie - skutek) Opis oddziaływania (skutków) Oszacowane ryzyko Ryzyko nie występuje lub może wystąpić w zupełnie wyjątkowych sytuacjach. Obszar działania / proces nie dotyczy zadań strategicznych, nie należy do priorytetowych czynności generujących ryzyko. Przy realizacji zadań w ramach danego obszaru / procesu współpracuje się z jednym bądź dwoma komórkami organizacyjnymi. Dany obszar działania / proces funkcjonuje powyżej roku od wprowadzenia zmian technologicznych, organizacyjnych i kadrowych. 1 Bardzo małe Organizacyjne: Niska niezgodność z procedurami / przepisami prawa. Nie występuje zagrożenie utraty dobrego wizerunku. Ewentualne zakłócenia bez wpływu na realizację zadań i osiąganie celów. Ewentualne skutki ograniczane (neutralizowane) przez istniejące mechanizmy kontrolne. Finansowe: 1 Nieznaczne Oceniany obszar / proces uregulowany jest wyłącznie regulacjami wewnętrznymi. Nie przewiduje się wystąpienia straty finansowej, dodatkowych kosztów - bądź nieznaczne do zł. Ryzyko prawdopodobnie nie wystąpi. 2 Organizacyjne: 2 Przy realizacji zadań w ramach danego obszaru / procesu współpracuje się z małą (ograniczoną) liczbą komórek organizacyjnych. W ostatnim okresie (np. 1 rok) obszar / proces nie podlegał zmianom technologicznym, organizacyjnym i kadrowym, bądź podlegał zmianom w minimalnym stopniu i uznaje się je za wdrożone. Obszar / proces w małym zakresie objęty regulacjami o charakterze zewnętrznym. Nie podlegały one zmianom. Niepożądane zakłócenia mogą powodować utrudnienia w realizacji zadań. Potencjalne zakłócenia wykonywania zadań nie mają wpływu na realizację celów. małe Średnia niezgodność z procedurami lub niska niezgodność z postanowieniami umów. Małe zakłócenia pracy, ewentualne utrudnienia w realizacji zadań, nie mające wpływu na osiąganie celów. Istniejące mechanizmy kontrolne powinny ograniczyć skutki ewentualnych zakłóceń. Małe zagrożenie utraty dobrego wizerunku. Finansowe: >1 000 do zł małe Ryzyko prawdopodobnie wystąpi w najbliższym okresie (od roku do pięciu lat). Przy realizacji zadań w ramach danego obszaru / procesu współpracuje się z innymi komórkami, bądź z podmiotami zewnętrznymi. 3 średnie Organizacyjne: Niska niezgodność z przepisami prawa lub średnia niezgodność z postanowieniami umów lub poważna niezgodność z procedurami. 3 średnie W ciągu ostatniego roku obszar / proces podlegał ograniczonym zmianom Średnie zakłócenia pracy. Potencjalne zagrożenia mogą doprowadzić do niewykonywania podstawowych zadań w

18 18 organizacyjnym, technologicznym i kadrowym. określonym zakresie. Obszar / proces objęty w małym stopniu regulacjami zewnętrznymi, które mogły podlegać w ostatnim okresie zmianom. Istniejące mechanizmy kontrolne tylko w pewnym stopniu mogą ograniczyć skutki ewentualnych zakłóceń. Może dotyczyć zadań o istotnym znaczeniu dla celów działalności. Średnie zagrożenie utraty dobrego wizerunku. Finansowe: > do zł Istnieje duże prawdopodobieństwo na wystąpienie ryzyka w ciągu najbliższego okresu od roku do trzech lat. Obszar / proces wymaga współpracy z innymi komórkami bądź z podmiotami zewnętrznymi. W ciągu ostatniego roku obszar / proces podlegał zmianom technologicznym, organizacyjnym i kadrowym, z których część może wymagać poprawek i działań dostosowawczych. Obszar / proces objęty dużą liczbą regulacji prawnych (zewnętrznych i wewnętrznych). Zagrożenia mogą wywierać istotny wpływ na obszary działalności / procesy, mogą odnosić się do realizacji celów operacyjnych i strategicznych. 4 duże Organizacyjne: Średnia niezgodność z przepisami prawa lub poważna niezgodność z postanowieniami umów. Brak szczegółowych procedur dla prowadzonych procesów. Poważne zakłócenia pracy. Mogą doprowadzić do nie wykonania celów cyklicznie (stałe zagrożenie). Niska skuteczność istniejących mechanizmów kontrolnych. Wysokie zagrożenie utraty dobrego wizerunku. Finansowe: > do zł. 4 poważne Ryzyko z pewnością wystąpi w ciągu najbliższego roku. Obszar / proces związany jest z działalnością większej liczby komórek organizacyjnych, wymaga współpracy z podmiotami zewnętrznymi. W ciągu ostatniego roku obszar / proces podlegał istotnym zmianom technologicznym, organizacyjnym i kadrowym / obszar podlega częstym zmianom tego typu / obszar jest w trakcie zmian. Obszar działania / proces uregulowany jest dużą liczbą regulacji prawnych (wewnętrznych i zewnętrznych). Zagrożenia dotyczą zadań w ramach celów strategicznych i należących do priorytetowych czynności / obszarów generujących ryzyko. 5 Bardzo duże Organizacyjne: Poważna niezgodność z przepisami prawa. Brak procedur dla danego procesu. Olbrzymie zakłócenia pracy. Zagrożenia spowodują brak zachowania ciągłości procesów działania, utrzymania funkcjonalności systemów niezbędnych do wykonywania podstawowych celów. Brak osiągnięcia kluczowych celów. Brak odpowiednich mechanizmów kontrolnych bądź istniejące mechanizmy okazują się nieskuteczne. Bardzo wysokie zagrożenie utratą dobrego wizerunku. Zagrożenie bezpieczeństwa ludzi. Finansowe: 5 Katastrofalne > zł, utrata znacznego majątku.

19 19 Załącznik 4 Rejestr ryzyk Lp. ZDEFINIOWANE RYZYKO OPIS RODZAJ RYZYKA - Strategiczne - Operacyjne - Finansowe REAKCJA NA RYZYKO T tolerowanie P przeniesienie D - działanie W wycofanie

20 20 WZÓR A Załącznik 5 Ankieta do samooceny kontroli zarządczej kierownicy komórek organizacyjnych L.p. PYTANIE TAK NIE Trudno to ocenić 1. Czy pracownicy są informowani o zasadach etycznego postępowania? 2. Czy Pani/Pan wie jak należy się zachować, w przypadku gdy będzie Pani/Pan świadkiem poważnych naruszeń zasad etycznych obowiązujących w Szkole? 3. Czy bierze Pan/Pani udział w szkoleniach w wystarczającym stopniu, aby skutecznie realizować powierzone zadania? 4. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zostały pisemnie ustalone wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności i doświadczenia konieczne do wykonywania zadań na poszczególnych stanowiskach pracy (np. zakresy obowiązków, opisy stanowisk pracy)? 5. Czy dokonuje Pani/Pan okresowej oceny pracy pracowników z Pani/Pana komórki organizacyjnej? 6. Czy pracownicy zostali zapoznani z kryteriami, za pomocą których dokonuje Pani/Pan oceny wykonywania przez nich zadań? należy odpowiedzieć tylko w przypadku, gdy odpowiedź na pytanie nr 5 brzmi TAK 7. Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej mają zapewniony w wystarczającym stopniu dostęp do szkoleń niezbędnych na zajmowanych przez nich stanowiskach pracy? 8. Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej posiadają wiedzę i umiejętności konieczne do skutecznego realizowania przez nich zadań? 9. Czy istniejące w Szkole procedury zatrudniania prowadzą do zatrudniania osób, które posiadają pożądane na danym stanowisku pracy wiedzę i umiejętności? 10. Czy struktura organizacyjna Pani/Pana komórki organizacyjnej jest dostosowana do aktualnych jej celów i zadań? 11. Czy struktura organizacyjna Pani/Pana komórki organizacyjnej jest okresowo analizowana i w miarę potrzeb aktualizowana? 12. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zatrudniona jest odpowiednia liczba pracowników, w tym osób zarządzających, w odniesieniu do celów i zadań komórki? 13. Czy przekazanie zadań i obowiązków a) Odniesienie do regulacji: procedur, zasad, przyjętych rozwiązań lub wskazanie innych dowodów potwierdzających odpowiedź TAK albo b) uzasadnienie odpowiedzi NIE; inne UWAGI

21 pracownikom w Pani/Pana komórce organizacyjnej następuje zawsze w drodze pisemnej? 14. Czy uprawnienia do podejmowania decyzji, zwłaszcza tych o bieżącym charakterze, są delegowane na niższe szczeble Pani/Pana komórki organizacyjnej? 15. Czy został określony ogólny cel istnienia Szkoły np. w postaci misji (poza statutem lub ustawą powołującą jednostkę)? 16. Czy w Szkole zostały określone cele do osiągnięcia lub zadania do realizacji w bieżącym roku w innej formie niż regulamin organizacyjny czy statut (np. jako plan pracy, plan działalności itp.)? 17. Czy cele i zadania Szkoły na bieżący rok mają określone mierniki, wskaźniki bądź inne kryteria, za pomocą których można sprawdzić czy cele i zadania zostały zrealizowane? należy odpowiedzieć tylko w przypadku, gdy odpowiedź na pytanie nr 16 brzmi TAK 18. Czy Pani/Pan wyznacza cele do osiągnięcia i zadania do zrealizowania przez pracowników Pani/Pana komórki organizacyjnej w bieżącym roku? 19. Czy na bieżąco monitoruje Pani/Pan stan zaawansowania realizacji powierzonych pracownikom zadań? 20. Czy przygotowuje Pani/Pan okresowe informacje nt. stopnia realizacji powierzonych do wykonania zadań? 21. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej w udokumentowany sposób identyfikuje się zagrożenia/ryzyka, które mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań komórki organizacyjnej (np. poprzez sporządzanie rejestru ryzyka lub innego dokumentu zawierającego zidentyfikowane zagrożenia/ryzyka)? (jeśli TAK proszę przejść do następnych pytań, jeśli NIE proszę przejść do pytania nr 25) 22. Czy w przypadku każdego ryzyka został określony poziom ryzyka, jaki można zaakceptować? 23. Czy wśród zidentyfikowanych zagrożeń/ryzyk wskazuje się zagrożenia/ryzyka istotne, które w znaczący sposób mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań Pani/Pana komórki organizacyjnej? 24. Czy w stosunku do każdego istotnego ryzyka został określony sposób radzenia sobie z tym ryzykiem (tzw. reakcja na ryzyko)? 25. Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej mają bieżący dostęp do procedur/instrukcji obowiązujących w Szkole (np. poprzez intranet)? 26. Czy w Szkole zostały zapewnione mechanizmy (procedury) służące utrzymaniu ciągłości działalności na wypadek awarii (np. pożaru, powodzi, poważnej awarii)? (jeśli TAK proszę przejść do następnego pytania, jeśli NIE 21

22 22 proszę przejść do pytania nr 28) 27. Czy pracownicy Pani/Pana komórki organizacyjnej zostali zapoznani z mechanizmami (procedurami) służącymi utrzymaniu działalności na wypadek awarii? 28. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej są ustalone zasady zastępstw zapewniających sprawną pracę komórki w przypadku nieobecności poszczególnych pracowników? 29. Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji wewnątrz Pani/Pana komórki organizacyjnej? 30. Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w Szkole? 31. Czy w Szkole funkcjonuje efektywny system wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi (np. z innymi szkołami, rodzicami) mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań Pani/Pana komórki organizacyjnej? 32. Czy Pani/Pana komórka organizacyjna utrzymuje efektywne kontakty z podmiotami zewnętrznymi, które mają wpływ na realizację jej zadań (np. z innymi szkołami, rodzicami)? 33. Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zostali poinformowani o zasadach obowiązujących w Szkole w kontaktach z podmiotami zewnętrznymi (np. urzędami, innymi szkołami, dostawcami, rodzicami)? 34. Czy zachęca Pani/Pan pracowników do sygnalizowania problemów i zagrożeń w realizacji powierzonych im zadań?.. data i podpis

23 23 Załącznik nr 6 Ankieta do samooceny kontroli zarządczej pracownicy jednostki L.p. PYTANIE TAK NIE Trudno to ocenić 1. Czy Pani/Pan wie jakie zachowania pracowników uznawane są w Szkole za nieetyczne? 2. Czy Pani/Pan wie jak należy się zachować w przypadku, gdy będzie Pani/Pan świadkiem poważnych naruszeń zasad etycznych obowiązujących w Szkole? 3. Czy Pani/Pana zdaniem osoby na stanowiskach kierowniczych przestrzegają i promują własną postawą i decyzjami etyczne postępowanie? 4. Czy bierze Pani/Pan udział w szkoleniach w wystarczającym stopniu, aby skutecznie realizować powierzone zadania? 5. Czy szkolenia, w których Pan/Pani uczestniczył/a były przydatne na zajmowanym stanowisku? 6. Czy jest Pani/Pan informowany przez bezpośredniego przełożonego o wynikach okresowej oceny Pani/Pana pracy? 7. Czy istnieje dokument, w którym zostały ustalone wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności i doświadczenia konieczne do wykonywania zadań na Pani/Pana stanowisku pracy (np. zakres obowiązków, opis stanowiska pracy)? 8. Czy posiada Pani/Pan aktualny zakres obowiązków określony na piśmie lub inny dokument o takim charakterze? 9. Czy są Pani/Panu znane kryteria, za pomocą których oceniane jest wykonywanie Pani/Pana zadań? 10. Czy bezpośredni przełożeni w wystarczającym stopniu monitorują na bieżąco stan zaawansowania powierzonych pracownikom zadań? 11. Czy zna Pani/Pan najważniejsze cele istnienia Szkoły? 12. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zostały określone cele do osiągnięcia lub zadania do realizacji w bieżącym roku w innej formie niż regulamin organizacyjny (np. jako plan pracy, plan działalności itp.)? 13. Czy cele i zadania Pani/Pana komórki organizacyjnej na bieżący rok mają określone mierniki, wskaźniki bądź inne kryteria, za pomocą których można sprawdzić czy cele i zadania zostały zrealizowane? należy a) Odniesienie do regulacji. procedur, zasad, przyjętych rozwiązań lub wskazanie innych dowodów potwierdzających odpowiedź TAK albo b) uzasadnienie odpowiedzi NIE; inne UWAGI