Jak wybrać odpowiedniego dostawcę rozwiązań IT do realizacji Łańcucha Dostaw

Transkrypt

1 NAJLEPSZA PRAKTYKA Jak wybrać odpowiedniego dostawcę rozwiązań IT do realizacji Łańcucha Dostaw White Paper Consafe Logistics. Autor: Victor Surpaceanu, Product Management

2 Spis treści Wstęp... 3 Przygotuj solidną analizę przypadku... 3 Pytania, na które należy znać odpowiedź:... 3 Użyj analizy przypadku do przeprowadzenia zmian... 4 Spójrz inaczej na ROI... 4 Użyj szablonu o jasnej strukturze... 5 Uważaj na koszty wdrożenia... 5 Wykonaj obliczenia... 5 Walcz o swoje prawo do ustalania priorytetów... 6 Szukaj partnera, nie doręczyciela... 7 Ocena dostawców... 8 Nie widzisz różnicy?... 8 Bądź gotowy na przyszłość... 8 Nie zwlekaj... 8 Kontakt z Consafe Logistics... 9 COPYRIGHT 2014 CONSAFE LOGISTICS GROUP. 2

3 Wstęp W minionej dekadzie realizacja Łańcucha Dostaw znalazła się w centrum uwagi i stała się kluczowym czynnikiem wydajności organizacji, jej widoczności i rozszerzonego obszaru obsługi klienta. Ponieważ sprzęt i oprogramowanie są coraz istotniejsze, jeśli chodzi o sukces firmy, wybór właściwego dostawcy rozwiązania IT do egzekucji Łańcucha Dostaw staje się czynnikiem decydującym o jej powodzeniu. Jak przeprowadzić poszukiwania, ocenę i wybór właściwego dostawcy rozwiązania IT do realizacji Łańcucha Dostaw charakteryzującego się zarówno doświadczeniem technicznym jak i praktycznym biznesowym know-how, i to we właściwych proporcjach? Oto 4 najlepsze praktyki, które pomogą Ci uniknąć niektórych z największych i najczęstszych błędów popełnianych przez firmy szukające takiego partnera. NAJLEPSZA PRAKTYKA NR 1 Przygotuj solidną analizę przypadku Kiedy firma, której istotnym obszarem działania jest Łańcuch Dostaw, zatrudnia dostawcę technologii bez uprzedniego przygotowania i opisania szczegółowej analizy przypadku, łatwo może dojść do marnotrawstwa czasu i środków. Przeprowadzenie analizy jest niezbędne do skutecznego zaimplementowania rozwiązania IT w obszarze Łańcucha Dostaw. Podczas gdy każda zmiana w procesach zarządzania z definicji skupia się na racjonalizacji i wydajności, pozostaje wiele wartości miękkich mających wpływ na skuteczne wdrożenie jakichkolwiek zmian. Dokładna analiza działalności firmy stanowi niezbędny pierwszy krok. To pozwala ustalić kryteria oceny potencjalnych dostawców. Pytania, na które należy znać odpowiedź: Jak wygląda ten proces na dzień dzisiejszy? Kto co robi? W jakiej kolejności? Jakie systemy wsparcia są dostępne? Gdzie powstają zatory? Jakie są czułe punkty? Jakie są Twoje KPI? Jak wyglądają Twoje osiągnięcia na ich tle? Kto monitoruje odstępstwa? Dlaczego Twoja organizacja potrzebuje zmian? Czy motywacja do zmian pochodzi z wewnątrz, z zewnątrz czy z obu kierunków? Czy zmiana ma na celu nadrobienie strat? Czy też wyjście na czoło? Kogo należy zaangażować / poinformować o zmianie i jej uzasadnieniu? Czy działalność firmy może się radykalnie zmienić? Gdzie leżą potencjalne dodatkowe oszczędności i przychody COPYRIGHT 2014 CONSAFE LOGISTICS GROUP. 3

4 z usług, które zapewnią wartość dodaną poprzez zwiększenie parametrów i/lub obszaru działania? Jakie są Twoje przyszłe KPI? Świadomość zarówno aktualnej pozycji jak i wizji jutra nie oznacza, że masz stworzyć rozwiązanie sam. Dopasowywanie procesów do sfery IT nie musi stanowić Twojej podstawowej działalności. Użyj analizy przypadku do przeprowadzenia zmian Gdy proces wyboru dostawcy opiera się na jasno określonej analizie przypadku, łatwiej jest uzyskać wewnętrzną akceptację i zaangażowanie. Szczegółowo przygotowana analiza przypadku zapewnia zarządowi wyższego szczebla akceptację osób zatrudnionych niżej w hierarchii jeśli chodzi o wybór dostawcy X jako właściwego partnera. Przykładowo, analiza przypadku może wskazywać duży wpływ jakości świadczonych usług i wsparcia dla klienta na działalność operacyjną w Twoim rejonie geograficznym. Chociaż może się to wydawać drobnym szczegółem łatwo pomijalnym z perspektywy wysokiego szczebla zarządzania, może on odgrywać istotną rolę w codziennej pracy operatorów i ich nastawieniu do zmian. Pomyśl o krokach dających możliwość wpływu na współpracowników, których dotyczą zmiany, i zaangażowania ich w cały proces. Kto powinien uczestniczyć w projekcie? Ile czasu i wysiłku należy poświęcić na testy i szkolenia? Jakie wewnętrzne kampanie i wydarzenia ułatwią sprawne wdrożenie? Jeśli nie znasz odpowiedzi, dodaj doświadczenie w zarządzaniu zmianą do swoich kryteriów wyboru dostawcy. NAJLEPSZA PRAKTYKA NR 2 Spójrz inaczej na ROI Właściwa analiza ROI (stopy zwrotu z inwestycji) pozwoli zrozumieć aktualne procesy biznesowe w Twojej firmie oraz możliwości ich ulepszenia w pewnych fragmentach i na określone sposoby. Analiza ułatwi również określenie obszarów możliwych oszczędności i da odpowiedź na pytanie o okres, w którym inwestycja może się zwrócić. Aby dokładniej oszacować wartość ROI, nie opieraj swoich obliczeń wyłącznie na kosztach nabycia. Podlicz korzyści ze swojej inwestycji, a następnie zestaw je z całkowitymi kosztami projektu w czasie. W praktyce może to stanowić poważne wyzwanie, jako że możemy mieć do czynienia z pewnym kosztami ukrytymi, jak również część korzyści miękkich może być trudno mierzalnych. Wskazana jest współpraca z ekspertem, który określi wpływ tych czynników na każdy z obszarów procesowych. COPYRIGHT 2014 CONSAFE LOGISTICS GROUP. 4

5 Użyj szablonu o jasnej strukturze Do zebrania i analizy wszystkich istotnych danych użyj szablonu o jasnej strukturze. Jeśli nie dysponujesz takim szablonem - wpisz go na swoją listę potrzeb. Wykonaj również badanie istniejących procesów, starając dowiedzieć się w jaki sposób się one rozgałęziają i łączą z innymi procesami biznesowymi. Wykorzystaj zdobytą wiedzę do identyfikacji obszarów o wysokim potencjale. Potencjał ten opisz i potwierdź poprzez warsztaty, w których uczestniczyć będą wszystkie zaangażowane strony. Wynikiem będzie ostateczne wyliczenie ROI. W momencie wdrożenia czekać Cię będą koszty bieżące, które są oczywiste, oraz koszty przyszłe, które łatwo przeoczyć. Przykładowo koszty operacyjne i utrzymania mogą znacznie wpływać na TCO (całkowity koszt posiadania). Firma powinna zastosować analizę długoterminową całkowitych kosztów posiadania w pełnym cyklu życia rozwiązania IT. Bardziej szczegółowe wyliczenie będzie uwzględniać koszty powstające po nabyciu, takie jak koszty modyfikacji aplikacji, wprowadzenia nowych użytkowników, aktualizacji systemu operacyjnego urządzeń, wykonywania aktualizacji systemu back-end, zakupu nowego sprzętu, dodawania nowych integracji wewnętrznych oraz wprowadzania zmian do sieci mobilnej. Uważaj na koszty wdrożenia Dwie trzecie organizacji zbyt nisko szacuje czas i wysiłek niezbędny do przeprowadzenia integracji wewnętrznej. Fakt ten podkreślono w badaniu przeprowadzonym w 2012 r. przez organizacje badające rynek technologii: Antenna Software i Vanson Bourne. W tym samym badaniu prawie połowa wszystkich organizacji (43%) stwierdziła, że do osiągnięcia pożądanego efektu potrzebuje wielu cyklów projektowania lub budowy. Prawie jedna trzecia (30%) stwierdziła, że potrzebuje dodatkowych funkcji zarządu i bezpieczeństwa, co zwiększa koszty zamówienia. Wykonaj obliczenia Ten punkt wydaje się oczywisty, ale zaskakująca jest liczba firm, które błędnie obliczają zyski i koszty związane z nowym systemem IT wspierającym Łańcuch Dostaw. Zaniżanie zysków czy nawet przeszacowanie kosztów może oznaczać, że wybierzesz nietrafione rozwiązanie od nietrafionego dostawcy. COPYRIGHT 2014 CONSAFE LOGISTICS GROUP. 5

6 NAJLEPSZA PRAKTYKA NR 3 Walcz o swoje prawo do ustalania priorytetów Kiedy masz już realny pogląd na koszty i korzyści oferowanego rozwiązania, jesteś gotowy do stworzenia krótkiej listy możliwości i wyboru preferowanego dostawcy. Organizacje, które wykonają ten ważny krok z niedostatecznym zaangażowaniem, muszą liczyć się z kiepskim dopasowaniem pozyskanego systemu i niezadowalającym efektem jego działania. Dokładna analiza obejmuje pięć krytycznych wymiarów: Doświadczenie branżowe, Produkty, Wsparcie, Reputację oraz Technologię: Doświadczenie branżowe: Szukaj potwierdzonego doświadczenia w integracji rozwiązań SCM/SCE z innymi systemami, w tym z systemami ERP. Zabezpiecz się jeśli chodzi o możliwość przyszłego rozwoju poprzez uwzględnienie elastyczności i miejsca na poszerzenie rozwiązania - wraz z rozwojem działalności. Wybierając dostawcę rozwiązania IT do realizacji Łańcucha Dostaw o potwierdzonej historii integracji systemów kompleksowych możesz być pewien, że będzie on w stanie nadążyć za Twoimi rosnącymi potrzebami. Zapytaj o rodzaje rozwiązań proponowanych dla działań kompleksowych jak np. dodawanie nowych kanałów sprzedaży typu e-commerce czy też automatyzacja, oraz o powody proponowania właśnie takich rozwiązań. Uwaga! Odnieś się do osiągnięć dostawców w innych branżach o przepływie podobnym do Twojej firmy. Przykładowo: przemysł spożywczy czerpie wiedzę od dostawców towarów konsumpcyjnych i vice versa. Czemu by nie odwiedzić firmy będącej takim punktem odniesienia, aby zobaczyć jak rozwiązanie funkcjonuje w praktyce i mieć lepszy pogląd na to jak chcesz pracować? Produkty: Przyjrzyj się produktom oferowanym przez potencjalnego dostawcę. Czy uzyskasz jakieś długoterminowe korzyści z rozwiązania standardowego w porównaniu do rozwiązania stworzonego na indywidualne zamówienie? Jak i dlaczego oceniasz: Modułowość Możliwość aktualizacji Przyjazność dla użytkowników Dostęp do portali klienta i grup użytkowników I wreszcie: czy dostawca inwestuje w badania rynkowe, aby zapewnić stałą konkurencyjność swoich rozwiązań? COPYRIGHT 2014 CONSAFE LOGISTICS GROUP. 6

7 Wsparcie: Nieefektywne wsparcie może znacznie utrudnić przyjęcie i funkcjonalność nowej technologii - niezbędne jest więc znalezienie skutecznego partnera, który będzie na bieżąco udzielał odpowiedzi. Poszukaj dostawcy, który: Oferuje zintegrowane usługi: sprzęt, oprogramowanie i wsparcie Jest obecny zarówno lokalnie, jak i posiada zasięg międzynarodowy Gwarantuje odpowiedź 24/7/365 Może wykazać się stabilnością finansową Reputacja: Co mają do powiedzenia o poszczególnych dostawcach lokalni doradcy, a co międzynarodowi analitycy tacy jak Gartner, ARC i Forrester? Zwróć uwagę na uczestnictwo dostawców w konferencjach, targach oraz innych wydarzeniach branżowych czy dzielą się aktywnie wiedzą i zachowują się jak liderzy? Czy udostępniają materiały typu white paper, prowadzą warsztaty i zapraszają uczestników na prelekcje? Oczywiście dobrze jest porozmawiać z byłymi oraz obecnymi klientami dostawcy, aby poznać opinie o jego usługach z pierwszej ręki. Technologia: Upewnij się, że dostawca jest w stanie zapewnić kompletne potrzebne Ci rozwiązanie technologiczne. Nie każdy dostawca oferuje zintegrowane pakiety obejmujące oprogramowanie, sprzęt i usługi wsparcia. Niektórzy nie będą w stanie zapewnić Ci potrzebnego wsparcia lokalnego. Przy ocenie platformy technologicznej dostawcy uwzględnij jej skalowalność, możliwość aktualizacji, dostosowania do własnych potrzeb oraz podbudowę dojrzałych i sprawdzonych technologii i zgodność ze standardami obowiązującymi w branży. Stabilność finansowa to warunek konieczny dla rozwiązań odpornych na upływ czasu. NAJLEPSZA PRAKTYKA NR 4 Szukaj partnera, nie doręczyciela Przy dzisiejszych kompleksowych i wciąż rozwijających się wymaganiach technologicznych, Twoja firma potrzebuje dostawcy o aktywnym, partnerskim nastawieniu a nie tylko pasywnego doręczyciela. Podczas gdy doręczyciel po prostu dostarcza to, czego zażąda organizacja - partner zadaje pytania i świetnie odnajduje się w roli zaufanego doradcy i źródła technologii dla Twojej organizacji. Znajdź dostawcę, który nie boi się podważać Twoich założeń - kogoś, kto wniesie nowe perspektywy i doświadczenie praktyczne, a przy tym nie boi się nazywać potencjalnych problemów i przedstawiać kreatywnych rozwiązań. Jednocześnie jednak szukaj takiego dostawcy, z którym poczujesz porozumienie i będziesz przekonany o właściwym wyborze; dostawcy o kulturze organizacyjnej zbieżnej z wartościami Twojej firmy. COPYRIGHT 2014 CONSAFE LOGISTICS GROUP. 7

8 Ocena dostawców Jeśli ocena dostawców wydaje się Ci się zadaniem przytłaczającym, użyj poniższej listy: Wypisz swoje wymagania. Oceń je od 1-10, gdzie 10 oznacza wymagania absolutnie obowiązkowe Uporządkuj listę tak, aby wymagania obowiązkowe znalazły się na początku listy Oceń dostawców przy użyciu tych samych kryteriów. 10 to ocena najwyższa. Różni wykonawcy otrzymają różną ilość punktów zgodnie z poziomem spełnienia rozmaitych wymagań. Uporządkuj oceny każdego dostawcy tak, aby 10 były na początku. Porównaj listy umieszczając je obok siebie. Przeanalizuj, którzy dostawcy uzyskali najwięcej punktów za wymagania obowiązkowe. Będzie ich łatwo zauważyć, gdyż te same kryteria będą wymienione jako pierwsze na Twojej liście wymagań czytanej od góry do dołu. Nie widzisz różnicy? Jeśli na podstawie swojej listy nie widzisz żadnej zdroworozsądkowej różnicy pomiędzy dwoma dostawcami, najprawdopodobniej najlepszym sposobem na osiągnięcie celu będzie postępowanie zgodnie z tym, co podpowiadają Ci emocje. Bądź gotowy na przyszłość W ciągu ostatnich 10 lat technologia przeobraziła przemysł logistyczny w sposób, który niewiele organizacji było w stanie przewidzieć. W następnej dekadzie trend ten będzie się nasilał w miarę dojrzewania technologii do realizacji Łańcucha Dostaw i ich upowszechniania się. Mobilność przedsiębiorstw, modułowe systemy zarządzania magazynami oraz inteligentna logistyka produkcji zagwarantują Twojej organizacji przewagę na niezwykle konkurencyjnym rynku, dzięki wsparciu zarządzania kosztami oraz oferowaniu nowego poziomu usług klientom i partnerom. Nie zwlekaj Wybór dostawcy rozwiązania IT do realizacji Łańcucha Dostaw jest jedną z najważniejszych decyzji biznesowych, jakie będziesz musiał podjąć; decyzją kluczową dla sukcesu Twojej firmy. Wybór wyłącznie na podstawie ceny nigdy nie był dobrym pomysłem, ale w XXI wieku to czysta lekkomyślność. Jak mówi przysłowie, jeśli myślisz, że zatrudnienie profesjonalisty jest drogie, spróbuj zatrudnić amatora. Poświęcając czas na ocenę potencjalnego dostawcy rozwiązania IT wspierającego Łańcuch Dostaw za pomocą większej ilości kryteriów oraz określając dokładnie zakres i korzyści biznesowe projektu możesz podjąć bardziej przemyślaną decyzję i znaleźć dostawcę, który spełni Twoje obecne potrzeby logistyczne i technologiczne oraz zapewni dalszą strategię rozwoju w miarę rozwoju działalności, a także będzie dostosowywać się do nowych możliwości i wyzwań rynkowych. Powodzenia! COPYRIGHT 2014 CONSAFE LOGISTICS GROUP. 8

9 Rozwiązania IT do realizacji Łańcucha Dostaw dla zwinnych firm (ang. agile companies ) Consafe Logistics jest jednym z wiodących dostawców rozwiązań IT wspierających realizację Łańcucha Dostaw na rynku europejskim, zapewniającym przewagę konkurencyjną firmom intensywnie wykorzystującym globalne łańcuchy dostaw. Projektujemy, tworzymy i wdrażamy rozwiązania dla Produkcji, Magazynów, Transportu, Dostaw i Sklepów. Dysponujemy jedynym w swoim rodzaju doświadczeniem w tworzeniu rozwiązań IT wspierających Łańcuchy Dostaw, potwierdzonym konkurencyjnym portfolio zawierającym rozwiązania w zakresie oprogramowania, sprzętu i usług, dzięki czemu nasi klienci zyskują przewagę w swoich branżach. Consafe Logistics zatrudnia 350 pracowników i wspiera klientów w ponad 30 krajach na całym świecie z naszych biur w Szwecji, Norwegii, Danii, Holandii, Polsce i Zjednoczonym Królestwie. Antalis, Arla Foods, Atlas Copco, Berggård Amundsen & Co, Berendsen, Canon, Carlsberg, DSG (Dixon Group), Dahl, DanCargo, Coop, Cloetta, Elektroskandia, Europris, Heineken, Helly Hansen, Hitachi, Jysk, Kesko Food, Mediq, Menigo, Netto, Nestlé Waters, Perfect Home, Peugeot, Qualified Logistics, Pierre Robert Group, Reining, Saint-Gobain Group, Scan, Sanistål, Schoeller Arca, Stena Line, SuperGros, Swedwood, Videojet, Würth. Skontaktuj się z nami: Consafe Logistics AB (siedziba) Lund, Szwecja Tel.: sales@se.consafelogistics.com Consafe Logistics A/S Skovlunde, Dania Tel.: bjarne.eg@dk.consafelogistics.com Consafe Logistics AS Kjeller, Norwegia Tel.: info@no.consafelogistics.com Consafe Logistics Ltd Shrewsbury, Wielka Brytania Tel.: +44 (0) sales@se.consafelogistics.com Consafe Logistics B.V. Oudenbosch, Holandia Tel.: wms@nl.consafelogistics.com Consafe Logistics Sp. z o.o. Warszawa, Polska Tel.: sales@pl.consafelogistics.com Skontaktuj się z autorem: Victor Surpaceanu, Product Management Tel.: victor.surpaceanu@consafelogistics.com Aby dowiedzieć się więcej o Consafe Logistics Group, odwiedź: Consafe Logistics Group należy do JCE Group AB z siedzibą w Göteborgu, Szwecja. Dołącz do nas: COPYRIGHT 2014 CONSAFE LOGISTICS GROUP. 9