Warszawa, dnia 8 maja 2008 r. Biuro Kontroli i Audytu BKA /1952/ 133 /KSzW/JJ/2008 R A P O R T

Transkrypt

1 Biuro Kontroli i Audytu BKA /1952/ 133 /KSzW/JJ/2008 Warszawa, dnia 8 maja 2008 r. R A P O R T z kontroli Wyższej Szkoły Komunikowania, Politologii i Stosunków Międzynarodowych w Warszawie w zakresie wykorzystania funduszu pomocy materialnej dla studentów w 2007 r. oraz zgodności działań organów uczelni z przepisami ustaw i statutem oraz treścią udzielonego pozwolenia na działalność. 1. Kontrola została przeprowadzona na podstawie upoważnień Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego Nr 1/KSzW/2008, Nr 1A/KSzW/2008 i Nr 1B/KSzW/2007 z dnia 28 stycznia 2008 r. 2. Celem kontroli było sprawdzenie zgodności działań organów uczelni z przepisami ustawy, statutem uczelni oraz treścią udzielonego pozwolenia na działalność, a także prawidłowości wydatkowania dotacji na pomoc materialną dla studentów w 2007 r. 3. Kontrolę przeprowadzili: Janusz Jagliński gł. specjalista MNiSzW, ekspert merytoryczny, ekspert finansowy. 4. W trakcie kontroli informacji i wyjaśnień udzielali: p.o. rektor Uczelni, p.o. kanclerz, dziekan, prodziekan, przedstawiciel Założyciela Wena Sp. z o.o., specjalista ds. studenckich, kwestor. 5. Załącznikiem do raportu są: protokół z kontroli finansowej dotacji przyznanej na pomoc materialną dla studentów w 2007 roku, protokół z kontroli zgodności działań organów uczelni z przepisami ustaw i statutem oraz treścią udzielonego pozwolenia na działalność, opinia Departamentu Spraw Studentów i Doktorantów, opinia Departamentu Organizacji Szkół Wyższych, uwagi Rektora Wyższej Szkoły Komunikowania, Politologii i Stosunków Międzynarodowych do protokołów kontroli, opinia Samorządu Studenckiego WSKPiSM dotycząca zmiany właściciela Uczelni. 1

2 6. Ustalenia kontroli: 6a. W zakresie wykorzystania dotacji przyznanej na pomoc materialną w 2007 r. stwierdzono: W 2007 r. uczelnia otrzymała dotację na pomoc materialną dla studentów w wysokości 16,2 tys. zł., W dniu 30 maja 2007 r. Prezes Zarządu Spółki WENA założyciela uczelni, dokonał przelewu w wysokości zł na rachunek bankowy obsługujący uczelnię. Kwota ta wg ewidencji księgowej zasiliła fundusz pomocy materialnej dla studentów. Brak dokumentów księgowych za 2006 r. poświadczających zasadność zwrotu, Na dzień 31 grudnia 2007 r. saldo funduszu pomocy materialnej wykazuje przekroczenie 273,47 zł. Przekroczenie może być wynikiem zawyżenia kwoty zwrotu na rachunek bankowy obsługujący uczelnię, która zasiliła wg ewidencji księgowej fundusz pomocy materialnej dla studentów Księgi finansowe uczelni prowadziło Biuro Rachunkowe ANKRYS Usługi Księgowo Podatkowe z siedzibą w Poznaniu, Uczelnia nie posiada odrębnego rachunku bankowego dla potrzeb obsługi funduszu pomocy materialnej studentów, Uczelnia nie zwiększyła funduszu pomocy materialnej o naliczone odsetki od środków na rachunku bankowym, Brak procedur i wskazania osób odpowiedzialnych za archiwizowanie dokumentów, co uniemożliwiało dostęp do wielu dokumentów źródłowych i ksiąg rachunkowych za2006 r., Dane zawarte w sprawozdaniach sporządzonych do GUS i MNiSzW nie były zgodne z danymi z ksiąg rachunkowych, Uczelnia nie posiada określonych dla Wyższej Szkoły Komunikowania, Politologii i Stosunków Międzynarodowych zasad prowadzenia ksiąg, w tym Zakładowego Planu Kont, Brak dokumentu potwierdzającego uzgodnienie regulaminu w sprawie pomocy materialnej dla studentów z uczelnianym organem samorządu studentów co stanowi naruszenie art. 174 ust. 2 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym, W składzie Odwoławczej Komisji Stypendialnej brak przedstawiciela studentów, Nieprawidłowe gospodarowanie środkami z dotacji, ponieważ świadczenia stypendialne wypłacano studentom z kilkumiesięcznym opóźnieniem, co wskazuje na możliwość wykorzystywania środków funduszu pomocy materialnej dla studentów do finansowania innej działalności uczelni, Nieprawidłowości w zakresie dokumentowania procesu przyznawania świadczeń pomocy materialnej dla studentów (brak decyzji administracyjnych), 6b. W zakresie zgodności działań organów uczelni z przepisami ustaw i statutem oraz treścią udzielonego pozwolenia na działalność, stwierdzono: Statut i regulamin studiów w Uczelni nie zostały dostosowane do wymogów ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym, Uczelnia jest kierowana przez pełniącego obowiązki Rektora, co nie ma podstaw w obowiązujących przepisach, Uczelnia nie spełnia wymogów minimum kadrowego na kierunku filologia określonych w rozporządzeniu Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie warunków, jakie muszą spełniać jednostki organizacyjne uczelni, aby prowadzić studia na określonym kierunku i poziomie kształcenia, - zgodnie z art. 11 ust.5 2

3 ustawy prawo o szkolnictwie wyższym rektor uczelni miał obowiązek zawiadomić Ministra o zaistniałej sytuacji, W teczkach osobowych pracowników brak oświadczeń o zaliczeniu do minimum kadrowego, brak zaświadczeń o udziale w szkoleniu BHP W trakcie kontroli nie przedstawiono aktualnej imiennej listy członków senatu uczelni, Rektor zawiesił regulamin samorządu studentów, Wpisy do albumu studentów są dokonywane ze znacznym opóźnieniem, niezgodnie z porządkiem chronologicznym, Przyjmowanie na studia cudzoziemców bez dokumentowania posiadania wizy uprawniającej do pobytu na terenie kraju, W umowie o kształcenie nałożono na studenta obowiązek wnoszenia opłaty w wysokości 500 zł za opóźnienie w złożeniu pracy dyplomowej. Klauzula powyższa została uznana za niedozwoloną wyrokiem Sądu Ochrony Konkurencji i Konsumentów, W uczelni stosowano nieobowiązujący od 5 lipca 2006 r. regulamin finansowy stanowiący integralną część umowy o kształcenie, Regulamin finansowy wprowadzał opłaty dodatkowe za wydanie dyplomu w wysokości 100 zł, podczas gdy rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie dokumentacji przebiegu studiów stanowi, że kwota ta nie może przekraczać 60 zł., Nieuzasadnione różnice w zwrocie środków finansowych studentom za realizację obowiązkowych zajęć z wychowania fizycznego we własnym zakresie, W zakresie bazy materialnej: uczelni wypowiedziano umowę najmu, z uczelnią rozwiązano umowę na świadczenie usług ochrony osób i mienia na terenie uczelni w Warszawie przy ul. Rakowieckiej 2 D z dniem r., brak komputerów przeznaczonych do pomocy naukowej dla studentów, brak możliwości realizacji obowiązkowych zajęć z wychowania fizycznego. 7. Rektor Wyższej Szkoły Komunikowania, Politologii i Stosunków Międzynarodowych w Warszawie w przekazanych uwagach poinformował, że: W uczelni trwają prace nad wersją statutu uwzględniającą uwagi przekazane przez Departament Organizacji Szkół Wyższych MNiSzW w dniu 26 marca 2008 r., Uczelnia oczekuje na zatwierdzenie złożonego Regulaminu studiów przez ministra właściwego do spraw szkolnictwa wyższego, Senat uczelni w uchwałach z dnia 10 kwietnia 2008 r. pozytywnie zaopiniował powołanych na stanowiska pełniącego obowiązki rektora i kanclerza w dniu 21 stycznia 2008 r., Uczelnia do prowadzenie zajęć wykorzystuje pomieszczenia przy ul. Rakowieckiej 2D, których jest jedynym użytkownikiem, Uczelnia została doposażona w komputery do użytku administracji, W semestrze letnim zajęcia z WF i komputerowe są realizowane na podstawie umów z podmiotami zewnętrznymi, Uczelnia przyjęła wszystkie uwagi dotyczące nieprawidłowości w zakresie gospodarowania środkami pomocy materialnej dla studentów w 2007 r. W dniu 31 stycznia 2008 r. powołano kwestora Wyższej Szkoły Komunikowania, Politologii i Stosunków Międzynarodowych, do którego obowiązków należy 3

4 nadzór nad właściwym wykorzystaniem środków przeznaczonych na stypendia studenckie i dbałość o prowadzenie i archiwizację związanych z tym dokumentów. 8. Departament Spraw Studentów i Doktorantów w przekazanych uwagach wskazał: Kierowanie uczelnią przez p.o. rektora może mieć wpływ na ważność wystawionych przez uczelnię dyplomów, Ministerstwo nie otrzymało wzorów podpisów osób upoważnionych do podpisywania dyplomów, do czego uczelnia jest zobowiązana zgodnie z 19 ust. 1 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie dokumentacji przebiegu studiów, Zasady przyjmowania kandydatów na I rok studiów powinny zostać uchwalone przez senat uczelni w trybie art. 169 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym, W dokumentacji Departamentu Spraw Studentów i Doktorantów MNiSzW brak jest uchwały senatu w sprawie zasad rekrutacji na rok akademicki 2008/2009 Brak jest podstaw prawnych do zawieszenia przez rektora regulaminu samorządu studentów, W uczelni mają miejsce nieprawidłowości w zakresie dokumentowania procesu przyznawania świadczeń pomocy materialnej dla studentów (brak decyzji administracyjnych), Rezygnacja ze studiów jest jednostronna czynnością prawną, której dokonanie zobowiązuje odpowiedni organ uczelni do skreślenia studenta z listy studentów. Od momentu złożenia rezygnacji ze studiów opłata za studia nie powinna być naliczana. 9. W wyniku kontroli wnioskuję o wystosowanie w trybie art. 37 ust. 1 ustawy - Prawo o szkolnictwie wyższym, pisma pokontrolnego do Wyższej Szkoły Komunikowania, Politologii i Stosunków Międzynarodowych z uwagami dotyczącymi konieczności: Prawidłowego sporządzania dokumentów, w szczególności dotyczących procesu przyznawania świadczeń stypendialnych, w tym wystawiania decyzji administracyjnych dotyczących przyznanych świadczeń pomocy materialnej dla studentów, Dokonania korekty sprawozdań dla GUS i MNISzW zgodnie z danymi z ksiąg rachunkowych, Wypłacania studentom stypendiów z funduszu pomocy materialnej co miesiąc, Wydzielenia odrębnego rachunku dla potrzeb obsługi funduszu pomocy materialnej dla studentów, Wskazania osób odpowiedzialnych za archiwizowanie dokumentów, Opracowania Zakładowego Planu Kont, Jak najszybszego zakończenia procedury dostosowywania statutu i regulaminu studiów do wymogów ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym, Niezwłocznego podjęcia działań mających na celu wyeliminowania uchybień, polegających na dokonywaniu wpisów do albumu ze znacznym opóźnieniem, 4

5 Przeanalizowania wzorca umowy o odpłatności za studia pod kątem występowania postanowień uznanych za niedozwolone, Opracowanie umowy o kształcenie oraz regulaminu finansowego zgodnych z obowiązującymi przepisami, Niezwłocznego dokonania przeglądu dokumentów studentów-cudzoziemców i ścisłego przestrzegania przepisów regulujących tę dziedzinę działalności uczelni, Uzupełnienia braków kadrowych na kierunku filologia, Przekazanie do Departamentu Spraw Studentów i Doktorantów MNiSzW wzorów podpisów osób upoważnionych do podpisywania dyplomów oraz uchwały senatu w sprawie rekrutacji na rok akademicki 2008/2009, Poinformowania Wydziału Kontroli MNiSzW o stanie realizacji powyższych wniosków do dnia 30 czerwca 2008 r. Ponadto w związku z niespełnieniem przez Uczelnię wymogów minimum kadrowego na kierunku filologia określonych w rozporządzeniu Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie warunków, jakie muszą spełniać jednostki organizacyjne uczelni, aby prowadzić studia na określonym kierunku i poziomie kształcenia, proponuję zobowiązać Departament Organizacji Szkół Wyższych do zwrócenia się w trybie art. 49 ust. 3 ustawy - Prawo o szkolnictwie wyższym do Państwowej Komisji Akredytacyjnej o przeprowadzenie oceny kształcenia na kierunku Filologia w Wyższej Szkole Komunikowania, Politologii i Stosunków Międzynarodowych w Warszawie. Raport został zatwierdzony przez Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego 12 maja 2008 r. 5