Instrukcja eksploatacji Systemu Obsługi Faktur i Kas Sprzefak++

Transkrypt

1 Instrukcja eksploatacji Systemu Obsługi Faktur i Kas Sprzefak++ Wersja Punkt sprzedaży Czerwiec 2005

2 Strona 2 System Sprzefak++

3 Informacje ogólne Spis treści WSTĘP INFORMACJE OGÓLNE WYMAGANIA SYSTEMU KONWENCJA ZAPISU INSTALACJA SYSTEMU ZADANIA SYSTEMU STANDARDOWE ELEMENTY SYSTEMU OKNA DIALOGOWE Proste okna dialogowe Elementy okien dialogowych Pole daty Pole wyboru Przełącznik Pole edycyjne Kalkulator FORMULARZE Stałe elementy formularzy Arkusze Paski narzędziowe Listy rozwijane Tabele WYDRUKI Okno dialogowe wydruków Podgląd raportu SYSTEM SPRZEFAK AUTORYZACJA ADMINISTRACJA Zmiana użytkownika Wylogowanie Konfiguracja instalacji Instalacja Definicja numerów dokumentów i sposobów zapłaty Transmisja danych Transmisja katalogów z Centrali Transmisja wpłat i wypłat do systemu PINCASSO Lista paczek dla systemu PINCASSO Transmisja dokumentów do systemu finansowo księgowego Lista paczek dla systemu finansowo księgowego Lista rat za umowy przyłączeniowe systemu Fenix Eksport danych do zewnętrznych systemów Lista użytkowników...33

4 System Sprzefak Dane użytkownika Zmiana hasła Dziennik zarejestrowanych zdarzeń Wczytaj wydruk Koniec SPRZEDAŻ Nowe zamówienie [Ctrl+Alt+F1] Wybór usług Redagowanie opisu dokumentu Zamówienia Rozksięgowanie zaliczek Nowy dokument sprzedaży [Ctrl+Alt+F2] Faktura VAT Faktura pro-forma Faktura wewnętrzna Pozostałe dokumenty sprzedaży Dokumenty sprzedaży Wystawienie faktury korygującej Zestawienia Wybór komórki organizacyjnej ZAKUPY Nowa faktura zakupowa Korekta faktury zakupowej Faktury zakupów KASA Wczytanie kodu paskowego [Ctrl+K] Wczytanie zewnętrznego kodu paskowego [Ctrl+Alt+K] Sumowanie wpłat i wypłat [Alt+K], S Nowa wpłata [Ctrl+Alt+F4] Zapłata kontrahenta za fakturę [A] Zaliczka kontrahenta na poczet zamówienia [B] Inna wpłata kontrahenta [C] Wpłata pracownika [D] Zapłata rachunku za gaz [E] Zapłata noty odsetkowej za gaz [F] Niesystemowa wpłata za gaz/opóźnienie [G] Zapłata rachunku za gaz płatnika [H] Zapłata noty odsetkowej za gaz płatnika [I] Niesystemowa wpłata płatnika [J] Wpłata z innej kasy lub banku [K] Inna wpłata [L] Nowa wypłata [Ctrl+Alt+F5] Zwrot zapłaty za fakturę [A] Zwrot zaliczki na poczet zamówienia [B] Zapłata kontrahentowi [C] Wypłata pracownikowi [D]...76 Strona 4

5 Informacje ogólne Zwrot nadpłat za gaz [E] Wypłata pieniędzy do innej kasy lub banku [F] Inna wypłata [G] Nowa zbiorcza wpłata za gaz [Alt+K], Z Wpłaty i wypłaty [Alt+K], W Nowy raport kasowy Raporty kasowe Zestawienia wpłat i wypłat Zestawienie wpłat i wypłat według rodzajów Zestawienie ilościowe i wartościowe wpłat i wypłat Zestawienie wpłat do inkas Stan kasy Wybór kasy [Alt+K], K Opis dokumentu KP / KW KATALOGI Komórki organizacyjne Rodzaje usług Ceny usług Kontrahenci Zapisanie nowego kontrahenta Aktualizacja kontrahenta Usuwanie kontrahenta Zamiana kontrahentów Drukowanie listy kontrahentów Katalog tekstów Zapisanie nowego tekstu Aktualizacja zapisanego tekstu Usuwanie zapisanego tekstu Teksty na wydrukach Zewnętrzne systemy Miejsca zakupu i sprzedaży Konta bankowe Rejestry Pracownicy Katalogi PINCASSO NARZĘDZIA Kalkulator Kalkulator nominałów WIDOK OKNA POMOC JAK WYKONAĆ? SKRÓTY KLAWIATUROWE UŻYWANE W SYSTEMIE SPIS RYSUNKÓW...109

6 System Sprzefak++ 7. ZAKOŃCZENIE Strona 6

7 Informacje ogólne Wstęp Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom dotychczasowych użytkowników Systemu Obsługi Kas i Sprzedaży SPRZEFAK autorzy systemu opracowali nową wersję tej aplikacji, pod nazwą Sprzefak++. Zasadniczą różnicą, którą zauważy każdy z dotychczasowych użytkowników jest graficzny interfejs tego systemu. Jednak, biorąc pod uwagę przyzwyczajenia i nabyte już nawyki użytkowników, autorzy dołożyli wszelkich starań, by sposób obsługi tego programu nie odbiegał zbytnio od wersji dotychczasowej. Ponadto oba systemy będą tak rozwijane, by istniała możliwość jednoczesnej pracy na wspólnych bazach, z jednej strony na silniejszych stacjach w wersji Windows-owej, na słabszych zaś w wersji DOS-owej. Przedmiotem niniejszej dokumentacji jest jedynie wersja Windows-owa. Ponieważ bardzo zróżnicowany jest poziom wiedzy użytkowników w zakresie obsługi systemu Microsoft Windows, instrukcja ta zawiera rozdziały: Rozdz. 2 ta część opisuje standardowe komponenty wykorzystywane w systemie oraz procedury ich obsługi; Rozdz. 3 w tej części opisane są poszczególne opcje menu aplikacji, w takiej kolejności, w jakiej występują w menu; Rozdz. 4 w ostatniej części opisane są procedury postępowania celem uzyskania zamierzonego efektu (wystawienie faktury, itp.). 1. Informacje ogólne 1.1. Wymagania systemu Minimalne wymagania do zainstalowania systemu: system operacyjny MS Windows 98 PL procesor Pentium 333 MHz pamięć operacyjna 32 MB rozdzielczość monitora minimum 800x600 pikseli 16 kolorów system obsługi bazy danych: Pervasive SQL V (SP1) MS Internet Explorer 5.01 Zalecane wymagania: system operacyjny MS Windows NT ver. 4.0/2000/XP procesor Pentium III 900 MHz lub lepszy pamięć operacyjna 64 MB lub więcej rozdzielczość monitora 1024x768 pikseli 256 kolorów lub więcej system obsługi bazy danych: Pervasive SQL V8.6 MS Internet Explorer 6.0

8 System Sprzefak Konwencja zapisu Celem ustalenia jednoznaczności postępowania, w dalszej części niniejszej instrukcji przyjęto ustalenia: w systemie zainstalowana jest myszka dla praworęcznych zapis np.: Alt+K oznacza wciśnięcie lewego klawisza Alt i trzymając go wciśniętym, jednoczesne wciśnięcie klawisza K zapis np.: K, M oznacza wciśnięcie klawisza K, a następnie po jego zwolnieniu wciśnięcie klawisza M w nawiasach kwadratowych podano skróty klawiaturowe prowadzące do opisywanego efektu, np.: zamknięcie aplikacji [Alt+F4] 1.3. Instalacja systemu Instalacja systemu opisana jest w oddzielnej dokumentacji. W niniejszym dokumencie zakłada się, że system jest zainstalowany i prawidłowo skonfigurowany przez instalatora lub administratora Zadania systemu Zadaniem opisywanego systemu sprzedaży jest ułatwienie prowadzenia sprzedaży i jej ewidencji księgowej oraz obsługi kas. Współpracuje on z systemem finansowo-księgowym FK i systemem PINCASSO. Główne funkcje systemu to: 1. obsługa sprzedaży: a) rejestracja zleceń, b) przyjmowanie zaliczek, c) fakturowanie sprzedaży. 2. obsługa kas: a) rejestracja wpłat i wypłat, b) sporządzanie raportów kasowych. 3. przesyłanie informacji z terenu do zakładu i z zakładu w teren przy pomocy poczty elektronicznej lub dyskietek, 4. automatyczne rejestrowanie przesłanych informacji w systemie finansowoksięgowym FK, 5. automatyczne rejestrowanie wpłat za gaz w systemie PINCASSO. Punkty prowadzące sprzedaż oraz kasy mogą znajdować się w wielu miejscowościach. W punkcie sprzedaży może być wiele stanowisk sprzedaży i kas. Ewidencja księgowa sprzedaży oraz wpłat i wypłat w kasach odbywa się w wyróżnionym miejscu nazywanym dalej w tekście centralą. Zwykle centralą będzie miejsce prowadzenia księgowości. System obsługuje przesyłanie informacji z centrali do punktów sprzedaży i z punktów sprzedaży do centrali. System umożliwia jednolitą ewidencję sprzedaży oraz wpłat i wypłat w kasach, ponieważ centralnie ustala się katalogi wykorzystywane we wszystkich punktach sprzedaży i kasach: punkty sprzedaży; stałych kontrahentów; pracowników; sprzedawane usługi i wyroby; rejestry sprzedaży; Strona 8

9 Sprzedaż rodzaje wpłat i wypłat. System ułatwia prowadzenie ewidencji, ponieważ obsługuje: automatyczną rejestrację faktur wystawionych w punktach sprzedaży w rejestrach sprzedaży w centrali; automatyczną dekretację raportów kasowych. System obsługuje automatyczną rejestrację wpłat i wypłat za gaz w systemie PINCASSO oraz naliczanie opłat karnych za zwłokę w zapłacie. System składa się z dwóch modułów: moduł obsługi punktu sprzedaży; moduł obsługi centrali. System działa na stanowiskach wyposażonych w pojedynczy komputer typu IBM PC z systemem operacyjnym Microsoft Windows (wersja 98 SE lub wyższa) i w sieciach lokalnych Novell Netware. 2. Standardowe elementy systemu W rozdziale tym opisane są standardowe elementy występujące w systemie, wraz ze sposobem ich obsługi. Istniejące w systemie Sprzefak++ okienka można umownie podzielić na dwa typy: okna dialogowe oraz formularze. Zasadnicza różnica pomiędzy nimi polega na tym, że okna dialogowe są niezależne od formularza głównego systemu (Rys. 8), można je przesuwać poza granice tego formularza, a służą głównie do interakcji z użytkownikiem. Wszystkie zaś formularze są oknami potomnymi formularza głównego systemu, nie mogą wychodzić poza jego rozmiary, a ich główną funkcją jest wprowadzanie danych przez użytkownika, lub wyświetlanie wprowadzonych już wcześniej danych. W dalszej części instrukcji opisane są poszczególne elementy mogące występować w oknach dialogowych lub formularzach. Niektóre z nich występują tylko w oknach dialogowych, niektóre tylko na formularzach, a z niektórymi z nich można się spotkać zarówno w oknach dialogowych, jak i na formularzach Okna dialogowe Proste okna dialogowe Najprostszym elementem występującym w aplikacji jest proste okno dialogowe. Zawiera ono najczęściej jakąś informację słowną lub pytanie i czeka na reakcję użytkownika. Przykład takiego okna przedstawia Rys. 1. Rys. 1. Proste okno dialogowe Reakcją użytkownika jest wciśnięcie jednego z wyświetlonych w oknie przycisków. Można to wykonać klikając na wybranym przycisku kursorem myszki, lub przez przesunięcie zaznaczenia przycisku klawiszem Tab, a następnie zatwierdzenie wyboru klawiszem spacji

10 System Sprzefak++ lub klawiszem Enter. Jeśli na wybranym przycisku jakaś litera wyróżniona jest podkreśleniem, to można ten przycisk wcisnąć przez naciśnięcie klawisza z tą literą, np. na Rys. 1 wciśnięcie klawisza T spowoduje wybranie przycisku Tak. Zamknięcie takiego okna dowolnym sposobem (np. przez kliknięcie ikony w prawym, górnym rogu okna) zawsze wywołuje taki sam efekt, jak wciśnięcie przycisku Anuluj. Cechą charakterystyczną okien dialogowych jest ich modalność tzn. jeśli jest otwarte dowolne okno dialogowe wówczas nie ma możliwości korzystania z żadnego innego okna aplikacji łącznie z głównym oknem aplikacji, dopóki to okno dialogowe nie zostanie zamknięte Elementy okien dialogowych Oprócz takich najprostszych okien dialogowych można się spotkać z oknami dialogowymi bardziej skomplikowanymi, jak np. na Rys. 2. Rys. 2. Okno dialogowe Okno to zawiera szereg elementów, które są omówione w dalszej części. Chcąc wykonać jakąś operację na jednym z tych elementów, należy go uczynić aktywnym. O aktywności danego elementu świadczy jego wyróżnienie, najczęściej ramką wokół elementu (na rysunku powyżej aktywny jest opcja Przelew przełącznika Sposób płatności ). Myszka załatwia tę sprawę za nas, jeżeli natomiast do poruszania się po oknie dialogowym lub formularzu posługujemy się klawiaturą, wówczas by przejść do następnego elementu okna należy wcisnąć klawisz Tab, by przejść do poprzedniego elementu klawisze Shift+Tab Pole daty Pole daty jest elementem występującym zarówno w oknach dialogowych, jak i na formularzach, z tą różnicą, że na formularzach nie ma ono dodatkowego pola wyboru. Jest ono przedstawione na Rys. 3. Pole to służy do wyświetlenia (czasami również do edycji) jakiejś daty. Strona 10

11 Administracja Dodatkowe pole wyboru Rys. 3. Pole daty Jeśli w oknie dialogowym pole wyboru przy polu daty jest niezaznaczone, oznacza to, że data ta jest ignorowana podczas definiowania kryterium. Po zaznaczeniu tego pola wyboru myszką lub klawiszem spacji istnieje możliwość edycji tej daty. Można tam wpisać z klawiatury żądaną datę, można również ją edytować klawiszami kursora. Wtedy klawisze oraz służą do przemieszczania się pomiędzy polem roku, miesiąca oraz dnia, a klawisze i powodują powiększenie lub zmniejszenie odpowiedniego pola o 1. Niejednokrotnie jednak wygodniejszym rozwiązaniem jest rozwinięcie kalendarza poprzez kliknięcie ikony obok pola, lub wciśnięcie Alt+. Wówczas pole to będzie wyglądać, jak na Rys. 4. Zmiana miesiąca Rys. 4. Rozwinięty kalendarz Po kalendarzu tym można się poruszać klawiszami kursora, klawisz PgUp przesuwa jeden miesiąc do przodu, klawisz PgDn jeden miesiąc wstecz, a wybór zatwierdzamy klawiszem Enter. Myszką można wygodniej nawigować po kalendarzu, zmieniając miesiące ikonami i, lub też wybierając go z listy wyświetlonej po kliknięciu na nazwie miesiąca. Rok z kolei można zmienić po kliknięciu na nim Pole wyboru Pojedyncze pole wyboru składa się z opisu oraz kwadracika, który może być pusty lub zaznaczony. Najczęściej jednak mamy do czynienia z zespołem pól wyboru (Rys. 5), w którym należy zaznaczyć żądane opcje jedną, kilka, lub żadnej. Rys. 5. Pola wyboru Jak zwykle, zaznaczenie lub odznaczenie żądanej opcji myszką jest trywialne, natomiast klawiaturą można to zrobić przez wciśnięcie klawisza spacji podczas, gdy żądane pole jest aktywne (na rysunku powyżej np. Gotówka ).

12 System Sprzefak Przełącznik Czasami zachodzi konieczność wybrania jednej i tylko jednej z możliwych do wyboru opcji. Do tego celu najlepiej nadaje się tzw. przełącznik, pokazany na Rys. 6. Rys. 6. Przełącznik Żądaną opcję można wybrać klawiszami kursora na klawiaturze, lub myszką. O ile pola wyboru są najczęściej zupełnie od siebie niezależne, o tyle w przełączniku zaznaczenie dowolnej opcji powoduje wyłączenie pozostałych opcji w nim występujących Pole edycyjne Pole edycyjne jest elementem często występującym zarówno w oknach dialogowych, jak i na formularzach. Pole to umożliwia wprowadzanie dowolnych wyrażeń z klawiatury oraz ich modyfikowanie. Rys. 7. Pole edycyjne Kalkulator Szczególnym przypadkiem pola edycyjnego jest pole zawierające dane numeryczne (liczby) na ogół są to ilości lub kwoty. W każdym takim polu dostępny jest podręczny kalkulator. Umożliwia on wykonanie prostych obliczeń. Aby go uaktywnić należy wcisnąć klawisz F12 lub klawisz K. Aktywność kalkulatora w takim polu sygnalizowana jest zmianą koloru czcionki w tym polu (na ogół na niebieski). Chcąc na przykład wpisać ½ pola powierzchni wynajmowanego lokalu o wymiarach 25 m 38 m wystarczy uaktywnić kalkulator w polu Ilość i działać, jak na kalkulatorze, tzn. wciskać kolejno klawisze [2], [5], [*], [3], [8], [/], [2] a na zakończenie dezaktywować kalkulator klawiszem F12 lub K. W efekcie w polu Ilość uzyskamy wynik tj. 475 m 2. Znaczenie klawiszy: 0-9 kolejne cyfry,. separator dziesiętny * / + - operatory działań =, K, F12 wynik C kasowanie całego wyrażenia E kasowanie ostatnio wprowadzonej liczby Backspace kasowanie ostatnio wprowadzonego pierwiastek kwadratowy R odwrotność wprowadzonej liczby ( 1 / x ) Strona 12

13 Administracja 2.2. Formularze Stałe elementy formularzy W przeciwieństwie do okien dialogowych, formularze nie są oknami modalnymi tzn. jednocześnie może być otwartych kilka formularzy, pomiędzy którymi można się poruszać kursorem myszki lub kombinacją klawiszy Ctrl+Tab. Z kolei wszystkie formularze systemu są oknami potomnymi formularza głównego aplikacji, czego konsekwencjami są: formularze nie mogą wychodzić poza rozmiar formularza głównego systemu zamknięcie formularza głównego powoduje zamknięcie wszystkich otwartych formularzy aplikacji. Jako przykład formularza posłużmy się formularzem głównym systemu, jak na Rys. 8. Na formularzu tym znajduje się kilka elementów identycznych dla każdego formularza, oraz kilka charakterystycznych tylko dla tego formularza. Elementami powtarzającymi się na większości formularzy są: Nagłówek okna pasek zajmujący górną część każdego okna. Jego uchwycenie, czyli umieszczenie na nim kursora myszki i wciśnięcie lewego przycisku myszki umożliwia przemieszczenie całego okna na ekranie aż do momentu zwolnienia przycisku myszki. Kolor nagłówka świadczy o tym, czy okno jest aktywne, czy też nie. W dowolnym momencie, w systemie aktywne jest zawsze tylko jedno okno i jego dotyczą wszelkie operacje wykonywane czy to z klawiatury, czy też myszką. Ikona minimalizacji okna ikona znajdująca się w prawym końcu nagłówka okna służy do zminimalizowania aktywnego okna. Wówczas okno to jest zwijane do jego nagłówka widocznego na pasku zadań, lub w oknie-rodzicu. Ikona maksymalizacji okna ikona w prawym końcu nagłówka okna służy do powiększenia rozmiarów okna, tak by zajęło cały ekran monitora. Zarówno ta, jak i poprzednia ikona, po wykonaniu swojego zadania przebierają postać ikony:. Jej kliknięcie spowoduje przywrócenie rozmiarów okna do poprzedniej wielkości. Ikona zamykająca okno [Alt+F4] zawsze w prawym górnym rogu okna, służy do całkowitego zamknięcia aktywnego okna.

14 System Sprzefak++ Menu główne systemu Pasek narzędziowy (tu: katalogi) Ikona systemowa Nagłówek okna Lista komórek organizacyjnych Minimalizacja okna Maksymalizacja okna Zamknięcie okna Pasek statusu Aktualny użytkownik Aktualnie używana baza danych Podpowiedzi Rys. 8. Formularz główny systemu Ikona systemowa [Alt+spacja] zawsze w lewym górnym rogu okna. Jej kliknięcie spowoduje wyświetlenie menu umożliwiającego przemieszczenie, zmianę rozmiarów lub zamknięcie aktywnego okna. Ikona ta jest szczególnie przydatna w przypadku, gdy użytkownik jest przyzwyczajony bardziej do korzystania z klawiatury, aniżeli z myszki. Wówczas wybierając z wyświetlonego menu rodzaj czynności, można następnie posługiwać się klawiszami kursora, a do zatwierdzenia wyboru używać klawisza Enter. Pasek statusu pasek zajmujący dolną część okna. Najczęściej zawiera on dodatkowe informacje dla użytkownika, niejednokrotnie podpowiedzi oraz opisy dostępnych skrótów klawiaturowych. W prawym końcu paska na formularzu głównym aplikacji zawsze jest wyświetlona informacja o aktualnie zalogowanym użytkowniku, oraz nazwa bazy danych, do której jest dołączony. Rozmiar aktywnego okna można również zmieniać przez ustawienie kursora myszki na dowolnej krawędzi, lub narożniku tego okna, a po zmianie wyglądu kursora (na, lub ) wciśnięciu lewego przycisku myszki. Trzymając wciąż wciśnięty ten przycisk i poruszając myszką zmienia się rozmiar okna, aż do momentu zwolnienia przycisku. Na głównym formularzu systemu oprócz w/w elementów znajdują się: Menu główne systemu spis wszystkich opcji systemu pogrupowanych tematycznie. Niektóre opcje mogą być niedostępne ( wyszarzałe ) dla niektórych użytkowników w zależności od posiadanych przez aktualnego użytkownika uprawnień. Wyboru opcji można dokonać kliknięciem myszki, lub wybranie menu [F10] przesunięcie kursora ( podświetlenia ) klawiszami,, lub do żądanej opcji i wciśnięcie klawisza Enter. Innym sposobem wybrania opcji Strona 14

15 Administracja jest rozwinięcie menu i wciśnięcie Alt + podkreślona litera żądanej opcji, np.: na Rys. 8 wciśnięcie Alt+W spowoduje wybranie opcji Widok. Paski narzędziowe są to w zasadzie ikony reprezentujące poszczególne opcje menu głównego systemu pogrupowane analogicznie do menu głównego. Kliknięcie dowolnej z nich wywołuje efekt dokładnie taki sam, jak wybranie odpowiadającej opcji menu systemu. UWAGI: 1. Formularz z Rys. 8 jest głównym i macierzystym formularzem wszystkich formularzy systemu Sprzefak++. Zatem wszystkie formularze wywoływane z tego systemu nie mogą wychodzić poza rozmiary tego formularza, nie należy go zbytnio zmniejszać! 2. Zamknięcie tego formularza spowoduje zamknięcie całej aplikacji, łącznie z niezamkniętymi dotychczas formularzami Arkusze Na niektórych formularzach znajdują się tzw. arkusze. Ich przykład przedstawiono na Rys. 9. Są to jak gdyby wystające zakładki nałożonych na siebie arkuszy, z których każdy zawiera odrębne informacje, a każdy z nich można wyciągnąć na wierzch przez wybranie jego zakładki. Rys. 9. Arkusze Najprościej przechodzenie pomiędzy poszczególnymi arkuszami wykonać przez kliknięcie kursorem myszki na wybranej zakładce. Można tego również dokonać wciskając klawisze Ctrl+PgDn (przejście do następnego arkusza), lub Ctrl+PgUp (przejście do poprzedniego arkusza) Paski narzędziowe Na większości formularzy systemu, do uaktywnienia poszczególnych funkcji służą paski narzędziowe, jak na Rys. 10. Mają one formę przycisków z ikonami. Przyciski te można wybierać jedynie myszką, lecz posiadają one również skróty klawiaturowe. Rys. 10. Pasek narzędziowy Jeśli jakiś przycisk jest niedostępny jest on wyszarzały (np. Zapisz na Rys. 10). Podczas przesuwania kursora myszki ponad przyciskami, ikony na dostępnych przyciskach stają się kolorowe, obok przycisku pojawia się etykietka z krótkim objaśnieniem funkcji przycisku oraz przypisanym skrótem klawiaturowym, a w linii statusu formularza głównego znajduje się dłuższy opis tej funkcji.

16 System Sprzefak Listy rozwijane Elementem występującym na niektórych formularzach jest tzw. lista rozwijana. Jest to najczęściej lista zawierająca kilka dostępnych wariantów mogących występować w tym miejscu. Przykład takiej listy pokazuje Rys. 11. Kliknięcie w tym miejscu spowoduje rozwinięcie listy Rys. 11. Lista rozwijana Suwak do przewijania listy Najczęściej wyświetlanych jest kilka pierwszych wierszy listy. Listę można rozwinąć myszką (jak na rys.) lub klawiszami Alt+. Aby wybrać któryś z dalszych wierszy należy tę listę przewinąć w dół wykorzystując do tego celu myszkę lub klawisze kursora. Można również wykorzystywać klawisze alfanumeryczne. Wciśnięcie klawisza z dowolnym znakiem, spowoduje przesunięcie podświetlenia do pierwszego z wierszy, który zaczyna się od tego znaku (np. wciśnięcie K spowoduje przesunięcie do wiersza kompensata ). Wybór można zatwierdzić przez kliknięcie myszką, lub wciśnięcie klawisza Enter Tabele Elementem bardzo często występującym na formularzach są różnego rodzaju tabele. Przykładowa tabela przedstawiona jest na Rys. 12. Tabela wstępnie najczęściej jest wypełniona wszystkimi wierszami spełniającymi zadane wcześniej kryteria, poukładanych w standardowych kolumnach. Jej układ jednak można modyfikować do swoich potrzeb. Można np. odfiltrować tylko te wiersze, które zawierają szukane dane w pewnych kolumnach. W tym celu można w wierszu filtru (Rys. 12), w odpowiednie kolumny wpisać szukane dane. Do tego wiersza można przejść kursorem myszki, lub wciskając klawisze Ctrl+F. W miarę wpisywania będą wyświetlane tylko te wiersze, które w odpowiednich kolumnach zawierają wpisane przez użytkownika teksty. Obszar grupowania Wiersz filtru Rys. 12. Tabela Strona 16

17 Administracja Można również posortować wyświetlone wiersze według dowolnej kolumny. Aby to uzyskać wystarczy kliknąć na nagłówku kolumny, według której ma nastąpić sortowanie. Wówczas kolumna zmieni swój kolor, a wiersze zostaną posortowane w porządku rosnącym według zawartości wybranej kolumny. Aby odwrócić kolejność sortowania (np. w porządku malejącym), należy podwójnie kliknąć na nagłówku kolumny wcześniej zaznaczonej lub kliknąć na zakończeniu kolumny (szary pasek na dole kolumny). UWAGA: Jeśli wyświetlana tabela zawiera bardzo dużo wierszy sortowanie takie może być dość długotrwałe! Możliwa jest także zmiana szerokości dowolnej kolumny. W tym celu należy kursor myszki ustawić na prawej krawędzi nagłówka zmienianej kolumny. Po zmianie wyglądu kursora ( na ) i wciśnięciu lewego przycisku myszki, przesuwając ją można zmieniać szerokość kolumny, aż do chwili zwolnienia tego przycisku. Można również zmieniać kolejność kolumn. Aby na przykład ustawić kolumnę Nazwa kontrahenta z Rys. 12 pomiędzy kolumnami Numer oraz Data należy po jej zaznaczeniu (kliknięcie nagłówka) uchwycić jej nagłówek, czyli ustawić kursor myszki na nagłówku kolumny Nazwa kontrahenta i wcisnąć lewy przycisk myszki. Poruszając wówczas myszką, można zmieniać położenie tego nagłówka. Przy lewej krawędzi nagłówka tej kolumny pojawią się dwa czerwone trójkąty (Rys. 13). Wskazują one miejsce, w którym znajdzie się lewa krawędź wybranej kolumny po jej upuszczeniu, czyli zwolnieniu lewego przycisku myszki. Rys. 13. "Uchwycenie" nagłówka kolumny tabeli Zatem jeśli te trójkąty zostaną przesunięte w lewo, pomiędzy kolumny Numer oraz Data i zwolnimy przycisk myszki wyląduje tam kolumna Nazwa kontrahenta. Operacją bardziej zaawansowaną jest możliwość tzw. grupowania wierszy. Umożliwia ona wyświetlenie w formie tabelarycznej wierszy pogrupowanych według dowolnych kolumn. Na Rys. 14 przedstawiono na przykład wiersze pogrupowane na najwyższym poziomie według daty, a następnie według kontrahenta. Jak widać wszystkie dokumenty z jednego dnia są we wspólnym wierszu daty, a dla jednego kontrahenta w tym dniu również we wspólnym wierszu kontrahenta. By doprowadzić do takiego efektu należy: zaznaczyć kolumnę Data (kliknięcie na jej nagłówku) uchwycić nagłówek kolumny Data i przeciągnąć go do obszaru grupowania. Oznacza to naprowadzenie kursora myszki na nagłówek tej kolumny, wciśnięcie lewego przycisku myszki (Rys. 13), przesunięcie nagłówka w górę, do obszaru grupowania (Rys. 12) i zwolnienie przycisku myszki. zaznaczyć kolumnę Nazwa kontrahenta uchwycić nagłówek kolumny Nazwa kontrahenta i przeciągnąć go do obszaru grupowania z prawej strony nagłówka Data.

18 System Sprzefak++ Rys. 14. Grupowanie wierszy tabeli Proste prawda? Aby zamienić poziomy grupowania, na przykład najpierw według kontrahenta, a niżej według daty, wystarczy uchwycić nagłówek kolumny Data w obszarze grupowania i przesunąć go w prawo, za nagłówek Nazwa kontrahenta. Ten sam efekt uzyska się przesuwając nagłówek Nazwa kontrahenta w obszarze grupowania w lewo, przed nagłówek Data. W ten sposób można dodać dowolną ilość poziomów grupowania według dowolnych kolumn. Aby zlikwidować grupowanie, należy przeciągnąć wszystkie nagłówki kolumn występujące w obszarze grupowania, z powrotem na swoje miejsce w tabeli. Na ogół każdą tabelę można wydrukować. Jeżeli zastosujemy w/w operacje (sortowanie, filtrowanie, grupowanie) do wybranej tabeli, to efekty otrzymane na ekranie oczywiście podobnie będą wyglądały na wydruku tej tabeli Wydruki Okno dialogowe wydruków Użytkownikowi niejednokrotnie potrzebny będzie jakiś wydruk. Obsługa wydruków w systemie jest na ogół jednakowa dla wszelkiego rodzaju raportów. Zatem, po wybraniu funkcji Drukuj zawsze pojawia się okno dialogowe, podobne do tego, jak na Rys. 15. Rys. 15. Okno dialogowe wydruku Okno to może zawierać nieco inne opcje, specyficzne dla danego raportu, jednak jego obsługa jest podobna. W oknie tym należy zaznaczyć żądaną opcję, przy czym jeśli zaznaczona opcja Wydruk do pliku system wyświetli standardowe okno dialogowe umożliwiające wybór folderu i nazwy pliku, do którego dane zostaną zapisane. Jeśli natomiast wybraną opcją będzie dowolna inna zostanie wyświetlony podgląd raportu, który można wydrukować. Jedną z możliwych opcji jest Wydruk zaznaczonych Strona 18

19 Administracja wierszy. Zatem wcześniej należy zaznaczyć pożądane wiersze tabeli. Zaznaczenie kolejnych wierszy można wykonać, po ustawieniu kursora na pierwszym z potrzebnych wierszy, a następnie: o wcisnąć lewy przycisk myszki i trzymając go wciśnięty przesunąć kursor w dół lub w górę, aż do ostatniego z potrzebnych wierszy, po czym zwolnić przycisk myszki, lub o wcisnąć klawisz Shift i trzymając go wciśnięty przesunąć kursor myszki do ostatniego i potrzebnych wierszy i wcisnąć lewy przycisk myszki, lub o wcisnąć klawisz Shift i trzymając go wciśnięty przesuwać kursor klawiszami lub, aż do ostatniego z potrzebnych wierszy. Natomiast jedynym sposobem zaznaczania wierszy wyrywkowych (nie kolejnych) jest wciśnięcie klawisza Ctrl i trzymając go cały czas wciśnięty, klikanie kursorem myszki na potrzebnych wierszach Podgląd raportu Jak wcześniej opisano, zanim wydruk pojawi się na papierze, użytkownik ma możliwość obejrzenia go na ekranie. Przykładowy podgląd raportu przedstawiony jest na Rys. 16. Ikona STOP Rys. 16. Podgląd wydruku Zarówno całe okno raportu, jak i rozmiar samego raportu można dostosować do żądanego, wykorzystując do tego celu wyświetlane ikony, listę z wielkością powiększenia lub polecenia z menu Widok. W menu Plik / Ustawienia strony można zmienić rozmiar papieru, marginesy itp. Do przeglądania kolejnych stron służą ikony ze strzałkami, lub klawisze PgUp, PgDn, Home, End. Jeśli wydruk zawiera bardzo wiele stron, a nie interesuje nas całość wydruku, a jedynie np. początkowe kilka stron, które już są widoczne, wówczas operację tworzenia wydruku przez komputer można przerwać wciskając ikonę STOP. Wybranie ikony z drukarką [Ctrl+P] wyświetli okno dialogowe wyboru drukarki i umożliwi przelanie danych na papier. 3. System Sprzefak++ Rozdział ten poświęcony jest opisowi poszczególnych funkcji systemu Sprzefak. Opcje opisane są w takiej kolejności, w jakiej występują w menu głównym systemu Autoryzacja Po uruchomieniu systemu Sprzefak++ pojawia się formularz główny systemu (Rys. 8) z dostępnymi tylko i wyłącznie opcjami Sprzefak / Autoryzacja oraz Sprzefak / Koniec, a

20 System Sprzefak++ na jego tle okno dialogowe (Rys. 17) umożliwiające zalogowanie się autoryzowanego użytkownika. Rys. 17. Okno autoryzacji użytkownika Autoryzowany użytkownik to taki, który jest zdefiniowany w systemie, ma nadany identyfikator, hasło oraz uprawnienia do co najmniej jednej udostępnionej bazy danych. Aby zalogować się do systemu Sprzefak do pól edycyjnych Identyfikator oraz Hasło należy wpisać dane uprawnionego użytkownika. W przypadku wpisania błędnych danych, system wyświetli ostrzeżenie i umożliwi ponowne wprowadzenie poprawnych danych. Jeśli błędne dane użytkownika zostaną wpisane trzykrotnie, zostaje wyświetlona informacja o przekroczeniu limitu prób autoryzacji, po czym działanie aplikacji zostaje wstrzymane na około 10 sekund. Po udanym zalogowaniu użytkownika, zostaną mu udostępnione te opcje menu, do których administrator nadał mu uprawnienia. Identyczna procedura powtarza się, jeśli następuje zmiana użytkownika, zmiana obsługiwanej bazy danych lub powtórne zalogowanie, po wcześniejszym wylogowaniu się użytkownika. Obecna wersja systemu umożliwia, wykorzystywanie tego samego interfejsu programowego do obsługi kilku baz danych, jeśli tylko bazy te zostały odpowiednio zdefiniowane oraz istnieje do nich dostęp. Jeśli z wybranej stacji roboczej istniałby dostęp do baz systemu w mieście X oraz w mieście Y, to za pomocą tego samego klienta, użytkownik może się podłączyć albo do bazy w mieście X, albo do bazy w mieście Y, o ile ma do tego uprawnienia. Do wyboru dostępnej bazy danych służy lista rozwijana Nazwa bazy danych Administracja Zmiana użytkownika Wybranie opcji powoduje wyświetlenie okna dialogowego (Rys. 17) umożliwiającego zmianę aktywnego użytkownika. Obsługa została opisana w rozdziale 3.1. Anulowanie tej operacji pozostawia aktywnym użytkownika ostatnio zalogowanego. Strona Wylogowanie Wybranie tej opcji spowoduje wyświetlenie okna dialogowego z pytaniem: Czy chcesz się wylogować?. Wciśnięcie przycisku Tak spowoduje zablokowanie wszystkich opcji menu głównego systemu bez zamykania aplikacji, aż do ponownego zalogowania się jakiegoś użytkownika. Wybór opcji Nie, Anuluj spowoduje powrót do aplikacji.

21 Administracja Opcja ta może być pomocna, gdy użytkownik chce oddalić się na chwilę od komputera bez zamykania aplikacji, i chce mieć pewność, że żadna niepowołana osoba nie skorzysta w tym czasie z jego konta Konfiguracja instalacji Opcja ta służy do skonfigurowania systemu i na ogół po poprawnym skonfigurowaniu go, rzadko jest wykorzystywana. Uprawnienia do tej funkcji powinien mieć tylko i wyłącznie administrator systemu. Po jej wybraniu zostanie wyświetlony formularz zawierający dwa arkusze: Instalacja Na arkuszu (Rys. 18) należy określić ścieżki dostępu do katalogów, w których będą zapisywane pliki, używane do eksportu danych do systemu finansowo-księgowego oraz do niedostępnych bezpośrednio instalacji systemów PINCASSO (np.: Buczkowice, Bielsko- Biała, itp.). Rys. 18. Konfiguracja instalacja Ponadto należy wypełnić wiersze tabeli wszystkimi instalacjami systemu PINCASSO, których rachunki mogą być przyjmowane w tutejszej kasie. Aby dodać nowy wiersz tabeli należy wcisnąć przycisk F4 Dodaj lub klawisz F4. Pojawi się wtedy formularz (Rys. 19) umożliwiający określenie parametrów dostępu do baz systemu PINCASSO.

22 System Sprzefak++ Rys. 19. Dopisanie instalacji systemu PINCASSO W pierwszej kolejności należy określić Symbol INKASA. Po rozwinięciu listy ukazuje się tabela ze wszystkimi instalacjami, z której należy wybrać żądaną. Następnym krokiem jest określenie rodzaju dostępu. Z rozwijanej listy można wybrać jedną z czterech możliwości: Bezpośredni dostęp do baz wybranego systemu PINCASSO istnieje bezpośredni dostęp przez sieć LAN. Należy podać nazwę serwera lub jego adres IP oraz nazwę bazy danych zdefiniowaną jako DSN. Dla sprawdzenia poprawności połączenia z bazą PINCASSO można aktywować przycisk Test połączenia. Jeśli parametry zostały zdefiniowane poprawnie, system połączy się z bazą danych, na ekranie zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat: Test połączenia zakończył się pomyślnie. W polu Adres docelowy dla paczek należy wpisać ścieżkę do katalogu w którym mają się ładować paczki do inkasa. Zdalny dostęp (Gaznet) nie istnieje bezpośredni dostęp do baz PINCASSO. Wpłaty są wysyłane za pośrednictwem systemu pocztowego Gaznet. W polu Adres docelowy dla paczek należy wpisać adres docelowy w formacie fido-net, na który zostanie wysłana paczka z wpłatami dla PINCASSO 1. Zdalny dostęp (Internet) nie istnieje bezpośredni dostęp do baz PINCASSO. Wpłaty są wysyłane za pośrednictwem standardowej poczty elektronicznej . W polu Adres docelowy dla paczek należy wpisać adres docelowy w formacie , na który zostanie wysłana paczka z wpłatami dla PINCASSO. Bezpośredni dostęp (tylko odczyt) do baz wybranego systemu PINCASSO istnieje bezpośredni dostęp przez sieć LAN. Baza PINCASSO jest dostępna tylko do odczytu, tzn. aktualizowana co jakiś czas kopia baz zdalnego systemu umożliwia pobieranie danych o odbiorcach gazu, ich rachunkach itp. Wprowadzone w systemie Sprzefak wpłaty nie są zapisywane do bazy z dostępem tylko do odczytu. Generowane są paczki wpłat, następnie przesyłane i zapisywane do oryginalnych baz systemu PINCASSO. Po wprowadzeniu wszystkich potrzebnych parametrów określających dostęp do wybranej instalacji systemu PINCASSO można wcisnąć przycisk Zastosuj (powodujący tylko 1 Opcja ta dotyczy jedynie DOS-owej wersji systemu. Strona 22

23 Administracja zapisanie tych parametrów), lub OK (oprócz zapisania, powoduje zamknięcie formularza z Rys. 19). Wciśnięcie przycisku Anuluj prowadzi do rezygnacji z zapisu nowego wiersza. Chcąc wykonać korektę parametrów dostępu do zdefiniowanej już instalacji systemu PINCASSO, należy dwukrotnie kliknąć wybrany wiersz tabeli (Rys. 18) lub po zaznaczeniu go wcisnąć przycisk F2 Aktualizuj lub klawisz F2. Dalsze postępowanie, jak przy zapisaniu nowego wiersza. Dla modułu kasowego systemu SPRZEFAK istotna jest kolejność pozycji inkas w tabeli na Rys. 18 szczególnie istotne jest, by na pierwszej pozycji znalazło się to inkaso, z którego najwięcej rachunków będzie przyjmowała miejscowa kasa. Aby zmienić tę kolejność wystarczy zaznaczyć wiersz, którego pozycję należy zmienić i wcisnąć klawisze Ctrl+ (by przesunąć pozycję w górę) lub Ctrl+ (by przesunąć pozycję w dół). Zaznaczenie dowolnego wiersza i wciśnięcie przycisku F6 Usuń lub klawisza F6 powoduje usunięcie wybranego wiersza. co spowoduje brak możliwości wprowadzania wpłat za gaz do usuniętej instalacji systemu PINCASSO. Poniżej tabeli, w polu edycyjnym Standardowa ilość dni do obliczania terminu płatności należy wpisać odpowiednią ilość dni. Ta ilość dni będzie dodawana do daty wystawienia nowego dokumentu sprzedaży, jeżeli pole Termin płatności w tym dokumencie pozostanie niewypełnione Definicja numerów dokumentów i sposobów zapłaty Rys. 20 Konfiguracja definicja numerowania dokumentów i inne opcje Na arkuszu należy określić szablony numeracji poszczególnych rodzajów dokumentów występujących w systemie. Każdy szablon zawsze musi rozpoczynać się od symbolu lokalnego MSZ. By go wstawić wystarczy wcisnąć klawisz F4. Za symbolem MSZ mogą (ale nie muszą) występować następujące elementy numeru (dostępne do wyboru z listy, po wciśnięciu klawisza F2) : {REJ} symbol rejestru (tylko w numeracji faktur i rachunków). W to miejsce zostanie wstawiony w numerze własnym dokumentu symbol rejestru, do jakiego trafi wystawiony dokument.

24 System Sprzefak++ {KOM} symbol komórki (tylko w numeracji faktur, rachunków i zamówień). To miejsce w numerze własnym dokumentu zostanie wypełnione symbolem komórki organizacyjnej użytkownika, który wystawia dokument. {RR} rok z daty wystawienia dokumentu. W to miejsce zostaną wstawione w numerze własnym dokumentu dwie ostatnie cyfry roku z daty wystawienia dokumentu. Jeśli szablon zawiera ten element (a nie zawiera {MM}), wówczas numeracja tego rodzaju dokumentów będzie prowadzona w ramach roku, co oznacza, że z nastaniem nowego roku numeracja znów rozpocznie się od zera. Element ten pożądany jest również, jeśli szablon zawiera symbol {MM}. {MM} miesiąc z daty wystawienia dokumentu. W to miejsce zostaną wstawione w numerze własnym dokumentu dwie cyfry miesiąca z daty wystawienia dokumentu. Jeśli szablon zawiera ten element, wówczas numeracja tego rodzaju dokumentów będzie prowadzona w ramach miesiąca, co oznacza, że z nastaniem nowego miesiąca numeracja znów rozpocznie się od zera. {99} {99999} 2 5 cyfrowy numer dokumentu. W to miejsce zostaną wstawione w numerze własnym dokumentu dwie, trzy, cztery lub pięć cyfr kolejnego numeru dokumentu. Przy określaniu ilości cyfr należy wziąć pod uwagę ilość wystawianych dokumentów określonego rodzaju w ramach okresu zdefiniowanego jako cykl w numerze (miesiąc, rok, ciągła numeracja). {F_RR} rok z numeru ewidencyjnego faktury (tylko w numeracji faktur i rachunków). W to miejsce zostaną wstawione w numerze własnym dokumentu dwie ostatnie cyfry roku z numeru ewidencyjnego dokumentu. {F_NRKOL} numer kolejny faktury w rejestrze (tylko w numeracji faktur i rachunków). W to miejsce zostanie wstawiony w numerze własnym dokumentu numer kolejny faktury w rejestrze. {KASA} symbol kasy (tylko w numeracji raportów kasowych, dokumentów KP i KW). To miejsce w numerze dokumentu zostanie wypełnione symbolem kasy, w której wystawiony był dokument. Elementy te (jak również niżej wymienione) mogą być oddzielane dowolnymi separatorami, wprowadzanymi z klawiatury. Mogą tam również występować niezmienne teksty np.: /TD/, -VAT- itp. W szablonie musi wystąpić właściwe numerowanie dokumentów. Przykład: szablon numeracji faktur SW-VAT-{KOM}-{RR}/{MM}/{9999} spowoduje, że piąta faktura wystawiona w komórce TS w lutym 2004 roku będzie miała numer własny SW-VAT-TS-04/02/0005 Po zdefiniowaniu szablonów numeracji wszystkich dokumentów, należy jeszcze zaznaczyć Dozwolone sposoby zapłaty - zaznaczenie lub odznaczenie możliwości zapłaty kartą płatniczą. Zapłata w kasie gotówką jest ustawiona w systemie domyślnie. W innych opcjach można ustawić: Ile kopii KP drukować określenie ilości kopii drukowanych dokumentów KP Ile kopii KW drukować określenie ilości kopii drukowanych dokumentów KW Drukowanie kodów paskowych na fakturach i zamówieniach wskazuje, czy na fakturach i zamówieniach mają być drukowane kody paskowe. Blokada wysyłki paczki po transmisji wpłat do inkas czy po przygotowaniu paczki pojawia się ekran umożliwiający jej wysłanie. Zapisywanie pozycji do wyjaśnienia w paczce (wariant transmisji do inkas) zaznaczenie opcji powoduje zapisanie wpłat (niesystemowych, które powinny być zarejestrowane na konto do wyjaśnienia) w odrębnej paczce utworzonej w systemie. Wpłaty są zapisywane w pliku SSNNNNNN.IKA Paczka jest wysyłana do instalacji PINCASSO (analogiczna obsługa jak przy wysyłaniu paczek do inkas o zdalnym dostępie), następnie wpłaty są wczytywane i uzgadniane w Strona 24

25 Administracja systemie PINCASSO. Jeśli opcja nie jest zaznaczona wszystkie wpłaty do wyjaśnienia będą zapisywane bezpośrednio w systemie PINCASSO na konto do wyjaśnień. Po wprowadzeniu wszystkich parametrów konfiguracyjnych na obu arkuszach, można wcisnąć przycisk Zastosuj (powodujący tylko zapisanie tych parametrów), lub OK (oprócz zapisania, powoduje zamknięcie formularza z Rys. 18 i 20). Wciśnięcie przycisku Anuluj powoduje zamknięcie formularza bez zapisywania wprowadzonych zmian Transmisja danych Transmisja katalogów z Centrali Dla poprawnej pracy systemu Sprzefak niezbędna jest prawidłowa instalacja dostępu do zbiorów z Centrali. Istnieje możliwość aktualizowania katalogów zbiorami zdefiniowanymi w Centrali (wymagane uprawnienie Import / eksport do FK administrator). Jeśli zbiory wysłane przez Centralę znajdą się w folderze określonym podczas instalacji serwera, wybranie tej opcji umożliwi aktualizację katalogów systemu (konfiguracja połączenia z bazą danych Centrali została opisana w odrębnym dokumencie). Rys. 21. Transmisja danych z centrali System wymaga potwierdzenia wykonania operacji, na ekranie zostaje wyświetlone pytanie Czy chcesz dokonać transmisji katalogów z Centrali?. Po pozytywnej odpowiedzi następuje aktualizacja danych, co jest na bieżąco raportowane w oknie, jak na Rys. 21. Na zakończenie zostaje wyświetlona informacja o wyniku transmisji. Wciśnięcie przycisku Zakończ kończy tę operację, po której wszystkie katalogi w systemie są zaktualizowane danymi wysłanymi przez Centralę systemu Transmisja wpłat i wypłat do systemu PINCASSO Funkcja ta umożliwia przenoszenie zarejestrowanych wpłat i wypłat dotyczących poboru gazu do różnych instalacji systemu PINCASSO. Wyróżnia się dwa tryby przenoszenia wpłat i wypłat: tryb bezpośredni gdy instalacja systemu PINCASSO jest dostępna z poziomu punktu sprzedaży i zakupów (sieć komputerowa obejmuje oba systemy).

26 System Sprzefak++ tryb pośredni gdy instalacja systemu PINCASSO nie jest dostępna z poziomu MSZ. Informacja o trybie współpracy systemów zawarta jest w zbiorach konfiguracyjnych opisujących poszczególne miejsca sprzedaży i zakupów. Przepisywanie wpłat do systemu PINCASSO powinno być wykonane po utworzeniu raportu kasowego. Po wykonaniu transmisji nie jest możliwe poprawienie przesłanej wpłaty/wypłaty. Po wybraniu tej funkcji zostaje wyświetlone następujące okno, gdzie należy określić parametry: Rys. 22 Przesyłanie wpłat i zwrotów do systemu PINCASSO Kasa kasa, z której mają zostać przetransmitowane wpłaty (domyślnie wszystkie kasy). Jeśli wybrano opcję przepisania wpłat ze wszystkich kas, dodatkowo można utworzyć osobne paczki wpłat dla każdej z nich w systemie PINCASSO (opcja Jedna paczka dla wszystkich kas). Ma to znaczenie wyłącznie dla danych przekazywanych do systemu PINCASSO bezpośrednio, w pozostałych przypadkach decyzja o tworzeniu osobnych paczek z różnych kas, będzie podjęta przez operatora PINCASSO w czasie przebiegu programu ładującego. Zakres dat przepisywanych wpłat i wypłat. Data paczki datę tworzonych paczek w systemie PINCASSO. Zapis pozycji do wyjaśnienia w paczce w celu wysłania (wariant transmisji bezpośredniej) zaznaczenie tej opcji powoduje zapisanie niesystemowych wpłat w odrębnej paczce. Pole to nie jest aktywne, gdy wybrano analogiczną opcję w konfiguracji instalacji (patrz pkt ). Analiza jest przeprowadzana kolejno dla wszystkich instalacji INKASA określonych w zbiorze konfiguracyjnym. Dla instalacji dostępnych z poziomu MSZ program pracuje w trybie bezpośrednim, a więc wpłaty i wypłaty przesyłane są bezpośrednio do systemu PINCASSO. W trakcie operacji kontrolowana jest zgodność danych wejściowych z aktualnym stanem baz systemu PINCASSO. Jeśli wpłaty/wypłaty zostały wcześniej uwzględnione w systemie inkaso, to przesyłane wpłaty przyjęte jako systemowe zostaną zarejestrowane jako niesystemowe. W przypadku wystąpienia niezgodności odnośnie numerów ewidencyjnych, numerów rachunków, not odsetkowych lub wypłat rejestrowana jest pozycja do wyjaśnienia. W trakcie pracy tworzony jest raport z przenoszonych danych do każdej instalacji PINCASSO. Na wydruku kontrolnym wypisana jest sumaryczna kwota wpłat i wypłat, liczba przesłanych dokumentów KW/KP w podziale na wpłaty dla odbiorców indywidualnych, płatników zbiorczych i liczbę zwrotów. Na kolejnych stronach raportu wypisywane są kolejno dokumenty wpłat i wypłat z kasy, które przesłano do instalacji PINCASSO. Strona 26

27 Administracja Dla instalacji PINCASSO niedostępnych z poziomu MSZ program przygotowuje dane do pracy w trybie pośrednim. Przeanalizowane dokumenty KP/KW przepisywane są do zbioru o nazwie SSNNNNNN.IKA tworzonego w podkatalogu PINCASSO (gdzie SS - symbol MSZ, NNNNN - liczba porządkowa). Przeanalizowany dokument KP/KW zostaje oznaczony i przy kolejnym przebiegu nie będzie uwzględniony. Po zakończeniu przebiegu wyświetlany jest formularz z następującymi danymi: liczbą przeanalizowanych dokumentów KP/KW, ilością wpłat za gaz systemowych i niesystemowych, wpłat za przekroczenie terminu płatności systemowych i niesystemowych, zwrotów za gaz oraz wpłat/wypłat do wyjaśnienia. Po zakończeniu operacji przygotowania danych (dokumentów wpłat i wypłat), zbiór można natychmiast wysłać do systemu PINCASSO lub później, korzystając z funkcji Wyślij paczkę na liście paczek (opisanej w rozdziale Lista paczek dla systemu PINCASSO ). Dopóki zbiór pośredni nie został wysłany do systemu PINCASSO to przy każdym kolejnym uruchomieniu funkcji Transmisja wpłat i wypłat do systemu PINCASSO jest uzupełniany wpłatami i zwrotami jeszcze nie uwzględnionymi. Jeśli zbiór (paczka wpłat i wypłat) został wysłany do systemu PINCASSO, to nie będą do niego dopisywane żadne nowe dane. Kolejne dokumenty zostaną zapisane w nowo utworzonym pliku o nazwie SSKKKKKK.IKA (gdzie: KKKKKK = NNNNNN + 1). W systemie PINCASSO należy przekazany zbiór SSNNNNNN.IKA przegrać do podkatalogu IMPORT, po czym uruchomić opcję rejestracji wpłat z kasy (menu 3. Wpłaty/Zwroty >2. Banki/Billbird >1. Zbiory z systemu Sprzefak). Na wstępie program wymaga wskazania zbioru z danymi wejściowymi (przez wybór z listy przy pomocy klawisza [F2] wyświetlana jest lista wszystkich plików z rozszerzeniem *.IKA zapisanych w podkatalogu IMPORT lub wpisanie nazwy pliku). Następnie należy podać datę wczytywanej paczki wpłat (podpowiadana jest data paczki zapisana w systemie Sprzefak). Po akceptacji daty paczki, system wyświetla ilość przepisanych ze zbioru rekordów wpłat i proponuje zmianę rozszerzenia zbioru w celu dalszego uzgadniania i zarejestrowania wpłat do PINCASSO ( Przepisano rekordów.- Czy przemianować zbiór wejściowy? TAK/NIE ). Po akceptacji zbiór SSNNNNNN.IKA przemianowany zostaje na SSNNNNNN.WKK co uniemożliwia omyłkowe powtórzenie przebiegu, a w podkatalogu KASA tworzony jest zbiór z rozszerzeniem *.BTR. Po wyborze opcji Zapis do baz systemu INKASO, na liście widoczne są wpłaty z wcześniej wczytanego zbioru. Przy pomocy klawiszy funkcyjnych widocznych na pasku na dole okna, należy uzgodnić wpłaty, a następnie zapisać wpłaty do systemu PINCASSO. W celu wstępnego skontrolowania danych wejściowych bez zapisu do PINCASSO istnieje możliwość wykonania przebiegu kontrolnego. Na zakończenie przebiegu kontrolnego emitowany jest raport, określający sposób zakwalifikowania kolejnych dokumentów oraz podsumowanie ilościowe wpłat dla odbiorców indywidualnych i płatników zbiorczych. W oparciu o te informacje, użytkownik może uruchomić przebieg rzeczywisty lub zakończyć analizę wybranego zbioru wejściowego. Przebieg kontrolny zabezpiecza przed zarejestrowaniem danych, dla których pomylono instalację INKASA. Teoretycznie jest to możliwe, ponieważ wobec braku dostępu do baz danych, z poziomu MSZ, nie ma możliwości weryfikacji wpłat i wypłat wprowadzanych w kasie. W przebiegu rzeczywistym przeprowadza się powtórną analizę danych wejściowych. Przy uzgadnianiu wpłat, jeśli dla operacji systemowych stwierdzono wcześniejszą realizację wpłaty, to rejestrowane wpłaty są traktowane jako niesystemowe. W razie niezgodności numerów ewidencyjnych, numerów rachunków, podanych kwot, użytkownik może pojedynczo uzgodnić wpłaty, które mogą być zapisywane jako wpłaty niesystemowe lub jako wpłaty na koncie do wyjaśnienia. Program tworzy raport opisujący wszystkie zrealizowane operacje. Na koniec przebiegu na ekranie monitora wyświetlone zostaje podsumowanie zawierające ilość przeanalizowanych dokumentów, liczbę zarejestrowanych wpłat systemowych za gaz i za opóźnienie oraz zwrotów, liczbę zarejestrowanych wpłat

28 System Sprzefak++ niesystemowych oraz liczbę wpłat i zwrotów do wyjaśnienia. Po rejestracji wszystkich wpłat ze zbioru, wyświetlony zostaje na ekranie komunikat: Wszystkie wpłaty przepisane do baz danych PINCASSO. Czy zmienić nazwę zbioru? TAK/NIE. Po wyborze opcji TAK rozszerzenie zbioru jest zmieniane z *.BTR na *.~BT, natomiast zbiór który powstał przy uzgadnianiu wpłat z rozszerzeniem *.ROZ, na *.~RO. W ten sposób nie ma możliwości powtórnej rejestracji raz już zapisanego i uzgodnionego pliku wpłat z kasy. Dokładny opis funkcjonalności rejestracji paczek wpłat z kasy opisany jest w instrukcji systemu PINCASSO (Rozdział 4: Wpłaty i zwroty) Lista paczek dla systemu PINCASSO Po wyborze tej opcji wyświetlone zostaje okno z listą paczek wpłat do instalacji systemu PINCASSO. Rys. 23 Okno zawierające listę paczek dla systemu PINCASSO Dla każdej wygenerowanej paczki widoczną są: symbol MSZ, numer paczki w obrębie MSZ, data i godzina utworzenia paczki. W kolumnie Kto rejestrował widoczne jest imię i nazwisko użytkownika, który utworzył paczkę wpłat, zakres dat dokumentów KP/KW ujętych w paczce. W kolumnie Stan zapisana jest informacja czy paczka została przesłana do systemu PINCASSO Wysłana / Niewysłana / Archiwalna. Przy pomocy klawiszy funkcyjnych / ikonek widocznych w górnej części okna użytkownik może utworzyć nową paczkę, wysłać paczkę, sporządzić wydruk listy paczek wpłat lub dokonać archiwizacji. Przy pomocy klawisza [TAB] (Ograniczenia) można uzyskać zestawienie paczek, ograniczając je według MSZ, zakresu dat utworzenia i stanu paczki. Klawisz [F4] (Nowa) umożliwia wygenerowanie nowej paczki (należy wybrać kasę, podać zakresy dat wystawienia dokumentów KP/KW). Klawisz [F5] (Wyślij) pozwala wysłać wybraną paczkę wpłat. Jeśli paczka posiada status Wysłana, przed wykonaniem ponownej wysyłki, wyświetlony jest odpowiedni komunikat i system wymaga potwierdzenia wykonania operacji przez użytkownika: Wybrana paczka została już wysłana. Czy chcesz ją wysłać ponownie?. Jeśli paczka zostanie wysłana ponownie, plik *.ika jest zapisywany jako kopia: Kopia ika. Jeśli przy wysyłaniu paczki zostanie zaznaczona opcja: Archiwizuj paczkę po wysłaniu, po wykonaniu operacji wysyłki paczka zostaje przeniesiona do archiwum, na liście ma status Archiwalna. Po zakończeniu wysyłki, na ekranie wyświetlony jest odpowiedni komunikat: Paczka o nazwie ika została przesłana do następujących PINCASSO: - w paczce są wpłaty do wyjaśnienia. Należy teraz powiadomić obsługę wyżej wymienionych instalacji o potrzebie załadowania paczki do systemu!. Jeśli paczka wpłat została wysłana na konto e- mail, w temacie wiadomości wpisane jest: Wpłaty do PINCASSA (zbiór utworzony dnia...), a wiadomość zawiera imię i nazwisko użytkownika, który utworzył paczkę. Strona 28