REGULAMIN ORGANIZACYJNY JEDNOSTKI BUDŻETOWEJ GMINY MIASTA SZCZECIN pn. SZCZECIŃSKIE CENTRUM ŚWIADCZEŃ

Transkrypt

1 ZAŁĄCZNIK do Zarządzenia Nr 1/09 Dyrektora Szczecińskiego Centrum świadczeń z dnia 4 maja 2009r. REGULAMIN ORGANIZACYJNY JEDNOSTKI BUDŻETOWEJ GMINY MIASTA SZCZECIN pn. SZCZECIŃSKIE CENTRUM ŚWIADCZEŃ 1

2 Rozdział 1 Postanowienia ogólne 1. Regulamin Organizacyjny Szczecińskiego Centrum Świadczeń Rodzinnych z siedzibą w Szczecinie, zwanego dalej Centrum, określa organizację i zasady działania oraz strukturę organizacyjną Centrum Centrum jest samodzielną jednostką organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej, działającą w formie jednostki budżetowej. 2. Centrum działa na podstawie: 1) ustawy z dnia 28 listopada 2003r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U r. Nr 139 poz.992, Nr 222, poz.1630, z 2007r. Nr 64, poz. 427,Nr 105,poz.720, Nr 109, poz.747, Nr 192, poz.1378, Nr 200, poz. 1446, z 2008 r. Nr 70, poz. 416, Nr 138 poz. 872 i 875, Nr 223, poz. 1456, Nr 237, poz. 1654) 2) ustawy z dnia 7 września 2007r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz. U z 2009 r. Nr 1, poz.7, Nr 6, poz.33) 3) ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych(dz. U. Nr 249, poz. 2104,Nr 169, poz.1420, z 2006 r. Nr 45, poz.319, Nr 104, poz.708, Nr 170, poz. 1217,1218, Nr 187, poz.1381, Nr 249, poz.1832, z 2007 r. Nr 82, poz.560, Nr 88, poz. 587, Nr 115, poz. 791, Nr 140, poz. 984, z 2008 r. Nr 180, poz.1112, Nr 209, poz.1317; Nr 216, poz. 1370, Nr 227, poz.1505, z 2009 r. Nr 19 poz.100), 4) ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z 2002 r. Nr 23, poz.220, Nr 62, poz.558, Nr 113, poz.984, Nr 153,poz. 1271, Nr 214, poz.1806, z 2003 r. Nr 80, poz.717, Nr 162, poz.1568, z 2004 r. Nr 102, poz.1055, Nr 116, poz.1203, Nr 167, poz.1759, z 2005 r. Nr 172, poz.1441, Nr 175, poz.1457, z 2006 r. Nr 17, poz.128, Nr 181, poz. 1337, z 2007 r. Nr 48, poz. 327, Nr 138, poz. 974, Nr 173, poz.1218, z 2008 r. Nr 80, poz. 1111, Nr 223 poz.1458), 5) ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z 2001 r. Nr 49, poz.509, z 2002r. Nr 113, poz.984, Nr 153, poz. 1271, Nr 169, poz z 2003, Nr 130, poz. 1188, Nr 170, poz z 2004 r., Nr 162, poz.1692, z 2005 r., Nr 64, poz. 565, Nr 78, poz. 682, Nr 181, poz.1524 z 2008 r. Nr 229, poz. 1539) 6) ustawy z dnia 17 grudnia 1998r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 39, poz. 353 ze zm.), 7) ustawy z dnia 18 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74, Nr 17, poz.95, Nr 21, poz.125, Nr 112, poz. 769, Nr 115, poz. 791, 792 i 793, Nr 176, poz. 1243, z 2008 r. Nr 63, poz. 394, Nr 67, poz.411, Nr 141, poz.888, Nr 171 poz.1056, Nr 209, poz.1318, Nr 220, poz i 1418, Nr 227, poz.1505, Nr 228, poz.1507, Nr 237, poz.1654 i 1656, z 2009 r. Nr 6, poz.33, Nr 8, poz.38, Nr 14, poz.75, Nr 18, poz.97, Nr 22, poz. 120), 8) ustawy z dnia 21 czerwca 2001r. o dodatkach mieszkaniowych (Dz. U. Nr 71, poz. 734, z 2002 r. Nr 216, poz.1826, z 2003 r. Nr 203, poz.1966, z 2004 r. Nr 240, poz.2406, z 2006r. Nr 64, poz. 447, Nr 84, poz. 587, Nr 208, poz.1535, z 2007r. Nr 35, poz.219), 2

3 9 ) uchwały Rady Miasta Nr XXXIII/829/09 z dnia 23 marca 2009r.w sprawie utworzenia jednostki budżetowej Gminy Miasto Szczecin pn. Szczecińskie Centrum Świadczeń oraz nadania statutu. 10) niniejszego Regulaminu Siedzibą Centrum jest Miasto Szczecin. 2. Terenem działania Centrum jest obszar Gminy Miasto Szczecin. Rozdział 2 Postanowienia szczegółowe Do zadań Centrum w szczególności należy przyznawanie, ustalanie prawa do świadczeń pieniężnych i wypłata świadczeń pieniężnych dla mieszkańców Miasta Szczecina, określonych w ustawach: 1) ustawie o świadczeniach rodzinnych : a) przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków o wypłatę świadczeń rodzinnych, b) wydawanie decyzji administracyjnych w zakresie świadczeń rodzinnych, c) zapewnienie comiesięcznej wypłaty świadczeń rodzinnych osobom uprawnionym, d) prowadzenie postępowań administracyjnych w zakresie utraty bądź zmiany przyznanych uprawnień zasiłkowych, zwłaszcza w aspekcie współpracy z Marszałkiem Województwa w zakresie koordynacji wypłaty świadczeń rodzinnych względem przemieszczania się obywateli Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego, e) prowadzenie kwartalnej sprawozdawczości z zakresu wykonania zadania zleconego z budżetu państwa, 2) ustawie o pomocy osobom uprawnionym do alimentów : a) przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków o wypłatę świadczeń alimentacyjnych, b) wydawanie decyzji administracyjnych w zakresie świadczeń alimentacyjnych, c) zapewnienie comiesięcznej wypłaty świadczeń alimentacyjnych, d) prowadzenie postępowań względem dłużników alimentacyjnych, e) ścisła współpraca z organami egzekucyjnymi w celu zapewnienia jak najwyższej skuteczności egzekucji zasądzonych alimentów, f) prowadzenie kwartalnej sprawozdawczości z zakresu wykonania zadania zleconego z budżetu państwa, 3) ustawie o dodatkach mieszkaniowych : a) przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków o przyznanie dodatku mieszkaniowego, b) obliczanie i naliczanie wysokości dodatków mieszkaniowych, c) wydawanie decyzji administracyjnych w zakresie dodatków mieszkaniowych, d) sporządzanie list wypłat przyznanych dodatków mieszkaniowych, e) sporządzanie kwartalnej sprawozdawczości z zakresu wykonania zadania zleconego z budżetu państwa. 3

4 Rozdział 3 Zasady kierowania Centrum 5. 1.Całokształtem działalności Centrum kieruje zgodnie z zasadą jednoosobowego kierownictwa Dyrektor Centrum i odpowiada za jego działalność.. 2. Dyrektor Centrum reprezentuje je na zewnątrz. 3. Dyrektor działa na podstawie pełnomocnictw udzielonych przez Prezydenta Miasta Szczecin Centrum jest pracodawcą w rozumieniu przepisów prawa pracy. 2.Dyrektor Centrum jest uprawniony do nawiązywania stosunku pracy i dokonywania czynności pracodawcy w stosunku do osób zatrudnionych w Centrum. 3. Dyrektor kieruje Centrum przy pomocy zastępcy dyrektora, głównego księgowego, kierowników komórek organizacyjnych Centrum oraz samodzielnych stanowisk pracy. 7. Dyrektor kieruje Centrum poprzez wydawanie zarządzeń, pism okólnych oraz poleceń służbowych. 8. Do kompetencji Dyrektora w szczególności należy: 1) kierowanie Centrum, 2) organizowanie pracy Centrum, 3) realizacja polityki społecznej Miasta Szczecin, 4) zapewnienie prawidłowego funkcjonowania Centrum, w szczególności poprzez : a) prowadzenie właściwej polityki kadrowej, umożliwiającej efektywne wypełnianie zadań statutowych Centrum, b) zatrudnianie, zwalnianie i ocenianie pracowników Centrum, c) merytoryczny nadzór nad wypełnianymi zadaniami, d) nadzór nad prowadzoną w Centrum gospodarką finansową, e) współpraca z organami administracji rządowej i samorządowej, f) zawieranie umów z jednostkami współpracującymi z Centrum, na podstawie posiadanych upoważnień, g) podejmowanie decyzji dotyczących planowania, dysponowania i realizacji budżetu Centrum, h) przygotowywanie sprawozdań z realizacji zadań statutowych oraz wykonania budżetu, i) organizacja kontroli wewnętrznej Centrum, j) gospodarowanie środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, k) zatwierdzanie bilansu potrzeb wynikających z zadań statutowych realizowanych przez Centrum, l) ustalenie regulaminu organizacyjnego Centrum oraz ustalenie struktury organizacyjnej Centrum. m) nadzór nad wprowadzeniem i utrzymywaniem Systemu Zarządzania Jakością. 4

5 Rozdział 4 Organizacja Centrum 9. 1.W skład Centrum wchodzą następujące komórki organizacyjne i samodzielne stanowiska oznaczone odpowiednimi symbolami: 1) referaty: a) Referat Świadczeń Rodzinnych i Alimentacyjnych -ŚRiA b) Referat Ekonomiczny -RE c) Referat Dodatków Mieszkaniowych -DM 2) stanowiska ds. windykacji -SW 3) stanowiska ds. organizacyjnych -SO 4) stanowiska ds. postępowań alimentacyjnych - PA 5) Biuro Obsługi Interesanta, działające na prawach referatu - BOI 6) samodzielne stanowisko podległe bezpośrednio Dyrektorowi Centrum-Audytor -A 7) stanowisko Głównego Księgowego -GK 2. Zadania z zakresu dodatków mieszkaniowych realizowane są w Filii przy ul. Krzemiennej 42b w Szczecinie Referat jest podstawową komórką organizacyjną zajmująca się określona problematyką i działalnością w sposób kompleksowy, realizującą jednolite zagadnienia merytoryczne. 2. Samodzielne stanowisko pracy tworzy się w wypadku konieczności organizacyjnego wyodrębnienia określonej problematyki nie uzasadniającej powołania większej komórki organizacyjnej Referaty Centrum działają w oparciu o regulaminy wewnętrzne opracowane przez Kierowników Referatów i zatwierdzone przez Dyrektora Centrum, w drodze zarządzenia 2. Regulaminy wewnętrzne Referatów określają w szczególności: 1) zasady funkcjonowania Referatów, 2) szczegółową strukturę wewnętrzną i obsadę, w tym: a) podstawowe prawa i obowiązki pracowników b) wykaz i symbole poszczególnych stanowisk pracy, c) opis stanowisk pracy, d) wyznaczenie pracownika pełniącego zastępstwo w czasie nieobecności kierownika, e) imienne zastępstwa pracowników, d) szczegółowy zakres czynności pracowników. 12. Dyrektor Centrum ustala w drodze zarządzenia regulaminy wewnętrzne Referatów Referatami kierują Kierownicy. 2. Główny Księgowy kieruje pracą stanowisk ds. windykacji, a przy pomocy Kierownika Referatu Ekonomicznego nadzoruje pracę Referatu. 3. Zakres działania głównego księgowego określają odrębne przepisy. 5

6 14. Strukturę organizacyjną Centrum, w tym ilość etatów w oraz rozdział etatów i poszczególne komórki organizacyjne przedstawia schemat graficzny, stanowiący załącznik do Regulaminu Organizacyjnego Centrum Do rozwiązywania szczególnych problemów związanych z funkcjonowaniem Centrum, oraz wykonywania zadań doraźnych Dyrektor Centrum może powoływać w drodze zarządzenia zespoły zadaniowe. 2. W skład zespołów, o których mowa w ust. 1 mogą wchodzić pracownicy Centrum oraz osoby spoza Centrum. Rozdział 5 Podział kompetencji 16. Dyrektor Centrum nadzoruje bezpośrednio: 1) Zastępcę Dyrektora, 2) Głównego Księgowego, 3) Kierownika Referatu Świadczeń Rodzinnych i Alimentacyjnych, 4) Kierownika Referatu Dodatków Mieszkaniowych, 5) Stanowiska ds. organizacyjnych, 6) Audytora. 17. Zastępca Dyrektora Centrum nadzoruje bezpośrednio: 1) Stanowiska ds. Postępowań Alimentacyjnych, 2) Kierownika Biura Obsługi Interesanta. 18. Główny Księgowy nadzoruje bezpośrednio Kierownika Referatu Ekonomicznego, oraz stanowiska ds. windykacji. 19. Podczas nieobecności Dyrektora, Zastępca Dyrektora kieruje Centrum ponosząc odpowiedzialność za realizację zadań Centrum Zastępca Dyrektora oraz pracownicy Centrum wykonują zadania w oparciu o zakresy czynności, określające ich obowiązki, odpowiedzialność i podległość służbową. 2. Wszyscy pracownicy Centrum mają status pracowników samorządowych i zatrudniani są na podstawie umowy o pracę Kierownicy kierujący komórkami organizacyjnymi Centrum inicjują, planują, organizują i kontrolują pracę, a zwłaszcza zapewniają: 1) terminowość i rzetelność załatwiania spraw, 2) dyscyplinę pracy, 3) właściwe opracowanie wydawanych dokumentów i innych materiałów, 4) właściwe przygotowanie projektów pism, opracowań, i innych materiałów dla Dyrektora, Zastępcy Dyrektora i Głównego Księgowego. 2. Dyrektor może upoważniać Kierowników Referatów oraz innych pracowników do 6

7 podpisywania korespondencji w sprawach przez nich prowadzonych. 3. W czasie nieobecności Kierownika Referatu zastępuje go ustalony przez Dyrektora Centrum pracownik Referatu. 22. Do zadań Zastępcy Dyrektora w szczególności należy: 1) udzielanie informacji na temat obowiązujących regulacji prawnych dot. świadczeń rodzinnych, świadczeń alimentacyjnych oraz zaliczki alimentacyjnej i dodatków mieszkaniowych, 2)współpraca z innymi instytucjami, związkami, organizacjami, komórkami organizacyjnymi Centrum, w zakresie przyznawania i wypłacania świadczeń rodzinnych alimentacyjnych i dodatków mieszkaniowych, 3)nadzór nad podejmowanymi działaniami względem dłużników alimentacyjnych, określonymi w rozdziale 2 ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów, 4) współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy, Prokuratorami Rejonowymi, Komisariatami Policji, Miejskim Ośrodkiem Pomocy Rodzinie, Komornikami, innymi instytucjami oraz gminami, związkami, organizacjami, komórkami organizacyjnymi Centrum w zakresie prowadzonych postępowań względem dłużników alimentacyjnych, 5)stałe i systematyczne uzupełnianie wiedzy w zakresie unormowań prawnych dotyczących świadczeń rodzinnych, świadczeń alimentacyjnych oraz dodatków mieszkaniowych (zaznajamianie się z publikacjami i piśmiennictwem w przedmiotowym zakresie), 6) współdziałanie z Audytorem, 7) inicjowanie nowych rozwiązań usprawniających pracę Centrum, a zwłaszcza w aspekcie jak najskuteczniejszego odzyskiwania środków finansowych wypłaconych z tytułu świadczeń alimentacyjnych, 8) prowadzenie statystyk odzwierciedlających ilość przeprowadzonych postępowań względem dłużników alimentacyjnych, 9) przygotowanie logistycznego planu obsługi interesantów w ustawowych okresach składania wniosków na kolejne okresy zasiłkowe, 10) zapewnienie należytego funkcjonowania systemu kolejkowo-przywoławczego, 11) nadzór nad prawidłowym prowadzeniem archiwum zakładowego i bezpieczeństwem przechowywanych dokumentów. 23. Do zadań Głównego Księgowego należy: 1) prowadzenie rachunkowości Centrum zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, 2) prawidłowa gospodarka środkami budżetowymi, 3) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi, 4) organizowanie przyjmowania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych w sposób zapewniający właściwy przebieg operacji gospodarczych i należytą ochronę mienia, 5) sporządzanie analiz i sprawozdań z wykonania budżetu, 6) dokonywanie zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym jednostki, 7) dokonywanie kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych, 7

8 8) zapewnienie terminowego ściągania należności i dochodzenia roszczeń spornych oraz spłaty zobowiązania, 9) nadzór nad zabezpieczeniem mienia i egzekwowanie należności z tytułu niedoborów i szkód, 10) przy pomocy Kierownika Referatu Ekonomicznego kierowanie pracą podległych pracowników, prowadzenie instruktażu, szkoleń, 11) prowadzenia windykacji należności z tytułu nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych w oparciu o ustawę o świadczeniach rodzinnych, ustawę o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz innych pokrewnych ustaw, 12) kontynuowania postępowań windykacyjnych w sprawach zasiłków rodzinnych, pielęgnacyjnych i wychowawczych wszczętych przed dniem wejścia w życie ustawy o świadczeniach rodzinnych, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia r. w sprawie trybu przekazywania dokumentacji dotyczącej nienależnie pobranych zasiłków rodzinnych, pielęgnacyjnych i wychowawczych oraz świadczeń rodzinnych (Dz. U. z 2004r. Nr 89 poz. 854 ), 13) nadzór nad zadaniami wykonywanymi przez Referat Ekonomiczny, 14) nadzór nad zadaniami wykonywanymi przez stanowiska ds. windykacji. 24. Do zadań Audytora w szczególności należy: 1) przygotowywanie rocznego planu audytu wewnętrznego, 2) dokonywanie analizy ryzyka, 3) identyfikacja i monitorowanie procesów zachodzących w Centrum, w tym sprawdzanie wdrażania i wykonywania przyjętych procedur, 4) przeprowadzanie audytu wewnętrznego, 5) współdziałanie z organami kontroli zewnętrznej, 6) sporządzanie sprawozdań z przeprowadzonych audytów wewnętrznych, 7) przeprowadzanie czynności sprawdzających zadań wykonywanych przez Centrum, 8) sporządzanie sprawozdań z wykonania rocznego planu audytu wewnętrznego. 25. Do zadań Kierownika Referatu Dodatków Mieszkaniowych należy kierowanie pracą Referatu Dodatków Mieszkaniowych w zakresie dbałości o funkcjonowanie stanowisk pracy, o terminowość i jakość prac wykonywanych przez pracowników, kontrola i nadzór nad stanowiskami, szczególnie w aspektach: 1) znajomości ustawy o dodatkach mieszkaniowych wraz z aktami wykonawczymi oraz innych przepisów prawnych, mający ścisły związek z pracą referatu, 2) przyjmowania wniosków o wypłatę dodatków mieszkaniowych i wprowadzania ich do programu informatycznego, 3) wydawania decyzji administracyjnych dotyczących przyznania, odmowy, przywrócenia lub wstrzymania dodatku mieszkaniowego, 4) merytorycznej i formalnej kontroli dokumentów opracowanych przez podległych pracowników, 5) nadzoru nad terminowym załatwianiem wszystkich spraw skierowanych do podległych pracowników, 8

9 6) wprowadzania do pracy nowo przyjętych pracowników, udzielanie im fachowego instruktażu i pomocy w rozwiązywaniu problemów, 6) przyjmowania klientów, wnikliwego rozpatrywania ich spraw, odwołań od decyzji administracyjnych i udzielania wszelkich niezbędnych informacji i porad, 7) prowadzenia korespondencji dotyczącej spraw klientów i innych powierzonych spraw, 8) przygotowywania zestawień niezbędnych do naliczenia wypłaty dodatków mieszkaniowych i ścisłej w tym zakresie współpraca z Kierownikiem Referatu Ekonomicznego. 26. Do zadań pracowników ds. organizacyjnych w szczególności należy: 1) analiza stanu zatrudnienia pod kątem możliwości zapewnienia realizacji zadań Centrum, wymagań na danym stanowisku pracy, 2) prowadzenie spraw związanych z naborem pracowników Centrum, 3) przygotowywanie dokumentów związanych z zatrudnianiem, przenoszeniem, awansowaniem, nagradzaniem, karaniem i zwalnianiem pracowników, 5) prowadzenie akt osobowych pracowników, 6) zgłaszanie do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego oraz wyrejestrowywanie pracowników Centrum, wraz z poświadczaniem faktu objęcia ubezpieczeniem, 7) kontrola przestrzegania przez pracowników dyscypliny pracy oraz ewidencjonowania wyjść w godzinach służbowych, 8) prowadzenie ewidencji delegacji służbowych, legitymacji służbowych i przydziału biletów komunikacji miejskiej dla celów służbowych, 9) współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w zakresie organizowania w Centrum staży absolwenckich, robót publicznych oraz prac społecznie użytecznych i prac interwencyjnych w Centrum, 10) rozpoznawanie i analizowanie potrzeb szkoleniowych i współpraca w tym zakresie z Referatami Centrum, 11)przygotowywanie programów i planów szkoleniowych oraz dokształcanie, pracowników Centrum, 12) przygotowywanie i przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówień publicznych na rzecz Centrum, 13) przygotowywanie projektów umów, aneksów do umów związanych z administrowaniem mieniem oraz obiektem, 14) prowadzenie obsługi Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, 15) przygotowywanie projektów zarządzeń Dyrektora Centrum oraz prowadzenie ich ewidencji, 16) prowadzenie spraw związanych z obsługą sekretariatu Centrum, 17) obsługa kancelaryjna Centrum w aspekcie wysyłania i przyjmowania korespondencji wraz z wewnętrznym obiegiem korespondencji wśród pracowników, 18) prowadzenie ewidencji urlopów, wyjść prywatnych i wyjść służbowych, 19) nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem systemu informatycznego OTAGO oraz innych aplikacji wykorzystywanych w pracy w Szczecińskim Centrum Świadczeń, 20) zapewnienie technicznej obsługi sprzętu komputerowego, usuwanie awarii bądź zgłaszanie ich do usunięcia odpowiednim służbą, 9

10 21) sporządzanie kopii bazy danych i odpowiednie ich przechowywanie (a także informacji objętych ochroną) z uwzględnieniem wymogów zawartych w ustawie o ochronie danych osobowych, 22)kontrola prawidłowości danych zawartych na listach wypłat i w sprawozdaniach generowanych z systemu OTAGO, 23) stałe dążenie do zwiększenia efektywności pracy w systemie, wprowadzanie w tym celu innowacji i ułatwień dla użytkowników, 24) prowadzenie w oparciu o system informatyczny statystyki obrazującej tendencje wzrostowe bądź spadkowe w wypłacanych kategoriach świadczeń w celu dokonywania szacowań i zapotrzebowań na środki pieniężne, 25) zapewnienie comiesięcznej aktualizacji danych zawartych w rejestrze ewidencji ludności gminy Szczecin, 26) tworzenie skryptów generujących sprawozdania dla doraźnych potrzeb oraz na żądanie jednostek nadrzędnych, 27) szkolenie nowych pracowników z zakresu obsługi programów wykorzystywanych w pracy referatu jak i pozostałych pracowników w zakresie nowych rozwiązań pojawiających się w aplikacjach. 27. Do zadań Kierownika Biura Obsługi Interesanta należy kierowanie pracy na stanowiskach ds. obsługi interesanta w zakresie dbałości o funkcjonowanie tych stanowisk, o terminowość i jakość prac wykonywanych przez pracowników, kontrola i nadzór nad stanowiskami, szczególnie w aspektach: 1) udzielania informacji na temat obowiązujących. regulacji prawnych dot. świadczeń rodzinnych, świadczeń alimentacyjnych, 2) wydawania i przyjmowania oraz wstępna weryfikacja (pod względem formalnym oraz kompletności) wniosków o świadczenia rodzinne, świadczenia alimentacyjne zgodnie z aktami wykonawczymi regulującymi kwestie dokumentacyjne we wskazanym zakresie, 3) wystawiania wezwań do uzupełnienia wniosków w przypadku stwierdzenia braku kompletności, zgodnie z aktem wykonawczym, 4) wydawania innych niezbędnych druków, zwłaszcza dla potrzeb zgłoszenia do ubezpieczenia oraz przyjmowania od stron oświadczeń mających znaczenie dla rozpoznawanych stanów faktycznych, 5) przyjmowania od strony innego typu korespondencji z zachowaniem zasad wglądu w oryginał dokumentu i poświadczeniem zgodności kopii z oryginałem, 6) wydawania stronom poświadczeń dla przyjętych dokumentów, 7) prowadzenia rejestru przyjmowanych na stanowisku informacyjnym wniosków i innego typu korespondencji, 8) wydawania stronom zaświadczeń w zakresie korzystania ze świadczeń rodzinnych, zaliczki alimentacyjnej bądź świadczenia alimentacyjnego, 9) bieżącego codziennego roznoszeniu przyjętych wniosków i innej korespondencji na poszczególne stanowiska merytoryczne, zgodnie z przyjętym porządkiem alfabetycznym, 10) prowadzenia archiwum dokumentów wnioskodawców z zakresu przyznanych świadczeń rodzinnych i alimentacyjnych, 10

11 11) układania teczek zgodnie z przyjętym porządkiem alfabetycznym, z szczególnym uwzględnieniem zasad należytej staranności, 12) wydawania i przyjmowania teczek od pracowników, 13) prowadzenia ewidencji wydanych teczek, z uwzględnieniem pracy w archiwalnym programie komputerowym, 14) dbałości o należyte i prawidłowe oznakowanie teczek, 15) przekazywania dokumentów do archiwum zakładowego zgodnie z wymaganiami instrukcji kancelaryjnej. 28. Do zadań Kierownika Referatu Ekonomicznego należy kierowanie pracą Referatu w zakresie dbałości o funkcjonowanie podległych stanowisk, o terminowość i jakość prac wykonywanych przez pracowników, kontrolę i nadzór nad stanowiskami, szczególnie w aspektach: 1) przygotowywania comiesięcznych wypłat (zgodnie z wybraną przez stronę formą płatności) oraz prowadzenia w tym celu stosownej dokumentacji finansowo-rozliczeniowej, 2) zapewnienia terminowej wypłaty świadczeń rodzinnych poprzez kolportaż list wypłat bądź innych nośników informacji do instytucji płatniczej, 3) weryfikowania w aspekcie formalnym i rachunkowym podczas procesu przygotowywania wypłat przyznanych świadczeń, 4) zgłaszania (i wyrejestrowywania) do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego osób uprawnionych do przedmiotowych świadczeń na podstawie ustawy z dnia r. o świadczeniach rodzinnych (Dz.U. z 2006r. Nr 139, poz. 992 z późn. zm) wraz z prowadzeniem stosownej dokumentacji nałożonej na płatników składek ustawą z dnia r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 1998r. Nr 137 poz. 887 z późn. zm.), 5)sporządzaniem sprawozdań finansowo-rzeczowych dotyczących świadczeń rodzinnych, świadczeń alimentacyjnych oraz zaliczki alimentacyjnej zgodnie z aktami wykonawczymi regulującymi te kwestie, 6) sporządzania projektu budżetu modelowego, 7) sporządzania sprawozdania RB 27-ZZ w zakresie zrealizowanych dochodów od dłużników alimentacyjnych oraz skapitalizowanych odsetek bankowych na rachunku bankowym dłużnika alimentacyjnego, 8) dokonywania przypisu należności od zaliczki alimentacyjnej należnej na podstawie decyzji administracyjnych, 9)terminowego rozliczania i przekazywania do Głównego Księgowego dochodów zrealizowanych od dłużników alimentacyjnych. 29. Do zadań pracowników ds. windykacji w szczególności należy: 1) prowadzenie postępowań administracyjnych, w przedmiocie umorzenia kwoty nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych, świadczeń alimentacyjnych w całości lub we części, odroczenia terminu płatności albo rozłożenia na raty, jeżeli zachodzą szczególnie uzasadnione okoliczności dotyczące sytuacji rodziny. 2) kontynuowanie postępowań windykacyjnych w sprawach zasiłków rodzinnych, pielęgnacyjnych i wychowawczych wszczętych przed dniem wejścia w życie ustawy o świadczeniach rodzinnych z dnia 28 listopada 2003 roku, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia roku w sprawie trybu 11

12 przekazywania dokumentacji dotyczącej nienależnie pobranych zasiłków rodzinnych, pielęgnacyjnych i wychowawczych oraz świadczeń rodzinnych ( Dz.U. z 2004 r. Nr 89 poz.854), 3) wydawanie decyzji administracyjnych dot. umorzenia, rozłożenia płatności na raty oraz odroczenia terminu płatności w oparciu o udokumentowany stan faktyczny, 4) monitorowanie terminowości spłat systemów ratalnych poszczególnych dłużników w oparciu o raport kasowe i wyciągi bankowe, 5) prowadzenie statystyki ściągalności kwot nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych, świadczeń alimentacyjnych oraz zaliczki alimentacyjnej przekazanych do windykacji, 6) sporządzanie sprawozdania rzeczowo-finansowego w zakresie odzyskanych nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych, świadczeń alimentacyjnych oraz zaliczki alimentacyjnej, 7) wystawianie upomnień egzekucyjnych oraz tytułów wykonawczych zgodnie z ustawą z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, 8)wystawianie prawidłowych not odsetkowych po całkowitej spłacie zadłużenia przez świadczeniobiorców, 9) zapewnienie prawidłowego i skutecznego sposobu doręczenia decyzji administracyjnej stronom postępowania, 10) konstruowanie pisemnych odpowiedzi na zapytania strony oraz prowadzenie bieżącej korespondencji pocztowej z innymi instytucjami, z zachowaniem terminów określonych w kodeksie postępowania administracyjnego, 11) współpraca z właściwą jednostką organizacyjną Urzędu Miasta oraz innymi instytucjami w zakresie windykacji świadczeń rodzinnych, świadczeń alimentacyjnych oraz zaliczki alimentacyjnej. 30. Do zadań Kierownika Referatu Świadczeń Rodzinnych i Alimentacyjnych należy kierowanie Referatem ds. świadczeń rodzinnych i alimentacyjnych w zakresie dbałości o funkcjonowanie tych stanowisk, o terminowość i jakość prac wykonywanych przez pracowników, kontrolę i nadzór nad stanowiskami, szczególnie w aspektach: 1)wprowadzania wniosków do systemu komputerowego celem wygenerowania decyzji odpowiedniej do nadanej kwalifikacji prawnej, 2) wydawania decyzji administracyjnych w oparciu o udokumentowany stan faktyczny, oraz wydawanie decyzji administracyjnych orzekających o zwrocie nienależnie pobranych świadczeniach rodzinnych i alimentacyjnych, 3) zapewnienia prawidłowego i skutecznego sposobu doręczenia decyzji stronie, 4) prowadzenia postępowań administracyjnych w zakresie wskazanym ustawą o świadczeniach rodzinnych, ustawą o pomocy osobom uprawnionym do alimentów oraz kodeksu postępowania administracyjnego, 5) konstruowania pisemnych odpowiedzi na zapytania strony oraz prowadzeniem bieżącej korespondencji z innymi instytucjami, z zachowaniem terminów określonych w kodeksie postępowania administracyjnego, 6)współpracy z Regionalnym Ośrodkiem Polityki Społecznej w zakresie koordynacji świadczeń względem obywateli przemieszczających się Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego, 12

13 7)współpracy z Referatem Postępowań Alimentacyjnych, w zakresie przekazywania komornikom decyzji administracyjnych przyznających świadczenia alimentacyjne, 8)weryfikowania decyzji wydawanych na stanowiskach ds. świadczeń rodzinnych i alimentacyjnych pod względem poprawności merytorycznej oraz formalnej a także zgodności z listami wypłat, 9) udzielania odpowiedzi na wnioski o udostępnienie danych osobowych, 10) rozpoznawania odwołań od decyzji administracyjnych i ich kwalifikowanie do rozpatrzenia w ramach własnych kompetencji lub przez organ II instancji w oparciu o ustawę o świadczeniach rodzinnych, ustawę o postępowaniu wobec dłużników alimentacyjnych oraz zaliczce alimentacyjnej oraz ustawę o pomocy osobom uprawnionym do alimentów a także akty wykonawcze do przedmiotowych ustaw, 11) przekazywania odwołań wraz z odpowiednio przygotowanymi dokumentami do Samorządowego Kolegium Odwoławczego, 12) wydawania decyzji administracyjnych w przypadku orzeczenia przez Samorządowe Kolegium Odwoławcze uchylenia decyzji i przekazania sprawy do ponownego rozpoznania przez organ I instancji, 13) prowadzenia statystyk w zakresie przekazanych odwołań z uwzględnieniem podziału na sposób rozpoznania przez Samorządowe Kolegium Odwoławcze, 14) kierowania do organu II instancji wniosków o stwierdzenie nieważności decyzji w trybie art. 156 KPA, 15) pozyskiwania interpretacji przepisów ustaw oraz aktów wykonawczych z Ministerstwa, Urzędu Wojewódzkiego oraz od Radcy Prawnego. 31. Do zadań stanowisk ds. postępowań alimentacyjnych należy dbałość o funkcjonowanie stanowisk, o terminowość i jakość prac wykonywanych przez pracowników, kontrola i nadzór nad, stanowiskami, szczególnie w aspektach: 1) przeprowadzania wywiadów alimentacyjnych z dłużnikami alimentacyjnymi i odbierania oświadczeń majątkowych, z uwzględnieniem przestrzegania przepisów ustawy o informacjach niejawnych, 2) inicjowania działań w zakresie aktywizacji zawodowej dłużników alimentacyjnych, 3)wystosowywania zawiadomień do prokuratur w zakresie przestępstwa z zakresu art. 209 Kodeksu Karnego, 4) wnoszenia powództw do sądu w zakresie podwyższenia lub obniżenia kwoty zasądzonych alimentów, 5) podejmowania działań zmierzających do zatrzymania praw jazdy dłużnika alimentacyjnego, 6) utrzymywania ścisłej współpracy z komornikami z gminy i z kraju w zakresie wyegzekwowania należności budżetu państwa i gminy oraz wymiany informacji określonych ustawą o pomocy osobom uprawnionym do alimentów, 7) udzielania informacji na temat regulacji prawnych dotyczących postępowań alimentacyjnych i zasad przyznawania świadczeń alimentacyjnych oraz wydawanie decyzji administracyjnych w sprawie zwrotu przez dłużnika alimentacyjnego należności z tytułu otrzymanych przez osobę uprawnioną świadczeń z funduszu alimentacyjnego, łącznie z odsetkami ustawowymi, 13

14 8) inicjowania nowych rozwiązań usprawniających pracę stanowisk, a zwłaszcza w aspekcie jak najskuteczniejszego odzyskiwania środków finansowych wypłaconych z tytułu świadczeń alimentacyjnych. Rozdział 7 Funkcjonowanie Centrum 32.Pracownicy Centrum podlegają okresowym ocenom według zasad ustalonych dla pracowników jednostek samorządowych oraz zgodnie z Regulaminem dokonywania ocen okresowych wprowadzonym odrębnym zarządzeniem Dyrektora Centrum Czynności kancelaryjne w Centrum oraz jednolity rzeczowy wykaz akt określa instrukcja kancelaryjna dla organów gminy i związków międzygminnych stanowiąca załącznik do Rozporządzenia Prezesa rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych ( Dz. U. Nr 112 poz z późniejszymi zmianami. 2. W Centrum stosuje się jednolity rzeczowy wykaz akt ustalony przez Dyrektora Centrum. 34. Dyrektor Centrum w drodze zarządzenia określa szczegółowe procedury związane z organizacją i funkcjonowaniem Centrum, a w szczególności: 1) zasady i tryb udzielania upoważnień i pełnomocnictw, 2) zasady oraz tryb przeprowadzania kontroli, 3) zasady oraz tryb postępowania w sprawach petycji, skarg i wniosków, 4) zasady oraz tryb przygotowywania i podpisywania pism, 5) zasady postępowania zmierzające do usprawnienia pracy Centrum. Rozdział 8 Postanowienia końcowe Szczegółowe uregulowania dotyczące zagadnień związanych ze świadczeniem pracy, obowiązkami pracodawcy i pracownika, porządkiem wewnętrznym określa Regulamin Pracy Centrum. 2. Pracownicy Centrum otrzymują wynagrodzenie według zasad ustalonych w Rozporządzeniu Rady Ministrów w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych oraz zgodnie z Regulaminem Wynagradzania Centrum ustalonym przez Dyrektora Centrum Centrum używa pieczęci podłużnej z nazwą Centrum w brzmieniu Szczecińskie Centrum Świadczeń. 2. Centrum używa skrótu SCŚ w Szczecinie. 37. Zmiany w niniejszym Regulaminie mogą być dokonywane w trybie przewidzianym do jego uchwalenia. 14