LSZ /2013 P/13/124 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 LSZ /2013 P/13/124 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

2 I. Dane identyfikacyjne kontroli Numer i tytuł kontroli P/13/124 Wykorzystanie środków na realizację projektów finansowanych w ramach instrumentu finansowego LIFE+ Jednostka przeprowadzająca kontrolę NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Szczecinie Kontroler 1. Iwona Gołębiewska specjalista kontroli państwowej, upowaŝnienie do kontroli nr z dnia r. 2. Ewelina Czerepska starszy inspektor kontroli państwowej, upowaŝnienie do kontroli nr z dnia r. (dowód: akta kontroli str. 1-4) Jednostka kontrolowana Kierownik jednostki kontrolowanej Federacja Zielonych GAJA w Szczecinie, ul. 5 Lipca 45 (70-374). Zarząd Federacji Zielonych GAJA w Szczecinie: Szumin Jakub Adam Prezes Zarządu, Prajs BoŜena Teresa Wiceprezes Zarządu, Skorupski Jakub Jan Sekretarz Zarządu. (dowód: akta kontroli str.5-18) II. Ocena kontrolowanej działalności Ocena ogólna Uzasadnienie oceny ogólnej NajwyŜsza Izba Kontroli ocenia pozytywnie, mimo stwierdzonych nieprawidłowości 1, działalność Federacji Zielonych GAJA w Szczecinie 2 w zakresie realizacji projektu pn. Ogólnopolska kampania informacyjno-edukacyjna na rzecz usuwania azbestu i wyrobów zawierających azbest 3 współfinasowanego w ramach Instrumentu finansowego LIFE+. Federacja naleŝycie przygotowała się do uczestnictwie w programie LIFE+, prawidłowo i terminowo realizowała Projekt oraz do 30 czerwca 2013 osiągnęła, stosownie do zaangaŝowania finansowego, zamierzone efekty określone w umowie o dofinasowanie ze środków Instrumentu finansowego LIFE+. Stwierdzone nieprawidłowości polegały m.in. na : - nieuregulowaniu w Polityce rachunkowości zasad ewidencjonowania przychodów i wydatków poniesionych przy realizacji Projektu, co było niezgodne z art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości 4. - niewyodrębnieniu wpływu środków z instrumentu finansowego LIFE+ w rachunku walutowym, niezgodnie zapisem art. 24 ust. 6 Postanowień Wspólnych Umowy, - prowadzeniu ewidencji księgowej na podstawie niewłaściwie opisanych dowodów księgowych, co było niezgodne z art. 21 ust 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości, - sporządzaniu raportów i sprawozdań z realizacji Projektu na podstawie danych nie wynikających z ewidencji księgowej. 1 NajwyŜsza Izba Kontroli stosuje 3-stopniową skalę ocen: pozytywna, pozytywna mimo stwierdzonych nieprawidłowości, negatywna. 2 zwanej dalej Federacją 3 zwanego dalej Projektem 4 Dz. U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.; dalej : ustawa o rachunkowości 2

3 Opis stanu faktycznego Ustalone nieprawidłowości III. Opis ustalonego stanu faktycznego 1. Przygotowanie do uczestnictwa w programie LIFE Federacja zarejestrowana została w KRS dnia r. Organem uprawnionym do reprezentacji na zewnątrz Fundacji w okresach pomiędzy posiedzeniami Rady Fundacji był trzyosobowy Zarząd Fundacji. Federacja działa na rzecz ekologii i ochrony zwierząt oraz ochrony dziedzictwa naturalnego. (dowód: akta kontroli str. 5-20, ) 1.2. Źródłem wiedzy Federacji o Programie LIFE+ były szkolenia, konferencje, spotkania informacyjne oraz strony internetowe Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej (dalej NFOŚiGW ). W ocenie Koordynatora Projektu 5 informacje o LIFE+ były zrozumiałe i wystarczające. Koordynator projektu wziął udział w warsztatach dotyczących sporządzania wniosku LIFE+, które ocenił pozytywnie. Federacja w latach wnioskowała o dofinansowanie 2 projektów. Na przedsięwzięcie Ogólnopolska kampania informacyjno-edukacyjna na rzecz usuwania azbestu i wyrobów zawierających azbest (dalej Projekt ) przyznano dofinasowanie i Federacja realizuje go samodzielnie. Przedsięwzięcie Ogólnopolska kampania informacyjna na rzecz ochrony ptaków i nietoperzy zasiedlających budynki został odrzucony przez Komisję Europejską (KE) na wstępnym etapie rozpatrywania, a po jego ponownym złoŝeniu r. znajduje się w trakcie rozpatrywania. (dowód: akta kontroli str ,29,217) 1.3. Wniosek dotyczący Projektu był konsultowany z przedstawicielami Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Warszawie (dalej NFOŚiGW ) w dniu r. został zweryfikowany przez NFOSiGW, a uwagi przesłane do Fundacji w dniu r. Pierwotną wartość projektu określono w kwocie euro (z tego euro środki instrumentu finansowego LIFE+, euro dotacja NFOŚiGW i euro środki własne) i została obniŝona do euro (z tego euro dofinansowanie ze środków LIFE+, euro dotacja NFOŚiGW i euro środki własne). Federacja nie posiadała informacji o dacie przekazania wniosku do Komisji Europejskiej (dalej KE lub Komisja ). Wniosek podczas oceny przez KE podlegał korektom oraz aktualizacjom m.in. o zwiększenie limitu wydatków na koszty osobowe. Komisja na bieŝąco informowała o wynikach postępowania kwalifikacyjnego. Projekt został ostatecznie zatwierdzony do dofinansowania z Instrumentu finansowego LIFE+ w dniu r., a umowa z KE podpisana została r. Wartość Projektu, na którą składa się całość kosztów kwalifikowalnych wynosiła euro ( zł wg kursu 4,0000 PLN/euro), z czego 50% dofinansowania tj euro ( zł) z instrumentu finansowego LIFE+, 45% tj euro ( zł) ze środków NFOŚiGW, a 5% tj euro ( zł) ze środków własnych, w tym środki z Ministerstwa Gospodarki, uwzględnionego w Umowie z KE, jako Interesariusz Projektu. Federacja nie została zobligowana do przedstawienia gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej na pierwszą zaliczkową płatność. W ocenie Koordynatora Projektu pomoc NFOŚiGW w pozyskaniu dofinansowania była zadowalająca. (dowód: akta kontroli str , 30-43, 46-85, , , , , ) 1.4. Federacja w dniu r. złoŝyła wniosek do NFOŚiGW o dotację na dofinansowanie Projektu w kwocie zł. Wniosek wymagał korekt, które dokonano w wymaganych terminach. Aktualizację wniosku zatwierdzono r., a r. NFOŚiGW podjął decyzję o przyznaniu dotacji w kwocie zł ( równowartość euro stanowiąca 45% udziału w finansowaniu Projektu). Umowa z NFOŚiGW zawarta została w dniu r. (dowód: akta kontroli str , , ) W działaniach Federacji dotyczących przygotowania do uczestnictwa w programie LIFE+ nie stwierdzono nieprawidłowości. 5 Agnieszki Plich powołanej na to stanowisko uchwałą Zarządu Fundacji z r. 3

4 Ocena cząstkowa Opis stanu faktycznego NajwyŜsza Izba Kontroli ocenia pozytywnie działalność Federacji w obszarze przygotowanie do uczestnictwa w programie LIFE+. 2. Wykonanie umów na realizację projektów LIFE + zawartych z Komisją Europejską, NFOŚiGW i Ministrem Gospodarki Dnia r. Federacja zawarła z Komisją umowę numer LIFE10 INF/PL/678 (dalej Umowa z KE ) o przyznanie dotacji w kwocie euro stanowiącej 50% całkowitych kosztów Projektu o wartości na euro 6, z terminem realizacji od r. do r. W dniu r. Federacja zawarła umowę nr 307/2011/Wn50/EE-PO-LF/D z NFOŚiGW o dofinansowanie Projektu w formie dotacji. Przewidywany koszt całkowity Projektu zł (równowartość euro 5 ) w całości kwalifikowalny, kwota dotacji z NFOŚiGW zł (45% kosztu całkowitego). Zabezpieczeniem zwrotu środków z przyznanej dotacji wraz z odsetkami był weksel własny in blanco opatrzony klauzulą bez protestu wraz z deklaracją wekslową. Zgodnie z harmonogramem dotacja udostępniona była w okresach kwartalnych od r. do r. na podstawie dokumentów rozliczeniowych, które zgodnie z ust. 13 Umowy dotacji Federacja zobowiązana była składać w NFOŚiGW kaŝdorazowo, nie później niŝ na 14 dni przed terminem wypłaty danej transzy dotacji. Dotacja przekazywana była na rachunek podstawowy Federacji. W dniu r. Federacja zawarła z Ministrem Gospodarki umowę nr IV/157/P/15095/2820/DIW/12 na realizację seminariów edukacyjno-informacyjnych promujących usuwanie azbestu w województwach łódzkim i podkarpackim stanowiących jedno z działań Projektu. Kwota przyznanej dotacji w wysokości zł przekazana została w całości na rachunek podstawowy Federacji w formie refundacji kosztów seminariów poniesionych przez Federację, po podpisaniu r. przez obie strony protokołu odbioru prac nią objętych i wystawieniu przez Federację noty księgowej. (dowód: akta kontroli str , , ) 2.2. Komisja na podstawie wniosku Federacji z dnia r., zasiliła w dniu r. jej bankowy rachunek walutowy (dalej rachunek walutowy ) kwotą ,40 euro (według wyceny inwentaryzacyjnej na r. była to kwota równowartości ,18 zł 7 ). Rachunek ten w 2011 r. słuŝył równieŝ do gromadzenia środków na finansowanie 2 innych projektów, tj.: Rewitalizacji Parku Naturalistycznego Dolina Miłości realizowanego w ramach współpracy przygranicznej ze środków INTERREG IV i projektu Wzmocnienie systemu kontroli rybołówstwa w Polsce i rozszerzenie wiedzy społecznej na temat zrównowaŝonych połowów finansowanego z programu Baltic SEA Stan środków na tym rachunku na r. wyniósł ,51 euro, a na r ,72 euro, w tym ,40 euro to środki z instrumentu LIFE+. Środki te do dnia zakończenia kontroli nie zostały wydatkowane. Odsetki od łącznej kwoty środków zgromadzonych na rachunku walutowym naliczone do dnia r. wyniosły łącznie 82,31 euro. (dowód: akta kontroli str ,412) 2.3. Do 30 czerwca 2013 r. Federacja na realizację Projektu poniosła wydatki w kwocie ,09 zł, tj. 32,2% wartości Projektu. Wydatki oznaczone do poniesienia z instrumentu LIFE ,37zł (66,7% poniesionych wydatków), ze środków NFOŚiGW ,00 zł (27,8% poniesionych wydatków), ze środków Ministra Gospodarki zł (5,4% poniesionych wydatków) i ze środków własnych 1.618,72 zł (0,1% poniesionych wydatków). PowyŜsza struktura wydatków do poniesienia nie miała odzwierciedlenia w księgach rachunkowych i na dowodach księgowych, co zostało opisane w dalszej części wystąpienia w punkcie 3. (dowód: akta kontroli str ,624) 6 według kursu przyjętego przez Federację przy sporządzaniu wniosku - 4,0000 PLN/euro 7 według kursu 4,4400 PLN/euro 4

5 W kontrolowanym okresie Federacja zrealizowała w ramach Projektu następujące zadania: przeprowadzono 3 spotkania Rady Projektu (działanie A6), spotkanie z przedstawicielem banku i funduszu (w ramach działania B1), wydano: płytę DVD z filmem (C1/C2); materiały promocyjne - broszurę-poradnik; torbę z nadrukiem; notes z nadrukiem; długopisy z nadrukiem; pen-drive z nadrukiem, prezentacje z pierwszego seminarium spotkania informacyjnego, zorganizowano spotkanie z podmiotami współorganizującymi spotkania informacyjne seminaria i seminaria (C2), wydano wyniki z monitoringu gmin w 2012 roku, zakończono pierwszą edycję monitoringu (E1), uruchomiono stronę (F1), zorganizowano konferencję prasową inaugurującą Projekt (F4), sporządzono raport z monitoringu gmin w 2012 r. w formie wydawnictwa (F5). Poszczególne etapy Projektu były realizowane terminowo z wyjątkiem produkcji materiałów promocyjnych w ramach działania C2, zaplanowanej w terminie do r. a zrealizowanej do 29 maja 2012 r., z powodu przedłuŝającej się procedury przetargowej oraz produkcji 625 tys. sztuk pakietów edukacyjno-informacyjnych wraz z wysyłką do gmin zaplanowanej w ramach działania C1 z terminem realizacji do końca czerwca 2013 r., a rozstrzygniętej r. Opóźnienia te nie miały negatywnego wpływu na realizację Projektu, osiągnięcie zaplanowanego efektu rzeczowego i ekologicznego. (dowód: akta kontroli str ,345, ) W 2012 r. Federacja na stworzenie, uruchomienie i rozbudowę strony poniosła wydatek w łącznej kwocie zł 8, co stanowiło ,82 euro według kursu 4,4733 PLN/euro 9, tj. o 4.100,82 euro więcej niŝ zaplanowano na ten cel w Umowie z KE. WyŜej wspomniany wydatek w kwocie zł w 35,4% (na kwotę zł) zrealizowany był na podstawie umowy zawartej z wykonawcą osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, natomiast w pozostałej części (na kwotę zł) na podstawie zlecenia wykonania usług. (dowód: akta kontroli str.109, ) Ustalone nieprawidłowości W badanym obszarze zgodności realizacji projektu LIFE + z warunkami umów zawartych z Komisją Europejską, NFOŚiGW i Ministrem Gospodarki stwierdzono nieprawidłowość polegająca na tym, Ŝe Federacja nie zapewniła wyodrębnienia środków z instrumentu LIFE+ w rachunku walutowym, czym naruszył art. 24 ust. 6 Postanowień Wspólnych Umowy, który stanowi, Ŝe konto lub subkonto bankowe uŝywane przez beneficjenta koordynującego musi umoŝliwiać identyfikację funduszy wypłaconych przez Komisję. Z kolejnych zapisów wynika, Ŝe celem identyfikacji jest naleŝyte rozliczenie z KE ewentualnych odsetek bankowych lub równorzędnych korzyści, o których Federacja zgodnie z art. 24 ust. 7 Postanowień Wspólnych, winna powiadomić Komisję przy składaniu wniosku o kolejną płatność. W ocenie NIK brak wyodrębnienia środków z instrumentu LIFE+ na rachunku bankowym utrudni rozliczenie z KE otrzymanych środków. (dowód: akta kontroli str ) Prezes Federacji Jakub Szumin (dalej Prezes Federacji ) wyjaśnił, Ŝe Postanowienia umowy nie przewidują wprost obowiązku utworzenia osobnego rachunku bankowego (lub subkonta w istniejącym rachunku walutowym) do obsługi środków otrzymanych z Komisji Europejskiej. Konto uŝywane przez Beneficjenta umoŝliwia identyfikację funduszy wpłacanych przez Komisję, a odsetki narosłe od zaliczki zostaną rozliczone na podstawie danych o oprocentowaniu rachunku bankowego. Odsetki uzyskane od środków w EURO ulokowanych na koncie w banku Deutsche Bank SA 6,01 euro uzyskane w lutym 2012; 40,26 euro uzyskane w marcu 2012 r. i 36,04 euro uzyskane w maju Jednocześnie uzyskane odsetki pochodzą od środków w euro dotyczących realizacji projektu azbestowego łącznie ze środkami związanymi z projektem rewitalizacji Doliny Miłości oraz projektu Baltic Green Belt. Tym samym środki Komisji Europejskiej stanowią 50,65% 8 FA/103/2012, Avangardo Marcin Osak z r. w kwocie zł za stworzenie i uruchomienie strony na potrzeby Kampanii antyazbestowej (LIFE10 INF/PL/678) i FA/210/2012, Avangardo Marcin Osak z r. w kwocie zł za rozbudowę strony na potrzeby kampanii antyazbestowej (LIFE10 INF/PL/678) 9 Przyjęty zgodnie z art. 29 ust. 5 Postanowień Wspólnych 5

6 zgromadzonych środków finansowych dla kwoty 6,01 i 36,04 i 46,5% z kwoty odsetek 40,26, co daje łącznie 40,46 euro odsetek dla projektu azbestowego. (dowód: akta kontroli str ,644,645) Uwagi dotyczące badanej działalności NajwyŜsza Izba Kontroli zgłasza następujące uwagi dotyczące badanej działalności: 1. W kontrolowanym okresie Federacja nie uruchomiła środków zgromadzonych na jej bankowym rachunku walutowym w kwocie ,40 euro (przekazanych przez KE na realizację Projektu) do opłacania faktur za zrealizowane zadania w ramach badanego Projektu. Zobowiązania finansowe powstałe w toku realizacji Projektu pokryte zostały ze środków NFOŚiGW w kwocie ,00 zł i środków własnych w kwocie ,09 zł oraz środków z Ministerstwa Gospodarki w kwocie zł. (dowód: akta kontroli str , ) Prezes Federacji Jakub Szumin wyjaśnił, Ŝe Stosownie do postanowień umowy zestawienie wydatków musiało uwzględniać kurs euro stosowany przez EBC w pierwszym dniu roboczym roku, w którym wydatki zostały poniesione. Wynikało to z postawionego przez zapisy umowy wymogu, aby w zestawieniu wydatków i dochodów uŝywano wyłącznie waluty euro. W dniu kurs euro wynosił 4,4733. Konieczność poniesienia pierwszych wydatków pojawiła się z końcem stycznia 2012 r. Do tego czasu nastąpił na rynku walutowym spadek kursu euro w stosunku do złotego. W związku z powyŝszym Ŝaden z banków nie oferował moŝliwości wymiany euro po kursie EBC z dnia 2 stycznia 2013 r., bądź zbliŝonym. Bezpośrednie wykorzystanie środków z dotacji spowodowałoby, Ŝe wydatki realizowane w złotych pod koniec stycznia (obliczane w euro po wyŝszym kursie EBC z dnia 2 stycznia 2013 r.) przedstawiałyby się jako wyŝsze niŝ byłyby w rzeczywistości. Doprowadziłoby to do takiej sytuacji, w której środki dotacji wydane zostałyby w wysokości przekazanej beneficjentowi koordynującemu, natomiast nie przedstawiałyby realnie dla beneficjenta takiej wartości, w jakiej rozliczano dotację w 2012 roku. Istniałaby róŝnica pomiędzy kwotą przyjętą dla celów rozliczenia a kwotą, którą beneficjent koordynujący by realnie dysponował. Zaistniałą róŝnicę musiałby pokryć beneficjent ze stratą dla siebie. Działanie beneficjenta koordynującego motywowane było jak najefektywniejszym wykorzystaniem środków z dotacji, tj. dąŝeniem do zapewnienia jak największej ich wartości nabywczej. Wykorzystując środki dotacji pod koniec stycznia 2012 r. byłyby one realnie wykorzystywane przy wykorzystywaniu niskiego kursu (pomimo fikcyjnego wskazywania kursu EBC z 2 stycznia 2012 r. w zestawieniu wydatków). Środki dotacji byłyby wówczas wykorzystane w sposób niegospodarny. (dowód: akta kontroli str. 634,641) 2. Na utworzenie stron www kampanii antyazbestowej i ich stałą aktualizację w ramach działania F1 zaplanowano limit wydatków w kwocie euro ( zł) 10. W ramach tego działania zaplanowano równieŝ limit wydatków w kwocie euro ( zł) na koszty zatrudnienia na czas określony asystenta koordynatora projektu. Wydatek jaki Federacja poniosła w 2012 r. na utworzenie i uruchomienie strony wyniósł zł, a na jej rozbudowę zł. Łączny koszt wyniósł zł, tj ,82 euro, przekraczając limit wydatków zaplanowany na ten cel o 4.100,82 euro 11. Federacja nie skonsultowała z Komisją zmiany sposobu sfinansowania zwiększonych kosztów utworzenia i rozbudowy strony internetowej i jej bieŝącej obsługi informatycznej. (dowód: akta kontroli str.544,545) Koordynator Projektu wyjaśniła, Ŝe W ramach działania F1 finansowana jest jeszcze opieka informatyczna nad stroną, jako overhead s (koszty ogólne). Rozbudowa strony została zrealizowana na podstawie konkursu ofert i zlecenia. Rozbudowa strony polegała na przygotowaniu internetowego narzędzia do realizacji zadania E1: monitoring realizacji gminnych programów usuwania azbestu, tzw. ankietera. Narzędzie to zostało 10 zgodnie z ujętym w Umowie wykazem limitów kosztów zaplanowanych na poszczególne działania (PART A FORM F3 i PART C) 11 według kursu 4,4733 PLN/euro z dnia r. zgodnie z art. 29 ust. 5 Postanowień Wspólnych 6

7 sfinansowane ze środków: wsparcie zewnętrzne działania A1, przeznaczonych pierwotnie na opiekę informatyczną nad stroną. Opiekę informatyczną nad stroną finansujemy od tej pory ze środków overhead s. Podczas drugiej wizyty kontrolnej ( ) Monitora projektu w dniu 30 kwietnia 2013 r., zaprezentowane zostało narzędzie ankietera. Monitor pozytywnie odniósł się do realizacji tego przedsięwzięcia. Został wówczas równieŝ poinformowany o sposobie sfinansowania tego narzędzia i zmianie przez nas kategorii kosztów, z której finansujemy opiekę informatyczną nad stroną. (dowód: akta kontroli str ) NIK zwraca uwagę, Ŝe brak zgody KE na ww. zmianę moŝe spowodować, zgodnie z art. 27 Postanowień Wspólnych, uznanie kosztu za niekwalifikowalny. W takiej sytuacji moŝe znaleźć to odzwierciedlenie w wartości dofinasowania NFOŚiGW. 3. Wartość umowy Nr 2/2/2012 zawartej dnia r. z firmą Avangardo na utworzenie strony internetowej wynosiła zł netto ( zł brutto). Dnia r. podpisano protokół odbioru i tego samego dnia wystawiona została faktura VAT nr FA/103/2012 za stworzenie i uruchomienie strony na potrzeby Kampanii antyazbestowej na kwotę zł ( zł netto), tj. o 7.380,00 zł brutto (6.000,00 zł netto) wyŝszą od wartości umowy. Umowa nie została aneksowana. Dnia r. firma Avangardo wystawiła kolejną fakturę VAT nr FA/210/2012 na kwotę ,00 zł (17.780,49 zł netto) za rozbudowę strony Usługa wykonana została na podstawie zlecenia, bez zawarcia stosownej umowy. (dowód: akta kontroli str ) W sprawie przyczyn niedokonania zmiany warunków ww. umowy Nr 2/2/2012 zawartej z firmą Avangardo i niepodpisania z nią umowy na rozbudowę strony internetowej Prezes Federacji wyjaśnił, Ŝe Dnia 16 stycznia została podjęta decyzja o wyborze wykonawcy usługi polegającej na utworzeniu i uruchomieniu strony internetowej Kampanii antyazbestowej. Specyfikacja zapytania ofertowego z dnia 5 stycznia 2012 r. określała zakres prac, których efektem miała być standardowa strona internetowa o charakterze wortalu (portalu informacyjnego). Wybranym wykonawcą została firma Avangardo Marcin Osak, której oferta opiewała na kwotę zł netto. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom odbiorców projektu, którzy odwiedzaliby naszą stronę internetową, pojawiła się koncepcja udoskonalenia strony i wprowadzenia dodatkowych narzędzi zwiększających jej funkcjonalność: stworzenie i umieszczenie trzech boksów z trzystopniowym filtrem, umoŝliwiających internaucie szybkie znalezienie informacji na temat organizowanych seminariów w poszczególnych regionach, moŝliwości uzyskania wsparcia finansowego na usunięcie azbestu oraz specjalistycznych firm świadczących usługi demontaŝu azbestu. W/w narzędzia nie mieściły się w zakresie standardowej strony internetowej (portalu informacyjnego), dlatego teŝ poprosiliśmy o ich wycenę i zleciliśmy produkcję tych narzędzi. Prace wyceniono na kwotę zł netto. Federacja Zielonych GAJA nie aneksowała podpisanej w lutym 2012 r. umowy. zobowiązało się w u z dnia r., Ŝe zawrze dodatkowe koszty i zadania w przygotowywanej przez nich umowie, jednak nie zrobili tego. Zostało to niestety przez nas przeoczone. Narzędzia do strony zostały zlecone w korespondencji owej. Na wielkość faktury FA/103/2012 składa się: wartość budowy i uruchomienia portalu: zł netto wraz dodatkowymi narzędziami zł netto oraz miesięczną opieką informatyczną nad stroną: 300 zł netto. Łącznie zł netto. Rozbudowa strony (faktura FA/210/ zł brutto) została zrealizowana w duŝo późniejszym okresie na podstawie konkursu ofert i zlecenia. (dowód: akta kontroli str ) Ocena cząstkowa NajwyŜsza Izba Kontroli ocenia pozytywnie działalność Federacji w okresie od r. do r. w obszarze wykonania umowy na realizację Projektu, mimo stwierdzonej nieprawidłowości. 7

8 Opis stanu faktycznego 3. Prowadzenie ewidencji finansowo-księgowej, sprawozdawczość oraz rozliczenie środków Polityka rachunkowości wprowadzona została Uchwałą Zarządu z dnia r. Integralną część ww. uchwały stanowiły: wykaz kont syntetycznych (załącznik nr 1 do uchwały), wykaz kont analitycznych (załącznik nr 2) i wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych (załącznik nr 3), według stanu na dzień wejścia uchwały w Ŝycie tj. na r. Zasady prowadzenia ewidencji księgowej przychodów i wydatków związanych z realizacją Projektu LIFE+ nie zostały uregulowane w Polityce rachunkowości. Do dnia zakończenia kontroli Polityka rachunkowości nie była aktualizowana. (dowód: akta kontroli str ) Księgi rachunkowe Federacji prowadzone były przy wykorzystaniu programu komputerowego KH Księga Handlowa firmy z Krakowa. W księgach wyodrębniono ewidencję wydatków poniesionych na realizację Projektu finansowanego ze środków LIFE+. Koszty ujmowano na kontach analitycznych do konta syntetycznego 503 Life+ odpowiadających wyodrębnionym w Umowie rodzajom kosztów, tj.: 503 Konferencje prasowe, Materiały zuŝywalne, 503 Overheads (koszty ogólne), 503 Płace, 503 Koszty podróŝy i utrzymania, 503 Koszty pomocy zewnętrznej i 503 ZUS. Poniesione wydatki ewidencjonowano na koncie powiązanym z rachunkiem bankowym załoŝonym do obsługi tego Projektu. Przekazana przez KE zaliczka zaewidencjonowana została na koncie 133-DB EURO powiązanym z rachunkiem walutowym. Przychody z KE ewidencjonowano na koncie 700-LIFE a z NFOŚiGW na koncie 700-NARODLIFE. (dowód: akta kontroli str , , ) 3.2. Prawidłowość prowadzenia ewidencji księgowej sprawdzono na podstawie próby 58 dowodów księgowych o wartości ,45 zł 12 stanowiącej 39,9% wydatków poniesionych od r. do r., z tego: ,28 zł to wydatki na pomoc zewnętrzną (87,4% próby), ,28 zł - wydatki osobowe (6,3% próby), ,47 zł - koszty ogólne (5,5% próby), 3.314,42 zł - wydatki na podróŝe słuŝbowe (0,8% próby). Ustalono, Ŝe dokumenty księgowe zostały prawidłowo sporządzone pod względem formalno rachunkowym. Badanie kompletności i poprawności w zakresie kontroli bieŝącej i dekretacji wykazało, Ŝe na wszystkich zbadanych dowodach brak było wskazania sposobu ujęcia ich w księgach rachunkowych i wskazania miesiąca księgowania, co było niezgodne z art. 21 ust.1 pkt 6 ustawy o rachunkowości oraz niewskazywanie na dowodach księgowych źródła finansowania zobowiązań (poza finansowanymi przez NFOŚiGW), tj. środki własne czy środki Komisji. Badanie wiarygodność ksiąg rachunkowych pod względem prawidłowości ujęcia dowodów w księgach wykazało, Ŝe 14 dowodów na łączną kwotę ,11 zł (24,0% badanych dowodów) zaksięgowano w okresie sprawozdawczym niezgodnym z datą operacji gospodarczej, co było niezgodne z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Stwierdzono równieŝ, wystąpienie róŝnicy w kwocie 127,97 zł między zapisami księgowymi na koncie , a zapisami na kontach kosztowych 503-Płace i 503-ZUS dotyczącymi wynagrodzeń za miesiąc marzec 2013 r. wypłaconych pracownikom obsługującym Projekt, w tym zawyŝenie o 50 zł wypłaty wynagrodzenia Koordynatorowi projektu. (dowód: akta kontroli str ) 3.3. Odsetki od zaliczki otrzymanej z Komisji nie zostały do dnia zakończenia kontroli rozliczone z KE, poniewaŝ zgodnie art. 24 ust. 7 Postanowień Wspólnych do Umowy z KE Federacja zobligowana jest do tego wraz ze złoŝeniem wniosku o płatność śródokresową, po zaakceptowaniu przez KE śródokresowego sprawozdania technicznego oraz śródokresowego zestawienie wydatków i dochodów (zgodnie z art. 28 ust. 3 Postanowień Wspólnych). Termin złoŝenia przez Federację śródokresowego sprawozdania technicznego mija w listopadzie 2013 r. (dowód: akta kontroli str.244,) 12 w tym 54 dowodów wylosowanych w łącznej kwocie ,47 zł (16,9% wartości wszystkich badanych) i 4 o najwyŝszej wartości na kwotę ,98 zł (17,5% wartości wszystkich zbadanych). 8

9 3.4. W okresie od r. do r. Federacja złoŝyła 1 raport Komisji i 5 sprawozdań kwartalnych z realizacji przedsięwzięcia (pierwsze sprawozdanie za okres od do r.). Raport wstępny do KE sporządzono według stanu na r. informując o poniesionych do tego dnia wydatkach ogółem w kwocie ,74 euro (12,8% wartości Projektu), tj ,27 zł 13 Raport został przyjęty przez KE bez istotnych uwag. (dowód: akta kontroli str ) 3.5. W okresie od r. do r. Federacja otrzymała z NFOŚiGW w 5 transzach dotację w łącznej kwocie zł na refundację poniesionych kosztów. Transze dotacji przekazane zostały po przesłaniu kwartalnych sprawozdań ze stanu realizacji przedsięwzięcia i załączonych do nich rozliczeń częściowego dofinansowania zadań według stanu na dzień: r. wniosek o refundację w kwocie ,49 zł (wpływ dotacji na rachunek podstawowy 14 dnia r.), z dnia r. - o ,51 zł ( wpływ dotacji r.), z dnia r. - o zł (wpływ dotacji r.), z dnia r. - o zł (wpływ dotacji r.) i z dnia r. - o zł (wpływ dotacji r.) (dowód: akta kontroli str ,648) 3.6. W toku kontroli stwierdzono, Ŝe dane wykazywane w sprawozdaniach lub zestawieniach przedkładanych do KE lub NFOŚiGW nie wynikały z ewidencji księgowej i opisu dowodów księgowych, poniewaŝ ewidencja nie była prowadzona na bieŝąco, z uwagi na przyjęty w Federacji zwyczajowo sposób przekazywania dokumentów źródłowych do zaksięgowania przez Biuro Rachunkowe, w II połowie miesiąca następującego po okresie sprawozdawczym i księgowania dowodów w ostatnim dniu miesiąca następującego po okresie sprawozdawczym. Źródłem informacji do sporządzenia sprawozdań do KE i NFOŚiGW były zestawienia faktur i rachunków zatwierdzonych do zapłaty, prowadzone przez asystenta administracyjno-finansowego Projektu. (dowód: akta kontroli str ) 3.7. Sprawdzenie kwalifikowalności kosztów poniesionych w ramach Projektu przeprowadzono na próbie 58 dowodów księgowych. Na podstawie zapisów księgowych na koncie ustalono, Ŝe w okresie od r. do r. Federacja sfinansowała w ramach Projektu koszty najmu 2 lokali uŝytkowych w siedzibie Federacji na łączną kwotę ,02 zł (61,5% całości kosztów najmu pomieszczeń), w tym 1.754,28 zł za 9,85 m 2 powierzchni uŝytkowej podnajmowanej od Fundacji przez RÓBEKO Sp.z o.o, co było niezgodne z art. 25 ust.1 Postanowień Wspólnych, który stanowi, Ŝe aby koszty mogły być uznane za kwalifikowalne muszą być bezpośrednio związane z projektem i niezbędne dla realizacji projektu objętego umową o dotację. (dowód: akta kontroli str.245, ,611) 3.8. Prawidłowość zlecania i wykonania zadań w ramach realizacji Projektu oraz sposób sprawowania kontroli przez zleceniodawcę nad przebiegiem jego realizacji zbadano na podstawie 2 postępowań o zamówienie publiczne. W toku realizacji Projektu Federacja przeprowadziła dwa postępowania w trybie przetargu nieograniczonego na dostawę materiałów promocyjnych na seminaria oraz na obsługę prawną Projektu. Postępowania przetargowe przeprowadzono zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych 15. W postępowaniu na dostawę materiałów promocyjnych stwierdzono, Ŝe szacunkowa wartość zamówienia nie została wskazana w dokumencie Ustalenie wartości zamówienia z r. i zapisana w protokołu postępowania wartość zamówienia została określona według niewłaściwego kursu euro. Natomiast w postępowaniu na obsługę prawną Projektu stwierdzono, Ŝe Regulamin Komisji do Przeprowadzania Postępowania o Udzielenie Zamówienia Publicznego nie określał zakresu obowiązków sekretarza i członka Komisji Przetargowej. (dowód: akta kontroli str. 168,187,189, ) 13 Według kursu 4,4733 PLN/euro 14 zgodnie z umową Nr 307/2011/Wn50/EE-90-LF/D z dnia r. 15 Dz. U. z 2013 r., poz. 907 ze zm., dalej : Pzp 9

10 Ustalone nieprawidłowości 3.9. Z ramienia Komisji Zespół monitorujący Astrale przeprowadzili w dniach r. i r. (tylko z udziałem 1 członka) monitoring zgodność z harmonogramem realizacji projektu i poziomu wydatkowania środków. Projekt uzyskał pozytywną ocenę. Po pierwszej wizycie Zespół zalecił: uzupełnienie informacji przekazanych podczas spotkania o większą ilość informacji dot. doniesień medialnych i przygotowanie zaświadczenia z Izby Skarbowej o kwalifikowalności podatku VAT. Zalecenia nr 1 zostało wykonane do r. (raport wstępny zawierający wymagane informacje przekazano w terminie do r.), a zalecenie nr 2 po tym terminie (interpretacja indywidualna wydana z upowaŝnienia Ministra Finansów przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy dnia r., potwierdziła, Ŝe podatek VAT jest kosztem kwalifikowalnym). W wyniku drugiej wizyty monitorującej pozytywnie oceniono realizację projektu, mimo stwierdzonego opóźnienia w realizacji celu C1 dotyczącego aktualizacji pakietu informacyjnego i wysłania I pakietu materiałów edukacyjnych. KE dobrze oceniła wyniki monitoringów. (dowód: akta kontroli str ) W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyŝej obszarze stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1. W obowiązującej Polityce rachunkowości Federacji nie uregulowano sposobu prowadzenia w ewidencji księgowej rozliczeń związanych z realizacją Projektu z uwzględnieniem podziału na środki LIFE+; środki otrzymane z NFOŚiGW oraz wkład własny, w tym nie uaktualniono wykazu kont syntetycznych i analitycznych o funkcjonujące w systemie księgowym, ich wzajemnych powiązań, wykazu rachunków bankowych i ich powiązania z właściwymi kontami analitycznymi słuŝącymi do obsługi Projektu. Ponadto obowiązująca Polityka rachunkowości nie zawierała: wskazania osób odpowiedzialnych za wykonywanie poszczególnych czynności kontrolnych (formalno-rachunkowa, merytoryczna, dekretacja księgowa, wskazanie miesiąca księgowania, zatwierdzenie do zapłaty), zasad dokonywania ich opisu w zakresie zgodnym z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości, tj. zamieszczania adnotacji o sprawdzeniu dowodu pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym, zatwierdzeniu do płatności, dekretacji księgowej dowodu (sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych poprzez wskazanie kont księgowych) i miesiąca księgowania oraz opisu systemu informatycznego przetwarzania danych księgowych tworzących księgi rachunkowe i opisu systemu słuŝącego ochronie danych i ich zbiorów, co było niezgodne z art. 10 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości. (dowód: akta kontroli str ) Prezes Federacji wyjaśnił, Ŝe Polityka rachunkowości Stowarzyszenie FZ Gaja ( ) stanowi ogół reguł i zasad rachunkowości Stowarzyszenia, które zalicza się do jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzącymi działalności gospodarczej. Ww dokument funkcjonował w takim kształcie od 2007 roku. Na potrzeby realizacji dotychczasowych projektów, dokument ten wystarczająco wyczerpująco regulował zasady związane z rachunkowością Stowarzyszenia. Rozpoczęcie nowego projektu LIFE związanego z otrzymaniem środków z Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej spowodowało konieczność dopasowania planu kont Stowarzyszenia do wymogów realizowanego przedsięwzięcia. Przede wszystkim zostało utworzone konto syntetyczne w grupie Life+. Na potrzeby ewidencji księgowej na ww. koncie zostały równieŝ utworzone stosowne konta analityczne. ( ). Na kontach analitycznych projektu zapisywane są zdarzenia gospodarcze związane z realizacją projektu azbestowego. Informacja o kwalifikacji danego zdarzenia zawarta jest na dokumencie źródłowym, w postaci stosownego opisu zdarzenia pieczęci - ze wskazaniem kierunku kosztu. Tak opisany dokument księgowy zostaje naniesiony do systemu komputerowego. Po jego zaksięgowaniu dokument otrzymuje sygnaturę. Wymóg wyodrębnienia analitycznego projektu Life wynikał z załoŝeń projektowych. Natomiast załoŝenia projektowe nie stawiały Stowarzyszeniu warunku w postaci dostosowania dotychczasowej polityki rachunkowości do nowego zadania. Stąd teŝ, polityka ta nie została zmieniona. Wszelkie informacje o systemie komputerowym słuŝącym do prowadzenia rachunkowości Stowarzyszenia Federacja Zielonych Gaja zawiera załącznik numer 3 uchwały Zarządu z roku. Niemniej od tamtego okresu upłynęło kilka lat i w związku ze zmianami 10

11 prawa wersja oprogramowania zmieniała się. Do prowadzenia rachunkowości Stowarzyszenia wykorzystuję program komputerowy o nazwie KH Księga Handlowa. Producentem oprogramowania jest firma Comarch SA z Krakowa. W 2012 roku korzystałem z wersji w Natomiast w roku 2013 aktualnie obowiązującą wersją oprogramowania jest w Program KH umoŝliwia uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez moŝliwość ich wydrukowania lub przeniesienia na informatyczny nośnik danych. Treść ksiąg rachunkowych znajduje się na informatycznym nośniku danych, zapewniającym trwałość zapisu informacji przez czas wymagany dla przechowywania ksiąg (5 lat art. 13 ust.6 ustawy o rachunkowości). Nośniki danych są starannie przechowywane, chronione przed nieupowaŝnionym dostępem lub zniszczeniem. W zakresie opisu systemu słuŝącego ochronie danych i ich zbiorów, jako biuro rachunkowe stosujemy najnowocześniejsze metody polegające na: stosowaniu odpornych na zagroŝenia nośników danych oraz doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, w celu zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych oraz zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupowaŝnionym dostępem lub zniszczeniem. (dowód: akta kontroli str.633,637) 2. Ustalono, Ŝe 58 zbadanych dowodów księgowych na łączną kwotę ,45 zł nie posiadało dekretacji księgowej i wskazania miesiąca księgowania, co było niezgodne z art. 21 ust.1 pkt 6 ustawy o rachunkowości stanowiącym, Ŝe dowód księgowy powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Z 58 badanych dowodów księgowych 14 na łączną kwotę ,11 zł zaksięgowano w niewłaściwym okresie księgowania, tj. w następnym miesiącu po dokonaniu operacji gospodarczej. Ponadto ustalono, Ŝe na pieczęci kontroli merytorycznej dowodu księgowego nie wskazano źródła sfinansowania kosztów, tj. czy są to środki Komisji Europejskiej czy własne (z wyjątkiem dowodów księgowych sfinansowanych z NFOŚiGW). Analiza ewidencji księgowej na kontach Konto bieŝące, Środki pienięŝne w drodze i wykazała, Ŝe koszty realizacji Projektu poniesiono ze środków własnych. (dowód: akta kontroli str , ) Prezes Federacji wyjaśnił, Ŝe Niezamieszczanie na dokumentach księgowych dekretacji wynika z art. 21 ust. 1a pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. poz. 330 z 2013 r.), który wskazuje na taką moŝliwość, jeŝeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych. Z kolei art. 13 ust. 2 ww ustawy określa, iŝ w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy uŝyciu komputera za równowaŝne z księgami rachunkowymi uwaŝa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania. Istnieje zatem moŝliwość zastąpienia dekretów ręcznych, czyli naniesionych ręcznie na dokument źródłowy, na wydruki z systemu komputerowego. Na wydrukach komputerowych, wykonywanych za pośrednictwem programu księgowego KH, moŝna znaleźć odzwierciedlenie stosownej dekretacji. Oczywiście i to moŝe zostać dostosowane do Państwa wystąpienia z dnia Natomiast sygnatura dokumentu zawsze wskazuje miesiąc księgowania. KaŜdy dokument źródłowy posiada stosowna sygnaturę, po której moŝna niezwłocznie ustalić w jakim okresie dokument ten został ujęty w ewidencji księgowej. I tak np.: sygnatura Z 03/05/2013 oznacza Ŝe dokument zaksięgowano pod pozycją numer 3 w dzienniku Z (ZAKUP) w miesiącu maju 2013 roku. (dowód: akta kontroli str.634,638,639) Stosowanie odmiennej techniki dokumentowania zapisów księgowych o której mowa w art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości winno być uregulowane w Polityce rachunkowości, co 11

12 nie miało miejsca. Ponadto brak wskazania dekretacji księgowej i źródła finansowania na dowodach księgowych (poza tymi na których wskazano finansowanie ze środków NFOŚiGW), nie pozwalało na stwierdzenie poprawności ich ujęcia w księgach rachunkowych. Uwagi dotyczące badanej działalności 3. Stwierdzono, Ŝe dane o wielkości poniesionych kosztów na realizację Projektu zawarte w sprawozdaniach przekazanych KE i NFOŚiGW nie pochodziły z ewidencji księgowej Federacji tylko z zestawienia faktur i rachunków prowadzonego w tym celu, przez Asystenta administracyjno-finansowego. W toku kontroli nie moŝna było ustalić rozbieŝności między danymi wykazanymi w sprawozdaniach i raportach, a ewidencją księgową, poniewaŝ sprawozdania dla NFOŚiGW oraz raport wstępny dla KE były sporządzane w trakcie miesiąca sprawozdawczego, a ewidencjonowanie w księgach poniesionych kosztów odbywało się ostatniego dnia miesiąca następującego po okresie sprawozdawczym, a nie na bieŝąco, co było niezgodne z art. 6 ust. 1 Postanowień Wspólnych Umowy z KE, który stanowi, Ŝe beneficjent koordynujący prowadzi bieŝące księgi rachunkowe zgodnie ze zwykłymi zasadami rachunkowości nałoŝonymi przez prawo i istniejące przepisy. Zgodnie z art. 24 ust. 5 pkt 1 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone na bieŝąco, jeŝeli pochodzące z nich informacje umoŝliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych. (dowód: akta kontroli str.132, 234,290, ,297,304,309,314,320, ) W sprawie przyczyn nieprzekazywania na bieŝąco dowodów księgowych do Biura Rachunkowego, czego efektem było księgowanie ich z ponad miesięcznym opóźnieniem od wpływu do siedziby Federacji i niesporządzania sprawozdań w oparciu o księgi rachunkowe, Asystent administracyjno-finansowy (odpowiedzialna za sprawozdawczość finansową, w tym przygotowanie raportów finansowych przez KE i NFOŚiGW) wyjaśniła, Ŝe W związku z korzystaniem z usług zewnętrznego biura rachunkowego niemoŝliwe jest bieŝące (codzienne) przekazywanie dowodów księgowych do biura (po wpłynięciu faktury potrzebny jest czas na sprawdzenie poprawności faktury, jej zgodności z zawartą umową/zleceniem oraz realizowanym działaniem, opisanie faktury, zatwierdzenie pod względem merytorycznym i rachunkowym, zatwierdzenia do zapłaty itp.). Zarząd Federacji Zielonych GAJA w porozumieniu z Biurem Rachunkowym Wynik ustalił, Ŝe komplet miesięcznych faktur będzie przekazywany do księgowości po zakończeniu danego miesiąca (faktury są przekazywane zazwyczaj do 15 dnia następnego miesiąca). Przekazując do Biura Rachunkowego WYNIK opisane faktury (przypisanie danego kosztu do danego projektu, opis kategorii kosztu oraz działania, itp.) byłam przekonana, Ŝe zestawienie faktur w pliku roboczym, który prowadziłam na potrzeby rozliczeń projektu, pokrywa się z zapisami w księgach rachunkowych. W związku z podjęciem współpracy z zewnętrznym ekspertem w kwestii księgowości projektu nie widziałam potrzeby weryfikacji zgodności tych danych z zapisami w księgach (dowód: akta kontroli str. 642,643) NajwyŜsza Izba Kontroli zgłasza następujące uwagi dotyczące badanej działalności: 1. Badanie wiarygodność ksiąg rachunkowych pod względem prawidłowości ujęcia dowodu wykazało, Ŝe na koncie zaksięgowano ,00 zł z tytułu kosztów osobowych obsługi Projektu, co nie miało pokrycia w ewidencji na kontach 503-Płace i 503-ZUS w zakresie kosztów z tytułu wynagrodzenia za marzec 2013 r., poniewaŝ na koncie 503- ZUS i 503-Płace, łącznie zaksięgowano ,03 zł, tj. o 127,97 zł mniej od wydatków poniesionych ujętych na koncie (dowód: akta kontroli str.647) Prezes Federacji wyjaśnił, Ŝe RóŜnica pomiędzy zaksięgowanymi zapisami na koncie 503 Płace a kontem wynika z 3 pomyłek rachunkowych. Pierwsza polega na tym, Ŝe błędnie wypłacono pracownikowi wynagrodzenia za marzec 2013 r. o 50 złotych za duŝo. Kolejne błędy wkradły się do płatności do ZUS z tytułu ubezpieczenie zdrowotnego oraz wpłaty zaliczki na podatek dochodowy PIT 4. Z listy płac za marzec prawidłowa wartość wpłaty to 947,78 wpłacono ,78. RóŜnica 45,00 złotych. 12

13 Wpłata dokonana na konto Drugiego Urzędu Skarbowego w Szczecinie 913 złotych wartość wynikająca z listy płac 880,00 zł. RóŜnica 33,00. Razem wskutek pomyłek wartość wynagrodzeń na koncie wzrosła o 128,00. Pracownik zostanie zobowiązany do zwrotu nadpłaty, natomiast róŝnica w płatnościach skarbowych i społecznych zostanie zbilansowana przy najbliŝszych płatnościach.. (dowód: akta kontroli str. 634,639,640) 2. Ustalono, Ŝe w kwalifikowalnych kosztach realizacji Projektu ujmowano opłaty miesięczne w kwocie 510,33 zł (brutto) z tytułu najmu przez Federację lokalu uŝytkowego o powierzchni 38,70 m 2, którego część o powierzchni uŝytkowej 9,85 m 2 Federacja podnajmowała Sp. z o.o. RÓBEKO na podstawie umowy z dnia r. W kontrolowanym okresie na koncie zaksięgowano 10 faktur w kwocie 510,33 zł kaŝda i 1 fakturę w kwocie 514,57 zł z tytułu najmu tego lokalu tj. łączne wydatki na kwotę 5.617,87 zł, w tym 1.754,28 zł stanowił wydatek z tytułu podnajmu przez RÓBEKO Sp. z o.o. części powierzchni uŝytkowej. (dowód: akta kontroli str , 611) Prezes Federacji wyjaśnił, Ŝe Komisja Europejska na etapie składania wniosku nie wymagała wskazania metody obliczenia kosztów pośrednich projektu w postaci współczynnika powierzchni biurowej lub ilości pracowników obsługujących projekt. TakŜe postanowienia ogólne umowy nie odnoszą się do tej kwestii i jej nie zabraniają. Fakt pokrywania kosztów biurowych w 100 % dotyczy tylko niektórych miesięcy. Zwyczajowo koszty te są dzielone na róŝne projekty o ile w ich budŝety na to zezwalają. Obecnie Federacja Zielonych zakończyła i rozliczyła kilka projektów umoŝliwiających pokrywanie kosztów wynajmu biura. W momencie uruchomienia kolejnych nowych projektów powrócimy do częściowego pokrywania kosztów biurowych i pośrednich. Powierzchnia wykorzystywana przez Róbeko została omyłkowo pominięta, poniewaŝ Zarządca Budynków i Lokali Komunalnych nie naniósł na fakturę podwyŝszonej stawki za wykorzystywaną powierzchnię biurową. Federacja Zielonych GAJA nie posiada wewnętrznych uregulowań dot. podziału kosztów ogólnych (pośrednich) pomiędzy poszczególne projekty. Stowarzyszenie rozlicza koszty pośrednie zgodnie z wytycznymi kwalifikowalności kosztów realizowanych projektów narzucanych przez poszczególnych sponsorów, mając na uwadze równieŝ to, Ŝe w niektórych programach nie ma przewidzianych środków na pokrycie tego typu kosztów. (dowód: akta kontroli str.629,631) 3. W postępowaniach o udzielenie zamówienia: 1) na dostawę materiałów promocyjnych stwierdzono: a) Szacunkowa wartość zamówienia nie została wskazana w dokumencie Ustalenie wartości zamówienia z r. - zamawiający nie wskazał ani kwoty w złotych, ani jej równowartości w euro. Zgodnie z Pzp oszacowanie powinno być dokonane w fazie przygotowawczej postępowania - przed jego wszczęciem. Prezes Zarządu wyjaśnił, Ŝe Kwota omyłkowo nie została wpisana w w/w dokument, jednakŝe została ujęta na dokumencie stanowiącym protokół z postępowania. (dowód: akta kontroli str. 168,189) Niewskazanie szacunkowej wartości zamówienia w dokumencie Ustalenie wartości zamówienia nie skutkowało niezastosowaniem przez zamawiającego przepisów właściwych dla postępowania w trybie przetargu nieograniczonego. b) Ustalona na podstawie protokołu postępowania wartość zamówienia została określona na ,50 zł co zgodnie z kalkulacją Federacji, stanowiło równowartość ,71 euro według kursu 4,4733 PLN/euro. Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 grudnia 2011 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych 16, średni kurs złotego w stosunku do euro stanowiący podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych wynosi 4, Dz. U. Nr 282 poz

14 Prezes Zarządu wyjaśnił, Ŝe Wartość przedmiotu zamówienia została omyłkowo przeliczona po kursie 4,4733, zamiast 4,0196. Wartość 4,4733 to wielkość kursu euro, który obowiązywał przy rozliczaniu projektu w 2012, a który wynikał z Postanowień Wspólnych 2010 LIFE +. (dowód: akta kontroli str , 187) Zastosowanie niewłaściwego kursu do przeliczania wartości zamówień publicznych nie skutkowało wyborem niewłaściwego trybu postępowania przetargowego. 2) na obsługę prawną Projektu stwierdzono, Ŝe Regulamin Komisji do Przeprowadzania Postępowania o Udzielenie Zamówienia Publicznego, nie był zgodny z art. 21 ust. 3 Pzp i nie określał zakresu obowiązków sekretarza i członka komisji przetargowej. Prezes Zarządu wyjaśnił, Ŝe ( ) regulamin pracy komisji został przygotowany przez opiekuna prawnego tego przetargu: adwokat ( ). W kolejnych postępowaniach obsługiwanych przez inną kancelarię regulamin jest zgodny z przepisami ustawy. (dowód: akta kontroli str. 176,192,194,524,525) NIK przedstawiając uwagi dotyczące postępowań przetargowych wskazuje, Ŝe takie sytuacje mogą oznaczać uznanie poniesionych wydatków za niekwalifikowalne, co z kolei moŝe mieć wpływ na wartość dofinansowania ze środków NFOŚiGW. Ocena cząstkowa Wnioski pokontrolne NajwyŜsza Izba Kontroli ocenia negatywnie działania Federacji w obszarze ewidencjonowania i sprawozdawczości wydatków na Projekt współfinansowany ze środków LIFE+, ze względu na ww. nieprawidłowości. IV. Wnioski Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi wynikające z ustaleń kontroli, NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie, na podstawie art. 53 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli 17, wnosi o: 1. Dostosowanie Polityki rachunkowości Federacji do wymogów określonych w ustawie o rachunkowości i Postanowieniach Wspólnych Umowy dofinansowania z instrumentu LIFE+. 2. Prowadzenie na bieŝąco ewidencji księgowej na podstawie dowodów księgowych prawidłowo opisanych pod względem źródeł finansowania i zadekretowanych ze wskazaniem miesiąca księgowania. 3. Ewidencjonowanie środków z instrumentu LIFE+ i odsetek bankowych od tych środków na wyodrębnionym koncie księgowym oraz sporządzanie raportów i sprawozdań z realizacji Projektu zgodnie z zapisami w ewidencji księgowej. 4. Skorygowanie kosztów kwalifikowalnych Projektu o koszt podnajmu lokalu innemu podmiotowi. Prawo zgłoszenia zastrzeŝeń V. Pozostałe informacje i pouczenia Wystąpienie pokontrolne zostało sporządzone w dwóch egzemplarzach; jeden dla kierownika jednostki kontrolowanej, drugi do akt kontroli. Zgodnie z art. 54 ust. 1 i 2 ustawy o NIK kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeŝeń do wystąpienia pokontrolnego, w terminie 21 dni od dnia jego przekazania. ZastrzeŜenia zgłasza się do Dyrektora Delegatury NIK w Szczecinie. 17 Dz. U. z 2012 r., poz. 82 ze zm., dalej: ustawa o NIK. 14

15 Obowiązek poinformowania NIK o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków Zgodnie z art. 62 ustawy o NIK proszę o poinformowanie NajwyŜszej Izby Kontroli, w terminie 30 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego, o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków oraz o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań. W przypadku wniesienia zastrzeŝeń do wystąpienia pokontrolnego, termin przedstawienia informacji liczy się od dnia otrzymania uchwały o oddaleniu zastrzeŝeń w całości lub zmienionego wystąpienia pokontrolnego. Szczecin, 9 października 2013 r. Kontroler Iwona Gołębiewska specjalista kontroli państwowej NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Szczecinie... Ewelina Czerepska starszy inspektor kontroli państwowej