WYJAŚNIENIE I ZMIANA treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia

Transkrypt

1 Ostrów Wielkopolski, dn r. WYJAŚNIENIE I ZMIANA treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia W związku z przetargiem nieograniczonym na sukcesywne dostawy oleju napędowego o parametrach PN-EN 590: 2009, CPV , ogłoszonym przez Przedsiębiorstwo Państwowej Komunikacji Samochodowej w Ostrowie Wielkopolskim (Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej z dnia 29 stycznia 2010 r., Nr 2010/S PL), jeden z oferentów zwrócił się na podstawie art. 38 ust. 1 zd. pierwsze ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655, z późn. zm.) o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia w piśmie, które wpłynęło do zamawiającego w dniu r., o treści: Dot.: propozycji zmian w SIWZ i projekcie umowy. W nawiązaniu do zapisów Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia oraz projektu umowy dotyczących przetargu na dostawę oleju napędowego zwracamy się z uprzejmą prośbą o udzielenie odpowiedzi na poniŝsze pytania i doprecyzowanie zapisów w następujących kwestiach: 1. Ad. rozdz. VI pkt 2 ust 1 SIWZ Prosimy o określenie liczby minimum dostaw powyŝej którego Zamawiający będzie w stanie ocenić, Ŝe Wykonawca spełnia bądź nie spełnia wymaganego warunku. 2. Ad. rozdz. VI pkt 2 ust 1 SIWZ Analogicznie prosimy o wskazanie minimum wymaganych narzędzi i urządzeń, po udokumentowaniu posiadania których Zamawiający uzna spełnianie warunków udziału w postępowaniu. 3. Ad. rozdz. VI pkt 3 ust 1 SIWZ Czy przez złoŝenie sprawozdania finansowego Zamawiający rozumie złoŝenie przez Wykonawcę bilansu, rachunku zysków i strat wraz z opinią biegłego rewidenta? Jednocześnie czy w przypadku nieposiadania przez Wykonawcę sprawozdania finansowego za zakończony rok obrotowy, z racji krótkiego terminu na jego przygotowanie, Zamawiający uzna sprawozdania kwartalne bądź sprawozdanie finansowe za poprzedni rok 2008? 4. Ad. rozdz. VIII SIWZ Czy Zamawiający wyraŝa zgodę aby oryginał dokumentu wniesienia wadium przesłany był w tej samej kopercie co oferta, a jego kopia dołączona na stałe do oferty? 5. Ad. 3 projektu umowy W związku z tym, Ŝe cena oleju napędowego producenta PKN ORLEN S.A. podawana jest w zł/1000 litrów (zł/m 3 ), jak równieŝ rozliczenie sprzedaŝy na rynku krajowym odbywa się w jednostce zł/m 3 czy dopuszczają Państwo moŝliwość przyjęcia takiego systemu ustalania ceny? W przypadku stosowania ceny wyraŝonej w zł/l z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku pojawia się konieczność zaokrąglania cen zarówno w górę jak i w dół, co moŝe naraŝać Zamawiającego na dodatkowe koszty związane z zaokrąglaniem ceny w górę. 6. Ad. 4 projektu umowy Zgodnie z art. 5 Ustawy z 12 czerwca 2003r. (Dz.U. 2003,nr139,poz.1323.) dotyczącej terminów zapłaty w transakcjach handlowych, jeŝeli strony w umowie przewidziały termin zapłaty dłuŝszy niŝ 30 dni, wierzyciel moŝe Ŝądać odsetek ustawowych za okres począwszy od 31 dnia po spełnieniu swojego świadczenia

2 niepienięŝnego i doręczeniu dłuŝnikowi faktury lub rachunku do dnia zapłaty, ale nie dłuŝszy niŝ do dnia wymagalności świadczenia pienięŝnego. Ustawa wyraźnie wskazuje trzydziestodniowy termin płatności jako maksymalny nie skutkujący Ŝadnymi konsekwencjami dla dłuŝnika nawet jeśli w umowie przewidziany jest dłuŝszy termin zgodnie z zapisem ustawy, Ŝe czynność prawna wyłączająca lub ograniczająca uprawnienia wierzyciela lub obowiązki dłuŝnika, o których mowa w art. 5-8 ustawy, jest niewaŝna. W związku z tym wnosimy o wykreślenie zapisu w punkcie Ad 6 ust 7 projektu umowy Czy Zamawiający miał na myśli korektę faktury w przypadku rozliczania zgodnie z dowodem wydania? Jeśli tak, stoi to w sprzeczności z 4 ust 3, 5 ust Ad. 4 i 5 projektu umowy Z racji rozszerzalności temperaturowej paliw ciekłych i trudności z jednoznacznym określeniem objętości w róŝnych temperaturach wprowadzono pojęcie objętości w temperaturze referencyjnej 15 o C, która pozwala na przeliczenie ilości paliwa w kaŝdej moŝliwej temperaturze do wielkości wspólnej dla celów porównawczych. Tym samym ilość paliwa w 1m 3 w dowolnej temperaturze rzeczywistej róŝnej od 15 stopni nie równa się 1m 3 paliwa w temperaturze referencyjnej. PoniewaŜ nie są to jednostki toŝsame dlatego teŝ nie moŝna wyliczyć ceny za paliwo zmierzone w temperaturze rzeczywistej na podstawie ceny za metr sześcienny w temperaturze referencyjnej podawanej na stronie internetowej producentów. W związku z tym sugerujemy, aby zamieszczana na fakturze ilość produktu będąca podstawą do wzajemnych rozliczeń, była wyraŝona w zł/1000 l (wg systemu rozliczeń praktyki powszechnie stosowanej w Polsce) i wynikała z dokumentów wydawczych (raportów nalewu), sporządzanych na podstawie pomiarów na legalizowanych urządzeniach wydawczych z baz paliw Wykonawcy według zapisu w 6 pkt 7 projektu umowy. Dodatkowo Zamawiający dokonałby w swojej bazie pomiarów dostarczonego produktu z kompensacją do temperatury referencyjnej. Ewentualne reklamacje ilościowe Zamawiający składałby do Wykonawcy (z zachowaniem wszelkich formalnych uregulowań w tym zakresie) w przypadku stwierdzenia ponadnormatywnego ubytku wynoszącego powyŝej 0,6% dla zbiorników leŝących wartości deklarowanej, z raportu nalewu, a ilością faktyczną dostarczoną w temperaturze referencyjnej 15 o C (dopuszczalny błąd przy pomiarze ilości paliwa zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 stycznia 2008 (Dz. U. Nr 21 poz. 125). Ten sposób usprawniłby i przyspieszył rozliczenia za poszczególne dostawy poprzez skrócenie drogi obiegu dokumentów. W przypadku braku zgody na powyŝszy sposób rozliczania prosimy o doprecyzowanie który ze wskazanych w umowie sposobów rozliczania - 4 i 5 czy 6 ust 7 będzie właściwym w trakcie realizacji umowy. Jednocześnie zaznaczamy, Ŝe koniecznym jest aby klient co najmniej dokonywał pomiarów ilości paliwa z kompensacją do temperatury referencyjnej na podstawie odpowiednich tabel. 9. Ad. 6 ust 3 projektu umowy Z uwagi na obowiązujące uregulowania w zakresie terminu rozpatrzenia reklamacji proponujemy, aby termin ten wynosił 14 dni. 10. Ad 7 ust 2 UwaŜamy, Ŝe kary za niedotrzymanie terminu dostawy są obiektywnie wysokie w szczególności w przypadku, gdy Zamawiający zostaje powiadomiony o fakcie wystąpienia okoliczności uniemoŝliwiających terminowe wykonanie zamówienia i nie generuje to kosztów u Zamawiającego. Uprzejmie prosimy o usunięcie tego zapisu w tej wersji i ewentualne naliczanie kar w przypadku wystąpienia u Zamawiającego konkretnych udokumentowanych strat spowodowanych opóźnieniem terminu dostawy. 11. Ad 7 ust 5 Wysokość których kar umownych miał Zamawiający na myśli? Jednocześnie prosimy o doprecyzowanie od wartości netto czego: poszczególnej dostawy czy całości zamówienia będą one liczone?.

3 Na podstawie art. 38 ust. 1 zd. drugie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655, z późn. zm.) zamawiający udziela niniejszego wyjaśnienia treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia: Ad. 1 Zgodnie z pkt VI.2.1 SIWZ zamawiający Ŝąda dostarczenia przez wykonawcę wykazu wykonanych lub wykonywanych dostaw w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, odpowiadających swoim rodzajem i wartością dostawom stanowiącym przedmiot zamówienia, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania oraz odbiorców, wg wzoru oświadczenia określonego w Załączniku nr 2, w formie oryginału zawierającego wyszczególnienie co najmniej 1 (jednego) odbiorcy dostaw. Ad. 2 Z treści pytania wynika, Ŝe dotyczy ono rozdz. VI pkt 2 ust. 3 SIWZ (a nie rozdz. VI pkt 2 ust. 1 SIWZ). Zgodnie z pkt VI.2.3 SIWZ zamawiający Ŝąda dostarczenia przez wykonawcę wykazu niezbędnych do wykonania zamówienia narzędzi i urządzeń, którymi dysponuje lub będzie dysponował wykonawca ew. pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia niezbędnych do wykonania zamówienia narzędzi i urządzeń, w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę/-y podpisującą/-e ofertę zawierającego narzędzia i urządzenia wystarczające do zrealizowania do najmniej jednej dostawy produktu w ciągu doby. Ad. 3 Zgodnie z pkt VI.3.1 SIWZ zamawiający Ŝąda dostarczenia przez wykonawcę sprawozdania finansowego albo jego części, a jeŝeli podlega ono badaniu przez biegłego rewidenta zgodnie z przepisami o rachunkowości równieŝ z opinią odpowiednio o badanym sprawozdaniu albo jego części, a w wypadku wykonawców nie zobowiązanych do sporządzania sprawozdania finansowego inne dokumenty określające obroty oraz zobowiązania i naleŝności za ostatni rok obrotowy, w formie kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę/-y podpisującą/-e ofertę. Zgodnie z art. 45 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, ze zm.), sprawozdanie finansowe jednostki składa się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia. Badaniu przez biegłego rewidenta podlegają sprawozdania finansowe jednostek wyszczególnionych w art. 64 cyt. ustawy o rachunkowości. W przypadku nie sporządzenia sprawozdania finansowego za rok 2009, zamawiający uzna przedłoŝone przez wykonawcę sprawozdanie finansowe za rok 2008 jako spełniające wymóg określony w pkt VI.3.1 SIWZ. Ad. 4 Zgodnie z pkt VI.1.7 SIWZ zamawiający Ŝąda dostarczenia przez wykonawcę potwierdzenia złoŝenia wadium: w wypadku wniesienia wadium w pieniądzu w formie wydruku komputerowego lub kopii polecenia przelewu, poświadczonych za zgodność z oryginałem przez osobę/-y podpisującą/-e ofertę; w wypadku wniesienia wadium w innej formie w formie oryginału. Zamawiający wyraŝa zgodę, aby oryginał dokumentu wniesienia wadium przesłany był w tej samej kopercie co oferta, a jego kopia dołączona na stałe do oferty.

4 Ad. 5 Zgodnie z pkt XII.3-4 SIWZ, cenę jednostkową netto naleŝy określić z dokładnością do 0,01 PLN (jednego grosza), przy czym ceną jednostkową jest cena za 1 dm 3 (1 litr) produktu stanowiącego przedmiot zamówienia. Zamawiający nie wyraŝa zgody na określenie ceny w zł/1000 litrów (zł/m 3 ). Zasady zaokrąglania ceny określa 3 pkt 4 pkt Wzoru umowy (XVI SIWZ). Zawarte we Wzorze umowy zapisy gwarantują, Ŝe w ciągu roku obowiązywania umowy dodatkowe koszty Zamawiającego związane z zaokrąglaniem ceny w górę zostaną rekompensowane oszczędnościami związanymi z zaokrąglaniem ceny w dół. Ad. 6 Zgodnie z 4 pkt 1-2 Wzoru umowy (XVI SIWZ), zamawiający zobowiązuje się do płacenia przelewem za dostarczony produkt, w terminie 30 dni od daty wystawienia przez Wykonawcę faktury VAT, za wyjątkiem produktu dostarczonego w okresie od r. do r. kiedy termin płatności wynosi 60 dni. śaden z zapisów ustawy z 12 czerwca 2003 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (Dz. U. Nr 139, poz.1323, ze zm.) nie czyni niewaŝnym określenia w umowie terminu zapłaty dłuŝszego niŝ 30 dni. JeŜeli strony w umowie przewidziały termin zapłaty dłuŝszy niŝ 30 dni, wierzyciel moŝe Ŝądać odsetek ustawowych za okres począwszy od 31 dnia po doręczeniu dłuŝnikowi faktury lub rachunku do dnia zapłaty, ale nie dłuŝszy niŝ do dnia wymagalności świadczenia pienięŝnego. śaden z zapisów Wzoru umowy (XVI SIWZ) nie wyłącza ani nie ogranicza uprawnień wierzyciela lub obowiązków dłuŝnika, o których mowa w cyt. ustawie o terminach zapłaty w transakcjach handlowych. Z uwagi na powyŝsze zamawiający nie wyraŝa zgody na wykreślenie zapisu 4 pkt 2 Wzoru umowy (XVI SIWZ). Ad. 7-8 Zgodnie z 4 pkt 3 oraz 5 pkt 5 Wzoru umowy (XVI SIWZ), Zamawiający płaci za faktycznie dostarczoną ilość produktu, zgodnie z dokonanym pomiarem listwą pomiarową oraz na podstawie tabeli przeliczeniowej danego zbiornika w temperaturze rzeczywistej. Zamawiający zgadza się, Ŝe z powyŝszym sprzeczny jest zapis 6 pkt 7 Wzoru umowy (XVI SIWZ), stanowiącym o moŝliwości złoŝenia przez zamawiającego pisemnej reklamacji w wypadku stwierdzenia, Ŝe ilość produktu zadeklarowana w dokumencie dostawy jest niezgodna z ilością rzeczywiście dostarczoną. W związku z powyŝszym zamawiający, na podstawie art. 38 ust. 4 zd. pierwsze ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655, z późn. zm.), postanowił o zmianie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia w następującym zakresie: - we Wzorze umowy (XVI SIWZ) skreśla się 6 pkt 7. Zamawiający nie wyraŝa zgody, aby zamieszczana na fakturze ilość produktu będąca podstawą do wzajemnych rozliczeń była wyraŝona w zł/1000 l. i wynikała z dokumentów wydawczych (raportów nalewu), sporządzanych na podstawie pomiarów na legalizowanych urządzeniach wydawczych z baz paliw Wykonawcy. Z uwagi na przyjęty powyŝszy sposób ustalania ilości dostarczonego produktu, zamawiający nie wyraŝa zgody na dokonywanie pomiarów ilości paliwa z kompensacją do temperatury referencyjnej na podstawie tabeli gęstości produktów naftowych.

5 Ad. 9 Zgodnie z 6 pkt 3 zdanie pierwsze Wzoru umowy (XVI SIWZ), wykonawca ma obowiązek niezwłocznie rozpatrzyć i, nie później niŝ w terminie 2 dni od otrzymania faksem reklamacji, przesłać Zamawiającemu faksem odpowiedź na złoŝoną reklamację, a takŝe potwierdzić fax drogą pocztową listem poleconym. Zamawiający nie wyraŝa zgody na zmianę terminu rozpatrzenia reklamacji z 2 dni na 14 dni. Ad. 10 Zgodnie z 7 pkt 2 Wzoru umowy (XVI SIWZ), w wypadku nieterminowych dostaw wykonawca zapłaci zamawiającemu kary umowne w wysokości 1.000,00 zł za kaŝdy dzień zwłoki licząc od dnia, w którym upływa umowny czas dostawy. W razie powstania u zamawiającego szkody przekraczającej wysokość ustalonej kary umownej, zamawiający moŝe Ŝądać od wykonawcy odszkodowania w wysokości poniesionej szkody. Ze względu na charakter prowadzonej działalności zamawiający nie wyraŝa zgody na zmianę sposobu naliczania kar umownych naleŝnych mu od wykonawcy w wypadku nieterminowych dostaw poprzez zastąpienie obecnych zapisów postanowieniami o naliczaniu kar w przypadku wystąpienia u Zamawiającego konkretnych udokumentowanych strat spowodowanych opóźnieniem terminu dostawy. Zamawiający podnosi, Ŝe zapisy o karach umownych nie obowiązują w przypadku proceduralnie i merytorycznie zgodnego z umową wstrzymania przez wykonawcę realizowania dostaw na podstawie 7 pkt 4 Wzoru umowy (XVI SIWZ), a takŝe w wypadku wystąpienia siły wyŝszej ( 9 pkt 1 Wzoru umowy). Ad. 11 PoniewaŜ zgodnie z Wzorem umowy (XVI SIWZ) zamawiającemu przysługuje jedynie moŝliwość naliczenia kar umownych w wypadku nieterminowych dostaw, wynoszących po 1.000,00 zł za kaŝdy dzień zwłoki, zapis 7 pkt 5 Wzoru umowy (XVI SIWZ) o tym, Ŝe wysokość kar umownych będzie ustalona od wartości netto (bez podatku VAT), jest bezprzedmiotowy. W związku z powyŝszym zamawiający, na podstawie art. 38 ust. 4 zd. pierwsze ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655, z późn. zm.), postanowił o zmianie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia w następującym zakresie: - we Wzorze umowy (XVI SIWZ) skreśla się 7 pkt 5.