Pytania oferentów dotyczące zapytania ofertowego nr 1/01/2016

Transkrypt

1 Pytania oferentów dotyczące zapytania ofertowego nr 1/01/2016 Strona 1 Pytanie 1. W jakich godzinach ma trwać konferencja, a w jakich jest przewidziana demonstracja w laboratorium i czy zarówno w dniu 04.03, jak i Jest to istotne z punktu widzenia wynajęcia sali konferencyjnej Odpowiedź na pytanie 1. Konferencja rozpocznie się 4.03 o godz. 9 i zakończy się kolacją o godz. 19. Dnia 5.03 będzie kontynuowana od godz. 10 po śniadaniu i zakończy się obiadem o 14:30. Zwiedzanie przewidziane jest w trakcie trwania konferencji dla wybranych osób (max. 10) Pytanie 2. Co ma dokładnie wchodzić w skład cateringu czy najprostszy susz konferencyjny : kawa, herbata, woda, słone przekąski, czy może dodatkowo np. soki, owoce, ciasta, tartinki, inne? Czy ma to być tylko przerwa kawowa, czy też lunch? Czy oraz 05.03? Odpowiedź na pytanie minutowa przerwa kawowa (kawa, herbata, woda, słone przekąski, soki, owoce, ciasta) - 1- godzinny obiad (menu lunchowe) - uroczysta kolacja: przekąska, zupa, danie główne, deser, lampka wina białego/czerwonego na osobę dania do wyboru w ramach ograniczonego menu (dania mięsne, rybne, wegetariańskie) - śniadanie dla gości nocujących - 1 godzinny obiad (menu lunchowe) - bufet kawowy (kawa, herbata, woda, słone przekąski Pytanie 3. Co dokładnie oznacza opracowanie materiałów konferencyjnych o ile wydruk jest sprawą jasną, to nie wiemy, jak rozumieć pojęcie opracowania, biorąc pod uwagę, że znany jest jedynie tytuł konferencji. Czy zatem Zamawiający przekaże Wykonawcy materiały do kompilacji? Odpowiedź na pytanie 3. W ramach pkt nr 8 przedmiotu zamówienia określonego w pkt zapytania ofertowego ( Opracowanie i wydruk materiałów konferencyjnych ) Zamawiający przekaże materiały, na podstawie których Wykonawca opracuje materiały konferencyjne Pytanie 4. W formularzu ofertowym jest miejsce do wpisania ceny dla osoby uczestniczącej z noclegiem (50 + ew.25) oraz bez noclegu (50+ew.25) z kolei opis przedmiotu zamówienia mówi o rezerwacji i opłaceniu noclegu dla prelegentów i wybranych gości (ilu?) czy to zawiera się w tym 50+ew.25?

2 Odpowiedź na pytanie 4. Tak Pytanie 5. Strona 2 Jak Zamawiający będzie oceniał ilość uczestników na podstawie wcześniejszych zgłoszeń, czy może na podstawie listy obecności podpisanej w dniu wydarzenia? Nie zakładamy problemów z frekwencją, ale co w sytuacji, kiedy rzeczywista ilość będzie odbiegać o np. 2-3 os od zadeklarowanej wskutek nieprzewidzianych okoliczności? Odpowiedź na pytanie 5. Zamawiający oceni ilość uczestników na podstawie rzeczywistej liczby uczestników obecnych na konferencji. Pytanie 6. Jaka jest planowana liczba osób biorących udział w konferencji? Odpowiedź na pytanie 6. Zgodnie z treścią zapytania ofertowego minimalna ilość uczestników konferencji wynosi 100 a maksymalna 150. Pytanie 7. Co Zamawiający rozumie pod pojęciem opracowanie kreacji graficznych na potrzeby wydarzenia? Odpowiedź na pytanie 7. Pod pojęciem opracowanie kreacji graficznych Zamawiający rozumie opracowanie elementów identyfikacji wizualnej konferencji oraz zaprojektowanie grafik do wykorzystania m.in. przy produkcji materiałów konferencyjnych niezbędnych dla właściwej oprawy międzynarodowej konferencji naukowej oraz wynikających z wiedzy i doświadczenia Wykonawcy, których posiadanie Wykonawca deklaruje w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego. Pytanie 8. Jakie wyposażenie sali konferencyjnej ma zapewnić Wykonawca (liczba krzeseł, stołów, projektor multimedialny, ekran itp.)? Odpowiedź na pytanie 8. Wyposażenie sali konferencyjnej wynikać będzie z koncepcji organizacji konferencji opracowanej przez Wykonawcę zapewniającej właściwą oprawę międzynarodowej konferencji naukowej. Należy założyć, iż prelegenci będą prezentowali wyniki badań w formie multimedialnej. Wyposażenie sali powinno również wynikać z wiedzy i doświadczenia Wykonawcy, których posiadanie Wykonawca deklaruje w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego Pytanie 9. Dla ilu prelegentów i zaproszonych Gości Wykonawca ma zapewnić zakwaterowanie? W hotelu o min. jakim standardzie ma być zapewniony nocleg? Ile dób noclegowych dla 1 osoby ma zarezerwować i opłacić Wykonawca? W jakich pokojach mają być zakwaterowane ww. osoby (sgl, twn)? Odpowiedź na pytanie 9. Zgodnie z treścią zapytania ofertowego Wykonawca ma zapewnić zakwaterowanie dla minimum 50 a maksimum 75 osób. Dla każdej osoby należy zapewnić nocleg na 1-dobę hotelową w standardzie odpowiednim dla międzynarodowej konferencji

3 (minimum hotel 4-gwiazdkowy) w pokojach zgodnie z indywidualnymi ustaleniami z zaproszonymi gośćmi. Nocleg dla prelegenta z USA należy zapewnić na czas jego pobytu we Wrocławiu. Pytanie 10. Strona 3 Czy transport na terenie Wrocławia ma być zapewniony dla wszystkich Gości o określonych porach czy mają to być przewozy indywidualne w różnych godzinach? Odpowiedź na pytanie 10. Zgodnie z pkt 4 przedmiotu zamówienia określonego w pkt zapytania ofertowego do Wykonawcy należy: Zapewnienie transportu dla prelegentów oraz wybranych gości (max 18) na terenie Wrocławia w czasie trwania konferencji. Pytanie 11. Jaką liczbę zaproszeń ma wysłać Wykonawca? Jakim rodzajem listu mają zostać nadane zaproszenia? Odpowiedź na pytanie 11. Liczba zaproszeń wynikała będzie z efektywności Wykonawcy w zapewnieniu frekwencji na konferencji naukowej pomiędzy osób. Zgodnie z par 4 ust 4 projektu umowy stanowiącego załącznik nr 4 do zapytania ofertowego W przypadku gdy Wykonawca nie zapewni zadeklarowanej w pkt 2 złożonej oferty obecności na konferencji podsumowującej Projekt minimalnej liczby gości reprezentujących branże: produkcja kosmetyczna; produkcja farmaceutyczna i weterynaryjna; dystrybucja wyrobów medycznych, produktów leczniczych i kosmetyków, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 1 % wartości całego należnego wynagrodzenia brutto, za każdą brakującą osobę Pytanie 12. Proszę o podanie specyfikacji zaproszenia: rodzaj papieru, wielkość, bigowanie, kolorystyka, grubość papieru itp. Odpowiedź na pytanie 12. Zgodnie z pkt nr 5 przedmiotu zamówienia określonego w pkt zapytania ofertowego opracowanie projektu graficznego zaproszeń, wydruk i wysyłka zaproszeń leży po stronie Wykonawcy. Wybór specyfikacji zaproszeń leży po stronie Wykonawcy i ma prowadzić do zapewnienia frekwencji na konferencji naukowej pomiędzy osób. Zgodnie z par 4 ust 4 projektu umowy stanowiącego załącznik nr 4 do zapytania ofertowego W przypadku gdy Wykonawca nie zapewni zadeklarowanej w pkt 2 złożonej oferty obecności na konferencji podsumowującej Projekt minimalnej liczby gości reprezentujących branże: produkcja kosmetyczna; produkcja farmaceutyczna i weterynaryjna; dystrybucja wyrobów medycznych, produktów leczniczych i kosmetyków, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 1 % wartości całego należnego wynagrodzenia brutto, za każdą brakującą osobę Pytanie 13. Czy opłacenie przelotu Gościa z Charlotte dotyczy zakupu biletu w jedną czy obie strony? W jakiej klasie ma zostać zakupiony bilet? Czy przelot ma być bezpośredni czy Zamawiający dopuszcza możliwość przesiadek, jeżeli ilu)? Pytanie 14. Proszę o podanie specyfikacji wszystkich materiałów promocyjnych (roll up, ścianka, flagi, mównica, itp.): materiał wykonania, wymiary, znakowanie, kolorystyka, grubość itp.

4 Strona 4 Odpowiedź na pytanie 14. Zgodnie z pkt nr 7 przedmiotu zamówienia określonego w pkt zapytania ofertowego produkcja materiałów promocyjnych na konferencję podsumowującą Projekt leży po stronie Wykonawcy. Materiały powinny być odpowiednie dla międzynarodowej konferencji i wynikać z wiedzy i doświadczenia Wykonawcy, których posiadanie Wykonawca deklaruje w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego. Pytanie 15. Co Zamawiający rozumie pod pojęciem zapewnienie odpowiedniej oprawy dekoracje jakiego typu dekoracje ma zapewnić Wykonawca? Odpowiedź na pytanie 15. Zapewnienie odpowiedniej oprawy (nagłośnienie, oświetlenie, dekoracje) oraz oznaczenie ciągów komunikacyjnych na terenie miejsca konferencji powinno być odpowiednie dla międzynarodowej konferencji naukowej i wynikać z wiedzy i doświadczenia Wykonawcy, których posiadanie Wykonawca deklaruje w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego. Pytanie 16. Proszę o podanie specyfikacji identyfikatora: rodzaj materiału, grubość, kolorystyka, sposób mocowania itp. Odpowiedź na pytanie 16. Zgodnie z treścią zapytania ofertowego Opracowanie projektu i wykonanie identyfikatorów dla gości leży po stronie Wykonawcy i powinno być odpowiednie dla międzynarodowej konferencji naukowej oraz wynikać z wiedzy i doświadczenia Wykonawcy, których posiadanie Wykonawca deklaruje w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego. Pytanie 17. Jaką ilość zdjęć (i w jakim formacie) ma przekazać Wykonawca po wydarzeniu? Odpowiedź na pytanie 17. Celem foto i video relacji z wydarzenia jest właściwa dokumentacja konferencji pozwalająca na opracowanie materiałów pokonferencyjnych rzetelnie dokumentujących całość wydarzenia. Ilość zdjęć powinna więc zapewnić realizację ww celu. Pytanie 18. Czy film ma być zmontowany? Jakiej długości film ma przygotować Wykonawca po wydarzeniu? Czy film ma posiadać napisy i lektora? Odpowiedź na pytanie 18. Celem foto i video relacji z wydarzenia jest właściwa dokumentacja konferencji pozwalająca na opracowanie materiałów pokonferencyjnych rzetelnie dokumentujących całość wydarzenia. Video relacja powinna więc zapewnić realizację ww celu. Pytanie 19. Proszę o podanie szczegółów dotyczących zapewnienie cateringu? Jaką ilość przerw kawowych i ich asortyment ma zapewnić wykonawca? Co ma wchodzić w skład lunchu, jaka ma być jego forma? Proszę o podanie gramatury posiłków i napojów.

5 Strona 5 Odpowiedź na pytanie minutowa przerwa kawowa (kawa, herbata, woda, słone przekąski, soki, owoce, ciasta) - 1- godzinny obiad (menu lunchowe) - uroczysta kolacja: przekąska, zupa, danie główne, deser, lampka wina białego/czerwonego na osobę dania do wyboru w ramach ograniczonego menu (dania mięsne, rybne, wegetariańskie) - śniadanie dla gości nocujących - 1 godzinny obiad (menu lunchowe) - bufet kawowy (kawa, herbata, woda, słone przekąski Pytanie 20. Jaki jest planowany czas trwania uroczystej kolacji? Co ma wchodzić w jej skład? Jaka ma być forma kolacji? Odpowiedź na pytanie 20. Czas trwania uroczystej kolacji powinien być odpowiedni dla międzynarodowej konferencji naukowej. Kolacja składać się powinna z: przekąski, zupy, dania głównego, deseru, lampki wina białego/czerwonego na osobę dania do wyboru w ramach ograniczonego menu (dania mięsne, rybne, wegetariańskie) Pytanie 21. Proszę o podanie wartości netto, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na organizację wydarzenia? Odpowiedź na pytanie 21. Zamawiający nie przekazuje informacji o kwocie jaką zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia. Pytanie 22. Proszę o przedstawienie wstępnego programu konferencji? Odpowiedź na pytanie 22. 9:00 10:00 rejestracja uczestników 10:00 19:00 otwarcie konferencji, wykłady wprowadzające, prezentacja wyników Projektu w obszarach prototypów wyrobów medycznych, instalacji demonstracyjnej i wyników przeprowadzonych badań naukowych (w trakcie przerwa kawowa i obiad) 19:00 uroczysta kolacja 10:00 15:30 prezentacja wyników badań przemysłowych prowadzonych w ramach Projektu oraz podsumowanie wyników Projektu (w trakcie bufet kawowy i obiad) Pytanie 23. Ile osób ma obsługiwać rejestrację? Odpowiedź na pytanie 23.

6 Rejestrację powinna obsługiwać liczba osób niezbędna dla sprawnej obsługi punktu rejestracji. Powinna ona wynikać z wiedzy i doświadczenia Wykonawcy, których posiadanie Wykonawca deklaruje w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego. Pytanie 24. Strona 6 Czy Zamawiający udostępni Wykonawcy bazę potencjalnych uczestników konferencji? Odpowiedź na pytanie 24. Zamawiający powinien posiadać bazę danych osób, które zamierza zaprosić na konferencję w szczególności z branży produkcja kosmetyczna; produkcja farmaceutyczna i weterynaryjna; dystrybucja wyrobów medycznych, produktów leczniczych i kosmetyków. Zgodnie z par 4 ust 4 projektu umowy stanowiącego załącznik nr 4 do zapytania ofertowego W przypadku gdy Wykonawca nie zapewni zadeklarowanej w pkt 2 złożonej oferty obecności na konferencji podsumowującej Projekt minimalnej liczby gości reprezentujących branże: produkcja kosmetyczna; produkcja farmaceutyczna i weterynaryjna; dystrybucja wyrobów medycznych, produktów leczniczych i kosmetyków, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 1 % wartości całego należnego wynagrodzenia brutto, za każdą brakującą osobę Pytanie 25. Jaka jest ilość stron wydruku materiałów konferencyjnych? Jakiego rodzaju ma być wydruk? Na jakim papierze mają zostać wydrukowane materiały? Czy materiały mają zostać połączone w sposób trwały? Odpowiedź na pytanie 25. Projekt Opracowanie prototypów wyrobów medycznych na bazie surowców otrzymanych z porożogennych komórek macierzystych zawiera 29 zadań. W ramach pkt nr 8 przedmiotu zamówienia określonego w pkt zapytania ofertowego ( Opracowanie i wydruk materiałów konferencyjnych ) Zamawiający przekaże materiały, na podstawie których Wykonawca opracuje materiały konferencyjne. Forma i objętość materiałów będzie więc wynikać z ich opracowania przez Wykonawcę. Ze względu na niedoprecyzowanie treści SIWZ przez Zamawiającego firma PHIN Consulting Sp. z o. o. wnioskuje o wydłużenie terminu składania ofert do dnia do godziny 12:00. Ustalony termin składania ofert zakładał posiadanie niezbędnej wiedzy i doświadczenia w organizacji konferencji i jest wg Zamawiającego wystarczający. Pytanie 26. Czy zamawiający posiada i może przedstawić ramowy plan konferencji? Odpowiedź na pytanie 26. 9:00 10:00 rejestracja uczestników 10:00 19:00 otwarcie konferencji, wykłady wprowadzające, prezentacja wyników Projektu w obszarach prototypów wyrobów medycznych, instalacji demonstracyjnej i wyników przeprowadzonych badań naukowych (w trakcie przerwa kawowa i obiad) 19:00 uroczysta kolacja 10:00 15:30 prezentacja wyników badań przemysłowych prowadzonych w ramach Projektu oraz podsumowanie wyników Projektu (w trakcie bufet kawowy i obiad) Pytanie 27.

7 Czy zamawiający będzie korzystał z sal konferencyjnych podczas obu dni konferencji tj. 4 i 5 marca? Strona 7 Odpowiedź na pytanie 27. Tak Pytanie 28. Jakie posiłki maja zostać zapewnione w każdym z dni konferencyjnych? Lunch, przerwa kawowa? Odpowiedź na pytanie minutowa przerwa kawowa (kawa, herbata, woda, słone przekąski, soki, owoce, ciasta) - 1- godzinny obiad (menu lunchowe) - uroczysta kolacja: przekąska, zupa, danie główne, deser, lampka wina białego/czerwonego na osobę dania do wyboru w ramach ograniczonego menu (dania mięsne, rybne, wegetariańskie) - śniadanie dla gości nocujących - 1 godzinny obiad (menu lunchowe) - bufet kawowy (kawa, herbata, woda, słone przekąski Pytanie 29. Kiedy zamawiający przewiduje organizację uroczystej kolacji 4 czy 5 marca? Odpowiedź na pytanie 29. Uroczysta kolacja planowana jest Pytanie 30. Czy zamawiający dopuszcza organizację konferencji w i innym miejscu niż noclegi? Odpowiedź na pytanie 30. Nie Pytanie 31. Noclegi w jakim standardzie hotelowym ma zapewnić oferent? Odpowiedź na pytanie 31. Dla każdej osoby należy zapewnić nocleg na 1-dobę hotelową w standardzie odpowiednim dla międzynarodowej konferencji (minimum hotel 4-gwiazdkowy) w pokojach zgodnie z indywidualnymi ustaleniami z zaproszonymi gośćmi. Pytanie 32. Jakie materiały konferencyjne ma zapewnić oferent? Odpowiedź na pytanie 32.

8 Strona 8 Zgodnie z pkt nr 8 przedmiotu zamówienia określonego w pkt zapytania ofertowego Opracowanie i wydruk materiałów konferencyjnych leży po stronie Wykonawcy. Materiały powinny być odpowiednie dla międzynarodowej konferencji i wynikać z wiedzy i doświadczenia Wykonawcy, których posiadanie Wykonawca deklaruje w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego. Zamawiający przekaże materiały, na podstawie których Wykonawca opracuje materiały konferencyjne. Pytanie 33. Ile osób wśród prelegentów i wybranych gości będzie korzystało z noclegu? Odpowiedź na pytanie 33. Zgodnie z treścią zapytania ofertowego Wykonawca ma zapewnić zakwaterowanie dla minimum 50 a maksimum 75 osób. Pytanie 34. Jaka jest planowana całkowita liczba uczestników konferencji? Czy kryterium pozacenowe dot. zapewnienia obecności określa tę liczbę czy jest to liczba dodatkowych uczestników? Odpowiedź na pytanie 34. Zgodnie z treścią zapytania ofertowego minimalna ilość uczestników konferencji wynosi 100 a maksymalna 150. Ilość uczestników z branż: produkcja kosmetyczna; produkcja farmaceutyczna i weterynaryjna; dystrybucja wyrobów medycznych, produktów leczniczych i kosmetyków, których zapewnienie obecności jest punktowane w kryterium pozacenowym zawiera się w przedziale osób. Pytanie 35. Jaki catering ma zostać zapewniony podczas dwudniowej konferencji ( przerwy kawowe: jednorazowe, ciągłe, obiad: zasiadany, bufet szwedzki )? Z czego powinien się składać? Odpowiedź na pytanie minutowa przerwa kawowa (kawa, herbata, woda, słone przekąski, soki, owoce, ciasta) - 1- godzinny obiad (menu lunchowe) - uroczysta kolacja: przekąska, zupa, danie główne, deser, lampka wina białego/czerwonego na osobę dania do wyboru w ramach ograniczonego menu (dania mięsne, rybne, wegetariańskie) - śniadanie dla gości nocujących - 1 godzinny obiad (menu lunchowe) - bufet kawowy (kawa, herbata, woda, słone przekąski Uroczysta kolacja i obiady powinny być w formie zasiadanej. Pytanie 36. Odnośnie pkt. 2: Rezerwacja i wynajem Sali wraz z zapleczem technicznym, jakie wyposażenie powinna posiadać sala (ilość mikrofonów, laptopów, ekran, rzutnik, pilot do prezentacji) oraz jakie ma być ustawienie (np. teatralne, szkolne), dla ilu prelegentów powinna zostać zapewniona przestrzeń? Odpowiedź na pytanie 36.

9 Strona 9 Wyposażenie sali konferencyjnej i ustawienie wynikać będzie z wiedzy i doświadczenia Wykonawcy, których posiadanie Wykonawca deklaruje w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego oraz z koncepcji organizacji konferencji opracowanej przez Wykonawcę zapewniającej właściwą oprawę międzynarodowej konferencji naukowej. Jednocześnie będzie występować max 3 prelegentów. Pytanie 37. Odnośnie pkt. 3: Rezerwacja i opłacenie noclegu dla prelegentów i wybranych gości, jaką należy zapewnić ilość pokoi 1- osobowych, 2-osobowych oraz 3-osobowych? Odpowiedź na pytanie 37. Zgodnie z treścią zapytania ofertowego Wykonawca ma zapewnić zakwaterowanie dla minimum 50 a maksimum 75 osób. Dla każdej osoby należy zapewnić nocleg na 1-dobę hotelową w standardzie odpowiednim dla międzynarodowej konferencji (minimum hotel 4-gwiazdkowy) w pokojach zgodnie z indywidualnymi ustaleniami z zaproszonymi gośćmi. Nocleg dla prelegenta z USA należy zapewnić na czas jego pobytu we Wrocławiu. Pytanie 38. Co Państwo mają na myśli pisząc: Opracowanie kreacji graficznych na potrzeby wydarzenia? Odpowiedź na pytanie 38. Pod pojęciem opracowanie kreacji graficznych Zamawiający rozumie opracowanie elementów identyfikacji wizualnej konferencji oraz zaprojektowanie grafik do wykorzystania m.in. przy produkcji materiałów konferencyjnych niezbędnych dla właściwej oprawy międzynarodowej konferencji naukowej oraz wynikających z wiedzy i doświadczenia Wykonawcy, których posiadanie Wykonawca deklaruje w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego Pytanie 39. Odnośnie pkt. 5: Skompletowanie listy gości, potwierdzenie ich obecności, opracowanie projektu graficznego zaproszeń, wydruk i wysyłka zaproszeń, jaką ilość zaproszeń mamy przygotować, czy mają to być standardowe zaproszenia, czy elektroniczne, jakie wymiary mają posiadać zaproszenia, jaką mają posiadać gramaturę, czy druk ma być 1-stronny czy 2- stronny oraz czy Państwo podacie nam listę gości, których należy zaprosić oraz czy na zaproszeniach należy zamieścić logotypy? Odpowiedź na pytanie 39. Zgodnie z pkt nr 5 przedmiotu zamówienia określonego w pkt zapytania ofertowego opracowanie projektu graficznego zaproszeń, wydruk i wysyłka zaproszeń leży po stronie Wykonawcy. Wybór specyfikacji zaproszeń leży po stronie Wykonawcy i ma prowadzić do zapewnienia frekwencji na konferencji naukowej pomiędzy osób. Zgodnie z par 4 ust 4 projektu umowy stanowiącego załącznik nr 4 do zapytania ofertowego W przypadku gdy Wykonawca nie zapewni zadeklarowanej w pkt 2 złożonej oferty obecności na konferencji podsumowującej Projekt minimalnej liczby gości reprezentujących branże: produkcja kosmetyczna; produkcja farmaceutyczna i weterynaryjna; dystrybucja wyrobów medycznych, produktów leczniczych i kosmetyków, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 1 % wartości całego należnego wynagrodzenia brutto, za każdą brakującą osobę. Pytanie 40. Odnośnie pkt. 7: Produkcja materiałów promocyjnych na konferencję podsumowującą Projekt (np. roll up, ścianka, banner, flagi, mównica) oraz pkt. 8; Opracowanie i wydruk materiałów konferencyjnych, jakie materiały mamy zapewnić, o jakich wymiarach, parametrach, w jakiej ilości oraz czy powinny zawierać logotypy?

10 Strona 10 Odpowiedź na pytanie 40. Zgodnie z pkt nr 7 przedmiotu zamówienia określonego w pkt zapytania ofertowego produkcja materiałów promocyjnych na konferencję podsumowującą Projekt leży po stronie Wykonawcy. Materiały powinny być odpowiednie dla międzynarodowej konferencji i wynikać z wiedzy i doświadczenia Wykonawcy, których posiadanie Wykonawca deklaruje w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego Pytanie 41. Odnośnie pkt. 10: Opracowanie projektu i wykonanie identyfikatorów dla gości, czy mają to być spersonalizowane identyfikatory, o jakich wymiarach, czy powinny być wraz ze smyczą (jeśli tak, to w jakim kolorze ma być smycz), czy powinny zawierać logotypy? Odpowiedź na pytanie 41. Zgodnie z treścią zapytania ofertowego Opracowanie projektu i wykonanie identyfikatorów dla gości leży po stronie Wykonawcy i powinno być odpowiednie dla międzynarodowej konferencji naukowej oraz wynikać z wiedzy i doświadczenia Wykonawcy, których posiadanie Wykonawca deklaruje w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego Pytanie 42. Odnośnie pkt. 4: Zapewnienie transportu dla prelegentów oraz wybranych gości (maksymalnie 18) na terenie Wrocławia, na kiedy mamy zapewnić transport oraz na jakiej trasie? Odpowiedź na pytanie 42. Zgodnie z pkt 4 przedmiotu zamówienia określonego w pkt zapytania ofertowego do Wykonawcy należy: Zapewnienie transportu dla prelegentów oraz wybranych gości (max 18) na terenie Wrocławia w czasie trwania konferencji. Pytanie 43. Odnośnie pkt. 14: Catering, czy chodzi o zapewnienie przerw kawowych (czy powinna to być ciągła przerwa kawowa, czy jedynie jednorazowa bądź dwukrotna; z czego powinna się składać) oraz lunchu (czy powinniśmy zapewnić 2 lunche, czy lunche mają być w formie bufetowej, czy mają być zasiadane, czy przy stolikach koktajlowych, czy mogą się odbywać we foyer, czy w restauracji obiektu, co powinno się składać na lunch)? Odpowiedź na pytanie 43. Poniżej Zamawiający przekazuje informacje nt cateringu: 30 minutowa przerwa kawowa (kawa, herbata, woda, słone przekąski, soki, owoce, ciasta) 1- godzinny obiad (menu lunchowe) uroczysta kolacja: przekąska, zupa, danie główne, deser, lampka wina białego/czerwonego na osobę dania do wyboru w ramach ograniczonego menu (dania mięsne, rybne, wegetariańskie) śniadanie dla gości nocujących 1 godzinny obiad (menu lunchowe) bufet kawowy (kawa, herbata, woda, słone przekąski Uroczysta kolacja i obiady powinny być w formie zasiadanej w miejscu odpowiednim dla rangi międzynarodowej konferencji naukowej i jej gości. Pytanie 44.

11 Strona 11 Odnośnie pkt. 15: Przygotowanie i obsługa uroczystej kolacji, czy może to być kolacja bufetowa, z czego powinna się składać, czy uwzględniają Państwo napoje alkoholowe? Odpowiedź na pytanie 44. Uroczysta kolacja powinna się składać z: przekąski, zupy, dania głównego, deseru, lampki wina białego/czerwonego na osobę dania do wyboru w ramach ograniczonego menu (dania mięsne, rybne, wegetariańskie) Pytanie 45. Odnośnie pkt. 16: Obsługa punktu rejestracji, ile osób powinniśmy zapewnić do obsługi rejestracji? Odpowiedź na pytanie 45. Rejestrację powinna obsługiwać liczba osób niezbędna dla sprawnej obsługi punktu rejestracji. Powinna ona wynikać z wiedzy i doświadczenia Wykonawcy, których posiadanie Wykonawca deklaruje w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego Pytanie 46. Odnośnie pkt. 6: Opłacenie kosztu przelotu prelegenta z lotniska w Charlotte (USA), czy mamy zapewnić przelot roku i czy będzie to jedynie przelot w jedną stronę, czy powrotny; jeśli przelot odbywałby się roku, czy mamy również zapewnić dodatkowy nocleg dla prelegenta? Odpowiedź na pytanie 46. Należy opłacić przelot prelegenta w obie strony, w standardzie Business albo Premium Economy, z minimalną dostępną ilością przesiadek (ze względu na rangę gościa). Nocleg dla prelegenta z USA należy zapewnić na czas jego pobytu we Wrocławiu Pytanie 47. W załączniku nr. 2 w wykazie usług, w pkt. c), powinniśmy dołączyć dokumentację fotograficzną/wideo, jednak te dokumentacje są objęte prawami autorskimi, przez co nie mamy możliwości ich udostępnienia Odpowiedź na pytanie 47. Zgodnie z treścią zapytania ofertowego o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci, którzy spełniają warunki dotyczące posiadania odpowiedniej wiedzy i doświadczenia (pkt zapytania ofertowego). W celu potwierdzenia spełnienia tego warunku Oferent musi złożyć w ofercie: oświadczenie o posiadaniu wiedzy i doświadczenia zgodnie z załącznikiem nr 1 do zapytania ofertowego wykaz wykonanych usług zgodnie z załącznikiem nr 2 do zapytania ofertowego uzupełniony o kopię minimum 2 dokumentacji zorganizowanych konferencji w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert. Ocena spełnienia w/w warunku zostanie dokonana na podstawie złożonych w ofercie dokumentów i oświadczeń na zasadzie spełnia-nie spełnia. Pytanie 48. W nawiązaniu do zapewnienia obecności na konferencji minimalnej liczby gości reprezentujących branże: produkcja kosmetyczna; produkcja farmaceutyczna i weterynaryjna; dystrybucja wyrobów medycznych, produktów leczniczych i kosmetyków, czy rozliczenie nastąpi na podstawie wypełnionych przez gości formularzy zgłoszeniowych (proszę wziąć pod uwagę wypadki losowe)? Odpowiedź na pytanie 48.

12 Strona 12 Zamawiający oceni ilość uczestników na podstawie rzeczywistej liczby uczestników obecnych na konferencji. Zgodnie z par 4 ust 4 projektu umowy stanowiącego załącznik nr 4 do zapytania ofertowego W przypadku gdy Wykonawca nie zapewni zadeklarowanej w pkt 2 złożonej oferty obecności na konferencji podsumowującej Projekt minimalnej liczby gości reprezentujących branże: produkcja kosmetyczna; produkcja farmaceutyczna i weterynaryjna; dystrybucja wyrobów medycznych, produktów leczniczych i kosmetyków, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 1 % wartości całego należnego wynagrodzenia brutto, za każdą brakującą osobę Pytanie 49. W punkcie 2 Opis przedmioty zamówienia piszecie Państwo: 3. Rezerwacja i opłacenie noclegu dla prelegentów i wybranych gości Ile to może być osób? Czy także maksymalnie 18, jak w kolejnym punkcie, dotyczącym transportu? Odpowiedź na pytanie 49. Zgodnie z treścią zapytania ofertowego Wykonawca ma zapewnić zakwaterowanie dla minimum 50 a maksimum 75 osób. Pytanie Skompletowanie listy gości, potwierdzenie ich obecności, opracowanie projektu graficznego zaproszeń, wydruk i wysyłka zaproszeń Czy punkt ten dotyczy uczestników, których obecność deklaruje Oferent, czy także tych zaproszonych przez Państwo? Odpowiedź na pytanie 50. Punkt ten dotyczy wszystkich uczestników konferencji. Pytanie Opłacenie kosztu przelotu prelegenta z lotniska w Charlotte (USA) Uprzejmie proszę o informację o dacie przylotu prelegenta do Wrocławia. Czy w wycenie powinniśmy uwzględnić także koszt biletu z Wrocławia do Charlotte? Jeśli tak, proszę o informację na kiedy planowana jest podróż powrotna. Odpowiedź na pytanie 51. Należy opłacić przelot prelegenta w obie strony, w standardzie Business albo Premium Economy, z minimalną dostępną ilością przesiadek (ze względu na rangę gościa). Nocleg dla prelegenta z USA należy zapewnić na czas jego pobytu we Wrocławiu. Pytanie Produkcja materiałów promocyjnych na konferencję podsumowującą Projekt (np. roll up, ścianka, banner, flagi, mównica) Proszę o informację czy w wycenie powinniśmy uwzględnić wszystkie wymienione materiały promocyjne, czy może tylko wybrane przez nas spośród wymienionych po np.? Odpowiedź na pytanie 52.

13 Strona 13 Zgodnie z pkt nr 7 przedmiotu zamówienia określonego w pkt zapytania ofertowego produkcja materiałów promocyjnych na konferencję podsumowującą Projekt leży po stronie Wykonawcy. Materiały powinny być odpowiednie dla międzynarodowej konferencji i wynikać z wiedzy i doświadczenia Wykonawcy, których posiadanie Wykonawca deklaruje w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego. Pytanie Opracowanie i wydruk materiałów konferencyjnych Uprzejmie proszę o informację o rodzaju materiałów. Czy będzie to np. publikacja konferencyjna, jeśli tak to proszę o informację o planowanej ilości stron i formacie publikacji. Proszę o informację o tym po czyjej stronie będzie opracowanie zawartości merytorycznej materiałów. Odpowiedź na pytanie 53. W ramach pkt nr 8 przedmiotu zamówienia określonego w pkt zapytania ofertowego ( Opracowanie i wydruk materiałów konferencyjnych ) Zamawiający przekaże materiały, na podstawie których Wykonawca opracuje materiały konferencyjne. Forma i objętość materiałów będzie więc wynikać z ich opracowania przez Wykonawcę. Pytanie Catering Jakiego rodzaju catering Państwo przewidujecie? Czy tylko przerwa kawowa? Czy przerwa kawowa powinna być ciągła czy może jednorazowa? Czy przewidujecie Państwo np. lunch dla uczestników? Odpowiedź na pytanie 54. Poniżej Zamawiający przekazuje informacje nt cateringu: - 30 minutowa przerwa kawowa (kawa, herbata, woda, słone przekąski, soki, owoce, ciasta) - 1- godzinny obiad (menu lunchowe) - uroczysta kolacja: przekąska, zupa, danie główne, deser, lampka wina białego/czerwonego na osobę dania do wyboru w ramach ograniczonego menu (dania mięsne, rybne, wegetariańskie) - śniadanie dla gości nocujących - 1 godzinny obiad (menu lunchowe) - bufet kawowy (kawa, herbata, woda, słone przekąski Pytanie Przygotowanie i obsługa uroczystej kolacji Czy na uroczystą kolację zaproszeni będą wszyscy uczestnicy konferencji?

14 Odpowiedź na pytanie 55. Tak Pytanie 56. Strona 14 W opisie SIWZ podane jest, że należy wykazać się w okresie 3 lat przed terminem składania ofert organizacją 2 konferencji na wartość minimum 100 tys zł, a w załączniku nr 2 do zapytania podane jest, że należy wykazać się w okresie ostatnich 2 lat przed terminem składania ofert organizacją 2 konferencji na wartość minimum 100 tys zł. Co zatem jest prawidłowe? Zazwyczaj w przetargach jest 3 letni okres wykazywania doświadczenia, rzadziej 5 letni, a ze skróconym poniżej 3 spotykamy się po raz pierwszy, więc zakładamy, że błąd jest w formularzu, nie w opisie, ale prosimy o sprawdzenie i podanie prawidłowego parametru. Odpowiedź na pytanie 56. Zamawiający wyjaśnia, że w celu potwierdzenia spełnienia warunku dot. posiadania odpowiedniej wiedzy i doświadczenia Oferent musi wykazać, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert przygotował i organizował minimum 2 konferencje o wartości minimum zł każda. Prawidłowy zapis jest więc w zapytaniu, a błąd w załączniku. Przepraszamy za pomyłkę i przesyłamy poprawiony załącznik nr 2.