Znak sprawy: AG-I

Transkrypt

1 Znak sprawy: AG-I Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia na dostawę wraz z wdrożeniem informatycznego systemu służącego do rozliczania mandatów karnych w Łódzkim Urzędzie Wojewódzkim w Łodzi ZAMAWIAJĄCY Wojewoda Łódzki ul. Piotrkowska Łódź ZATWIERDZAM Z upoważnienia Wojewody Łódzkiego Sławomir Wasilczyk Dyrektor Generalny Urzędu Łódź, dnia 12 marca 2014 r.

2 I. NAZWA ORAZ ADRES ZAMAWIAJĄCEGO Wojewoda Łódzki ul. Piotrkowska Łódź Godziny pracy: poniedziałek, środa piątek , wtorek ) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA Zamówienie będzie udzielone w trybie przetargu nieograniczonego, zgodnie z art. 10 ust. 1 oraz art ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 907 ze zmianami), zwanej dalej ustawą. III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa wraz z wdrożeniem informatycznego systemu służącego do rozliczania mandatów karnych w Łódzkim Urzędzie Wojewódzkim w Łodzi. CPV (Pakiety oprogramowania do systemów finansowych) CPV (Usługi wdrożenia oprogramowania) 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik Nr 1 do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, zwanej dalej SIWZ. 3. Wykonawca dostarczy przedmiot zamówienia do Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi. 4. Wykonawca w ramach umowy będzie musiał dostarczyć zamówiony sprzęt oraz oprogramowanie do siedziby Zamawiającego na koszt własny. 5. Wykonawca musi zapewnić serwis gwarancyjny przedmiotu zamówienia z uwzględnieniem tych punktów Załącznika Nr 1, w których wskazano, że serwis urządzeń musi być realizowany przez producenta lub autoryzowanego partnera serwisowego producenta. 6. Przez zapewnienie serwisu gwarancyjnego należy rozumieć czas reakcji serwisu - maksymalnie do 4 godzin od zgłoszenia i podjęcie naprawy awarii na koszt Wykonawcy najpóźniej do końca następnego dnia roboczego od daty zgłoszenia i wykonanie naprawy najpóźniej w terminie 3 dni od daty zgłoszenia. 7. Wykonawca w okresie gwarancji zobowiązuje się do odebrania uszkodzonego sprzętu z siedziby Zamawiającego i dostarczenia go po naprawie na koszt własny, w przypadku braku możliwości naprawy przedmiotu zamówienia w siedzibie Zamawiającego. 8. Zamawiający dopuszcza możliwość wykonania części zamówienia przez podwykonawców. W tym przypadku wykonawca zobowiązany jest do podania w ofercie, którą część zamówienia zamierza powierzyć podwykonawcy. 9. Wykonawca jest obowiązany przed rozpoczęciem realizacji umowy (przetwarzania danych) podjąć środki gwarantujące bezpieczeństwo danych osobowych w informatycznym systemie służącym do rozliczania mandatów karnych, o których mowa w art , oraz spełnić wymagania określone w przepisach, o których mowa w art. 39a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz. U r. Nr 101 poz. 926 ze zmianami). W zakresie przestrzegania tych przepisów wykonawca ponosi odpowiedzialność jak Wojewoda Łódzki. Szczegółowe wymagania bezpieczeństwa są określone we wzorze umowy. 10. Zamawiający przed podpisaniem umowy zastrzega sobie prawo do kontroli w siedzibie wykonawcy poziomu zastosowanych środków bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych powierzonych do przetwarzania w informatycznym systemie służącym do rozliczania mandatów karnych. Wymagany jest wysoki poziom środków bezpieczeństwa zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych ( Dz. U. z 2004 r. Nr 100, poz. 1024). IV. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Wymagany termin wykonania zamówienia od dnia podpisania umowy do 30 września 2014 r.

3 V. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy: 1) posiadają wiedzę i doświadczenie; 2) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia; 3) nie zachodzi żadna z formalnych przesłanek wykluczenia ich na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy. 2. Zgodnie z art. 26 ust 2b ustawy Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonaniu zamówienia. Na Wykonawcy ciąży obowiązek udowodnienia, że korzystanie z potencjału podmiotu trzeciego jest w danym przypadku realne i będzie w praktyce możliwe. Treść zobowiązania podmiotu trzeciego powinna określać: kto jest podmiotem przyjmującym zasoby, zakres zobowiązania podmiotu trzeciego, czego konkretnie dotyczy zobowiązanie oraz w jaki sposób będzie ono wykonywane, w tym jakiego okresu dotyczy. A w sytuacji gdy przedmiotem udzielenia są zasoby nierozerwalnie związane z podmiotem ich udzielającym, niemożliwe do samodzielnego obrotu i dalszego udzielenia ich bez zaangażowania tego podmiotu w wykonanie zamówienia, taki dokument powinien zawierać wyraźne nawiązanie do uczestnictwa tego podmiotu w wykonaniu zamówienia. 3. Ocena spełnienia warunków określonych w ust. 1: 1) Wykonawca spełni warunek określony w ust. 1 pkt 1, jeżeli wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wykonał co najmniej jedną dostawę odpowiadającą swoim rodzajem i wartością dostawie stanowiącej przedmiot zamówienia, tj. dostawa informatycznego systemu służącego do rozliczania mandatów karnych o wartości min zł brutto, poprzez złożenie dokumentów, o których mowa w rozdz. VI ust. 1 i 4 SIWZ; 2) Wykonawca spełni warunek określony w ust. 1 pkt 1, jeżeli wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wykonał co najmniej dwie usługi odpowiadające swoim rodzajem i wartością usłudze stanowiącej przedmiot zamówienia, tj. usługa wdrożenia informatycznego systemu służącego do rozliczania mandatów karnych o wartości min zł brutto, poprzez złożenie dokumentów, o których mowa w rozdz. VI ust. 1 i 5 SIWZ; 3) Wykonawca spełni warunek określony w ust. 1 pkt 3, jeżeli wykaże, że znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia poprzez złożenie oświadczenia, o którym mowa w rozdz. VI ust. 1 SIWZ; 4) Wykonawca spełni warunek określony w ust. 1 pkt 4, jeżeli wykaże, że nie zachodzi wobec niego żadna z formalnych przesłanek wykluczenia wykonawcy na podst. art. 24 ust. 1 ustawy poprzez złożenie dokumentów, o których mowa w rozdz. VI ust. 2, 3 i 6-9 SIWZ. 4. Z postępowania wyklucza się wykonawców, o których mowa w art. 24 ust. 1 i ust. 2 ustawy, a także Wykonawców, o których mowa w art. 24 b ust. 3 ustawy. 5. W przypadku, o którym mowa w art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy, z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się wykonawców, którzy należąc do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. Nr 50, poz. 331 z późn. zm.) złożyli odrębne oferty, chyba, że wykażą, że istniejące między nimi powiązania nie prowadzą do zachwiania uczciwej konkurencji pomiędzy wykonawcami w postępowaniu o udzielenie zamówienia. 1) pod pojęciem grupy kapitałowej rozumie się wszystkich przedsiębiorców, którzy są kontrolowani w sposób bezpośredni lub pośredni przez jednego przedsiębiorcę, w tym również tego przedsiębiorcę (art. 4 pkt 14 ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów); 2) pojęcie przedsiębiorcy definicja zawarta w art. 4 pkt 1 ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów; 3) pojęcie kontroli - definicja zawarta w art. 4 pkt 4 ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów. 6. W celu wykazania, iż nie zachodzi przesłanka wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy, Wykonawca złoży oświadczenie, zgodnie z Załącznikiem Nr 2 do SIWZ.

4 7. Jeśli wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia: 1) w przypadku oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków, o których mowa w ust.1 pkt 1-3 wystarczy, że złoży je co najmniej jeden z uczestników oferty wspólnej (konsorcjum) lub gdy z dokumentów złożonych przez tych wykonawców łącznie będzie wynikać ich spełnienie; 2) oświadczenie z art. 24 ust. 1 ustawy musi być złożone przez każdego z Wykonawców składających ofertę wspólną lub jedno podpisane przez wszystkich uczestników Konsorcjum; 3) dokumenty, o których mowa w rozdz. VI ust. 3 i 7-10 muszą być złożone przez każdego z wykonawców składających ofertę wspólną. VI. WYKAZ OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 1. Oświadczenie wykonawcy o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu wymagane na podstawie art. 44 ustawy, zgodnie z Załącznikiem Nr 3 do SIWZ złożone w formie oryginału i podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentowania wykonawcy. 2. Oświadczenie wykonawcy o braku podstaw do wykluczenia z postępowania złożone na podstawie art. 24 ust 1 ustawy, zgodnie z Załącznikiem Nr 4 do SIWZ złożone w formie oryginału i podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentowania wykonawcy 3. Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert złożony w formie oryginału lub kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania wykonawcy. 4. Wykaz wykonanych lub wykonywanych dostaw w zakresie niezbędnym do wykazania spełnienia warunku wiedzy i doświadczenia, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie, z podaniem ich wartości, (tj. min ,00 zł brutto), przedmiotu (tj. dostawa informatycznego systemu służącego do rozliczania mandatów karnych), dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy zostały wykonane oraz załączeniem dowodów czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Wykaz należy złożyć zgodnie z Załącznikiem Nr 5 do SIWZ w formie oryginału lub kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy. 1) dowodami potwierdzającymi, że dostawy zostały wykonane lub są wykonywane należycie są: a) poświadczenie, lub inne dokumenty jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać poświadczenia, o którym mowa w pkt 1 lit. a; b) w przypadku, gdy Zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego dostawy wskazane w wykazie, zostały wcześniej wykonane, wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodów, o których mowa w pkt 1 lit. A. 5. Wykaz wykonanych lub wykonywanych usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełnienia warunku wiedzy i doświadczenia, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie, z podaniem ich wartości, (tj. min. 2 usługi o wartości min ,00 zł brutto każda), przedmiotu (tj. wdrożenie informatycznego systemu służącego do rozliczania mandatów karnych), dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączeniem dowodów czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Wykaz należy złożyć zgodnie z Załącznikiem Nr 6 do SIWZ w formie oryginału lub kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy. 1) dowodami potwierdzającymi, że usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie są: a) poświadczenie, lub inne dokumenty jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać poświadczenia, o którym mowa w pkt 1 lit. a; b) w przypadku, gdy Zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego usługi wskazane w wykazie, zostały wcześniej wykonane, wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodów, o których mowa w pkt 1 lit. a. 6. Aktualna informacja z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 ustawy, wystawiona nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert - złożona w formie oryginału lub kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania wykonawcy.

5 7. Aktualna informacja z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 9 ustawy, wystawiona nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert - złożona w formie oryginału lub kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania wykonawcy. 8. Aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert - złożone w formie oryginału lub kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania wykonawcy. 9. Aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert - złożone w formie oryginału lub kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania wykonawcy. 10. Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów, o których mowa w ust. 3, 7, 8, 9, składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości, nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu oraz że nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie. Ww. dokumenty muszą być wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert w przypadkach, o których mowa w ust. 3 i 7 oraz nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert w przypadkach, o których mowa w ust. 8 i Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentu, o którym mowa w ust. 6, składa zaświadczenie właściwego organu sądowego lub administracyjnego miejsca zamieszkania albo zamieszkania osoby, której dokumenty dotyczą, w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 ustawy. Ww. dokument musi być wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 12. Jeżeli w kraju miejsca zamieszkania osoby lub w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w ust. 10 i 11, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie, w którym określa się także osoby uprawnione do reprezentacji wykonawcy, złożone przed właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, lub przed notariuszem. Oświadczenie winno być złożone nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert w przypadkach, o których mowa w ust. 3 i 7 oraz nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert w przypadkach, o których mowa w ust. 8 i Jeżeli, w przypadku Wykonawcy mającego siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, osoby, o których mowa w art. 24 ust. 1 pkt 5-8, ustawy, mają miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, wykonawca składa w odniesieniu do nich zaświadczenie właściwego organu sądowego albo administracyjnego miejsca zamieszkania dotyczące niekaralności tych osób w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 5-8, ustawy, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, z tym że w przypadku gdy w miejscu zamieszkania tych osób nie wydaje się takich zaświadczeń - zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego miejsca zamieszkania tych osób lub przed notariuszem. 14. Dokumenty wskazane w ust. 10 i 13 należy przedłożyć wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez wykonawcę. 15. W przypadku, o którym mowa w art. 26 ust. 2b ustawy, należy załączyć zobowiązanie innych podmiotów do oddania Wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia

6 16. W przypadku, o którym mowa w rozdz. V ust. 2 SIWZ i VI ust. 15 SIWZ jeżeli podmioty te będą brały udział w realizacji części zamówienia, Wykonawca przedstawi w odniesieniu do tych podmiotów następujące dokumenty: 1) Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania (złożone przez podmiot składający zobowiązanie); 2) Dokument, o których mowa w rozdz. VI. ust. 3 i 6-9 SIWZ. VII. INFORMACJA O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW A TAKŻE WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI 1. Zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują faksem lub drogą elektroniczną. Nr faksu Zamawiającego (42) lub , adres poczty elektronicznej zamowienia@lodz.uw.gov.pl. 2. Zamawiający i Wykonawca mogą żądać od drugiej strony niezwłocznego potwierdzenia faktu otrzymania dokumentu lub informacji, o której mowa w ust Zamawiający udostępnia dokumentację z postępowania na pisemny wniosek osoby zainteresowanej. Wniosek o udostępnienie dokumentacji należy przesłać faksem lub drogą elektroniczną. Dokumentację z postępowania udostępnia się w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie w obecności pracownika Zamawiającego. 4. Osobami uprawnionymi do porozumiewania się z wykonawcami są: 1) Rafał Tuga specjalista; 2) Agnieszka Głogowska starszy inspektor wojewódzki. VIII. WYMAGANIA DOTYCZĄCE WADIUM 1. Warunkiem udziału w postępowaniu jest wniesienie wadium w wysokości 6 000,00 zł (słownie złotych: sześć tysięcy 00/100). 2. Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku następujących formach: 1) Pieniądzu; 2) Poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym; 3) Gwarancjach bankowych; 4) Gwarancjach ubezpieczeniowych; 5) Poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz.U. Nr 109, poz. 1158, z późn. zm.). 3. Wadium wnoszone w pieniądzu wpłaca się przelewem na rachunek bankowy: NBP Oddział Okręgowy w Łodzi IX. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ Wykonawca pozostaje związany ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. X. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Ofertę należy złożyć na formularzu oferty stanowiącym Załącznik Nr 7 do SIWZ. 2. W przypadku wykonywania części zamówienia przez podwykonawców, wykonawca określa w ofercie, która część zamówienia zostanie powierzona podwykonawcom. 3. Do oferty muszą być dołączone dokumenty wymienione w rozdziale VI SIWZ. 4. Ofertę należy sporządzić w języku polskim, czytelnie z zachowaniem formy pisemnej. 5. W celu potwierdzenie, że oferowany system odpowiada wymaganiom określonym w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia do oferty Wykonawca dołączy na płycie CD wersję demonstracyjną programu z bazą danych zawierającą niezbędne dane testowe w zakresie

7 funkcjonalności programu. 6. W przypadku złożenia oferty przez konsorcjum - umowę Konsorcjum, należy załączyć do oferty w formie oryginału lub kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania wykonawcy. 7. Oferta musi być umieszczona w kopercie zabezpieczonej przed otwarciem, posiadać nazwę, adres wykonawcy i Zamawiającego oraz napis: Oferta na dostawę wraz z wdrożeniem informatycznego systemu służącego do rozliczania mandatów karnych w Łódzkim Urzędzie Wojewódzkim w Łodzi - znak sprawy - AG-I Nie otwierać przed 25 marca 2014 r. godz UWAGA! W przypadku braku na kopercie ww. informacji, Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia mogące wyniknąć z powodu tego braku, np. przypadkowe otwarcie oferty przed wyznaczonym terminem, a w przypadku składania ofert pocztą lub pocztą kurierską jej nie otwarcie w trakcie czynności otwarcia ofert. 8. Oferty przesłane pocztą należy umieścić w dodatkowej zewnętrznej kopercie i wysłać na adres: Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi, Wydział Administracyjno-Gospodarczy, Łódź, ul. Piotrkowska 104, budynek E, pokój 118, z tym, że za datę złożenia oferty przyjmowana będzie data wpływu oferty, zgodnie z rozdziałem XI ust. 1 i ust. 2 SIWZ. 9. Każdy z wykonawców może złożyć tylko jedną ofertę. 10. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane przez osobę podpisującą ofertę. 11. W przypadku, gdy ofertę (formularz oferty oraz wszystkie dokumenty) podpisuje lub potwierdza za zgodność z oryginałem inna osoba (osoby) niż uprawniona do reprezentowania Wykonawcy na podstawie wpisu do właściwego rejestru, należy załączyć do oferty stosowne pełnomocnictwo lub upoważnienie. Pełnomocnictwo szczególne lub upoważnienie należy złożyć w formie oryginału, natomiast pełnomocnictwo ogólne lub upoważnienie należy złożyć w formie oryginału lub kserokopii potwierdzonej notarialnie za zgodność z oryginałem. 12. Potwierdzenie dokumentu za zgodność z oryginałem musi zawierać sformułowanie za zgodność z oryginałem lub podobne oraz czytelny podpis i pieczęć imienną osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy (jeśli Wykonawca się nią posługuje lub w przypadku jej braku czytelny podpis) lub inny podpis umożliwiający identyfikację osoby uprawnionej do reprezentowania wykonawcy na każdej zapisanej stronie dokumentu. XI. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT 1. Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego: sekretariat Wydziału Administracyjno- Gospodarczego, ul. Piotrkowska 104, I piętro, bud. E, pokój Termin składania ofert upływa dnia 25 marca 2014 r. o godz Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego: ul. Piotrkowska 104, I piętro, bud. E, pokój Termin otwarcia ofert: 25 marca 2014 r. o godz XII. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY 1. Cenę oferty należy obliczyć w następujący sposób: 1) podać cenę netto za wykonanie przedmiotu zamówienia (przy obliczaniu ceny należy uwzględnić wszelkie usługi, które należy wykonać w ramach przedmiotu zamówienia); 2) obliczyć wartość podatku VAT wg stawki obowiązującej na dzień złożenia oferty; 3) obliczyć cenę brutto oferty; 4) ceny i wartości, o których mowa w pkt 1-3 należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza. 2. Zamawiający poprawi w ofercie oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek. XIII. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY, WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT 1. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował następującym kryterium: Cena 100%

8 2. Punkty wyliczane będą wg następujących wzorów: Cena C = (cena najniższa : cena badana) x 100 pkt x 100% 3. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który uzyska najwyższą liczbę punktów. XIV. INFORMACJA O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO 1. Po dokonaniu wyboru oferty a przed podpisaniem umowy Wykonawca: 1) przedłoży w przypadku złożenia oferty przez spółkę cywilną - umowę spółki w formie oryginału lub kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania wykonawcy; XVI. WYMAGANIA DOTYCZĄCE ZABEZPIECZENIA NALEŻYTEGO WYKONA NIA UMOWY Zamawiający nie żąda zabezpieczenia należytego wykonania umowy w przedmiotowym postępowaniu. XVI. ISTOTNE DLA STRON POSTANOWIENIA, KTÓRE ZOSTANĄ WPROWADZONE DO TREŚCI ZAWIERANEJ UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO, OGÓLNE WARUNKI UMOWY ALBO WZÓR UMOWY, JEŻELI ZAMAWIAJĄCY WYMAGA OD WYKONAWCY, ABY ZAWARŁ Z NIM UMOWĘ W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEG NA TAKICH WARUNKACH 1. Istotne dla Zamawiającego postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy zawiera wzór umowy stanowiący Załącznik Nr 8 do SIWZ. 2. Umowa z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, zostanie zawarta w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego, w jego siedzibie w Łodzi przy ul. Piotrkowskiej Zamawiający przewiduje możliwość zmian istotnych postanowień zawartej umowy w przypadku wystąpienia okoliczności powodujących brak możliwości dostępu Wykonawcy do obiektów, w których prowadzone będą prace informatyczne. XVII. POUCZENIE O ŚRODKACH OCHRONY PRAWNEJ PRZYSŁUGUJĄCYCH WYKONAWCY W TOKU POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA 1. Wykonawcom przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w Dziale VI ustawy. 2. Środki ochrony prawnej określone w niniejszym dziale przysługują wykonawcy, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu tego zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy. 3. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia o zamówieniu oraz specyfikacji istotnych warunków zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, na listę organizacji uprawnionych do wnoszenia środków ochrony prawnej. 4. Odwołanie przysługuje wyłącznie od niezgodnej z przepisami ustawy czynności zamawiającego podjętej w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub zaniechania czynności, do której Zamawiający jest zobowiązany na podstawie ustawy. 5. Odwołanie przysługuje wyłącznie wobec czynności: 1) opisu sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu; 2) wykluczenia odwołującego z postępowania o udzielenie zamówienia; 3) odrzucenia oferty odwołującego. 6. Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej, zwanego dalej Prezesem Izby, w formie pisemnej albo elektronicznej opatrzonej bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. 7. Odwołujący przekazuje kopię odwołania Zamawiającemu przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu.

9 8. Odwołanie wnosi się w terminie 5 dni od dnia przesłania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia jeżeli zostały przesłane faksem lub drogą elektroniczną, albo w terminie 10 dni jeżeli zostały przesłane w inny sposób. 9. Odwołanie wobec treści ogłoszenia o zamówieniu, a także wobec specyfikacji istotnych warunków zamówienia wnosi się w terminie 5 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych lub specyfikacji istotnych warunków zamówienia na stronie internetowej. 10. Odwołanie wobec czynności innych niż określone w ustępie 8 i 9 wnosi się w terminie 5 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia. 11. Na orzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej, stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu. 12. Skargę wnosi się do sądu okręgowego właściwego dla siedziby albo miejsca zamieszkania Zamawiającego. 13. Skargę wnosi się za pośrednictwem Prezesa Izby w terminie 7 dni od dnia doręczenia orzeczenia Izby, przesyłając jednocześnie jej odpis przeciwnikowi skargi. Złożenie skargi w placówce pocztowej operatora publicznego jest równoznaczne z jej wniesieniem. Załączniki: Nr 1 szczegółowy opis przedmiotu zamówienia; Nr 2 wzór oświadczenia wymaganego na podstawie art. 26 ust. 2d ustawy; Nr 3 wzór oświadczenia wymaganego na podstawie art. 44 ustawy; Nr 4 wzór oświadczenia wymaganego na podstawie art. 24 ust 1 ustawy; Nr 5 wykaz dostaw; Nr 6 wykaz usług; Nr 7 formularz oferty; Nr 8 wzór umowy.

10 Załącznik Nr 1 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia do sprawy AG-I PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA: Dostawa wraz z wdrożeniem informatycznego sytemu służącego do rozliczania mandatów karnych w Łódzkim Urzędzie Wojewódzkim w Łodzi obejmująca: 1. dostawę i wdrożenie systemu w siedzibie ŁUW w Łodzi, w tym w szczególności: a) dostarczenie niezbędnego oprogramowania systemowego i bazodanowego dla części systemu działającej w sieci wewnętrznej oraz nieograniczonej liczbie części systemu obsługującej jednostanowiskowe instalacje modułu wprowadzania mandatów karnych; b) dokonanie migracji danych (konwersji) z aktualnie użytkowanego systemu windykacji mandatów; c) udzielenie licencji na czas nieoznaczony na użytkowanie oprogramowania oraz serwera; d) uruchomienie systemu; e) przeprowadzenie przez wykonawcę niezbędnych szkoleń w zakresie dostarczonego oprogramowania w wymiarze minimum 10 dni w siedzibie Zamawiającego; f) świadczenie wsparcia wdrożonego oprogramowania, usługi help desk, udzielenie gwarancji na przedmiot zamówienia (24 miesiące), konserwacja bazy danych, modyfikacja systemu, instalacja poprawek i nowych wersji. 2. dostawę niezbędnego sprzętu serwerowego wraz z oprogramowaniem potrzebnego do uruchomienia systemu. Dostarczony sprzęt serwerowy winien zostać objęty co najmniej 60 miesięczną gwarancją z naprawą w siedzibie Zamawiającego. Dostarczone oprogramowanie niezbędne do prawidłowej pracy systemu winno posiadać licencje bezterminowe zarejestrowane na Zamawiającego. ŁUW w Łodzi nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych oraz wariantowych.

11 I. Warunki, które powinien spełniać oferowany sprzęt serwerowy niezbędny do uruchomienia systemu 1) dostarczony serwer powinien posiadać zasilanie redundantne, czyli drugie niezależne (alternatywne, równoległe) zasilanie (niewrażliwe na warunki zewnętrzne, w tym wyładowania atmosferyczne oraz zaniki napięcia), 2) macierz dyskowa zainstalowana w serwerze powinna gwarantować nieprzerwaną pracę systemu w przypadku uszkodzenia jednego z dysków, 3) Serwer na froncie obudowy ma wyświetlać informacje diagnostyczne np. informujące o awarii dysku, 4) dostarczony serwer powinien być umieszczony w obudowie do instalacji w standardowej szafie rack 19, 5) zamontowane rodzaje procesorów, ilość pamięci RAM oraz rodzaj dysków twardych powinny gwarantować płynną pracę systemu przy typowej eksploatacji systemu na co najmniej 40 stanowiskach, 6) 5-letnia gwarancja producenta świadczona na miejscu u klienta wraz ze wsparciem technicznym dla fabrycznie zainstalowanych aplikacji; możliwość zgłaszania awarii w trybie 24/7. Czas reakcji serwisu - maksymalnie do 4 godzin od zgłoszenia. Serwis urządzeń musi być realizowany przez Producenta lub Autoryzowanego Partnera Serwisowego Producenta. 7) W przypadku awarii dysków twardych dysk pozostaje u Zamawiającego wymagane jest dołączenie do oferty oświadczenia podmiotu realizującego serwis lub producenta sprzętu o spełnieniu tego warunku. 8) części zastosowane w serwerze winny być dedykowane do pracy w systemach serwerowych, w szczególności procesowy, pamięć RAM, płyta główna oraz dyski twarde, 9) na serwerze powinno zostać zainstalowane oprogramowanie dostarczone przez Wykonawcę (system operacyjny, silnik bazy danych) niezbędne do prawidłowej pracy systemu. Licencje na oprogramowanie powinny być bezterminowe, zarejestrowane na Zamawiającego, 10) Wykonawca dostarczy i wdroży oprogramowanie, sprzęt i nośniki do archiwizacji, pozwalający na zautomatyzowane zapisywanie kopii zapasowych na urządzeniach zewnętrznych, 11) wykonawca dostarczy dokumentację w języku polskim: a) opisu architektury systemu, b) instrukcji techniczno-bazodanowej, c) instrukcji administratora, d) instrukcji użytkownika, e) instrukcji instalacji oprogramowania, f) ostatnią wersję instalacyjną oprogramowania na niezabezpieczonym przed odczytem nośniku, g) opis systemu, zgodny z wymogami ustawy o rachunkowości, a mianowicie zawierający wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. 12) wykonawca zastosuje w systemie metody ochrony danych osobowych zgodne z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawnymi, każdorazowo dostosowując system do ich zmiany, Zamawiający zapewni Wykonawcy podczas trwania usługi serwisu gwarancyjnego systemu mandatowego możliwość zdalnej interwencji przy wykorzystaniu sieci WAN, poprzez zapewnienie bezpiecznego łącza serwisowego (np. szyfrowany kanał VPN) umożliwiającego wykonawcy

12 swobodny dostęp do zasobów serwera, na którym zainstalowano system, w zakresie niezbędnym do jego serwisowania i konserwacji. Usługa serwisowa wdrożonego systemu winna obejmować: 1) udzielenie gwarancji na system na okres 12 miesięcy, liczony od daty obustronnego podpisania bez uwag protokołu odbioru, 2) rozwiązywanie problemów występujących w trakcie eksploatacji, 3) wykonywanie serwisu systemu archiwizacji danych, 4) w okresie gwarancji zapewnienie usługi helpdesk : a) na rzecz administratorów systemu - wykonawca zapewni administratorom możliwość skontaktowania się z pracownikiem helpdesk Wykonawcy każdego dnia roboczego w godzinach od 8:00 do 16:00. b) na rzecz użytkowników systemu - użytkownicy muszą mieć możliwość skontaktowania się z pracownikiem helpdesk każdego dnia roboczego w godzinach od 8:00 do 16:00. 5) serwis konserwacyjny systemu wraz z konfiguracją elementów programowych powiązanych z działaniem systemu, w tym systemów operacyjnych, baz danych, przestrzeni dyskowych wykorzystywanych przez system, 6) w przypadku awarii sprzętowych udzielenie pomocy w zakresie uruchomienia, instalacji, 7) konfiguracji oraz przenoszenia poszczególnych elementów systemu, 8) rozpoznawanie i usuwanie błędów zgodnie z ustalonymi priorytetami i wytycznymi, 9) modyfikacje systemu wynikające z dostosowania do zmian w obowiązujących przepisach prawa wykonywane w ramach przedmiotu zamówienia. II. Podstawowe funkcjonalności, które powinien spełniać oferowany system w zakresie prowadzenia gospodarki mandatami karnymi: 1. Gospodarowanie bloczkami mandatowymi i mandatami wygenerowanymi przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego: a) ewidencja, rozliczanie, inwentaryzacja bloczków, b) salda jednostek nakładających grzywny, c) rejestr sprzedanych, wydanych i wykorzystanych w 100% bloczków, d)system winien zapewniać mechanizmy automatycznej kontroli nad właściwym gospodarowaniem bloczkami mandatowymi, zwracanymi przez jednostki odcinkami mandatów karnych i grzbietami bloczków mandatowych. 2. Ewidencja przypisów należności: a) wprowadzanie, aktualizacja i weryfikacja przypisów, b) import przypisów z zewnętrznych nośników danych (np. od policji), c) eksport zarejestrowanych przypisów do systemu finansowo - księgowego Zamawiającego, d) wprowadzanie nowego płatnika i edycja danych istniejącego płatnika z zachowaniem pełnej historii zapisów dotyczących płatnika, jak informacje adresowe, wystawione lub wycofane tytuły wykonawcze, mandaty rozłożone na raty, częściowe zapłaty, e) automatyczny import danych płatników oraz osób ukaranych mandatem karnym (automatyczne uzupełnianie wymaganych formatek) z zarejestrowanych już w systemie przypisów płatników oraz osób ukaranych mandatem karnym np. po numerze PESEL, f) sprawdzanie formalne przy wprowadzaniu danych, np. poprawność numeru PESEL lub sprawdzanie, czy osoba ukarana ukończyła 17 lat, g) sprawdzenie poprawności i unikalności numeru i serii mandatu - system powiadamia użytkownika w przypadku np. błędnie wprowadzonej i powtórzonej serii i numeru mandatu.

13 3. Ewidencja wpłat należności: a) import wpłat z systemu bankowości elektronicznej NBP Video-Tel z automatycznym rozliczaniem przypisu (o ile w treści operacji był zaznaczony numer mandatu) poprzez aplikację pomocniczą, b) wprowadzanie, aktualizacja i weryfikacja wpłat, c) automatyczne łączenie wpłat z przypisami należności; system winien zapewniać mechanizm weryfikacji poprawności jego dokonania, d) system winien zapewniać podczas księgowania wpłaty na poczet mandatu możliwość dostępu do pełnej historii danego mandatu (wcześniejsze wpłaty, TW, rozłożenia na raty, przedawnienia itd.), e) opis dokonującego wpłaty (zobowiązany, US, komornik sądowy, kasa Urzędu), f) ewidencjonowanie opłat komorniczych i prowizji bankowych do wpłat przekazanych przez US, g) ewidencjonowanie kosztów egzekucyjnych należnych US, a mylnie przekazanych przez zobowiązanego na rachunek bankowy wierzyciela. 4. Ewidencja tytułów wykonawczych (zwanych dalej TW): a) pojedyncze i zbiorcze wystawianie TW na niezapłacone mandaty karne; system winien zapewniać możliwość wskazania przez użytkownika liczby TW jaka ma zostać jednorazowo wystawiona oraz liczby dni opóźnienia w dokonaniu płatności (domyślnie 7 dni), wskazanie Urzędów Skarbowych (zwanych dalej US) lub województwa itp. dla których mają zostać wystawione TW, b) automatyczne i pojedyncze ustalanie US z możliwością zmiany przypisanego US z zachowaniem historii dokonanych zmian, c) aktualizacja i weryfikacja TW zwracanych z US, d) oznaczanie daty i statusu dokonania przez organ egzekucyjny zwrotu TW (np. zapłacony, przedawniony, umorzenie przez US postępowania egzekucyjnego z powodu nieściągalności należności, zgonu ukaranego, na żądanie wierzyciela, TW zawiera wady formalne, inne); e) system winien zapewniać mechanizm weryfikacji zasadności zwrotu np. wyegzekwowania lub uregulowania pełnej kwoty należności, braku wymagalności należności, daty przedawnienia się należności, zaewidencjonowane decyzje, postanowienia itp. f) wydruk wycofań TW dla mandatów zapłaconych i uchylonych przez sąd zarówno do US, jak i KS, g) wystawianie i drukowanie duplikatów TW oraz oznaczenie w systemie, że do danego mandatu wystawiono duplikat TW z datą jego wystawienia, h) wznowienia TW i ich wydruk z ewidencją oraz oznaczenie w programie, że do danego mandatu karnego wznowiono TW z datą wznowienia, i) prowadzenie rejestrów TW przekazanych organom egzekucyjnym umożliwiających wierzycielowi nadzór nad toczącymi się postępowaniami egzekucyjnymi, j) w przypadku uregulowania należności przez zobowiązanego automatyczne generowanie wycofań TW (na żądanie użytkownika również w sytuacji, gdy pierwsza wpłata częściowa została dokonana przez US, a kolejna regulująca zobowiązanie w pełnej wysokości przez zobowiązanego) oraz aktualizacji kwot należności wskazanych w TW (częściowe wpłaty od zobowiązanego), k) zaznaczanie TW przekazanych przez US do innego, właściwego organu egzekucyjnego w przypadku zmiany przez zobowiązanego US lub zbiegu egzekucji (skarbowej i sądowej) z zachowaniem pełnej historii zapisów; w przypadku niewystawienia jeszcze dla płatnika TW na inne niezapłacone mandaty karne system winien zapewniać mechanizm weryfikacji

14 poprawności wprowadzonych do systemu danych osobowych, ich edycji i przypisania właściwego US, l) możliwość oznaczenia należności, do których nie powinien się wystawić lub wydrukować TW pomimo braku wpłaty, wraz z opisem przyczyny oznaczenia takiej należności oraz raport takich wierzytelności. 5. Słowniki: US, gmin, miejscowości, ulic (automatyczne powiązanie miejscowości z odpowiednią gminą i US oraz ulic w miejscowościach, w których znajduje się więcej niż jeden US) z możliwością ich edycji. Wykonawca zobowiązany jest do uzupełnienia oraz aktualizacji słowników w ramach serwisu. 6. Generowanie raportów w zakresie mandatów karnych: przedawnionych, nadpłaconych, zadłużonych (z możliwością podziału na mandaty kredytowane, gotówkowe, zaoczne), rozłożonych na raty, zapłaconych po wystawieniu TW, uchylonych przez sąd, zaewidencjonowanych opłat komorniczych, kosztów egzekucyjnych, prowizji bankowych, wpłat nieprzypisanych do numeru mandatu (wpłata na nazwisko bez podania numeru mandatu), wpłat od nieznanych płatników (wpłata na numer mandatu, którego brak w bazie). 7. Wystawianie przelewów dot. zwrotów nadpłat i błędnych wpłat: a) generowanie przelewów do US i przelewów indywidualnych, b) eksport danych do systemu bankowości elektronicznej NBP Video-Tel. System winien umożliwić użytkownikowi uzupełnianie informacji przy danych mandatach o uiszczonych przez wierzyciela zaliczkach przekazywanych komornikom sądowym na poczet wydatków egzekucyjnych oraz o kosztach powstałych w toku prowadzonej egzekucji. 8. Automatyczne generowanie pojedynczych i zbiorczych pism wychodzących (wraz z ewidencją) dotyczących należności i postępowań egzekucyjnych prowadzonych na podstawie TW takich jak: wycofanie, aktualizacja, zawieszenie, odwieszenie, wznowienie, umorzenie, uchylenie, przedawnienie z możliwością drukowania ich pojedynczo i zbiorczo (wraz z ewidencją) oraz sortowania ich zbiorczych wydruków (domyślnie wg adresata US, komornik sądowy). 9. Automatyczne nadawanie sygnatury i numeru sprawy w przypadku generowania korespondencji wychodzącej w systemie mandatowym lub ewentualne przekazywanie danych do systemu elektronicznego obiegu dokumentów stosowanego w siedzibie zamawiającego. 10. Drukowanie danych adresowych i numeru sprawy na kopercie (z możliwością wyboru jej formatu) i zwrotnym potwierdzeniem odbioru (domyślnie druki wykorzystywane przez Pocztę Polską) lub ewentualne przekazywanie danych do systemu elektronicznego obiegu dokumentów stosowanego w siedzibie zamawiającego. 11. Rozkładanie na raty pełnej należności oraz należności częściowo uregulowanej przed wydaniem decyzji o rozłożeniu na raty. 12. Rejestrowanie harmonogramu ratalnego dla wybranego mandatu karnego zgodnie z wydaną decyzją oraz automatyczne generowanie pisma o zawieszeniu postępowania egzekucyjnego w przypadku wcześniejszego wystawienia tytułu wykonawczego. 13. Weryfikacja przez system regulowania przez zobowiązanego grzywny zgodnie z zarejestrowanym planem ratalnym, powiadamianie użytkownika o płatniku nieregulującym grzywny zgodnie z ustalonym planem ratalnym oraz automatyczne generowanie pisma o odwieszeniu postępowania egzekucyjnego. 14. Statusy osób ukaranych mandatem karnym i płatników (zgon zobowiązanego, przebywa za granicą, zakład karny) oraz mandatów karnych (uchylone przez sąd, rozłożone na raty,

15 wstrzymana egzekucja, umorzenie pełnej wysokości należności oraz częściowo wyegzekwowanej należności). 15. Wybór i wydruk osób ukaranych mandatem karnym i płatników wg ustalonych statusów jak w pkt Wydruk historii wskazanego dłużnika lub mandatu karnego. 17. Analiza terminowości wpłat dotyczących mandatów rozłożonych na raty i z odroczonym terminem płatności oraz generowanie zestawienia mandatów rozłożonych na raty dla których upłynął termin płatności, a także sprawdzanie stanu wymagalności należności dla których przyznano ulgę w zapłacie, celem ustalenia kwoty niewymagalnej należności. 18. Możliwość przekazywania w formie elektronicznej TW do US w sposób wskazany przez Ministerstwo (MSW, MAiC i/lub MF) obecnie za pomocą pliku wymiany w formacie XML, z gotowością dostosowania do przekazywania poprzez platformę e-puap, elektroniczny system zarządzania dokumentacją "EZD" funkcjonujący w ŁUW w Łodzi bądź inną wskazaną przez Ministerstwo. 19. Możliwość drukowania wystawionych TW w trybie graficznym i tekstowym zapewniając: a) możliwość samodzielnego definiowania maksymalnego rozmiaru paczki TW w odniesieniu do danego urzędu skarbowo bądź województwa (użytkownik winien mieć możliwość samodzielnego zdefiniowania ilości TW dla danego urzędu skarbowego), b) wydruk kompletnych TW wybranych z poziomu programu z sortowaniem wg US, z opcją zaznaczenia jednym przyciskiem całej paczki lub ręcznego zaznaczania wybranych TW oraz wydruk ewidencji TW celem przekazania jej do US wraz z TW, c) automatyczne zaznaczanie w systemie wydrukowanych TW z podaniem daty ich drukowania oraz zapewnieniem weryfikacji zaznaczania na wypadek, gdyby po wysłaniu paczki TW do drukarki wydruk zakończył się niepowodzeniem. Przykład: interakcja z użytkownikiem, który potwierdza poprawność wydruku lub możliwość odznaczania TW zaznaczonych jako wydrukowane, także odznaczanie całych paczek określonych w punkcie b.), d) możliwość przerwania drukowania paczki, a następnie wznowienia tego procesu w dowolnym momencie, bez potrzeby wyszukiwania TW, na którym proces ten przerwano, e) dostęp do ustawień parametrów wydruku TW (skalowanie, definiowanie marginesów, wybór stron do wydruku), w tym dostęp do odpowiednich opcji wydruku drukarki. Ustawienia domyślne powinny umożliwić poprawne drukowanie w trybie tekstowym na drukarce igłowej PRINTRONIX PSA3 P 7205, f) wykaz TW powinien zawierać możliwość wyszukiwania, filtrowania i sortowania, w tym wyszukiwania według kryterium nazwiska i imienia osoby ukaranej oraz innych możliwych kryteriów, g) możliwość drukowania TW na papierze typu składanka z perforacją z odpowiednim nadrukiem. Drukowanie odbywa się na papierze trójwarstwowym przy wykorzystaniu wydajnej igłowej drukarki liniowej, dla której kompletny pojedynczy TW składa się z sześciu stron. 20. Generowane raporty system domyślnie drukuje w trybie tekstowym przy użyciu drukarek igłowych PRINTRONIX PSA3 P 7205; wydruki na składance komputerowej od 1 do 3 warstw papieru z perforacją; rozmiar papieru 240x12 lub 375x Użytkownik winien mieć możliwość wydruku raportu w trybie graficznym na drukarce laserowej lub atramentowej. 22. Możliwość wyświetlania podglądu wydruku przed samym drukowaniem i możliwość wyłączenia tego podglądu.

16 23. Wykonawca zobowiązany jest do zamieszczenia w instrukcji użytkownika i administratora procedury zmiany drukarki wykorzystywanej przez system oraz ewentualne niezbędne zmiany parametrów wydruku. 24. Na potrzeby komórek finansowych i księgowych urzędu system umożliwia kompleksowe generowanie korekt księgowych (np. w formie polecenia księgowania) oraz sprawozdań dotyczących zaewidencjonowanych przypisów i operacji księgowych (np. umorzenia, uchylenia, zgon) za zadany okres czasu. 25. Dla danej sprawy system umożliwia użytkownikowi rejestrowanie notatek z możliwością jej edycji i zachowaniem pełnej historii zapisów. 26. W celu przeszukania bazy danych system pozwala użytkownikowi na nałożenie możliwie największej liczby zapytań, warunków, kryteriów wyboru. 27. System powinien posiadać możliwość przenoszenia danych komputerowych na inny nośnik danych. Format danych powinien być czytelny dla popularnego oprogramowania Excel, OpenOffice, CSV, DBF). Funkcjonalność chroniona prawami dostępu dla wybranych użytkowników. III. Wymagania pozostałe. 1. Dostęp do systemu ze stacji klienckich niezależny od zainstalowanego na nich systemu operacyjnego (obecnie wykorzystywany Windows XP Professional, Windows 7 32 i 64-bit). 2. Oprogramowanie zawiera narzędzie raportujące, umożliwiające tworzenie wzorów raportów, udostępniane do bieżącego generowania i aktualizacji określonym grupom użytkowników. 3. Użytkownicy pracujący w systemie muszą (na podstawie gotowego zestawu uprawnień przypisanych dla funkcji, jaką pełnią w systemie) widzieć tylko taki zakres systemu, jaki odpowiada pełnionej przez nich funkcji, włącznie z osobnym nadawaniem uprawnień do zatwierdzania, księgowania czy autoryzowania operacji, jeśli taka jest wymagana. 4. W ramach wdrożenia Wykonawca przeprowadzi w siedzibie Zamawiającego niezbędne szkolenia użytkowników systemu, w tym administratorów systemu, także w formie warsztatów. W razie potrzeby szkolenia będą powtarzane w przypadku zmian funkcjonalności systemu. Szkolenia użytkowników systemu obejmują teorię i praktykę w zakresie umożliwiającym wykonywanie samodzielnej pracy przez wszystkich użytkowników systemu. Dla użytkowników szkolenie będzie obejmowało ogólną prezentację systemu oraz warsztaty z obsługi systemu w zakresie niezbędnym do wykonywanych przez nich czynności. Dla administratorów szkolenie będzie obejmowało ogólną prezentację systemu wraz z omówieniem funkcjonalności niezbędnych do prawidłowego administrowania systemem. Wykonawca winien dostosować właściwą liczbę ćwiczeń dla poszczególnych grup użytkowników w sposób pozwalający na samodzielne użytkowanie systemu. Ze względu na dużą liczbę użytkowników dopuszcza się za zgodą Dyrektora Wydziału i kierownika Oddziału możliwość przeprowadzenie szkolenia dla nich w grupach. Możliwe będzie prowadzenie szkolenia przy jednym stanowisku dla większej liczby osób. Termin realizacji szkolenia zostanie ustalony między zamawiającym, a Wykonawcą w trakcie realizacji umowy. IV. Ochrona danych osobowych 1. Wykonawca jest obowiązany przed rozpoczęciem realizacji umowy (przetwarzania danych) podjąć środki gwarantujące bezpieczeństwo danych osobowych w informatycznym systemie służącym do rozliczania mandatów karnych, o których mowa w art oraz spełnić wymagania określone w przepisach, o których mowa