URZĄD MIEJSKI W SŁUPSKU

Transkrypt

1 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 1314/F/2013 Prezydenta Miasta Słupska z dnia r. Załącznik Nr 5 do Zasad (polityki) Rachunkowości URZĄD MIEJSKI W SŁUPSKU INSTRUKCJA W SPRAWIE EWIDENCJI PODATKÓW, OPŁAT I NIEPODATKOWYCH NALEŻNOŚCI Załącznik Nr 5 do Zasad (polityki) Rachunkowości ZPM Nr 1314/F/2013 z r. Strona 1 / 20

2 R O Z D Z I A Ł I P R Z E P I S Y O G Ó L N E 1 Instrukcja określa tryb postępowania w zakresie ewidencji i kontroli przyjmowania podatków, opłat i niepodatkowych należności Miasta Słupska i Skarbu Państwa w Urzędzie Miejskim w Słupsku Określenia zawarte w instrukcji oznaczają: 1) urząd" Urząd Miejski w Słupsku 2),,komórka wymiaru - komórkę urzędu prowadzącą ewidencję podatków, opłat i niepodatkowych należności w urzędzie: Podatków i Opłat Lokalnych, Wydział Gospodarki Nieruchomościami, Wydział Gospodarki Komunalnej Mieszkaniowej i Ochrony Środowiska, Wydział Administracyjny oraz pozostałe wydziały merytoryczne Urzędu Miejskiego w Słupsku. 3) księgowy" - pracownika prowadzącego księgowość podatków, opłat i należności niepodatkowych w urzędzie Dochodów, 4),,kasjer"- osobę, której powierzono prowadzenie kasy urzędu oraz dokonywanie wypłat i zwrotów nadpłat z tytułu podatków, opłat i niepodatkowych należności gminy, powiatu i Skarbu Państwa, 5) przypis" - zobowiązanie z tytułu podatków, opłat i należności niepodatkowych stanowiące obciążenie konta podatnika, 6) odpis"- kwotę zmniejszającą zobowiązanie z tytułu podatków, opłat i niepodatkowych należności lub kwotę należną podatnikowi, ustaloną w wyniku dokonanego przez urząd rozliczenia stanu konta podatnika Komórka wymiaru dokonuje czynności sprawdzających złożonych przez podatników dokumentów dotyczących podatków (np. deklaracji podatkowych, informacji), mających na celu: 1) sprawdzenie terminowości składanych deklaracji, informacji (dotyczy podatków), 2) sprawdzenie merytorycznej poprawności dokumentów wymienionych wyżej w ppkt 1, 3) ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami: np. z umowami, rejestrami, ewidencją gruntów. Czynności sprawdzające opierają się na bezkonfliktowej współpracy podatnika z organem podatkowym i mogą być podejmowane wielokrotnie, nawet w tym samym zakresie. Załącznik Nr 5 do Zasad (polityki) Rachunkowości ZPM Nr 1314/F/2013 z r. Strona 2 / 20

3 2. W razie stwierdzenia, że deklaracja zawiera błędy rachunkowe lub inne oczywiste omyłki, bądź wypełniono ją niezgodnie z ustalonymi wymogami, komórka wymiaru, w zależności od charakteru i zakresu uchybień: 1) koryguje deklarację, dokonując stosownych poprawek lub uzupełnień, jeżeli zmiana wysokości zobowiązania w wyniku tej korekty nie przekracza 1.000,00 zł., 2) zwraca się do składającego deklarację o jej skorygowanie oraz złożenie niezbędnych wyjaśnień, wskazując przyczyny, z powodu których informacje podane w deklaracji poddaje się w wątpliwość (art. 274 l Ordynacji podatkowej). 3. Komórka wymiaru uwierzytelnia kopię skorygowanej deklaracji, a następnie doręcza ją podatnikowi wraz z informacją o związanej z korektą deklaracji zmianie wysokości zobowiązania podatkowego, kwoty nadpłaty lub zwrotu podatku. 4. Komórka wymiaru żąda od podatnika złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn niezłożenia deklaracji lub wzywa do jej złożenia - jeżeli deklaracja nie została złożona pomimo takiego obowiązku. W przypadku niezłożenia deklaracji lub złożenia jej po określonym ustawowo terminie, sporządzany jest wniosek o ukaranie grzywną na podstawie ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy. Natomiast w razie wątpliwości co do poprawności złożonej deklaracji komórka wymiaru wzywa do udzielenia, w wyznaczonym terminie, niezbędnych wyjaśnień lub uzupełnienia deklaracji, wskazując przyczyny poddania w wątpliwość rzetelność danych w niej zawartych. 5. Komórka wymiaru zakładając kartotekę podatnika wprowadza do niej następujące dane: 1. dla osób fizycznych: a) imię i nazwisko, b) adres zamieszkania, c) adres korespondencyjny, d) imiona rodziców, e) numer PESEL w przypadku podatników będących osobami fizycznymi objętymi rejestrem PESEL nieprowadzącymi działalności gospodarczej lub niebędących zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług, f) identyfikator podatkowy NIP wprowadza się podatnikom innym niż wymienieni w pkt.1 lit. e; 2. dla osób prawnych: a) adres siedziby firmy, b) NIP, c) PKD. Załącznik Nr 5 do Zasad (polityki) Rachunkowości ZPM Nr 1314/F/2013 z r. Strona 3 / 20

4 6. W przypadku braku możliwości skutecznego doręczenia decyzji pod adresem ujawnionym w kartotece (adresat zmarł, wyprowadził się) komórka wymiaru podejmuje działania w celu prawidłowego doręczenia decyzji (ustalenie nowego adresu zameldowania lub spadkobierców). 7. Zmiana decyzji ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego w podatku od nieruchomości, rolnym, leśnym i łącznym zobowiązaniu pieniężnym w związku ze zbyciem nieruchomości powoduje obowiązek wystawienia przez komórkę wymiaru decyzji stwierdzającej nadpłatę (po uzgodnieniu salda z księgowością podatkową). 8. Zadania Wydziału Finansowego w zakresie przyjmowania podatków, opłat i niepodatkowych należności realizuje: - Podatków i Opłat Lokalnych w zakresie: 1) prowadzenia w księgach rachunkowych prawidłowej ewidencji przypisów, odpisów oraz nadpłat z tytułu podatków i opłat, 2) ustalania na podstawie ewidencji podatkowej danych potrzebnych do wydawania zaświadczeń, 3) załatwiania wniosków podatników o umorzenie, odroczenie terminu płatności, rozłożenie na raty podatków i opłat, 4) wydawania decyzji w sprawie stwierdzenia nadpłaty w opłacie skarbowej oraz decyzji w sprawie zwrotu opłaty skarbowej. - Dochodów w zakresie: 1) prowadzenia w księgach rachunkowych prawidłowej ewidencji przypisów i odpisów z tytułu opłat i niepodatkowych należności, 2) prowadzenia w księgach rachunkowych prawidłowej ewidencji wpłat, zwrotów i zaliczenia nadpłat z tytułu podatków, opłat i niepodatkowych należności, 3) kontroli terminowej wpłaty należności przez podatników, 4) terminowego podejmowania czynności zmierzających do zastosowania środków windykacyjnych, takich jak wystawianie upomnień i tytułów wykonawczych, 5) wydawania decyzji w sprawie stwierdzenia nadpłaty z tytułu podatków i opłat lokalnych oraz zwracania i zaliczania nadpłat na poczet innych należności wobec urzędu, 6) ustalania na podstawie ewidencji księgowej danych potrzebnych do wydawania zaświadczeń o wysokości zaległości z tytułu podatków, opłat lokalnych oraz należności opłat niepodatkowych, 7) sporządzania sprawozdań. - Wydatków w zakresie: 1) prowadzenia operacji kasowych i uzgadniania obrotów kasy związanych z dokonywaniem zwrotów podatnikom za pośrednictwem kasy urzędu oraz terminowe odprowadzanie gotówki z kasy na rachunek bankowy urzędu. Załącznik Nr 5 do Zasad (polityki) Rachunkowości ZPM Nr 1314/F/2013 z r. Strona 4 / 20

5 - Egzekucji w zakresie: 1) terminowego i prawidłowego podejmowania czynności egzekucyjnych poprzez realizowanie przyjętych tytułów wykonawczych oraz poprzez prowadzenie czynności w postępowaniu sądowym w celu dochodzenia należności niepodatkowych na drodze postępowania sądowego. 4 Wpłaty podatków, opłat i niepodatkowych należności Miasta Słupska i Skarbu Państwa z zastrzeżeniem wyjątków wynikających z odrębnych przepisów mogą być dokonywane przez podatnika za pośrednictwem banku, poczty i innych podmiotów. 5 Dla udokumentowania przypisów i odpisów służą: 1) deklaracje podatkowe, 2) decyzje, 3) dowody zrealizowanych wpłat nieprzypisanych, a należnych od podatników, w tym wpłat odsetek za zwłokę, 4) polecenia księgowania ujmujące przypisy należności zakwalifikowanych jako zobowiązania przedawnione, 5) postanowienia o dokonaniu potrącenia z urzędu albo inne dokumenty stwierdzające dokonanie potrącenia, o których mowa w art. 65 Ordynacji podatkowej, 6) dokumenty stwierdzające obciążenie rachunku bankowego podatnika z tytułu zapłaty podatku w przypadku, gdy podatnik dokonał zapłaty podatku poleceniem przelewu do banku, który obciążył rachunek bankowy podatnika, ale nie przekazał środków na rachunek bankowy urzędu, przypisujące bankowi zobowiązanie w wysokości zapłaty dokonanej przez podatnika, w związku z art. 60 l pkt 2 Ordynacji podatkowej. 7) noty księgowe, 8) faktury sprzedaży VAT, 9) umowy. 6 Do udokumentowania wpłat służą: 1) dowód wpłaty, 2) wyciąg bankowy otrzymany w formie elektronicznej, jeżeli dla każdej wskazanej w nim operacji zawarte dane zapewniają identyfikację podatnika lub dokumenty wpłaty, załączone do wyciągu bankowego, jeżeli wpłaty dokonywane są za pośrednictwem poczty lub innego pośrednika przyjmującego wpłaty, Załącznik Nr 5 do Zasad (polityki) Rachunkowości ZPM Nr 1314/F/2013 z r. Strona 5 / 20

6 3) dowody zarachowania wpłaty (postanowienia o zaliczeniu wpłaty, nadpłaty na poczet zaległości), w przypadku gdy wpłata została dokonana na inną należność niż podatek, opłata i należność niepodatkowa w których występuje zobowiązanie, 4) wniosek podatnika o zaliczeniu nadpłaty na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych (art.76 1 Ordynacji podatkowej), opłat i niepodatkowych należności, 5) inne dowody wpłaty, zatwierdzone do stosowania przez Prezydenta, np. wg wzoru określonego w Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów oraz kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych i zasad oceny celowości ponoszonych wydatków w związku z realizacją zadań. 7 Do udokumentowania zapłaty w formie niepieniężnej służą: 1) postanowienia o dokonaniu z urzędu potrącenia, o którym mowa w art.65 l Ordynacji, lub inne dokumenty stwierdzające dokonanie takiego potrącenia, 2) umowy lub inne dokumenty określające dzień przeniesienia własności rzeczy lub praw majątkowych na rzecz gminy, o którym mowa w art.66 4 Ordynacji, 3) dokumenty stwierdzające obciążenie rachunku bankowego podatnika z tytułu zapłaty podatku w przypadku banku, który nie przekazał zadysponowanych środków na rachunek urzędu. 8 Do udokumentowania zwrotu służą: 1) dowody wypłat KW, jeżeli wypłaty dokonywane są w kasie urzędu, 2) dokumenty zwrotu, załączone do wyciągu bankowego, jeżeli zwroty dokonywane są za pośrednictwem banku lub poczty lub wyciąg bankowy otrzymany w formie elektronicznej jeżeli dane w nim zawarte zapewniają identyfikację wpłacającego. Załącznik Nr 5 do Zasad (polityki) Rachunkowości ZPM Nr 1314/F/2013 z r. Strona 6 / 20

7 9 1. Ewidencja druków ścisłego zarachowania prowadzona jest zgodnie z Zarządzeniem Prezydenta Miasta Słupska w sprawie obrotu drukami ścisłego zarachowania. 2. Prezydent może przyjąć inne niż wymienione w ust. 2 urządzenie ewidencyjne służące do ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania. 3. W urzędzie wpłaty od podatników przyjmuje bank obsługujący urząd. 4. Dla każdego rodzaju podatku lub innej należności wypełnia się oddzielny kwit wpłaty lub potwierdzenie na kwitariuszu przychodowym co najmniej w dwóch egzemplarzach. Oryginał wpłaty otrzymuje wpłacający (lub zgodnie z procedurami obowiązującymi w banku wydruk z systemu banku). 5. Na łączne zobowiązanie pieniężne wypełnia się jedno pokwitowanie wpłaty. 6. Kwity kasowe i wyciągi bankowe stanowiące dowody wpłaty powinny być przy księgowaniu sprawdzone z punktu widzenia prawidłowości zakwalifikowania wpłaty, w szczególności w zakresie rodzaju podatku, opłat i należności niepodatkowych lub naliczenia odsetek za zwłokę. W przypadku niemożności zaliczenia dokonanej wpłaty na właściwą należność księgowy księguje wpłatę jako sumy do wyjaśnienia, a następnie wyjaśnia tytuł wpłaty. 7. Wpłaty należności bieżących i zaległości księgowane są zgodnie z dyspozycją podatnika. W przypadku braku określenia płatności (należność główna, odsetki i inne należności uboczne) wpłatę księguje się na najstarszą zaległość i stosuje się odpowiednio: 1) jeżeli dokonana wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, wpłatę zalicza się proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę wg zasad określonych w art ustawy Ordynacja podatkowa 2) z kwoty wpłaty z tytułu opłat i niepodatkowych należności w pierwszej kolejności zalicza się proporcjonalnie na należność główną i odsetki. W drugiej kolejności na koszty procesu i zastępstwa procesowego. 3) opłaty pocztowe lub prowizje bankowe, potrącone z sum pobranych na rzecz gminy z tytułu podatków, opłat i niepodatkowych należności obciążają wydatki bieżące budżetu. Załącznik Nr 5 do Zasad (polityki) Rachunkowości ZPM Nr 1314/F/2013 z r. Strona 7 / 20

8 R O Z D Z I A Ł I I K S I Ę G I R A C H U N K O W E Ewidencja podatków i opłat jest integralną częścią ewidencji księgowej urzędu i prowadzona jest z wykorzystaniem kont syntetycznych i analitycznych urzędu jako jednostki budżetowej. 2. Księgi rachunkowe obejmują: 1) dziennik, 2) konta bilansowe księgi głównej (ewidencja syntetyczna), w której obowiązuje ujęcie każdej operacji zgodnie z zasadą podwójnego zapisu oraz konta analityczne i konta szczegółowe ksiąg pomocniczych, a) konta analityczne do kont syntetycznych prowadzi się według rodzajów podatku, z podziałem na osoby prawne i fizyczne w/g klasyfikacji budżetowej księgowość jednostki, b) konta szczegółowe prowadzone są do kont analitycznych i służą do rozrachunków z podatnikami, 3. Dla każdego podatnika prowadzi się jedno konto dla każdego podatku, opłaty i należności niepodatkowej. 4. Dziennik służy do zapisywania w porządku chronologicznym, dzień po dniu, danych o operacjach gospodarczych. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno ponumerowane, a sumy zapisów (obroty) - liczone w sposób ciągły w skali roku. Jeżeli stosuje się dzienniki częściowe, grupujące operacje według rodzajów podatków, to należy sporządzać zestawienie obrotów tych dzienników za każdy miesiąc. 5. Sumy obrotów na bilansowych kontach szczegółowych prowadzonych do odpowiedniego konta analitycznego powinny być zgodne z obrotami na koncie analitycznym, do którego są prowadzone. 6. Na bilansowych kontach analitycznych i szczegółowych ewidencję księgową prowadzi się z uwzględnieniem podziału na klasyfikację budżetową. 7. Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się według zasad określonych w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.). Załącznik Nr 5 do Zasad (polityki) Rachunkowości ZPM Nr 1314/F/2013 z r. Strona 8 / 20

9 11 1. Otrzymane wyciągi z rachunku bankowego są sprawdzane i badane, czy nie zostały pominięte w księgowaniu jednostkowe wpłaty podatków, opłat i niepodatkowych należności Miasta Słupska i Skarbu Państwa. Po dokonaniu tych czynności - księgowy sporządza dekret i podpisuje go własnoręcznie. 2. Wpłaty dokonane na rachunek bankowy, które z różnych przyczyn nie mogą być zarachowane na właściwą należność budżetową, zalicza się przejściowo na sumy do wyjaśnienia, ujmując na odpowiednim koncie księgowym. 3. Po zaksięgowaniu wpłaty wszczyna się postępowanie mające na celu wyjaśnienie tytułu wpłaty, telefonicznie lub pismem. 4. Podstawą przeniesienia wpłaty na pokrycie określonej należności jest polecenie dokonania tej operacji, zwanej dalej poleceniem". 5. Jeden egzemplarz jest dowodem rozchodu z sum do wyjaśnienia, drugi zaś dowodem przychodu właściwej należności. Przelewu wpływów do wyjaśnienia na inne rachunki bankowe lub zwrotów dokonuje się również na podstawie tego polecenia". 6. Wpływy z sum do wyjaśnienia powinny być rozliczone przed upływem roku, nie później jednak niż do dnia sporządzenia rocznego sprawozdania. 7. Uznanie rachunku bankowego urzędu gminy powinno następować na podstawie polecenia przelewu Przy ewidencji podatków i opłat prowadzonej przy użyciu systemu księgowego zasady określone w niniejszej instrukcji i zapewnić wydruk określonych w nim dokumentów, formularzy i zestawień. 2. Jeżeli księgi rachunkowe prowadzone są za pomocą komputera, to: 1) dowody źródłowe mogą mieć postać dokumentów papierowych lub zapisów elektronicznych; w tym drugim przypadku muszą być zabezpieczone przed zniekształceniem lub usunięciem pierwotnej treści zapisu operacji gospodarczej i muszą być opatrzone unikalnym identyfikatorem źródła pochodzenia, 2) zapisy w księgach rachunkowych mogą nastąpić za pośrednictwem klawiatury komputerowej, urządzeń czytających dokumenty papierowe, urządzeń transmisji danych lub elektronicznych nośników danych pod warunkiem, że podczas rejestracji operacje gospodarcze uzyskują trwale czytelną postać, odpowiadającą treści dowodu księgowego i możliwe jest stwierdzenie źródła pochodzenia każdego zapisu, 3) zapisy mogą być przenoszone między zbiorami danych - pod warunkiem, że możliwe jest stwierdzenie źródła pochodzenia zapisów w zbiorach, w których ich dokonano pierwotnie, a odpowiedni program zapewni zachowanie ich poprawności i kompletności, Załącznik Nr 5 do Zasad (polityki) Rachunkowości ZPM Nr 1314/F/2013 z r. Strona 9 / 20

10 4) można stosować rozwiązania inne, które zapewniają: a) prowadzenie kont podatników zobowiązania pieniężnego w komputerowej bazie danych, b) automatyczne wystawianie decyzji na zobowiązanie pieniężne (nakazu płatniczego), dla każdego podatnika oddzielnie, które następnie są dostarczane podatnikom, 5) w związku z elektronicznym zapisem w księgach rachunkowych oddających całkowity obraz dokonywanych przez kontrahenta wpłat oraz przypisanych mu należności, księgowy nie sporządza w formie papierowej rocznych kartotek kontrahentów oraz dokonywanych na nich przeksięgowań (PK), 6) jednostka nie wysyła do kontrahentów potwierdzeń sald. Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994r. (Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.) nie potwierdza się sald należności publicznoprawnych, gdyż podatnik zobowiązany jest do samodzielnego porównania danych rachunkowych z odpowiednimi dokumentami naliczeniowymi. Salda z pozostałych należności uzgadniane są telefonicznie lub na podstawie upomnień i wezwań do zapłaty. R O Z D Z I A Ł I I I U D Z I E L A N I E U L G I U M O R Z E Ń Prezydent (jako organ podatkowy) może z urzędu udzielać ulg w zapłacie zobowiązań podatkowych (art. 67d l Ordynacji podatkowej), a więc umorzyć w całości lub części zaległości podatkowe, odsetki za zwłokę, jeżeli: 1) zachodzi uzasadnione przypuszczenie, że w postępowaniu egzekucyjnym nie uzyska się kwoty przewyższającej wydatki egzekucyjne, 2) kwota zaległości podatkowej nie przekracza pięciokrotnej wartości kosztów w postępowaniu egzekucyjnym lub nie została zaspokojona w zakończonym postępowaniu likwidacyjnym lub upadłościowym, 3) podatnik zmarł, nie pozostawiając żadnego majątku lub pozostawił ruchomości niepodlegające egzekucji albo pozostawił przedmioty codziennego użytku domowego, których wartość nie przekracza kwoty 5.000,00 zł i jednocześnie brak jest spadkobierców innych niż Skarb Państwa lub jednostka samorządu terytorialnego oraz nie ma możliwości orzeczenia odpowiedzialności osoby trzeciej. Ważne, aby przed wydaniem decyzji o umorzeniu dokładnie badać, czy nie istnieją inne możliwości wyegzekwowania zaległości podatkowej. Umorzenie zaległości z urzędu jest tylko jedną z możliwości postępowania, a nie obligatoryjną. 2. Przygotowanie decyzji o umorzeniu zaległości, wymaga przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego. W przypadku niskich kwot zaległości (np. od nieruchomości za małe mieszkanie), najwłaściwszym rozwiązaniem jest zabezpieczenie należności podatkowej hipoteką. Załącznik Nr 5 do Zasad (polityki) Rachunkowości ZPM Nr 1314/F/2013 z r. Strona 10 / 20

11 3. Organ podatkowy, na wniosek podatnika, w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem podatnika lub interesem publicznym, może: 1) odroczyć termin płatności podatku lub rozłożyć zapłatę podatku na raty, 2) odroczyć lub rozłożyć na raty zapłatę zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę lub odsetki określone w decyzji, o której mowa w art. 53 a, 3) umorzyć w całości lub w części zaległości podatkowe, odsetki za zwłokę. 4. Udzielenie w/w ulg winno być poprzedzone przeprowadzeniem przez komórkę wymiaru, postępowania wyjaśniającego celem potwierdzenia istnienia przesłanek do zastosowania przedmiotowej ulgi. 5. Po wydaniu decyzji w sprawie udzielenia ulgi w zapłacie podatku, komórka wymiaru dokonuje stosownych zapisów na koncie podatkowym podatnika, któremu udzielono ulgi. 6. W przypadku udzielania ulg i umorzeń w spłacie należności cywilnoprawnych ma zastosowanie Uchwała Rady Miejskiej w Słupsku w sprawie szczegółowych zasad, sposobu i trybu umarzania, odraczania lub rozkładania na raty cywilnoprawnych należności pieniężnych Miasta Słupska i jednostek podległych oraz wskazania organów do tego uprawnionych. W przypadku należności publiczno prawnych do udzielania ulg i umorzeń mają zastosowanie przepisy działu III ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.) oraz ustawa z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (tj. Dz.U. z 2013r. poz. 885 z późn. zm.). Decyzję dotyczącą udzielonej ulgi na kartotekę płatnika nanosi księgowy. 7. W razie niedotrzymania terminu płatności odroczonego podatku lub zaległości podatkowej bądź terminu płatności którejkolwiek z rat, na jakie został rozłożony podatek lub zaległość podatkowa, następuje z mocy prawa wygaśnięcie decyzji: 1) o odroczeniu terminu płatności podatku lub zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę w całości, 2) o rozłożeniu na raty zapłaty podatku lub zaległości podatkowej w części dotyczącej raty niezapłaconej w terminie płatności. 8. Po analizie kont w księgowości i stwierdzeniu, że podatnik/płatnik nie wpłacił w wyznaczonym terminie lub wpłacił część wyznaczonej raty albo nie wpłacił zobowiązania pomimo upływu terminu określonego w decyzji/piśmie o uldze: 1) w przypadku zaległości podatkowych: księgowość podatkowa przekazuje na piśmie do komórki wymiaru informację o niewywiązywaniu się z decyzji. Komórka wymiaru wycofuje ulgę wprowadzając pierwotny wymiar w celu prowadzenia windykacji i egzekucji. 2) w przypadku zaległości niepodatkowych: księgowy koryguje ulgę, wysyła upomnienie i prowadzi dalsze czynności egzekucyjne. Załącznik Nr 5 do Zasad (polityki) Rachunkowości ZPM Nr 1314/F/2013 z r. Strona 11 / 20

12 R O Z D Z I A Ł I V K O N T R O L A T E R M I N O W E J R E A L I Z A C J I Z O B O W I Ą Z A Ń P O D A T K O W Y C H I L I K W I D A C J I N A D P Ł A T Pracownik prowadzący księgowość podatków, opłat i niepodatkowych należności w urzędzie dokonuje analizy kont podatników w księgowości w celu ustalenia, czy należności z tytułu podatków i opłat oraz niepodatkowych należności przypisanych podatnikowi zostały zapłacone. 2. W przypadku braku wpłaty należności podatkowych sporządza się upomnienie. 3. W razie stwierdzenia zaległości w uiszczaniu niepodatkowych należności Miasta Słupska lub Skarbu Państwa zobowiązanemu doręcza się wezwanie do zapłaty. 4. Koszty wynoszą czterokrotną wartość opłaty dodatkowej pobieranej przez p.p.u.p. Poczta Polska" za polecenie przesyłki listowej. 5. Upomnienie lub wezwanie do zapłaty powinno być wystawione nie później niż w ciągu 12 miesięcy od terminu płatności ostatniej raty zobowiązania pieniężnego. W przypadkach szczególnie uzasadnionych Prezydent może termin ten o 90 dni przedłużyć. Kopię lub wezwania do zapłaty pozostawia się w Referacie Dochodów. Pracownik wystawiający upomnienie lub wezwanie do zapłaty jest zobowiązany do zarejestrowania go. Rejestr upomnień prowadzony jest w systemie księgowym. 6. Nie sporządza się, jeżeli wysokość zaległości nie przekracza wysokości pięciokrotnych kosztów. W takim przypadku na koniec roku podatkowego sporządza się upomnienie i doręcza się zobowiązanemu za potwierdzeniem odbioru. 7. Jeżeli zaległości objęte upomnieniem nie zostały w całości uregulowane, to nie później jak po upływie 90 dni od dnia doręczenia sporządza się administracyjny tytuł wykonawczy. 8. W przypadku opłat i należności niepodatkowych jeżeli ich wysokość nie przekracza 10 zł wezwania do zapłaty nie wysyła się. Wówczas wysyła się wezwanie do zapłaty łącznie za okres maksymalnie 3 lat. 9. W przypadku zaległości niepodatkowych do kwoty 100,00 zł wysyła się jedno wezwanie do zapłaty do dłużnika, natomiast dla zaległości powyżej w/w kwoty doręcza się dwa wezwania zanim sprawa zostanie skierowana do sądu w celu uzyskania nakazu zapłaty. 10. W przypadku braku wpłat należności cywilno prawnych księgowy występuje z wnioskiem do Prezydenta Miasta Słupska o wyrażenie zgody na skierowanie należności na drogę postępowania sądowego w celu wyegzekwowania należności. Po otrzymaniu z sądu prawomocnego nakazu zapłaty w przypadku braku wpłaty kieruje się zaległości na drogę postępowania komorniczego w celu wyegzekwowania należności. Załącznik Nr 5 do Zasad (polityki) Rachunkowości ZPM Nr 1314/F/2013 z r. Strona 12 / 20

13 11. W przypadku otrzymania od komornika informacji o bezskutecznej egzekucji pracownik zajmujący się prowadzeniem postępowania egzekucyjnego ponownie po upływie dwóch lat występuje z wnioskiem o wszczęcie postępowania komorniczego. Po dwukrotnym otrzymaniu informacji o bezskutecznej egzekucji księgowy, po uzyskaniu zgody Prezydenta Miasta, może dokonać odpisu należności. Ponownie egzekucję można wszcząć przed upływem dwóch lat jeżeli organ egzekucyjny otrzymał zawiadomienie o zmianie sytuacji finansowej lub majątkowej dłużnika. 12. Wystawione tytuły wykonawcze wraz z dołączonymi potwierdzeniami odbioru ujmuje się w ewidencji tytułów wykonawczych i przesyła do właściwego organu egzekucyjnego, za potwierdzeniem odbioru. W przypadku gdy egzekucję prowadzi Miasto Słupsk we własnym zakresie, wówczas tytuły wykonawcze przekazuje się do realizacji do u Egzekucji. 13. Pracownik u Egzekucji przed wyjściem w teren zobowiązany jest do sprawdzenia, czy nie została dokonana wpłata poza tytułem wykonawczym za okres obejmujący egzekucję administracyjną. 14. Nadpłaty oraz zaległości podatkowe i niepodatkowe, które uległy przedawnieniu, z wyjątkiem zaległości zabezpieczonych hipoteką lub zastawem skarbowym, należy odpisać zobowiązanym z urzędu nie rzadziej niż raz do roku. 15. Po uregulowaniu przez dłużnika należności zabezpieczonej hipoteką, może nastąpić jej wykreślenie, za pozwoleniem organu podatkowego (prezydenta). Wniosek o jego wydanie dłużnik składa do prezydenta Proces likwidacji zaległości w podatkach, opłatach i należnościach niepodatkowych przeprowadza księgowość podatkowa i należności niepodatkowych. 2. Program likwidacji zaległości podatkowych można pogrupować następująco: 1) zaległości do bieżącego wyegzekwowania, 2) zaległości, co do których należy uprzednio wydać decyzję o odpowiedzialności podatkowej, 3) zaległości, co do których należy wydać decyzję o odpisaniu na skutek przedawnienia, w związku z upływem 3/5 - letniego terminu zaległości. 4) zaległości, co do których należy skierować wnioski do odpowiednich organów, np. do Centralnego Biura Adresowego lub do policji z zapytaniem o miejsce zamieszkania dłużnika, 5) zaległości, co do których należy skierować wnioski o zabezpieczenie hipoteczne, 6) zaległości, co do których należy skierować wnioski o przeprowadzenie sprzedaży nieruchomości w trybie sądowym bądź administracyjnym, 7) zaległości (należności), które należałoby umorzyć, zaległości, co do których należy podjąć interwencję w Urzędzie Skarbowym, Załącznik Nr 5 do Zasad (polityki) Rachunkowości ZPM Nr 1314/F/2013 z r. Strona 13 / 20

14 8) podjęcie decyzji (na wniosek dłużnika) o przejęciu majątku za zadłużenie. 3. Jeżeli w toku prowadzonego postępowania egzekucyjnego nie wyegzekwowano zaległości, a zgodnie z obowiązującymi przepisami zachodzą przesłanki do dokonania odpisu zaległości ze stanu należności z urzędu na wniosek księgowego należy dokonać w/w czynności nie czekając na okres przedawnienia zaległości. 4. W przypadku otrzymania opinii prawnej dotyczącej kwalifikowania się należności do odpisu zaległości pracownik u Dochodów sporządza wniosek do Prezydenta Miasta Słupska w w/w sprawie w terminie 2 miesięcy od daty otrzymania opinii. 16 Za nadpłatę uważa się kwotę, 1) nadpłaconego lub nienależnie zapłaconego podatku, opłaty, należności niepodatkowych przez płatnika/podatników nienależnie lub w wysokości większej od należnej, 2) zobowiązania zapłaconego przez płatnika, jeżeli w decyzji o odpowiedzialności podatkowej płatnika określono je nienależnie lub w wysokości większej od należnej, 3) zobowiązania zapłaconego przez osobę trzecią lub spadkobiercę, jeżeli w decyzji o ich odpowiedzialności podatkowej lub decyzji ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego spadkodawcy określono je nienależnie lub w wysokości większej od należnej (art Ordynacji podatkowej). 17 Powstałe nadpłaty na kontach podatkowych i niepodatkowych likwiduje się w sposób : 1. Nadpłaty wraz z ich oprocentowaniem podlegają zaliczeniu z urzędu na poczet zaległości podatkowych wraz z odsetkami za zwłokę oraz bieżących zobowiązań podatkowych, a w razie ich braku podlegają zwrotowi z urzędu, chyba że podatnik złoży wniosek o zaliczenie nadpłaty w całości lub w części na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych lub innych należności wobec Miasta Słupska i Skarbu Państwa, z zastrzeżeniem jak niżej. 2. Nadpłaty, których kwota nie przekracza wysokości kosztów w postępowaniu egzekucyjnym, podlegają z urzędu zaliczeniu na poczet zaległości podatkowych wraz z odsetkami za zwłokę oraz bieżących zobowiązań podatkowych, a w razie ich braku - na poczet przyszłych zobowiązań, chyba że podatnik wystąpi o ich zwrot. 3. W sprawach zaliczenia nadpłaty na poczet zaległych oraz bieżących zobowiązań z tytułu podatków wydaje się postanowienie, na które służy zażalenie. W przypadku zaliczenia nadpłaty na poczet zaległości podatkowej kwotę nadpłaty rozlicza się zgodnie z art i art Ordynacji podatkowej. 4. Zwrotów nadpłat powstałych zarówno w roku bieżącym, jak i w latach ubiegłych dokonuje się z klasyfikacji budżetowej, na którą zalicza się bieżące wpływy tego samego rodzaju. Załącznik Nr 5 do Zasad (polityki) Rachunkowości ZPM Nr 1314/F/2013 z r. Strona 14 / 20

15 5. Na wniosku dotyczącym zwrotu nadpłaty lub na decyzji wydanej przez organ podatkowy umieszcza się pieczęć następującej treści: Sprawdzono pod względem merytorycznym, legalności, celowości i gospodarności data...podpis ( z pieczątką imienną) Zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych ( art...pkt...) data...podpis ( z pieczątką imienną) Sprawdzono pod względem formalno - rachunkowym data...podpis... Zatwierdzam do wypłaty ze środków budżetowych zł... Słownie zł... Dział...Rozdział......pkt... data...podpis... ( Skarbnik lub osoba przez niego upoważniona) Zatwierdzam do wypłaty podpis... (Kierownik jednostki lub osoba przez niego upoważniona) Pod względem merytorycznym operację księgową zatwierdza kierownik u Dochodów po dokonaniu w systemie księgowym korekty stanu należności przez pracownika wydziału merytorycznego będącego dysponentem środków budżetowych albo dyrektor w/w wydziału lub osoba merytorycznie zajmująca się rozliczeniem danej należności. Pod względem formalno rachunkowym operację zatwierdza księgowy pracownik u Dochodów. 6. W razie zwrotu nadpłaty przekazem pocztowym wypełnia się polecenie przekazu z rachunku bankowego urzędu na rachunek miejscowego urzędu pocztowego i dołącza się wypełniony przekaz pocztowy na wskazany przez podatnika adres, 7. Nadpłata zwracana przekazem pocztowym jest pomniejszana o koszty jej zwrotu. 8. Nadpłata podlega zwrotowi w kasie lub przelewem bankowym. Załącznik Nr 5 do Zasad (polityki) Rachunkowości ZPM Nr 1314/F/2013 z r. Strona 15 / 20

16 18 1. W przypadku zagubienia lub zniszczenia przez podatnika pokwitowania wpłaty podatku nie wydaje się jego duplikatu. Na wniosek podatnika Organ podatkowy wydaje zaświadczenie na podstawie art. 306 a Ordynacji podatkowej. 2. Zaświadczenie powinno zawierać nazwisko, imię i adres podatnika, datę dokonanej wpłaty, rodzaj należności i okres, za który je wpłacono oraz kwotę wpłaty cyframi i słownie. 3. Zaświadczenie podlega opłacie skarbowej. 19 Wyciągi z rachunków bankowych, polecenia księgowania, dowody wpłat, zwrotów oraz przerachowań stanowiące podstawę księgowania i udokumentowania zapisów księgowych przechowuje się w porządku chronologicznym za poszczególne miesiące. 20 Wgląd do kont podatnika mogą mieć prezydent, skarbnik, dyrektor wydziału, kierownik referatu, podatnik, przedstawiciele kontroli zewnętrznej i organów ścigania - w obecności pracownika prowadzącego ewidencję podatków, opłat i należności niepodatkowych. R O Z D Z I A Ł V Z A S A D Y W I N D Y K A C J I I E G Z E K U C J I 21 W Urzędzie Miejskim w Słupsku obowiązują zasady windykacji należności zgodnie z poniższą polityką windykacji. 1) dla należności podatkowych w postępowaniu administracyjnym, 2) dla pozostałych należności w postępowaniu administracyjnym, 3) dla pozostałych należności w postępowaniu sądowym. Załącznik Nr 5 do Zasad (polityki) Rachunkowości ZPM Nr 1314/F/2013 z r. Strona 16 / 20

17 WINDYKACJA NALEŻNOŚCI PODATKOWYCH W POSTĘPOWANIU ADMINISTRACYJNYM Lp Czynność Zestawienie zaległości wg stanu na dzień sporządzenia wydruku Wystawienie Zarejestrowanie potwierdzenia odbioru czy należność wpłynęła na rachunek urzędu Zaksięgowanie dokonanych wpłat Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu, wystawienie tytułu wykonawczego i przekazanie do u Egzekucji lub do Urzędu Skarbowego zgodnie z właściwością miejscową Przydział służby inspektorowi Urzędu Miejskiego Zaksięgowanie środków, które wpłynęły od inspektora Urzędu Miejskiego z tytułu zajęć lub z Urzędu Skarbowego Współpraca z systemem komputerowym Wydruk komputerowy Zarejestrowani e rejestracja przekazu środków Wydruk komputerowy przelewu środków Komórka odpowiedz. Dochodów Egzekucji Dochodów Egzekucji Przeprowadzone kontrole Kontrola terminowości płatności rat czy wystawiono upomnienie czy naniesiono daty odbioru Kontrola wypłat poprawności zaksięgowanych wpłat czy wystawiono tytuły wykonawcze czy przydzielono tytuły wykonawcze do służby dokonanych wpłat i poprawności zaksięgowania wpłat Dokument źródłowy Decyzja ustalająca wymiar podatku, deklaracja podatkowa Upomnienie odbioru Dowód wpłaty Tytuł wykonawczy odbioru tytułu przez podatnika Dowód wpłaty Dokument wtórny wysłania Ewidencja tytułów wykonawczyc h potwierdzenie przekazania tytułów do egzekucji Arkusz przydziału służby inspektorowi Załącznik Nr 5 do Zasad (polityki) Rachunkowości ZPM Nr 1314/F/2013 z r. Strona 17 / 20

18 WINDYKACJA POZOSTAŁYCH NALEŻNOŚCI W POSTĘPOWANIU ADMINISTRACYJNYM Lp. 1 2 Czynność Zestawienie zaległości wg stanu na dzień sporządzenia wydruku Wystawienie (nie dotyczy mandatów Straży Miejskiej) Współpraca z systemem komputerowym Wydruk komputerowy Zarejestrowanie Komórka odpowiedz. Dochodów Przeprowadzone kontrole Kontrola terminowości płatności rat czy wystawiono upomnienie Dokument źródłowy Decyzja administracyjn a ustalająca wysokość zobowiązania, mandat karny Straży Miejskiej Upomnienie Dokument wtórny wysłania 3 Zarejestrowanie potwierdzenia odbioru ( nie dotyczy mandatów Straży Miejskiej ) Rejestracja czy naniesiono daty odbioru odbioru 4 czy należność z nie wpłynęła na rachunek Urzędu (nie dotyczy mandatów Straży Miejskiej) Kontrola wpłat 5 Zaksięgowanie dokonanych wpłat (nie dotyczy mandatów Straży Miejskiej) przekazu środków poprawności zaksięgowanych wpłat Dowód wpłaty 6 Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu (nie dotyczy mandatów Straży Miejskiej)wystawienie tytułu wykonawczego do u Egzekucji lub do właściwego Urzędu Skarbowego Wydruk komputerowy czy wystawiono tytuły wykonawcze Tytuł wykonawczy Ewidencja tytułów wykonawczych potwierdzenie odbioru tytułu przez Urząd Skarbowy lub Egzekucji 7 Zaksięgowanie środków, które wpłynęły z Urzędu Skarbowego lub z u Egzekucji Dochodów Egzekucji dokonanych wpłat Dowód wpłaty 8 Uzyskiwanie informacji z u Egzekucji lub z Urzędu Skarbowego o prowadzonej egzekucji i sposobie realizacji tytułu wykonawczego czy wystawiono monit Pismo do Urzędu Skarbowego odbioru pisma Załącznik Nr 5 do Zasad (polityki) Rachunkowości ZPM Nr 1314/F/2013 z r. Strona 18 / 20

19 WINDYKACJA POZOSTAŁYCH NALEŻNOŚCI W POSTĘPOWANIU SĄDOWYM Lp Czynność Zestawienie zaległości wg stanu na dzień sporządzenia wydruku Wystawienie Zarejestrowanie potwierdzenia odbioru czy należność nie wpłynęła na rachunek urzędu Zaksięgowanie dokonanych wpłat Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu przygotowanie pisma do Prezydenta Miasta Słupska z wnioskiem o zgodę na skierowanie spraw na drogę postępowania sądowego Wniosek ze zgodą przekazać do Biura Prawnego lub pracownikowi u Egzekucji ds egzekucji w postępowaniu sądowym w celu oddania sprawy do sądu Otrzymanie sądowego nakazu zapłaty 9 Zaksięgowanie środków, które wpłynęły od podatnika zgodnie z Współpraca z systemem komputerowym Wydruk komputerowy Zarejestrowanie Rejestracja przekazu środków Wydruk komputerowy Komórka odpowiedz. dochodów Biuro Prawne, Egzekucji Biuro Prawne, Dochodów i Egzekucji Dochodów Przeprowadzone kontrole Kontrola terminowości płatności rat, czy wystawiono upomnienie czy naniesiono daty odbioru Kontrola wpłat poprawności zaksięgowanych wpłat czy przygotowano stosowny wniosek czy przekazano wniosek czy otrzymano nakaz dokonanych wpłat Dokument źródłowy Akty notarialne, umowy, porozumienia, faktury VAT, decyzje oraz inne Upomnienie odbioru Dowód wpłaty Wniosek do Prezydenta Miasta odbioru wniosku odbioru nakazu Dowód wpłaty Dokument wtórny wysłania Załącznik Nr 5 do Zasad (polityki) Rachunkowości ZPM Nr 1314/F/2013 z r. Strona 19 / 20

20 Lp. Czynność Współpraca z systemem komputerowym Komórka odpowiedz. Przeprowadzone kontrole Dokument źródłowy Dokument wtórny nakazem zapłaty w postępowaniu upominawczym 10 Przekazanie sprawy do komornika w celu wyegzekwowania należności Biuro Prawne, Egzekucji dokonanych wpłat Dowód wpłaty 11 Uzyskiwanie informacji z biura Prawnego lub od pracownika u Egzekucji o etapie postępowania sądowego lub komorniczego Dochodów czy wystosowano monit Pismo do Biura Prawnego i u Egzekucji odbioru pisma Tryb postępowania w zakresie egzekucji i należności pieniężnych w Urzędzie Miejskim w Słupsku określa Instrukcja Egzekucji Administracyjnej stanowiąca Załącznik nr 10 do Zasad (polityki) Rachunkowości. PREZYDENT MIASTA SŁUPSKA Maciej Kobyliński Załącznik Nr 5 do Zasad (polityki) Rachunkowości ZPM Nr 1314/F/2013 z r. Strona 20 / 20