ZAPYTANIE OFERTOWE Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi zwraca się z prośbą o złożenie oferty zgodnie z przedstawionymi wymogami:

Transkrypt

1 MINISTERSTWO ROLNICTWA I ROZWOJU WSI DEPARTAMENT SPRAW SPOŁECZNYCH I OŚWIATY ROLNICZEJ Warszawa, ul. Wspólna 30, tel.: , fax.: SSOzsa-ko-212-3/7(7)/ 16 (493) Warszawa, 17 marca 2016 r. ZAPYTANIE OFERTOWE Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi zwraca się z prośbą o złożenie oferty zgodnie z przedstawionymi wymogami: 1. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja degustacji polskich produktów spożywczych i potraw z tych produktów dla co najmniej 50 osób dziennie, na stoisku informacyjno-promocyjnym Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi, dla maksymalnie 50 osób dziennie, podczas VIII edycji Międzynarodowych Targów Turystyki Wiejskiej i Agroturystyki AGROTRAVEL, organizowanych w Kielcach w dniach 8-10 kwietnia 2016 r., obejmująca: 1) zapewnienia polskich produktów spożywczych posiadających certyfikat rolnictwa ekologicznego lub oznaczenie innych systemów jakości żywności, o których mowa na stronie m.in. tj. Chroniona Nazwa Pochodzenia(ChNP), Chronione Oznaczenie Geograficzne (ChOG), Gwarantowana Tradycyjna Specjalność (GTS), lub sygnowanych znakiem Programu Poznaj Dobrą Żywność (PDŻ), jakości handlowej dla świeżych owoców i warzyw, Integrowana Produkcja, Jakość Tradycja, Quality Meat Program (QMP), System Gwarantowanej Jakości Żywności (QAFP), czy System Jakości Wieprzowiny PQS (Pork Quality System); 2) przygotowania i przeprowadzenia prezentacji i degustacji ww. polskich produktów oraz potraw przygotowanych z ww. produktów, przy czym degustacja będzie składać się z: a) degustacji stałej - polskich produktów spożywczych i potraw z tych produktów, w formie bufetu zimnego, rozumianej jako sposób serwowania umożliwiający indywidualne ułożenie posiłku składającego się m.in. z: zimnych produktów i potraw tj. wędliny, mięsa, sery, warzywa, owoce, pieczywo, przetwory, miody, sałatki i sałaty, wyroby cukiernicze, a także dodatki do dań zimnych oraz zimnych i ciepłych napoi tj. kawa, herbata, soki, woda, mleko i napoje mleczne. b) degustacji serwowanej - potraw z produktów spożywczych w formie bufetu ciepłego, rozumianej jako sposób serwowania posiłku a la cart do wybory z propozycji ciepłych produktów i potraw tj. zupy i dania głównego oraz dodatków i napoi. Degustacja produktów żywnościowych i potraw prowadzona będzie na stoisku MRiRW w wyodrębnionym miejscu (ok. 25 m 2 ze stołem i krzesłami dla min. 12 osób, bufet a la kredens - o min. długości 150 cm oraz głębokość 40 cm - oraz ciśnieniowy ekspres do kawy), przeznaczonym do spotkań z gośćmi oraz wystawcami Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi.

2 Do dyspozycji Wykonawcy na stoisku MRiRW udostępnione będzie zaplecze kuchenne (pomieszczenie ok. 10 m2, uwzględniające możliwość przygotowania ciepłych posiłków, doprowadzenie wody z odpływem oraz doprowadzenie energii elektrycznej), zawierające: a) zestaw mebli kuchennych, o łącznej długości min. 240 cm, składających się z: - szafek stojących o głębokości min. 60 cm oraz wysokości min. 80 cm, w tym : zlewozmywakowej oraz które posiadać będą min. dwie szuflady o min. wysokości ok cm i łącznej długości min. 80 cm, - szafek wiszących o głębokości min. 30 cm, w tym okapowa, - szafki wysokiej o wymiarach min. szerokość 60 cm, wysokość cm, głębokość: 60 cm, z min. 6 półkami o min. obciążeniu 20 kg, - blaty do przygotowywania produktów i potraw do degustacji o wymiarach min. długości 100 cm i szerokość 60 cm, b) zlewozmywak min. jednokomorowy z ociekaczem oraz termą, c) zmywarkę, d) lodówkę, o pojemności użytkowej chłodziarki min. 150 litrów oraz pojemności użytkowej zamrażarki min. 55 litrów, e) kuchnie 4 palnikową wraz z piekarnikiem oraz okapem o szerokości min. 60 cm, f) piec konwekcyjno-parowy z funkcją: gotowania na parze, pieczenia, grillowania, kombinacji pary i gorącego powietrza, o pojemność minimum 3 pojemniki GN1/2 standard oraz mocy przyłączeniowej 400V i przyłączem wody, g) mały stół o średnicy min. 60 cm. i min. 2 krzesła składane, h) środki czystości, tj. min. po 1 opakowaniu: rękawic jedno i wielorazowych, szczotki, szufelki, ścierek bawełnianych szt. 3, ścierek uniwersalnych szt. 5, worków na śmieci o pojemności 60 l, zmywaki do naczyń, płyn do naczyń, płyn lub tabletki do zmywarki, nabłyszczasz, oraz detergenty do utrzymania czystości i ręczniki papierowe 10 rolek, i) naczynia jednorazowego użytku tj. kubeczki, talerzyki, widelce, łyżki, noże i łyżeczki, po 150 szt. oraz wykałaczki ok. 300 szt., Zamawiający nie przewiduje udostępnienia magazynu. Wykonawca zapewni: 1) odpowiednie naczynia cateringowe i kuchenne umożliwiające przygotowanie potraw i utrzymanie odpowiednich temperatur wszystkich produktów żywnościowych oraz napoi. 2) zastawę stołową tj. wszystkie naczynia i sztućce używane podczas posiłków, służące zarówno do spożywania, jak i podawania potraw oraz napojów, dostosowane do rodzaju produktów i posiłków; 3) sukcesywną dostawę na stoisko wszystkich produktów potrzebnych do przygotowania degustacji i potraw w ilościach zapewniających utrzymanie ich świeżości i odpowiedniej temperatury, a także w sposób umożliwiający ciągłe prowadzenie degustacji, 2

3 w godzinach otwarcia targów AGROTRAVEL 2016, na stoisko MRiRW znajdujące się w hali F na terenie Centrum Wystawienniczo-Kongresowego Targów Kielce S.A., w uzgodnieniu z organizatorem targów i zgodnie z zasadami wstępu na teren targów dostępnymi pod numerem 041/ ) stałą obsługę degustacji, w tym co najmniej 1 kelner/kelnerka i kucharz/kucharka, w godzinach trwania targów AGROTRAVEL 2016, oraz osobę, która będzie przeprowadzać prezentacje polskich produktach spożywczych i potrawach i udzielać informacji z zakresu systemów jakości żywności w Polsce. Zamawiający dopuszcza sytuację, aby taką osobą była osoba kelnera/kelnerki. 5) oznaczenia polskich produktów spożywczych i potraw z tych produktów w ramach stałej degustacji. Wykonawca zobowiązuje się do wykonywania pracy ww. osób w sposób niekolidujący z podstawowym funkcjonowaniem stoiska i organizowanych spotkań. Uwagi ogólne: 1. Wykonawca odpowiada za transport przedmiotu zamówienia oraz podanie go zgodnie z wymaganiami sanitarnymi dotyczącymi żywności. 2. Dostarczone produkty żywnościowe powinny być świeże oraz spełniać normy jakości żywności. 3. Zamawiający zastrzega sobie, w trakcie realizacji umowy, prawo dostępu do wszystkich atestów na surowce, urządzenia, sprzęt, naczynia, opakowania transportowe wykorzystywane w procesie przygotowania i transportu posiłków. 4. Ponadto Wykonawca jest zobowiązany do: a. przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m. in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia Dz. U. nr 171 poz ze zm.), b. estetycznego podania polskich produktów spożywczych i potraw z tych produktów, c. zebrania naczyń, resztek pokonsumpcyjnych oraz utrzymanie pomieszczenia kuchennego i miejsc degustacji w należytej czystości każdego dnia odbywania się targów AGROTRAVEL Termin realizacji zamówienia 8-10 kwietnia 2016 r. 3. Kryteria oceny ofert Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami: 1) Cena (C) 50 pkt 3

4 2) Doświadczenie (D) 20 pkt 3) Propozycja menu (P) 30 pkt Sposób dokonywania oceny: Ogólna ocena danej oferty zostanie obliczona wg następującego wzoru: Przy założeniu, że: S = C + D + P Ad. 1) C - cena wykonania zamówienia 50 pkt Liczba punktów przyznanych poszczególnym ofertom zostanie wyliczona według wzoru: C = najniższa cena ofertowa brutto cena oferty badanej brutto x 50 pkt Ad. 2) D doświadczenie - 20 pkt Kryterium zostanie ocenione w skali punktowej do 20 punktów, na podstawie załączonego do oferty wykazu doświadczenia. W w/w wykazie należy wskazać wykonane w ciągu ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, należycie wykonane usługi polegające na organizacji degustacji polskich produktów spożywczych i potraw z tych produktów, z których każda usługa opiewała na kwotę co najmniej 5 000,00 zł brutto podczas międzynarodowej imprezy targowej. Przez jedną usługę Zamawiający rozumie jedną umowę/zamówienie/zlecenie. Kryterium zostanie ocenione w skali punktowej do 20 punktów, zgodnie z poniższym przedziałem punktowym : Liczba dodatkowych usług Liczba punktów 3 i więcej dodatkowych usług 20 2 dodatkowe usługi 10 1 dodatkowa usługa 5 2 usługi obowiązkowe 0 4

5 Ad.3) P Propozycja menu - 30 pkt Kryterium zostanie ocenione w skali punktowej do 30 punktów, na podstawie załączonej propozycji menu, przy założeniu, że: a) bufet ciepły, dodatki, owoce, desery i napoje: Liczba propozycji Liczba punktów 3 i więcej dodatkowych propozycji 15 2 dodatkowe propozycje 10 1 dodatkowa propozycja 5 2 propozycje obowiązkowe 0 b) bufet zimny, przetwory ekologiczne: 4. Wymagania co do oferty: Oferta musi zawierać: Liczba propozycji Liczba punktów 3 i więcej dodatkowych propozycji 15 2 dodatkowe propozycje 10 1 dodatkowa propozycja 5 5 propozycji obowiązkowych 0 1) informację o wykonawcy, 2) cenę netto oraz brutto oferty, uwzględniającą wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia, podaną z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, wyrażoną cyfrowo i słownie w złotych polskich z wyodrębnieniem należnego podatku VAT, w przypadku posiadania statusu podatnika VAT, 3) szczegółową kalkulację kosztów, o której mowa w załączniku do niniejszego zapytania, 4) potwierdzenie posiadanego doświadczenia, poprzez wykazanie, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, należycie wykonał usługi, o wartości co najmniej 5.000,00 zł każda (słownie: pięć tysięcy złotych 0/100), z których każda polegała na przygotowaniu i przeprowadzeniu degustacji polskich produktów żywnościowych i potraw z tych produktów na stoisku wystawienniczym podczas międzynarodowej imprezy targowej, 5) propozycję menu, którego wymagane minimum obejmuje: a) bufet ciepły min. 2 propozycje, b) bufet zimny min. 5 propozycji, c) desery min. 2 propozycje, d) dodatki min. 2 propozycje, 5

6 e) napoje min. 2 propozycje, f) przetwory ekologiczne min. 5 propozycji, g) owoce min. 2 propozycje. 5. Osoba uprawniona do kontaktu: Pani Katarzyna Orzechowska tel.: adres Katarzyna.Orzechowska@minrol.gov.pl 6. Termin złożenia oferty: Ofertę należy złożyć najpóźniej w terminie: do godz. 12:00 w dnia 23 marca 2016 r. Oferty, które dotrą do Zamawiającego po tym terminie nie będą uwzględnione. 7. Sposób złożenia oferty: 8. Inne: Elektronicznie na adres poczty: Katarzyna.Orzechowska@minrol.gov.pl 1) Zamawiający zastrzega sobie prawo do: a. zmiany lub uzupełnienia treści zapytania, b. unieważnienia postępowania na każdym etapie bez podania przyczyn; z tytułu unieważnienia postępowania wykonawcom nie przysługuje żadne roszczenie w stosunku do Zamawiającego, c. wezwania Wykonawcy, w przypadku stwierdzenia uchybień formalnych w ofercie, do złożenia w określonym terminie, stosownych oświadczeń, wyjaśnień lub dokumentów, d. poprawy omyłek rachunkowych w obliczeniu ceny (za zgodą Wykonawcy), o czym poinformowani zostaną wszyscy Wykonawcy składający oferty, e. poprawy oczywistych omyłek pisarskich. 2) Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w myśl art. 66 KC, jak również nie jest ogłoszeniem o zamówieniu w rozumieniu ustawy Prawo Zamówień Publicznych. 3) Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania MRiRW do zawarcia umowy. Wybór oferty zostanie dokonany zgodnie z przedstawionymi kryteriami oceny ofert. 4) Zamawiający informuje, iż szacowana wartość zamówienia została ustalona na kwotę 7.500,00 zł brutto. 6

7 Załącznik do zapytania ofertowego z dnia r., znak: SSOzsa-ko-212-3/7(7)/16 ( ) SZCZEGÓŁOWA KALKULACJA KOSZTÓW l.p. Rodzaj kosztu j.m. Ilość Cena jednostkowa netto Kwota netto Stawka VAT (w %) Kwota VAT Kwota brutto 1. Zapewnienia polskich produktów spożywczych i potraw Usługa 1 2. Przygotowania i przeprowadzenia prezentacji i degustacji Usługa 1 3. Koszty organizacyjne Usługa 1 RAZEM 7