Ocena systemu zarządzania i wdrażania RPO WiM

Transkrypt

1 Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego Ocena systemu zarządzania i wdrażania RPO WiM RAPORT KOŃCOWY Autorzy raportu: Jerzy Kosanowski Milena Maj Krzysztof Materek Rafał Stawiarz Nazwa i adres wykonawcy: EPRD Biuro Polityki Gospodarczej i Rozwoju Regionalnego Sp. z o.o Kielce, ul. Szkolna 36A Tel: Fax: badania@eprd.pl KIELCE 2010

2 Wyjaśnienie skrótów CAWI - (Computer Assisted Web Interview) - wywiady komputerowe CATI - (Computer Assisted Telephone Interwiew) - wywiady telefoniczne EFRR - Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego DPR - Departament Polityki Regionalnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko-Mazurskiego DZPRR - Departament Zarządzania Programami Rozwoju Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko-Mazurskiego FGI - (Focus Group Interview) zogniskowane wywiady grupowe IDI - (Individual in-depth Interview) - indywidualne wywiady pogłębione IP - Instytucja Pośrednicząca (WFOŚiGW) IP II - Instytucja Pośrednicząca II stopnia (WMARR) IPOC - Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji IZ - Instytucja Zarządzająca (Zarząd Województwa Warmińsko-Mazurskiego) PI - Punkt Informacyjny PT - Pomoc Techniczna RPO WiM - Regionalny Program Operacyjny Warmia i Mazury na lata SWOT - Analiza mocnych i słabych stron, szans i zagrożeń UE - Unia Europejska WE - Wspólnota Europejska WFOŚiGW - Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Olsztynie WMARR - Warmińsko Mazurska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A. w Olsztynie 2

3 Spis treści 1. Streszczenie Metodologia i źródła informacji wykorzystanych w badaniu Opis wyników ewaluacji, ich analiza i interpretacja Ocena funkcjonowania instytucji wchodzących w skład systemu zarządzania i wdrażania RPO WiM Ocena adekwatności, przejrzystości i funkcjonalności procedur regulujących procesy zarządzania i wdrażania RPO WiM Ocena zasobów ludzkich wchodzących w skład systemu zarządzania i wdrażania RPO WiM Ocena przepływu informacji w ramach zarządzania i wdrażania RPO WiM Ocena efektów wdrożenia rekomendacji z badania ewaluacyjnego pn. Ocena systemu zarządzania i wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata w zakresie wczesnej identyfikacji barier przeprowadzonego na zlecenie IZ RPO WiM w roku Ocena procesu zarządzania finansowego RPO WiM Ocena realizacji działań w ramach wsparcia finansowanego z pomocy technicznej RPO WiM przeznaczonego na wdrażanie programu Weryfikacja funkcjonalności i efektywności generatora wniosków o płatność w ramach LSI MAKS Wnioski i rekomendacje końcowe Załączniki

4 1. Streszczenie Przedmiotem badania ewaluacyjnego było dokonanie Oceny systemu zarządzania i wdrażania RPO WiM. Streszczenie Celem głównym badania było wyznaczenie kierunków ewentualnych zmian w systemie zarządzania i wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata , prowadzących do poprawy jego działania/funkcjonowania. Przeprowadzona ewaluacja dostarczyła informacji dotyczących udoskonalenia systemu zarządzania i wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata poprzez eliminację zidentyfikowanych barier, zagrożeń i problemów organizacyjnych. Przedmiotem badania była analiza efektów wdrożenia rekomendacji z badania ewaluacyjnego zrealizowanego w początkowym okresie realizacji Programu (2008 rok) oraz systemu zarządzania finansowego RPO WiM, a także działań realizowanych w ramach wsparcia finansowego z pomocy technicznej RPO WiM i jakości funkcjonowania generatora wniosków o płatność LSI MAKS. W celu precyzyjnego określenia zakresu przedmiotowego badania wyodrębnione zostały następujące obszary badawcze: Ocena efektów wdrożenia rekomendacji z badania ewaluacyjnego pn. Ocena systemu zarządzania i wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata W pierwszym obszarze badawczym zostały zdiagnozowane oraz poddane analizie zmiany w systemie zarządzania i wdrażania RPO WiM w wyniku wdrożenia rekomendacji z badania zrealizowanego na zlecenie Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko-Mazurskiego w 2008 roku. Ocena procesu zarządzania finansowego RPO WiM W drugim obszarze badawczym został poddany analizie cały proces zarządzania finansowego w odniesieniu do sprawnej i efektywnej realizacji Programu, a także w kontekście ewentualnych niejasności/utrudnień dla Beneficjentów. W ramach tego obszaru ewaluowana była płynność i terminowość przekazywania środków finansowych pomiędzy instytucjami uczestniczącymi w procesie realizacji RPO WiM oraz na rzecz Beneficjentów. Ocena realizacji działań w ramach wsparcia finansowego z pomocy technicznej RPO WiM przeznaczonego na wdrażanie programu Trzeci obszar badawczy obejmował swym zakresem zagadnienia związane z działaniami realizowanymi w ramach VIII osi priorytetowej Programu Pomoc techniczna. W odniesieniu do tego obszaru analizowana była efektywność, trafność i adekwatność wielkości alokacji na realizację RPO WiM do celów VIII osi priorytetowej RPO WiM oraz ilości obsługiwanych wnioskodawców i Beneficjentów Programu. 4

5 Weryfikacja funkcjonalności i efektywności generatora wniosków o płatność w ramach LSI MAKS W odniesieniu do problematyki ostatniego obszaru badawczego zbadana została jakość funkcjonowania generatora wniosków o płatność ze względu na sprawne rozliczanie wniosków o płatność, dostępność/łatwość korzystania przez Beneficjentów oraz pracowników instytucji uczestniczących we wdrażaniu RPO WiM. Wykonawca w ramach prowadzonej ewaluacji zaproponował dodatkowe obszary badawcze, które w części pokrywały się z zakresem poddanym analizie w badaniu ewaluacyjnym zrealizowanym na początku wdrażania Programu. Streszczenie Ocena funkcjonowania instytucji wchodzących w skład systemu zarządzania i wdrażania RPO WiM W ramach opisywanego obszaru badawczego, przeprowadzona została analiza funkcjonowania podmiotów tworzących strukturę instytucjonalną systemu zarządzania i wdrażania RPO WiM: 1. Instytucja Zarządzająca Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie, 2. Instytucja Pośrednicząca Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Olsztynie, 3. Instytucja Pośrednicząca II stopnia Warmińsko-Mazurska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A. w Olsztynie. Ocenie poddano strukturę instytucjonalną i organizacyjną powyższych instytucji w kontekście trafności oraz efektywności zarządzania i wdrażania Programu. Analizą objęto również podział kompetencji pomiędzy instytucjami i pomiędzy komórkami wchodzącymi w skład systemu zarządzania i wdrażania. Ocena adekwatności, przejrzystości i funkcjonalności procedur regulujących procesy zarządzania i wdrażania RPO WiM W kontekście celu badania ocenie poddano procedury, które regulują procesy zarządzania i wdrażania RPO WiM. Ocena zasobów ludzkich wchodzących w skład w systemu zarządzania i wdrażania RPO WiM W ramach oceny zasobów ludzkich wchodzących w skład systemu zarządzania i wdrażania Programu ewaluatorzy zbadali stan zatrudnienia oraz kwalifikacje pracowników w odniesieniu do efektywnego wykonywania powierzonych zadań. Ocena przepływu informacji w ramach systemu zarządzania i wdrażania RPO WiM Ocena przepływu informacji w ramach systemu zarządzania i wdrażania Programu obejmowała proces przepływu informacji pomiędzy kadrą kierowniczą oraz pracownikami (komunikacja pionowa), pomiędzy pracownikami (komunikacja pozioma), a także dostępność informacji w odniesieniu do wykonywanych zadań. 5

6 Zakres tematyczny niniejszego badania był wielowymiarowy, składał się z czterech podstawowych oraz czterech dodatkowych obszarów badawczych, przez co wymagał zastosowania badań (technik badawczych) odnoszących się do wielu zagadnień i wielu wymiarów analizy. W niniejszym badaniu wykorzystano wiele, wzajemnie się uzupełniających, metod i technik badawczych. Streszczenie 1. Analiza danych zastanych - Desk research, 2. Anonimowy wywiad internetowy CAWI, 3. Anonimowa ankieta telefoniczna CATI, 4. Indywidualne wywiady pogłębione IDI, 5. Analiza SWOT, 6. Studium przypadku Case study, 7. Burza mózgów, 8. Analiza ścieżki krytycznej, 9. Drzewo problemów, 10. Panel dyskusyjny. Po przeprowadzeniu badania, przeanalizowaniu zebranych wyników, sformułowane zostały następujące wnioski i rekomendacje: Wniosek: Podczas badania zdiagnozowane zostały problemy związane z opóźnieniami w przekazywaniu środków dla Beneficjentów wynikające z przyjętego systemu przelewów finansowych z BGK. Środki przekazywane są w transzach w określonych terminach. Przelewy te realizowane są od 4 do 6 razy w miesiącu lecz kiedy dyspozycja przelewu przekazana zostanie do BGK na początku okresu składania zleceń, to realizacja przelewu dokonana może zostać nawet po 2 tygodniach. Rekomendacja: W opinii Wykonawcy zasadnym rozwiązaniem jest zwiększenie częstotliwości realizacji przelewów z BGK oraz precyzyjne informowanie Beneficjentów o przyjętych terminach. Wniosek: W IZ oraz IP pojawiały się wskazania, mówiące o występowaniu deficytów w obszarze dotyczącym warunków lokalowych. W Instytucji Zarządzającej najczęściej zwracano uwagę na zbyt dużą liczbę osób w pokoju, co powoduje, że przestrzeń biurowa przypadająca na jednego pracownika jest niewystarczająca. Również pracownicy IP w pytaniu otwartym wskazali, na zbyt małą przestrzeń biurową przypadającą na jedną osobę. Rekomendacja: Rekomenduje się podjęcie działania w celu zwiększenia komfortu pracy w tych jednostkach/na tych stanowiskach pracy, gdzie przestrzeń biurowa jest niewystarczająca. Wniosek: Pracownicy IZ wskazywali na deficyty ilości szaf w których przechowywane są dokumenty związane z wdrażaniem Programu. Brak tego rodzaju wyposażenia jest dużym utrudnieniem, ponieważ wraz z zaawansowaniem realizacji Programu rośnie ilość dokumentów. Rekomendacja: Wygospodarowanie dodatkowych pomieszczeń na cele archiwizacyjne. 6

7 Wniosek: Badanie wskazało rozbieżności w interpretacji zapisów dotyczących kwalifikowalności wydatków z PT. Problem związany jest z uznawaniem za kwalifikowalne w ramach PT wydatków dotyczących podnoszenia kwalifikacji osób, których stanowiska zostały ujęte w Instrukcjach Wykonawczych poszczególnych instytucji, a ich płace nie są finansowane z PT. W opinii Wykonawcy zapis w/w wytycznych jednoznacznie wskazuje, że w szkoleniach mogą uczestniczyć nie tylko osoby, których stanowiska pracy finansowane są z Pomocy Technicznej, ale także pracownicy, których stanowiska pracy zostały ujęte w Instrukcjach Wykonawczych poszczególnych instytucji uczestniczących we wdrażaniu RPO WiM. Rekomendacja: Uwzględnienie w procesie finansowania z PT wydatków dotyczących podnoszenia kwalifikacji osób, których stanowiska zostały ujęte w Instrukcjach Wykonawczych poszczególnych instytucji - a których płace nie są finansowane z PT. Streszczenie Wniosek: Podczas badania zidentyfikowano problemy związane ze sprawnym rozliczaniem wniosków za pomocą generatora, które dotyczą sposobu zaokrąglania kwot. Przeprowadzone analizy pozwalają stwierdzić, że problem wskazywany przez Beneficjentów wynika prawdopodobnie z różnic w zasadach zaokrąglania kwot przyjętych w generatorze wniosków oraz standardowo przyjętych w arkuszach kalkulacyjnych. Rekomendacja: W opinii Wykonawcy należy w instrukcji do obsługi generatora wniosków o płatność dla Beneficjentów umieścić informację na temat tego, jakie ustawienia należy wprowadzić, aby arkusz kalkulacyjny zaokrąglał kwoty zgodnie z zasadami obowiązującymi w generatorze wniosków o płatność. Wniosek: Przeprowadzona analiza wykazała, że pracownicy instytucji zaangażowanych w zarządzanie i wdrażanie RPO WiM są niezadowoleni z wysokości otrzymywanych wynagrodzeń. Dotyczy to w szczególności pracowników IZ i IP II. Brak satysfakcji z otrzymywanego wynagrodzenia może mieć demotywujący wpływ na stosunek do obowiązków służbowych, ale również może w przyszłości skutkować rezygnacją z pracy. Rekomendacja: Przeprowadzenie analizy możliwości podniesienia płac w Instytucji Zarządzającej. Podjęcie starań w celu zwiększenia płacy podstawowej pracowników IZ. Wniosek: W instytucjach zaangażowanych we wdrażanie RPO WiM zdiagnozowano funkcjonowanie płacowego systemu motywacyjnego. Kompleksowa analiza wyników pozwala stwierdzić, iż przyjęte płacowe systemy motywacyjne w IZ i IP nie do końca spełniają swoją rolę. Wśród wyżej wymienianej grupy respondentów najczęściej sugerowanym sposobem motywacji, jaki należy wprowadzić był jasno określony system premiowy. W związku z powyższym można wnioskować, iż przyjęty w IZ płacowy system motywacyjny nie spełnia oczekiwań pracowników. 7

8 Rekomendacja: W świetle uzyskanych wyników zasadne wydaje się być podjęcie kroków w celu usprawnienia funkcjonowania płacowych systemów motywacyjnych w IZ i IP. Streszczenie Wniosek: Żaden z pracowników IP II, objętych ankietą CAWI nie dostrzega funkcjonowania w swojej instytucji pozapłacowego systemu motywacyjnego. Pracownicy IP II w pytaniu otwartym dotyczącym rozwiązań motywacyjnych jakie w ich opinii należy wprowadzić, najczęściej wskazywali na dofinansowanie kursów językowych i studiów podyplomowych. Rekomendacja: Przeprowadzenie analizy możliwości dofinansowania podnoszonych przez pracowników form motywacji pozapłacowej. Wprowadzenie rozwiązań polegających na dofinansowaniu pracownikom szkoleń, kursów oraz studiów podyplomowych związanych z zakresem wykonywanych obowiązków. Wniosek: Elementem ograniczającym atrakcyjność systemu płatności zaliczkowych są zabezpieczenia wymagane podczas aplikowania o tego typu środki. Wprowadzenie takich zabezpieczeń podyktowane było problemami w egzekwowaniu należytego wykorzystania zaliczki w poprzednim okresie programowania. W związku z tym uznać należy, że wprowadzone zabezpieczenia są uzasadnione i niezbędne. Rekomendacja: Biorąc pod uwagę dużą użyteczność omawianego instrumentu oraz bardzo pozytywnie zweryfikowaną jego skuteczność w ułatwianiu dostępu do środków z funduszy strukturalnych, należy dołożyć wszelkich starań aby promować ten instrument wśród Beneficjentów, a w szczególności wśród przedsiębiorców. Wniosek: Badani Beneficjenci postulowali zwiększenie limitu przyznawania zaliczek powyżej obecnie obowiązujących 70% a w przypadku przedsiębiorców 85% wartości dofinansowania. Takie rozwiązanie zwiększy atrakcyjność płatności zaliczkowych. Rekomendacja: Zwiększenie limitu zaliczkowania do 95% wartości dofinansowania. Wniosek: Na podstawie przeprowadzonej analizy można wskazać na problemy wynikające ze zmian wprowadzanych w harmonogramie ogłaszania konkursów. Rekomendacja: Należy unikać zmian w harmonogramie naboru wniosków, które w znacznym stopniu skracają czas na przygotowanie dokumentacji aplikacyjnej. Tego rodzaju zmiany dotykają w sposób szczególny Wnioskodawców, którzy biorą udział w konkursach dotyczących dużych projektów infrastrukturalnych. Znaczne zmiany w harmonogramach naborów, mogą uniemożliwić wielu Beneficjentom aplikowanie o środki z uwagi na brak czasu na odpowiednie przygotowanie się do złożenia wniosku, a tym samym mogą wpłynąć na jakość projektów. 8

9 Summary The subject of the evaluation was the "Analysis of the system for management, and implementation of the Regional Operational Programme Warmia and Mazury". The main objective of the research was assignment of any changes in the management and implementation system of the Regional Operational Programme Warmia and Mazury for the years , leading to improve its performance / functioning. Conducted evaluation provided information on the possible improvement of the management and implementation system of the Regional Operational Programme Warmia and Mazury for the years by eliminating identified barriers, risks and organizational problems. The subject of this study was to analyze the results of the implementation of recommendations from the evaluation study carried out in the initial period of implementation of the Programme (2008) and the financial management system ROP WM, as well as activities under the financial support of technical assistance ROP WM and quality of the functioning motions generator for LSI MAKS payment request. In order to precisely define the scope of the study the following research areas were extracted: Streszczenie Assessing the effects of the implementation of recommendations from the evaluation study "Assessment of the management and implementation of the Regional Operational Programme of Warmia and Mazury for the years " In the first test area there were diagnosed and analyzed the changes in the management and implementation of RPO WM system due to the implementation of the recommendations from a survey conducted for the Office of the Marshal of Voivodship Warmia and Mazury in Evaluation of the process of financial management of ROP WM In the second test area the whole process of financial management was analyzed in relation to efficient and effective implementation of the Programme, as well as in the context of possible ambiguities / difficulties for beneficiaries. Within this area a smooth and timely transfer of funds was evaluated between institutions involved in the ROP WM process and for in favour of beneficiaries. Evaluation of the implementation of the financial support from the technical support RPO WM intended for program implementation The third research area included within its scope the issues related to activities conducted within the VIII priority axis of the Technical Assistance Program. In relation to this area the effectiveness, relevance and appropriateness of the size of the allocation for the implementation of the VIII ROP WM priority axis and the number of supported ROP WM applicants and beneficiaries was analyzed. Verification of functionality and efficiency of the generator requests for payment under the LSI MAX With regard to the issue of the last area of research the quality of functioning of the requests generator for payment has been examined due to the efficient settlement of claims for payment, 9

10 availability / easiness of use by the beneficiaries and employees of the institutions participating in the implementation of the ROP WM. Contractor, in the course of the evaluation, has suggested additional research areas that overlap with the scope of analysis in the evaluation study completed at the beginning of the Programme implementation of the. Streszczenie Assessment of the functioning of the institutions involved in the management and implementation of RPO WiM Within the described area of research, an analysis was carried out of the functioning of those subjects that create the institutional structure of the management and implementation system of RPO WiM: 1. The Managing Institution - Office of the Marshal of the Warmia and Mazury Voivodship in Olsztyn, 2. Intermediate Body Voivodeship Fund for Environmental Protection and Water Management in Olsztyn, 3. 2nd Level Intermediate Body - Warmia-Mazury Regional Development Agency in Olsztyn. Both the institutional and organizational structure of these institutions was evaluated in the context of the relevance and effectiveness of the Program management and implementation, as well as the division of competences between institutions and between the cells forming part of the management and implementation system. Assessment of adequacy, transparency and functionality of procedures governing the management and implementation processes of the RPO WM In the context of the study goal the procedures which regulate the processes of management and implementation of the RPO WM were evaluated. Assessment of human resources which are part of the management and implementation system of the RPO WM. Within the evaluation of human resources which are part of the management and implementation of the Programme evaluators examined the employment status and qualifications of staff in relation to the effective performance of assigned tasks. Evaluation of information flow in the management and implementation system of RPO WM Evaluation of information flow within the system of program management and implementation included the process of the information flow between senior management and employees (vertical communication), between the staff (horizontal communication), and the quality of access to the information in relation to the performed tasks. The Scope of this study was multidimensional, comprised of four primary and four secondary research areas of research, which required the application from the researchers (research methods) relating to many issues and many dimensions of the analysis. In the present study the multiple, mutually complementary, methods and research techniques were used. 10

11 1. Secondary data analysis - Desk research, 2. Computer Assisted Web Interview CAWI, 3. Computer Assisted Telephone Interview CATI, 4. Individual in-depth interviews - IDI, 5. SWOT Analysis, 6. Case study, 7. Brainstorming, 8. Critical Path Analysis, 9. Tree problems 10. Panel discussion. Upon a thorough review, analysis and elaboration of the results of the evaluation, the following conclusions and recommendations have been worked out: Streszczenie Conclusion: The evaluation diagnosed problems in relation to delays in providing the Beneficiaries with funds, the problems resulted from the system of financial transfers from the National Economy Bank (NEB). The funds are transferred in tranches following a certain schedule. The payments are made 4 to 6 times a month, however, if a payment order is sent to NEB at the beginning of payment orders submission period, then the payment might be made as late as after two weeks. Recommendation: The Contractor suggests increased frequency of funds transfer from NEB and providing precise information to the Beneficiaries on the assumed deadlines. Conclusion: Some deficiencies in the area of housing conditions were reported by MI and IB. The respondents from MI were pointing at the overcrowded office rooms resulting in insufficient personal space for each employee. In the open question IB personnel indicated too little space assigned to each staff member. Recommendation: It is recommended that necessary actions are taken in order to improve working conditions in these work posts with insufficient office space. Conclusion: MI personnel called interviewers attention to shortage of filing cabinets used for storage of documents related to Programme implementation. The lack of adequate number of such filing cabinets poses a great impediment to the coordination of the Programme, due to ever increasing amounts of documents produced in the course of the Programme. Recommendation: Provision of additional room(s) for storing of documents. Conclusion: The survey revealed discrepancies in the interpretation of provisions on eligibility of expenses from Technical Assistance (TA). The problem refers to eligibility of expenses within TA and related to qualifications upgrade of persons, whose work posts are listed in the Implementation Manual, whereas their remuneration is not financed from TA. 11

12 As per the Contractor s opinion the manner in which these provisions are laid down, unanimously implies that the trainings can be attended not only by the persons, whose work posts are financed from TA, but also the personnel whose work posts were listed in Implementation Manuals of relevant institutions involved in ROP WM implementation. Streszczenie Recommendation: To include in the TA financial process the expenses on improving the qualifications of the staff whose positions have been described in Implementation Manuals of particular institutions and whose salaries are not financed through TA Conclusion: In the course of the research, some problems with efficient settling accounts by the generator which relate to way of rounding the amounts have been identified. The conducted analyses lead to conclusion that the problem indicated by the Beneficiaries probably results from differences in rules of rounding the amounts adopted in applications generator and those adopted in standard spreadsheets. Recommendation: In the opinion of the Contractor it is necessary to enrich the payment applications generator manual for Beneficiaries with the information on what settings one should introduce in the spreadsheet so that it rounds the amounts in line with the rules adopted in payment applications generator. Conclusion: The conducted analysis indicated that employees of the institutions engaged in management and implementation of the ROP WM are not satisfied with the salaries. In particular, it concerns the staff of MI and IB2. Lack of satisfaction with the salary level may have demotivating impact on the attitude towards professional responsibilities and may even result in resignation from job. Recommendation: Carrying out analysis on the possibilities of increasing the salaries in the Managing Body. Undertaking efforts in order to increase the basic salary of the MB staff. Conclusion: In the institutions engaged in ROP WM implementation a system of financial incentives has been identified. Complex analysis of the results enabled for the conclusion that adopted salary incentives fulfill its functions only to some extent. The above mentioned group of respondents the most often suggested clearly defined bonus system as an incentive measure. In connection with that, it can be concluded that the financial incentive system adopted in the MB does not meet the expectations of the employees. Recommendation: In the light of the obtained results, undertaking steps in order to rationalize the functioning of the systems of financial incentives in the MI and IB seems to be justifiable. Conclusion: None of the employees on IB2 included in CAWI survey notices functioning of the system of nonfinancial incentives in the institution. Members of IB2 staff in the open question related to what motivating measures should be adopted, most often indicated co-financing of language courses and post graduate studies. 12

13 Recommendation: Carrying out analysis on the possibilities of co-financing of incentive measures indicated by the employees. Introducing solutions consisting in co-financing training courses and postgraduate studies connected with the performed job. Conclusion: A factor that decreases the attractiveness of the system of advance payment are guarantees required during application for this kind of sources. Introduction of such guarantees was imposed by the problems in executing proper utilisation of advance payment in the preceding programming period. In connection with that it is necessary to acknowledge that the introduced guarantees are justified and indispensable. Streszczenie Recommendation: Taking into account the high usefulness of the discussed instrument and very positively verified effectiveness in facilitating access to Structural Funds sources, it is necessary to make every efforts in order to promote this instrument among Beneficiaries, in particular among entrepreneurs. Conclusion: Beneficiaries that have been interviewed postulated increasing the limit of granted advance payment above the currently valid 70% and 85% in case of entrepreneurs of the co-financing value. Such solution would increase the attractiveness of advance payments. Recommendation: Increasing the limit of advance payments to 95% of co-financing value. Conclusion: On the basis of conducted analysis some problems resulting from the changes in timetable of announcing call for proposals has been identified. Recommendation: It is necessary to avoid changes in timetable of announcing calls for proposals which cut down the time available for preparation of applications. In particular, this kind of changes strikes the Applicants who participate in call for proposals for large infrastructural projects. Considerable changes in the timetables may prevent many Beneficiaries from applying for funds because of limited time to appropriate preparation for submitting the application as well as impact the quality of the projects. 13

14 2. Metodologia i źródła informacji wykorzystanych w badaniu Analiza danych zastanych (Desk Research) Metodologia badania Analiza danych zastanych była podstawowym elementem prowadzonej ewaluacji. Informacje zebrane tą metodą stanowiły podstawę do realizacji kolejnych etapów badania. Analiza desk research została przeprowadzona we wstępnym etapie procesu badawczego, jako niezbędny element wspomagający badania terenowe. W dalszej kolejności, na każdym etapie badań służyła konfrontacji informacji zdobytych z zastosowaniem pozostałych metod. Do przeprowadzenia analizy danych zastanych wykorzystano następujące źródła: 1. Wstępna analiza podstawowych dokumentów źródłowych (Desk research) Regionalny Program Operacyjny Warmia i Mazury na lata (dokument przyjęty przez Zarząd Województwa Warmińsko Mazurskiego Uchwałą nr 61/354/07/III w dniu 14 listopada 2007 r.), Szczegółowe opisy osi priorytetowych Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata , Opis Systemu Zarządzania i Kontroli dla Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata , Instrukcje Wykonawcze Instytucji Zarządzającej, Instytucji Pośredniczącej i Instytucji Pośredniczącej II stopnia wraz z załącznikami, Instrukcja obsługi LSI MAKS, Instrukcja użytkownika Krajowego Systemu Informatycznego SIMIK 07-13, Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia na lata , Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z 11 lipca 2006 r. z późń zm., Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. z późń zm., Ustawa o zasadach prowadzenia polityki rozwoju z dnia 6 grudnia 2006 r. z późn. zm., Ustawa o finansach publicznych z 30 czerwca 2005 r. (Dz. U. z 2005 r., Nr 249, poz z późn. zm.), Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie warunków certyfikacji oraz przygotowania prognoz wniosków o płatność do Komisji Europejskiej w Programach Operacyjnych w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia na lata z dnia 23 czerwca 2009 r., Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie korzystania z pomocy technicznej z dnia r. Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie trybu dokonywania płatności i rozliczeń z dnia r., Metodologia podziału krajowej rezerwy wykonania w ramach krajowych oraz regionalnych programów operacyjnych oraz tzw. rezerwy technicznej (dokumenty Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, Komitetu Koordynującego Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia na lata ), Sprawozdanie z audytu systemu zarządzania i kontroli Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego (Ministerstwo Finansów, styczeń 2010), Raport Ocena szacunkowa projektu Programu Operacyjnego na lata Województwa Warmińsko-Mazurskiego (Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, listopad 2006), Raport Ocena gotowości systemu instytucjonalnego regionalnych programów operacyjnych, (Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, czerwiec 2007), 14

15 Raport Ocena systemu zarządzania i wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata w zakresie wczesnej identyfikacji barier (Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego, październik 2008), Raport Ewaluacja systemu wyboru projektów (Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko- Mazurskiego, listopad 2008) Plan działań na rzecz zwiększenia potencjału administracji samorządowej zmierzającego do zapewnienia właściwej realizacji RPO (Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, kwiecień 2007), Wstępna analiza Desk research pozwoliła na wskazanie dokumentów dodatkowych, które zostały uwzględnione w analizie, tj.: Plan komunikacji dla Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata , Regulamin Organizacyjny Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko Mazurskiego w Olsztynie stanowiący załącznik do Uchwały Nr 43/509/09/III Zarządu Województwa Warmińsko Mazurskiego z dnia 8 lipca 2009 r. z późn. zm, Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych, Regulamin naboru na wolne stanowiska urzędnicze w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Warmińsko Mazurskiego w Olsztynie wprowadzony Zarządzeniem 14/09 Marszałka Województwa Warmińsko Mazurskiego z dnia 23 stycznia 2009, Instrukcja kancelaryjna, Wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków w ramach RPO WiM na lata (Podręcznik kwalifikowalności wydatków), Kryteria wyboru projektów w ramach RPO WiM dla poszczególnych Osi Priorytetowych, Wytyczne ogólne i szczegółowe do studiów wykonalności dla projektów w ramach RPO WiM, Instrukcje do opracowania poszczególnych dokumentów, itp, Dokumentacja aplikacyjna RPO WiM, Okresowe plany ewaluacji RPO WiM, Plan ewaluacji RPO WiM na lata , Plan wydatkowania środków na koniec 2009 roku w programach współfinansowanych z funduszy europejskich w ramach NSRO , Plan stabilności i rozwoju, Kontrakt Wojewódzki dla Województwa Warmińsko-Mazurskiego, Roczny Plan Szkoleń, Obowiązujące zasady systemu zaliczkowego, Wzory Dokumentów do wprowadzenia cesji praw z umowy o dofinansowanie, Inna dokumentacja odnosząca się do systemu płatności zaliczkowych na rzecz beneficjentów, Roczny Plan Szkoleń dla Pracowników zaangażowanych w realizację RPO WiM, Roczny Plan Działań z Pomocy Technicznej RPO Warmia i Mazury (RPD) Zestawienia zawierające sumy alokacji RPO WiM w poszczególnych latach, alokacje w PT w poszczególnych latach z podziałem na cele alokacji, Zestawienia zawierające ilości beneficjentów obsługiwanych w poszczególnych latach, Przegląd stosowanej metodologii doboru próby projektów do kontroli na rok Metodologia badania 15

16 2. Właściwa analiza podstawowych dokumentów źródłowych (Desk research) Metodologia badania Metoda ta polegała na zebraniu oraz analizie danych zastanych, które zostały zidentyfikowane we wstępnym Desk Research. Wykonawca we współpracy z Zamawiającym zebrał i opracował zakres danych i informacji niezbędnych do wykonania zadania. Na etapie opracowania raportu metodologicznego przeprowadzona została wstępna analiza podstawowych dokumentów źródłowych. Pozwoliła ona odpowiednio przyporządkować źródła danych do obszarów i pytań badawczych. Zaproponowana metodyka pracy pozwoliła na sprawne i skuteczne przeprowadzenie analizy. Do dokumentacji przekazanej przez Zamawiającego dostęp mieli tylko członkowie zespołu badawczego. 3. Analiza SWOT Analiza SWOT była ostatnim etapem oceny. Do przeprowadzenia analizy wykorzystano dane uzyskane przy analizie danych zastanych oraz przy realizacji wszystkich przewidzianych wywiadów. Pozwoliła ona na podsumowanie uzyskanych informacji, poprzez zdefiniowanie mocnych i słabych stron systemu realizacji RPO WiM oraz określenie szans i zagrożeń, jakie stoją przed tym systemem w przyszłości. 4. Panel dyskusyjny Panel dyskusyjny przeprowadzony został przy udziale Członków Zespołu Badawczego, przedstawicieli Zamawiającego oraz adresatów poszczególnych rekomendacji. Głównym celem panelu było wypracowanie ostatecznej listy, gotowych do wdrożenia rekomendacji z badania. Uwzględnienie w badaniu perspektywy Zamawiającego jest bardzo ważnym elementem każdej ewaluacji. Panel pozwolił skonfrontować rekomendacje zaproponowane przez Wykonawcę z opiniami na temat ich zasadności i możliwości wdrożenia w systemie zarządzania i wdrażania RPO WiM. 5. Indywidualne wywiady pogłębione IDI (Individual in-depth Interview) Indywidualne wywiady pogłębione zostały przeprowadzane w oparciu o kwestionariusz strukturyzujący rozmowę. W przypadku niniejszego badania wywiady przeprowadzane zostały z osobami mającymi możliwość pogłębionej oceny procesu realizacji RPO WiM. Respondentami IDI byli Dyrektorzy instytucji zaangażowanych w proces zarządzania i wdrażania RPO WiM oraz kierownicy poszczególnych Biur, Zespołów i Sekcji tych instytucji. Badaniem zostali objęci także przedstawiciele innych komórek wypełniających funkcję IZ, tj.: Departamentu Organizacyjnego, Departamentu Finansów i Skarbu, Departamentu Polityki Regionalnej, Departamentu Prawnego, Departamentu Audytu Wewnętrznego, Departamentu Zamówień Publicznych i Udzielania Zezwoleń. Osoby do wywiadów z ww. Departamentów wyznaczone zostały przez Zamawiającego. Indywidualne wywiady pogłębione przeprowadzone zostały także z Beneficjentami w ramach Case Study. Respondentami IDI byli Beneficjenci każdej z trzech instytucji zaangażowanych w proces wdrażania RPO WiM: Instytucji Zarządzającej, Instytucji Pośredniczącej, Instytucji Pośredniczącej II stopnia. Z uwagi na tematykę badawczą respondentami IDI byli Beneficjenci, którzy podczas aplikowania, realizacji bądź też rozliczania projektów, napotykali na trudności takie jak terminowość w przekazywaniu środków, uzyskaniu zaliczki, procedura odwoławcza etc. 16

17 Wywiadami indywidualnymi objętych zostało 31 respondentów. Z uwagi na odmowę respondentów, znaczna część rozmów nie została nagrana. Utrudniło to w istotnym sposób dalszą analizę zebranego materiału. Respondenci, którzy nie udzielili zgody na nagrywanie wywiadów pełnią niejednokrotnie kluczowe role w systemie zarządzania i wdrażania RPO WiM. Fakt, iż ich opinie nie zostały poddane pogłębionej analizie wpłynęło w sposób bezpośredni na zmniejszenie precyzji części z wypracowanych wniosków. Wywiady kwestionariuszowe Metodologia badania Badaniem kwestionariuszowym objęta została reprezentatywna grupa Beneficjentów oraz wszystkich pracowników instytucji zaangażowanych w realizację działań w ramach systemu zarządzania i wdrażania RPO WiM. Objęcie tą techniką pełnej grupy pracowników niższego szczebla, pozwoliło w sposób ilościowy zobrazować całość opinii tej grupy na temat systemu zarządzania i wdrażania. Dzięki takiemu doborowi grupy badanej możliwe było skonfrontowanie opinii pracowników z opiniami przedstawicieli kadry kierowniczej, którzy byli respondentami indywidualnych wywiadów pogłębionych. 6. Anonimowy wywiad internetowy CAWI (Computer Assisted Web Interview) W celu zebrania opinii jak największej ilości osób uczestniczących we wdrażaniu RPO WiM, przeprowadzone zostało badanie metodą CAWI. Ankieta internetowa CAWI rozesłana została do wszystkich pracowników niższego szczebla: 1. Departamentów zaangażowanych w zarządzanie i wdrażanie Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie, 2. Regionalnego Centrum Projektów Środowiskowych w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Olsztynie, 3. Wydziału Regionalna Instytucja Finansująca Warmińsko-Mazurskiej Agencji Rozwoju Regionalnego S.A. w Olsztynie. Poniżej przedstawiono zestawienie liczby wysłanych informacji o przeprowadzanym badaniu ankietowym i liczbie wypełnionych ankiet. 17

18 Metodologia badania Realizacja próby CAWI Wysłane Wypełnione Procent realizacji IZ Departament Finansów i Skarbu ,33% Departament Polityki Regionalnej ,33% Departament Organizacyjny ,33% Departament Zarządzania Programami Rozwoju Regionalnego ,20% Departament Prawny ,67% Departament Zamówień Publicznych i Udzielania Zezwoleń ,00% Departament Audytu Wewnętrznego ,00% Suma: ,72% IP ,75% IP II ,39% Zwrot ankiet w przypadku Instytucji Pośredniczących był niewielki. Istotne problemy w uzyskaniu satysfakcjonującego poziomu zwrotu ankiet wystąpiły w przypadku Instytucji Pośredniczącej II stopnie, gdzie ankietę internetową wypełniło 13 osób, a więc nieco ponad 39%. Tak niski zwrot ankiet wpływa bezpośrednio na reprezentatywność uzyskanych wyników. Analizując dane zebrane w ten sposób należy bardzo ostrożnie opracowywać płynące z nich wnioski, z uwagi na duże ryzyko nadinterpretacji uzyskanych wyników. 7. Ankieta telefoniczna - CATI (Computer Assisted Telephone Interwiew) z Beneficjentami i wnioskodawcami Ankieta przeprowadzona została z Beneficjentami RPO WiM oraz z Wnioskodawcami do RPO WiM. Wykonawca objął ankietą 120 podmiotów (N=120): o o próba 60 Beneficjentów aplikujących skutecznie, którzy zakończyli realizację projektu. próba 60 Beneficjentów, którzy nie otrzymali wsparcia w ramach RPO WiM. Dobór próby Respondenci badania wybierani byli w sposób losowy, nieproporcjonalny, z warstwowaniem ze względu na instytucję, do której składali wniosek o dofinansowanie. 1. Wnioskodawcy i Beneficjenci, którzy składali wniosek do Instytucji Zarządzającej 2. Wnioskodawcy i Beneficjenci, którzy składali wniosek do Instytucji Pośredniczącej 3. Wnioskodawcy i Beneficjenci, którzy składali wniosek do Instytucji Pośredniczącej II stopnia Operatem losowania była baza Beneficjentów, którzy ubiegali się o dofinansowanie w ramach RPO WiM, dostarczona przez Zamawiającego. W celu uzyskania reprezentatywności wyników został opracowany system wag. Zastosowane wagi uwzględniały strukturę badanej populacji ze względu na cechy będące podstawą losowania warstw 18

19 fakt zrealizowania projektu/nieuzyskania środków na realizację projektu oraz fakt składania wniosków w poszczególnych Instytucjach. Z uwagi na specyfikę warstwowania zastosowano osobne wagi podczas prezentacji wyników ogółem i z podziałem na Instytucje. 8. Studium przypadku Studium przypadku jest metodą, w której dąży się do wszechstronnego opisu pewnej analizowanej jednostki, z uwzględnieniem bogatego zestawu zmiennych. Przedmiot badania ma charakter jednostkowy. Do badania przystępuje się bez wstępnych hipotez, z zamiarem dokładnego zbadania złożonego zjawiska w jego rzeczywistym kontekście. Dane wykorzystywane na potrzeby opracowania studium przypadku cechowały się obiektywnością, pochodziły ze źródeł o dwojakim charakterze: Metodologia badania 1. Analiza dokumentów (składana dokumentacja aplikacyjna); 2. Indywidualne wywiady pogłębione z kluczowymi osobami w badanych podmiotach, odpowiedzialnymi za pozyskiwanie i wykorzystywanie środków z UE. Respondentami IDI byli Beneficjenci każdej z trzech instytucji zaangażowanych w proces wdrażania RPO WiM: Instytucji Zarządzającej, Instytucji Pośredniczącej, Instytucji Pośredniczącej II stopnia. Beneficjenci IDI w ramach Case study wytypowani zostali przez Wykonawcę spośród propozycji wskazanych przez Zamawiającego. 9. Burza mózgów Burza mózgów jest najbardziej znaną metodą heurystyczną, ale jednocześnie jedną z najprostszych i najbardziej efektywnych metod rozwiązywania problemów. Dyskusja w ramach spotkań wszystkich członków zespołu badawczego służyła generowaniu istotnych dla procesu badawczego konceptów, w odniesieniu do problematyki systemu zarządzania i wdrażania RPO WiM. Metoda ta wykorzystana została przede wszystkim na etapie opracowywania narzędzi badawczych oraz szczegółowej koncepcji realizacji badań, a następnie podczas opracowywania raportu końcowego w obszarze opracowywania wniosków z przeprowadzonych badań oraz listy rekomendacji. 10. Analiza ścieżki krytycznej Ideą analizy ścieżki krytycznej jest wyznaczenie kluczowych zadań i podzadań procesu, których opóźnienie skutkować może wystąpieniem problemów w terminowości zakończenia całego procesu. Jeśli zadanie znajduje się na ścieżce krytycznej to oznaczać może, że najmniejsze przesunięcie jego realizacji może doprowadzić do opóźnień w realizacji całego przedsięwzięcia. Metoda analizy ścieżki krytycznej opiera się na graficznej wizualizacji występujących po sobie zadań w ramach wybranego procesu. Metoda ta wyznaczyła krytyczne obszary na etapie poszczególnych zadań oraz wskazała, które obszary mogą powodować opóźnienia (wąskie gardła) w realizacji danego procesu. Analizą ścieżki krytycznej objęty został szeroko rozumiany proces obsługi projektu od ogłoszenia konkursu poprzez nabór, ocenę, wybór aż po realizację projektów. 19

20 11. Drzewo problemów Kolejną techniką analityczną, która była wykorzystana do przeprowadzenia ewaluacji to Drzewo problemów. Głównymi etapami w tej analizie było: Metodologia badania 1. Określenie podstawowych (wyjściowych) problemów mających wpływ na grupę lub grupy docelowe. 2. Określenie powiązanych z nimi problemów/utrudnień. 3. Analiza i zdefiniowanie związków przyczynowo-skutkowych oraz opracowanie pierwszego zarysu drzewa problemów. 4. Sprawdzenie logiki przyczynowości 1. Analiza drzewa problemów posłużyła do zidentyfikowania negatywnych aspektów systemu zarządzania, wdrażania RPO WiM. Ponadto możliwe było ustalenie związków przyczynowoskutkowych pomiędzy istniejącymi problemami. 12. Analizy Statystyczne W kontekście niniejszego badania została przeprowadzona analiza statystyczna na podstawie danych z dokumentów dotyczących realizacji Programu oraz danych uzyskanych dzięki badaniom ilościowym. 1 ec.europa.eu/europeaid/9-may.../material_logical_framework_pl.pdf: Uproszczony sposób postępowania w zakresie budowania drzewa i matrycy logicznej. 20

21 3. Opis wyników ewaluacji, ich analiza i interpretacja 3.1. Ocena funkcjonowania instytucji wchodzących w skład systemu zarządzania i wdrażania RPO WiM Pytania badawcze: 1. Czy obecna struktura instytucjonalna i organizacyjna systemu zarządzania i wdrażania RPO WiM jest trafna i pozwala na skuteczne i efektywne zarządzanie, wdrażanie oraz kontrolę Programu? 2. Czy podział kompetencji pomiędzy instytucjami wchodzącymi w skład systemu zarządzania i wdrażania RPO WiM zapewnia skuteczne i efektywne zarządzanie i wdrażanie Programu? 3. Czy podział kompetencji pomiędzy komórkami w instytucjach wchodzących w skład systemu zarządzania i wdrażania RPO WiM zapewnia skuteczne i efektywne zarządzanie i wdrażanie Programu? Regionalny Program Operacyjny Warmia i Mazury na lata jest jednym z programów operacyjnych, który przyczynia się do realizacji Strategii Rozwoju Kraju na lata (SRK) i Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia /Narodowej Strategii Spójności. RPO WiM realizuje cele SRK , określając priorytety i wysokość środków krajowych (publicznych i prywatnych) oraz pochodzących z funduszy strukturalnych UE, przeznaczonych na realizację instrumentów rozwoju województwa warmińsko-mazurskiego. Program przyczynia się także do realizacji założeń Strategii rozwoju społeczno-gospodarczego województwa warmińsko-mazurskiego do 2020 r. Wyniki badania: Funkcjonowanie instytucji Założenia dotyczące funkcji Instytucji Zarządzającej Programem, Instytucji Pośredniczących, Certyfikujących i Instytucji Audytowej oraz relacji pomiędzy nimi znajdują się w Narodowych Strategicznych Ramach Odniesienia /Narodowej Strategii Spójności, zaakceptowanych przez Komisję Europejską w maju 2007 r. Instytucją Zarządzającą Regionalnym Programem Operacyjnym Warmia i Mazury na lata (RPO WiM), zgodnie z ustawą o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, jest Zarząd Województwa Warmińsko-Mazurskiego. Aparatem pomocniczym do realizowania zadań Zarządu jest Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w szczególności zaś Departament Zarządzania Programami Rozwoju Regionalnego, Departament Polityki Regionalnej, Departament Organizacyjny, Departament Finansów i Skarbu, Departament Prawny, Departament Audytu Wewnętrznego oraz Departament Zamówień Publicznych i Udzielania Zezwoleń Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko-Mazurskiego. Instytucja Zarządzająca, zgodnie z art. 60 Rozporządzenia Rady nr 1083/2006 (DZ.U.UE L Nr 201, poz. 25, z 31 lipca 2006 r. z późn. zm.), jest odpowiedzialna za zarządzanie regionalnym programem operacyjnym i jego realizację zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami, a w szczególności za: zapewnienie, że operacje są wybierane do finansowania zgodnie z kryteriami mającymi zastosowanie do programu operacyjnego oraz że spełniają one mające zastosowanie zasady wspólnotowe i krajowe przez cały okres ich realizacji; weryfikację, że współfinansowane towary i usługi są dostarczone oraz że wydatki zadeklarowane przez Beneficjentów na operacje zostały rzeczywiście poniesione i są zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi; weryfikacje na miejscu poszczególnych operacji mogą być 21

22 Wyniki badania: Funkcjonowanie instytucji dokonywane na podstawie badania próby zgodnie ze szczegółowymi zasadami, które zostaną przyjęte przez Komisję zgodnie z procedurą, o której mowa w art. 103 ust. 3 w/w Rozporządzenia Rady nr 1083/2006; zapewnienie istnienia informatycznego systemu rejestracji i przechowywania zapisów księgowych dla każdej operacji w ramach programu operacyjnego oraz zapewnienie, że dane na temat realizacji, niezbędne do celów zarządzania finansowego, monitorowania, weryfikacji, audytu i oceny są gromadzone; zapewnienie utrzymywania przez Beneficjentów i inne podmioty uczestniczące w realizacji operacji odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z operacją, bez uszczerbku dla krajowych zasad księgowych; zapewnienie, że oceny programów operacyjnych, o których mowa w art. 48 ust. 3 Rozporządzenia Rady nr 1083/2006, są przeprowadzane zgodnie z art. 47; ustanawianie procedur dla zapewnienia, że wszystkie dokumenty dotyczące wydatków i audytów, wymagane do zapewnienia właściwej ścieżki audytu, są przechowywane zgodnie z wymogami art. 90; L 210/54 PL Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej zapewnianie otrzymywania przez instytucję certyfikującą wszystkich niezbędnych informacji o procedurach i weryfikacjach prowadzonych w odniesieniu do wydatków na potrzeby poświadczania; kierowanie pracą komitetu monitorującego i dostarczanie mu dokumentacji wymaganej w celu umożliwienia monitorowania jakościowej realizacji programu operacyjnego w świetle jego szczegółowych celów; opracowywanie i przedkładanie Komisji Europejskiej rocznych i końcowych sprawozdań z realizacji, po ich uprzednim zatwierdzeniu przez komitet monitorujący; zapewnianie przestrzegania wymogów w zakresie informacji i promocji ustanowionych w art. 69 w/w Rozporządzenia Rady nr 1083/2006; dostarczanie Komisji informacji umożliwiających jej dokonanie oceny dużych projektów. Zgodnie z art. 59 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 oraz art. 27 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz.U. z 2009 r., Nr 84, poz. 712, z późn. zm.) IZ RPO WiM oddelegowała część swoich uprawnień do Instytucji Pośredniczących. Funkcję Instytucji Pośredniczącej dla Priorytetu VI Środowisko przyrodnicze pełni Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Olsztynie. Część zadań związanych z wdrażaniem Osi priorytetowej I Przedsiębiorczość została powierzona Warmińsko-Mazurskiej Agencji Rozwoju Regionalnego S.A. w Olsztynie, wyłonionej w drodze przetargu. Ogólny schemat instytucjonalny systemu zarządzania RPO WiM przedstawiamy na schemacie poniżej. 2 Instytucja zarządzająca zapewnia, że wszystkie dokumenty uzupełniające dotyczące wydatków i audytów danego programu operacyjnego są przechowywane do wglądu Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu przez: a) okres trzech lat od zamknięcia programu operacyjnego określonego w art. 89 ust. 3, b) okres trzech lat następujących po roku, w którym dokonano częściowego zamknięcia, w przypadku dokumentów dotyczących wydatków i audytów dotyczących operacji, o których mowa w ust. 2. Bieg tych terminów zawiesza się w przypadku toczącego się postępowania prawnego albo na należycie umotywowany wniosek Komisji. 2. Instytucja zarządzająca udostępnia Komisji, na jej wniosek, wykaz zakończonych operacji, które podlegały częściowemu zamknięciu na podstawie art Dokumenty przechowuje się w formie oryginałów albo kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem na powszechnie uznawanych nośnikach danych. 22