Systemy informatyczne zarządzania

Transkrypt

1 Prof. dr hab. Paul-Dieter Kluge Dr inż. Paweł Kużdowicz Mgr inż. Paweł Orzeszko informatyczne zarządzania (Skrypt do przedmiotu stan: ) Literatura podstawowa Adamczewski P, Zintegrowane systemy informatyczne w praktyce, wyd. IV, wydawnictwo MIKOM, Warszawa Kluge P.D., Kużdowicz P., Orzeszko P., Controlling wspomagany komputerowo z wykorzystaniem systemu klasy ERP, Oficyna Wydawnicza UZ, Zielona Góra Literatura uzupełniająca Lech P., Zintegrowane systemy zarządzania ERP/ERPII. Wykorzystanie w biznesie, wdrażanie, Difin, Warszawa Simon A. R., Shaffer S. L., Hurtownie danych i systemy informacji gospodarczej. Zastosowanie w handlu elektronicznym, Oficyna ekonomiczna Szmit M., Informatyka w zarządzaniu, Difin, Warszawa Spis treści 1. Podstawy 2. Dane podstawowe w systemie klasy ERP 3. Typowy obieg dokumentów w przedsiębiorstwie produkcyjnym 4. Funkcje planowania i analiz 5. Zapewnienie ekonomiczności wdrożenia standardowego oprogramowania 6. Tendencje rozwojowe Podstawą zaliczenia jest zasadniczo opanowanie materiału omówionego podczas wykładu oraz ćwiczeń. Wyżej wymienione pozycje literaturowe służą ugruntowaniu wiedzy w ramach samodzielnej pracy oraz przygotowaniu do zaliczenia.

2 Kluge P.D. et al.: Skrypt do przedmiotu informatyczne zarządzania 2 Cel zajęć komputerowego wspomagania zarządzania niezbędne są obecnie w każdym przedsiębiorstwie oraz instytucji. Na rynku dostępnych jest wiele różnego rodzaju systemów, które dedykowane są przedsiębiorstwom niezależnie od branży. Ograniczenia czasowe związane z realizacją zajęć pozwalają na przedstawienie tylko ogólnej filozofii funkcjonowania takich systemów, ich typową funkcjonalność oraz przewidywane tendencje rozwojowe. Duża dynamika rozwoju techniki i technologii w zakresie przetwarzania informacji występująca szczególnie w ostatnich 20 latach faktu wynika w szczególności z: rosnących z e w n ę t r z n y c h wymagań informacyjnych (np. w związku z wymianą towarową w obszarze Unii); coraz bardziej skomplikowanych regulacji podatkowych oraz wymagań instytucji finansujących działalność przedsiębiorstw; coraz bardziej obszernej oferty s y s t e m ó w s t a n d a r d o w y c h z różnym stopniem specjalizacji i integracji, które z jednej strony są szansą na częściową automatyzację procesów administracyjnych, a z drugiej wiążą się jednak z problemami wykorzystywania tych szans, które dotyczą przedsiębiorstw każdej wielkości. Tego typu oraz inne kierunki rozwoju doprowadziły do tego, iż zmienił się profil kształcenia akademickiego na kierunkach I n f o r m a t y k a w z a r z ą d z a n i u. Ponieważ sprzęt komputerowy i oprogramowanie są obecnie wykorzystywane na k a ż d y m s t a n o w i s k u p r a c y, problemy rozwoju systemów informatycznych zarządzania nie mogą być już rozwiązywane tylko przez specjalistów (informatyków). Celem dydaktycznym przedmiotu informatyczne zarządzania jest przekazanie wiedzy na temat problematyki wdrażania i wykorzystywania standardowego oprogramowania w przedsiębiorstwach średniej wielkości. W szczególności prezentowana jest problematyka ewidencji danych rzeczywistych w obszarze rachunkowości w kontekście integracji tego obszaru z obszarami sprzedaży, produkcji, zakupów oraz gospodarki materiałowej. Zasady funkcjonowania wykładów i zajęć laboratoryjnych: Wykład służy prezentacji ogólnej filozofii i problematyki zastosowania rozwiązań klasy ERP; Omówiony zostanie przykład obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie ze szczególnym uwzględnieniem odzwierciedlenia ewidencjonowanych transakcji w module finansowo księgowym systemu informatycznego. Komputerowa implementacja obiegu dokumentów będzie przedmiotem zajęć laboratoryjnych. Zajęcia laboratoryjne służą odzwierciedleniu ww. problematyki na przykładzie systemu proalpha.

3 Kluge P.D. et al.: Skrypt do przedmiotu informatyczne zarządzania 3 1 Podstawy 1.1 Charakterystyka obiektu badawczego sektora małych i średnich przedsiębiorstw produkcyjnych Definicja małych i średnich przedsiębiorstw w Unii Europejskiej (od r) 1 : Wielkość przedsiębiorstw Wyszczególnienie Mikro Małe Średnie Liczba pracowników Maksymalne obroty 2 mln EUR 10 mln EUR 50 mln EUR Maksymalna suma bilansowa 2 mln EUR 10 mln EUR 43 mln EUR Definicja na potrzeby prowadzonych rozważań Liczba zatrudnionych: 50 do 200; Obroty roczne netto: do 200 mln zł; Wyposażenie techniczne: najczęściej tylko konwencjonalne (brak automatyzacji); stąd niska wartość środków trwałych; Liczba szczebli zarządzania: maksymalnie 3 Cechy charakterystyczne Konkurencja ze strony dużych przedsiębiorstw Wskutek swojej słabej pozycji rynkowej oraz niewielkiego kapitału nie są zwykle w stanie wpływać na otoczenie raczej tylko niego dostosować. Typowe działania to poszukiwanie nowych nisz rynkowych oraz szybka reakcja na nowo powstające potrzeby klientów. Odpowiednio szybka reakcja na zmiany w otoczeniu oraz zapewnienie możliwie najlepszego wykorzystania swoich możliwości oznacza konieczność uzupełniania posiadanych instrumentów zarządzania. Dotyczy to w szczególności systemów informacyjnych służących planowaniu i kontroli. Typ produkcji MSP nie osiągają tak dużych korzyści wynikających z skali produkcji jak duże firmy. Koncentracja na niszach rynkowych (orientacja na specyficznych potrzebach klientów) wymusza warsztatowy małoseryjny typ produkcji. Oznacza to konieczność dużej elastyczności stosowanych instrumentów zarządzania także w obszarze produkcji. Istotne jest więc dostarczanie informacji zorientowanych na przyszłość, umożliwiających dostosowanie do otoczenia. 1 Komisja Europejska, (strona odwiedzona 16 lutego 2005 r.)

4 Kluge P.D. et al.: Skrypt do przedmiotu informatyczne zarządzania 4 Próg rozwoju Wiele średnich przedsiębiorstw to wyrośnięte małe firmy. Okazuje się, że po osiągnięciu określonej wielkości dotychczasowe metody zarządzania są niewystarczające i wymagają dostosowania do nowych warunków. Delegowanie uprawnień, rosnąca kompleksowość problemów oraz niepewność otoczenia oznaczają konieczność implementacji odpowiednich systemów informacyjnych. Organizacja pracy Delegacja uprawnień jest w praktyce jednak bardzo ograniczona. Wynika to często z ograniczenia uczestnictwa w procesie decyzyjnym do jednej osoby szefa będącego zwykle właścicielem przedsiębiorstwa. Funkcje dostępne w systemach informatycznych wspomagają decentralizację, koordynację i delegację zadań. Właściwe przygotowanie informacji i procesu decyzyjnego ogranicza możliwość podjęcia błędnych decyzji w delegowanym obszarze. Kadra Konieczność stałej kontroli kosztów powoduje ograniczenia w zatrudnianiu pracowników niezwiązanych bezpośrednio z produkcją. Oznacza to łączenie stanowisk i większy zakres obowiązków. Skutkiem tego jest niedostateczna pielęgnacja danych w stosowanych systemach informatycznych zarządzania np. klasy ERP. Kapitał Małe i średnie przedsiębiorstwa mają ograniczone możliwości pozyskania kapitału. Zwykle dotychczasowy właściciel, bądź wspólnicy zainwestowali cały posiadany kapitał w przedsiębiorstwo. Utrudnione jest zwykle pozyskanie środków na rynku kapitałowym. Dominującą formą finansowania MSP jest zatem zatrzymanie wypracowanego zysku. Przepływy informacyjne

5 Kluge P.D. et al.: Skrypt do przedmiotu informatyczne zarządzania Przegląd systemów informatycznych zarządzania Najważniejsze rodzaje rozwiązań komputerowych: systemy dziedzinowe np. finansowe-księgowe (FK), kadrowo-płacowe (KP), gospodarki magazynowej (GM) tylko w ograniczonym zakresie przydatne dla controllingu (np. FK-GMG, Rewizor GT, HMS/efka); oprogramowanie branżowe: koncentracja na wspomaganiu codziennych procesów typowych dla danej branży również mało przydatne dla controllingu (np. iplan, Celina); oprogramowanie niezależne od branży: dobre funkcje controllingowe szczególnie w obszarze przetwarzania danych rzeczywistych; jednakże wysoka elastyczność (poprzez parametryzowanie) w dopasowaniu do specyfiki branży (np. IFS, proalpha, TETA, R3); specjalistyczne oprogramowanie do controllingu: problem organizacji do systemu matki ; poprzez to, analizy możliwe tylko na podstawie syntetycznych wartości wskaźnikowych; inne oprogramowanie specjalistyczne (np. systemy baz wiedzy, e-commerce): także problem utworzenia łącza; najczęściej mogą służyć tylko jako narzędzia dodatkowe; informatyczne zarządzania transakcyjne wspomagania decyzyjnego dziedzinowe branżowe wymiany danych informow. kierow.(sik) planowania baz wiedzy GM FK Produkcja Kadry/ płace Zbyt... Dział.wytw. Finanse Handel Banki... Home banking EDI ebusiness Pełne SIK Częściowe SIK Controllingowe SIK Modele proste Modele złożone ekspertowe generowania mowy... przekrojowe (pomocnicze) Komunikacja biurowa Zarządzanie przepływem pracy (Workflow Management) Zarządzanie dokumentacją (Documentation Management Rys. 1 Klasyfikacja systemów informatycznych zarządzania (źródło: oprac. własne na podstawie [StaHas, 1999])

6 Kluge P.D. et al.: Skrypt do przedmiotu informatyczne zarządzania Zintegrowany system informatyczny klasy ERP Zintegrowany system informatyczny (ZSI) przedsiębiorstwa stanowi modułowo zorganizowany system, obsługujący najważniejsze sfery jego działalności, począwszy od marketingu i planowania, poprzez sprzedaż, dystrybucję, techniczne przygotowanie produkcji i jej sterowanie, zaopatrzenie, gospodarkę magazynową, zarządzanie zasobami ludzkimi do obszaru finansowo-księgowego oraz rachunku kosztów 2. Modułowa budowa systemu umożliwia etapowe wdrażanie tych składowych, które z uwagi na charakter i specyfikę działalności przedsiębiorstwa są niezbędne. Struktura funkcjonalna ZSI poziom 1 system poziom 2 podsystem-1 podsystem-2 poziom 3 moduł-1 moduł-2 poziom 4 jednostka funkcjonalna-1 jednostka funkcjonalna-2 poziom 5 funkcja elementarna-1 funkcja elementarna-2 Rys. Hierarcha w strukturze funkcjonalnej ZSI Źródło: por. Kasprzak 2000, s. 19. Obecnie większość ZSI dostępnych na rynku to tzw. systemy standardowe. te nie są tworzone na zamówienie konkretnej organizacji, ale zawierają zestaw standardowych funkcji, które dostosowywane są do potrzeb użytkownika za pomocą modyfikacji zmiennych parametrów (opcji) systemu. Coraz powszechniej stosowanymi systemami standardowymi są systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa (Enterprise Resource Planning), zwane systemami ERP. 2 por. Adamczewski 2004, s. 16.

7 Kluge P.D. et al.: Skrypt do przedmiotu informatyczne zarządzania 7 Geneza systemów ERP ERP są rozwinięciem swoich poprzedników, tzn. systemów klas MRP I oraz MRP II 3. MRP I (Material Requirements Planning) planowania potrzeb materiałowych umożliwiają wyznaczenie zapotrzebowania materiałowego do planowanych zleceń produkcyjnych w ujęciu ilościowym i wartościowym. MRP II (Manufacturing Resource Planning) planowania zasobów produkcyjnych to kompleksowe systemy planowania procesu produkcyjnego ułatwiające koordynowanie pracy organizacji, także tej o rozproszonej strukturze. System MRP II jest modelem procesu kierowania działalnością w rozbiciu na fazę planowania i sterowania. Pomaga w rozwiązaniu tzw. uniwersalnego równania produkcji, które sprowadza się do odpowiedzi na następujące pytania 4 : co mamy wyprodukować (jakie wyroby i w jakim terminie), aby wyznaczony popyt został zaspokojony? czym musimy dysponować i w jakim czasie (zdolności produkcyjne, surowce itd.), żeby wykonać produkcję? co z tego, czego potrzebujemy, posiadamy obecnie (jakimi dysponujemy zdolnościami produkcyjnymi w kolejnych okresach, jakie mamy zapasy produkcji w toku, półfabrykatów, surowców)? co musimy kupić (usługi i surowce), aby wykonać tę produkcję? Nowy model zarządzania - wprowadzany pod nazwą ERP lub MRP III - ma za pomocą bardziej wszechstronnych analiz i integracji informacji umożliwiać szybkie planowanie i korekcję działalności gospodarczej przedsiębiorstw. Wśród fachowców nie ma zgody, czy system nie obejmujący sfery produkcji zasługuje na miano ERP 5. 3 MRP II jest akronimem od angielskich słów: Manufacturing Resource Planning, co jest tłumaczone jako planowanie zasobów produkcyjnych. W odróżnieniu do MRP I (planowanie potrzeb materiałowych) MRP II jest standardem aplikacji służących do wspomagania procesu produkcyjnego wprowadzonym przez organizację APICS (American Production and Inventory Control Society) Amerykańskie Stowarzyszenie Sterowania Produkcją i Zapasami. 4 Greniewski Kniaź A., Rynek ERP w Polsce: Dominacja zachodnich dostawców, PCKurier 17/1999

8 Kluge P.D. et al.: Skrypt do przedmiotu informatyczne zarządzania 8 Przykładowa funkcjonalność systemu ERP WorkflowAutomation System informacyjny i controllingu (MIS) Zarządzanie projektem Konfigurator produktu Finanse Sprzedaż Środki trwałe CRM CAD Gospodarka materiał. APS BSC Rachunek kosztów SCM Produkcja Controlling Service Business Intelligence Zarządzanie dokumentacją Analyzer (OLAP) Intercompany E-Business Rys. 1.1 Funkcje systemu klasy ERP na przykładzie rozwiązania proalpha (źródło: proalpha Software AG) Perspektywa procesów Realizacja zlecenia Sporządzenie oferty Generowanie wariantów Zapytania VIS / Marketing Produkcj Gospodarka towarowa Finanse i rachunkowość System informacyjny Zarządzanie dokumentacją Konstrukcja Zarządzanie projektem Gospodarka materiałowa Dyspozycja & Zakupy Produkcja Wysyłka i dostawa Fakturowanie Serwis Rachunkowość i Controlling CRM E-Business Rys. 1.2 Perspektywa procesów w systemie proalpha (źródło: proalpha Software AG)

9 Kluge P.D. et al.: Skrypt do przedmiotu informatyczne zarządzania 9 Warunki ramowe wykorzystania systemów klasy ERP Cecha Średnia liczba pracowników obsługująca jeden moduł Przedsiębiorstwo Zarządzanie przepływem pracy (workflow management) Duże Średnie Małe > 1 ok. 1 < 1 wymagane wymagane w ograniczonym zakresie niekonieczne Czas wdrożenia ok. 6 miesięcy < 1 kwartał < 1 miesiąc Controller ze znajomością funkcji modułów Zainteresowanie najwyższego kierownictwa funkcjami dyspozycyjnymi i planowania kilku pracowników obecne często w szerokim zakresie maksymalnie 1 pracownik niektóre (np. kalkulacja); reszta w zależności od sytuacji brak w zależności od sytuacji 1.4 Uzasadnienie wyboru prezentowanego rozwiązania Wybrano system klasy ERP proalpha, gdyż spełnia on większość wymagań związanych z pojęciem controllingu sformułowanym na przedmiocie Podstawy controllingu, a w szczególności: zrozumiała integracja przepływów ilościowych i wartościowych uzyskano głównie poprzez dużą liczbę parametrów kosztowych i wartościowych, które przyporządkowano do danych podstawowych (por. rozdz. 2); bogata oferta instrumentów wspomagających wykorzystanie kompetencji użytkowników; pozwala na to przyjęta filozofia produktu, który jest na tyle szczupły, że z jednej strony pozwala na opanowanie przez przeciętnego użytkownika większości najważniejszych funkcji, z drugiej zaś oferuje wystarczającą liczbę funkcji wykorzystujących współczesną wiedzę ekonomiczną oraz narzędzia przydatne w rozważanej klasie przedsiębiorstw. pomoc w interpretacji danych realizowana jest głównie w obszarze planowania szczegółowego produkcji (Advanced Planning and Scheduling, APS) poprzez możliwości wizualizacyjne oraz tworzenie systemów wskaźników; elastyczność w tworzeniu funkcji controllingowych z bezpośrednim powiązaniem z aspektami technicznymi została osiągnięta poprzez parametryzację integracji przepływów ilościowych i wartościowych; dostępność narzędzi służących do analiz controllingowych ad hoc zależności specyficznych dla przedsiębiorstwa, które zawarte w prawie wszystkich modułach.

10 Kluge P.D. et al.: Skrypt do przedmiotu informatyczne zarządzania Niezbędna wiedza ekonomiczna potrzebna do obsługi systemów klasy ERP System klasy ERP jest zintegrowanym oprogramowaniem obejmującym niemal wszystkie obszary ekonomiki przedsiębiorstw. Odzwierciedla (w szczelności w odniesieniu do sektora MSP) te funkcje, które aktualnie lub w niedalekiej przyszłości wymagane są przez klientów. Nie reprezentują one przy tym najnowszego stanu wiedzy teoretycznej z obszaru ekonomiki przedsiębiorstw; z drugiej jednak strony ich obsługa wymaga dysponowania wiedzą na temat zależności ekonomicznych, narzędzi oraz częściowo standardowych pojęć. Przykłady wiedzy potrzebnej do zajęć laboratoryjnych: Rachunkowość finansowa: plan kont, księgowania najważniejszych operacji gospodarczych, struktura bilansu i rachunku zysków i strat. Rachunkowość zarządcza: rodzaje kosztów, miejsca powstawania kosztów, ARK, kalkulacja doliczeniowa. Podstawy controllingu: wskaźniki, analiza ABC, analiza wartości użytkowej, wykorzystanie danych zintegrowanego planowania (por. arkusz z przedmiotu Podstawy controllingu) Podstawy marketingu: instrumenty polityki cenowej, podstawy komunikacji w biznesie (reklama, wpływy na zadowolenie klienta), elementy podstawowe procesu realizacji zlecenia klienta (oferta, zlecenie, dostawa, faktura), wykorzystanie statystyk sprzedaży Zarządzanie produkcją: struktury produktu, procesy (karty technologiczne), bilans zdolności produkcyjnych, rodzaje zleceń produkcyjnych (na zlecenie klienta, na magazyn), elementy podstawowe realizacji zlecenia produkcyjnego (MRP II, zakupy i gospodarka materiałowa, magazynowanie, harmonogramowanie/planowanie, zatwierdzenie, zgłoszenie) Zarządzanie kadrami: formy wynagrodzeń, grupy zaszeregowania Rozwiązanie klasy ERP jest przy tym doskonałym narzędziem treningowym do odświeżenia i uporządkowania wiedzy z różnych przedmiotów. 1.6 Opis przedsiębiorstwa demonstracyjnego Opracowując koncepcję bazy danych przedsiębiorstwa demonstracyjnego założono, iż przykład prezentujący spełnia następujące warunki: - obejmuje wszystkie istotne obszary działalności przedsiębiorstwa; - uwzględniono specyfikę sektora przedsiębiorstw, dla którego adresowanych jest rozważany system; dotyczy to również wielkości przedsiębiorstwa; - ilość danych podstawowych nie może być zbyt duża musi pozwalać na ich kontrolę.

11 Kluge P.D. et al.: Skrypt do przedmiotu informatyczne zarządzania 11 Struktura systemu produkcyjnego Wyżej wymienionym wymaganiom odpowiada wykorzystane przedsiębiorstwo demonstracyjne o strukturze firmy produkcyjno handlowej średniej wielkości. Strukturę systemu produkcyjnego tego przedsiębiorstwa ilustruje Tab MPK Gniazdo produkc. Liczba pracowników (GniazProd) Liczba pracowników (MPK) Tab. 1.1 Struktura przedsiębiorstwa demonstracyjnego Stawka rh Stawka mh Wynagrodzenia (suma/mies.) Zaopatrzenie ,- Produkcja elementów Stan.rob ,07 6, ,- Stan.rob ,71 12,28 Montaż Stan.mont ,02 12, ,- Stan.mont ,12 8,31 Zbyt ,- Rachunkowość ,- Zarząd ,- Zakłada się możliwość wytwarzania w sumie 20 produktów (osiem sprzedawanych wyrobów gotowych P1, P2, P10 do P15; jeden sprzedawany podzespół P3; 12 podzespołów P4, P5, P20 do P29 6 ; produkcja ta reprezentuje typową dla branży produkcję trójstopniową (produkcja elementów, montaż podzespołów, montaż końcowy). Do produkcji wykorzystywane są 3 rodzaje materiałów (M6, M7, M8). Struktury produktów Najważniejsze dane o strukturach produktów oraz procesach ilustruje Tab O ile montaż (ręczny) realizowany jest w jednostopniowym (zawierającym wiele stanowisk roboczych) gnieździe produkcyjnym, o tyle produkcja elementów wykazuje wysoki stopień powiązań przy podanych warunkach nakładania się operacji i partiach częściowych. Dla czasów przezbrojeń przyjęto wartości średnie. Tab. 1.2 Technologiczne dane podstawowe przedsiębiorstwa demonstracyjnego Produkt Struktury produktu Gniazda produkcyjne P1 1*P3 3*P4 Stan.mont.1 P2 1*P3 1*M8 Stan.mont.1 P3 1*P4 2*P5 Stan.mont.2 P4 1*M6 Stan.rob.1, 2 P5 1*M7 Stan.rob.2, 1 Graficzną prezentację struktur produktów P1 i P2 ilustrują poniższe rysunki. 6 Oznaczenia zostały tak dobrane, aby uniknąć skojarzeń z jakikolwiek konkretnym przedsiębiorstwem

12 Kluge P.D. et al.: Skrypt do przedmiotu informatyczne zarządzania 12 Rys. 1.3 Struktura produktu P1 i P2 Podzespoły i elementy wytwarzane w ramach produkcji własnej mogą być w krótkim czasie zakupione u dostawców. Cena zakupu jest w tym przypadku jednak kilkakrotnie wyższa od (własnych) kosztów wytworzenia. Ceny zakupu i sprzedaży Ceny zakupu netto od dostawców głównych, ceny sprzedaży netto oraz warunki dostaw znajdują się w tabeli 1.3. Nr artykułu Cena zakupu Tab. 1.3 Ceny zakupu netto od dostawców głównych, ceny sprzedaży netto oraz warunki dostaw Stawka dostaw ekspres. Okres pon. nab. [dkal] Nr artykułu Cena sprzedaży Stawka dostaw ekspres. Okres dost. eksp. [dkal] Okres dost. norm. [dkal] M6 75,00 40 % 14 P ,00 25 % 1 21 M7 36,00 40 % 7 P2 895,00 25 % 1 21 M8 93,00 40 % 7 P3 499,00 25 % 1 14