Regulamin Organizacyjny

Transkrypt

1 Regulamin Organizacyjny REGULAMIN ORGANIZACYJNY Powiatowej i Miejskiej Biblioteki Publicznej w Olkuszu Rozdział I POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 Powiatowa i Miejska Biblioteka Publiczna w Olkuszu działa na podstawie: 1) Ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (Dz.U. z 2012 r. poz. 642); 2) Ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz.U. z 2012 r. poz. 406) 3) Statutu nadanego Uchwałą Nr XIX/263/2012 Rady Miejskiej w Olkuszu z dnia 25 września 2012 r. w sprawie nadania Statutu Powiatowej i Miejskiej Biblioteki Publicznej w Olkuszu. 2 Regulamin Organizacyjny Biblioteki zwany dalej regulaminem określa: 1) zasady kierowania Biblioteką; 2) organizację wewnętrzną Biblioteki; 3) zakresy działania działów i kierowników działów; 5) zasady podpisywania pism. 3 Ilekroć w dalszej treści regulaminu mówi się o: 1) Bibliotece należy przez to rozumieć Powiatową i Miejską Bibliotekę Publiczną w Olkuszu; 2) Dyrektorze należy przez to rozumieć Dyrektora Powiatowej i Miejskiej Biblioteki Publicznej. 4 Biblioteka jest biblioteką publiczna dla Miasta i Gminy Olkusz i powiatu olkuskiego, zapewniając obsługę biblioteczną mieszkańców, służy rozwijaniu i zaspakajaniu potrzeb czytelniczych i informacyjnych Miasta i Gminy Olkusz i powiatu olkuskiego, upowszechnianiu wiedzy, nauki, rozwoju kultury, dba o sprawne funkcjonowanie sieci bibliotecznej i systemu informacyjnego na terenie Miasta i Gminy Olkusz i powiatu olkuskiego. Rozdział II ZASADY KIEROWANIA BIBLIOTEKĄ 5 Biblioteką zarządza Dyrektor.

2 6 Dyrektor jest upoważniony do dokonywania czynności prawnych w imieniu Biblioteki Dyrektor Biblioteki jest odpowiedzialny za całokształt pracy powierzonej mu placówki oraz uzyskiwane przez nią wyniki. 2. Dyrektor odpowiada szczególności za: 1) realizację zadań statutowych Biblioteki oraz planów działalności Biblioteki; 2) gospodarkę finansową, w tym gospodarowaniem mieniem Biblioteki; 3) politykę kadrowa; 4) warunki pracy, zabezpieczenie p.poż. oraz inne zadania wynikające z przepisów szczególnych; 5) organizowanie pracy Biblioteki, koordynowanie jej działalności, sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad całokształtem pracy Biblioteki; 6) występowanie do Burmistrza Miasta i Gminy Olkusz w sprawach organizacyjnych, finansowych i zasad działania Biblioteki; 7) podejmowanie inicjatyw innowacji Biblioteki; 8) współpracę z innymi instytucjami kultury, placówkami samorządowymi, stowarzyszeniami, 9) kontakty ze środowiskiem i udział w kolegiach doradczych. 3. Do obowiązków Dyrektora należy w szczególności: 1) reprezentowanie Biblioteki na zewnątrz; 2) współpraca z: a) Burmistrzem i Radą Miejską w Olkuszu, w szczególności z Komisją Kultury, Promocji i Ochrony Zabytków; b) komórkami organizacyjnymi Urzędu Miasta i Gminy w Olkuszu; c) innymi instytucjami i organizacjami, w celu zapewnienia prawidłowości i sprawności realizacji statutowych zadań Biblioteki; 3) planowanie, wytyczanie kierunków działania i organizacji pracy Biblioteki; 4) koordynowanie i nadzorowanie zadań realizowanych przez Bibliotekę; 5) nadzorowanie i koordynowanie pracy Biblioteki; 6) wydawanie zarządzeń, decyzji, poleceń służbowych i innych wewnętrznych aktów normatywnych; 7) zatrudnianie, zwalnianie pracowników Biblioteki; 8) określanie zakresów obowiązków i odpowiedzialności pracowników Biblioteki; 9) przyjmowanie interesantów w sprawach skarg i wniosków. Rozdział III ORGANIZACJA WEWNĘTRZNA BIBLIOTEKI 8 1. W skład Biblioteki wchodzą następujące komórki organizacyjne: 1) Dział Organizacyjny; 2) Dział Księgowości; 3) Dział Gromadzenia i Opracowania Zbiorów; 4) Dział Udostępniania Zbiorów; 5) Dział Bibliograficzno-Informacyjny; 6) Dział Instrukcyjno-Metodyczny. 2. W ramach Działu Udostępniania Zbiorów funkcjonują: 1) Biblioteka Centralna w skład której wchodzą: a) Wypożyczalnia dla dorosłych;

3 b) Czytelnia dla dorosłych; c) Wypożyczalnia dla dzieci; d) Czytelnia dla dzieci; e) Mediateka. 2) Filia Nr 2 w Olkuszu; 3) Filia Nr 3 w Olkuszu; 4) Filia Nr 5 w Olkuszu; 5) Filia w Braciejówce; 6) Filia w Gorenicach; 7) Filia w Kosmolowie; 8) Filia w Osieku; 9) Filia w Zedermanie; 10) Filia w Żuradzie Dyrektor i główny księgowy są pracownikami zarządzającymi. 2. Kierwnicy następujących działów: Gromadzenia i Opracowania, Udostępniania Zbiorów, Bibliograficzno- Informacyjnego kierują zespołami. 10 Schemat organizacyjny Biblioteki stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. Rozdział IV SZCZEGÓŁOWE ZAKRESY DZIAŁANIA POSZCZEGÓLNYCH KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH BIBLIOTEKI Do zadań Działu Organizacyjnego należy prowadzenie: 1) W zakresie spraw kadrowych: a) Prowadzenie spraw kadrowych pracowników Biblioteki; b) Organizowanie i prowadzenie ewidencji kadrowej; c) Prowadzenie sprawozdawczości kadrowej; d) Współdziałanie w opracowywaniu założeń polityki kadrowej. 2) W zakresie spraw socjalno-bytowych: a) Prowadzenie działalności socjalnej pracowników Biblioteki; 3) W zakresie spraw organizacyjno-administracyjnych i zaopatrzenia: a) Obsługa kancelaryjna i administracyjna Biblioteki; b) Zaopatrywanie Biblioteki w niezbędny sprzęt, druki i inne materiały; c) Prowadzenie dokumentacji w zakresie zamówień publicznych; d) Przygotowywanie projektów umów cywilno prawnych; e) Prowadzenie innych zadań organizacyjnych ( skargi, wnioski itp.) 4) W zakresie spraw p.poż.: współdziałanie ze zleceniobiorcą, który wykonuje zadanie służby p.poż. 5) w zakresie spraw bhp - współdziałanie ze zleceniobiorcą, który wykonuje zadania słuzby bhp 6) w zakresie obsługi: a) utrzymywanie porządku i czystości w budynku i na zewnątrz; b) konserwacja pomieszczeń i urządzeń; c) ochrona mienia. 7) Prowadzenie składnicy akt;

4 8) W zakresie obsługi i konserwacji urządzeń komputerowych, automatyki: a) Administrowanie siecią komputerową, zapewnienie prawidłowej pracy sprzętu komputerowego pod względem technicznym; b) Zapewnienie sprawnego funkcjonowania sieci komputerowej w Bibliotece; c) Nadzór nad sprawnym działaniem programów bibliotecznych obowiązujących w Bibliotece; d) Rozwijanie sieci komputerowej w Bibliotece; e) Rozwijanie i wzbogacanie oferty Biblioteki w techniki informatyczne; f) Tworzenie kopii zapasowych katalogu komputerowego Biblioteki oraz najważniejszych danych; g) Przechowywanie dokumentacji sprzętu komputerowego, gwarancji, programów, licencji itp.; h) Zabezpieczanie sieci komputerowej oraz poszczególnych stanowisk przed ingerencją osób nieupoważnionych oraz zapewnienie ochrony przed wirusami komputerowymi ; i) Wypełnianie obowiązków związanych z techniczną stroną serwisu internetowego Biblioteki; j) Wsparcie techniczne w zakresie obsługi programów, w których uczestniczy Biblioteka; k) Opracowywanie dokumentów związanych z siecią; l) Opracowywanie wydawnictw własnych dotyczących pracy działu. 2. Pracę działu nadzoruje Dyrektor Do zadań Działu Księgowości należy: 1 ) W zakresie finansowo-księgowym: a) Prowadzenie obsługi finansowej i księgowej; b) Opracowywanie dokumentów własnych dotyczących gospodarki finansowej; c) Opracowywanie planów finansowych; d) Opracowywanie wniosków dotyczących zmian w toku realizacji budżetu; e) Zapewnienie prawidłowego przebiegu wykonania budżetu i czuwanie nad zachowaniem równowagi budżetowej oraz dyscypliny budżetowej; f) Sporządzenie dokumentacji finansowo-księgowej; g) Kontrola zakupu i przyjmowania materiałów bibliotecznych, środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, wyposażenia; h) Kontrola realizacji przychodów i kosztów; i) Inwentaryzacja i rozliczanie składników majątku, prowadzenie jego ewidencji; j) Sporządzanie sprawozdań finansowych; k) Prowadzenie i sporządzenie kartotek osobowo-płacowych; l) Sporządzenie list wypłat wynagrodzeń, zasiłków, wypłat świadczeń z ZFŚS itp.; m) Prowadzenie dokumentacji w zakresie składek i zasiłków z ubezpieczenia społecznego; n) Prowadzenie dokumentacji w zakresie podatków deklaracje podatkowe, rozliczanie podatku; o) Prowadzenie dokumentacji w zakresie ubezpieczenia osób i mienia; p) Współdziałanie z instytucjami w zakresie spraw finansowo-księgowych. 2) W zakresie prowadzenia rozliczeń pieniężnych: a) Prowadzenie rozliczeń bezgotówkowych i ich ewidencja; b) Kontrola wydawania środków pieniężnych, obrotów w rachunkach bankowych; c) Dokonywanie wpłat i wypłat gotówkowych; d) Kontrola prawidłowości sporządzania dowodów kasowych i prowadzenie ich ewidencji; e) Kontrola prawidłowości przechowywania wartości pieniężnych; f) Współdziałanie z bankami w zakresie obsługi rozliczeń bezgotówkowych. 2. Pracę Działu nadzoruje Główny Księgowy, który odpowiada przez Dyrektorem za właściwą organizację pracy Działu i należyte wykonanie zadań objętych zakresem działania. 3. Do zadań Głównego Księgowego należy: a) prowadzenie pełnej rachunkowości w PiMBP w Olkuszu w tym rzetelne i terminowe sporządzanie planów i sprawozdań finansowych zgodnie z obowiązującymi przepisami i wytycznymi organu prowadzącego, b) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi w zakresie zatwierdzonego planu finansowego, c) dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, d) dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji

5 gospodarczych i finansowych, e) nadzór nad gospodarką kasową i drukami ścisłego zarachowania, f) przestrzeganie obowiązujących terminów przeprowadzania inwentaryzacji i jej rozliczania zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz zgodnie z instrukcją inwentaryzacyjną PiMBP w Olkuszu, g) prawidłowa współpraca z pracownikami w zakresie działalności finansowej, h) kierowanie i nadzór nad pracą podległych pracowników, i) wnioskowanie do Dyrektora PiMBP w Olkuszu o określenie trybu, według którego mają być wykonywane przez samodzielnych pracowników prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów i sprawozdawczości finansowej, j) żądanie od pracowników PiMBP w Olkuszu udzielania w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień bądź udostępniania do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień, k) zgłaszanie wniosków w sprawie wynagradzania bądź zwalniania podlegających sobie pracowników, l) przestrzeganie ustawy o finansach publicznych w celu nie dopuszczenia do naruszenia dyscypliny finansów publicznych, m) z upoważnienia Dyrektora PiMBP w Olkuszu reprezentowanie jednostki w sprawach wymagających wyjaśnień gospodarczo-finansowych wobec organu prowadzącego n) pisemne zawiadamianie Dyrektora PiMBP w Olkuszu w przypadku ujawnienia nieprawidłowości, co do przeprowadzonych operacji gospodarczych i finansowych nie mieszczących się w planie finansowym Dział Gromadzenia i Opracowania Zbiorów obsługuje centralę i filie biblioteczne. 2. Do zadań działu należy: 1) W zakresie gromadzenia: a) Rozeznanie potrzeb czytelniczych; b) Planowanie struktury zbiorów; c) Zamawianie i realizacja zakupów zbiorów (zakup, dar, wpływy za zagubione i inne); d) Tworzenie kartotek zakupu, dezyderatów, kontynuantów, cykli wydawniczych, e) Tworzenie katalogu centralnego; f) Prowadzenie ewidencji sumarycznej i szczegółowej; g) Prowadzenie centralnej rejestracji ubytków; h) Planowanie i realizacja procesów ubytkowania zbiorów; i) Uzgadnianie ilościowe i wartościowe zbiorów z Działem Księgowości; j) Współpraca z księgarzami, bibliotekami, czytelnikami, Działem Udostępniania Zbiorów Wojewódzkiej Biblioteki Publicznej, środowiskiem lokalnym w zakresie wymiany poglądów i oceny rynku wydawniczego; k) Rozeznanie źródeł informacji księgarskich i wydawniczych. 3. Pracę Działu nadzoruje kierownik, który odpowiada przed Dyrektorem za właściwą organizację pracy Działu, należyte wykonywane zadań objętych zakresem działania Do zadań Działu Udostępniania Zbiorów należy: 1) Organizacja udostępniania zbiorów; 2) Prowadzenie ewidencji wypożyczeni, zwrotów i rezerwacji; 3) Organizowanie czytelnictwa i udostępniania materiałów bibliotecznym ludziom chorym i niepełnosprawnym; 4) Ewidencja użytkowników i czytelników; 5) Prowadzenie bieżącej statystyki udostępniania zbiorów; 6) Zbieranie informacji o potrzebach czytelników i przekazywanie ich do Działu Gromadzenia i Opracowania Zbiorów; 7) Organizowanie i prowadzenie upowszechniania czytelnictwa; 8) Opracowanie i organizowanie zajęć, spotkań i imprez kulturalnych, edukacyjnych; 9) Opracowanie i organizowanie wystaw, prelekcji, konferencji (wspólnie z Działem Instrukcyjno-Metodycznym); 10) Opracowanie i prowadzenie lekcji bibliotecznych (wspólnie z Działem Instrukcyjno-Metodycznym); 11) Praca z czytelnikami;

6 12) Prowadzenie postępowania o zwrot przetrzymywanych książek; 13) Udzielanie informacji indywidualnych i zbiorowych oraz ich ewidencja; 14) Współpraca z instytucjami i organizacjami środowiskowymi, szczególnie w zakresie edukacji, kultury i nauki; 15) Realizacja wypożyczeni międzybibliotecznych; 16) Opracowanie wydawnictw własnych dotyczących pracy Działu. 2. Pracę Działu nadzoruje kierownik, który odpowiada przed Dyrektorem za właściwą organizację pracy Działu, należyte wykonanie zadań objętych zakresem działania Do zadań Działu Bibliograficzno-Informacyjnego należy: 1) Pełnienie funkcji ośrodka informacji biblioteczno-bibliograficznej; 2) Gromadzenie dorobku literackiego, artystycznego i naukowego osób i instytucji związanych z Olkuszem i regionem, celem utworzenia archiwum regionalnego; 3) Bieżąca obsługa informacyjna czytelników; 4) Popularyzacja książki i czytelnictwa, promowanie Biblioteki (opracowywanie druków reklamowych i informacyjnych); 5) Prowadzenie przysposobienia biblioteczno-bibliograficznego dla uczniów i studentów; 6) Udzielanie porad i konsultacji nt. organizacji i działania służb informacyjnych w bibliotekach publicznych powiatu olkuskiego; 7) Opracowywanie wprowadzanie danych do baz własnych; 8) Organizowanie i prowadzenie digitalizacji zbiorów Biblioteki; 9) Współpraca ze środowiskiem; 10) Opracowywanie wydawnictw informacyjnych Biblioteki; 11) Obsługa czytelników w zakresie udostępniania zbiorów regionalnych oraz udzielanie informacji faktograficznych; 12) Opracowanie materiałów promocyjnych; 13) Prowadzenie serwisu internetowego Biblioteki i innych serwisów internetowych promujących Bibliotekę; 14) Opracowanie i prowadzenie spotkań i konferencji szkoleniowych; 15) Opracowanie wydawnictw własnych dotyczących pracy Działu; 16) Współpraca z bibliotekami publicznymi powiatu olkuskiego, dotycząca opracowania bibliografii regionalnej; 17) Współpraca z Działem Bibliograficznym Wojewódzkiej Biblioteki Publicznej. 18) Koordynowanie czynności związanych z pracą wolontariuszy. 2. Pracę Działu nadzoruje kierownik, który odpowiada przed Dyrektorem za właściwą organizację pracy Działu oraz należyte wykonywanie zadań objętych zakresem działania Do zadań Działu Instrukcyjno-Metodycznego należy nadzór merytoryczny i metodyczny nad całokształtem udostępniania i organizacji zbiorów w Dziale Udostępniania Zbiorów tj. w bibliotece centralnej i filiach, oraz: 1) Udzielanie pomocy metodycznej i organizowanie szkoleń i doskonalenia zawodowego oraz sprawowanie nadzoru merytorycznego nad prawidłowym realizowaniem zadań statutowych przez biblioteki publiczne na terenie powiatu olkuskiego; 2) Opracowywanie materiałów metodycznych i realizacja form pracy z czytelnikiem; 3) Organizacja praktyk dla uczniów i studentów oraz staży dla osób bezrobotnych i nowo zatrudnionych bibliotekarzy; 4) Organizacja doskonalenia zawodowego w formie seminaryjnej i pośrednictwo w innych formach (przy udziale Biblioteki Wojewódzkiej); 5) Sporządzanie analiz dotyczących działalności Biblioteki oraz opracowanie statystki GUS; 6) Współdziałanie z bibliotekami innych sieci, instytucjami upowszechniania kultury, organizacjami i towarzystwami w rozwijaniu i zaspokajaniu potrzeb oświatowych i kulturalnych społeczeństwa; 7) Współpraca ze środowiskiem; 8) Podejmowanie działań wspierających rozwój Biblioteki; 9) Opracowanie wydawnictw własnych dotyczących pracy Działu;

7 10) Wdrażanie strategii rozwoju Biblioteki; 11) Inicjowanie usprawnień i innowacyjnych rozwiązań w pracy Biblioteki i obsłudze czytelników; 12) Współdziałanie w przygotowywaniu wniosków i w aplikowaniu o środki zewnętrzne na działalność statutową Biblioteki; 13) Przygotowanie planów imprez czytelniczych inspirujących i promujących czytelnictwo i Bibliotekę, współpraca z działami i bibliotekami w tym zakresie; 14) Organizowanie zastępstw doraźnych w bibliotece centralnej i filiach wspólnie z kierownikiem Działu Udostępniania Zbiorów. 2. Pracę Działu nadzoruje Dyrektor, który kontroluje właściwą organizację pracy Działu, należyte wykonanie zadań objętych zakresem działania. 3. Dział Instrukcyjno- Metodyczny nadzoruje całokształt pracy bibliotek na terenie gminy Olkuszu i powiatu olkuskiego Kierownicy działów kierują ich pracą i odpowiadają przez Dyrektorem za powierzony im majątek, właściwą organizację pracy oraz należyte wykonanie zadań objętych zakresem działania. 2. Do podstawowych zadań kierowników działów należy: 1) Organizowanie pracy oraz podejmowanie inicjatyw zmierzających do jej usprawnienia; 2) Nadzór nad właściwym spełnianiem obowiązków przez pracowników w zakresie zagadnień merytorycznych i dyscypliny pracy; 3) Wydawanie poleceń służbowych podległym pracownikom; 4) Ustalanie projektów zakresów czynności; 5) Nadzór nad przestrzeganiem przepisów bhp; 6) Przygotowywanie projektów zarządzeń Dyrektora w zakresie należącym do właściwości działu; 7) Sporządzanie okresowych planów pracy oraz sprawozdań z działalności; 8) Zaznajomienie się z obowiązującymi przepisami i przekazywanie ich do wiadomości podległym pracownikom; 9) Przestrzeganie zasad oszczędnego i efektywnego gospodarowania; 10) Wykonywanie innych czynności zleconych przez Dyrektora; 11) Przedstawianie przełożonemu informacji o problemach i potrzebach związanych z realizacją zadań i funkcjonowaniem działu; 12) Składanie propozycji rozwiązania problemów lub wprowadzenia zmian w organizacji działu. Rozdział V ZASADY PODPISYWANIA PISM Do podpisu Dyrektora zastrzeżone są 1) zarządzenia, decyzje i inne wewnętrzne akty normatywne oraz umowy, porozumienia i inne oświadczenia woli; 2) pisma adresowane do Burmistrza Miasta i Gminy Olkusz, organów kontroli zewnętrznej, organizacji społecznych i pozarządowych; 3) odpowiedzi na wystąpienia, wnioski i interpelacje kierowane przez radnych i Komisje Rady Miejskiej w Olkuszu; 4) pisma dotyczące spraw kadrowych oraz budżetu Biblioteki; 5) pisma i dokumenty zastrzeżone do podpisu Dyrektora w odrębnym trybie. 2. Dyrektor może upoważnić innych pracowników do podpisywania pism w jego imieniu w ściśle określonych przypadkach, na podstawie udzielonego w formie pisemnej pełnomocnictwa. 3. Projekty pism i dokumenty przedstawiane do podpisu Dyrektora parafuje pracownik merytoryczny, który opracował projekt. 4. Szczegółowe zasady podpisywania, parafowania i obiegu dokumentów księgowych określa instrukcja obiegu dokumentów.

8 19 Dokumenty powodujące skutki finansowe, po uprzednim potwierdzeniu przez pracownika merytorycznego parafowane są przez Głównego Księgowego. 20 Szczegółowy tryb postępowania z dokumentacją służbową jej obieg, rejestrację, przechowywanie oraz archiwizowanie określa Instrukcja Kancelaryjna. Rozdział VI POSTANOWIENIA KOŃCOWE 21 Do zmiany niniejszego Regulaminu stosuje się tryb przewidziany dla jego wprowadzenia Liczba odwiedzin: 24 Podmiot udostępniający informację: Powiatowa i Miejska Biblioteka Publiczna w Olkuszu Osoba wprowadzająca informację: Beata Szandor Osoba odpowiedzialna za informację: Beata Szandor Czas wytworzenia: :32:40 Czas publikacji: :40:05 Data przeniesienia do archiwum: Brak