Sposób wykonywania uchwały w sprawie budżetu Miasta Olsztyn na 2010 rok

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia Nr 27 Prezydenta Miasta Olsztyn z dnia 15 lutego 2010 roku Sposób wykonywania uchwały w sprawie budżetu Miasta Olsztyn na 2010 rok

2 SPIS TREŚCI Strona Rozdział I. Zasady wykonywania budżetu Miasta Olsztyn 3 A. Postanowienia ogólne 3 I. Pojęcia zastosowane w zarządzeniu 3 II. Wydziały pełniące funkcję wydziałów nadzorujących wobec jednostek organizacyjnych, umieszczonych w Schemacie zarządzania miastem pod bezpośrednim nadzorem Kierownictwa Urzędu 4 B. Plany finansowe jednostek organizacyjnych po uchwaleniu budżetu 4 I. Zasady sporządzania planów finansowych po uchwaleniu budżetu 4 II. Liczba egzemplarzy, miejsca i terminy składania planów finansowych po uchwaleniu budżetu 5 III. Weryfikacja planów finansowych 7 C. Plany dochodów własnych i wydatków nimi finansowanych jednostek budżetowych typ darowizny lub odszkodowania 8 I. Zasady opracowywania planów dochodów własnych i wydatków nimi finansowanych typ darowizny lub odszkodowania 8 II. Liczba egzemplarzy, miejsca i terminy składania planów dochodów własnych i wydatków nimi finansowanych typ darowizny lub odszkodowania, 8 III. Weryfikacja informacji o utworzeniu planu dochodów własnych i wydatków nimi finansowanych typ darowizny lub odszkodowania 9 D. Zasady dysponowania środkami budżetowymi ujętymi w planach finansowych jednostek organizacyjnych 9 I. Ogólne zasady dysponowania środkami budżetowymi 9 II. Zasady dysponowania środkami budżetowymi dotyczącymi jednostek oświatowych nadzorowanych przez Wydział Edukacji 10 III. Zasady dysponowania środkami z rezerw budżetu miasta i ich rozliczanie 12 IV. Zasady dysponowania środkami pochodzącymi ze źródeł zewnętrznych 12 V. Zasady udzielania, wykorzystania i rozliczania dotacji z budżetu miasta 13 VI. Wydatki, które nie wygasają z upływem roku budżetowego na podstawie uchwały Rady Miasta 13 VII. Wydatki, które nie wygasają z upływem roku budżetowego z mocy prawa 15 E. Zasady wprowadzania zmian w planach finansowych jednostek organizacyjnych w toku wykonywania budżetu 16 I. Ogólne zasady wprowadzania zmian w planach finansowych 16 II. Wnioski o zmiany w planach finansowych do rozpatrzenia na sesji Rady Miasta 16 III. Liczba egzemplarzy, miejsca i terminy składania wniosków o zmiany w planie finansowym do rozpatrzenia na sesji Rady Miasta 17 IV. Weryfikacja i akceptacja wniosków o zmiany w planach finansowych do rozpatrzenia na sesji Rady Miasta 21 V. Wnioski o zmiany w planach finansowych do rozpatrzenia przez Prezydenta Miasta 21 VI. Wnioski o przeniesienie środków między zadaniami w ramach danego paragrafu wydatków rzeczowych (WPP, WPPO) 22 VII. Zasady wprowadzania zmian w planach finansowych przez kierowników jednostek organizacyjnych na mocy upoważnienia ustawowego 23 F. Plany finansowe jednostek organizacyjnych po zmianach wprowadzonych w toku wykonywania budżetu przez Radę Miasta lub Prezydenta Miasta 24 I. Zasady sporządzania planów finansowych po zmianach wprowadzonych przez Radę Miasta lub Prezydenta Miasta 24 II. Liczba egzemplarzy, miejsca i terminy składania planów finansowych po zmianach wprowadzonych przez Radę Miasta lub Prezydenta Miasta 24 1

3 III. Inne postanowienia 26 G. Plany finansowe po zmianach wprowadzonych przez kierowników jednostek organizacyjnych na mocy upoważnienia ustawowego 27 I. Zasady opracowywania planów finansowych po zmianach wprowadzonych przez kierowników jednostek organizacyjnych na mocy upoważnienia ustawowego 27 II. Liczba egzemplarzy, miejsca i terminy składania planów finansowych po zmianach wprowadzonych przez kierowników jednostek organizacyjnych 27 III. Weryfikacja informacji o zmianach w planach finansowych wprowadzonych przez kierowników jednostek organizacyjnych na mocy upoważnienia ustawowego 28 H. Zasady pobierania i przekazywania dochodów budżetu miasta i dochodów budżetu państwa oraz dokonywania zwrotów wydatków budżetowych, sporządzania sprawozdań budżetowych wraz z wymaganymi informacjami, ewidencjonowania i wykazywania zaangażowania w sprawozdaniu Rb-28S, a także klasyfikowania wydatków publicznych wg dodatkowej klasyfikacji dotyczącej obszarów, kategorii i podkategorii wydatków strukturalnych 29 I. Tryb pobierania dochodów budżetu miasta i dochodów budżetu państwa oraz zasady przekazywania dochodów budżetowych i zwrotów dokonanych wydatków budżetowych na rachunek bieżący budżetu miasta 29 II. Zasady sporządzania sprawozdań budżetowych oraz rodzaje dodatkowych informacji składanych do sprawozdań budżetowych 32 III. Zasady dotyczące ewidencji i wykazywania w sprawozdaniu Rb-28S kwot zaangażowania 34 IV. Zasady dokonywania ewidencji wydatków publicznych sklasyfikowanych według dodatkowej klasyfikacji dotyczącej obszarów, kategorii i podkategorii wydatków strukturalnych 35 Rozdział II. Formularze planów finansowych jednostek organizacyjnych zmian w planach i zasilenia budżetowego oraz wniosków dot. wydatków niewygasających 36 A. Postanowienia ogólne 36 I. Zasady ogólne 36 II. Zasady przekazania formularzy jednostkom organizacyjnym 36 B. Formularze projektów/planów finansowych wraz z objaśnieniami i załącznikami 36 I. Rodzaje formularzy 36 II. Zasady wypełniania i stosowania formularzy 37 C. Formularze wniosków w sprawie zmian planach finansowych wraz z załącznikami 40 I. Rodzaje formularzy 40 II. Zasady wypełniania i stosowania formularzy 42 D. Formularze zgłoszenia środków zasilenia budżetowego do stosowania przez jednostki budżetowe 46 I. Rodzaje formularzy 45 II. Zasady wypełniania i stosowania formularzy 46 E. Formularze wniosków dot. wydatków niewygasających 46 I. Rodzaje formularzy 46 II. Zasady wypełniania i stosowania formularzy 46 Rozdział III. Sprawozdania wewnętrzne dotyczące wykonywania budżetu miasta i planów finansowych jednostek organizacyjnych oraz samorządowych instytucji kultury i samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej 48 A. Postanowienia ogólne 48 I. Rodzaje sprawozdań wewnętrznych 48 II. Ogólne zasady sporządzania sprawozdań wewnętrznych 48 B. Informacja półroczna i sprawozdanie roczne 49 I. Zakres informacji półrocznej i sprawozdania rocznego 49 II. Liczba egzemplarzy, miejsca i terminy składania sprawozdań wewnętrznych 57 III. Weryfikacja sprawozdań wewnętrznych 59 Wzory formularzy 2

4 ROZDZIAŁ I. ZASADY WYKONYWANIA BUDŻETU MIASTA OLSZTYN A. Postanowienia ogólne I. Pojęcia zastosowane w zarządzeniu 1. Jednostka organizacyjna należy przez to rozumieć: jednostkę budżetową, zakład budżetowy, gospodarstwo pomocnicze jednostki budżetowej Miasta Olsztyn, w tym wydział, biuro lub inną komórkę wchodzącą w skład struktury organizacyjnej Urzędu Miasta, zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Miasta. 2. Wydział Urzędu Miasta należy przez to rozumieć wydział, biuro lub inną komórkę organizacyjną Urzędu Miasta. 3. Wydział nadzorujący Urzędu Miasta należy przez to rozumieć wydziały/biura Urzędu Miasta nadzorujące jednostki organizacyjne, zgodnie ze schematem zarządzania miastem, stanowiącym załącznik do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta, oraz wydziały wymienione w pkt A.II. 4. Kierownik jednostki organizacyjnej/dyrektor należy przez to rozumieć dyrektora/ kierownika jednostki organizacyjnej, w tym również dyrektora/kierownika wydziału Urzędu Miasta. 5. Plan finansowy należy przez to rozumieć plan finansowy: jednostki budżetowej (w tym wydziału Urzędu Miasta), zakładu budżetowego, gospodarstwa pomocniczego jednostki budżetowej, dochodów własnych i wydatków nimi finansowanych jednostki budżetowej. 6. Dochody majątkowe należy przez to rozumieć dotacje i środki na inwestycje, dochody ze sprzedaży majątku, dochody z tytułu przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności (sklasyfikowane w , 0870 oraz w rozpoczynające się od cyfry 6 ). 7. Dochody bieżące dochody niebędące dochodami majątkowymi. 8. Wydatki majątkowe należy przez to rozumieć wydatki na inwestycje i zakupy inwestycyjne, zakup i objęcie akcji i udziałów, wniesienie wkładów do spółek prawa handlowego (sklasyfikowane w rozpoczynających się od cyfry 6 ). 9. Wydatki bieżące wydatki niebędące wydatkami majątkowymi. 10. Informacja o ostatecznych kwotach wielkości budżetowych należy przez to rozumieć informację o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków, przychodów i kosztów oraz wysokości dotacji z budżetu i wpłat do budżetu danej jednostki organizacyjnej, wynikających z uchwały budżetowej. 11. Data otrzymania zawiadomienia o zmianach w planie finansowym należy przez to rozumieć: datę pokwitowania odbioru; okres dwóch dni od daty widniejącej na stemplu pocztowym; datę przekazania do sekretariatu wydziału Urzędu Miasta; następny dzień po dniu przekazania informacji do skrytki w kancelarii ogólnej Urzędu Miasta (dot. wyłącznie jednostek organizacyjnych posiadających skrytki w kancelarii ogólnej Urzędu Miasta); datę przesłania dokumentu w systemie Mdok (dot. wyłącznie wydziałów Urzędu Miasta). 3

5 12. W przypadkach, gdy ostatni dzień terminu określonego w niniejszym zarządzeniu jest dniem wolnym od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się najbliższy następny dzień roboczy. II. Wydziały pełniące funkcję wydziałów nadzorujących wobec jednostek organizacyjnych, umieszczonych w Schemacie zarządzania miastem pod bezpośrednim nadzorem Kierownictwa Urzędu 1. Wydział Zarządzania Kryzysowego i Ochrony Ludności pełni funkcję wydziału nadzorującego wobec jednostki budżetowej Komenda Miejska Państwowej Straży Pożarnej w Olsztynie. 2. Wydział Zdrowia i Polityki Społecznej pełni rolę wydziału nadzorującego wobec jednostki budżetowej Miejski Urząd Pracy w Olsztynie. 3. Wydział Inwestycji Miejskich pełni rolę wydziału nadzorującego wobec jednostki budżetowej Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego dla Miasta Olsztyna. 4. Wydział pełniący funkcję wydziału nadzorującego wypełnia wszystkie obowiązki określone w niniejszym zarządzeniu i innych zarządzeniach okołobudżetowych dla wydziałów nadzorujących jednostki organizacyjne. B. Plany finansowe jednostek organizacyjnych po uchwaleniu budżetu I. Zasady sporządzania planów finansowych po uchwaleniu budżetu 1. Plany finansowe sporządza się na formularzach i zgodnie z zasadami, określonymi w rozdziale II. 2. Kierownicy jednostek organizacyjnych sporządzają plany finansowe na podstawie informacji o ostatecznych kwotach wielkości budżetowych, otrzymanych z Wydziału Budżetu. 3. Plany finansowe, zapewniające zgodność ujętych w nich kwot z informacjami o ostatecznych kwotach wielkości budżetowych, podpisane przez kierowników jednostek organizacyjnych, stanowią podstawę gospodarki finansowej tych jednostek. 4. Plan finansowy Wydziału Budżetu sporządza i podpisuje Dyrektor Wydziału Budżetu w układzie działów, rozdziałów i paragrafów klasyfikacji budżetowej, bez kalkulacji i objaśnień wielkości budżetowych, wynikających z uchwały budżetowej. 5. Plan finansowy Urzędu Miasta tworzą poszczególne plany finansowe wydziałów Urzędu Miasta, zawierające wielkości budżetowe, wynikające z uchwały budżetowej (w tym dochody i wydatki budżetowe ujęte w planie finansowym Wydziału Budżetu). Prezydent Miasta podpisuje plan finansowy Urzędu Miasta, przygotowany przez Dyrektora Wydziału Budżetu, w formie zestawienia zbiorczego dochodów i wydatków ujętych we wszystkich planach finansowych wydziałów Urzędu Miasta, w układzie działów, rozdziałów i paragrafów klasyfikacji budżetowej. Plan finansowy Urzędu Miasta przechowywany jest w aktach Wydziału Budżetu. 4

6 II. Liczba egzemplarzy, miejsca i terminy składania planów finansowych po uchwaleniu budżetu 1. Wydziały Urzędu Miasta składają plany finansowe w Wydziale Budżetu: 1) dla zadań własnych (PJB-1 wraz z wymaganymi załącznikami): a) liczba egzemplarzy w formie papierowej 2 egzemplarze, z tego: 1 egzemplarz z potwierdzeniem wpływu otrzymuje wydział, 1 egzemplarz pozostaje w aktach Wydziału Budżetu, b) forma elektroniczna Mdok (dostęp do dokumentu planu finansowego w systemie Mdok jest wymagany już w momencie składania jego formy papierowej w sekretariacie Wydziału Budżetu), c) termin złożenia: 1-3 marca 2010 roku, 2) dla zadań zleconych (PJB-2 wraz z wymaganymi załącznikami): a) liczba egzemplarzy w formie papierowej 2 egzemplarze, z tego: 1 egzemplarz z potwierdzeniem wpływu otrzymuje wydział, 1 egzemplarz pozostaje w aktach Wydziału Budżetu, b) forma elektroniczna Mdok (dostęp do dokumentu planu finansowego w systemie Mdok jest wymagany już w momencie składania jego formy papierowej w sekretariacie Wydziału Budżetu), c) termin złożenia: 1-3 marca 2010 roku. 3) dla funduszy celowych (FC): a) liczba egzemplarzy w formie papierowej 2 egzemplarze, z tego: 1 egzemplarz z potwierdzeniem wpływu otrzymuje wydział, 1 egzemplarz pozostaje w aktach Wydziału Budżetu, b) forma elektroniczna Mdok (dostęp do dokumentu planu finansowego w systemie Mdok jest wymagany już w momencie składania jego formy papierowej w sekretariacie Wydziału Budżetu), c) termin złożenia: 1-3 marca 2010 roku. 2. Jednostki oświatowe nadzorowane przez Wydział Edukacji składają plany finansowe w Wydziale Edukacji: 1) dla zadań własnych (PJBO-1 wraz z wymaganymi załącznikami): a) liczba egzemplarzy w formie papierowej 2 egzemplarze, z tego: 1 egzemplarz z potwierdzeniem wpływu otrzymuje jednostka organizacyjna, 1 egzemplarz po zweryfikowaniu przez Wydział Edukacji otrzymuje Wydział Budżetu, b) forma elektroniczna wskazana przez Wydział Edukacji, c) termin złożenia: 1-3 marca 2010 roku, 2) dla dochodów własnych i wydatków nimi finansowanych typ uchwała (PDW-U): a) liczba egzemplarzy w formie papierowej 2 egzemplarze, z tego: 1 egzemplarz z potwierdzeniem wpływu otrzymuje jednostka organizacyjna, 5

7 1 egzemplarz po zweryfikowaniu przez Wydział Edukacji otrzymuje Wydział Budżetu, b) forma elektroniczna wskazana przez Wydział Edukacji, c) termin złożenia: 1-3 marca 2010 roku. 3. Pozostałe jednostki organizacyjne nadzorowane przez wydziały Urzędu Miasta składają plany finansowe do tychże wydziałów: 2) dla zadań własnych (PJB-1 wraz z wymaganymi załącznikami): a) liczba egzemplarzy w formie papierowej 3 egzemplarze, z tego: 1 egzemplarz z potwierdzeniem wpływu otrzymuje jednostka organizacyjna, 1 egzemplarz po dokładnym przeanalizowaniu i zweryfikowaniu przez wydział nadzorujący otrzymuje Wydział Budżetu, 1 egzemplarz pozostaje w aktach wydziału nadzorującego, b) termin złożenia: 1-3 marca 2010 roku, 3) dla zadań zleconych (PJB-2 wraz z wymaganymi załącznikami): a) liczba egzemplarzy w formie papierowej 3 egzemplarze, z tego: 1 egzemplarz z potwierdzeniem wpływu otrzymuje jednostka organizacyjna, 1 egzemplarz po dokładnym przeanalizowaniu i zweryfikowaniu przez wydział nadzorujący otrzymuje Wydział Budżetu, 1 egzemplarz pozostaje w aktach wydziału nadzorującego, b) termin złożenia: 1-3 marca 2010 roku, 4) dla zakładów budżetowych (PZB), gospodarstwa pomocniczego (PGP) oraz dochodów własnych i wydatków nimi finansowanych typ uchwała (PDW-U) wraz z wymaganymi załącznikami: a) liczba egzemplarzy w formie papierowej 3 egzemplarze, z tego: 1 egzemplarz z potwierdzeniem wpływu otrzymuje jednostka organizacyjna, 1 egzemplarz po dokładnym przeanalizowaniu i zweryfikowaniu przez wydział nadzorujący otrzymuje Wydział Budżetu, 1 egzemplarz pozostaje w aktach wydziału nadzorującego, b) termin złożenia: 1-3 marca 2010 roku. 4. Wydziały Urzędu Miasta przekazują zweryfikowane plany finansowe nadzorowanych jednostek organizacyjnych do Wydziału Budżetu w terminie: 1) dla zadań własnych 10 marca 2010 roku, 2) dla zadań zleconych 10 marca 2010 roku, 3) dla zakładów budżetowych, gospodarstwa pomocniczego oraz dochodów własnych i wydatków nimi finansowanych typ uchwała 10 marca 2010 roku. 5. Wydział Edukacji przekazuje zweryfikowane plany finansowe nadzorowanych jednostek oświatowych do Wydziału Budżetu 17 marca 2010 roku. 6. Dyrektor Wydziału Budżetu sporządza plan finansowy Wydziału Budżetu oraz plan finansowy Urzędu Miasta w terminie nie dłuższym niż 35 dni od daty uchwalenia budżetu. 6

8 III. Weryfikacja planów finansowych 1. Wydział Budżetu dokonuje weryfikacji planów finansowych wydziałów Urzędu Miasta pod względem zgodności ujętych w nim kwot dochodów/przychodów i wydatków z informacją o ostatecznych kwotach wielkości budżetowych dla poszczególnego wydziału. 2. Wydział Edukacji dokonuje weryfikacji planów finansowych nadzorowanych jednostek oświatowych pod względem: 1) formalnym, rachunkowym i merytorycznym, 2) zgodności ujętych w nim kwot dochodów i wydatków z otrzymanymi do wiadomości informacjami o ostatecznych kwotach wielkości budżetowych dla poszczególnych jednostek oświatowych, 3) zgodności wersji papierowej z wersją elektroniczną, 4) zgodności zakresu planowanych dochodów i wydatków w ramach poszczególnych paragrafów z przyjętym w uchwale budżetowej. 3. Pozostałe wydziały Urzędu Miasta nadzorujące jednostki organizacyjne dokonują weryfikacji ich planów finansowych pod względem: 1) formalnym, rachunkowym i merytorycznym, 2) zgodności kwot ujętych w planach finansowych z otrzymanymi do wiadomości informacjami o ostatecznych kwotach wielkości budżetowych dla poszczególnych jednostek organizacyjnych, 3) zgodności zakresu planowanych dochodów i wydatków w ramach poszczególnych paragrafów z przyjętym w uchwale budżetowej. 4. Wydziały dokonujące weryfikacji planów finansowych potwierdzają ten fakt poprzez złożenie podpisu i pieczątki osoby upoważnionej do tego rodzaju czynności w części Akceptacja i adnotacje urzędowe. Wymagane jest również określenie daty weryfikacji. 5. Stwierdzenie nieprawidłowości w planie finansowym i/lub załączonych do niego formularzach, skutkuje wezwaniem jednostki organizacyjnej do ich poprawy. 6. Poprawa planu finansowego może nastąpić wyłącznie poprzez złożenie nowego egzemplarza planu finansowego wraz z wymaganymi do niego załącznikami (bez względu na to, która część planu finansowego wymaga poprawy, każdorazowo składa się cały komplet planu finansowego, tj. formularz główny i wymagane do niego załączniki), przy czym: 1) na każdym ze złożonych egzemplarzy umieszcza się zapis KOREKTA Nr (określa się kolejny numer korekty złożonej do danego planu finansowego, tj. KOREKTA Nr 1, KOREKTA Nr 2, itd.), 2) złożona korekta winna posiadać ten sam numer sprawy, którym był opatrzony egzemplarz korygowany (w przypadku wydziałów Urzędu Miasta korekta powinna posiadać również ten sam numer dokumentu w Mdok-u), 7

9 3) w aktach wydziału, który wezwał jednostkę do poprawy, pozostaje tylko egzemplarz właściwy (skorygowany do stanu oczekiwanego), zaś wszystkie poprzedzające go błędne egzemplarze, zwracane są jednostce; zwrot błędnych egzemplarzy winien być pisemnie odnotowany przez wydział, 4) wydziały Urzędu Miasta przekazują do Wydziału Budżetu wyłącznie skorygowane egzemplarze planów finansowych wraz z załącznikami. 7. Poprawa planu finansowego winna nastąpić niezwłocznie, tj. nie przekraczać 2 dni kalendarzowych od daty otrzymania zawiadomienia w tej sprawie. 8. Odpowiedzialność za wszelkie błędy i nieprawidłowości występujące w planie finansowym ponosi dyrektor jednostki organizacyjnej. 9. Dyrektorzy wydziałów nadzorujących Urzędu Miasta ponoszą współodpowiedzialność za błędy i nieprawidłowości występujące w planach finansowych nadzorowanych jednostek organizacyjnych, jeżeli w wyniku dokonanej przez nich weryfikacji planów finansowych, błędy i nieprawidłowości te, nie zostały skorygowane. C. Plany dochodów własnych i wydatków nimi finansowanych jednostek budżetowych typ darowizny lub odszkodowania I. Zasady opracowywania planów dochodów własnych i wydatków nimi finansowanych typ darowizny lub odszkodowania 1. Dyrektorzy jednostek budżetowych, którzy podjęli decyzje o gromadzeniu na wyodrębnionym rachunku dochodów własnych środków z tytułu: 1) spadków, zapisów i darowizn w postaci pieniężnej na rzecz jednostki budżetowej, 2) odszkodowań i wypłat za utracone lub uszkodzone mienie będące w zarządzie bądź użytkowaniu jednostki budżetowej, opracowują plany finansowe dochodów własnych i wydatków nimi finansowanych na formularzach i zgodnie z zasadami, określonymi w rozdziale II, odrębnie dla każdego z ww. tytułów (darowizny lub odszkodowania) oraz odrębnie dla każdego rozdziału klasyfikacji budżetowej. 2. Plan finansowy dochodów własnych i wydatków nimi finansowanych, zatwierdzony przez dyrektora jednostki budżetowej, stanowi podstawę do dokonywania wydatków w ramach otrzymanych środków z darowizn i odszkodowań (zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów prawa finansowego). II. Liczba egzemplarzy, miejsca i terminy składania planów dochodów własnych i wydatków nimi finansowanych typ darowizny lub odszkodowania 1. Dyrektorzy jednostek budżetowych opracowują plany dochodów własnych i wydatków nimi finansowanych typ darowizny lub odszkodowania w jednym egzemplarzu, który przechowują we własnych aktach sprawy. 8

10 2. Dyrektorzy jednostek budżetowych informują właściwe wydziały Urzędu Miasta o utworzeniu planów finansowych, o którym mowa w pkt II.1, w terminie 7 dni kalendarzowych od daty ich zatwierdzenia. Informację opracowują w formie pisemnej na formularzu DW-D/O, zgodnie z zasadami określonymi w rozdziale II. 3. Liczba egzemplarzy, miejsca i terminy składania informacji DW-D/O są takie same jak dla informacji o zmianach w planach finansowych wprowadzonych przez kierowników jednostek organizacyjnych na mocy upoważnienia ustawowego (pkt G.II). III. Weryfikacja informacji o utworzeniu planu dochodów własnych i wydatków nimi finansowanych typ darowizny lub odszkodowania Weryfikacja informacji o utworzeniu planów dochodów własnych i wydatków nimi finansowanych przez właściwe wydziały Urzędu Miasta, następuje w sposób określony dla informacji o zmianach w planach finansowych wprowadzonych przez kierowników jednostek organizacyjnych na mocy upoważnienia ustawowego (pkt G.III). D. Zasady dysponowania środkami budżetowymi ujętymi w planach finansowych jednostek organizacyjnych I. Ogólne zasady dysponowania środkami budżetowymi 1. Jednostki organizacyjne prowadzą gospodarkę finansową i ponoszą za nią odpowiedzialność, zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów prawa finansowego. Wydziały Urzędu Miasta ponoszą odpowiedzialność za sprawy planowania finansowego i merytorycznego oraz realizację zadań objętych budżetem, w zakresie własnym, jak i nadzorowanych jednostek organizacyjnych. 2. Jednostki organizacyjne dokonują wydatków do wysokości i zgodnie z celami określonymi w planach finansowych, z zachowaniem szczegółowości wyznaczonej przez podziałki klasyfikacji budżetowej, a także zadania, źródła finansowania oraz tytuły (grupy) wydatków wyodrębnione w budżecie oraz wykazane w planie finansowym. 3. Zadania inwestycyjne przewidziane do sfinansowania z kredytu, do czasu jego zaciągnięcia, mogą być realizowane ze środków własnych budżetu miasta. Wydatki zrealizowane na poczet kredytu ze środków własnych wykazywane są wówczas dla konkretnego zadania bez planu, z symbolem źródła finansowania właściwym dla środków własnych ( A zadanie powiatu lub W zadanie gminy). Jednostki realizujące (m.in. Wydział Finansów oraz MZDiM) składają razem ze sprawozdaniem miesięcznym Rb-28S pisemną informację w Wydziale Budżetu o kwocie dokonanych wydatków na poczet kredytu w szczegółowości dział, rozdział, paragraf i zadanie. Po uruchomieniu kredytu, wykonane wydatki należy przeksięgować, zgodnie z planowanym źródłem finansowania. 4. Jednostki organizacyjne zobowiązane są do bieżącej analizy planów finansowych w celu weryfikacji wysokości zaplanowanych środków w stosunku do wartości realizowanych 9

11 zadań. Stwierdzenie nadwyżki środków budżetowych w planie finansowym w stosunku do przewidywanych potrzeb, w tym w zakresie wypłaty odpraw z tytułu określonego w art. 20 ust. 2 Karty Nauczyciela, zakupu energii oraz wynagrodzeń i pochodnych (z wyłączeniem dodatkowego wynagrodzenia rocznego), obliguje jednostkę do niezwłocznego złożenia pisemnej informacji w tej sprawie (nie wniosku) w Wydziale Edukacji w przypadku jednostek organizacyjnych nadzorowanych przez ten wydział, lub w Wydziale Budżetu w przypadku pozostałych jednostek organizacyjnych. Złożenie informacji jest równoznaczne z uwolnieniem środków z planu finansowego. Zapis nie dotyczy wydatków finansowanych z środków pochodzących ze źródeł zewnętrznych. 5. Nadwyżki środków budżetowych w planach finansowych jednostek budżetowych w zakresie wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego, określa Wydział Budżetu na podstawie wykonania i/lub informacji od jednostek budżetowych, i stawia je do dyspozycji Prezydenta Miasta. Zapis nie dotyczy wydatków finansowanych z środków pochodzących ze źródeł zewnętrznych. II. Zasady dysponowania środkami budżetowymi dotyczącymi jednostek oświatowych nadzorowanych przez Wydział Edukacji 1. Wydatki na wynagrodzenia zasadnicze i fundusz premiowy pracowników niebędących nauczycielami w jednostkach oświatowych nadzorowanych przez Wydział Edukacji mogą być ponoszone do wysokości wynikającej z zarządzenia Prezydenta Miasta Olsztyn w sprawie określenia jednostkom oświatowym prowadzonym przez Miasto Olsztyn wysokości środków w 2010 roku na wynagrodzenia zasadnicze i fundusz premiowy pracowników niebędących nauczycielami w przeliczeniu na jeden etat, oraz liczby etatów faktycznie zatrudnionych pracowników w okresie roku (z wyłączeniem dyrektora oraz pracowników, których wynagrodzenie finansowane jest ze środków ujętych w dziale 926). 2. Jednostki oświatowe nadzorowane przez Wydział Edukacji dokonują wydatków na odprawy dla pracowników w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy, w ramach środków ujętych w planach finansowych na wynagrodzenia osobowe. W przypadku oświatowych jednostek feryjnych wypłata odpraw z tytułu przejścia na emeryturę nauczyciela w okresie od 1 września do 31 grudnia może nastąpić po uzyskaniu zgody Prezydenta Miasta. Wnioski w tej sprawie należy składać w trybie spraw przewidzianych do rozpatrzenia na Kolegium Prezydenta. 3. W przypadku długotrwałej nieobecności pracownika niebędącego nauczycielem spowodowanej przebywaniem na urlopie macierzyńskim, na urlopie wychowawczym lub innej długotrwałej nieobecności i pobieraniem w tym okresie przez niego zasiłku chorobowego (zwolnienia lekarskie powyżej 14 lub 33 dni), świadczenia rehabilitacyjnego lub zasiłku opiekuńczego, jednostka ma prawo: 1) zlecić w drodze umowy zlecenia wykonywanie zadań (lub ich części) ujętych w zakresie obowiązków tego pracownika innej osobie, przy czym wydatek 10

12 na wynagrodzenie z tego tytułu nie może być wyższy niż niewypłacone wynagrodzenie zasadnicze nieobecnego pracownika w tym okresie, 2) zatrudnić na umowę na czas określony w celu wykonywania zadań (lub ich części) ujętych w zakresie obowiązków nieobecnego pracownika, inną osobę w wymiarze nie większym niż wymiar zatrudnienia nieobecnego pracownika, przy czym wydatki na poszczególne składniki wynagrodzenia z tego tytułu nie mogą być wyższe niż niewypłacone składniki wynagrodzenia wynikające z umowy o pracę nieobecnego pracownika w tym okresie. W obu przypadkach wydatki na pokrycie kosztów składek na ubezpieczenia społeczne oraz Fundusz Pracy nowych umów ponoszone są w wysokości wynikającej z przepisów prawa. Ww. okresy zatrudnienia lub wykonywania zlecenia oraz wydatki poniesione na wypłatę wynagrodzenia zasadniczego oraz premii lub na wynagrodzenie za wykonywanie zlecenia uwzględniane są w rozliczeniach, o których mowa w pkt D.II Pokrycie zwiększeń wydatków obligatoryjnych w jednostce oświatowej nadzorowanej przez Wydział Edukacji, nieprzewidzianych na etapie tworzenia projektu budżetu, które wynikają z decyzji dot. zmian w organizacji jednostki w ciągu roku budżetowego, zmiany stawek wpłaty na PFRON i odpisów na zfśś, czy też opłacenia zobowiązań za wyższe zapotrzebowanie na zakup energii lub innych tytułów, następuje w ramach środków budżetowych: 1) zwalnianych przez jednostkę w innych podziałkach klasyfikacji budżetowej (z wyłączeniem nadwyżki środków na dodatkowe wynagrodzenie roczne), 2) zwalnianych przez inne jednostki oświatowe (Wydział Edukacji w każdym czasie ma prawo wezwać jednostkę lub grupę jednostek oświatowych do weryfikacji planu wydatków i zwolnienia nadwyżki, z wyjątkiem nadwyżki na dodatkowe wynagrodzenie roczne), 3) innego źródła wskazanego przez Wydział Edukacji. Jednostki zobowiązane są podać datę wymaganego terminu płatności kwot, o które wnioskują, oraz złożyć wnioski w sprawie zmian w planie finansowym w terminach i zgodnie z procedurą określoną w niniejszym zarządzeniu dla zmian uchwalanych na sesji Rady Miasta. 5. W przypadku awarii sprzętu (środka trwałego) niezbędnego do wykonywania zadań statutowych, powodującej trwałe jego uszkodzenie, w wyniku którego, sprzęt nie kwalifikuje się do naprawy lub remontu, jednostki oświatowe nadzorowane przez Wydział Edukacji wnioskują o środki na zakup lub o dokonanie zakupu sprzętu do Wydziału Edukacji, zgodnie z procedurą określoną przez ten Wydział. 6. Jednostki oświatowe nadzorowane przez Wydział Edukacji wnioskują o środki na zakup usług remontowych związanych z usuwaniem skutków awarii do Wydziału Edukacji, w przypadkach i na zasadach określonych przez ten Wydział. 11

13 7. Wydział Edukacji po uzgodnieniu z Wydziałem Budżetu może wskazać nadzorowanym jednostkom oświatowym zadania, ujęte w ich planach wydatków, przewidziane do sfinansowania z innych źródeł niż środki własne budżetu miasta, których realizacja do czasu otrzymania środków ze źródła zewnętrznego, będzie możliwa w ramach zasilenia ze środków własnych budżetu miasta. Wydział Edukacji przekaże wówczas jednostkom informacje o maksymalnej wysokości możliwych do poniesienia wydatków w ramach ww. zadań i zobowiąże jednostki do przekazywania comiesięcznej informacji o dokonanych zasileniach i poniesionych wydatkach, w taki sposób, aby w sprawozdaniach miesięcznych z wykonania planu wydatków budżetowych, dane te zostały przez nie ujęte we właściwej podziałce klasyfikacji budżetowej. III. Zasady dysponowania środkami z rezerw budżetu miasta i ich rozliczanie 1. Rezerwy celowe budżetu miasta mogą być przeznaczone wyłącznie na cel, na jaki zostały utworzone, oraz wykorzystane zgodnie z klasyfikacją budżetową wydatków. 2. Wydatki przenoszone z rezerwy ogólnej nie mogą zwiększać planowanych wydatków na uposażenia i wynagrodzenia ze stosunku pracy, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. 3. Podziału rezerw celowych i rezerwy ogólnej (tj. przeniesienia wydatków do planów jednostek organizacyjnych) dokonuje Prezydent Miasta w drodze zarządzenia. 4. Środki pochodzące z rezerw celowych budżetu miasta należy rozliczyć, a niewykorzystaną ich część zwrócić do budżetu. 5. Jednostki organizacyjne zobowiązane są do przedstawienia rozliczenia środków otrzymanych z rezerw celowych budżetu miasta w terminie i w zakresie określonym w rozdziale III. IV. Zasady dysponowania środkami pochodzącymi ze źródeł zewnętrznych 1. Jednostki organizacyjne, które realizują zadania przy udziale środków pochodzących ze źródeł zewnętrznych (dotacji celowych z budżetu państwa, dotacji z innych JST, środków unijnych i innych źródeł niebędących środkami własnymi budżetu miasta) stosują zasady gospodarowania tymi środkami, określone w ustawie o finansach publicznych. 2. Jednostki organizacyjne są zobligowane do wydatkowania środków pochodzących ze źródeł zewnętrznych zgodnie z przeznaczeniem, oraz do ich rozliczania w trybie i na zasadach, określonych w zawartych umowach i porozumieniach z podmiotem dotującym lub wynikających z ustawy o finansach publicznych (np. dla dotacji celowych z budżetu państwa). 3. Jednostki organizacyjne, które realizują zadania w ramach środków pochodzących z rezerw celowych budżetu państwa winny: 1) wydatkować je wyłącznie na cel wskazany przez dysponenta części budżetu państwa, 12

14 2) rozliczyć, a niewykorzystaną ich część zwrócić na rachunek budżetu miasta Wydział Budżetu zwróci te środki do budżetu państwa, 3) przedstawić rozliczenie tych środków w terminie i w zakresie określonym w rozdziale III. 4. Jednostki organizacyjne, które realizują zadania na podstawie umów i porozumień, skutkujących zmianą wielkości dochodów i/lub wydatków budżetowych, zobligowane są do złożenia wniosków o zmiany w planie finansowym wraz z kopią zawartej umowy lub porozumienia (w przypadku trwania procesu podpisywania umowy lub porozumienia możliwe jest złożenie kopii projektu umowy lub porozumienia) oraz danymi niezbędnymi do opracowania załączników do uchwały budżetowej lub ich aktualizacji (wnioski składa się w trybie przewidzianym dla zmian w planach finansowych). 5. Środki pochodzące z funduszy unijnych winny być ujmowane w planie dochodów bieżącego roku budżetowego jako źródło finansowania wydatków jedynie wówczas, gdy ich wpływ spodziewany jest w bieżącym roku budżetowym. V. Zasady udzielania, wykorzystania i rozliczania dotacji z budżetu miasta 1. Do udzielania i rozliczania dotacji z budżetu miasta mają zastosowanie przepisy ustawy o finansach publicznych oraz uchwały Rady Miasta regulujące tryb udzielania dotacji z budżetu miasta. 2. Wydziały Urzędu Miasta posiadające w planie finansowym środki na dotacje zobligowane są do: 1) przekazywania dotacji z budżetu miasta z zachowaniem trybu i zasad udzielania dotacji, 2) terminowego rozliczania dotacji przekazanej z budżetu miasta (winny być sporządzone dokumenty poświadczające rozliczenie dotacji, tj. merytoryczne i formalne zweryfikowanie rozliczeń przedłożonych przez podmioty dotowane), 3) ustalenia kwot dotacji podlegających zwrotowi do budżetu miasta: wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem, pobranych nienależnie lub pobranych w nadmiernej wysokości. 3. Zakłady budżetowe i gospodarstwo pomocnicze MOPS zobligowane są do wykorzystania i rozliczenia dotacji przedmiotowych wg stawek kalkulowanych określonych w uchwałach Rady Miasta. 4. Jednostkom oświatowym uprawnionym do otrzymywania dotacji podmiotowej z budżetu miasta przekazuje się miesięczne części dotacji, o których mowa w art. 80 ust. 3c oraz art. 90 ust. 3c ustawy o systemie oświaty, w okresie siedmiu ostatnich dni roboczych danego miesiąca. Zapis ten obowiązuje od 1 kwietnia 2010 roku. VI. Wydatki, które nie wygasają z upływem roku budżetowego na podstawie uchwały Rady Miasta 1. Zawieranie umów dot. zadań objętych budżetem i planem finansowym na bieżący rok budżetowy winno następować: 13

15 1) w terminie i w sposób umożliwiający terminową realizację tych zadań, 2) w granicach kwot określonych w budżecie miasta i w planie finansowym, które stanowią nieprzekraczalny limit. 2. Niezrealizowane kwoty wydatków budżetu miasta wygasają z upływem roku budżetowego. Wydatki związane z realizacją umów w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną zawarte w wyniku zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w którym dokonano wyboru wykonawcy, w uzasadnionych przypadkach ujmuje się w wykazie wydatków niewygasających z upływem roku budżetowego. W wykazie umieszcza się wyłącznie wydatki finansowane ze środków własnych budżetu miasta (symbole A i W ). 3. Wnioski o umieszczenie wydatku w wykazie wydatków, które nie wygasają z upływem roku budżetowego na podstawie uchwały Rady Miasta, sporządza się na formularzach WBWN i WMWN, zgodnie z zasadami określonymi w rozdziale II. 4. Do wniosku WBWN i WMWN załącza się kopie dokumentów potwierdzających zasadność umieszczenia wydatku w wykazie wydatków niewygasających i realność terminu dokonania wydatku w roku następnym (dalej kopie dokumentów ). 5. Wydziały Urzędu Miasta składają wnioski o wydatki niewygasające w Wydziale Budżetu: 1) liczba egzemplarzy w formie papierowej 2 egzemplarze, z tego: a) 1 egzemplarz z potwierdzeniem wpływu otrzymuje wydział (egzemplarz nie musi zawierać wymaganych kopii dokumentów), b) 1 egzemplarz pozostaje w aktach Wydziału Budżetu, 2) forma elektroniczna (bez załączonych kopii dokumentów) Mdok (dostęp do dokumentu wniosku w systemie Mdok jest wymagany już w momencie składania jego formy papierowej w sekretariacie Wydziału Budżetu), 3) termin złożenia: wskazany przez Wydział Budżetu. 6. Jednostki organizacyjne nadzorowane przez wydziały Urzędu Miasta składają wnioski o wydatki niewygasające w wydziałach nadzorujących: 1) liczba egzemplarzy w formie papierowej 3 egzemplarze, z tego: a) 1 egzemplarz z potwierdzeniem wpływu otrzymuje jednostka (egzemplarz nie musi zawierać wymaganych kopii dokumentów, b) 1 egzemplarz pozostaje w aktach wydziału nadzorującego (egzemplarz nie musi zawierać wymaganych kopii dokumentów), c) 1 egzemplarz po zweryfikowaniu i zaakceptowaniu przez wydział nadzorujący otrzymuje Wydział Budżetu (egzemplarz musi zawierać wymagane kopie dokumentów), 2) termin złożenia: wskazany przez wydział nadzorujący. 14

16 7. Wydziały Urzędu Miasta przekazują zweryfikowane i zaakceptowane wnioski nadzorowanych jednostek organizacyjnych do Wydziału Budżetu w terminie wskazanym przez Wydział Budżetu. 8. Wnioski dot. wydatków niewygasających niekompletne i sporządzone niezgodnie z ww. zasadami, nie zostaną ujęte w projekcie uchwały Rady Miasta. VII. Wydatki, które nie wygasają z upływem roku budżetowego z mocy prawa 1. Z upływem roku budżetowego nie wygasają wydatki budżetowe przeznaczone na programy i projekty realizowane przy udziale środków unijnych. 2. Plan wydatków niewygasających z mocy prawa ustalany jest w formie zarządzenia Prezydenta Miasta. Mogą w nim zostać umieszczone wydatki, które nie zostaną zrealizowane w bieżącym roku budżetowym, pod warunkiem, że miasto jest w posiadaniu środków na ich realizację, tj. nie tylko w zakresie planu, ale i środków pieniężnych na rachunku. 3. Wnioski o umieszczenie wydatku w wykazie wydatków, które nie wygasają z upływem roku budżetowego z mocy prawa, sporządza się na formularzach WBWN i WMWN, zgodnie z zasadami określonymi w rozdziale II. 4. Wydziały Urzędu Miasta składają wnioski o wydatki niewygasające w Wydziale Budżetu: 1) liczba egzemplarzy w formie papierowej 2 egzemplarze, z tego: a) 1 egzemplarz z potwierdzeniem wpływu otrzymuje wydział, b) 1 egzemplarz pozostaje w aktach Wydziału Budżetu, 2) forma elektroniczna Mdok (dostęp do dokumentu wniosku w systemie Mdok jest wymagany już w momencie składania jego formy papierowej w sekretariacie Wydziału Budżetu), 3) termin złożenia: wskazany przez Wydział Budżetu. 5. Jednostki organizacyjne nadzorowane przez wydziały Urzędu Miasta składają wnioski o wydatki niewygasające w wydziałach nadzorujących: 1) liczba egzemplarzy w formie papierowej 3 egzemplarze, z tego: a) 1 egzemplarz z potwierdzeniem wpływu otrzymuje jednostka, b) 1 egzemplarz pozostaje w aktach wydziału nadzorującego, c) 1 egzemplarz po zweryfikowaniu i zaakceptowaniu przez wydział nadzorujący otrzymuje Wydział Budżetu, 2) termin złożenia: wskazany przez wydział nadzorujący. 6. Wydziały Urzędu Miasta przekazują zweryfikowane i zaakceptowane wnioski nadzorowanych jednostek organizacyjnych do Wydziału Budżetu w terminie wskazanym przez Wydział Budżetu. 7. Wnioski dot. wydatków niewygasających niekompletne i sporządzone niezgodnie z ww. zasadami, nie zostaną ujęte w zarządzeniu Prezydenta Miasta. 15

17 E. Zasady wprowadzania zmian w planach finansowych jednostek organizacyjnych w toku wykonywania budżetu I. Ogólne zasady wprowadzania zmian w planach finansowych 1. W uzasadnionych przypadkach istnieje możliwość wprowadzenia zmian w planach finansowych jednostek organizacyjnych. 2. Zmiany w planach finansowych jednostek organizacyjnych wprowadzane są do budżetu w oparciu o złożone przez nie wnioski, ale także na podstawie decyzji Prezydenta Miasta, informacji, analiz i dyspozycji wydziałów nadzorujących oraz służb finansowych, zmiany przepisów prawa, decyzji Wojewody, itp. 3. Uzasadnione zmiany w planach finansowych będą kierowane do rozpatrzenia na planowanych sesjach Rady Miasta w miesiącach: marzec, maj, czerwiec, wrzesień i grudzień. W pozostałych miesiącach możliwe będzie wnoszenie na sesję zmian w zakresie: 1) wydatków majątkowych budżetu i związanych z nimi źródeł finansowania, 2) programów/projektów/zadań finansowanych lub współfinansowanych ze środków zewnętrznych, w tym unijnych. 4. Proces opracowywania, składania i weryfikacji wniosków o zmiany w planie finansowym do rozpatrzenia na sesjach Rady Miasta określają pkt E.II E.IV. 5. Zbyt częste zmiany planu finansowego w obrębie tego samego rodzaju wydatków, wnioskowane przez dysponenta środków, świadczyć będą o nierzetelnym podejściu do procesu planowania i niewłaściwym gospodarowaniu środkami publicznymi. Wydatki zostaną poddane weryfikacji, a stwierdzona w jej wyniku nadwyżka środków postawiona do dyspozycji Prezydenta Miasta lub zablokowana, zgodnie z ustawą o finansach publicznych. 6. Jednostki, których wnioskowane zmiany w planie finansowym powodują zmniejszenie lub zwiększenie dochodów i/lub wydatków budżetowych, dochodów bieżących i/lub wydatków bieżących, dochodów majątkowych i/lub wydatków majątkowych, składają razem z wnioskiem/wnioskami w sprawie zmian w planie finansowym wniosek o zmiany w harmonogramie realizacji dochodów i/lub wydatków budżetowych. Zapis nie dotyczy wniosków o zmiany w planie finansowym rozpatrywanych w grudniu. Wzory wniosków dot. harmonogramu ureguluje odrębne zarządzenie Prezydenta. II. Wnioski o zmiany w planach finansowych do rozpatrzenia na sesji Rady Miasta 1. Jednostki organizacyjne, których plany finansowe z uzasadnionych przyczyn wymagają zmiany w toku wykonywania budżetu, opracowują w tej sprawie wnioski. 2. Do opracowania wniosków w sprawie zmian w planach finansowych mają zastosowanie formularze oraz zasady ich opracowania, określone w rozdziale II. 16

18 3. Wydział Budżetu nie sporządza wniosków w sprawie zmian w planie finansowym. Zmiany dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów przypisanych w budżecie miasta Wydziałowi Budżetu, następują na podstawie analiz i kalkulacji tych wielkości sporządzonych przez Dyrektora Wydziału i podległe mu referaty oraz informacji, zawiadomień i innych dyspozycji stanowiących podstawę do zmiany planowanych wielkości budżetowych, w tym z Ministerstwa Finansów i od Wojewody Warmińsko- Mazurskiego oraz jednostek organizacyjnych miasta. 4. Zmiany w zakresie dochodów i wydatków majątkowych przypisanych w budżecie miasta Wydziałowi Inwestycji Miejskich następują na podstawie wykazu zmian w zakresie wydatków majątkowych, opracowanych przez ten wydział do projektu uchwały zmieniającej uchwałę budżetową. 5. Instytucje kultury oraz samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej wnioskują o przyznanie dotacji z budżetu miasta, bądź zmianę ich przeznaczenia lub wysokości, za pośrednictwem wydziałów nadzorujących Urzędu Miasta. Wniosek o zmiany w planie finansowym, według zasad wynikających z niniejszego zarządzenia, sporządza wydział nadzorujący na podstawie pisma-wniosku instytucji kultury lub samodzielnego publicznego zakładu opieki zdrowotnej (uwaga: wymienionych jednostek nie dotyczą formularze wniosków!). Wydział przekazuje wniosek do Wydziału Budżetu w trybie i na zasadach określonych w niniejszym zarządzeniu dla zmian kwalifikujących się do rozpatrzenia na sesji Rady Miasta, załączając do niego oryginał pisma-wniosku instytucji kultury lub samodzielnego publicznego zakładu opieki zdrowotnej. Wydziały Urzędu Miasta są zobowiązane do uregulowania współpracy z instytucjami kultury i samodzielnymi publicznymi zakładami opieki zdrowotnej w ww. zakresie. 6. Zapisy pkt E.II.5 stosuje się również w odniesieniu do środków przekazywanych z budżetu miasta spółkom komunalnym. 7. Rozpatrywane są wyłącznie wnioski opracowane prawidłowo i zasadne. Wnioski zawierające błędy i nieprawidłowości, a także opracowane niezgodnie z zasadami niniejszego zarządzenia, będą odrzucane, o czym jednostka zostanie poinformowana. 8. Jednostki organizacyjne, które złożyły wnioski w sprawie zmian w planie finansowym, a nie posiadają informacji o ich rozpatrzeniu, traktują te wnioski jako aktualne i podlegające rozpatrzeniu, i nie powielają ujętych w nich zmian w kolejnych składanych wnioskach. III. Liczba egzemplarzy, miejsca i terminy składania wniosków o zmiany w planie finansowym do rozpatrzenia na sesji Rady Miasta 1. Wydziały Urzędu Miasta, z wyjątkiem Wydziału Inwestycji Miejskich, składają wnioski o zmiany w planach finansowych w zakresie funduszu celowego, dochodów bieżących, dochodów majątkowych, wydatków bieżących wraz z wymaganymi 17

19 wnioskami o zmiany w harmonogramach dochodów bieżących, dochodów majątkowych i wydatków bieżących, w Wydziale Budżetu: 1) liczba egzemplarzy: a) forma papierowa 2 egzemplarze, z tego: 1 egzemplarz z potwierdzeniem wpływu otrzymuje wydział, 1 egzemplarz pozostaje w aktach Wydziału Budżetu, b) forma elektroniczna Mdok (dostęp do dokumentu wniosku w systemie Mdok jest wymagany już w momencie składania jego formy papierowej w sekretariacie Wydziału Budżetu), 2) termin złożenia do rozpatrzenia na sesji Rady Miasta: w ostatnich 2 dniach 5 tygodnia przed planowaną sesją, 2. Wydziały Urzędu Miasta składają wnioski o zmiany w planach finansowych w zakresie wydatków majątkowych wraz wymaganymi wnioskami o zmiany w harmonogramach wydatków majątkowych, w Wydziale Inwestycji Miejskich: 1) liczba egzemplarzy: a) forma papierowa 2 egzemplarze, z tego: 1 egzemplarz z potwierdzeniem wpływu otrzymuje wydział, 1 egzemplarz pozostaje w aktach Wydziału Inwestycji Miejskich, b) forma elektroniczna Mdok (dostęp do dokumentu wniosku w systemie Mdok jest wymagany już w momencie składania jego formy papierowej w sekretariacie Wydziału Inwestycji Miejskich), 2) termin złożenia do rozpatrzenia na sesji Rady Miasta: w ostatnich 2 dniach 5 tygodnia przed planowaną sesją, 3. Wydział Inwestycji Miejskich składa wnioski o zmiany planie finansowym w zakresie dochodów bieżących i wydatków bieżących (w tym na remonty) wraz z wymaganymi wnioskami o zmiany w harmonogramie dochodów bieżących i wydatków bieżących, w Wydziale Budżetu: 1) liczba egzemplarzy: a) forma papierowa 2 egzemplarze, z tego: 1 egzemplarz z potwierdzeniem wpływu otrzymuje wydział, 1 egzemplarz pozostaje w aktach Wydziału Budżetu, b) forma elektroniczna Mdok (dostęp do dokumentu wniosku w systemie Mdok jest wymagany już w momencie składania jego formy papierowej w sekretariacie Wydziału Budżetu), 2) termin złożenia do rozpatrzenia na sesji Rady Miasta: w ostatnich 2 dniach 5 tygodnia przed planowaną sesją. 4. Jednostki organizacyjne nadzorowane przez wydziały Urzędu Miasta, z wyjątkiem jednostek oświatowych nadzorowanych przez Wydział Edukacji, składają wnioski o zmiany 18

20 w planach finansowych wraz z wymaganymi wnioskami o zmiany w harmonogramach, w wydziałach nadzorujących: 1) liczba egzemplarzy w formie papierowej 3 egzemplarze, z tego: a) 1 egzemplarz z potwierdzeniem wpływu otrzymuje jednostka, b) 1 egzemplarz po zaakceptowaniu przez wydział nadzorujący otrzymuje Wydział Budżetu, c) 1 egzemplarz pozostaje w aktach wydziału nadzorującego, 2) termin złożenia do rozpatrzenia na sesji Rady Miasta: w ostatnich 2 dniach 6 tygodnia przed planowana sesją. 5. Jednostki oświatowe nadzorowane przez Wydział Edukacji składają wnioski o zmiany w planach finansowych wraz z wymaganymi wnioskami o zmiany w harmonogramach, w Wydziale Edukacji: 1) liczba egzemplarzy w formie papierowej 3 egzemplarze, z tego: a) 1 egzemplarz z potwierdzeniem wpływu otrzymuje jednostka, b) 1 egzemplarz po zaakceptowaniu przez wydział nadzorujący otrzymuje Wydział Budżetu, c) 1 egzemplarz pozostaje w aktach wydziału nadzorującego, 2) termin złożenia do rozpatrzenia na sesji Rady Miasta nie krótszy niż: a) 5 tygodni przed planowaną sesją plus 9 dni roboczych dla zmian w zakresie dochodów bieżących, dochodów majątkowych, wydatków bieżących i dochodów własnych, zgłaszanych na sesje w maju, wrześniu i w grudniu, b) 5 tygodni przed planowaną sesją plus 5 dni roboczych dla zmian w zakresie dochodów bieżących, dochodów majątkowych, wydatków bieżących i dochodów własnych, zgłaszanych na sesje w innych terminach niż wymienione w pkt a, c) 6 tygodni przed planowaną sesją dla zmian dot. wydatków majątkowych, d) zgłoszenie zmian w planie dokształcania i doskonalenia nauczycieli następuje w trybie i na zasadach wskazanych w pkt a i b; uzasadnienie wnioskowanych zmian musi zawierać wszystkie niezbędne informacje do dokonania zmiany zarządzenia Prezydenta Miasta w sprawie dofinansowania form doskonalenia zawodowego nauczycieli, a w szczególności określenie kwot oraz form doskonalenia, których zmiany dotyczą, 6. Wydziały Urzędu Miasta przekazują zweryfikowane i zaakceptowane wnioski nadzorowanych jednostek organizacyjnych: 1) w zakresie wydatków majątkowych do Wydziału Inwestycji Miejskich, w terminie ostatnich 2 dni 5 tygodnia przed planowaną sesją Rady Miasta, 2) w zakresie innym niż wymieniony w pkt 1 do Wydziału Budżetu, w terminie ostatnich 2 dni 5 tygodnia przed planowaną sesją Rady Miasta. 19

21 7. Wydział Edukacji przekazując do Wydziału Budżetu więcej niż jeden wniosek jednostki nadzorowanej, grupy jednostek nadzorowanych i/lub więcej niż jeden wniosek dla zadań realizowanych przez Wydział Edukacji: 1) sporządza pisemną informację o kwocie wynikającej z bilansu zmniejszeń i zwiększeń planu dochodów i wydatków budżetowych podanych na przekazywanych wnioskach (formę bilansu należy uzgodnić z Wydziałem Budżetu), 2) załącza pisemne streszczenie proponowanych zmian, o których mowa w pkt 1, do ujęcia w uzasadnieniu do projektu uchwały zmieniającej uchwałę budżetową; streszczenie winno wyjaśniać w krótki i zwięzły sposób zasadność i rodzaj wprowadzanych zmian w planach finansowych, a w przypadku zmian w planie wydatków na remonty również wskazanie zakresu zadań, jakich zmiany dotyczą; streszczenie przekazuje się do Wydziału Budżetu także w formie elektronicznej (Mdok), 8. Wydział Zdrowia i Polityki Społecznej przekazując do Wydziału Budżetu więcej niż jeden wniosek jednostki lub grupy jednostek w zakresie dochodów i wydatków budżetowych, sporządza pisemną informację o kwocie wynikającej z bilansu zmniejszeń i zwiększeń planu dochodów i wydatków budżetowych, podanych na przekazywanych wnioskach (formę bilansu należy uzgodnić z Wydziałem Budżetu). 9. Wydział Inwestycji Miejskich przekazuje do Wydziału Budżetu otrzymane od wydziałów Urzędu Miasta wnioski o zmiany w harmonogramach realizacji wydatków majątkowych, a także własne wnioski o zmiany w harmonogramach dochodów majątkowych i wydatków majątkowych, w terminie ostatnich 2 dni 4 tygodnia przed planowaną sesją Rady Miasta. 10. Wydział Inwestycji Miejskich w porozumieniu z Wydziałem Budżetu opracowuje do projektu uchwały zmieniającej uchwałę budżetową: 1) wykaz zmian w zakresie planowanych wydatków majątkowych budżetu miasta wraz z uzasadnieniem, 2) informację o zmianach w planie wydatków remontowych budżetu miasta realizowanych przez Wydział Inwestycji Miejskich oraz Miejski Zarząd Dróg i Mostów (w tym wynikających z wniosków WPP), i składa je w Wydziale Budżetu po uzyskaniu akceptacji Prezydenta branżowego, w formie papierowej i elektronicznej (Mdok), w terminie ostatnich 2 dni 4 tygodnia przed planowaną sesją Rady Miasta. Dostęp do dokumentów w systemie Mdok wymagany jest już w momencie ich składania w sekretariacie Wydziału Budżetu. 11. Podstawą do anulowania wniosku w sprawie zmian w planie finansowym jest pisemne zgłoszenie tego faktu do wydziału, w którym został on złożony, przy czym termin pisemnego poinformowania Wydziału Budżetu o zaistniałej sytuacji, nie może przekroczyć 4 tygodni przez planowaną sesją Rady Miasta. 12. Wnioski o zmiany w planach finansowych wydziałów Urzędu Miasta oraz wnioski o zmiany w planach finansowych jednostek organizacyjnych nadzorowanych przez wydziały Urzędu Miasta, które zostały złożone w Wydziale Budżetu lub Wydziale 20