ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT

Transkrypt

1 E3 Sp. z o.o. Dąbrowa Górnicza, ul. Budowlanych Dąbrowa Górnicza ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT Firma E3 Sp. z o.o., zwana dalej Zamawiającym, w związku z przystąpieniem do realizacji projektu pn. "B2B w chmurze" - rozbudowa zaplecza informatycznego firmy E3 Sp. z o.o., w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka , Działanie 8.2. Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B, zaprasza do złożenia oferty cenowej na dostarczenie aplikacji zarządzającej B2B wraz z aplikacjami towarzyszącymi opisanej w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia. Oferty należy składać do dnia 24 października 2014r do godziny Otwarcie ofert nastąpi dnia 24 października 2014r po godzinie Szczegóły dotyczące zamówienia znajdują się w dołączonym do niniejszego zaproszenia Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia. Z poważaniem Dorota Hajduk Prezes Zarządu

2 SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1) ZAMAWIAJĄCY ORAZ OSOBA DO KONTAKTU E3 Sp. z o.o. ul. Budowlanych Dąbrowa Górnicza Osoba do kontaktu: Piotr Hajduk, tel ) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA W niniejszym zamówieniu nie mają zastosowania przepisy ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Zamówienie udzielone zostanie w trybie zapytania o cenę (konkurs ofert). 3) OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest dostarczenie aplikacji zarządzającej B2B wraz z aplikacjami towarzyszącymi. Szczegółowa specyfikacja przedmiotu zamówienia, stanowiąca Załącznik numer 2 do Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia, zawiera nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarcze stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa zgodnie z art. 1 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2003r. nr 153, poz z późn. zm.). W związku z tym jakiekolwiek użycie informacji tam zawartych ponad niezbędne do przygotowania Oferty jest przestępstwem. 4) MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT Termin składania ofert upływa z dniem 15 października 2014r do godziny (decyduje data wpływu do siedziby firmy Zamawiającego, również w wypadku wysyłki pocztą czy kurierem). Otwarcie ofert nastąpi 15 października 2014r po godzinie Oferty należy złożyć w siedzibie Zamawiającego, tj.: E3 Sp. z o.o. ul. Budowlanych Dąbrowa Górnicza Oferta złożona po terminie nie zostanie dopuszczona do konkursu ofert, zostanie zniszczona bez jej otwarcia. 5) TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ

3 Oferent, który złoży ofertę, pozostaje nią związany przez okres 45 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się z upływem terminu składania ofert. 6) SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY Oferta powinna zostać sporządzona w języku polskim, mieć formę pisemną oraz powinna zostać złożona w 1 egzemplarzu w wersji papierowej. Oferta powinna być sporządzona zgodnie z załączonym do niniejszego pisma wzorem formularza oferty (Załącznik nr 1) oraz dostarczona z załącznikami, jeżeli takie są wymagane. Oferta musi zostać podpisana przez osoby upoważnione do reprezentowania Oferenta i do zaciągania w jego imieniu zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie Oferty. Oferta musi zostać złożona w zamkniętej kopercie. Koperta musi zostać opatrzona danymi Oferenta. Każda Oferta która nie będzie złożona w zamkniętej kopercie, zostanie odrzucona z przyczyn formalnych. Na kopercie musi zostać umieszczona adnotacja system B2B. Każda koperta (z wymaganą adnotacją) która wpłynie do Zamawiającego zostanie oznaczona Otrzymano dnia DD MM RRRR o godzinie HH:MM. 7) TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Termin na realizację zamówienia mija 31 grudnia 2014 roku. 8) PODPISANIE UMOWY I ZAKRES UMOWY Umowa na realizację przedmiotowego zamówienia musi zostać zawarta najpóźniej w ciągu 10 dni licząc od dnia upływu terminu składania ofert. W Umowie muszą zostać zawarte zapisy odnośnie zabezpieczenia interesu Zamawiającego o treści zgodnej z Załącznikiem numer 3 do Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia. Oferent, składając Ofertę, akceptuje również treść tego załącznika oraz fakt, iż zapisy te muszą znaleźć się z Umowie. Pozostałe zapisy Umowy, nie określone w Załączniku numer 3, nie mogą wpływać na Umowę w sposób niezgodny z zapisami Załącznika numer 3 (być z nimi sprzeczne, niwelować lub osłabiać ich działanie). 9) KRYTERIUM WYBORY OFERT Kryterium wyboru oferty jest złożone, składa się nań w 60% cena oraz w 40% jakość, termin realizacji umowy i okres gwarancji. Oferta najkorzystniejsza, to taka oferta która uzyska najwyższą ilość punktów. Cena (max 60 punktów na 100 możliwych) Kryterium ceny wyrażonej jest tylko jednym parametrem : ceną ofertową (cena netto z oferty). Nie określa się wartości granicznych dla ceny, przy czym, jeżeli: - zaoferowana cena jest o 25% niższa od drugiej w kolejności ceny (dotyczy tylko oferty najtańszej) lub

4 - zaoferowana cena jest o 25% niższa od średniej ze wszystkich cen (dotyczy wszystkich ofert) Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania Oferenta do przedłożenia dokumentów potwierdzających dokonanie szczegółowej wyceny potrzeb Zamawiającego, a tym samym rzetelnego oszacowania oferty. Dokumenty wyceny muszą odnosić się literalne i wprost do wszystkich aspektów funkcjonalnych i technicznych systemu (nie dopuszcza się odniesienia do aspektów w sposób zbiorczy), opisanych w Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia oraz do parametrów pozostałych, takich jak okres gwarancji, usuwanie błędów itd. Pominięcie w dokumentach wyceny chociaż jednego parametru czy aspektu systemu będzie uznane za nierzetelne przeprowadzenie wyceny, tym samym Oferta taka zostanie odrzucona jako oferta z rażąco niską ceną. Jakość, termin realizacji umowy i okres gwarancji (max 40 punktów na 100 możliwych) To kryterium jest wyrażone trzema parametrami: Czas usunięcia błędu (max 15 punktów na 100 możliwych) ten parametr do deklarowany przez Oferenta czas na usunięcie zgłoszonych błędów w systemie. Parametr ten wyrażamy w DNIACH ROBOCZYCH, przyjmując iż dni robocze to okres od poniedziałku do piątku w godzinach od 8.00 do (z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy). Czas usunięcia błędu liczy się od momentu przyjęcia zgłoszenia o błędzie aż do momentu jego usunięcia. Deklaracja np. 5 dni roboczych oznacza, iż błąd zgłoszony w środę o godzinie musi zostać usunięty do przyszłej środy do godziny Zadeklarowany parametr Czas usunięcia błędu obowiązuje przez cały okres gwarancji, a szczegółowy sposób jego realizacji został określony w Załączniku numer 3 do Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia. Parametr ten nie może być większy niż 30 dni roboczych. Procent kary (max 15 punktów na 100 możliwych) ten parametr określa wartość procentową kary umownej która będzie naliczana za każdy dzień zwłoki w terminie realizacji umowy oraz za każdy dzień zwłoki w terminie usunięcia błędu, ponad czas zadeklarowany w parametrze czas usunięcia błędu. Dla terminu realizacji umowy kara naliczana jest za każdy rozpoczęty dzień kalendarzowy opóźnienia, natomiast dla terminu usunięcia błędu, kara naliczana jest za każdy rozpoczęty dzień roboczy opóźnienia. Wartość procentowa kary umownej jest liczona od całkowitej wartości umowy (od wartości brutto). Jeżeli zatem ktoś zadeklaruje 1% wartości kary umownej i: - spóźnienie o 7 dni kalendarzowych w terminie realizacji umowy skutkuje 7% kary od wartości całkowitej umowy brutto - spóźnienie o 5 dni roboczych w terminie usunięcia błędu skutkuje 5% kary od wartości całkowitej umowy brutto. Parametr ten nie może być mniejszy niż 0,05%. Okres gwarancji (max 10 punktów na 100 możliwych) ten parametr definiuje okres czasu, wyrażony w latach kalendarzowych, w ramach którego dostarczony system objęty będzie gwarancją. Okres ten liczymy od dnia następującego po dniu podpisania końcowego protokołu odbioru systemu. W trakcie okresu gwarancji Wykonawca będzie zobowiązany, między innymi, do usuwania błędów w terminach określonych w parametrze czas usunięcia błędu. Parametr ten nie może być mniejszy niż 1 rok.

5 Oferta, która będzie zawierała parametry wykraczające poza podane wartości graniczne, zostanie odrzucona jako niespełniająca wymagań minimalnych. Algorytmy obliczenia punktów: Dla Ceny : [(Oferta najwyższa Oferta Oceniana) / (Oferta najwyższa Oferta najniższa)] * 60 Dla Czas usunięcia błędu : [(Oferta najwyższa Oferta Oceniana) / (Oferta najwyższa Oferta najniższa)] * 15 Dla Procent Kary : [(Oferta Oceniana Oferta najniższa) / (Oferta najwyższa Oferta najniższa)] * 15 Dla Okres gwarancji : [(Oferta Oceniana Oferta najniższa) / (Oferta najwyższa Oferta najniższa)] * 10 W powyższych wzorach przez: Oferta najwyższa rozumiemy najwyższą wartość ocenianego parametru ze wszystkich złożonych, dopuszczonych do oceny ofert Oferta najniższa rozumiemy najniższą wartość ocenianego parametru ze wszystkich złożonych, dopuszczonych do oceny ofert Oferta Oceniana Oferta dla której obliczamy wartości punktów w danym momencie. Ogólna suma uzyskanych punktów dla danej Oferty to suma z punktów uzyskanych z poszczególnych 4 parametrów podlegających punktacji. 10) UDZIELENIE ZAMÓWIENIA Zamawiający udzieli zamówienia Oferentowi (w postaci Umowy), którego oferta: 1. Została przygotowana i dostarczona zgodnie z wymogami zawartymi w tym dokumencie 2. Nie została odrzucona w procesie wyboru oferty 3. Jest najkorzystniejsza, w myśl ustalonych kryteriów wyboru. Zamawiający w szczególnych przypadkach może dopuścić Oferty niepełne bądź posiadające pewne wady formalne. Każdorazowo w takim wypadku fakt ten zostanie szczegółowo opisany w protokole wyboru ofert. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający poinformuje Oferenta o wyborze oferty celem podpisania Umowy. 11) PROCES WYBORU OFERTY 1. Sprawdzenie, czy koperta w której złożono ofertę jest przygotowana zgodnie z wymaganiami oraz jest w stanie nienaruszonym, jeżeli tak przechodzi do dalszego etapu, jeżeli nie jest odrzucana bez otwierania. 2. Otwarcie kopert. 3. Weryfikacja, czy oferty przygotowano zgodnie z wymaganiami i na odpowiednim szablonie. Oferty przygotowane wadliwie są odrzucane lub dopuszczane warunkowo, przy odpowiedniej adnotacji w protokole wyboru. 4. Weryfikacja, czy przedstawione w Ofercie parametry spełniają wymagania minimalne. Brak spełnienia wymagań minimalnych powoduje bezwarunkowe odrzucenie Oferty z powodu niespełnienia warunków minimalnych 5. Weryfikacja, czy wśród przedstawionych Ofert nie występują takie, które spełniają przynajmniej jedno kryterium rażąco niskiej ceny. W przypadku spełnienia tego kryterium wezwanie Oferenta do złożenia dokumentów potwierdzających przeprowadzenie rzetelnej wyceny, w przypadku odstąpienia od wezwania, umieszczenie stosownej adnotacji w protokole. Ewentualne weryfikacja otrzymanych dokumentów wycen i w przypadku niespełnienia warunków rzetelnej wyceny opisanych w pkt. 9

6 Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia bezwarunkowe odrzucenie Oferty z powodu rażąco niskiej ceny 6. Uznanie Ofert nie odrzuconych do chwili obecnej za dopuszczone 7. Oszacowanie punktacji poszczególnych dopuszczonych Ofert 8. Wybór oferty zgodnie z kryteriami wyboru. 12) POSTANOWIENIA KOŃCOWE Na formularzu Oferty wymagane jest podane danych kontaktowych w postaci numeru faksu i adresu (wymagane jest podanie obu form komunikacji). W przypadku wystąpienia konieczności złożenia dodatkowych wyjaśnień do Oferty, Zamawiający podejmie dwukrotną próbę komunikacji(w odstępie min. 15 minut) przez jeden z tych kanałów komunikacji. Brak możliwości skutecznego doręczenia z przyczyn leżących po stronie Oferenta (np. faks nie odpowiada, adres mailowy nie istnieje) skutkuje uznaniem komunikacji za skuteczną, a wezwania do uzupełnienia / złożenia wyjaśnień za doręczone. Zamawiający zastrzega sobie prawo do uznania, że konkurs ofert nie dał rezultatu lub też do unieważnienia konkursu ofert bez podania przyczyn. Z tytułu odrzucenia oferty Oferentom nie przysługuje żadne roszczenie przeciwko Zamawiającemu.

7 Załącznik nr 1... Pieczęć firmowa oferenta Oferent: (dane teleadresowe Oferenta) OFERTA Miejscowość..data Numer faksu do komunikacji w sprawie Oferty:.. Adres mailowy do komunikacji w sprawie Oferty:. W odpowiedzi na zapytanie ofertowe z dnia składam ofertę na realizację przedmiotowego zapytania (dostarczenie aplikacji zarządzającej B2B wraz z aplikacjami towarzyszącymi). Jednocześnie, w myśl zapisów zawartych w zapytaniu ofertowym, deklarujemy iż spełniamy wszystkie postawione wymagania określone w Załączniku numer 2 do Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia. Cena za realizację całego zamówienia wynosi:.. PLN netto (słownie:.), co stanowi PLN brutto. Deklaruję następujące wartości parametrów: Czas usunięcia błędu: (w dniach roboczych) Procent kary: procent Okres gwarancji:.... (w latach) Oświadczenie Oferenta Niniejszym oświadczam, że: - Zapoznaliśmy się z warunkami niniejszego zamówienia i przyjmujemy je bez zastrzeżeń oraz zdobyliśmy konieczne informacje do przygotowania oferty, - Oferujemy dostarczenie przedmiotu zamówienia zgodnie z warunkami zawartymi w zaproszeniu do złożenia oferty i szczegółowym opisie przedmioty zamówienia i nie wnosimy do nich zastrzeżeń. - Zobowiązujemy się, w przypadku wyboru naszej oferty, do zawarcia umowy na warunkach, w miejscu i terminie określonych w szczegółowym opisie przedmioty zamówienia. - Nie pozostaję w związku z Zamawiającym, w sposób mogący utrudniać uczciwą konkurencję. - Nie posiadam wiedzy na temat innych Oferentów, nie pozostają z nimi w związku w sposób mogący utrudniać uczciwą konkurencję. - W szczególności nie jestem powiązany z Zamawiającym w sposób polegający na:

8 a) Uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) Posiadaniu udziałów lub co najmniej 5 % akcji; c) Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) Pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli..... (podpisy, pieczątki osób upoważnionych)

9 Załącznik nr 2 Szczegółowa specyfikacja przedmiotu zamówienia 1. Opis wymagań dla aplikacji zarządzającej B2B Aplikacja musi być dostępna (funkcjonować) przez przeglądarką internetową, oraz powinna składać się z następujących, niżej opisanych modułów funkcjonalnych. W zakresie wydajności pracy aplikacja będzie obsługiwać do kilkuset użytkowników łącznie, z czego w jednym czasie pracować będzie do kilkudziesięciu użytkowników. - moduł składania zleceń przez klienta W ramach tego modułu Klient będzie mógł (pracując na ustandaryzowanych formularzach) złożyć dowolne zlecenie oraz podejrzeć zlecenia historyczne (lub np. na bazie zlecenia historycznego utworzyć kopię nowego zlecenia). System będzie domyślnie podpowiadał typy zleceń, zależnie od uprawnień zalogowanego klienta i osoby (pracownika klienta). Musi być zatem zapewniona również wersja dla administratora z możliwością definiowania słowników oraz struktury uprawnień. - moduł uzgadniana specyfikacji zleceń (zarówno do oprogramowania jak i zamówień sprzętowych). Złożenie zamówienia powoduje ciąg zdarzeń mających na celu doprowadzenie do ustalenia dokładnej specyfikacji tego zamówienia. Dla przykładu zamówienie typu laptop do 3500 zł w praktyce oznacza wielokrotną komunikację z Klientem celem ustalenia wymagań, zaproponowania kilku modeli, aż w końcu uzgodnienie tego konkretnego. Jeszcze gorzej sprawa wygląd dla zleceń informatycznych. W tym wypadku ustalanie szczegółów zlecenia może trwać nawet kilka miesięcy. Technicznie moduł ten do wewnętrzny komunikator wbudowany w system oraz repozytorium dokumentów z możliwością nadawania statusów oraz ustalania praw dostępu do nich (tutaj również trzeba zapewnić zaplecze dla administratora). - moduł ustalenia ceny Moduł ten jest pochodną zlecenia i ustalenia jego specyfikacji. Na tym etapie następuje negocjacja ceny dla danego zlecenia oraz ewentualnych jego warunków (np. okresu gwarancji, darmowej instalacji etc.). Ostatecznie następuje zatwierdzenie zlecenia do realizacji z zatwierdzeniem przez osoby uprawnione po obu stronach. Wymiana komunikacji i dokumentów analogicznie jak w module poprzednim. Tutaj również trzeba zapewnić zaplecze dla administratora. - moduł zarzadzania zleceniem, pokazujący etapy pracy i raportujący je klientowi Dla zatwierdzonych zleceń nasz pracownik (odpowiedzialny za to zlecenie) w tym module ustala zgrubny harmonogram (etapy) realizacji tego zlecenia (takie uproszczone zarządzanie projektem). Oczywiście będzie możliwość ustalania szablonów dla różnych typów zleceń i ich używania (np. zlecenie na dostawę sprzętu). Następnie do poszczególnych etapów przypisać może dodatkowe opisy, dokumenty, terminy a na końcu osoby odpowiedzialne. Finalnie uruchamia realizację takiego zlecenia. Wtedy Klient po swojej stronie może zobaczyć jak, kiedy i co się wydarzy. Oczywiście zarządzanie zleceniem odbywa się na bieżąco (aktualizacja przeciętnie raz dziennie dla zleceń krótki lub raz w tygodniu dla zleceń

10 rozciągniętych w czasie). W tym wypadku bardzo istotne jest zaplecze do pracy administratora (definiowanie różnych schematów). - moduł odbiorów częściowych / testów bieżących aplikacji w trakcie jej produkcji Zupełnie innowacyjna cecha -> przy współpracy z modułem zarządzania będzie można ustalić kilka tzw. kamieni milowych w zleceniu (dotyczy zleceń programistycznych) w których pracownik realizujący będzie obowiązany zakańczać funkcjonalnie fragment zlecenia i wystawiać go w postaci linka (razem z instrukcją, danymi logowania etc.) dla Klienta do testów. Taka tymczasowa instancja będzie osobno wersjonowana dla każdego kamienia milowego. Oznacza to zatem, iż Klient będzie mógł testować projekt w tracie realizacji na różnych jego etapach. W ramach tego modułu zostanie również przygotowana funkcjonalność komunikacyjna umożliwiająca ewidencjonowanie błędów czy uwag Klienta (konsultowanie na bieżąco zmian w tworzonym produkcie). Ponadto będziemy mogli na Kliencie wymuszać odbiory częściowe. - moduł ustalenia struktury pracowniczej / decyzyjnej dla Klienta i dla nas Moduł stricte administracyjny, pozwalający na zakładanie użytkowników (w podziale na różne firmy Partnerskie i dla nas) oraz ustalanie im uprawnień w powiązaniu z funkcjonalnościami pozostałych modułów. - moduł faktur i windykacji Prosty moduł komunikacyjny z Klientem, w ramach którego nasz pracownik będzie przekazywał elektroniczną wersję faktury (np. w PDF) do pobrania Klientowi, umieszczając jednocześnie termin jej płatności w systemie lub odznaczając iż jest zapłacona. System będzie potem automatycznie przypominał Klientowi o termiach zapłaty lub dziękował za zapłacenie faktury. Po ustaleniu przekroczenia terminu zapłaty o ileś dni system będzie monitował kierownika po naszej stronie, który wkroczy ewentualnie z dalszymi krokami (system będzie dawał możliwość zablokowania dostępu Klientowi do systemu ze stałym komunikatem przy próbie logowania przypominającym o konieczności zapłaty). - moduł baza licencji i sprzętu W chwili obecnej Klienci nieprawidłowo ewidencjonuję posiadany przez siebie sprzęt i licencji (mówimy oczywiście o sprzęcie i licencjach które są przez nas serwisowane w ramach umowy). Planujemy stworzyć bazę sprzętu / licencji, w której będą trzymane terminy i warunki gwarancji, telefony kontaktowe do serwisantów oraz kontakt do osoby odpowiedzialnej formalnie za dany sprzęt u klienta. - standardowe funkcje systemów CRM Oprócz wcześniejszych dedykowanych dla nas modułów system musi zawierać pewne standardowe i szablonowe funkcjonalności: baza klientów, notowanie kontaktów, system zadań i przypominajek, rejestrowanie poczty, podział klientów na pracowników obsługujących, planowanie zadań kontaktowych, raportowanie szczegółowe i zbiorcze oraz szereg innych podstawowych funkcji systemu typu CRM

11 2. Opis wymagań dla aplikacji i modułów towarzyszących - Moduł połączenia pomiędzy Sharepoint Online (Office365) a platformą Microsoft Azure WebSite, Storage, VM Azure Moduł musi zapewniać integrację aplikacji zarządzającej B2B z rozwiązaniem Microsoft Windows Azure - Licencja na MS Visual Studio Premium with MSDN & SA Subskrypcja MSDN musi zawierać min: - serwerowe systemy operacyjne - bazy danych - systemy serwerowe aplikacji oraz poczty - oprogramowanie do tworzenia aplikacji i systemów Dzięki tej subskrypcji będziemy mogli na naszych serwera zainstalować hypervisora (MS Hyper-v 2012), a na nim uruchamiać systemy MS Windows 2012 oraz Linux/Unix, na których będziemy mogli zainstalować system MS Sharepoint (jako framework aplikacji B2B i zintegrowanych systemów klienta).

12 Załącznik nr 3 Zapisy zabezpieczające Zamawiającego, które muszą być wprowadzone do Umowy na realizację zamówienia. Gwarancja i usuwanie błędów 1. Wykonawca udziela gwarancji na działanie przedmiotu Umowy na okres [parametr z oferty okres gwarancji] lat, począwszy od dnia następującego po dniu podpisania końcowego protokołu odbioru. 2. W okresie gwarancji Wykonawca jest zobowiązany do przyjmowania zgłoszeń błędów na dowolny z uzgodnionych kanałów komunikacji, w tym również telefonicznie, mailem i faksem. 3. Za termin zgłoszenia błędu uznaje się moment jego wysłania (mailem lub faksem) lub moment uzyskania połączenia (dla rozmowy telefonicznej). W przypadku pozostałych kanałów komunikacji przyjmuje się termin zgłoszenia zgodnie z obowiązującą praktyką biznesową. 4. Błędy techniczne działania kanałów komunikacji po stronie Wykonawcy (np. adres mailowy nie istnieje, faks nie odpowiada, telefon nie odpowiada) nie powodują przesunięcia terminu zgłoszenia błędu (uznaje się błąd za zgłoszony), przy czym Zamawiający musi podjąć przynajmniej dwie inne próby komunikacji, celem zgłoszenia błędu. 5. W przypadku zmiany kanałów komunikacji, Wykonawcy jest zobowiązany do zachowani ciągłości poprzednich kanałów komunikacji przez okres przynajmniej 30 dni od dnia zgłoszenia zmiany kanałów komunikacji 6. W okresie gwarancji Wykonawca jest zobowiązany do usuwania zgłoszonych błędów w ciągu [parametr z oferty czas usunięcia błędu]. Przyjmuje się iż dni robocze to okres od poniedziałku do piątku w godzinach od 8.00 do (z wyłączenie dni ustawowo wolnych od pracy). Czas usunięcia błędu liczy się od momentu przyjęcia zgłoszenia o błędzie aż do momentu jego usunięcia. Jeden dzień roboczy to 8 godzin roboczych, licząc w przedziale określonym powyżej. W przypadku zgłoszenia błędu o godzinie 10.00, pierwszy dzień roboczy mija o godzinie dnia następnego. 7. Przez cały okres gwarancji oraz w końcowym okresie wdrożenia przedmiotu Umowy (w momencie gdy w bazach danych znajdą się rzeczywiste dane Zamawiającego), usuwanie błędów będzie możliwe tylko poprzez fizyczną obecność Wykonawcy w biurze Zamawiającego, mieszczącego się w Dąbrowie Górniczej (ul. Budowlanych 11, Dąbrowa Górnicza). W

13 obecności i pod nadzorem pracownika Zamawiającego, Wykonawca uzyska dostęp do kodów źródłowych i struktur baz danych przedmiotu Umowy przez czas niezbędny do usunięcia błędu, jednak nie dłuższy niż zdefiniowane dni i godziny robocze. Kary umowne wynikając ze zwłoki w realizacji Umowy 1. Ustala się karę umowną, obciążającą Wykonawcę, w wysokości [parametr z oferty procent kary] wartości Umowy brutto za każdy dzień zwłoki w realizacji Umowy, a w przypadku podziału na poszczególne etapy, za każdy dzień zwłoki w realizacji poszczególnych etapów Umowy. 2. Ustala się karę umowną, obciążającą Wykonawcę, w wysokości [parametr z oferty procent kary] wartości Umowy brutto za każdy dzień zwłoki w terminie usunięcia zgłoszonych błędów. Kary nalicza się oddzielnie za każdy zgłoszony błąd, nie usunięty w terminie, nawet w przypadku gdy terminy zgłoszenia pokrywają się. 3. Kary określone powyżej sumują się.