Zarządzenie nr 10 Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego z 22 stycznia 2015 roku

Transkrypt

1 Zarządzenie nr 10 Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego z 22 stycznia 2015 roku w sprawie: wprowadzenia Regulaminu postępowania w zakresie przygotowania oraz realizacji w Uniwersytecie Jagiellońskim projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych Na podstawie 27 ust. 4 Statutu Uniwersytetu Jagiellońskiego zarządzam, co następuje: 1 Wprowadza się Regulamin postępowania w zakresie przygotowania oraz realizacji w Uniwersytecie Jagiellońskim projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych. 2 Wszelkie pełnomocnictwa udzielone kierownikom projektów oraz pełnomocnictwa dalsze udzielone przez kierowników projektów, które pozostają w mocy w dniu wejścia w życie Regulaminu wprowadzonego niniejszym Zarządzeniem, wygasają na zasadach i w czasie określonym w tych pełnomocnictwach. 3 Tracą moc: 1) zarządzenie nr 46 Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego z 15 lipca 2009 roku w sprawie zasad i trybu postępowania dotyczącego pozyskiwania i rozliczania przez jednostki UJ projektów współfinansowanych z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej; 2) komunikat nr 4 Prorektora UJ ds. badań i współpracy międzynarodowej z 26 stycznia 2011 roku w sprawie trybu składania wniosków o zakup aparatury naukowej; 3) komunikat nr 37 Prorektora UJ ds. polityki kadrowej i finansowej z 7 października 2010 roku w sprawie obowiązku uzyskania akceptacji dziekana wydziału do złożenia wniosku projektowego; 4) komunikat nr 5 Prorektora UJ ds. badań naukowych i funduszy strukturalnych z 6 lutego 2013 roku w sprawie upoważnień do realizowania i odpowiedzialności za realizację projektów w Uniwersytecie Jagiellońskim; 5) komunikat nr 10 Prorektora UJ ds. badań naukowych i funduszy strukturalnych z 20 marca 2013 roku w sprawie zmiany załączników nr 1 i 2 do komunikatu nr 5 Prorektora UJ ds. badań naukowych i funduszy strukturalnych z 6 lutego 2013 roku w sprawie upoważnień do realizowania i odpowiedzialności za realizację projektów w Uniwersytecie Jagiellońskim; 6) pismo okólne nr 5 Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego z 14 sierpnia 2013 roku w sprawie obiegu dokumentów związanych z realizacją międzynarodowych projektów badawczych i edukacyjnych.

2 4 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Rektor Prof. dr hab. med. Wojciech Nowak Dotyczy: wszystkie jednostki organizacyjne UJ (bez Collegium Medicum)

3 Załącznik do zarządzenia nr 10 Rektora UJ z 22 stycznia 2015 roku Regulamin postępowania w zakresie przygotowania oraz realizacji w Uniwersytecie Jagiellońskim projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych I. Postanowienia ogólne 1 1. Regulamin postępowania w zakresie przygotowania oraz realizacji w Uniwersytecie Jagiellońskim projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych, zwany dalej Regulaminem, określa zasady oraz tryb postępowania w związku z przygotowaniem oraz realizacją w Uniwersytecie Jagiellońskim, zwanym dalej UJ, projektów finansowanych i współfinansowanych ze źródeł zewnętrznych, zwanych dalej funduszami zewnętrznymi, w tym w szczególności z: 1) funduszy pochodzących z krajowych i zagranicznych programów badawczych, badawczo-rozwojowych, edukacyjnych i inwestycyjnych; 2) funduszy Unii Europejskiej; 3) funduszy pochodzących z krajowych i zagranicznych Instytucji zewnętrznych przeznaczonych na projekty badawcze, badawczo-rozwojowe, edukacyjne, inwestycyjne i inne. 2. Regulamin nie dotyczy realizacji prac zlecanych UJ przez podmioty zewnętrzne oraz działalności statutowej. Określenia użyte w Regulaminie oznaczają: 2 1) Autor projektu osoba przygotowująca Projekt/będąca liderem grupy przygotowującej Projekt oraz składająca Wniosek, która zgodnie z założeniami Projektu może pełnić funkcję Kierownika projektu; 2) Dokumenty projektowe wszelkie dokumenty dotyczące Projektu na etapie jego przygotowania, realizacji oraz zarządzania jego trwałością, w tym w szczególności: Wniosek o finansowanie, studium wykonalności, Umowa o finansowanie, Umowa konsorcjum, Pełnomocnictwa do negocjacji, Pełnomocnictwa dla Kierownika Projektu, Pełnomocnictwa dalsze, dokumenty potwierdzające realizację celów i rezultatów Projektu, dokumenty finansowe, wnioski o płatność, sprawozdania merytoryczne i finansowe oraz potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie powyższych dokumentów; 3) Dział obsługujący fundusze zewnętrzne dział właściwy ds. obsługi administracyjnej procesu związanego z przygotowaniem oraz realizacją Projektów, odpowiedzialny za: współpracę z Jednostkami UJ, Autorami projektów oraz Kierownikami projektów, stałe monitorowanie stanu realizacji i trwałości Projektów, współpracę z Zespołami projektowymi przy przeprowadzanych kontrolach lub audytach oraz aktualizację wewnętrznych procedur dotyczących realizacji Projektów. W zależności od obszaru zadań: a) dział właściwy ds. funduszy strukturalnych Unii Europejskiej obsługuje określoną w Regulaminie Procedurę w zakresie funduszy strukturalnych oraz innych krajowych 1

4 źródeł zewnętrznych przeznaczonych dla projektów o charakterze innowacyjnym i wdrożeniowym, b) dział właściwy ds. programów badawczych i edukacyjnych obsługuje określoną w Regulaminie Procedurę w zakresie krajowych i międzynarodowych programów badawczych i edukacyjnych, funduszy pochodzących z Norweskiego Mechanizmu Finansowego, Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, funduszy pochodzących z krajowych i zagranicznych instytucji lub fundacji przeznaczonych między innymi na wsparcie rozwoju UJ, badania naukowe lub edukację; 4) Dział rozliczający projekt dział właściwy ds. rozliczania projektów unijnych, dział właściwy ds. rozliczania krajowych projektów badawczych i edukacyjnych, dział właściwy ds. rozliczania międzynarodowych projektów badawczych i edukacyjnych lub inny dział UJ zaangażowany w określoną w Regulaminie procedurę w zakresie rozliczania Projektów, jeżeli wynika to z obowiązujących wewnątrzuczelnianych aktów prawnych w zakresie określonym w tych przepisach; 5) Instytucja zewnętrzna instytucja publiczna lub prywatna, która ogłasza Konkurs, przyjmuje i ocenia Wnioski, podpisuje Umowę o finansowanie, przekazuje środki finansowe i/lub kontroluje ich prawidłowe wydatkowanie; 6) Jednostka realizująca projekt Jednostka UJ/jednostka wewnętrzna Jednostki UJ realizująca zadania Projektu, a także partnerstwo wewnątrzuczelniane złożone z wyżej określonych jednostek, wspólnie realizujących Projekt; 7) Jednostka UJ podstawowa jednostka organizacyjna w rozumieniu 47 ust. 1 Statutu Uniwersytetu Jagiellońskiego z 7 czerwca 2006 r. (z późn. zm.), zwanego dalej Statutem UJ, jednostka organizacyjna w rozumieniu 66 Statutu UJ lub jednostka administracji ogólnouczelnianej w rozumieniu 8 ust. 1 pkt 1 w związku z 9 ust. 1, 11 oraz 12 Regulaminu organizacyjnego Uniwersytetu Jagiellońskiego, stanowiącego załącznik do zarządzenia nr 15 Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego z 28 lutego 2008 roku (z późn. zm.); 8) Kierownik projektu osoba wyznaczona przez kierownika Jednostki UJ/aplikująca indywidualnie/wskazana imiennie we Wniosku, na mocy udzielonego przez Reprezentanta UJ ds. funduszy zewnętrznych Pełnomocnictwa, a także zgodnie z Umową o finansowanie, odpowiedzialna za zarządzanie Projektem, kierowanie Zespołem projektowym oraz za osiąganie celów i rezultatów Projektu. Kierownik projektu powoływany jest również w przypadku realizacji Projektu w ramach Konsorcjum, w którym UJ nie występuje w roli lidera; 9) Konkurs przedsięwzięcie ogłoszone przez Instytucję zewnętrzną realizowane w ramach Programu, zorientowane na udzielenie wsparcia finansowego dla Projektów wyłonionych na zasadach określonych w regulaminie tego przedsięwzięcia; 10) Konsorcjant członek Konsorcjum, będący podmiotem zewnętrznym względem UJ. Ilekroć w Regulaminie przewidziane są postanowienia dotyczące Konsorcjanta/Konsorcjantów, należy je stosować jedynie w przypadku, gdy Projekt realizowany jest w ramach Konsorcjum; 11) Konsorcjum grupa Konsorcjantów oraz UJ, który pełni rolę lidera albo partnera, współpracująca na podstawie Umowy konsorcjum w celu przygotowania i realizacji wspólnego Projektu; 12) Koszty kwalifikowane koszty niezbędne do realizacji Projektu, ujęte w jego budżecie i ponoszone w okresie jego trwania, uzasadnione merytorycznie, spełniające kryteria kwalifikowalności i podlegające finansowaniu w ramach Programu; dotyczą wydatków 2

5 ponoszonych w Projekcie przez UJ i Konsorcjantów zarówno w ramach finansowania zewnętrznego jak i Wkładu własnego; 13) Koszty niekwalifikowane koszty ponoszone w trakcie realizacji Projektu, inne niż Wkład własny i niepodlegające finansowaniu w ramach Programu; 14) Pełnomocnictwo pisemne upoważnienie udzielone przez Reprezentanta UJ ds. funduszy zewnętrznych Kierownikowi projektu do realizacji Projektu, w tym do zaciągania zobowiązań i wydatkowania środków pieniężnych z Projektu oraz do składania oświadczeń woli w tym zakresie, jak również do podejmowania wszelkich innych czynności związanych z realizacją Projektu, sporządzone wg wzoru stanowiącego załącznik nr 8 do Regulaminu; 15) Pełnomocnictwo dalsze pisemne upoważnienie udzielone na czas określony innej osobie przez Kierownika projektu do zastępowania go w zakresie czynności wynikających z Pełnomocnictwa, sporządzone wg wzoru stanowiącego załącznik nr 9 do Regulaminu; 16) Pełnomocnictwo do negocjacji pisemne upoważnienie udzielone przez Reprezentanta UJ ds. funduszy zewnętrznych Autorowi projektu do prowadzenia negocjacji z Instytucją zewnętrzną i/lub Konsorcjantem/Konsorcjantami w zakresie uzgodnienia warunków Umowy o finansowanie/umowy konsorcjum, sporządzone wg wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do Regulaminu; 17) Program inicjatywa krajowa, międzynarodowa, w tym Unii Europejskiej, zorientowana na udzielanie wsparcia finansowego z funduszy zewnętrznych dla Projektów spełniających założenia oraz warunki tej inicjatywy; 18) Projekt przedsięwzięcie badawcze, badawczo-rozwojowe, wdrożeniowe, edukacyjne, inwestycyjne, promocyjno-informacyjne lub inne, realizowane w UJ samodzielnie lub w ramach Konsorcjum, podejmowane dla osiągnięcia założonego rezultatu, posiadające jasno określone cele, wymagania jakościowe, ramy czasowe i budżet oraz finansowane z funduszy zewnętrznych; 19) Reprezentant UJ ds. funduszy zewnętrznych Rektor UJ, Prorektor UJ właściwy ds. funduszy zewnętrznych lub osoba upoważniona przez Rektora UJ do podpisywania Wniosków, oświadczeń, Umów konsorcjum, Umów o finansowanie, dysponowania środkami pieniężnymi oraz podejmowania wszelkich czynności związanych z realizacją Projektów finansowanych z funduszy zewnętrznych; 20) Umowa konsorcjum umowa zawarta pomiędzy UJ, a Konsorcjantem/Konsorcjantami w celu realizacji wspólnego Projektu. Ilekroć w Regulaminie przewidziane są postanowienia dotyczące Umowy konsorcjum, należy je stosować jedynie w przypadku, gdy Projekt realizowany jest w ramach Konsorcjum; 21) Umowa o finansowanie umowa wraz z załącznikami i aneksami zawarta pomiędzy UJ, a Instytucją zewnętrzną, określająca warunki pełnego finansowania, dofinansowania albo współfinansowania Projektu; 22) Wkład własny określona w Umowie o finansowanie część nakładów rzeczowofinansowych przeznaczona na finansowanie Projektu, pochodząca ze środków własnych UJ lub z pozyskanych przez UJ środków zewnętrznych niepochodzących z Programów; 23) Wniosek wniosek o finansowanie Projektu wraz z załącznikami, przekazywany przez UJ albo lidera Konsorcjum Instytucji zewnętrznej w celu uzyskania środków finansowych na realizację Projektu w ramach Programu; 24) Zespół projektowy grupa osób powołana oraz zarządzana przez Kierownika projektu, bezpośrednio realizująca Projekt. W skład Zespołu projektowego mogą wchodzić 3

6 pracownicy UJ, doktoranci i studenci UJ lub osoby niebędące pracownikami UJ, doktorantami ani studentami UJ Cele Projektów powinny być zgodne z celami statutowymi UJ, strategią UJ oraz strategiami wydziałów UJ/jednostek międzywydziałowych/jednostek pozawydziałowych. 2. Zgodność celów Projektów ze strategią UJ weryfikuje Reprezentant UJ ds. funduszy zewnętrznych. 3. Zgodność celów Projektów ze strategiami wydziałów UJ/jednostek międzywydziałowych/jednostek pozawydziałowych weryfikują dziekani wydziałów UJ/kierownicy jednostek międzywydziałowych/kierownicy jednostek pozawydziałowych Projekty są przygotowywane i realizowane zgodnie z zasadami określonymi w: Regulaminie, innych obowiązujących przepisach wewnętrznych UJ, dokumentach Programu, zawartych przez UJ Umowach o finansowanie lub Umowach konsorcjum oraz przepisach prawa powszechnie obowiązującego. 2. W przypadku, gdy dokumenty Programu lub przepisy prawa powszechnie obowiązującego przewidują w zakresie przygotowania, realizacji lub utrzymania trwałości Projektów dodatkowe zasady postępowania, nieuregulowane w obowiązujących przepisach wewnętrznych UJ lub uregulowane w inny niż w Regulaminie sposób, należy je stosować bezpośrednio. II. Inicjowanie Projektu 5 1. Dział obsługujący fundusze zewnętrzne monitoruje źródła finansowania dostępne dla UJ, wyszukuje możliwości wsparcia dla Projektów oraz świadczy pomoc informacyjną i doradczą. 2. Jednostki UJ/jednostki wewnętrzne Jednostek UJ mogą zgłaszać do Działu obsługującego fundusze zewnętrzne wstępne propozycje Projektów korzystając z Formularza zgłoszenia zapotrzebowania na projekt wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do Regulaminu. Dział obsługujący fundusze zewnętrzne rozpoznaje możliwości finansowania dla zaproponawanych Projektów, a następnie informuje Jednostki UJ/jednostki wewnętrzne Jednostek UJ o wynikach przeprowadzonego rozpoznania. 3. W przypadku, gdy Jednostka UJ/jednostka wewnętrzna Jednostki UJ zamierza zrealizować Projekt, Autor projektu wypełnia i przedstawia do zatwierdzenia kierownikowi Jednostki realizującej projekt oraz kierownikowi Jednostki UJ wypełniony Formularz zgłoszenia projektu, stanowiący załącznik nr 2 do Regulaminu, a następnie przekazuje go w wersji papierowej najpóźniej w terminie do 14 dni roboczych poprzedzających datę planowanego zakończenia naboru Konkursu do Działu obsługującego fundusze zewnętrzne. 4. Dział obsługujący fundusze zewnętrzne dokonuje weryfikacji założeń Projektu pod względem formalnym, a następnie przekazuje zweryfikowany Formularz zgłoszenia projektu w terminie do 2 dni roboczych od daty jego otrzymania do Sekcji ds. podatków. 5. Sekcja ds. podatków, w terminie 1 dnia roboczego weryfikuje Formularz zgłoszenia projektu pod względem kwalifikowalności podatku VAT oraz przekazuje go do Działu obsługującego fundusze zewnętrzne. 6. W przypadku, gdy zgodnie z postanowieniami Programu lub Konkursu, istnieje obowiązek wniesienia do Projektu Wkładu własnego, prefinansowania wydatków w Projekcie lub gdy przewidywane są w Projekcie koszty niekwalifikowane, Dział 4

7 obsługujący fundusze zewnętrzne przekazuje Formularz zgłoszenia projektu do zatwierdzenia Kwestorowi UJ. 7. Kwestor UJ, w terminie do 2 dni roboczych, weryfikuje Formularz zgłoszenia projektu pod względem finansowym oraz podejmuje decyzję w sprawie jego zatwierdzenia, a następnie przekazuje go do Działu obsługującego fundusze zewnętrzne. 8. W przypadku stwierdzenia w toku czynności określonych w ust. 3-7 niniejszego paragrafu występowania w Formularzu zgłoszenia projektu uchybień w zakresie formalnym, merytorycznym lub finansowym, Dział obsługujący fundusze zewnętrzne zwraca się do Autora projektu o udzielenie wyjaśnień, uzupełnienie braków lub wniesienie poprawek w terminie do 2 dni roboczych. 9. Dział obsługujący fundusze zewnętrzne przekazuje niezwłocznie oryginalną wersję zweryfikowanego Formularza zgłoszenia projektu Autorowi projektu oraz sporządza i archiwizuje jego kopię. 10. W przypadku gdy, zgodnie z zasadami Konkursu, UJ może realizować w jego ramach tylko jeden Projekt lub w innych ważnych przypadkach, Reprezentant UJ ds. funduszy zewnętrznych podejmuje decyzję dotyczącą sposobu przygotowania i składania Wniosku. III. Przygotowanie Wniosku 6 1. Dział obsługujący fundusze zewnętrzne uczestniczy w procesie związanym z przygotowaniem i złożeniem Wniosku, w szczególności świadczy pomoc informacyjną, doradczą i administracyjną, służącą zapewnieniu zgodności Wniosku z zasadami Konkursu, koordynuje obieg Dokumentów projektowych w UJ oraz odpowiada za ich kompletność i terminowość. 2. Jednostki Kwestury UJ i jednostki administracji ogólnouczelnianej, w tym w szczególności: Dział Zamówień Publicznych, Dział Spraw Osobowych, Dział Zaopatrzenia, Dział Remontów oraz Dział Inwestycji Budowalnych, świadczą pomoc doradczą w zakresie swoich zadań pod kątem zgodności Wniosku z przepisami prawa powszechnie obowiązującego oraz obowiązującymi przepisami wewnętrznymi UJ. 3. Za przygotowanie Wniosku odpowiada Autor projektu. 4. Autor projektu, najpóźniej w terminie do 11 dni roboczych przed ostatecznym terminem zamknięcia Konkursu, przekazuje Działowi obsługującemu fundusze zewnętrzne wydruk/skan roboczej wersji Wniosku. 5. Dział obsługujący fundusze zewnętrzne w terminie do 2 dni roboczych dokonuje wstępnej weryfikacji roboczej wersji Wniosku pod względem zgodności z zasadami Konkursu oraz przekazuje Autorowi projektu uwagi i sugestie w tym zakresie. 6. Gotowy Wniosek podlega zatwierdzeniu przez kierownika Jednostki realizującej projekt, a następnie przez kierownika Jednostki UJ. 7. Autor projektu przekazuje do Działu obsługującego fundusze zewnętrzne w terminie najpóźniej do 7 dni roboczych przed ostatecznym terminem zamknięcia Konkursu zatwierdzony Wniosek w formie papierowej wraz z Formularzem oceny ryzyka ex ante w projekcie, sporządzonym wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do Regulaminu. Formularz oceny ryzyka ex ante w projekcie służy identyfikacji, zdefiniowaniu oraz przeciwdziałaniu niekorzystnym zdarzeniom mogącym wystąpić w Projekcie. 8. Dział obsługujący fundusze zewnętrzne ostatecznie weryfikuje Wniosek pod względem formalnym oraz wypełnia Listę kontrolną do wniosku o finansowanie, stanowiącą załącznik nr 4 do Regulaminu, a następnie przekazuje go w terminie do 2 dni roboczych 5

8 od daty jego otrzymania do Kwestora UJ wraz z Formularzem oceny ryzyka ex ante w projekcie oraz kopią Formularza zgłoszenia projektu. 9. Kwestor UJ, w terminie do 2 dni roboczych, weryfikuje Wniosek pod względem finansowym oraz podejmuje decyzję w sprawie jego zatwierdzenia. W przypadku decyzji pozytywnej, Kwestor UJ przekazuje zatwierdzony Wniosek wraz z Dokumentami projektowymi, o których mowa w ust. 8 niniejszego paragrafu, Reprezentantowi UJ ds. funduszy zewnętrznych. 10. Reprezentant UJ ds. funduszy zewnętrznych, w terminie do 2 dni roboczych, podejmuje decyzję w sprawie zatwierdzenia Wniosku, a następnie przekazuje go wraz z Dokumentami projektowymi, o których mowa w ust. 8 niniejszego paragrafu, do Działu obsługującego fundusze zewnętrzne. 11. W przypadku stwierdzenia w toku czynności określonych w ust niniejszego paragrafu występowania we Wniosku uchybień w zakresie formalnym, merytorycznym lub finansowym, Dział obsługujący fundusze zewnętrzne niezwłocznie powiadamia o tym Autora projektu oraz współpracuje przy ich usunięciu w czasie umożliwiającym terminowe przekazanie Wniosku Instytucji zewnętrznej. 12. Dział obsługujący fundusze zewnętrzne uzgadnia z Autorem projektu sposób przekazania Wniosku Instytucji zewnętrznej lub Konsorcjantowi pełniącemu rolę lidera w Konsorcjum. 13. Dział obsługujący fundusze zewnętrzne informuje Autora projektu i kierownika Jednostki UJ o wynikach oceny Wniosku przez Instytucję zewnętrzną. W przypadku, gdy Autor projektu, jako pierwszy otrzymuje powyższą informację, przekazuje ją kierownikowi Jednostki UJ oraz Działowi obsługującemu fundusze zewnętrzne. 14. W przypadku, gdy Wniosek przekazano do Działu obsługującego fundusze zewnętrzne po terminie określonym w ust. 7 niniejszego paragrafu i w czasie uniemożliwiającym dokonanie jego weryfikacji przez Dział obsługujący fundusze zewnętrzne, może on zostać przekazany Instytucji zewnętrznej jedynie za zgodą Reprezentanta UJ ds. funduszy zewnętrznych. 15. W przypadku Konkursów przewidujących wieloetapowy nabór Wniosków, zasady określone w ust niniejszego paragrafu należy stosować odpowiednio w kolejnym etapie/kolejnych etapach naboru. IV. Podpisanie Umowy konsorcjum oraz Umowy o finansowanie 1. Autor projektu odpowiada za: 7 1) negocjacje z Instytucją zewnętrzną lub z Konsorcjantem/Konsorcjantami, dotyczące warunków Umowy o finansowanie; 2) aktualizację danych zawartych we Wniosku i w załącznikach do Wniosku przed podpisaniem Umowy o finansowanie. Dział obsługujący fundusze zewnętrzne udziela wsparcia w czynnościach określonych w pkt 1 i 2 niniejszego ustępu, a w zakresie zagadnień dotyczących własności intelektualnej oraz komercjalizacji, wsparcia udziela Centrum Innowacji, Transferu Technologii i Rozwoju Uniwersytetu. 2. Dział obsługujący fundusze zewnętrzne, w przypadku jeśli jest to wymagane przez Instytucję zewnętrzną, przygotowuje dla Autora projektu w dwóch egzemplarzach Pełnomocnictwo do negocjacji wg wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do Regulaminu 6

9 oraz przedkłada je do podpisu Reprezentantowi UJ ds. funduszy zewnętrznych. Pełnomocnictwo podlega rejestracji w Dziale Organizacji. 3. Kierownik Jednostki UJ w porozumieniu z kierownikiem Jednostki realizującej projekt dokonuje wyboru Kierownika projektu, którym może być Autor projektu lub inna osoba. Wzór Formularza wyboru kierownika projektu stanowi załącznik nr 6 do Regulaminu. Zasady powoływania Kierownika projektu nie dotyczą Projektów, o które aplikuje się indywidualnie oraz Projektów, w których imiennie został we Wniosku wskazany Kierownik projektu. 4. Kierownik projektu przekazuje Działowi obsługującemu fundusze zewnętrzne kopię/skan zatwierdzonego Formularza wyboru kierownika projektu. 5. Kierownik projektu oraz osoba obsługująca Projekt w zakresie administracyjnofinansowym powinni posiadać kwalifikacje zapewniające prawidłową realizację Projektu. 6. Kierownik projektu odpowiada za przygotowanie w konsultacji z radcami prawnymi UJ, Działem obsługującym fundusze zewnętrzne oraz, w zakresie zagadnień dotyczących własności intelektualnej, z Centrum Innowacji, Transferu Technologii i Rozwoju Uniwersytetu, Umowy o finansowanie i Umowy konsorcjum 1. Po zatwierdzeniu ostatecznych wersji wyżej określonych umów przez radców prawnych UJ, kierownika Jednostki UJ oraz Kierownika projektu, Dział obsługujący fundusze zewnętrzne przekazuje je do zatwierdzenia kolejno Kwestorowi UJ oraz Reprezentantowi UJ ds. funduszy zewnętrznych. Umowy Konsorcjum podlegają rejestracji w Dziale Organizacji. 7. Na etapie przygotowania Umowy o finansowanie Dział obsługujący fundusze zewnętrzne przekazuje do Działu rozliczającego projekt Wniosek o założenie rachunku bankowego dla projektu 2, sporządzony wg wzoru stanowiącego załącznik nr 7 do Regulaminu Dział rozliczający projekt weryfikuje Wniosek o założenie rachunku bankowego dla projektu oraz przekazuje go w terminie 1 dnia roboczego Kwestorowi UJ. 9. Kwestor UJ akceptuje Wniosek o założenie rachunku bankowego dla projektu oraz przekazuje go w terminie 1 dnia roboczego do Działu Finansowego. 10. Dział Finansowy w terminie do 3 dni roboczych zakłada rachunek bankowy dla Projektu oraz przekazuje Działowi obsługującemu fundusze zewnętrzne kopię/skan dyspozycji jego założenia, a następnie archiwizuje oryginał Wniosku o założenie rachunku bankowego dla projektu. 11. Kierownik projektu przekazuje Działowi obsługującemu fundusze zewnętrzne oryginał podpisanej Umowy o finansowanie oraz oryginał Umowy konsorcjum wraz ze szczegółowym budżetem Projektu w terminie do 7 dni od daty ich otrzymania. 12. Kierownik projektu przekazuje kierownikowi Jednostki UJ kopię podpisanej Umowy o finansowanie wraz ze szczegółowym budżetem oraz kopię Umowy konsorcjum w terminie do 7 dni od daty ich otrzymania. 13. Po otrzymaniu Umowy o finansowanie oraz kopii/skanu Formularza wyboru kierownika projektu, Dział obsługujący fundusze zewnętrzne dokonuje rejestracji Projektu w systemie SAP. 1 Jeżeli zgodnie z zasadami Programu lub Konkursu, zawarcie Umowy konsorcjum wymagane jest na wcześniejszym etapie, zasady określone w 7 ust. 6 Regulaminu należy stosować na odpowiednio wcześniejszym etapie. 2 Jeżeli zgodnie z zasadami Programu lub Konkursu jest to wymagane. 3 Jeżeli zgodnie z zasadami Programu lub Konkursu, założenie rachunku bankowego dla Projektu wymagane jest na wcześniejszym etapie, zasady określone w 7 ust. 7 Regulaminu należy stosować na odpowiednio wcześniejszym etapie. 7

10 14. Dział obsługujący fundusze zewnętrzne przygotowuje w dwóch egzemplarzach Pełnomocnictwo dla Kierownika projektu wg wzoru stanowiącego załącznik nr 8 do Regulaminu oraz przedkłada je do podpisu Reprezentantowi UJ ds. funduszy zewnętrznych, Kierownikowi projektu i kierownikowi Jednostki UJ. Następnie Pełnomocnictwo podlega rejestracji w Dziale Organizacji. Dodatkowo, w przypadku, gdy Kierownikiem projektu jest osoba niebędąca pracownikiem UJ, Dział obsługujący fundusze zewnętrzne przygotowuje umowę pomiędzy tą osobą, a UJ zgodnie z obowiązującymi przepisami wewnętrznymi UJ. Wyżej określona umowa podlega rejestracji w Dziale Organizacji. 15. Dział obsługujący fundusze zewnętrzne przekazuje do Działu rozliczającego projekt dokumenty określone w Wykazie dokumentów projektu stanowiącym załącznik nr 10 do Regulaminu. 16. Dział rozliczający projekt wprowadza budżet Projektu do systemu SAP na podstawie Umowy o finansowanie oraz uzgodnień dokonanych z Kierownikiem projektu. V. Realizacja Projektu 8 1. Dział obsługujący fundusze zewnętrzne obsługuje proces związany z realizacją Projektu, w szczególności świadczy bieżącą pomoc informacyjną, szkoleniową i doradczą oraz współpracuje z Kierownikiem projektu i z Zespołem projektowym w zakresie realizacji Projektu. Na podstawie Formularza analizy ryzyka w trakcie realizacji projektu, o którym mowa w ust. 3 pkt 11 niniejszego paragrafu, Dział obsługujący fundusze zewnętrzne dokonuje weryfikacji zawartych w nim informacji oraz, jeśli to konieczne, proponuje wdrożenie działań zaradczych służących prawidłowej realizacji Projektu. 2. Dział rozliczający projekt, Sekcja ds. podatków oraz inne jednostki administracji ogólnouczelnianej, w tym w szczególności Dział Zamówień Publicznych oraz Dział Spraw Osobowych współpracują z Kierownikiem projektu i z Zespołem projektowym w zakresie realizacji zadań Projektu. 3. Kierownik projektu odpowiada za zarządzanie Projektem oraz jego prawidłową realizację pod względem merytorycznym i finansowym, zgodnie z treścią Wniosku, postanowieniami Umowy o finansowanie, postanowieniami Umowy konsorcjum oraz z zasadami Programu. Kierownik Projektu odpowiada w szczególności za: 1) rekrutację Zespołu projektowego, określanie jego zadań i zakresu odpowiedzialności; 2) realizację zadań merytorycznych, w tym prawidłową realizację harmonogramu Projektu oraz osiąganie celów i rezultatów Projektu; 3) niezwłoczne przekazywanie wszelkich księgowych Dokumentów projektowych do odpowiednich jednostek administracji ogólnouczelnianej, zgodnie z obowiązującymi przepisami wewnętrznymi UJ; 4) przygotowywanie oraz terminowe składanie okresowych, rocznych i końcowych sprawozdań merytorycznych i finansowych oraz wniosków o płatność, zgodnie z Umową o finansowanie oraz Umową konsorcjum, po uprzednim ich zweryfikowaniu przez Dział rozliczający projekt; 5) monitorowanie finansów Projektu, w tym ewentualnych przychodów w Projekcie oraz realizację wydatków zgodnie z zaakceptowanym, szczegółowym budżetem Projektu; 6) kontakt z Instytucjami zewnętrznymi oraz Konsorcjantem/Konsorcjantami, w tym z liderem Konsorcjum, w sprawach związanych z realizacją Projektu; 8

11 7) przygotowywanie we współpracy z działami administracji ogólnouczelnianej Dokumentów projektowych do kontroli i audytów, udzielanie wyjaśnień w trakcie ich przeprowadzania oraz wykonywanie zaleceń pokontrolnych; 8) przestrzeganie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w tym ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2013 r., poz. 907, z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t. j. Dz. U. z 2014 r., poz. 1182) oraz wewnątrzuczelnianych aktów prawnych, w tym zasad zarządzania prawami autorskimi, prawami pokrewnymi oraz prawami własności przemysłowej i zasad komercjalizacji; 9) gromadzenie i archiwizację w Jednostce realizującej projekt dokumentów, o których mowa w 11 ust. 2 pkt 2-4 Regulaminu; 10) gromadzenie oraz udostępnianie uprawnionym podmiotom zewnętrznym i wewnętrznym, w tym Jednostkom UJ oraz jednostkom administracji ogólnouczelnianej, informacji o Projekcie; 11) przedkładanie, w przypadku Projektów, których wartość po stronie UJ przekracza kwotę zł, do akceptacji Reprezentanta UJ ds. funduszy zewnętrznych Formularza analizy ryzyka w trakcie realizacji projektu, sporządzanego wg wzoru stanowiącego załącznik nr 11 do Regulaminu. Wyżej określony Formularz należy przedkładać raz w roku, na miesiąc przed upływem każdego kolejnego roku liczonego od daty podpisania Umowy o finansowanie za pośrednictwem Działu obsługującego fundusze zewnętrzne. 4. Kierownik projektu w porozumieniu z kierownikiem Jednostki realizującej projekt wyznacza osobę do obsługi administracyjno-finansowej Projektu oraz, przy jej udziale, uzgadnia z Działem rozliczającym projekt plan i zakres działań oraz formę współpracy niezbędną do prawidłowej realizacji Projektu. 5. Kierownik projektu każdorazowo uzyskuje akceptację kierownika Jednostki UJ dla dokonania zmiany w budżecie Projektu niewymagającej sporządzania aneksu do Umowy o finansowanie oraz informuje o tym Dział rozliczający projekt. W przypadku, gdy zgodnie z zasadami Programu, wyżej określone zmiany wymagają zgody przedstawiciela UJ, Kierownik projektu uzyskuje dodatkowo akceptację Reprezentanta UJ ds. funduszy zewnętrznych za pośrednictwem Działu obsługującego fundusze zewnętrzne. 6. Zasady określone w 7 ust. 1 i 2, ust. 6 oraz ust. 11 i 12 Regulaminu należy stosować odpowiednio w przypadku sporządzania oraz zawierania aneksów do Umowy o finansowanie oraz Umowy Konsorcjum. 7. Wszelkie Dokumenty projektowe przygotowywane przez Zespół projektowy celem przedłożenia Instytucjom zewnętrznym, w szczególności stanowiące podstawę realizacji wydatków w ramach Projektu, dokumenty finansowo-księgowe, w tym okresowe, roczne i końcowe sprawozdania merytoryczne i finansowe oraz wnioski o płatność weryfikowane są przez Kierownika projektu pod względem formalnym i merytorycznym, a następnie przedkładane do zatwierdzenia Kwestorowi UJ. Roczne i końcowe sprawozdania merytoryczne i finansowe dodatkowo zatwierdzane są przez Reprezentanta UJ ds. funduszy zewnętrznych za pośrednictwem Działu obsługującego fundusze zewnętrzne. 8. Wydatki związane z Kosztami niekwalifikowanymi lub nieuwzględnionymi w Projekcie oraz wydatki związane z kredytowaniem Kosztów kwalifikowanych pokrywane są ze środków własnych Jednostki UJ, w której realizowany jest Projekt. 9. W przypadku Projektów wskazanych przez Rektora UJ, jako szczególnie istotne z punktu widzenia strategii UJ, koszty o których mowa w powyższym ustępie mogą zostać, za zgodą Kwestora UJ oraz Reprezentanta UJ ds. funduszy zewnętrznych, pokryte z budżetu centralnego UJ. 9

12 10. W przypadku braku możliwości wykonywania przez Kierownika projektu obowiązków związanych z realizacją Projektu, jest on zobowiązany, po uzyskaniu zgody kierownika Jednostki UJ, do udzielenia Pełnomocnictwa dalszego do zastępowania go w tym zakresie innej osobie. Dział obsługujący fundusze zewnętrzne przygotowuje w dwóch egzemplarzach Pełnomocnictwo dalsze, według wzoru stanowiącego załącznik nr 9 do Regulaminu oraz przedkłada je do podpisu Kierownikowi projektu, osobie przyjmującej Pełnomocnictwo oraz kierownikowi Jednostki UJ. Następnie Pełnomocnictwo dalsze podlega rejestracji w Dziale Organizacji. 11. Pełnomocnictwo dalsze nie może być udzielone przez Kierownika projektu niebędącego pracownikiem UJ. W przypadku braku możliwości wykonywania przez Kierownika projektu niebędącego pracownikiem UJ obowiązków związanych z realizacją Projektu, przekazuje on do Działu obsługującego fundusze zewnętrzne pisemną zgodę kierownika Jednostki realizującej projekt oraz kierownika Jednostki UJ na udzielenie w tym zakresie Pełnomocnictwa innej osobie na zasadach określonych w 7 ust. 14 Regulaminu. 12. W ważnych przypadkach losowych, w których Kierownik projektu nie może osobiście udzielić Pełnomocnictwa dalszego, a także w przypadku rozwiązania umowy o pracę z Kierownikiem projektu lub odwołania Pełnomocnictwa, za realizację Projektu odpowiada kierownik Jednostki realizującej projekt. W wyżej określonym przypadku, Kierownik Jednostki UJ, dokonuje ponownego wyboru Kierownika projektu na zasadach określonych w 7 ust. 3 Regulaminu. VI. Zarządzanie trwałością Projektu Okres trwałości Projektu oraz data zakończenia realizacji Projektu określone są w wytycznych właściwych dla danego Programu, Umowie o finansowanie oraz aneksach do Umowy o finansowanie. 2. Trwałość Projektu pozostaje zachowana, jeżeli w odpowiednim okresie od daty zakończenia realizacji Projektu nie zostanie on poddany zasadniczym modyfikacjom mogącym wpłynąć na jego charakter. 3. Kierownik projektu lub osoba wyznaczona przez Kierownika projektu sprawuje nadzór nad trwałością Projektu. 4. Kierownik Projektu oraz kierownik Jednostki UJ ponoszą pełną odpowiedzialność za utrzymanie trwałości Projektu w zakresie celów i rezultatów Projektu. 5. Kierownik projektu planuje i kieruje działaniami zapewniającymi osiągnięcie trwałości Projektu. 6. Nie później niż na pół roku przed terminem zakończenia realizacji Projektu, Kierownik projektu przedstawia kierownikowi Jednostki UJ sprawozdanie z realizacji celów i rezultatów Projektu oraz plan utrzymania trwałości Projektu wraz z prognozą finansową ewentualnych przychodów i kosztów w okresie jej trwania. Kierownik Jednostki UJ zatwierdza plan trwałości Projektu. 7. Zatwierdzony plan trwałości Projektu należy przekazać do Działu obsługującego fundusze zewnętrzne, który przekazuje go następnie do wiadomości Reprezentantowi UJ ds. funduszy zewnętrznych. 4 Zasady określone w rozdz. VI dotyczą wyłącznie Projektów finansowanych z funduszy strukturalnych UE oraz z innych funduszy zewnętrznych dla których, zgodnie z założeniami Programu lub Konkursu, przewidziano obowiązek utrzymania trwałości. 10

13 8. W przypadku wystąpienia czynników mających wpływ na zmianę warunków określonych w planie utrzymania trwałości Projektu, Kierownik projektu odpowiada za jego aktualizację w sposób zapewniający dalsze utrzymanie tej trwałości. Zasady określone w ust. 6 i 7 niniejszego paragrafu należy stosować odpowiednio. 9. Zasady określone w 8 ust Regulaminu należy stosować odpowiednio na etapie zarządzania trwałością Projektu. VII. Monitorowanie i kontrola Projektu Dział obsługujący fundusze zewnętrzne współpracuje z Zespołem projektowym przy przeprowadzanych kontrolach i audytach zewnętrznych oraz monitoruje osiąganie celów i rezultatów Projektów w trakcie ich realizacji i w okresie ich trwałości. 2. Kierownik Jednostki UJ, w której realizowany jest Projekt oraz Reprezentant UJ ds. funduszy zewnętrznych sprawują ogólny nadzór nad realizacją Projektu, w tym w szczególności nad zgodnością wykonywanych prac merytorycznych i ponoszonych kosztów z harmonogramem, kosztorysem i zasadami kwalifikowalności kosztów, terminowością oraz osiąganiem celów i rezultatów Projektu. 3. Dział obsługujący fundusze zewnętrzne monitoruje wybrane Projekty pod względem: 1) zgodności z wymogami zawartymi w Programie; 2) zgodności z harmonogramem rzeczowo-finansowym; 3) zgodności z Umową o finansowanie oraz aneksami do Umowy o finansowanie; 4) zgodności z obowiązującym prawem Unii Europejskiej i prawem krajowym; 5) prawidłowości składania sprawozdań z realizacji Projektu; 6) prawidłowości podejmowanych działań promocyjnych i informacyjnych. 4. Dział obsługujący fundusze zewnętrzne informuje Kierownika projektu, kierownika Jednostki UJ oraz Reprezentanta UJ ds. funduszy zewnętrznych o wyniku przeprowadzonego monitoringu. 5. Kierownik projektu, na wniosek Reprezentanta UJ ds. funduszy zewnętrznych lub kierownika Jednostki UJ każdorazowo przekazuje informacje dotyczące realizacji Projektu w zakresie określonym w ust. 3 niniejszego paragrafu. VIII. Przechowywanie i archiwizacja Dokumentów projektowych Dokumenty projektowe przechowywane i archiwizowane są w UJ zgodnie z zasadami określonymi w przepisach prawa powszechnie obowiązującego, w postanowieniach Programu, w Umowie o finansowanie oraz w obowiązujących przepisach wewnętrznych UJ. 2. Dokumenty projektowe oraz kopie Dokumentów projektowych przechowuje się i archiwizuje zgodnie z następującymi zasadami: 1) oryginał Umowy o finansowanie, Umowy konsorcjum, oryginały aneksów do wyżej określonych umów oraz oryginały Wniosków wraz z załącznikami przechowuje Dział rozliczający projekt; 2) oryginały Pełnomocnictw do negocjacji, Pełnomocnictw oraz Pełnomocnictw dalszych przechowuje Dział Organizacji oraz osoby przyjmujące te pełnomocnictwa; 11

14 3) oryginały lub kopie 5 dokumentów potwierdzających realizację celów i rezultatów Projektu oraz inne dokumenty związane z utrzymaniem jego trwałości gromadzi i przechowuje w Jednostce realizującej projekt Kierownik Projektu; 4) kopie wniosków o płatność przechowuje Jednostka realizująca projekt oraz Dział rozliczający projekt; 5) oryginały faktur oraz innych dokumentów finansowych dotyczących Projektu przechowuje Dział rozliczający projekt; 6) oryginały dokumentów osobowych dotyczących Projektu przechowuje Dział Spraw Osobowych; 7) oryginały dokumentów przetargowych związanych z zakupem towarów, usług i robót budowlanych w Projekcie, przekraczającym kwotę kwalifikującą do stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2013 r., poz. 907, z późn. zm.), przechowuje Dział Zamówień Publicznych; 8) oryginały dokumentów związanych z zakupem towarów i usług w Projekcie, które ze względu na ich wartość lub przedmiot nie kwalifikują się do stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2013 r., poz. 907, z późn. zm.), przechowuje Jednostka realizująca projekt lub Dział rozliczający projekt; 9) oryginały dokumentacji budowlanej dotyczącej Projektu przechowuje Dział Inwestycji Budowlanych; 10) Dział obsługujący fundusze zewnętrzne przechowuje kopie wszelkich dokumentów dotyczących Projektu, które opiniuje lub weryfikuje. 3. Najpóźniej w terminie do trzech miesięcy po upływie okresu 5 lat od daty zamknięcia Projektu lub po upływie okresu trwałości Projektu 6, dokumenty o których mowa w ust. 2 pkt 1 i 2 (w zakresie w jakim dotyczy on oryginałów Pełnomocnictw do negocjacji, Pełnomocnictw oraz Pełnomocnictw dalszych, archiwizowanych przez osoby przyjmujące te pełnomocnictwa) oraz w pkt 3 niniejszego paragrafu przekazywane są do Archiwum UJ zgodnie z obowiązującymi przepisami wewnętrznymi UJ. 4. Dokumenty, o których mowa w ust. 2 pkt 2 (w zakresie w jakim dotyczy on oryginałów Pełnomocnictw do negocjacji, Pełnomocnictw oraz Pełnomocnictw dalszych, archiwizowanych przez Dział Organizacji) oraz w pkt 4-10 niniejszego paragrafu archiwizowane są na zasadach określonych w obowiązujących przepisach wewnętrznych UJ oraz w przepisach prawa powszechnie obowiązującego. Rektor Prof. dr hab. med. Wojciech Nowak 5 W przypadku, gdy oryginały dokumentów potwierdzających realizację celów i rezultatów Projektu oraz inne dokumenty związane z utrzymaniem trwałości Projektu, zgodnie z przepisami prawa powszechnie obowiązującego lub obowiązującymi przepisami wewnętrznymi UJ przechowywane są w innej jednostce administracji ogólnouczelnianej lub przekazane zostały Instytucji zewnętrznej lub innemu organowi administracji publicznej. 6 Jeżeli istnieje obowiązek utrzymania trwałości Projektu. 12

15 Załącznik nr 1 do Regulaminu postępowania w zakresie przygotowania oraz realizacji w Uniwersytecie Jagiellońskim projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych Data wpływu Podpis pracownika Działu obsługującego fundusze zewnętrzne FORMULARZ ZGŁOSZENIA ZAPOTRZEBOWANIA NA PROJEKT IMIĘ I NAZWISKO OSOBY ZGŁASZAJĄCEJ: TEL.: JEDNOSTKA UJ (np. wydział, jednostka pozawydziałowa, międzywydziałowa, jednostka administracji ogólnouczelnianej) JEDNOSTKA ZGŁASZAJĄCA ZAPOTRZEBOWANIE NA PROJEKT (np. instytut, katedra, zakład) KRÓTKI OPIS PLANOWANEGO PRZEDSIĘWZIĘCIA Proszę wyjaśnić na czym polega przedsięwzięcie, które chcą Państwo sfinansować 3. RODZAJ I WYSOKOŚĆ KOSZTÓW Proszę określić, jeśli to możliwe na tym etapie, rodzaje wydatków, jakie będą do poniesienia oraz ich szacunkowe kwoty (np. wynagrodzenia, usługi, aparatura, inwestycja, inne) 4. PRZEWIDYWANY CZAS REALIZACJI Proszę wskazać planowany okres realizacji przedsięwzięcia 5. STAN PRZYGOTOWANIA Proszę określić etap prac przygotowawczych (np. czy zostały już opracowane dokumenty dla przedsięwzięcia, w tym np. dokumentacja techniczna) 6. UWAGI Proszę podać inne istotne uwagi i informacje nieujęte w Formularzu

16 Data wpływu CZĘŚĆ A. PODSTAWOWE INFORMACJE O PROJEKCIE WYPEŁNIA AUTOR PROJEKTU 1. TYTUŁ PROJEKTU 2. NAZWA PROGRAMU 3. NAZWA KONKURSU Załącznik nr 2 do Regulaminu postępowania w zakresie przygotowania oraz realizacji w Uniwersytecie Jagiellońskim projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych Podpis pracownika Działu obsługującego fundusze zewnętrzne FORMULARZ ZGŁOSZENIA PROJEKTU 4. DATA ZAMKNIĘCIA KONKURSU dd/mm/rrrr JEDNOSTKA UJ (np. wydział, jednostka pozawydziałowa, międzywydziałowa, jednostka administracji ogólnouczelnianej) JEDNOSTKA REALIZUJĄCA PROJEKT (np. katedra, instytut, zakład) 7. AUTOR PROJEKTU 8. OSOBA DO KONTAKTU (jeśli inna niż wskazana w pkt 7 Formularza) 9. RODZAJ PROJEKTU tytuł, imię i nazwisko: tel.: tytuł, imię i nazwisko: tel.: a. badawczy b. edukacyjny c. inwestycyjny d. inny 10. OPIS CELU/CELÓW PROJEKTU 11. PLANOWANE REZULTATY PROJEKTU (proszę wymienić) 12. OKRES REALIZACJI PROJEKTU od mm/rrrr do mm/rrrr 13. PROJEKT REALIZOWANY W KONSORCJUM Tak Nie 14. ROLA UJ W PROJEKCIE* a. lider b. partner 15. PLANOWANA CAŁKOWITA WARTOŚĆ PROJEKTU zł KWOTA I POZIOM FINANSOWANIA PROJEKTU ZE ŹRÓDEŁ ZEWNĘTRZNYCH KWOTA I POZIOM FINANSOWANIA CZĘŚCI PROJEKTU REALIZOWANEJ PRZEZ UJ W RAMACH KONSORCJUM 18. WKŁAD WŁASNY UJ Tak 19. DEKLAROWANE WYKORZYSTANIE WŁASNYCH ZASOBÓW 20. KOSZTY NIEKWALIFIKOWANE a. kwota finansowania: zł b. poziom finansowania: % a. kwota finansowania: zł b. poziom finansowania: % a. procentowo: b. kwotowo: c. źródło finansowania: c. nie dotyczy Nie a. pomieszczenia b. urządzenia c. osoby d. inne a. kwotowo: b. źródło finansowania: c. nie dotyczy e. nie dotyczy ŹRÓDŁO PREFINANSOWANIA WYDATKÓW PROJEKTU (TRYB REFUNDACYJNY) ŹRÓDŁO KREDYTOWANIA WYDATKÓW PROJEKTU** nie dotyczy 1

17 Załącznik nr 2 do Regulaminu postępowania w zakresie przygotowania oraz realizacji w Uniwersytecie Jagiellońskim projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych 23. KOSZTY POŚREDNIE/OGÓLNE a. procentowo: b. kwotowo: c. nie dotyczy 24. SPOSÓB ROZLICZANIA PROJEKTU a. zaliczka: b. refundacja: *jeśli dotyczy **dotyczy zaliczkowego trybu finansowania Projektu ze źródeł zewnętrznych w sytuacjach w których konieczne jest, na zasadzie wyjątku, tymczasowe zapewnienie środków finansowych dla bieżącej obsługi Projektu CZĘŚĆ B. OCENA KWALIFIKOWALNOŚCI PODATKU VAT W PROJEKCIE WYPEŁNIA AUTOR PROJEKTU 1. Czy w wyniku Projektu powstaną publikacje naukowe? PYTANIE TAK NIE 2. Czy w wyniku Projektu powstaną publikacje, które będą udostępniane odpłatnie? 3. Czy w wyniku Projektu planowane jest uzyskanie tytułów naukowych? 4. Czy rezultaty Projektu będą służyć bezpośrednio działalności dydaktycznej? 5. Czy w wyniku Projektu planowane jest uzyskanie patentu (zgłoszenie patentowe)? 6. Czy w ramach Projektu udzielane będą stypendia? Czy planowane jest odpłatne udostępnienie wyników Projektu, np. w formie udzielenia licencji do wyników badań, poprzez wdrożenie przemysłowe lub w inny sposób? Czy majątek zakupiony/wytworzony w Projekcie będzie wynajmowany lub odpłatnie udostępniany w inny sposób? Czy majątek zakupiony/wytworzony w Projekcie będzie wykorzystywany do świadczenia odpłatnych usług zamawianych np. przez przedsiębiorstwa lub inne uczelnie? 10. Czy w ramach Projektu lub w jego wyniku UJ będzie świadczył odpłatne usługi szkoleniowe? 11. Czy istnieje zidentyfikowany odbiorca, który zainteresowany jest zakupem rezultatów Projektu? 12. Czy UJ będzie jedynym właścicielem rezultatów Projektu, np. uzyskanego patentu? Data i podpis Autora projektu Wyrażam zgodę na przygotowanie i realizację Projektu: Data, podpis i pieczęć Kierownika Jednostki realizującej projekt (dyrektor instytutu/kierownik katedry/kierownik zakładu) Data, podpis i pieczęć Kierownika jednostki UJ (dziekan, kierownik jednostki międzywydziałowej/ pozawydziałowej/jednostki administracji ogólnouczelnianej) 2

18 Załącznik nr 2 do Regulaminu postępowania w zakresie przygotowania oraz realizacji w Uniwersytecie Jagiellońskim projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych CZĘŚĆ C. WERYFIKACJA ZAŁOŻEŃ PROJEKTU WYPEŁNIA PRACOWNIK DZIAŁU OBSŁUGUJĄCEGO FUNDUSZE ZEWNĘTRZNE 1. Uczelnia wyższa może aplikować w Konkursie PYTANIE TAK NIE NIE DOTYCZY 2. Uczelnia wyższa może aplikować w ramach Konsorcjum 3. Prawidłowo określona rola UJ (partner/lider) w ramach Konsorcjum 4. Projekt zgodny z celami Konkursu/Programu 5. Prawidłowo określona wartość budżetu 6. Prawidłowo określony poziom finansowania ze źródeł zewnętrznych 7. Prawidłowo określony Wkład własny 8. Czy Formularz zgłoszenia projektu wpłynął w terminie wskazanym w Regulaminie? Uwagi do Formularza zgłoszenia projektu: Sprawdził pod względem formalnym: Imię i nazwisko pracownika Działu obsługującego fundusze zewnętrzne Data i podpis pracownika Działu obsługującego fundusze zewnętrzne Zatwierdził pod względem formalnym: Data, podpis i pieczęć Kierownika Działu obsługującego fundusze zewnętrzne Ocena kwalifikowalności podatku VAT: kwalifikowany/niekwalifikowany/rozliczany wg struktury sprzedaży** Data, podpis i pieczęć pracownika jednostki właściwej ds. podatków Sprawdził pod względem finansowym*** Data, podpis i pieczęć Kwestora UJ **właściwe podkreślić ***w przypadku, gdy zgodnie z postanowieniami Programu lub Konkursu, istnieje obowiązek wniesienia do Projektu Wkładu własnego, prefinansowania wydatków w Projekcie lub gdy przewidywane są w Projekcie Koszty niekwalifikowane 3

19 Okres realizacji projektu Rzeczowa realizacja Projektu Załącznik nr 3 do Regulaminu postępowania w zakresie przygotowania oraz realizacji w Uniwersytecie Jagiellońskim projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych Formularz oceny ryzyka ex ante w projekcie (wypełnia Autor projektu) Tytuł Projektu: Jednostka realizująca projekt: Autor projektu: Lp. Czynnik ryzyka Wartość czynnika ryzyka Charakterystyka poziomu ryzyka warunkowanego prawdopodobieństwem i skutkiem wystąpienia danego czynnika ryzyka (skala 0-4) Poziom ryzyka (skala 1-4) - do wypełnienia Działania zaradcze ograniczające poziom ryzyka - do wypełnienia Proponowane działania zaradcze ograniczające poziom ryzyka 1 Uczestnictwo Konsorcjantów w Projekcie, w tym Konsorcjantów zagranicznych (liczba) >5 Brak podmiotów brak ryzyka (0) 1-2 podmiotów niski (1) 3-5 podmiotów średni (2) >5 podmiotów wysoki (3) Odpowiednio przygotowana Umowa konsorcjum. Powoływanie doświadczonych Zespołów projektowych. Szczegółowe zaplanowanie działań monitorujących postęp prac (np. okresowych sprawozdań i rozliczeń projektowych). Organizacja regularnych spotkań projektowych. 2 Wewnętrzni partnerzy Projektu (Jednostki UJ/Jednostki wewnętrzne jednostek UJ) >5 Brak partnerów brak ryzyka (0) 1-2 partnerów niski (1) 3-5 partnerów średni (2) >5 partnerów wysoki (3) Powoływanie doświadczonych zespołów projektowych. Szczegółowe zaplanowanie działań monitorujących postęp prac (np. okresowych sprawozdań i rozliczeń projektowych). Organizacja regularnych spotkań projektowych. 3 Rola Uniwersytetu Jagiellońskiego Samodzielna realizacja Podwykonawca Parter Lider Samodzielna realizacja - brak ryzyka (0) Podwykonawca - niski (1) Partner średni (2) Lider wysoki (3) Odpowiednio przygotowana Umowa konsorcjum. Opracowanie szczegółowego harmonogramu prac. Opracowanie szczegółowego zakresu obowiązków Konsorcjantów. 4 Tematyka Projektu pokrywa się z podstawową działalnością Jednostki realizującej projekt Pokrywa się Nie pokrywa się Pokrywa się niski (1) Nie pokrywa się - wysoki (3) Przygotowanie szczegółowego harmonogramu prac. Opracowanie alternatywnych postępowań w sytuacjach kryzysowych. Zaangażowanie w realizację projektu osób merytorycznie przygotowanych do pracy, w tym ekspertów zewnętrznych. 5 W Projekcie realizowane są prace budowlane Nie Tak, modernizacyjnoremontowe Tak, budowlane Nie są realizowane - brak ryzyka (0) Tak, modernizacyjno-remontowe - wysoki (3) Tak, budowlane - bardzo wysoki (4) Prawidłowe przygotowanie inwestycyjnych Dokumentów projektowych. Opracowanie szczegółowego harmonogramu prac i podziału zadań. Szczegółowe zaplanowanie działań monitorujących postęp prac. Zaangażowanie w realizację Projektu osób merytorycznie przygotowanych do pracy. 6 Udział osób i instytucji objętych pomocą w ramach Projektu (liczba) 7 Liczba planowanych projektowych postępowań przetargowych 8 Czas trwania Projektu (w miesiącach) > >20 < >36 9 Wartość Projektu < 0,5 mln zł 0,5-1 mln zł >1 10 mln zł > 10 mln zł 0 - brak ryzyka (0) 1 50 korzystających - niski (1) korzystających - średni (2) >200 korzystających - wysoki (3) 0 postępowań brak ryzyka (0) 1-4 postępowań - niski (1) 5-9 postępowań - średni (2) postępowań - wysoki (3) >20 postępowań bardzo wysoki (4) <12 miesięcy niski (1) miesiące - średni (2) miesięcy - wysoki (3) >36 miesięcy - bardzo wysoki (4) < 0,5 mln zł niski (1) 0,5 1 mln zł - średni (2) >1-10 mln zł wysoki (3) > 10 mln zł - bardzo wysoki (4) Powołanie doświadczonego Zespołu projektowego, w tym specjalisty ds. rekrutacji i monitoringu. Opracowanie precyzyjnego regulaminu uczestnictwa w Projekcie. Opracowanie kompleksowego planu promocji. Przygotowanie harmonogramu postępowań przetargowych. Profesjonalne opracowywanie SIWZ. Prawidłowy dobór członków komisji przetargowych. Odpowiednie planowanie prac projektowych, uwzględniające okresy rozliczeniowe, czasową kumulację zadań, okresy urlopowe. Przygotowanie planu prowadzenia rozliczeń finansowych Projektu. Zapewnienie finansowania Wkładu własnego. Zapewnienie czasowego finansowania Projektu. Zapewnienie finansowania Kosztów niekwalifikowanych. Precyzyjny podział budżetu Projektu pomiędzy Konsorcjantów.