sprawdzenie realizacji wniosków pokontrolnych z kontroli przeprowadzonej na podstawie postanowienia nr 28/KSzW/2010.

Transkrypt

1 Departament Kontroli i Nadzoru MNiSW-DKN-WKR /JJ/12 Warszawa, 16 stycznia 2012 r. R A P O R T z kontroli w Parlamencie Studentów Rzeczypospolitej Polskiej i w Fundacji Parlamentu Studentów Rzeczypospolitej Polskiej w Warszawie w zakresie prawidłowości wykorzystania dotacji udzielonych z budŝetu państwa w 2010 roku oraz pierwszej połowie 2011 roku pod względem zgodności z przeznaczeniem oraz wysokości wykorzystanej dotacji, a stopniem realizacji zadań przewidzianych do sfinansowania dotacją z budŝetu państwa oraz realizacji zaleceń pokontrolnych z kontroli przeprowadzonej w 2010 roku na podstawie Postanowienia Nr 28/KSzW/ Kontrola została przeprowadzona na podstawie postanowienia nr 30/KSzW/2011 Ministra Nauki i Szkolnictwa WyŜszego z dnia 10 sierpnia 2011 r. 2. Celem kontroli było: ustalenie prawidłowości wydatkowania środków finansowych przyznanych i przekazanych przez Ministra Nauki i Szkolnictwa WyŜszego na funkcjonowanie Parlamentu Studentów Rzeczypospolitej Polskiej w 2010 r. na podstawie art. 203 ust. 3 ustawy Prawo o szkolnictwie wyŝszym oraz środków finansowych przyznanych Fundacji Parlamentu Studentów RP na 2010 r., w tym kampanii profrekwencyjnej Wybory 2010 Wejdź do gry i Europejskiej Konwencji Studenckiej. sprawdzenie realizacji wniosków pokontrolnych z kontroli przeprowadzonej na podstawie postanowienia nr 28/KSzW/ Kontrolę przeprowadził zespół w składzie: mgr Janusz Jagliński radca Ministra w MNiSW; ekspert finansowy. 4. W okresie objętym kontrolą funkcję Przewodniczącego Parlamentu Studentów Rzeczypospolitej pełnili: Bartłomiej Banaszak od 10 stycznia 2009 r. do 28 listopada 2010 r.; Dominika Kita od 28 listopada 2010 r. 5. Funkcję Prezesa Zarządu Fundacji Parlamentu Studentów Rzeczypospolitej Polskiej od dnia 19 lipca 2009 r. pełni Hubert Zalewski. 6. W trakcie kontroli informacji i wyjaśnień udzielali: Dominika Kita przewodnicząca Parlamentu Studentów Rzeczypospolitej Polskiej; Hubert Zalewski prezes Zarządu Fundacji Parlamentu Studentów RP; przewodnicząca Komisji Rewizyjnej Parlamentu Studentów RP; Cezary Szczypa zastępca prezesa Zarządu Fundacji Parlamentu Studentów RP; księgowa. 1

2 7. Raport opracowano w oparciu o analizę: protokołu z kontroli z dnia 20 października 2011 r.; opinii Departamentu Finansowania Szkół WyŜszych z dnia 10 listopada 2011 r.; uwag Parlamentu Studentów Rzeczypospolitej Polskiej i Fundacji Parlamentu Studentów Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 6 grudnia 2011 r.; stanowiska eksperta finansowego do uwag Parlamentu Studentów Rzeczypospolitej Polskiej i Fundacji Parlamentu Studentów Rzeczypospolitej Polskiej. 8. Ustalenia kontroli: Zrealizowano zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonej w 2010 roku na podstawie Postanowienia Nr 28/KSzW/2010 dotyczące: a. Zawierania na bieŝąco umów o współpracy z wolontariuszami; b. Kontynuacji współpracy pomiędzy FPSRP a PSRP na podstawie zawartego porozumienia o podziale kompetencji; c. Przekazania do MNiSW korekty sprawozdania z realizacji V Forum Dyskusyjnego PSRP. Nie zrealizowano zaleceń pokontrolnych dotyczących: a. Terminowego realizowania zobowiązań; b. Przekazywania bez opóźnień dokumentów finansowych do biura rachunkowego; c. Prowadzenia na bieŝąco ewidencji majątku trwałego; d. Opracowania zasad wydatkowania środków publicznych; e. Poddania badaniu przez biegłego rewidenta sprawozdań finansowych za lata f. WdroŜenia do realizacji zalecenia o stosowaniu ustawy o rachunkowości w pełnym zakresie; g. Podania do publicznej wiadomości sprawozdania z działalności Fundacji Parlamentu Studentów Rzeczypospolitej Polskiej, spełniającego wymogi rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 8 maja 2001 r. w sprawie ramowego zakresu sprawozdania z działalności fundacji; 9. Ustalenia dotyczące kontroli za lata : Brak stosowania przyjętych formalnie procedur kontroli wewnętrznej oraz naleŝytego udokumentowania ich zastosowania, na co wskazują rozbieŝności pomiędzy ewidencją księgową kosztów a składanymi kwartalnie sprawozdaniami z rozliczenia dotacji, braki w dokumentacji kosztów, brak opisów na fakturach i listach płac; Brak klarownych i konsekwentnie stosowanych zasad przy sporządzaniu kwartalnych sprawozdań z wykorzystania otrzymanych dotacji na co wskazuje brak powiązania okresów wydatkowania z okresami rozliczania oraz nieprawidłowa kwalifikacja wydatków do poszczególnych kategorii. Brak bieŝącej kontroli zgodności tych sprawozdań z zapisami w ewidencji księgowej i nieprzeprowadzanie uzgodnień po kaŝdym kwartale; Brak prawidłowej dokumentacji zlecanych prac w ramach zawieranych umów o dzieło i zlecenia na przykładzie umowy o dzieło z dnia 15 października 2010 roku oraz z dnia 11 maja 2011 roku; Brak naleŝytego udokumentowania wydatków: faktury proforma, paragony nie stanowią podstawy do ujęcia kosztu. 2

3 Nieprawidłowości w zakresie wypłat wynagrodzeń: a. w grudniu 2010 roku dokonano zapłaty wynagrodzenia pomimo, iŝ umowa zlecenia obejmowała okres do 30 listopada 2010 roku; b. Fundacja zawarła umowę o dzieło dnia 15 października 2010 r. na sporządzenie opinii prawnej dotyczącej zgodności regulaminów pomocy materialnej uczelni wyŝszych, w sytuacji, kiedy obowiązywała umowa zlecenie, obejmująca samodzielne świadczenie obsługi Biura Prawnego PSRP; Nieprawidłowości w zakresie kwot i terminowości rozliczeń z tytułu składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych od wypłacanych wynagrodzeń. Braki w zakresie dokumentowania podstaw do nieobejmowania wypłacanych wynagrodzeń składkami ZUS; Na podstawie przedstawionego odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego z dnia 22 września 2011 roku stwierdzono brak aktualizacji składu Rady Fundacji oraz złoŝenia rocznego sprawozdania finansowego za lata ; Brak przeprowadzenia przez biegłego rewidenta badania sprawozdań finansowych za lata Niedotrzymane terminy sporządzenia i zatwierdzenia sprawozdań rocznych. Brak wymaganych podpisów pod sprawozdaniami. Brak wyceny środków pienięŝnych wyraŝonych w walutach obcych po obowiązującym na dzień bilansowy średnim kursie ogłoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski; Polityka Rachunkowości nie jest w pełni przystosowana do specyfiki prowadzonej działalności (np.: brak zapisów dla ujmowania i wyceny wartości wyraŝonych w walutach obcych, brak zapisów dotyczących ujmowania przyznanych dotacji); Wysokość obrotów (z przychodów innych niŝ dotacja MNiSW) wskazuje na moŝliwość objęcia świadczonych usług podatkiem od towarów i usług; Sprawozdanie z działalności FPSRP za rok 2010 nie spełnia wymogów rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 8 maja 2001 roku w sprawie ramowego zakresu sprawozdania z działalności fundacji, przykładowo: a. nie spełnione wymogi 4 w zakresie złoŝonych podpisów; b. nie spełnione wymogi 2 p. 4) sprawozdanie nie zawiera odpisów uchwał zarządu fundacji; c. nie spełnione wymogi 3 brak zamieszczonej informacji o wynikach przeprowadzonych kontroli; d. zamieszczone dane o zobowiązaniach podatkowych nie są zgodne z ewidencją księgową, wartości aktywów i zobowiązań nie są zgodne ze sprawozdaniem finansowym za 2010 rok. 10. Departament Finansowania Szkół WyŜszych w przedstawionej opinii wskazał, Ŝe: Parlament Studentów Rzeczypospolitej Polskiej jest reprezentantem ogółu studentów kraju i na podstawie art. 203 ust. 1 ustawy Prawo o szkolnictwie wyŝszym konieczne jest umoŝliwienie zachowania ciągłości realizacji jego obowiązków statutowych, poprzez zapewnienie niezbędnych na ten cel środków finansowych; Zwróci się do Przewodniczącego Parlamentu Studentów RP i Prezesa Fundacji PSRP z zaleceniem pilnego podjęcia działań zmierzających do wyeliminowania stwierdzonych w wyniku kontroli uchybień w zakresie gospodarowania środkami pochodzącymi z dotacji budŝetowej; W związku z uzyskaniem podstaw formalnoprawnych do prowadzenia samodzielnej gospodarki finansowej Parlament będzie bezpośrednio odpowiedzialny za obsługę finansowo-księgową i rozliczenie środków budŝetowych na cele związane z 3

4 funkcjonowaniem PSRP. Przyjęcie takiego rozwiązania powinno słuŝyć wyeliminowaniu uchybień stwierdzonych w wyniku kontroli. 11. W zgłoszonych uwagach Parlament Studentów Rzeczypospolitej Polskiej i Fundacja Parlamentu Studentów Rzeczypospolitej Polskiej wskazali, w zakresie oceny przez eksperta realizacji zaleceń pokontrolnych z kontroli za 2009 r., Ŝe: Biuro PSRP dba, aby płatności realizowane z opóźnieniem nie generowały odsetek; Niewłaściwy jest zarzut nieterminowego przekazywania dokumentów księgowych do biura księgowego, gdyŝ dokumenty do biura księgowego przekazywane są po realizacji przelewu celem ujęcia w ewidencji księgowej; Wprowadzono regulaminy obiegu dokumentów i kontroli wewnętrznej, które obecnie są weryfikowane; Powołano komisję konkursową do rozstrzygnięć w 2011 r. konkursów ofert na realizację zadań publicznych; Dokonano wyboru biegłego rewidenta do przeprowadzenia badania rocznego sprawozdania finansowego za 2010 r. 12. W zgłoszonych uwagach Parlament Studentów Rzeczypospolitej Polskiej i Fundacja Parlamentu Studentów Rzeczypospolitej Polskiej wskazali, w zakresie oceny przez eksperta prawidłowości wykorzystania dotacji udzielonych z budŝetu na lata m.in., Ŝe: Argument dotyczący braku kontroli obiegu dokumentów jest zbyt daleko idący; Wynagrodzenie wypłacone w grudniu 2010 r. (umowa obowiązywała do końca listopada 2010 r.) było wynagrodzeniem za listopad; Brak potrzeby gromadzenia dodatkowej dokumentacji dotyczącej zwolnień od obowiązku opłacania składek ZUS; Podpisanie umowy o dzieło z prawnikiem było w pełni uzasadnione; Wystosowano pismo do Urzędu Skarbowego o wydanie opinii dotyczącej podleganiu opodatkowaniu. 13. Ekspert finansowy w odniesieniu do zgłoszonych uwag wskazał m.in., Ŝe: O braku realizacji procedur kontroli wewnętrznej świadczą m.in. wykazywane stałe niedopłaty na fakturach Zakładu Gospodarowania Nieruchomościami w Dzielnicy Śródmieście; Fundacja jest zobowiązana prowadzić swoje księgi w oparciu o zasadę memoriału. KaŜdy miesiąc w ewidencji księgowej powinien być zamykany do 20 dnia następnego miesiąca, co przy prowadzeniu księgowości na zewnątrz będzie moŝliwe tylko w przypadku odpowiednio wcześniejszego przekazywania dokumentów Fundacji; Ustawa o rachunkowości wskazuje na konieczność bieŝącego prowadzenia ewidencji majątku trwałego; Fundacja w dalszym ciągu nie opracowała uregulowań wewnętrznych w zakresie wydatkowania środków publicznych. Powołanie komisji konkursowej w opinii eksperta, nie jest wystarczające w sytuacji kiedy nie określono ram funkcjonowania komisji; 4

5 Płatność w kwocie 3 374,00 zł z tytułu realizacji umowy obowiązującej do końca listopada 2010 r. za wykonaną usługę wypłacono w dniu 23 listopada 2010 r., co wskazuje, Ŝe wynagrodzenie grudniowe w kwocie zł. było nienaleŝne; Zdaniem eksperta istnieje potrzeba gromadzenia dodatkowej dokumentacji w sprawie braku obowiązku potrącania składek na ZUS, od niektórych wypłacanych wynagrodzeń, gdyŝ ryzyko i odpowiedzialność w zakresie ich nie potrącania w całości spoczywa na płatniku, czyli na Fundacji. 14. W wyniku kontroli wnioskuję o wystosowanie wystąpienia pokontrolnego do Fundacji Parlamentu Studentów Rzeczypospolitej Polskiej z zaleceniami dotyczącymi konieczności: 1) Pełnej realizacji zaleceń z kontroli przeprowadzonej w 2010 r. na podstawie postanowienia nr 28/KSzW/2010; 2) WdroŜenia bieŝącej kontroli i prawidłowego dokumentowania ponoszonych wydatków. Stwierdzone uchybienia naruszają art. 21 ustawy o rachunkowości oraz 3 i 7 Regulaminu obiegu dokumentów; 3) Przyjęcia i wdroŝenia odpowiednich zasad i takiej organizacji pracy, która pozwoli na unikanie pomyłek i ujmowania wydatków w innych okresach niŝ wynika to z okresu wydatkowania rozliczanych kwot; 4) Prawidłowej i wyczerpującej dokumentacji rezultatów umów o dzieło i zlecenia w celu udokumentowania zasadności poniesionych wydatków w przeciwnym razie wystąpić moŝe konieczność zwrotu nienaleŝnie wypłaconych kwot z przyznanej na ten cel dotacji; 5) Przeprowadzenia wewnętrznej weryfikacji prawidłowości i zasadności poniesionych wydatków w zakresie umów o dzieło i umów zlecenia za lata z uwzględnieniem ich ekonomicznej zasadności oraz przekazania wyników tego sprawdzenie do MNiSW; 6) Dokonania natychmiastowej analizy rozliczeń z ZUS i Urzędem Skarbowym. W razie konieczności przekazanie do powyŝszych Urzędów niezbędnych korekt; 7) Terminowego wywiązywania się z obowiązków nałoŝonych na Zarząd Fundacji przez przepisy prawa, w tym ustawę o Krajowym Rejestrze Sądowym i art. 69 ustawy o rachunkowości; 8) Przeprowadzenia zaległych badań sprawozdań finansowych za lata przez biegłego rewidenta, co usunie naruszenia art. art. 30, 52, 53 ustawy o rachunkowości oraz zapisów 20.2 Statutu Fundacji; 9) Opracowania polityki rachunkowości zgodnej ze specyfiką działalności Fundacji zgodnie z wymogami art. 10 ustawy o rachunkowości; 10) Skorygowania sprawozdania za 2010 r. z działalności FPSRP, tak aby spełniało wymogi rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 8 maja 2001 roku w sprawie ramowego zakresu sprawozdania z działalności fundacji. Podanie do publicznej wiadomości ostatecznej, podpisanej wersji sprawozdania. 15. W wyniku kontroli wnioskuję o wystosowanie wystąpienia pokontrolnego do Parlamentu Studentów Rzeczypospolitej Polskiej z zaleceniami dotyczącymi konieczności: 1) WdroŜenia bieŝącej kontroli i prawidłowego dokumentowania ponoszonych wydatków. Stwierdzone uchybienia naruszają art. 21 ustawy o rachunkowości oraz 3 i 7 Regulaminu obiegu dokumentów; 2) Przyjęcia i wdroŝenia odpowiednich zasad i takiej organizacji pracy, która pozwoli na unikanie pomyłek i ujmowania wydatków w innych okresach niŝ wynika to z okresu wydatkowania rozliczanych kwot; 5

6 3) Prawidłowej i wyczerpującej dokumentacji rezultatów umów o dzieło i zlecenia w celu udokumentowania zasadności poniesionych wydatków: 4) Opracowania polityki rachunkowości zgodnie z wymogami art. 10 ustawy o rachunkowości; Wnioskuję o zobowiązanie Parlamentu Studentów Rzeczypospolitej Polskiej i Fundacji Parlamentu Studentów Rzeczypospolitej Polskiej do poinformowania Departamentu Kontroli i Nadzoru o realizacji powyŝszych wniosków do dnia 15 lutego 2012 r. Raport został zatwierdzony przez Ministra Nauki i Szkolnictwa WyŜszego 6