System SZOP, Przypadki użycia: Szczegółowy opis modyfikacji dokumentu. Agata Chrobak Kornel Jakubczyk Tomasz Klukowski Przemek Kosiak

Transkrypt

1 System SZOP, Przypadki użycia: Szczegółowy opis modyfikacji dokumentu Agata Chrobak Kornel Jakubczyk Tomasz Klukowski Przemek Kosiak 21 marca

2 2

3 1 Zakres System SZOP 2 Poziom Cel użytkownika 3 Główny aktor Pracownik 4 Aktorzy drugoplanowi Koordynator projektu Edytor (program) Bramka SMS Serwer pocztowy 5 Aktorzy offstage Zainteresowani (zmianami w dokumencie) 6 Warunki wstępne Dokument został wprowadzony do systemu, Użytkownik jest zalogowany 7 Warunki sukcesu Jeżeli Pracownik posiadał uprawnienia do modyfikacji, to wprowadzono nową wersję dokumentu. 3

4 8 Główny scenariusz 1. Pracownik wskazuje dokument 2. Pracownik zgłasza chęć edycji 3. System sprawdza, czy Pracownik ma dostęp do edycji dokumentu 4. System włącza odpowiedni Edytor 5. Pracownik wprowadza zmiany 6. Pracownik zatwierdza zmiany w Systemie 7. System zapisuje nową wersję dokumentu 8. Pracownik modyfikuje informacje o dokumencie 9. System zachowuje zmiany dotyczące nowej wersji dokumentu 10. System pyta o zakończenie danego etapu edycji 11. Pracownik kończy dany etap edycji 12. System przekazuje dokument dalej wg określonej dla niego ścieżki 13. System wysyła powiadomienia do Zainteresowanych 9 Rozszerzenia (scenariusze alternatywne) *a. W każdym momencie, Awaria Systemu: By umożliwić odzyskanie danych sprzed awarii, należy zagwarantować, że wszystkie dane o dokumentach zgromadzone w bazie mogą zostać odtworzone po każdym kroku scenariusza 1. Administrator restartuje System i loguje się do niego (inni użytkownicy nie mogą się teraz zalogować) 2. System usuwa wszystkie przyznane flagi edycji 3. System sprawdza dane pod względem spójności, tworzy raport o błędach oraz proponuje punkt przywrócenia systemu 4. Administrator wskazuje stan sprzed awarii, który ma zostać przywrócony Kroki 3-4 powtarzane tak długo aż nie będzie niespójności 5. System powraca do normalnego funkcjonowania (wszyscy mogą się normalnie logować) *b. W każdym momencie, Zerwanie połączenia Pracownika z Systemem 4

5 1. Po pięciu minutach od zerwania połączenia System odbiera Pracownikowi prawa do edycji dokumentu i wylogowuje go z Systemu 2. System wysyła zapytanie do Pracownika o ponowne rozpoczęcie edycji 1a. System nie znajduje żadnego dokumentu odpowiadającego zadanym kryteriom: 1. Pracownik zostaje poproszony przez System o ponowne zdefiniowanie kryteriów, według których ma odbyć się wyszukiwanie. 1b. System znajduje więcej niż jeden dokument spełniający kryteria: 1. System wskazuje wszystkie dokumenty, których tagi zawierają którekolwiek ze słów wskazanych przez Pracownika. 2. Pracownik wybiera z listy odpowiedni dokument. 2a. Lista dokumentów spełniających zadane kryteria jest zbyt długa, aby Pracownik mógł szybko znaleźć odpowiedni dokument: (a) System pyta o możliwość sprecyzowania kryteriów. 1c. Pracownik wybiera dokument z listy wszystkich dostępnych dla niego dokumentów (bez wyszukiwania). 2a. Pracownik zgłasza jedynie chęć edycji informacji o dokumencie 1. System przechodzi do punktu 8. 2b. Pracownik rezygnuje z edycji Dokumentu: 1. System powraca do menu głównego. 3a. Pracownik nie posiada prawa edycji wskazanego dokumentu: 1. System informuje o tym Pracownika. 2. System umożliwia wysłanie zapytania o udostępnienie dokumentu. 3c. Dokument jest edytowany przez innego użytkownika. 1. System informuje o tym Pracownika i nie zezwala na rozpoczęcie edycji. 4a. Brak zdefiniowanego Edytora obsługującego dany typ dokumentu: 1. System prosi o wybranie Edytora z listy 2. Pracownik wybiera Edytor 2a. Brak odpowiedniego edytora: (a) System proponuje zapisanie dokumentu na dysku 5

6 (b) Pracownik wskazuje scieżkę docelową dla zapisu 3. System kojarzy typ pliku z Edytorem 3a. Pracownik zaznaczył opcję Użyj programu tylko tym razem : (a) System pomija ten krok 4. System włącza wybrany Edytor 6a. Pracownik nie zatwierdza zmian 1. System pomija punkt 7 7a. Wprowadzony do Systemu dokument jest stworzony w jednym z formatów nieobsługiwanych przez System 1. System sygnalizuje, że nie obsługuje tego formatu dokumentu 2. System pyta Pracownika, czy chce ponownie edytować dokument, by zapisać go w obsługiwanym formacie (a) Pracownik wyraził chęć ponownej edycji dokumentu System przeskakuje do kroku 4 (b) Pracownik nie wyraża takiej chęci System zapisuje dokument w oryginalnym formacie 8a. Pracownik nie zatwierdza zmian 1. System pomija punkt 9 8b. Pracownik nie zaznaczył w punkcie 2 chęci edycji informacji o dokumencie 1. System pomija punkty 8-9 9a. Wprowadzone informacje o dokumencie są nieprawidłowe 1. System sygnalizuje błąd informacji o dokumencie i wyjaśnia istotę błędu 2. Powrót do punktu 8 11a. Pracownik stwierdza, że nie zakończył pracy nad dokumentem 1. System kończy obsługę tego przypadku użycia i powraca do głównego menu użytkownika 12a. Istnieje ścieżka określona dla dokumentu 1. Istnieje więcej niż jedno miejsce (np. osoba, drukarka), w które mógłby trafić teraz dokument 6

7 (a) System wybiera dostępne miejsce, którego przejście zoptymalizuje czas przepływu dokumentu (b) System sprawdza, czy w poprzednim stanie okeślono osobę mającą wpływ na obieg tego typu dokumentu 2a. Istnieje taka osoba i. System wysyła zawiadomienie o dokonanym automatycznie wyborze do określonej osoby, z pytaniem o mozliwości jego zmiany ii. System markuje swoja decyzję jako tymczasową 2b. Nie istnieje taka osoba i. System oznacza swoją decyzję jako ostateczną 2. System wykonuje dodatkowe akcje powiązane z przejściem do nowego stanu 3. System zapisuje statystyki dotyczące czasu przejścia przez poprzedni stan 12b. Brak zdefiniowanej ścieżki dla dokumentu 1. System pomija dalsze kroki i powraca do głównego menu użytkownika 13a. Dany Zainteresowny (dokumentem) jest aktualnie zalogowany 1. System wyświetla informację Zainteresowanemu o zmianie stanu dokumentu 13b. Dany Zainteresowany nie jest aktualnie dostępny 1. System zachowuje wiadomość dla Zainteresowanego w celu późniejszego zaprezentowania 2. System sprawdza czy wiadomość należy przekazać inną drogą 1a. System wysyła zawiadomienie SMS-em (a) System tworzy skróconą wersję wiadomości (b) System sprawdza nr telefonu Zainteresowanego (c) Bramka SMS wysyła wiadomość Zainteresowanemu 1b. System wysyła wiadomość em (a) System sprawdza adres Zainteresowanego (b) System tworzy wiadomość (c) Serwer pocztowy przesyła wiadomośc do Zainteresowanego 10 Wymagania dodatkowe 1. Możliwość dołączenia do Systemu obsługi dodatkowych formatów zapisu dokumentów 7

8 11 Technologie i zróżnicowanie danych Istnieje możliwość wykorzystania programu OCR do wprowadzania treści Wykorzystanie bramki GSM i serwera poczty do wysyłania powiadomień Nowe wersje dokumentów mogą być wprowadzane przez wysłanie bezpośrednio z edytora w tym kile, notepad, OpenOffice, Microsoft Word Obsługa formatu pdf i innych wykorzystywanych przez powyższe programy 12 Częstość wystapienia Może być niemal ciągła przez co najmniej 8 godzin w ciągu doby, 5 dni w tygodniu. Możliwość jednoczesnej modyfikacji kilkudziesięciu różnych dokumentów 13 Otwarte zagadnienia 8a: Jakie dodatkowe informacje o dokumencie są przydatne? 12a: Jakie dodatkowe akcje mogą być powiązane z przejściem do nowego stanu? 12b: Jakie statystyki powinny być gromadzone? 14 Inne przypadki użycia 14.1 Kontroluj efektywność obiegu Zalogowany Przełożony wskazuje w Systemie interesujący go typ dokumentów. System prezentuje diagram informujący o ilości dokumentów przechodzących przez każdy stan systemu, na którym oznacza dodatkowo stany które stanowią wąskie gardła. Następnie dla każdego wskazanego stanu na ścieżce dokumentu Przełożony ogląda statystyki dotyczące ilości i czasu przechowywania dokumentu w różnych zdefiniowanych dla niego miejscach. System proponuje mu rozszerzenia miejsc, gdzie może zostać skierowany dokument, o te które są nie w pełni wykorzystywane. Przełożony dodaje wskazane przez siebie miejsca jako możliwe cele, w które system może skierować dokument w danym stanie Odczytaj dokument Pracownik zalogowany w systemie wybiera potrzebny mu dokument ze wskaznego katalogu albo wyszukuje go wg potrzebnych mu kryteriów tj. zawartości, słów kluczowych, typu, tytułu. Następnie prosi o otwarcie tego dokumentu. Jeśli System wspiera jego format, uruchamia odpowiedni Edytor, gdzie Pracownik ogląda dokument. Jeśli jest to możliwe System wyświetla 8

9 dokument w oknie przeglądarki. Jeśli system nie wspiera formatu dokumentu, pyta Pracownika gdzie zapisać go na dysku. Pracownik wskazuje odpowiednie miejsce a następnie używa stosownego narzędzia do przedlądania dokumentu Utworzenie schematu obiegu Zalogowany Przełożony z odpowiednimi uprawnieniami tworzy w systemie nowy typ dokumentów lub wskazuje już istniejący, dla którego nie określono jescze schematu obiegu. Najpierw określa stany, w jakich może znajdować się dany typ dokumentu, które odpowiadają różnym fazom prac w firmie oraz określa kolejność ich następowania po sobie. Następnie dla każdego stanu określa w jakie miejsca System może skierować dokument w ramach jednego stanu. Dodatkowo okeśla dla niektórych przejść, że System powinien wysyłać zapytania do wskazanej Osoby o wybór miejsca docelowego dla dokumentu. Alternatywne scenariusze:jeśli dla wybranego typu dokumentów jest już utworzony schemat obiegu, System sprawdza w jakich stanach znajdują się akutalnie dokumenty tego typu. Następnie dla każdego stanu w którym są akutalnie dokumenty Przełożony wskazuje odpowiadający im stan w nowym schemacie obiegu. Alternatywnie Przełożony może kazać systemowi kierować istniejącymi dokumentami według starego schematu obiegu 14.4 Wprowadzenie nowego dokumentu: Użytkownik wyraża chęć dodania dokumentu, wybiera sposób wprowadzenia do systemu (np. pobranie z dysku komputera, dodanie za pomocą skanera), po czym dokonuje wprowadzenia. System prezentuje zdefiniowane schematy obiegu. Użytkownik wybiera odpowiedni dla dokumentu. System prosi o podanie informacji o dokumencie (takich jak opis, słowa kluczowe czy autor). Użytkownik wypełnia formularz i zatwierdza zmiany. System zapisuje dokument i wykonuje pierwszy krok schematu obiegu Zarzadzanie użytkownikami: Administrator wybiera czy chce dodać nowego użytkownika, czy edytować dane istniejącego. Jeśli wybrał dodawanie nowego, to wprowadza dane nowego użytkownika do Systemu, a następnie z listy grup wybiera jedną (lub więcej), do której ma należeć nowoutworzony użytkownik. Następnie może nadać mu pewne uprawnienia. Jeśli Administrator wybrał edycję istniejącego użytkownika, to wskazuje użytkownika, którego chce edytować. Administrator może edytować jego dane, dodać lub odebrać uprawnienia, dopisać go do innej grupy, bądź usunąć go z grupy. Administrator może również usunąć wskazanego użytkownika z Systemu. 9

10 14.6 Zarzadzanie grupami: Administrator wybiera czy chce stworzyć nową grupę, czy edytować istniejącą. Jeśli Administrator zgłasza chęć utworzenia nowej grupy, to jest ona dodawana do Systemu. Następnie Administrator z listy pracowników wybiera kolejne nazwiska i dodaje do nowoutworzonej grupy. Następnie spośród członków grupy wybiera jej kierownika (odpowiedzialnego np. za nadawanie uprawnień w obrębie grupy). Jeśli Administrator wybrał opcję edycji istniejącej grupy, to wskazuje grupę, którą chce edytować. Następnie może dodawać i usuwać jej członków, a także zmienić kierownika tej grupy. Administrator może także usunąć wskazaną grupę z Systemu Kontrola stanu dokumentu: Zalogowany Przełożony wskazuje dokument, którego stan chce skontrolować. Następnie ze wszystkich wersji tego dokumentu wybiera tę, która go interesuje. System otwiera ją za pomocą Edytora. Przełożony może wprowadzać swoje uwagi do dokumentu poprzez nadanie mu odpowiedniego komentarza, który tylko on może edytować. Alternatywne scenariusze: Przełożony nie ma uprawnień do kontroli wybranego dokumentu (nie jest koordynatorem tego projektu). Wówczas System nie pozwala mu na kontrolę stanu. Nie można otworzyć domyślnego Edytora dla tego formatu dokumentu, bądź format ten nie jest wśród formatów obsługiwanych przez System. System proponuje wtedy zapisanie pliku na dysk. 15 Historia zmian Edytujący Data Opis Przemek Utworzenie szkieletu dokumentu Kornel Dodanie części Rozszerzeń Przemek Dodanie części Rozszerzeń Tomek Uzupełnienie szkieletu dokumentu Kornel Dodanie tw. schematu obiegu Przemek Formatowanie, korekta schematów Tomek Poprawa spójności dużego przypadku użycia Kornel Dodanie małych przypadków użycia Tomek Dodanie i poprawienie małych przypadków użycia $Log: $ 10