PROTOKÓŁ KONTROLI. W toku kontroli ustalono, co następuje:

Transkrypt

1 PROTOKÓŁ KONTROLI Urzędu Miejskiego w Sulęcinie, ul. Lipowa 18 (PNA ), REGON nr: , zwanego dalej Urzędem. Burmistrzem Sulęcina jest od r. Michał Deptuch. Kontrolę przeprowadził Norbert Serafin, specjalista kontroli państwowej z NajwyŜszej Izby Kontroli Delegatura w Zielonej Górze, działający na podstawie upowaŝnienia nr z 18 maja 2007 r., w okresie od do r., z przerwami w dniach 6.06, r. (akta kontroli str. 1-6) Przedmiotem kontroli była prawidłowość zatrudniania w Urzędzie pracowników na stanowiskach urzędniczych. Kontrolą objęto okres od 1 stycznia 2006 r. do 30 kwietnia 2007r. W toku kontroli ustalono, co następuje: 1. Wydatki Urzędu w 2006 r. wyniosły 3.061,9 tys. zł, z tego wydatki na wynagrodzenia wraz z pochodnymi 2.294,1 tys. zł. Planowane wydatki Urzędu na 2007 r. określono w wysokości 4.007,1 tys. zł 1, w tym wydatki na wynagrodzenia wraz z pochodnymi 2.449,7 tys. zł. (akta kontroli str. 7-17, 71-74) 2. W Urzędzie, wg stanu na r., zatrudnionych było 67 pracowników, z tego: na stanowiskach urzędniczych 43, w tym na kierowniczych stanowiskach urzędniczych 9 (zastępca Burmistrza, Skarbnik, Sekretarz, naczelnicy wydziałów, kierownicy referatów, zastępcy kierownika Urzędu Stanu Cywilnego), 1 załoŝony wzrost wydatków na administrację w 2007 r., w porównaniu do 2006 r., wynika m.in. z zamiaru wdroŝenia w Urzędzie w 2007 r. elektronicznego systemu obiegu dokumentów i obsługi usług pn. Regionalna Platforma Cyfrowa (planowana kwota wydatków na realizację tego celu 692,5 tys. zł)

2 2 na stanowiskach, na których nawiązanie stosunku pracy następuje na podstawie wyboru 1, na stanowiskach, na których nawiązanie stosunku pracy następuje w ramach robót publicznych lub prac interwencyjnych 17, na stanowiskach pomocniczych i stanowiskach pracowników obsługi 6. Jak wynika z powyŝszego, r. Urząd zatrudniał 50 pracowników, nie licząc pracowników interwencyjnych. W Urzędzie, wg stanu na r., zatrudnionych było łącznie 51 osób 2 (bez pracowników interwencyjnych), co było zgodne z rocznym planem zatrudnienia. Na ten sam dzień Urząd zatrudniał 7 pracowników interwencyjnych. (akta kontroli str , 75) Z pracownikami zatrudnionymi na stanowiskach urzędniczych Urząd zawierał umowy zlecenia oraz o dzieło, których przedmiotem było doręczanie decyzji podatkowych oraz wykonywanie czynności w ramach organizowanych wyborów samorządowych, ponosząc z tego tytułu w 2006 r. wydatki w kwocie 21,1 tys. zł, a w okresie r. 7,9 tys. zł. W okresie objętym kontrolą zawarto 39 umów zlecenia i o dzieło łącznie z 18 pracownikami Urzędu. (akta kontroli str ) 3. Zgodnie z obowiązującym w Urzędzie Regulaminem naboru na wolne stanowisko, stanowiącym załącznik do zarządzenia Burmistrza Sulęcina z dnia r.: Burmistrz powołuje komisję rekrutacyjną właściwą do przeprowadzenia konkretnego naboru; procedura naboru kandydatów jest dwuetapowa: komisja dokonuje analizy złoŝonych dokumentów celem porównania danych zawartych w ofertach z wymaganiami formalnymi określonymi w naborze; na kolejnym posiedzeniu komisji przeprowadzane są rozmowy kwalifikacyjne z kandydatami, którzy spełnili kryteria formalne (kaŝdy z członków komisji ocenia kandydata w skali od 0 do 5 pkt., komisja ustala jednakowy zestaw pytań dla wszystkich kandydatów); po przeprowadzonej rozmowie kwalifikacyjnej komisja wybiera kandydata, który w selekcji końcowej uzyskał najwyŝszą liczbę punktów r. Urząd rozwiązał umowę o pracę z 1 pracownikiem obsługi

3 3 (akta kontroli str ) W okresie od r. do r. w Urzędzie przeprowadzono 2 nabory kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze, w wyniku czego: r. zatrudniono 1 osobę na stanowisku podinspektora ds. inwestycji w Wydziale Inwestycji, Zagospodarowania Przestrzennego, Gospodarki Nieruchomościami, Rolnictwa i Promocji (ogłoszenie o naborze z r.), r. zatrudniono 1 osobę na stanowisku referenta ds. kultury i kontaktów z mediami w Referacie Oświaty i Kultury (ogłoszenie o naborze z r.). (akta kontroli str , 24-50) Skład komisji rekrutacyjnej w odniesieniu do pierwszego naboru był następujący: przewodniczącym komisji był Burmistrz Sulęcina, członkami naczelnik Wydziału Inwestycji, Zagospodarowania Przestrzennego, Gospodarki Nieruchomościami, Rolnictwa i Promocji, oraz pracownik Urzędu zatrudniony na stanowisku ds. kadr. Przewodniczącym komisji rekrutacyjnej powołanej w związku z drugim naborem ponownie był Burmistrz Sulęcina, zaś członkami komisji: Sekretarz Gminy, pracownik ds. kadr, podinspektor zatrudniony w Referacie Oświaty i Kultury oraz 2 konsultantów językowych z języka angielskiego i niemieckiego (zgodnie z ogłoszeniem o naborze, jednym z wymagań dodatkowych stawianych kandydatom była znajomość języka angielskiego lub niemieckiego). Burmistrz, zapytany dlaczego nie powołał na członka komisji rekrutacyjnej bezpośredniego przełoŝonego pracownika zatrudnionego w wyniku naboru, tj. kierownika Referatu Oświaty i Kultury, wyjaśnił:...w pracach komisji uczestniczył inny pracownik tego referatu, który posiadał czteroletni staŝ pracy i, co istotne z punktu widzenia wymagań jakie stawialiśmy kandydatom, biegle posługiwał się językiem niemieckim. (akta kontroli str. 24, 29, 64-66) W zakresie naboru na stanowisko podinspektora w Wydziale Inwestycji, Zagospodarowania Przestrzennego, Gospodarki Nieruchomościami, Rolnictwa i Promocji ustalono, Ŝe:

4 4 ogłoszenie o naborze kandydatów umieszczono w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu oraz na tablicy informacyjnej w siedzibie Urzędu (art. 3a ust. 4 ustawy z dnia 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych 3, zwanej dalej ustawą ); ogłoszenie zawierało elementy określone w art. 3a ust. 5 ustawy; określone w ogłoszeniu wymagania wobec kandydatów były adekwatne do rzeczywistych potrzeb na tym stanowisku pracy; wyznaczony termin do składania dokumentów nie był krótszy niŝ 14 dni od dnia opublikowania ogłoszenia w BIP (art. 3a ust. 6 ustawy), w BIP umieszczano informację o kandydacie, który spełnił wymagania formalne określone w ogłoszeniu o naborze, ze wskazaniem jego imienia, nazwiska oraz miejsca zamieszkania (art. 3b ust. 1 i 2 ustawy) (akta kontroli str ) Jednocześnie, Urząd nie opublikował w BIP informacji o wyniku przedmiotowego naboru (art. 3d ustawy), a protokół z przeprowadzonego naboru, o którym mowa w art. 3c ust. 2 ustawy, nie zawierał informacji o wyniku naboru oraz jego uzasadnienia. Burmistrz M. Deptuch, odnosząc się do powyŝszego, wyjaśnił: Informacja o wynikach naboru oraz jego uzasadnienie nie znalazły się w BIP i protokole przez przeoczenie. Informacja o wynikach naboru była wywieszona na tablicy ogłoszeń Urzędu. (akta kontroli str. 26, 30, 64-66) W zakresie naboru na stanowisko referenta w Referacie Oświaty i Kultury ustalono, Ŝe: ogłoszenie o naborze kandydatów umieszczono w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu oraz na tablicy informacyjnej w siedzibie Urzędu; wyznaczony termin do składania dokumentów nie był krótszy niŝ 14 dni od dnia opublikowania ogłoszenia w BIP, w BIP umieszczano listę kandydatów, którzy spełniali wymagania formalne określone w ogłoszeniu o naborze, ze wskazaniem imion i nazwisk kandydatów oraz ich miejsca zamieszkania (art. 3b ust. 1 i 2 ustawy), a następnie informację o wyniku naboru, wraz z uzasadnieniem dokonanego wyboru (art. 3d ustawy), z naboru sporządzono protokół, który zawierał dane określone w art. 3c ust. 2 ustawy. (akta kontroli str ) 3 jt. Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz ze zm.

5 5 W ogłoszeniu o naborze na stanowisko referenta w Referacie Oświaty i Kultury nie określono minimalnego, wymaganego staŝu pracy na tym stanowisku. Stosownie do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich 4, zwanego dalej rozporządzeniem, osoba zatrudniona na stanowisku referenta musi legitymować się co najmniej dwuletnim staŝem pracy. Osoba zatrudniona w wyniku przedmiotowego naboru nie spełniała tego warunku, gdyŝ w chwili nawiązania stosunku pracy z Urzędem miała 11 miesięczny staŝ pracy. Burmistrz Sulęcina, odnosząc się do powyŝszego, wyjaśnił: W ogłoszeniu o naborze na stanowisko referenta ds. kultury i kontaktów z mediami poprzez przeoczenie nie zostało ujęte wymagane kryterium o staŝu pracy. Wyłoniony kandydat został zatrudniony na stanowisku referenta, chociaŝ nie spełniał wymogu dotyczącego minimalnego staŝu pracy, poniewaŝ zdaniem komisji wykazał się duŝą wiedzą i uzyskał największą ogólną ilość punktów spośród wszystkich kandydatów. (akta kontroli str , 46-50, 64-66) W okresie objętym kontrolą w Urzędzie zatrudniono 1 osobę na stanowisku urzędniczym, bez zastosowania procedur naboru określonych w ustawie. Na podstawie umowy o pracę zawartej r. na czas nieokreślony, zatrudniono referenta w Wydziale Gospodarki Komunalnej, Mieszkaniowej i Ochrony Środowiska; pracownik ten w okresie od r. do r. obywał staŝ w Urzędzie, a następnie w okresie r. był zatrudniony w ramach prac interwencyjnych na stanowisku pracownika biurowego (umowy Urzędu z Powiatowym Urzędem Pracy w Sulęcinie z r. oraz r.). W dniu podpisania umowy o pracę na czas nieokreślony ww. pracownik posiadał 11 miesięczny staŝ pracy. Zgodnie z umową z r. o zorganizowanie zatrudnienia w ramach prac interwencyjnych, zawartą pomiędzy Burmistrzem Sulęcina a Powiatowym Urzędem Pracy w Sulęcinie, Urząd zobowiązany był do zatrudniania pracownika interwencyjnego w okresie od 6.01 do r. W umowie tej nie sformułowano obowiązku zatrudnienia pracownika po upływie ww. okresu. (akta kontroli str ) 4 Dz. U. z 2005 r. Nr 146, poz ze zm.

6 6 Stosownie do art. 3a ust. 1 ustawy, nabór kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze, zatrudnianych na postawie umowy o pracę, jest otwarty i konkurencyjny. Burmistrz Sulęcina Michał Deptuch, zapytany dlaczego zatrudnił referenta w Wydziale Gospodarki Komunalnej, Mieszkaniowej i Ochrony Środowiska bez zastosowania procedur naboru określonych w ustawie oraz w sytuacji nieposiadania przez tę osobę dwuletniego staŝu pracy, wyjaśnił: Odstąpiłem od naboru kierując się interpretacją przepisów ustawy o pracownikach samorządowych, przedstawioną w materiałach szkoleniowych sporządzonych przez Wielkopolski Ośrodek Kształcenia i Studiów Samorządowych w Poznaniu, pn. Nabór na stanowiska urzędnicze w samorządzie terytorialnym. Zgodnie z opinią autora tego opracowania, nabór nie wchodzi w rachubę, gdy pracodawca w drodze legalnie zawartej umowy zobowiązał się do zatrudnienia danej osoby na danym stanowisku. Osoba zatrudniona na stanowisku referenta ds. ochrony środowiska uprzednio świadczyła w naszym Urzędzie pracę na podstawie umów zawartych z Powiatowym Urzędem Pracy (jako staŝysta, a następnie pracownik interwencyjny). Biorąc powyŝsze pod uwagę, uznałem, Ŝe nie mam obowiązku przeprowadzania w tym przypadku naboru. Nadmieniam, Ŝe pracownik ten posiada odpowiednie kwalifikacje na zajmowanym stanowisku (wykształcenie wyŝsze o kierunku ochrona środowiska). (akta kontroli str , 51-60, 64-70) 4. W okresie objętym kontrolą, poza zatrudnieniem w Urzędzie ww. 3 osób (dwóch w ramach naboru oraz jednej poza naborem), wystąpiły 4 przypadki zmiany stanowiska urzędniczego na wyŝsze (z młodszego referenta na referenta, z podinspektora na inspektora oraz 2 przypadki awansu z referenta na podinspektora). Wraz z awansem ww. pracowników nie uległ zmianie zakres ich obowiązków. Analiza staŝu pracy, wykształcenia oraz przyznanych kategorii zaszeregowania i stawek dodatku funkcyjnego, przeprowadzona z punktu widzenia spełnienia kryteriów określonych w ustawie oraz rozporządzeniu, wykazała, Ŝe poza opisanym wyŝej zatrudnieniem na stanowisku referenta 2 osób nie spełniających wymogu dwuletniego staŝu pracy (pkt 3 niniejszego protokołu kontroli), nie wystąpiły przypadki zatrudniania lub awansowania na wyŝsze stanowisko osób bez wymaganych kwalifikacji lub doświadczenia zawodowego. (akta kontroli str , 61-63, 76-81) Poprzez zamieszczenie w protokole kontroli niŝej wymienionych pouczeń kontroler informuje Pana Burmistrza o przysługującym mu prawie:

7 7 - zgłoszenia przed podpisaniem protokołu kontroli, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego protokołu kontroli, pisemnych, umotywowanych zastrzeŝeń co do ustaleń zawartych w protokole kontroli (art. 55 ust. 1 i 2 ustawy o NIK); - odmowy podpisania niniejszego protokołu kontroli, z jednoczesnym obowiązkiem złoŝenia na tę okoliczność, w terminie 7 dni, wyjaśnień dotyczących przyczyn odmowy podpisania protokołu kontroli (art. 57 ust. 1 ustawy o NIK). W przypadku zgłoszenia zastrzeŝeń, termin 7 dni zgodnie z art. 57 ust. 2 ustawy o NIK biegnie od dnia otrzymania ostatecznej uchwały w sprawie ich rozpatrzenia; - złoŝenia z własnej inicjatywy na piśmie dodatkowych wyjaśnień co do przyczyn i okoliczności powstania nieprawidłowości opisanych w niniejszym protokole kontroli, w terminie uzgodnionym z kontrolerem (art. 59 ust. 2 ustawy o NIK). O przeprowadzeniu kontroli dokonano wpisu do księgi ewidencji kontroli pod poz. 4/2007. Protokół kontroli sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden 27 czerwca 2007 r. wręczono Burmistrzowi Sulęcina Michałowi Deptuchowi. Sulęcin, specjalista kontroli państwowej Delegatura NIK w Zielonej Górze Norbert Serafin Sulęcin, Burmistrz Sulęcina Michał Deptuch