INSTRUKCJA I-010/3 Nabór pracowników

Transkrypt

1 Izba Skarbowa we Wrocławiu i dolnośląskie urzędy skarbowe INSTRUKCJA I-010/3 Nabór pracowników SPIS TREŚCI: 1 Cel instrukcji Zakres stosowania Zakres podmiotowy Zakres przedmiotowy Terminologia Odpowiedzialność Kierownik urzędu Kierownik Pracownik komórki kadrowej Komisja Opis postępowania Zasady ogólne ogłaszania naboru do służby cywilnej Przyjmowanie ofert Skład komisji Przebieg postępowania rekrutacyjnego i procesu selekcji Przykładowe etapy selekcji Informowanie o wyniku naboru Nawiązanie stosunku pracy Wskazówki i uwagi Dokumenty związane I-010/3 Nabór pracowników Strona 1 z 11

2 KOPIA UŻYTKOWA - WERSJA ELEKTRONICZNA, PO WYDRUKU KOPIA INFORMACYJNA Opracował: Zweryfikował: Zaakceptował: Zatwierdził: Inspektor Radca Prawny Pełnomocnik Koordynator p.o. Dyrektor data, podpis data, podpis data, podpis data, podpis Obowiązuje od r. ROZDZIELNIK: Lp. Egzemplarz Adresat l. Oryginał Pełnomocnik Koordynator 2. Kopia użytkowa - wersja elektroniczna Pełnomocnicy SZJ - wszyscy 1-010/3 Nabór pracowników Strona 2 z 11

3 1 Cel instrukcji Celem instrukcji jest: a) usystematyzowanie i ujednolicenie zasad naboru pracowników do korpusu służby cywilnej w urzędzie, b) zapewnienie zatrudniania pracowników zgodnie z przepisami ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2008 r. Nr 227, poz. 1505, z późn. zm.) oraz zarządzenia Nr 3 Szefa Służby Cywilnej z dnia 30 maja 2012 r. w sprawie standardów zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej. 2 Zakres stosowania 2.1 Zakres podmiotowy Instrukcja ma zastosowanie do: a) kierownika urzędu, b) kierownika komórki organizacyjnej poszukującej kandydata do pracy, c) kierownika i pracowników komórki kadrowej, d) członków komisji, którymi mogą być wszyscy członkowie korpusu służby cywilnej w urzędzie. 2.2 Zakres przedmiotowy Instrukcja określa sposób realizacji makroprocesu ZL zarządzanie kapitałem ludzkim, a w szczególności opisuje sposób rekrutacji, selekcji i wyboru najlepszego kandydata na wolne stanowisko pracy w urzędzie. 3 Terminologia 1) Biuletyn Kancelarii Biuletyn Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów. 2) Biuletyn urzędu Biuletyn Informacji Publicznej urzędu. 3) kandydat każda osoba ubiegająca się o przyjęcie do pracy w urzędzie w odpowiedzi na ogłoszenie o wolnym stanowisku pracy. 4) kierownik kierownik komórki organizacyjnej lub osoba kierująca wieloosobowym stanowiskiem pracy. 5) kierownik urzędu naczelnik urzędu skarbowego woj. dolnośląskiego lub Dyrektor Izby Skarbowej we Wrocławiu. 6) komisja komisja rekrutacyjna. 7) komórka organizacyjna wyodrębniona część urzędu (wydział, oddział, dział, referat, wieloosobowe stanowisko pracy, jednoosobowe stanowisko pracy) powołana do realizacji zadań ustalonych w regulaminie organizacyjnym urzędu. 8) nabór proces, którego celem jest obsadzenie wolnego stanowiska pracy, składający się z następujących po sobie zasadniczych postępowań: upowszechnienie informacji o wolnym stanowisku pracy, wyłonienie lub nie wyłonienie w drodze selekcji kandydata najlepiej spełniającego wymagania na danym stanowisku pracy oraz upowszechnienie informacji o wyniku naboru. 9) ogłoszenie ogłoszenie o wolnym stanowisku pracy w danym urzędzie. 10) pracownik osoba zatrudniona w urzędzie na podstawie umowy o pracę lub na podstawie mianowania zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o służbie cywilnej. 11) pracownik komórki kadrowej pracownik Izby Skarbowej we Wrocławiu lub urzędu skarbowego woj. dolnośląskiego, zajmujący się sprawami kadrowymi. I-010/3 Nabór pracowników Strona 3 z 11

4 12) rekrutacja część procesu naboru, polegająca na dotarciu do kandydatów z informacją o wolnym stanowisku pracy. 13) selekcja część procesu naboru, polegająca na wyborze kandydata najlepiej spełniającego wymagania stawiane na danym stanowisku, przy użyciu wybranych narzędzi selekcji. 14) urząd urząd skarbowy lub Izba Skarbowa we Wrocławiu (strona porozumienia zawartego w dniu 9 lipca 2009 r. we Wrocławiu pomiędzy urzędami skarbowymi województwa dolnośląskiego i Izbą Skarbową we Wrocławiu, celem ustanowienia grupy urzędów wdrażających system zarządzania jakością oraz określenia zasad jego funkcjonowania). 15) ustawa ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2008 r. Nr 227, poz. 1505, z późn. zm.). 4 Odpowiedzialność 4.1 Kierownik urzędu 1) Planuje zatrudnienie i podejmuje decyzję o rozpoczęciu procesu naboru. 2) Sprawuje ogólny nadzór nad organizacją naboru kandydatów do pracy w urzędzie. 3) Podejmuje decyzję o ogłoszeniu naboru na wolne stanowisko pracy. 4) Występuje do Szefa Służby Cywilnej z wnioskiem o wyrażenie zgody na zatrudnienie osoby nieposiadającej obywatelstwa polskiego, w przypadku podjęcia decyzji (formularz F-035) o możliwości zatrudnienia na danym stanowisku osoby nieposiadającej obywatelstwa polskiego. 5) Upowszechnia informację o wolnym stanowisku pracy w urzędzie. 6) Podejmuje decyzję o zatrudnieniu kandydata. 7) Upowszechnia informację o wyniku naboru. 4.2 Kierownik Składa wniosek w sprawie przeprowadzenia naboru (formularz F-035), za pośrednictwem komórki kadrowej, z uwzględnieniem, m.in.: informacji o warunkach pracy na danym stanowisku pracy, możliwości wykonywania zadań na danym stanowisku pracy przez osobę nieposiadającą obywatelstwa polskiego, w razie potrzeby dołącza zaktualizowany opis istniejącego stanowiska lub opis nowoutworzonego stanowiska pracy, określa metody i techniki naboru oraz sposób dokonywania ocen w naborze, w celu wyeliminowania uznaniowości i subiektywizmu. 4.3 Pracownik komórki kadrowej 1) Ustala, czy w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia o naborze wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wynosi co najmniej 6%. 2) Przekazuje do akceptacji kierownika urzędu wypełniony formularz F-070 wraz z przygotowanym projektem ogłoszenia o naborze. 3) Przyjmuje i dokonuje ewidencji ofert, które wpłynęły do urzędu w odpowiedzi na ogłoszenie na formularzu F ) Dokonuje, wspólnie z co najmniej jednym członkiem komisji, weryfikacji złożonych ofert pod względem formalnym. I-010/3 Nabór pracowników Strona 4 z 11

5 5) Informuje kandydatów, na równych zasadach, o zakwalifikowaniu do kolejnego etapu naboru, o terminie, miejscu oraz metodach i technikach stosowanych w poszczególnych etapach naboru. Informacja może być przekazana telefonicznie, w formie elektronicznej, w trakcie rozmowy bezpośredniej lub pisemnie. 6) Informuje kandydatów, na równych zasadach, w dowolnie przyjętej formie (np.: elektronicznie, telefonicznie, w trakcie rozmowy bezpośredniej, poprzez umieszczenie odpowiedniej informacji w ogłoszeniu) o niezakwalifikowaniu do kolejnego etapu naboru. 7) Umożliwia zainteresowanym kandydatom wgląd w dokumenty zawierające ich indywidualne wyniki. 8) Przygotowuje i zamieszcza informację o wyborze kandydata w miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie urzędu (tablica ogłoszeń), w Biuletynie urzędu oraz w Biuletynie Kancelarii oraz udostępnia na wniosek zainteresowanych listę kandydatów spełniających wymagania formalne określone w ogłoszeniu o naborze. 9) Archiwizuje dokumentację po zakończonym procesie naboru. 4.4 Komisja 1) Komisja lub wyznaczony przez przewodniczącego komisji jej członek, przygotowuje zadania, testy lub pytania. Członkowie komisji zachowują ich treść w tajemnicy. 2) Dokonuje weryfikacji złożonych ofert pod względem formalnym przez wyznaczonego lub wyznaczonych przez przewodniczącego komisji członka/członków wspólnie z pracownikiem komórki kadrowej. 3) Określa jednoznaczne kryteria uczestnictwa w kolejnych etapach naboru. 4) Wskazuje próg zaliczający badane kompetencje, który odpowiada poziomowi kompetencji niezbędnych do podjęcia pracy na danym stanowisku. 5) Wyznacza terminy przeprowadzenia poszczególnych etapów selekcji i przeprowadza selekcję kandydatów tylko w oparciu o wymagania, które wynikają z treści ogłoszenia o naborze. 6) Wyłania w toku selekcji nie więcej niż pięciu najlepszych kandydatów, spełniających wymagania niezbędne oraz w największym stopniu spełniających wymagania dodatkowe. O ile przy danym naborze stosuje się art. 29 a ust. 2 ustawy a w gronie wyłonionych kandydatów znajdują się osoby niepełnosprawne komisja wskazuje te osoby. 7) Każdy członek komisji może zgłosić zdanie odrębne dołączając o tym informację do protokołu z przeprowadzonego naboru, w formie załącznika. 8) Przygotowuje dokumentację z pracy komisji, zgodnie z pkt ) Członkowie komisji zachowują w tajemnicy, uzyskane w trakcie naboru, informacje o kandydatach. 5 Opis postępowania 5.1 Zasady ogólne ogłaszania naboru do służby cywilnej 1) Kierownik urzędu, na wniosek kierownika, złożony na formularzu F-035, podejmuje decyzję o rozpoczęciu procesu naboru. 2) Kierownik urzędu występuje do Szefa Służby Cywilnej z wnioskiem o wyrażenie zgody na zatrudnienie osoby nieposiadającej obywatelstwa polskiego, w przypadku podjęcia decyzji (F-035) o możliwości zatrudnienia na danym stanowisku osoby nieposiadającej obywatelstwa polskiego. 3) Na podstawie wniosku, o którym mowa w podpunkcie 1, pracownik komórki kadrowej opracowuje projekt ogłoszenia. Następnie przedkłada kierownikowi urzędu do akceptacji I-010/3 Nabór pracowników Strona 5 z 11

6 formularz F-070 wraz z projektem ogłoszenia. Ogłoszenie sporządzane jest zgodnie z opisem stanowiska pracy i zawiera w szczególności: a) nazwę i adres urzędu, b) określenie stanowiska pracy, c) liczbę lub wymiar etatu, d) zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy, e) wymagania co do wykształcenia, f) informację o warunkach pracy na danym stanowisku pracy, g) informację, czy w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumienie przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wynosi co najmniej 6%, h) wymagania związane ze stanowiskiem pracy zgodnie z opisem danego stanowiska, ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe, i) wymagane dokumenty i oświadczenia, j) termin i miejsce składania dokumentów, k) inne informacje (np. wysokość proponowanego wynagrodzenia zasadniczego brutto lub przedział wynagrodzenia, informację o stosowanych metodach i technikach naboru oraz numer telefonu, pod którym można zasięgnąć szczegółowych informacji na temat naboru). 4) Pracownik komórki kadrowej zapewnia, aby w dniu opublikowania ogłoszenia w Biuletynie Kancelarii, ogłoszenie ukazało się: a) w Biuletynie urzędu, b) na tablicy ogłoszeń w siedzibie urzędu. 5) Termin do składania dokumentów przez kandydatów, określony w ogłoszeniu o naborze, nie może być krótszy niż 10 dni, a dla ogłoszenia o naborze w celu zastępstwa nieobecnego członka korpusu służby cywilnej 5 dni od dnia opublikowania tego ogłoszenia w Biuletynie Kancelarii. 6) Pracownik komórki kadrowej zamieszcza ponadto, na stronie internetowej urzędu wewnętrzne procedury naboru oraz inne informacje przydatne z punktu widzenia kandydata, wyjaśniające lub uzupełniające informacje zawarte w udostępnionych na tej stronie wewnętrznych procedurach naboru. 7) Zachowuje się jednolite zasady dla wszystkich uczestników naboru. Są one jasno określone i przedstawione do wiadomości wszystkim uczestnikom naboru w dowolnie przyjętej formie (np.: elektronicznie, telefonicznie, w trakcie rozmowy bezpośredniej, poprzez umieszczenie odpowiedniej informacji w ogłoszeniu). 5.2 Przyjmowanie ofert 1) Po ukazaniu się ogłoszenia o naborze następuje przyjmowanie dokumentów aplikacyjnych od kandydatów zainteresowanych pracą na wolnym stanowisku. 2) Każdy polski obywatel, a w przypadkach określonych w art. 5 ustawy, obywatel innego państwa, spełniający kryteria wynikające z ustawy i wymogi określone w ogłoszeniu, ma prawo złożyć ofertę pracy i uczestniczyć w omawianym postępowaniu. 3) Dokumenty aplikacyjne (oferty) w formie pisemnej składane są w kancelarii / sekretariacie urzędu lub za pośrednictwem poczty do dnia wskazanego w ogłoszeniu. O zachowaniu terminu w przypadku ofert przesłanych pocztą decyduje data stempla pocztowego widniejącego na kopercie. 4) Termin do składania aplikacji powinien być dostosowany do możliwości zgromadzenia przez kandydatów wymaganych dokumentów, jednak nie krótszy niż wskazany w ustawie. I-010/3 Nabór pracowników Strona 6 z 11

7 5) Nie będą przyjmowane drogą elektroniczną dokumenty aplikacyjne, z wyjątkiem dokumentów opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu zgodnie z ustawą o podpisie elektronicznym. 6) Złożone oferty przekazywane są do pracownika komórki kadrowej, który prowadzi ewidencję złożonych ofert. 7) Oferty złożone przed dniem opublikowania ogłoszenia, jak również te, które wpłynęły po zakończeniu rekrutacji nie uczestniczą w procesie naboru. 5.3 Skład komisji 1) Proces naboru przeprowadza co najmniej 3 osobowa komisja, ustalona przez przewodniczącego komisji rekrutacyjnej lub kierownika urzędu. Przewodniczącym komisji jest kierownik komórki, której nabór dotyczy lub inny wskazany przez kierownika urzędu pracownik. 2) Jeśli jest to możliwe, zaleca się aby w składzie komisji rekrutacyjnej był również pracownik komórki kadrowej, jako kompetentny partner i doradca, czuwający nad merytoryczną i formalną zgodnością podejmowanych działań z zasadami naboru w służbie cywilnej oraz przyjętymi w urzędzie wewnętrznymi procedurami naboru. 3) W uzasadnionych przypadkach, gdy dla oceny kompetencji kandydatów niezbędna jest specjalistyczna wiedza, umiejętności lub uprawnienia, dopuszcza się możliwość zaproszenia do składu komisji odpowiednich specjalistów. 4) Członkiem komisji nie może być pracownik, jeśli kandydatem jest jego małżonek, rodzeństwo, wstępny, zstępny, powinowaty pierwszego stopnia, osoba związana z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli, osoba, z którą łączą ją stosunki majątkowe (w szczególności: współwłasności nieruchomości lub rzeczy ruchomych, umowa najmu, dzierżawy, umowa pożyczki lub poręczenia). W przypadku zaistnienia takiej sytuacji przewodniczący komisji lub kierownik urzędu wyznacza do składu komisji innego pracownika. 5.4 Przebieg postępowania rekrutacyjnego i procesu selekcji 1) Po upływie terminu do składania ofert pracownik komórki kadrowej wraz ze wskazanym przez przewodniczącego komisji członkiem/członkami komisji dokonują weryfikacji ofert pod kątem spełnienia przez poszczególnych kandydatów wymagań formalnych określonych w ogłoszeniu (m.in. sprawdzenie: czy wszystkie oferty zostały złożone z zachowaniem wymaganego terminu, czy kandydaci złożyli wszystkie niezbędne dokumenty, wymagane podpisy i oświadczenia). 2) Po przeprowadzeniu weryfikacji formalnej, pracownik komórki kadrowej przekazuje przewodniczącemu komisji lub osobie przez niego wskazanej, oferty spełniające wymagania formalne wraz z ewidencją (według wzoru określonego w formularzu F-036), podpisaną przez osoby odpowiedzialne wymienione w podpunkcie 1. 3) Oferty, które nie zawierają wymaganych dokumentów i oświadczeń kandydata, podlegają odrzuceniu i nie są brane pod uwagę w dalszym etapie procesu naboru. 4) Każdy kandydat spełniający wymagania formalne bierze udział w kolejnym etapie naboru następującym po weryfikacji ofert pod względem formalnym. 5) Dopuszcza się zastosowanie, jako kolejnego etapu naboru, techniki (metody) selekcji bazującej na analizie nadesłanych ofert, uwzględniającej kryteria wynikające z ogłoszenia o naborze. 6) Pracownik komórki kadrowej może informować kandydatów, których oferty zostały odrzucone, o niezakwalifikowaniu się do kolejnego etapu naboru. Informowanie odbywa się na równych zasadach i w dowolnie przyjętej formie (np.: elektronicznie, telefonicznie, I-010/3 Nabór pracowników Strona 7 z 11

8 w trakcie rozmowy bezpośredniej, poprzez umieszczenie odpowiedniej informacji w ogłoszeniu). 7) Pracownik komórki kadrowej udostępnia na wniosek zainteresowanych listę kandydatów spełniających wymagania formalne, wynikające z ogłoszenia o naborze. 8) Przewodniczący zwołuje posiedzenia komisji i kieruje jej pracami. 9) Pracownik komórki kadrowej zawiadamia kandydatów na równych zasadach, o zakwalifikowaniu do kolejnego etapu naboru, o terminie, miejscu oraz metodach i technikach stosowanych na tym etapie. Informacja może być przekazana telefonicznie, w formie elektronicznej, w trakcie rozmowy bezpośredniej lub pisemnie. 10) Członkowie komisji w trakcie naboru sprawdzają a następnie oceniają wszystkie wymagania niezbędne oraz wymagania dodatkowe (pożądane) wskazane w ogłoszeniu o naborze. Kandydaci podlegają ocenie wg wcześniej określonych przez komisję zasad i przy użyciu adekwatnych narzędzi umożliwiających obiektywne sprawdzenie spełnienia tych wymagań. 11) Każdy członek komisji wykorzystuje arkusz oceny kandydata (formularz F-037) i indywidualnie przyznaje punktację. 12) Łączną ocenę kandydata stanowi suma punktów z poszczególnych etapów selekcji, według formularza F-038, który powinien być dostosowany do ilości etapów selekcji i liczby uczestników. 13) Przewodniczący komisji zapewnia aby w dokumentacji z naboru znalazły odzwierciedlenie wszystkie czynności i zdarzenia, które mają wpływ na przebieg naboru oraz jego wynik, m.in.: metody i techniki naboru oraz sposób dokonywania ocen w naborze, jednoznaczne kryteria uczestnictwa w kolejnych etapach naboru, próg zaliczający badane kompetencje, który odpowiada poziomowi kompetencji niezbędnych do podjęcia pracy na danym stanowisku, treść pytań lub zadań, modelowe odpowiedzi przy testach zamkniętych. 14) Komisja kończy postępowanie wyłaniając kandydatów, nie więcej jednak niż 5, których przedstawia kierownikowi urzędu, uwzględniając poziom kwalifikacji i umiejętności zaprezentowanych przez kandydatów w procesie naboru. O ile nabór był przeprowadzony z uwzględnieniem pierwszeństwa w zatrudnieniu osób niepełnosprawnych a w gronie wybranych kandydatów znajduje się osoba niepełnosprawna, która przedłożyła wraz z ofertą dokument potwierdzający niepełnoprawność, komisja wskazuje do zatrudnienia osobę niepełnosprawną. 15) W przypadku uzyskania przez dwóch lub więcej kandydatów równej liczby punktów, komisja rekomenduje do zatrudnienia kandydata, biorąc pod uwagę wszystkie uzyskane punkty i zaprezentowane przez kandydata umiejętności. W sytuacji, gdy nabór został przeprowadzony z uwzględnieniem pierwszeństwa w zatrudnieniu osób niepełnosprawnych, stosuje się zasadę określoną w zdaniu drugim podpunktu ) Wyniki pracy komisji zostają przedstawione do akceptacji kierownikowi urzędu, za pośrednictwem komórki kadrowej, w formie protokołu z przeprowadzonego naboru. Wzór protokołu stanowi formularz F ) Ostatecznego wyboru kandydata dokonuje kierownik urzędu. 18) Komisja kończy pracę po podjęciu decyzji przez kierownika urzędu (formularz F-040). 19) Informacje o naborze stanowią informację publiczną w zakresie objętym wymaganiami określonymi w ogłoszeniu o naborze. 20) W sytuacji, gdy w ciągu 3 miesięcy od dnia nawiązania stosunku pracy z osobą wyłonioną w drodze naboru zaistnieje konieczność ponownego obsadzenia tego samego stanowiska pracy, kierownik urzędu, wyłączając procedurę naboru, może zatrudnić na tym samym stanowisku kolejną osobę spośród najlepszych kandydatów wymienionych w protokole z naboru, o których mowa w art. 29 a ust. 1 ustawy. Przepis art. 29 a ust. 2 stosuje się odpowiednio. I-010/3 Nabór pracowników Strona 8 z 11

9 5.5 Przykładowe etapy selekcji 1) Dobór technik i narzędzi wykorzystywanych w poszczególnych etapach selekcji ma na celu zapewnić obiektywizm oceny spełnienia wymagań stawianych kandydatom oraz wyłonienia spośród nich osób najlepiej spełniających wymagania określone w ogłoszeniu o naborze. 2) Stosuje się różnorodne metody i techniki selekcji kandydatów, dostosowane do wymagań związanych ze stanowiskiem pracy. Przeprowadzanie selekcji kandydatów następuje tylko w oparciu o wymagania, które wynikają z treści ogłoszenia o naborze. 3) Stosuje się w odniesieniu do wszystkich uczestników naboru pytania lub zadania nakierowane na ocenę tych samych kompetencji w oparciu o tę samą technikę (metodę) selekcji, gwarantując w ten sposób porównywalność otrzymanych wyników. 4) Techniki i narzędzia są konsekwentnie stosowane wobec wszystkich kandydatów, a ich wykorzystanie oraz rezultaty osiągnięte przez kandydatów w wyniku ich zastosowania są udokumentowane. 5) Przykładowe narzędzia selekcji: a) analiza przypadku (case study) sprawdzające umiejętność analizy, komunikatywność i umiejętność budowania przekonującej wypowiedzi, polegające na pisemnym zarekomendowaniu jednego z zaproponowanych rozwiązań danej kwestii; b) dyskusja grupowa sprawdzające umiejętność dążenia do osiągania rezultatów, umiejętność pracy w zespole, predyspozycje przewodzenia, umiejętność słuchania, asertywność i komunikatywność, polegające na zaaranżowaniu dyskusji co najmniej 2 kandydatów, mającej doprowadzić do wypracowania stanowiska, z narzuconym tematem lub tematem dowolnym, w wersji z podziałem na role lub bez takiego podziału; c) odgrywanie ról sprawdzające umiejętności interpersonalne, stopień odporności na stres i umiejętność działania pod presją czasu, polegające na odegraniu przez kandydata narzuconej roli; d) prezentacja sprawdzające umiejętności analityczno-syntetyczne i komunikacyjne, polegające na ustnym zaprezentowaniu, w ustalonym czasie, zadanego tematu na podstawie podanych dokumentów, zawierających fragmentaryczne dane; e) referowanie (briefing) sprawdzające komunikatywność, umiejętność przekonywania i umiejętność analizy, polegające na pisemnym sformułowaniu i wyartykułowaniu zadanego albo dowolnego problemu; f) rozmowa kwalifikacyjna powinna być przeprowadzana w każdym naborze a jej przebieg musi być jednakowy dla wszystkich kandydatów w celu uzyskania porównywalnych wyników. W trakcie rozmowy, ocenie podlegają w szczególności: wiedza merytoryczna, predyspozycje i umiejętności kandydata gwarantujące prawidłowe wykonywanie powierzonych obowiązków, posiadana wiedza kandydata na temat zadań i organizacji urzędu, cele zawodowe kandydata, cechy osobowościowe. Rozmowa kwalifikacyjna jest ponadto narzędziem służącym do porównania stanu faktycznego z wynikającym z przedstawionych dokumentów aplikacyjnych, usunięcia ewentualnych wątpliwości, stwarzającym możliwość dopytania z obu stron; g) test rachunkowy sprawdzające umiejętności obliczeniowe i logikę, polegające na pisemnym rozwiązaniu zadań matematycznych, w tym na interpretacji danych statystycznych (np.: podanych w formie tabel) albo zbudowaniu tabel na podstawie danych; h) test umiejętności sprawdzające poziom umiejętności praktycznych, w tym posługiwanie się językiem obcym, redagowanie urzędowych opracowań pisemnych, obsługę komputera w zakresie wskazanym w ogłoszeniu, obsługę urządzeń biurowych, I-010/3 Nabór pracowników Strona 9 z 11

10 interpretowanie przepisów prawa, stosowanie przepisów prawa, polegające na wykonaniu określonego zadania w limitowanym czasie; i) test wiedzy (ustny lub pisemny) sprawdzające poziom wiedzy z danej dziedziny i/lub zakresu (np.: materialnego prawa podatkowego z zakresu podatku od czynności cywilnoprawnych), polegające na udzieleniu odpowiedzi na pytania. Zakres tematyczny testów sprawdzających wiedzę powinien być dostosowany do zadań wykonywanych przez komórkę organizacyjną, w której kandydat zostanie zatrudniony; j) wywiad ustrukturyzowany sprawdzające umiejętność wypowiadania się na zadany temat, koncentracji i odporności na stres, polegające na przeprowadzeniu z kandydatem wywiadu według z góry ustalonego schematu, na zaplanowany temat z elementami wprowadzającymi dezorientację i/lub zakłopotanie; k) zadanie innowacja sprawdzające kompetencje: innowacyjność i kreatywność, polegające na pisemnym lub ustnym przedstawieniu jak największej ilości pomysłów na rozwiązanie zadanego problemu, w jak najkrótszym czasie; l) zadanie koszyk przychodząca poczta sprawdzające umiejętności organizowania pracy, uporządkowania, analizy i interpersonalne, dedykowane szczególnie dla kandydatów na stanowiska kierownicze lub samodzielne, polegające na rozpracowaniu pliku otrzymanych do załatwienia dokumentów, pod kątem nadania sprawom właściwej hierarchii, przeprowadzenia niezbędnych konsultacji, delegowania części uprawnień itp.); m) zadanie pisemne praca z dokumentem sprawdzające komunikatywność, umiejętność budowania argumentacji i zdolności empatyczne, polegające na opracowaniu urzędowej odpowiedzi na pismo (np.: skargę, zażalenie). 6) W razie braku możliwości sprawdzenia zapisanej w ogłoszeniu wymagań za pomocą narzędzi wymienionych w ppkt. 5 komisja może zastosować inne narzędzie. 7) Zaleca się przeprowadzanie badania kompetencji kierowniczych w odniesieniu do kandydatów biorących udział w naborze na stanowiska niebędące wyższymi stanowiskami w służbie cywilnej, na których występuje zarządzanie zespołem lub koordynowanie prac zespołu i wymagane jest posiadanie doświadczenia kierowniczego. 5.6 Informowanie o wyniku naboru 1) Niezwłocznie po przeprowadzonym naborze, pracownik komórki kadrowej upowszechnia informację o wyniku naboru, przez umieszczenie jej w miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie urzędu, w Biuletynie urzędu oraz w Biuletynie Kancelarii. 2) Informacja o wyniku naboru zawiera: a) nazwę i adres urzędu, b) określenie stanowiska pracy, c) imię i nazwisko wybranego kandydata oraz jego miejsce zamieszkania w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego. 5.7 Nawiązanie stosunku pracy 1) Czynnościami kończącymi proces naboru są: a) potwierdzenie proponowanych warunków zatrudnienia przez wybranego kandydata, b) pozyskanie informacji nt. karalności kandydata, c) skierowanie kandydata na badania lekarskie, d) przygotowanie umowy o pracę. 2) Stosunek pracy pracownika służby cywilnej nawiązuje się na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony lub na czas określony (w tym umowa na zastępstwo), zgodnie z zasadami I-010/3 Nabór pracowników Strona 10 z 11

11 określonymi w art. 35 ustawy. W przypadku osób podejmujących po raz pierwszy pracę w służbie cywilnej umowę o pracę zawiera się na czas określony 12 miesięcy z możliwością wcześniejszego rozwiązania stosunku pracy za dwutygodniowym wypowiedzeniem. 3) Dokumenty aplikacyjne kandydata, który został wyłoniony w procesie naboru, dołącza się do jego akt osobowych. 4) W przypadku przeprowadzania naboru wewnętrznego na wolne stanowiska pracy, spośród członków korpusu służby cywilnej własnego urzędu lub innych urzędów, kierownik może określić zasady naboru w odrębnym trybie. 6 Wskazówki i uwagi W trakcie realizacji procesu naboru należy stosować w szczególności zasadę równego traktowania, zasadę profesjonalizmu, zasadę niezależności i bezstronności. 7 Dokumenty związane 1) Ustawa o służbie cywilnej z 21 listopada 2008 r. (Dz. U. z 2008 r. Nr 227, poz. 1505, z późn. zm.). 2) Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.). 3) Zarządzenie Nr 3 Szefa Służby Cywilnej z dnia 30 maja 2012 r. w sprawie standardów zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej. 4) Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t. j. Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.). 5) Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2001 r. Nr 112, poz. 1198, z późn. zm.). 6) Zarządzenie Nr 1 Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 stycznia 2011 r. w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej (M. P. z 2011 r. Nr 5, poz. 61). 7) Formularze wewnętrzne: a) F-035 Wniosek w sprawie przeprowadzenia naboru, b) F-036 Ewidencja złożonych ofert, c) F-037 Arkusz oceny kandydata, d) F-038 Zestawienie zbiorcze wyników selekcji, e) F-039 Protokół z przeprowadzonego naboru, f) F-040 Wniosek w sprawie zatrudnienia, g) F-070 Wniosek o publikację informacji. I-010/3 Nabór pracowników Strona 11 z 11