REGULAMIN KOMISJI WYBORCZEJ GS1 POLSKA

Transkrypt

1 REGULAMIN KOMISJI WYBORCZEJ GS1 POLSKA ROZDZIAŁ I Postanowienia wstępne 1 1. Liczba członków Rady GS1 Polska, (zwanej dalej Radą ) wynosi 17 członków, z czego: a) 10 członków wybieranych jest przez Uczestników Systemu GS1 w Polsce, b) 7 członków wskazuje Fundator. 2. W zakresie liczby członków wskazanych w ust.1 a): a) 5 członków wybieranych jest z pośród przedstawicieli Uczestników z sektora firm produkcyjnych, b) 5 członków wybieranych jest z pośród przedstawicieli Uczestników z sektora firm handlowych Czynne prawo wyborcze (prawo wybierania) posiadają wszyscy Uczestnicy Systemu GS1 Polska, którzy nie zalegają z opłatami na rzecz GS1 Polska. 2. Bierne prawo wyborcze (prawo do kandydowania) przysługuje przedstawicielom Uczestników Systemu GS1, niezalegających z opłatami na rzecz GS1, którzy są przedstawicielami sektora firm produkcyjnych lub handlowych. 3. Wybory do Rady są tajne i odbywają się drogą elektroniczną za pośrednictwem systemu EPOKA (Elektroniczna Platforma Obsługi Klienta) Wybory przeprowadzane są w terminach określonych w Kalendarzu wyborczym, ogłaszanym przez Komisję Wyborczą najpóźniej miesiąc od dnia jej powołania. 2. Zarząd zapewnia obsługę Komisji oraz wykonuje pod nadzorem Komisji zadania związane z organizacją wyborów. 3. Zarząd zapewnia niezbędne finansowanie wyborów w budżecie GS1. 4. Termin na zgłaszanie kandydatów trwa trzy tygodnie i kończy się najpóźniej na miesiąc przed terminem wyborów. 5. Listę kandydatów ogłasza się w terminie 7 dni od dnia upływu terminu na zgłaszanie kandydatów. 6. Wybory trwają 14 dni kalendarzowych i rozpoczynają się o godzinie dnia pierwszego a kończą o godzinie dnia ostatniego. 7. Termin wyborów ustala się na okres, którego początek przypada najpóźniej na trzy tygodnie przed upływem kadencji Rady. 8. Termin pierwszych wyborów ustala się od dnia 7 marca do dnia 20 marca 2016 r. 9. Instrukcję wyborów wraz z Kalendarzem Wyborczym Komisja ogłasza na stronie internetowej GS1 Polska oraz w systemie EPOKA Strona 1 z 5

2 ROZDZIAŁ II Komisja Wyborcza 4 Do zadań Komisji należy ustalenie i ogłoszenie Kalendarza wyborczego, który zawiera terminy: 1) zgłaszania kandydatów do Rady, 2) sporządzenia i podania do wiadomości listy kandydatów do Rady, 3) wyborów (głosowania) Komisja Wyborcza powoływana jest w składzie 5 osób trzy osoby wskazuje Rada, a dwie - Fundator. Powołanie następuje przez złożenie oświadczenia woli na piśmie do Zarządu wraz z pisemną zgodą kandydata. 2. Zarząd podaje każdorazowo skład Komisji do wiadomości Uczestników na portalu EPOKA. 3. Członek Komisji nie może kandydować do Rady. 4. Przewodniczący Komisji powiadamia uprawniony podmiot o zaistnieniu przypadków uzasadniających konieczność dokonania zmian w składzie Komisji. 5. W przypadku wygaśnięcia mandatu członka Komisji w trakcie kadencji, mandat ten zostaje niezwłocznie obsadzony przez podmiot uprawniony do wskazania członka Komisji, którego mandat wygasł. 6. Jeżeli nie jest możliwe uzupełnienie składu Komisji, w sposób określony w ust.1, członka Komisji wskazuje Zarząd. 7. Pierwszą Komisję powołuje Fundator. 6 Wygaśnięcie członkostwa w Komisji następuje w przypadku: 1) zrzeczenia się członkostwa, 2) śmierci członka Komisji, 3) odwołania przez Radę większością 2/3 głosów na wniosek Przewodniczącego Komisji bądź Fundatora, jeśli działanie członka w istotny sposób narusza przepisy prawa lub postanowienia Statutu oraz niniejszego Regulaminu, a także w każdym przypadku, gdy działanie członka zagraża prawidłowości przeprowadzenia wyborów Pracami Komisji kieruje jej Przewodniczący, który w szczególności: 1) reprezentuje Komisję na zewnątrz, 2) zwołuje posiedzenia Komisji i im przewodniczy, 3) podpisuje w imieniu Komisji uchwały, obwieszczenia, a także wnioski oraz wyjaśnienia Komisji, 4) nadzoruje wykonanie uchwał i wniosków Komisji, Strona 2 z 5

3 5) zleca wykonanie określonych zadań związanych z przeprowadzeniem wyborów Zarządowi i nadzoruje ich wykonanie, 6) wykonuje czynności zlecone przez Komisję. 2. W razie nieobecności Przewodniczącego Komisji jego funkcje pełni najstarszy członek Komisji. 3. Wybory Przewodniczącego Komisji odbywają się w głosowaniu tajnym. W razie równej liczby głosów ponawia się głosowanie. 4. Przewodniczącego pierwszej Komisji Wyborczej wyznacza Fundator Komisja odbywa posiedzenia w razie potrzeby w siedzibie GS1 Polska bądź podejmuje uchwały drogą elektroniczną. 2. Doręczenie zawiadomień o posiedzeniu, wraz z porządkiem obrad i materiałami na posiedzenie, zapewnia Przewodniczący Komisji w terminie umożliwiającym przygotowanie do udziału w obradach, chyba że posiedzenie zostało zwołane w szczególnym trybie. 3. Członkowie Komisji mają obowiązek uczestniczenia w jej posiedzeniach i innych pracach. 4. W razie niemożności wzięcia udziału w posiedzeniu Komisji jej członek jest obowiązany powiadomić o tym, w miarę możliwości przed posiedzeniem, Przewodniczącego. 5. W posiedzeniach Komisji mogą uczestniczyć przedstawiciele Rady lub Zarządu. 6. Uchwały i inne rozstrzygnięcia Komisji zapadają zwykłą większością głosów w głosowaniu jawnym. W razie równej liczby głosów rozstrzyga głos Przewodniczącego posiedzenia. 7. Za udział w pracach członkom Komisji nie przysługuje wynagrodzenie. ROZDZIAŁ III Zgłaszanie kandydatów 9 1. Prawo zgłaszania kandydatów przysługuje wszystkim Uczestnikom Systemu GS1, niezalegającym z opłatami na rzecz GS1, którzy są przedstawicielami sektora produkcyjnego lub handlowego, stanowiącymi grupy mandatowe. 2. Zgłoszenia kandydatów dokonuje się na Karcie zgłoszenia stanowiącej załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. 3. Karta zgłoszenia powinna być podpisana przez osobę uprawnioną do reprezentowania Uczestnika Systemu GS1 zgłaszającego kandydata oraz przez kandydata, którego podpis jest jednoznaczny z wyrażeniem zgody na kandydowanie w wyborach. 4. Skan Karty zgłoszenia z podpisami oraz plik edytowalny ze zgłoszeniem należy doręczyć Komisji na adres poczty elektronicznej, wskazany w Kalendarzu wyborczym. Strona 3 z 5

4 5. Karta zgłoszenia zawiera: a) dane adresowe oraz rejestrowe Uczestnika zgłaszającego kandydata, b) sektor jakiego przedstawicielem jest Uczestnik, c) imię i nazwisko kandydata, d) informacje o rekomendacjach, o których mowa w ust. 6 poniżej, e) życiorys kandydata. 6. Do Karty zgłoszenia załącza się skan rekomendacji przynajmniej 3 innych Uczestników Systemu GS1 Polska, podpisanych przez osobę uprawnioną do reprezentowania Uczestnika Systemu GS1, udzielającego rekomendacji. 7. Wzór rekomendacji stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu. 8. Sektor, o którym mowa w ust. 5 pkt b) powyżej określony przez Uczestnika weryfikowany jest przez Komisję na podstawie danych PKD Uczestnika podanych przy rejestracji Uczestnika w Systemie GS1 Polska. Komisja ma prawo dokonać weryfikacji także w oparciu o dane Uczestnika powszechnie dostępne w rejestrach publicznych. 9. W przypadku, gdy liczba kandydatów przekracza 25 osób dla każdej z grup mandatowych wymienionych w 1 ust. 2 lit. a i b niniejszego Regulaminu, Komisja wzywa w terminie 2 dni od zakończenia terminu na zgłaszanie kandydatów do przedłożenia kolejnych rekomendacji przez kandydatów w terminie 7 dni. 10. W sytuacji określonej w ust. 9 Komisja dokonuje wpisu na listę kandydatów, którzy dołączyli największą liczbę rekomendacji. Termin ogłoszenia listy kandydatów w takim przypadku wynosi 3 dni i biegnie od zakończenia terminu na uzupełnianie rekomendacji Komisja na podstawie zebranych Kart zgłoszenia ustala w porządku alfabetycznym listy kandydatów dla poszczególnych grup mandatowych wymienionych w 1 ust. 2 lit. a i b niniejszego Regulaminu, spełniających wymogi określone w Statucie oraz niniejszym Regulaminie. 2. Listy kandydatów publikowane są w systemie EPOKA. 3. Listy kandydatów zawierają nazwę Uczestnika zgłaszającego kandydata, imię i nazwisko kandydata oraz informację, o której mowa w 9 ust. 5 pkt e). ROZDZIAŁ IV Wybory Wybory odbywają się drogą elektroniczną za pośrednictwem systemu EPOKA. 2. Uczestnik może oddać głos na 5 kandydatów na każdej z list kandydatów dla poszczególnych grup mandatowych wymienionych w 1 ust. 2 lit. a i b niniejszego Regulaminu. 3. W celu oddania głosu osoba uprawniona do reprezentowania Uczestnika wprowadza jednorazowy oraz indywidualny kod dostępu w systemie EPOKA. Strona 4 z 5

5 4. System EPOKA zapewnia tajność głosowania. 5. Uczestnik uprawniony do głosowania otrzymuje kod dostępu do głosowania na adres do doręczeń Uczestnika oraz adres poczty elektronicznej podane przy rejestracji w Systemie GS1, a także na spersonalizowane konto w systemie EPOKA. 6. Za utratę kodu dostępu oraz jego przekazanie osobom trzecim odpowiedzialność ponosi Uczestnik Za wybranych w poszczególnych grupach mandatowych oraz na poszczególne miejsca mandatowe uznaje się tych kandydatów, którzy uzyskali największą liczbę ważnych głosów. 2. W przypadku uzyskania tej samej liczby głosów przez kandydatów z tej samej grupy mandatowej, w liczbie większej niż przypadające na tę grupę wolne miejsca mandatowe, przeprowadza się losowanie. ROZDZIAŁ IV Postanowienia końcowe 13 Przewodniczący Komisji przekazuje Zarządowi protokół z wyborów wraz z pozostałymi dokumentami z przebiegu wyborów. Dokumenty są przechowywane w siedzibie GS Komisja niezwłocznie zawiadamia o wynikach wyborów Fundatora oraz Zarząd. 2. Wyniki wyborów są podawane niezwłocznie do wiadomości Uczestników GS1 przez ich zamieszczenie na stronie internetowej GS1 oraz w systemie EPOKA. 15 Rozwiązanie Komisji następuje po odbyciu pierwszego posiedzenia nowo wybranej Rady GS Pierwsze posiedzenie Rady zwołuje Zarząd. 2. Kadencja Rady rozpoczyna się w dniu jej pierwszego posiedzenia. Strona 5 z 5