W FORMIE WSPIERANIA REALIZACJI ZADANIA PUBLICZNEGO PRZEZ MSZ

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Regulaminu konkursu OFERTA REALIZACJI ZADANIA PUBLICZNEGO WSPÓŁPRACA Z POLONIĄ I POLAKAMI ZA GRANICĄ W 2015 R. Uwaga: jeden formularz służy wyłącznie jednej ofercie. W ofercie przedstawiamy podstawowe informacje o planowanym przedsięwzięciu oraz dane dotyczące oferenta, w tym o sposobie zarządzania projektem. Szczegółowa charakterystyka projektu opisana jest w załączniku nr 1 do oferty - Szczegółowym opisie projektu. Oferta wniosek projektowy wraz z załącznikami złożony przez oferenta. Każda oferta powinna być złożona w dwóch egzemplarzach: oryginale i kopii, na aktualnym wzorze stanowiącym załącznik do Regulaminu Konkursu. Każda oferta powinna być spójna tematycznie tj. dotyczyć konkretnego zagadnienia, posiadać jasno określony temat, nawet jeśli dotyczy kilku wydarzeń oraz beneficjentów, np. obchody Polskiego Święta Niepodległości wśród Polonii we Francji, modernizacja portali internetowych organizacji polonijnych w Hiszpanii. Oferta jednorodna tematycznie nie może łączyć kilku odrębnych tematów w ramach jednego projektu np. Kulturalna Wileńszczyzna - organizacja festiwalu polonijnych zespołów folklorystycznych oraz remont Domu Polskiego.. Data i miejsce złożenia oferty (wypełnia MSZ) OFERTA / OFERTA WSPÓLNA 1 REALIZACJI ZADANIA PUBLICZNEGO W FORMIE WSPIERANIA REALIZACJI ZADANIA PUBLICZNEGO PRZEZ MSZ Oferta wspólna oferta złożona łącznie przez dwa lub więcej podmiotów do tego uprawnionych, ze wskazaniem w ofercie jednego podmiotu jako koordynatora projektu. Składanemu wnioskowi musi towarzyszyć pisemna umowa, określająca zasady współpracy podczas realizacji projektu. Złożenie oferty wspólnej nie jest tożsame z realizacją projektu w partnerstwie. Podmioty składające ofertę wspólną odpowiadają solidarnie za zobowiązania wynikające z podpisanej umowy dotacji. 1 Należy zaznaczyć krzyżykiem właściwą odpowiedź. 1

2 Nazwa oferenta/oferentów: Nazwa projektu: Projekt całokształt działań opisanych w ofercie złożonej w niniejszym konkursie, będący przedmiotem dofinansowania, realizowany w roku Numer zadania (zgodnie z pkt Regulaminu konkursu):.. Oferty składane w konkursie mogą dotyczyć jedynie zadań: , 2.4., , , spośród zadań opisanych w pkt Regulaminu Konkursu (wyłączenie zadań dofinansowanych w Konkursie 2014 w ramach dwuletnich projektów modułowych). Jedna oferta nie może dotyczyć więcej niż jednego zadania. Termin realizacji projektu: od r. do r. Miejsce realizacji projektu:.. Kraje objęte projektem:. Krótki opis projektu (do 5 zdań): Najważniejsze informacje o przedmiocie projektu, realizowanych w ramach projektu działaniach oraz jego beneficjentach. Kwota wnioskowanej dotacji:.. Wnioskowana kwota dotacji musi mieścić się w przedziałach określonych dla poszczególnych zadań w tabeli w pkt Regulaminu, w tym jej minimalna wartość to 100 tys. zł. Całkowity koszt projektu w momencie składania oferty:. Podana w tabeli dla każdego zadania wysokość dofinansowania pojedynczego projektu dotyczy tylko i wyłącznie środków z dotacji MSZ, nie obejmuje natomiast wkładu własnego. Tak więc wartość całego projektu musi być wyższa od minimalnej wysokości dofinansowania pojedynczego projektu, by zapewnić wymagany wkład własny na poziomie min. 5%. 2

3 I. DANE OFERENTA Oferent podmiot uprawniony do złożenia oferty w konkursie Współpraca z Polonią i Polakami za granicą w 2015 r., składający ofertę samodzielnie bądź w ramach oferty wspólnej. W przypadku oferty wspólnej należy określić który z oferentów jest koordynatorem projektu. 1) Pełna nazwa:... 2) Forma prawna (fundacja, stowarzyszenie, jednostka samorządu terytorialnego, publiczna szkoła wyższa, etc.):... 3) Dane adresowe: adres:... telefon: strona WWW:... 4) Nr NIP:... 5) Nr REGON:... 6) Numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, w innym rejestrze lub ewidencji:... 7) Data wpisu, rejestracji lub utworzenia podmiotu/organizacji 2 :... Wymagana minimum roczna działalność oferenta. Okres ten może być skrócony wobec podmiotów, które w sposób nie budzący wątpliwości wykażą, iż są bezpośrednimi następcami organizacji spełniających wymogi doświadczenia zawarte w pkt Regulaminu Konkursu lub powstały w wyniku decyzji organizacji/instytucji zagranicznych działających na rzecz Polonii i Polaków za granicą. Niezależnie od dokumentu potwierdzającego rejestrację w KRS podmioty te muszą wykazać przynajmniej 5-letni okres działalności organizacji, której działalność kontynuują lub z inicjatywy której powstały (wypis z KRS lub właściwy dla kraju pochodzenia dokument potwierdzający datę powstania/rejestracji podmiotu zagranicznego). 8) Numer rachunku bankowego: ) Osoba/y do kontaktów roboczych z MSZ upoważniona do reprezentowania/składania wyjaśnień w sprawie oferty: imię i nazwisko:... adres ... telefon:... 2 W przypadku okoliczności opisanych w przypisie do pkt Regulaminu, należy dodatkowo podać datę powstania/rejestracji organizacji-poprzednika lub organizacji będącej inicjatorem rejestracji oferenta w Polsce. 3

4 10) Doświadczenie oferenta we współpracy z Polonią i Polakami za granicą (zgodnie z pkt Regulaminu konkursu): Należy wymienić konkretne działania wraz z czasem ich trwania, wartością i źródłami finansowania. W przypadku realizacji zadań określonych w pkt Regulaminu konkursu dodatkowo wskazane jest przedstawienie doświadczenia w realizacji projektów polegających na finansowym wspieraniu szkół polonijnych na świecie, w przypadku projektów określonych w pkt wskazane jest opisanie doświadczenia w realizacji projektów regrantingowych na rzecz podmiotów pozarządowych. W przypadku okoliczności opisanych w przypisie do pkt Regulaminu, należy opisać także doświadczenie organizacji, której podmiot jest kontynuatorem lub z inicjatywy której powstał. Opis działań Czas trwania Wartość w PLN Źródła finansowania 11) Doświadczenie w gospodarowaniu środkami finansowymi z dowolnych źródeł w kwocie nie mniejszej niż 50 tys. zł w skali wybranego roku kalendarzowego w latach (zgodnie z pkt Regulaminu konkursu): Należy krótko opisać konkretne działania, ich wartość i źródła finasowania. Opisywane projekty nie muszą dotyczyć tematyki polonijnej. W przypadku okoliczności opisanych w przypisie do pkt Regulaminu, należy opisać także doświadczenie organizacji, której podmiot jest kontynuatorem lub z inicjatywy której powstał. Opis działań Czas trwania Wartość w PLN Źródła finansowania 4

5 UWAGA: w przypadku oferty wspólnej powyższe dane należy podać dla każdego z oferentów oddzielnie. II. DANE PROJEKTU 1) Pełna nazwa projektu:... 2) Numer zadania (zgodnie z tabelą w pkt Regulaminu konkursu) Oferty składane w konkursie mogą dotyczyć jedynie zadań: , 2.4., , , spośród zadań opisanych w tabeli w pkt. 2.1 Regulaminu. 3) Data rozpoczęcia realizacji projektu:... 4) Data zakończenia realizacji projektu:... 5) Dane koordynatora projektu (osoba odpowiedzialna za realizację projektu): a) imię i nazwisko:... b) adres ... c) telefony:... Koordynator projektu osoba zarządzająca i koordynująca projekt po stronie oferenta, odpowiedzialna za jego prawidłowe wdrażanie oraz informowanie MSZ o przebiegu jego realizacji. 6) Struktura zarządzania projektem oraz kwalifikacje zawodowe osób zaangażowanych w projekt (po stronie oferenta i ewentualnych partnerów): Należy opisać w szczególności kwalifikacje koordynatora projektu i/lub innych osób zaangażowanych w realizację projektu wraz z zakresem ich obowiązków w projekcie oraz doświadczeniem ) Metody monitorowania realizacji projektu i potrzeb beneficjentów: Należy określić w jaki sposób oferent zamierza na bieżąco sprawdzać stan realizacji projektu... 5

6 III. WSPÓŁPRACA OFERENTA/-ÓW Z MINISTERSTWEM SPRAW ZAGRANICZNYCH Współpraca oferenta z Ministerstwem Spraw Zagranicznych stanowi jedno z kryteriów oceny merytorycznej oferty. Ocenie podlega realizacja projektów na rzecz Polonii i Polaków mieszkających za granicą pod względem poprawności i terminowości przedkładania rozliczeń z udzielonych przez MSZ dotacji, a także rzetelność w informowaniu o źródle finansowania projektów oraz stosowania znaku graficznego MSZ. 1) Lista projektów dotowanych przez MSZ w latach (projekty nie muszą dotyczyć tematyki polonijnej): a) nazwa projektu: b) departament, który udzielił dotacji:.. c) przyznana kwota dotacji: d) przykłady informowania opinii publicznej o źródle finansowania projektu oraz stosowania znaku graficznego MSZ:.. e) data złożenia sprawozdania z działalności zgodnie z art. 12 ust. 2 ustawy z dnia 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach (Dz. U. z 1991 r. Nr 46, poz. 203, z późn. zm.):.. Sprawozdanie z działalności fundacji sprawozdanie składane właściwemu Ministrowi, zgodnie z ustawą z dnia 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach IV. ŹRÓDŁA FINANSOWANIA DZIAŁALNOŚCI OFERENTA/-ÓW ZE ŚRODKÓW PUBLICZNYCH Należy wskazać najważniejsze źródła publiczne z których finansowana była/jest działalność oferenta w latach (wymóg nie dotyczy jednostek samorządu terytorialnego oraz publicznych szkół wyższych). V. ZAŁĄCZNIKI OBOWIĄZKOWE: 1) załącznik nr 1 do oferty Szczegółowy opis projektu; NOWOŚĆ 2) odpis z Krajowego Rejestru Sądowego, innego rejestru lub ewidencji (oryginał lub kopia poświadczona za zgodność z oryginałem); 3) w przypadku podmiotów niezobowiązanych do wpisu do KRS, oświadczenie podające aktualny skład osobowy organów zarządczych oraz organów nadzoru i kontroli (oryginał lub kopia poświadczona za zgodność z oryginałem); 4) w przypadku wyboru innego sposobu reprezentacji niż wynikający z Krajowego Rejestru Sądowego lub innego właściwego rejestru dokument potwierdzający upoważnienie do działania w imieniu oferenta (oryginał lub kopia poświadczona za zgodność z oryginałem); 5) tabelaryczny kosztorys projektu zawierający kalkulację kosztów w trzech podpisanych arkuszach (4a, 4b i 4c); 6

7 6) umowa/porozumienie, o którym mowa w pkt Regulaminu oryginał bądź kopia poświadczona za zgodność z oryginałem (dotyczy oferty wspólnej); Tj. umowa określająca zasady współpracy oferentów wspólnych przy realizacji projektu, w tym zakres obowiązków każdej ze stron umowy. 7) przynajmniej jeden list intencyjny od beneficjentów ze środowisk polonijnych za granicą wskazanych w szczegółowym opisie projektu potwierdzający ich zainteresowanie projektem oraz aktywną współpracę z oferentem (wymóg dotyczy wszystkich ofert składanych w konkursie); w przypadku dokumentów w języku innym niż polski do listu należy dołączyć jego zwykłe tłumaczenie na język polski (nie ma wymogu poświadczania dokumentu za zgodność); NOWOŚĆ Nie należy mylić z listem intencyjnym od partnera/-ów, o którym mowa poniżej. W ramach tegorocznej procedury konkursowej wprowadzono jako obowiązkowe załączniki do oferty dwa rodzaje listów intencyjnych. 8) w przypadku projektów realizowanych w partnerstwie list intencyjny od partnera/-ów wskazanych w szczegółowym opisie projektu potwierdzający ich gotowość do nawiązania partnerstwa z oferentem; w przypadku dokumentów w języku innym niż polski do listu należy jego zwykłe tłumaczenie na język polski (nie ma wymogu poświadczania dokumentów za zgodność); 9) w przypadku projektów regrantingowych dokumenty, o których mowa w pkt i 4.3. Regulaminu konkursu. Projekt regrantingowy projekt polegający na przyznaniu dotacji podmiotowi/podmiotom, który w drodze własnego konkursu rozdzieli granty o wartości do 40 tys. zł pomiędzy inne polskie organizacje, realizujące zadania konkursowe. Do oferty dotyczącej projektów regrantingowych należy dołączyć dokumenty przedstawiające szczegółową koncepcję regrantingu wraz z propozycją procedury zgłaszania ofert i selekcji projektów, propozycję wysokości grantów, jak również przedstawić planowany sposób informowania o konkursie i jego zasadach wśród organizacji potencjalnie zainteresowanych. Do oferty należy dołączyć także informację o wysokości kwot zaplanowanych na granty oraz na działania związane z obsługą projektu i działaniami informacyjnymi. Projekty regrantingowe składane w ramach zadania 5.3 mogą dotyczyć obszarów: Rozwój kontaktów bezpośrednich z Polską lub Utrwalanie więzi z Polską. 10) w przypadku podmiotów wymienionych w przypisie do pkt Regulaminu, dokument potwierdzający datę rejestracji organizacji będącej poprzednikiem oferenta lub właściwy dla kraju pochodzenia dokument potwierdzający datę powstania podmiotu zagranicznego będącego inicjatorem rejestracji oferenta w Polsce. NOWOŚĆ 7

8 V. OŚWIADCZENIA Uwaga: w przypadku oferty wspólnej, poniższe oświadczenia odnoszą się do wszystkich oferentów wspólnych. OŚWIADCZAM (-Y), ŻE: Proponowane w projekcie zadanie w całości mieści się w zakresie działalności statutowej oferenta. Oferent nie działa w celu osiągnięcia zysku i przeznacza całość dochodów na realizację celów statutowych oraz nie przeznacza zysku do podziału między swoich członków/udziałowców/akcjonariuszy i pracowników. W stosunku do oferenta ubiegającego się o dofinansowanie nie zachodzi żadna z przesłanek wykluczenia z udziału w konkursie, o których mowa w pkt Regulaminu konkursu. W zakresie związanym z otwartym konkursem ofert, w tym z gromadzeniem, przetwarzaniem i przekazywaniem danych osobowych, a także wprowadzaniem ich do systemów informatycznych, osoby, których te dane dotyczą, złożyły wymagane oświadczenia zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2014, poz. 1182). Wszystkie podane w ofercie oraz w załącznikach informacje są zgodne z aktualnym stanem prawnym i faktycznym. Dane określone w I części oferty są zgodne z Krajowym Rejestrem Sądowym/właściwą ewidencją. Oferent nie zalega z opłacaniem należności z tytułu zobowiązań podatkowych. Oferent nie zalega z opłacaniem należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne. Oferta została podpisana przez osobę/osoby uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu podmiotu składającego ofertę. Należy zaznaczyć krzyżykiem właściwe odpowiedzi: W ramach składanej oferty przewiduje się / nie przewiduje się pobierania opłat od adresatów/uczestników zadania. Oferent jest/ nie jest podatnikiem VAT w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. (Dz. U. z 2011 r. Nr 177 poz z późn. zm.).... (podpisy osób upoważnionych do składania oświadczeń woli w imieniu oferenta/oferentów - podpisy nieczytelne powinny być opatrzone pieczęciami lub czytelnymi opisami) Data:. 8

9 Załącznik nr 1 do oferty Szczegółowy opis projektu Przeniesienie głównej zawartości merytorycznej dotychczasowej oferty do osobnego załącznika. W tej części przedstawiamy szczegółowe informacje na temat planowanego do realizacji projektu. I. SZCZEGÓŁOWE INFORMACJE O PROJEKCIE 1) Streszczenie projektu z uwzględnieniem charakterystyki działań zgodnej z wymogami dla danego zadania zawartymi w pkt. 2.1 Regulaminu konkursu (nie więcej niż pół strony tekstu): 2) W przypadku projektów cyklicznych bądź projektów będących kontynuacją wcześniejszych działań należy opisać dotychczasowe działania i ich rezultaty: Wartościowanie projektów cyklicznych lub stanowiących kontynuację wcześniejszych działań w oparciu o ewaluację dotychczasowych rezultatów. 3) Cel ogólny projektu: Cel, do osiągnięcia którego projekt ma się istotnie przyczynić w perspektywie długoterminowej, ale który nie zostanie zrealizowany bezpośrednio po zakończeniu projektu. Cel ogólny odnosi się nie tylko do bezpośredniego beneficjenta/beneficjentów projektu, ale obejmuje przede wszystkim skutki dla członków danej społeczności (np. mieszkańców regionu) i kwestie dla niej wspólne (np. podniesienie poziomu nauczania języka polskiego na Ukrainie) ) Cele bezpośrednie i oczekiwane efekty realizacji projektu (należy wymienić w punktach): Cel odnoszący się bezpośrednio do problemu, który ma być rozwiązany poprzez realizację działań w ramach projektu, a także do beneficjenta/beneficjentów, do którego/których projekt jest skierowany. Cel bezpośredni musi być osiągnięty przy wykorzystaniu środków dostępnych w projekcie, czyli wraz z zakończeniem finansowania. Cel bezpośredni należy zdefiniować tak, aby wskazywał na trwałe zmiany, rozumiane jako efekty (korzyści), jakie projekt przyniesie jego beneficjentowi/beneficjentom (np. modernizacja sal lekcyjnych, popularyzacja postaci Jana Karskiego)

10 Efekty projektu stanowią korzyść, trwałą zmianę dla beneficjenta/beneficjentów projektu, którą wywołuje jego realizacja. Efekty projektu wykraczają poza bezpośrednie produkty (rezultaty) i stanowią trwałe następstwa zrealizowanych działań ) Grupa docelowa: Należy wskazać grupę społeczną, do której skierowane są działania projektu i która korzysta z jego efektów (np. dzieci polskiego pochodzenia mieszkające na Litwie, nauczyciele języka polskiego, odbiorcy polskich mediów na Ukrainie, etc.). Należy określić szacunkową liczbę osób, ich wiek i region zamieszkania. Nie należy ogólnie wskazywać jako grupy docelowej Polonii i Polaków za granicą ) Beneficjenci projektu: Należy wskazać konkretny podmiot, osobę lub organizację, będącą bezpośrednim odbiorcą pomocy (np. konkretna szkoła polska na Litwie, konkretna redakcja na Ukrainie, Kongres Polonii Amerykańskiej, etc.). Dobór beneficjentów powinien być maksymalnie wyczerpujący, stwarzający równość szans, jak i uwzględniający dodatkowe warunki wskazane w pkt Regulaminu konkursu. a) W przypadku projektów dotyczących szkół oraz mediów należy dołączyć pełną listę beneficjentów projektu z danego obszaru terytorialnego z podaniem lokalizacji oraz szacunkową liczbę osób odnoszących korzyści z projektu (uczniów/odbiorców); b) W odniesieniu do projektów dotyczących infrastruktury należy wskazać dokładną lokalizację obiektu oraz szacunkową liczbę osób z niego korzystających;... Poprzez beneficjentów projekt dociera do ostatecznych odbiorców takich jak uczniowie, czytelnicy czy uczestnicy imprez. Beneficjent może, ale nie musi być partnerem. Zgodnie z wymogami formalnymi do składanej oferty należy dołączyć przynajmniej jeden list intencyjny od beneficjentów ze środowisk polonijnych za granicą wskazanych w powyższym punkcie, potwierdzający ich zainteresowanie projektem oraz aktywną współpracę z oferentem. 7) Uzasadnienie potrzeby realizacji projektu w odniesieniu do potrzeb Polonii i Polaków w kontekście lokalnych uwarunkowań społeczno-kulturowych oraz polityczno ekonomicznych w danym obszarze tematycznym i terytorialnym: ) W przypadku projektów dotyczących działań skierowanych do więcej niż jednego kraju, poniżej należy wymienić wszystkie kraje oraz określić jaki procent kwoty dotacji przeznaczonej na działania programowe przeznaczony będzie na każdy z krajów:

11 9) Szczegółowy harmonogram projektu z krótkim opisem działań w projekcie: 1. Nazwa działania Termin i miejsce realizacji Podmiot odpowiedzialny Dodatkowe informacje ) Dobór proponowanych działań do realizacji założonych rezultatów wraz z ich wskaźnikami: Każde działanie musi przyczynić się do osiągnięcia konkretnego rezultatu. Rezultat jest rozumiany jako produkt, bezpośredni wynik zrealizowanych działań projektowych, przy czym możliwe jest, iż kilka działań przyniesie jeden rezultat. Istotą rezultatu jest to, że jest on policzalny dzięki wskaźnikom (np. 3 wydarzenia rocznicowe). Rezultaty projektu przyczyniają się do osiągnięcia założonych celów bezpośrednich. Mogą mieć wymiar fizyczny (np. wynik zakupu: podręczniki do nauki języka polskiego) lub niematerialny (np. produkty wykonanych usług: konferencja, ekspertyza, szkolenie). Wskaźnik rezultatu miernik pozwalający na określenie bezpośredniego wyniku działań realizowanych w ramach projektu. Wskaźniki rezultatów mogą być ilościowe (np. liczba zrealizowanych szkoleń) i jakościowe (np. poziom zadowolenia z kursu języka polskiego). Źródła wskaźnika precyzują skąd będzie pochodziła wiarygodna informacja dotycząca osiągnięcia poszczególnych wskaźników rezultatów projektu (np. ankieta satysfakcji uczestnika, protokół przekazania sprzętu komputerowego, dokumentacja szkolna, statystyka użytkowników strony internetowej). W poniższej tabeli należy wymienić główne działania, przyporządkować im zakładane rezultaty, a także wskaźniki i ich źródła. Informacja na temat stopnia osiągnięcia zakładanych rezultatów z odniesieniem do poniższej tabeli powinna być zawarta w końcowym sprawozdaniu z realizacji projektu. 1. Nazwa działania Zakładany rezultat Proponowany wskaźnik rezultatu Źródło wskaźnika

12 ) Trwałość projektu: Określenie wpływu efektów projektu na osiągniecie trwałej zmiany, utrzymanie efektów po zakończeniu projektu pozwalających na kontynuację/realizację dalszych działań bez konieczności ponownego dofinansowania lub/i wygenerowanie tzw. efektu multiplikacji.... Trwałość projektu - utrzymanie efektów projektu po jego zrealizowaniu. Efekt multiplikacji - rozszerzanie korzyści wynikających z danego projektu na podmioty/grupy osób nie biorących w nim bezpośredniego udziału (podniesienie sprawności organizacyjnej członków danej organizacji jako efekt szkolenia dla liderów tej organizacji). 12) Czynniki zewnętrzne umożliwiające realizację projektu zgodnie z ofertą oraz ryzyka, które mogłyby uniemożliwić/utrudnić działania lub osiągnięcie założonych celów: Należy opisać również działania podejmowane w celu minimalizacji zagrożeń lub ich eliminacji ) Dodatkowe informacje o projekcie:.. Przykłady informacji dla różnego rodzaju projektów: a) W przypadku szkoleń należy dołączyć ramowy program szkolenia wraz z informacją na temat planowanej liczby uczestników, liczby godzin szkoleniowych, kwalifikacji wykładowców/trenerów, a także list od potencjalnego beneficjenta/beneficjentów, wyrażający zapotrzebowanie na dany rodzaj szkolenia; b) W przypadku publikacji należy dołączyć opis zawartości merytorycznej (np. konspekt, spis rozdziałów) wraz z informacją na temat autorów, parametrów technicznych, form dystrybucji; c) W przypadku zakupów wyposażenia/sprzętu należy dołączyć wyczerpujący opis produktów wraz z ich przeznaczeniem; d) W przypadku inwestycji należy dołączyć opis zakresu prac, dostępność dostawców/wykonawców na lokalnym rynku, opis planowanych zakupów, ilości i rodzaju materiałów, ewentualnie studium wykonalności i plan finansowania wyremontowanej/zbudowanej infrastruktury po zrealizowaniu projektu. W przypadku inwestycji budowlanych należy opisać w szczególności: lokalizację nieruchomości, planowane terminy rozpoczęcia i zakończenia inwestycji, stan prawny nieruchomości w chwili składania oferty, ewentualne zakładane zmiany stanu prawnego po przeprowadzeniu inwestycji, sposób wyboru wykonawcy inwestycji/dostawcy materiałów, a także inne informacje mające znaczenie dla oceny oferty; e) W przypadku projektów konserwatorskich dla zadania 4.6. należy przedstawić wytyczne konserwatorskie dotyczące planowanych działań; 12

13 f) W przypadku projektów dotyczących zbiorów archiwalnych i bibliotecznych należy przedstawić rekomendacje Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych lub Biblioteki Narodowej; g) W przypadku wymian międzyszkolnych należy przedstawić kopię zawartej wcześniej umowy potwierdzającej wcześniejszą współpracę między szkołą polską i szkołą polonijną. W opisie należy zawrzeć informacje na temat miejsca i terminu pobytu, liczby uczestników (z zagranicy i z Polski), sposobu ich rekrutacji oraz programu edukacyjnego; W przypadku innych działań nieobjętych powyższym katalogiem należy dołączyć opis zawierający wyczerpującą informację o danym działaniu i jego beneficjentach. Powyższe opisy nie powinny przekraczać 1 strony tekstu. II. PARTNERZY W PROJEKCIE W ROZUMIENIU PKT. 7 REGULAMINU KONKURSU Uwaga: do oferty należy dołączyć list intencyjny od wskazanego poniżej partnera/partnerów Podmiot składający ofertę może powierzyć realizację części zadań w projekcie partnerowi. Realizacja projektu w partnerstwie nie jest tożsama ze złożeniem oferty wspólnej. Partner to podmiot współpracujący z oferentem, stanowiący jego wsparcie merytoryczne i organizacyjne. Partner od początku bierze aktywny udział w projekcie: w formułowaniu jego założeń, oferty oraz w realizacji projektu. Zaangażowanie partnera w projekt ma charakter niedochodowy. Partner może wnieść do projektu swój własny wkład finansowy lub inny (rzeczowy, merytoryczny, osobowy) powiększając tym samym wkład własny oferenta. W wypadku współpracy partnerskiej do oferty należy dołączyć list intencyjny, potwierdzający gotowość partnera do nawiązania takiej współpracy. Jeśli oferent zamierza przekazywać partnerowi środki finansowe, przed podpisaniem umowy dotacji musi zostać przedstawiona formalna umowa partnerska określająca zasady i warunki współpracy oferenta z partnerem (w szczególności: cel partnerstwa, zadania i obowiązki stron, zakres i zasady finansowania projektu oraz zasady podejmowania decyzji w partnerstwie). Nie ma ograniczeń co do liczby partnerów uczestniczących w realizacji danego projektu. Partnerzy powinni mieć realny udział w planowaniu i realizacji projektu. W szczególnie uzasadnionych przypadkach partnerem w projekcie może być organizacja niezarejestrowana lub nieformalna grupa osób. 1) Partnerzy z kraju beneficjenta pomocy (jeśli dotyczy): a. nazwa:.. b. adres:... c. telefony:.... d e. strona WWW:.. f. osoba kontaktowa (imię, nazwisko, funkcja):.. g. informacja o partnerze i historia dotychczasowej współpracy: 13

14 Należy opisać doświadczenie partnera w obszarze merytorycznym i geograficznym projektu h. forma współpracy z partnerem: Należy wskazać rolę partnera w realizacji projektu oraz zakres jego odpowiedzialności, a także opisać sposób wyłonienia partnera ) Partnerzy krajowi (jeśli dotyczy): a. nazwa:.. b. adres:... c. telefony:.. d e. strona WWW:... f. osoba kontaktowa (imię, nazwisko, funkcja):... g. informacja o partnerze i historia dotychczasowej współpracy: Należy opisać doświadczenie partnera w obszarze merytorycznym i geograficznym projektu h. forma współpracy z partnerem: Należy wskazać rolę partnera w realizacji projektu oraz zakres jego odpowiedzialności, a także opisać sposób wyłonienia partnera..... III. KOSZTY PROJEKTU dane powinny być zgodne z danymi w kosztorysie stanowiącym załącznik do oferty 1) całkowity koszt projektu: 2) kwota wnioskowanej dotacji:.... 3) opis i wycena wkładu własnego o minimalnej wartości określonej w pkt Regulaminu konkursu:... Wkład własny oferenta środki finansowe własne lub pochodzące z innych źródeł, w tym z wpłat i opłat adresatów projektu oraz innych niż MSZ źródeł publicznych i niepublicznych. Wkład własny może mieć również formę wkładu niefinansowego (osobowego lub rzeczowego). Minimalna wartość wkładu własnego oferenta wynosi 5 % całkowitego kosztu projektu. Partner może wnieść do projektu swój własny wkład finansowy lub inny (rzeczowy, merytoryczny, osobowy) powiększając tym samym wkład własny oferenta. 4) wysokość kosztów administracyjnych o maksymalnej wartości określonej w pkt Regulaminu konkursu oraz ich opis: 14

15 Koszty administracyjne koszty związane z zarządzaniem i obsługą projektu po stronie oferenta i/lub partnera, stanowiące maksymalnie 10 % całkowitego kosztu projektu. 5) uwagi, które mogą mieć znaczenie przy ocenie kosztorysu:.... 6) finansowe środki w budżecie projektu z innych niż MSZ źródeł publicznych i niepublicznych: Należy wskazać źródło pochodzenia środków, ich wysokość oraz informację o dacie/przewidywanej dacie otrzymania środków. Informacje muszą być spójne z przedłożonym kosztorysem..... (podpisy osób upoważnionych do składania oświadczeń woli w imieniu oferenta/oferentów podpisy nieczytelne powinny być opatrzone pieczęciami lub czytelnymi opisami) Data:. 15

16 Załączniki finansowe wskazówki ogólne Ze środków z dotacji MSZ sfinansować można jedynie działania niezbędne w celu realizacji zadania publicznego oraz osiągnięcia jego rezultatów. W trakcie oceny merytorycznej poszczególnych ofert MSZ zwraca uwagę na stosunek kosztów do planowanych celów bezpośrednich, uzasadnienie poszczególnych pozycji kosztowych i ich wysokości oraz rzetelną wycenę wkładu własnego. W związku z powyższym, przed złożeniem oferty należy upewnić się czy wykazane w budżecie koszty zostały skalkulowane racjonalnie oraz czy załączniki finansowe nie posiadają żadnych błędów rachunkowych. Zgodność kwotowa pomiędzy załącznikami finansowymi w odniesieniu do wysokości poszczególnych źródeł finansowania, a także pokrycie z informacjami podanymi w Szczegółowym opisie projektu. Katalog kosztów objętych ewentualnym dofinasowaniem oraz szczegółowe zasady kwalifikowania kosztów projektu określone zostały w Istotnych postanowieniach umowy dotacji stanowiących załącznik nr 2 do Regulaminu Konkursu ( 5 IPUD). W załączniku 4c należy wpisać jedynie koszty programowe projektu (koszty związane z działaniami projektowymi o charakterze merytorycznym, bez kosztów administracyjnych). W miarę możliwości należy precyzyjnie określić wysokość dotacji MSZ w podziale na konkretne kraje, z których pochodzą beneficjenci projektu. Jeżeli specyfika projektu uniemożliwia wypełnienie załącznika lub podanie precyzyjnych kwot/nazw konkretnych krajów, należy w komórce tabeli wpisać stosowne wyjaśnienie. Niezależnie od treści załącznik musi być podpisany przez umocowane osoby. Obowiązek złożenia podpisów osób upoważnionych do składania oświadczeń woli na każdym z załączników finansowych. 16