Kodeks Postępowania i Etyki

Transkrypt

1 Sojitz Group Kodeks Postępowania i Etyki Working with integrity. Building trust.

2 Przesłanie od Dyrektora Naczelnego Sojitz Corporation Szanowni Współpracownicy, Od ponad stu lat nasza Firma wykazuje się niezachwianym zaangażowaniem na rzecz prowadzenia działalności gospodarczej w uczciwy sposób. Dzięki temu zaangażowaniu zyskaliśmy na całym świecie renomę firmy postępującej praworządnie i etycznie oraz zdobyliśmy zaufanie naszych interesariuszy. Ponieważ wierzymy, że sposób prowadzenia działalności jest równie ważny jak osiągane wyniki, stale dążymy do wykorzystania naszych zróżnicowanych funkcji i globalnej perspektywy do tworzenia odpowiedzialnej społecznie firmy wnoszącej wkład w życie lokalnych społeczności. Chciałbym, abyście wszyscy byli dumni z tego, że jesteście członkami Grupy Sojitz i przejawiali tę dumę w sposobie wykonywania pracy. Bez względu na role, jakie pełnicie, Wasze decyzje wpływają na naszą renomę i mają zasadnicze znaczenie dla dalszego wzrostu i rozwoju naszej Firmy. Niniejszy Kodeks postępowania i etyki (zwany dalej Kodeksem) określa podstawowe zasady i wysokie normy etyczne, którymi powinni się kierować wszyscy pracownicy grupy na całym świecie. Zachęcam do korzystania z zasobów określonych w niniejszym Kodeksie, które będą pomocne w zrozumieniu związku pomiędzy zasadami Kodeksu a wykonywaną pracą. Zobowiązujemy się do tworzenia i utrzymywania przyjaznego środowiska pracy oraz kultury otwartej komunikacji umożliwiającej natychmiastowe przedstawianie pojawiających się pytań i wątpliwości. Proszę, abyście poświęcili czas na zapoznanie się z Kodeksem oraz korzystali z niego w trudnych sytuacjach. Działając uczciwie, zapewniamy dalszy wzrost renomy naszej firmy jako godnego zaufania partnera biznesowego oraz jej sukcesy i dynamikę w przyszłości. Yutaka Kase Dyrektor Naczelny Sojitz Corporation 2

3 NASZE POSTĘPOWANIE W BIZNESIE 11 Spis treści Kontrola handlu Zgodność łańcucha dostaw z przepisami Niniejszy Kodeks postępowania i etyki Odpowiedzialność za produkt 16 Żądania informacji ze strony rządu 33 (zwany dalej Kodeksem) składa się z pięciu rozdziałów oraz zamieszczonego na końcu streszczenia. Każdy rozdział zawiera Konkurencja 18 Wykorzystywanie informacji poufnych 34 informacje ogólne oraz szczegółowe wytyczne i instrukcje dotyczące czynności służbowych przedstawione w podrozdziałach PODSTAWOWE WYTYCZNE, UWAGA oraz PYTANIA i ODPOWIEDZI. Szczególną Konflikty interesów Prezenty i rozrywka NASZ PROGRAM ZGODNOŚCI Z PRZEPISAMI O programie zgodności z przepisami uwagę należy zawsze zwracać na wytyczne przedstawione w podrozdziale UWAGA, dotyczące konkretnych sytuacji, które mogą zaistnieć podczas wykonywania pracy. Te i inne podobne sytuacje będą wymagały PRZESŁANIE DYREKTORA NACZELNEGO 2 Przekupstwo i korupcja Zapobieganie praniu brudnych pieniędzy oraz wymuszeniom Podejmowanie etycznych decyzji Zgłaszanie naruszeń konsultacji z odpowiednimi służbami Firmy oraz podjęcia odpowiednich decyzji. *Niniejszy Kodeks obowiązuje wszystkich pracowników grupy. Użyte w niniejszym Kodeksie określenia nasza Firma, my oraz nas oznaczają wszystkie jednostki NASZE WARTOŚCI Nasza misja i podstawowe zasady Odpowiedzialność społeczna firmy Działalność społeczna i polityczna NASZE AKTYWA I DANE Informacje zastrzeżone i poufne Postępowanie wyjaśniające NASZ KODEKS W SKRÓCIE biznesowe i spółki zależne należące do naszej grupy na człym świecie. NASI PRACOWNICY Przyjazne środowisko 8 9 Ochrona danych Bezpieczeństwo informatyczne (IT) OBOWIĄZYWANIE I ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA STOSOWANIE NINIEJSZEGO KODEKSU POSTĘPOWANIA I ETYKI 43 BHP 10 Tworzenie i zarządzanie dokumentacją działalności 29 Relacje z inwestorami i mediami 31 3

4 Nasze Wartości Zobowiązujemy się żyć i pracować zgodnie z określonymi podstawowymi wartościami, którymi kierujemy się w naszych decyzjach i działaniach. Przywiązujemy wagę do obywatelskiej postawy naszej firmy oraz do wykorzystywania czasu i zasobów na rzecz zmian społecznych poprzez prowadzoną przez nas na całym świecie działalność handlową. 4

5 Deklaracja grupy Sojitz Grupa Sojitz tworzy nowe źródła dobrobytu, łącząc gospodarki, kultury oraz społeczeństwa różnych krajów świata w duchu uczciwości. Dewiza grupy Sojitz 5

6 Nasza misja i podstawowe zasady Nasza misja polega na zrozumieniu zróżnicowanych potrzeb i oczekiwań naszych interesariuszy na całym świecie oraz uczciwym zaspokajaniu tych potrzeb i oczekiwań. Zobowiązujemy się do budowania i wzmacniania opartych na zaufaniu relacji z wszystkimi interesariuszami poprzez oferowanie in nowych wartości w nowy sposób. CV Utrzymywać najwyższe standardy etyczne i postępować uczciwie. Podczas realizacji naszej misji dołożymy wszelkich starań, aby zawsze: Koncentrować się na połączeniu wyników biznesowych z zadowoleniem i sukcesem interesariuszy. Przestrzegać ducha i litery przepisów prawa i regulacji dotyczących naszej działalności gospodarczej. Chronić zdrowie, bezpieczeństwo i godność pracowników oraz kierować zakładami pracy w sposób odpowiedzialny i pełen szacunku. Żyjemy w czasach szybko zmieniających się relacji, nowej rzeczywistości i zwiększonej presji na jednostkę jako członka globalnej społeczności. Opieramy się na naszych podstawowych, trwałych i sprawdzonych wartościach, które są dla nas rodzajem etycznego kompasu. 6

7 Odpowiedzialność społeczna firmy (w skrócie OSF) Zasady OSF obowiązujące w grupie Sojitz Dążymy do prowadzenia działalności w harmonii ze społeczeństwem i środowiskiem, stale przestrzegając deklaracji grupy Sojitz. W duchu deklaracji grupy Sojitz oraz zasad OSF obowiązujących w grupie Sojitz uznaliśmy OSF za priorytet w zakresie zarządzania oraz za wartość korporacyjną. Realizacja odpowiedzialności społecznej Odpowiedzialność społeczna firmy nie oznacza jedynie spełnienia oczekiwań prawnych, ale również postępowanie wykraczające poza zgodność z przepisami, jak również zwiększenie inwestycji w kapitał ludzki, środowisko oraz relacje z interesariuszami. OSF jest częścią misji naszej Firmy. Odpowiedzialność społeczna firmy nie oznacza jedynie spełnienia oczekiwań prawnych, ale również postępowanie wykraczające poza zgodność z przepisami, jak również zwiększenie inwestycji w kapitał ludzki, środowisko oraz relacje z interesariuszami. Wykraczanie poza podstawowe zobowiązania prawne może też w bezpośredni sposób wpływać na produktywność, otwierając drogę do zarządzania zmianami i pogodzenia rozwoju społecznego z poprawą konkurencyjności. Jako członek globalnej społeczności i firma o obywatelskiej postawie dołożymy wszelkich starań, aby: przyczyniać się do tworzenia zrównoważonego społeczeństwa poprzez uwzględnienie OSF w naszej podstawowej strategii biznesowej, strukturze kierowniczej oraz działaniach operacyjnych, wspierać ochronę środowiska na całym świecie oraz rozwiązywanie problemów ubóstwa i łamania praw człowieka, stosować i kontrolować uczciwość w naszych działaniach biznesowych oraz sprzeciwiać się wszelkiej bezprawnej dyskryminacji i zastraszaniu pracowników ze względu na rasę, kolor skóry, wyznanie, płeć, ciążę, narodowość, wiek, niepełnosprawność lub z innych zabronionych prawnie względów oraz zapobiegać przekupstwu i korupcji w jakiejkolwiek formie, która może wyniknąć w toku działalności firmy. Dodatkowe informacje na temat OSF można uzyskać klikając link Corporate Social Responsibility (Odpowiedzialność społeczna firmy) na stronie lub 7

8 Nasi Pracownicy Jednym z naszych najcenniejszych i podstawowych aktywów są nasi pracownicy. Cenimy unikalne połączenie talentów, doświadczenia i perspektyw, które wnosi każdy pracownik, umożliwiając osiągnięcie sukcesu naszej firmie. Pragniemy tworzyć zintegrowane, oparte na szacunku, bezpieczne i zdrowe środowisko pracy, w którym nasi pracownicy będą mogli jak najlepiej wykonywać swoje obowiązki. 8

9 PYTANIA I ODPOWIEDZI? Przyjazne środowisko Dokładamy starań, aby stworzyć przyjazne środowisko pracy w duchu poszanowania praw człowieka i ochrony prywatności. Dążymy także do zapewnienia miejsca pracy wolnego od przejawów nękania, bez dyskryminacji ze względu na rasę, kolor skóry, wyznanie, płeć, ciążę, narodowość, wiek, niepełnosprawność lub z innych zabronionych prawnie względów. Staramy się także stale zwiększać otwartość naszych miejsc pracy, podkreślając znaczenie komunikacji pracowników z ich przełożonymi oraz pomiędzy wszystkimi pracownikami, szczególnie ze względu na charakteryzującą nas różnorodność. Dzięki temu wszyscy będą mogli lepiej wypełniać swoje obowiązki, z większym wzajemnym szacunkiem i zaufaniem. Rozumiemy potrzebę zachowania równowagi pomiędzy pracą i życiem osobistym oraz wspieramy wszystkich naszych pracowników w wysiłkach zmierzających do uzyskania takiej równowagi. PODSTAWOWE WYTYCZNE Równe szanse zatrudnienia. Wyznajemy zasadę zapewniania równych szans zatrudnienia pracownikom i kandydatom, zgodnie z przepisami każdego kraju, w którym prowadzimy działalność. Praktyki w ramach stosunku pracy. Stosujemy uczciwe praktyki w ramach stosunku pracy, a w szczególności nie korzystamy z przymusowej ani niewolniczej pracy dzieci. Wzajemny szacunek. Zobowiązujemy się do tworzenia środowiska pracy, w którym każda osoba jest traktowana z szacunkiem i nie tolerujemy nękania, które może obejmować między innymi wypowiedzi, wiadomości , gesty lub działania o obraźliwym lub niepożądanym charakterze, wyrażające groźbę, wpływające negatywnie na wyniki pracy lub powodujące niepotrzebny dyskomfort, upokorzenie albo wyrządzające krzywdę. P.: Mój współpracownik zadaje pytania i żartuje na temat rasy innego współpracownika innej narodowości - prawdopodobnie po części z ciekawości. Wydaje się, że współpracownik, którego to dotyczy, nie ma nic przeciwko temu, ale czy takie zachowanie stanowi problem? O.: Tak, tego typu zachowanie jest niezgodne z naszymi standardami. Proszę pamiętać, że niewłaściwe uwagi na temat cech osobowych innego pracownika mogą zostać uznane za przejaw dyskryminacji lub nękania. Nawet jeśli współpracownik nie ma nic przeciwko temu, proszę skontaktować się z regionalnym przedstawicielem działu prawnego i/lub działu ds. zgodności z przepisami, aby omówić tę sytuację. (!) UWAGA Należy zwrócić uwagę na następujące sytuacje: Nadużywanie władzy przez przełożonego wobec podwładnego, które przekracza odpowiedni poziom Niechciane propozycje seksualne wobec innego współpracownika 9

10 PYTANIA I ODPOWIEDZI? BHP Ochrona zdrowia i bezpieczeństwa pracowników jest jedną z naszych podstawowych wartości. Poprzez przywódczą rolę kierownictwa i współdziałanie pracowników wskazujemy, że zależy nam na zapewnieniu bezpiecznego miejsca pracy sprzyjającego wypełnianiu obowiązków służbowych. Wszyscy - w tym także osoby zaangażowane bezpośrednio w produkcję - mamy obowiązek przestrzegania odpowiednich przepisów, regulaminów, praktyk i środków ostrożności, aby chronić siebie, współpracowników i klientów. Uważamy, że to ważne, abyśmy wszyscy kończyli każdy dzień pracy bezpiecznie i w dobrym zdrowiu. PODSTAWOWE WYTYCZNE Niebezpieczne działania. Ważne, aby o każdym niebezpiecznym działaniu, ryzykownym zachowaniu, sytuacji grożącej wypadkiem lub niepożądanym narażeniu zdrowia lub bezpieczeństwa jak najszybciej zawiadomić swojego przełożonego. W razie doznania obrażeń. Niezwłocznie i dokładnie zgłosić wszystkie obrażenia. Niezwłoczne i dokładne zgłoszenia pomagają w podjęciu działań zapobiegających ponownemu wystąpieniu zdarzenia. Niezgłoszenie obrażeń może zwiększyć ryzyko ponownego wystąpienia zdarzenia, opóźnić odpowiednie leczenie i narazić naszą Firmę na konieczność zapłaty znaczących odszkodowań i kar. Zdolność do pracy. Zabrania się posiadania, stosowania lub sprzedaży nielegalnych substancji na terenie Firmy oraz wykonywania pracy pod wpływem alkoholu bądź nielegalnych substancji. Przemoc w miejscu pracy. Zabrania się stosowania gróźb, aktów przemocy, zastraszania oraz posiadania lub sprzedaży broni palnej albo innego rodzaju broni na terenie firmy lub podczas wykonywania pracy na rzecz Firmy. P.: Usłyszałem, jak współpracownik grozi innemu pracownikowi, który bał się zgłosić tę sytuację. Co powinienem zrobić? O.: Natychmiast poinformować o zdarzeniu swojego przełożonego lub przedstawiciela działu prawnego i/lub działu ds. zgodności z przepisami. Nie tolerujemy gróźb ani aktów przemocy i dokładnie wyjaśniamy wszystkie zgłoszone przypadki. (!) UWAGA Należy zwrócić uwagę na następujące sytuacje: Naruszanie zasad firmy oraz odpowiednich przepisów prawa pracy dotyczących ograniczeń czasu pracy Niebezpieczne czynności lub warunki pracy, w tym nieprzestrzeganie lokalnych przepisów ruchu drogowego, w tym prowadzenie pojazdu mechanicznego po spożyciu alkoholu nieużywanie sprzętu ochronnego lub nieprzestrzeganie norm bezpieczeństwa obowiązujących w Firmie manipulowanie przy zabezpieczeniach sprzętu lub maszyn albo blokowanie wyjść pożarowych bądź ewakuacyjnych Nieprzestrzeganie zasad Firmy dotyczących przewozu i utylizacji materiałów i substancji niebezpiecznych 10

11 Nasze Postępowanie w Biznesie Zaufanie, wzajemny szacunek i etyczne zachowanie są podstawą naszych relacji z partnerami biznesowymi, klientami, pracownikami oraz innymi interesariuszami. W ramach tych relacji musimy prowadzić naszą działalność uczciwie i zgodnie z najwyższymi normami etycznymi. Nasze zachowanie musi być przy tym zawsze zgodne z literą i duchem zasad Firmy, odpowiednimi przepisami prawa i regulacjami. Powinno także opierać się na dobrej ocenie biznesowej. 11

12 Kontrola handlu Zobowiązujemy się do przestrzegania odpowiednich zasad kontroli handlu i związanych z nimi przepisów obowiązujących w krajach, w których prowadzimy działalność, a także do krajowych i regionalnych programów zapewnienia międzynarodowego bezpieczeństwa i pokoju. Przepisy związane z kontrolą handlu odnoszą się do transgranicznego ruchu towarów, usług oraz technologii i dotyczą wielu aspektów naszych działań operacyjnych - nie tylko wysyłki produktów. Wymiana informacji w granicach kraju oraz poza granicami, w tym wiadomości oraz dostęp do sieci, także podlegają zasadom kontroli handlu. Przepisy związane z kontrolą handlu odnoszą się do transgranicznego ruchu towarów, usług oraz technologii i dotyczą wielu aspektów naszych działań operacyjnych. PODSTAWOWE WYTYCZNE Dokładna klasyfikacja. Aby określić wysokość cła i podatku do zapłaty, należy sklasyfikować i przypisać właściwy numer taryfy celnej USA (ang. Harmonized Tariff Schedule, w skrócie HTS). Należy zawsze pamiętać, że nie wolno zaniżać wartości towarów w dokumentacji handlowej, ani próbować uzyskać korzyści ekonomicznej poprzez nieuprawnione korzystanie z preferencyjnych programów celnych. Klasyfikacja eksportowa. Przed eksportem należy zweryfikować klasyfikację eksportową produktu, oprogramowania lub technologii, aby ustalić, czy wymagane jest uzyskanie specjalnych uprawnień, np. licencji eksportowej. Przesiewowa kontrola transakcji. Należy prowadzić przesiewową kontrolę swoich transakcji pod kątem odpowiednich przepisów ograniczających transakcje z pewnymi podlegającymi sankcjom krajami i osobami oraz transakcje dotyczące produktów o zabronionym przeznaczeniu końcowym. Przesiewowa kontrola partnerów biznesowych. Należy prowadzić przesiewową kontrolę swoich partnerów biznesowych, dostawców oraz stron uczestniczących w transakcjach pod kątem rządowych wykazów krajów ściśle obserwowanych oraz z należytą starannością weryfikować użytkowników końcowych oraz końcowe przeznaczenie produktów. Należy także sprawdzać, czy transakcje nie są prowadzone z udziałem pośredników w celu obejścia przepisów kontroli handlu. Korzystanie z pośrednictwa celnego osób trzecich. Nie należy nadmiernie polegać na pośrednictwie celnym oraz usługach świadczonych przez osoby trzecie. Należy także podjąć odpowiednie kroki w celu dostarczenia władzom przez nas lub naszych pośredników dokładnych i pełnych informacji dotyczących wartości towaru, kraju pochodzenia i innych wymaganych danych, szczególnie w przypadku tych transakcji, w których ponosimy ryzyko jako importer lub eksporter. 12

13 (!) UWAGA Należy zwrócić uwagę na następujące sytuacje: Kontrola handlu (c.d.) PYTANIA I ODPOWIEDZI P.: Otrzymaliśmy od nowego klienta zamówienie na niezwykle dużą ilość specjalnego paliwa. Klient znajduje się w kraju, do którego możemy dostarczać towary, ale słyszeliśmy, że klient może być blisko związany z władzami kraju, do którego nie wolno dostarczać towarów. To duża transakcja, a nasz lokalny przedstawiciel mówi, że nie ma się czym martwić. Czy możemy po prostu założyć, że paliwo zostanie wykorzystane w kraju, do którego dokonamy dostawy, czy też stanowi to problem? O.: Posiadane informacje wskazują, że paliwo może zostać wysłane do kraju objętego zakazem. W tym przypadku występuje na tyle dużo sygnałów ostrzegawczych, że trzeba skonsultować się z regionalnymi przedstawicielami działu prawnego i/lub działu ds. zgodności z przepisami.? Importerzy i eksporterzy amerykańskich produktów, usług i technologii o podwójnym zastosowaniu lub o zastosowaniu wojskowym, którzy nie rozważają dokładnie ewentualnych wymogów w zakresie zgodności z amerykańskimi przepisami eksportowymi lub amerykańskimi przepisami dotyczącymi międzynarodowego handlu bronią Podmioty, które mogą znajdować się na rządowych wykazach krajów ściśle obserwowanych lub działalność podejrzewana o związek z budową, wykorzystaniem i/lub przechowywaniem broni biologicznej, chemicznej lub jądrowej albo innej broni masowego rażenia Nieścisłości na fakturach za importowane towary polegające na tym, że cena nie odzwierciedla pełnej wartości towarów i/lub przewozu oraz ubezpieczenia, opis towarów nie jest pełny lub kraj pochodzenia podany jest nieprawidłowo Ceny transferowe pomiędzy powiązanymi podmiotami (podmioty będące członkami grupy Sojitz), które nie odzwierciedlają odpowiednich kosztów i zysków Jakakolwiek płatność na rzecz sprzedawcy/eksportera lub na korzyść sprzedawcy/eksportera nieujęta na fakturze ani nie zgłoszona w żaden inny sposób PODSTAWOWA ZASADA CV Kierowanie się najwyższymi standardami etycznymi i uczciwie wykonywanie wszystkiego, co robimy. Transakcje z udziałem nowych i nieznanych firm oraz partnerów biznesowych, obejmujące nieznane rynki handlowe, podejrzane płatności i inne podejrzane struktury transakcji oraz jakiekolwiek inne niepokojące czynniki Produkty regulowane przez wiele przepisów. Należy dobrze zapoznać się z przepisami importowo-eksportowymi i innymi regulacjami w kraju, do którego eksportuje się lub z którego importuje się produkty, w tym między innymi z przepisami dotyczącymi ochrony środowiska, prawem podatkowym oraz przepisami w zakresie gospodarki żywnościowej 13

14 Zgodność łańcucha dostaw z przepisami Aby zapewnić naszym klientom wysokiej jakości produkty i usługi, polegamy na naszej sieci dostawców oraz sprzedawców tworzących łańcuch dostaw. Niezmiernie ważne jest, aby nasi dostawcy i sprzedawcy tworzący łańcuch dostaw podzielali nasze zobowiązanie do prowadzenia działalności w uczciwy, bezpieczny, praworządny i efektywny sposób. Podjęcie tego zobowiązania sprawi, że relacje z dostawcami i sprzedawcami tworzącymi łańcuch dostaw nie wpłyną negatywnie na naszą renomę. Niezmiernie ważne jest, aby nasi dostawcy i sprzedawcy tworzący łańcuch dostaw podzielali nasze zobowiązanie do prowadzenia działalności uczciwie i w bezpieczny sposób. PODSTAWOWE WYTYCZNE Zgodność z przepisami. Należy współpracować z dostawcami i sprzedawcami tworzącymi łańcuch dostaw, aby zapewnić zgodność z odpowiednimi przepisami prawa pracy, ochrony środowiska, BHP oraz międzynarodowymi przepisami kontroli handlu. Należy stosować odpowiednie do stopnia ryzyka środki bezpieczeństwa na każdym poziomie łańcucha dostaw, od momentu produkcji, przez transport globalny, aż do dostarczenia produktu do punktu przeznaczenia. Kontrola przesiewowa. Należy prowadzić kontrolę przesiewową dostawców i sprzedawców tworzących łańcuch dostaw w celu sprawdzenia ich wiarygodności, kwalifikacji i możliwości spełnienia odpowiednich wymogów w zakresie bezpieczeństwa fizycznego. Oceny i zatwierdzenia dostawców i sprzedawców tworzących łańcuch dostaw należy dokonać przed zakupieniem od nich jakichkolwiek materiałów, komponentów, produktów lub usług. Po wybraniu sprzedawców należy upewnić się, że warunki współpracy są jasno określone i udokumentowane w formie odpowiedniej umowy ze sprzedawcą. Brak konfliktu interesów. Należy upewnić się, że nawiązanie współpracy z danym dostawcą lub sprzedawcą w łańcuchu dostaw nie spowoduje rzeczywistego lub potencjalnego konfliktu interesów. Ochrona poufnych i zastrzeżonych informacji. Należy zabezpieczyć nasze dane osobowe i inne zastrzeżone informacje za pomocą umowy o zachowaniu poufności oraz chronić wszelkie dostarczone przez dostawcę dane osobowe i inne informacje objęte taką umową. 14

15 (!) UWAGA Zgodność łańcucha dostaw z przepisami (c.d.) PYTANIA I ODPOWIEDZI P.: Jeden z naszych dostawców dostarcza niezawodne produkty dobrej jakości i po konkurencyjnych cenach, ale jeden z pracowników jego zakładu skarży się na warunki pracy. Pracownik ten poinformował mnie, że w zakładzie dostawcy panują złe warunki pracy oraz warunki związane z ochroną środowiska, a wynagrodzenie jest znacznie niższe niż oferowane przez firmy z tej samej branży w tym samym regionie geograficznym. Nie planuję niczego robić w tej sprawie, bo dostawca nie jest partnerem firmy. Czy mogę to przemilczeć? O.: Nie należy ignorować tego problemu. Po pierwsze, należy poruszyć ten problem w rozmowie z członkami swojego działu oraz innych powiązanych działów, aby ustalić, czy można zająć się tą kwestią kontaktując się z dostawcą za pośrednictwem odpowiednich kanałów. W razie potrzeby, należy przekazać ten problem dalej i omówić możliwe rozwiązania z regionalnymi przedstawicielami działu prawnego i/lub działu ds. zgodności z przepisami. To ważna sprawa - nasza renoma zależy od tego, czy współpracujemy wyłącznie z dostawcami, którzy w odpowiedzialny sposób odnoszą się do swoich pracowników i lokalnego środowiska.? Należy zwrócić uwagę na następujące sytuacje: Możliwości zaangażowania dostawców i sprzedawców tworzących łańcuch dostaw, którzy mają większą świadomość problemów związanych z ochroną środowiska, stosują przyjazne dla środowiska zasady i praktyki oraz uznają ochronę globalnego środowiska za sprawę priorytetową Wybór dostawców i sprzedawców tworzących łańcuch dostaw bez przeprowadzenia należytej weryfikacji oraz racjonalnego, konkurencyjnego i otwartego procesu przetargowego Obsługa umów rządowych i angażowanie dostawców oraz sprzedawców tworzących łańcuch dostaw, którzy znają i przestrzegają rządowych rozporządzeń dotyczących zakupu przy zakupie materiałów i usług na potrzeby realizacji umów rządowych PODSTAWOWA ZASADA CV Przestrzeganie ducha i litery przepisów prawa i regulacji dotyczących naszej działalności gospodarczej. 15

16 PODSTAWOWE WYTYCZNE Odpowiedzialność za produkt Pragniemy zapewnić bezpieczeństwo i wysoką jakość produktów, które dostarczamy naszym cenionym klientom. Często nie jesteśmy bezpośrednio zaangażowani w proces wyrobu produktów, które dostarczamy i rozprowadzamy do klientów na całym świecie. W takich przypadkach musimy rozważyć proces weryfikacji bezpieczeństwa i jakości produktów oraz uwzględnić w umowie ewentualną odpowiedzialność za produkt, jaką na każdym etapie łańcucha dostaw ponosi producent, nasz klient oraz my. Zgodność z przepisami. Należy dokładnie zapoznać się z odpowiednimi przepisami, wymogami dotyczącymi oznakowania produktów, normami gwarancyjnymi, normami bezpieczeństwa i kontroli jakości, procedurami reklamacji dotyczącymi odpowiedzialności za produkty oraz zakresem ochrony konsumenta w odniesieniu do produktów kupowanych od producenta i dostarczanych oraz rozprowadzanych do naszych klientów. Zarządzanie odpowiedzialnością za produkty. Należy upewnić się, że wszystkie produkty dostarczane i rozprowadzane do naszych klientów posiadają standardową gwarancję producenta - ubezpieczenie Firmy nie zastąpi uzyskania odpowiedniej ochrony gwarancyjnej w transakcjach biznesowych. Roszczenia dotyczące odpowiedzialności za produkty. W przypadku otrzymania reklamacji dotyczącej odpowiedzialności Ważna jest dla nas weryfikacja bezpieczeństwa i jakości produktów oraz uwzględnianie w umowach ewentualnej odpowiedzialności za produkt na każdym etapie łańcucha dostaw. za produkt, należy przekazać wszystkie informacje właściwym przedstawicielom personelu Firmy, niezwłocznie zweryfikować wszystkie istotne fakty oraz - szczególnie w przypadku roszczeń dotyczących bezpieczeństwa publicznego - podjąć racjonalne działania uzgodnione z przedstawicielami personelu Firmy zapobiegające dalszemu zagrożeniu bezpieczeństwa publicznego i kolejnym reklamacjom dotyczącym odpowiedzialności za produkty. Wykorzystanie nazwy Firmy na produktach. Należy w pełni rozumieć prawne znaczenie umieszczenia nazwy naszej Firmy na produkcie jako sprzedawcy, przedstawiciela ds. sprzedaży, producenta, importera itp. Wnioski partnerów biznesowych o zgodę na wykorzystanie nazwy naszej Firmy muszą zostać rozpatrzone przez regionalnych przedstawicieli działu prawnego i/lub działu ds. zgodności z przepisami w celu uniknięcia niepotrzebnej odpowiedzialności prawnej. 16

17 Odpowiedzialność za produkt (c.d.) PYTANIA I ODPOWIEDZI P.: Nasza firma kupuje, sprzedaje i rozprowadza produkty. Rozumiem, że ponieważ nie jesteśmy bezpośrednio zaangażowani w proces produkcji, nie ponosimy odpowiedzialności za produkt i nie możemy zostać pozwani w przypadku wystąpienia problemu. Czy mam rację? O.: Niestety, nie. W niektórych krajach prawo nakłada odpowiedzialność za produkt na importera. Nawet w krajach, które nie mają takich przepisów, istnieje możliwość pozwania Firmy, ponieważ produkty są rozprowadzane do lokalnych sklepów i sprzedawane klientom indywidualnym, a nie ma bezpośredniego związku pomiędzy lokalnymi sklepami i klientami indywidualnymi a producentem. Aby zminimalizować ryzyko związane z reklamacjami dotyczącymi produktów należy upewnić się, że każdy produkt sprzedawany klientom indywidualnym ma gwarancję, która wyraźnie określa zakres odpowiedzialności oraz procedury składania reklamacji względem producenta. Aby uzyskać pomoc w wyborze odpowiedniej struktury gwarancji oraz innych zabezpieczeń transakcji biznesowych, proszę skontaktować się z regionalnymi przedstawicielami działu prawnego i/lub działu ds. zgodności z przepisami.? (!) UWAGA Należy zwrócić uwagę na następujące sytuacje: Nieodpowiednia kontrola jakości w zakładzie producenta lub dostawcy, w tym między innymi kontrola jakości dotycząca produktów spożywczych i bezpieczeństwa Odmowa ze strony producenta dostarczenia standardowych gwarancji wraz z produkowanymi i sprzedawanymi przez niego produktami Kupno i sprzedaż produktów wyłącznie w oparciu o zamówienie, bez uprzedniego uzyskania gwarancji producenta i udokumentowania gwarancji oraz innych zobowiązań dotyczących ryzyka Nieudokumentowane transakcje obejmujące sprzedaż produktów pomiędzy naszą Firmą i firmą afiliowaną PODSTAWOWA ZASADA CV Chronienie zdrowia, bezpieczeństwa i godności pracowników oraz kierowanie zakładami pracy w sposób odpowiedzialny i pełen szacunku. 17

18 Konkurencja Wierzymy w wolną i uczciwą konkurencję. Większość krajów, w których prowadzimy działalność wprowadziła przepisy o ochronie konkurencji mające na celu promowanie wolnego, otwartego i konkurencyjnego rynku, oraz: zabraniające osłabiających konkurencję umów lub porozumień pomiędzy konkurentami, takich jak kartele i ustawianie przetargów, regulujące nadużycia ze strony firm dominujących na rynku, takie jak destrukcyjna polityka cenowa, wiązanie i ustawianie cen, oraz wymagające zgłaszania, uprzedniej kontroli, a w niektórych przypadkach zgody na fuzje, przejęcia i pewne inne transakcje w celu zapobiegania transakcjom, które wyeliminowałyby lub znacząco osłabiły konkurencję. Przepisy o ochronie konkurencji są złożone i mają zasięg globalny. Mogą one mieć inne zastosowanie w każdej konkretnej sytuacji, dlatego ważne jest, aby na wczesnym etapie opracowywania nowych inicjatyw komercyjnych zaangażować regionalnych przedstawicieli działu prawnego i/lub działu ds. zgodności z przepisami. Naruszenie przepisów o ochronie konkurencji może pociągać za sobą poważne konsekwencje dla Firmy i jej pracowników. Karą może być wysoka grzywna, a w niektórych krajach - pozbawienie wolności. PODSTAWOWE WYTYCZNE Kontakty z konkurentami. Nie wolno proponować ani zawierać porozumień lub uzgodnień - wyraźnych lub domniemanych, formalnych lub nieformalnych, pisemnych lub ustnych - ani komunikować się z jakimkolwiek konkurentem w sprawie: cen, metod ustalania cen, cen minimalnych i maksymalnych, cen stabilizujących, wcześniejszego, obecnego lub przyszłego poziomu zapasów, produkcji, możliwości ani wielkości sprzedaży, w tym porozumienia dotyczące ograniczenia mocy produkcyjnych, udziału w rynku, zasad lub warunków sprzedaży, warunków kredytowych, kosztów, zysków lub marż, oraz oferty produktów lub usług, metod dystrybucji. Kontakty z innymi osobami. Nie wolno proponować ani zawierać porozumień lub uzgodnień - wyraźnych lub domniemanych, formalnych lub nieformalnych, pisemnych lub ustnych - ani komunikować się z kimkolwiek, w tym z konkurentami, przedstawicielami, pośrednikami, klientami itp. w sprawie: złożenia oferty przetargowej lub przygotowania warunków przetargu w innym celu niż zdobycie zlecenia, oraz ograniczenia lub ustawienia ceny, wyznaczenia linii podziału dla klientów lub produktów, podziału terytoriów lub rynków albo wyznaczenia innych warunków, w oparciu o które my lub klient może odsprzedać lub wypożyczyć produkt lub usługę osobie trzeciej. PYTANIA I ODPOWIEDZI? P.: Pracownik naszego konkurenta prosi nas o wymianę informacji cenowych na temat nowego produktu. Ja też jestem ciekaw, jakie ceny oferuje jego firma. Czy mogę wymienić się z nim tymi informacjami, jeśli nie zajmuję się ustalaniem cen w naszej Firmie? O.: Nie, nie można wymieniać się żadnymi informacjami na temat cen. Wymiana informacji na temat cen może być dowodem zmowy cenowej, a nawet może zostać sama uznana za zmowę cenową (!) UWAGA Należy zwrócić uwagę na następujące sytuacje: Oferowanie korzystnych cen lub rabatów tylko niektórym klientom Wiązanie lub pakietowanie towarów i usług (tj. umowy, które wymagają, aby kupujący zainteresowany jednym produktem kupił także drugi, powiązany produkt) Odpowiadanie na jakąkolwiek ankietę branżową, w której należy podać informacje związane z jakimś aspektem polityki cenowej Pozyskiwanie członkostwa w zrzeszeniu handlowym lub udział w sponsorowanych przez nie spotkaniach Wyłączność na zakup lub sprzedaż produktów albo usług (np. umowy, które wymagają, aby firma kupowała tylko od naszej Firmy lub sprzedawał produkty tylko naszej Firmie) 18