REGULAMIN ORGANIZACYJNY LUBELSKIEGO CENTRUM KONFERENCYJNEGO W LUBLINIE. I. Postanowienia wstępne

Transkrypt

1 Załącznik do uchwały Nr LXXXII/1719/2016 Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 9 lutego 2016 r. REGULAMIN ORGANIZACYJNY LUBELSKIEGO CENTRUM KONFERENCYJNEGO W LUBLINIE I. Postanowienia wstępne 1 1. Regulamin organizacyjny zwany dalej,,regulaminem określa strukturę organizacyjną, zakres zadań oraz tryb pracy Lubelskiego Centrum Konferencyjnego w Lublinie. 2. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 1) Sejmiku należy przez to rozumieć Sejmik Województwa Lubelskiego; 2) Zarządzie należy przez to rozumieć Zarząd Województwa Lubelskiego; 3) Marszałku należy przez to rozumieć Marszałka Województwa Lubelskiego; 4) Województwie należy przez to rozumieć Województwo Lubelskie; 5) LCK należy przez to rozumieć Lubelskie Centrum Konferencyjne w Lublinie; 6) Dyrektorze należy przez to rozumieć osobę kierującą Lubelskim Centrum Konferencyjnym w Lublinie; 7) komórce organizacyjnej należy przez to rozumieć działy i samodzielne stanowiska pracy LCK Lubelskie Centrum Konferencyjne w Lublinie działa na podstawie: 1) Statutu nadanego uchwałą Nr X/147/2011 Sejmiku Województwa Lubelskiego z dnia 27 czerwca 2011 r. w sprawie utworzenia Lubelskiego Centrum Konferencyjnego w Lublinie; 2) ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2015 r. poz z późn. zm.); 3) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.); 4) ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2014 r. poz j.t.); 5) innych przepisów powszechnie obowiązujących; 6) Statutu Województwa Lubelskiego (Dz. U. Woj. Lubelskiego z 2013 r. poz. 4029) 7) niniejszego Regulaminu. 2. Siedzibą LCK jest Lublin.

2 II. Status prawny i zakres działań LCK 3 1. LCK jest wojewódzką samorządową jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej. 2. LCK jest jednostką budżetową w rozumieniu przepisów ustawy o finansach publicznych, finansowaną z budżetu Województwa. 3. LCK jest pracodawcą samorządowym w rozumieniu kodeksu pracy i ustawy o pracownikach samorządowych. III. Zasady kierowania LCK 4 1. Działalnością LCK kieruje Dyrektor przy pomocy zastępcy. 2. Dyrektor jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę przez Marszałka Województwa Lubelskiego, w trybie obowiązujących w tym zakresie przepisów, po uprzednim powołaniu przez Zarząd Województwa Lubelskiego na podstawie art. 41 ust. 2 pkt 6 ustawy o samorządzie województwa. 3. Zastępcę Dyrektora zatrudnia na podstawie umowy o pracę Dyrektor LCK w trybie obowiązujących w tym zakresie przepisów. 4. W czasie nieobecności Dyrektora, zastępstwo pełni Zastępca Dyrektora lub Główny Księgowy na podstawie i w zakresie udzielonego przez Dyrektora upoważnienia. 5. W zakresie spraw finansowych w przypadku nieobecności Dyrektora i Głównego Księgowego, Dyrektora zastępuje upoważniony pracownik komórki organizacyjnej, a w szczególności działu finansowego lub pracownik zatrudniony na samodzielnym stanowisku ds. kadr i płac, w ramach upoważnienia do wykonania określonych zadań udzielonego przez Dyrektora, a zwłaszcza do wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi. 6. Zastępca Dyrektora i Główny Księgowy kierują w imieniu Dyrektora określonymi sprawami oraz nadzorują pracę działów zgodnie z podziałem zadań ustalonym w Regulaminie. 7. W celu realizacji określonych zadań w LCK, Dyrektor może zarządzeniem wewnętrznym powołać zespoły i komisje zadaniowe, składające się z pracowników różnych komórek organizacyjnych Dyrektor LCK pozostaje w podległości służbowej wobec Marszałka, a funkcjonalnej względem Marszałka lub nadzorującego LCK członka Zarządu Województwa. 2. Dyrektorowi bezpośrednio służbowo i funkcjonalnie podlegają: 1) Zastępca Dyrektora; 2) Główny Księgowy Kierownik Działu Finansowo-Księgowego; 3) Kierownik Convention Bureau; Strona 2 z 11

3 4) Kierownik Działu Marketingu; 5) Radca Prawny; 6) samodzielne stanowisko ds. kadr i płac; 7) samodzielne stanowisko ds. zamówień publicznych i umów 3. Zastępcy Dyrektora bezpośrednio podlega Kierownik Działu Organizacyjnego. Zastępca Dyrektora pełni funkcję Kierownika Działu Projektów i Promocji, któremu podlegają pracownicy Działu Projektów i Promocji. 4. Pracownicy zatrudnieni w poszczególnych Działach pozostają w bezpośredniej poległości służbowej i funkcjonalnej wobec kierowników Działów. 6 Zadania Dyrektora LCK: 1) reprezentowanie LCK na zewnątrz; 2) sprawowanie nadzoru nad działalnością LCK; 3) sprawowanie ogólnego kierownictwa w sprawach finansowych, merytorycznych, organizacyjnych i administracyjnych w zakresie działalności LCK; 4) nadzór nad realizacją zadań przez Zastępcę Dyrektora, Głównego Księgowego i kierowników podległych mu Działów; 5) koordynacja działań komórek organizacyjnych LCK i samodzielnych stanowisk; 6) nadzór nad prawidłową realizacją budżetu; 7) nadzór nad wykonaniem uchwał Sejmiku i Zarządu; 8) przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych; 9) zapewnienie właściwej gospodarki ekonomiczno-finansowej zarządzanym mieniem; 10) sprawowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej; 11) określanie zakresów czynności dla kierowników bezpośrednio podległych komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy; 12) nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników LCK dyscypliny pracy oraz przepisów o ochronie informacji niejawnych i o ochronie danych osobowych; 13) organizacja pracy LCK zgodnie z zasadami i przepisami w zakresie ochrony BHP; 14) podpisywanie pism wychodzących; 15) dokonanie oceny okresowej pracowników LCK, 16) wydawanie dyspozycji środkami pieniężnymi. 7 Zadania Zastępcy Dyrektora LCK: 1) nadzór nad prawidłowym wykonaniem zadań przez Dział Organizacyjny i Dział Projektów i Promocji; 2) kierowanie, prawidłowe zorganizowanie i podział pracy na poszczególnych stanowiskach Działu Projektów i Promocji ; 3) nadzorowanie przestrzegania prawa i obowiązków nałożonych przez Dyrektora na pracowników; 4) informowanie Dyrektora o stanie wykonywania zadań. Strona 3 z 11

4 8 Zadania Głównego Księgowego obejmują w szczególności: 1) prowadzenie rachunkowości jednostki; 2) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi; 3) planowanie i koordynacja realizacji gospodarki finansowej LCK: a) opracowywanie projektu planu finansowego; b) bieżąca analiza realizacji planu finansowego i przygotowywanie wniosków jego zmian; c) opracowywanie sprawozdań z realizacji planu finansowego; 4) dokonywanie kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych; 5) kierowanie i nadzór nad pracownikiem ds. finansowo - księgowych; 6) opracowanie projektów aktów wewnętrznych, wydawanych przez Dyrektora, dotyczących prowadzenia rachunkowości; 7) nadzór nad prowadzeniem spraw, dokumentacji i sprawozdań związanych z wynagrodzeniami osobowymi pracowników oraz zleceniobiorców i rozliczeń z ZUS i US; 8) nadzór nad prowadzeniem ewidencji mienia LCK; 9) nadzór nad przestrzeganiem i zapewnieniem dyscypliny finansów publicznych. 9 Zadania Radcy Prawnego obejmują w szczególności: 1) udzielanie porad, konsultacji prawnych i sporządzanie opinii prawnych w zakresie stosowania prawa; 2) opiniowanie pod względem prawnym dokumentów związanych z działalnością LCK, w tym w szczególności projektów zarządzeń i innych aktów wewnętrznych LCK, decyzji i postanowień Dyrektora działającego z upoważnienia Marszałka Województwa oraz umów i porozumień zawartych przez Dyrektora LCK; 3) uczestniczenie w rokowaniach; 4) opracowywanie projektów umów i innych dokumentów; 5) reprezentowanie LCK przed sądami i organami administracji. 10 Zadania samodzielnego stanowiska pracy ds. zamówień publicznych i umów obejmują w szczególności: 1) przygotowywanie i opracowanie Regulaminu udzielania zamówień publicznych obowiązującego w LCK oraz nadzór nad jego przestrzeganiem przez pracowników LCK; Strona 4 z 11

5 2) przeprowadzenie procedur zamówień publicznych dla wydatków LCK zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych i innym aktami normatywnymi; 3) realizacja zakupów zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień publicznych obowiązującym w LCK; 4) ewidencja dokumentacji postepowań o udzielenie zamówienia publicznego i gwarancji ubezpieczeniowych oraz nadzór nad terminowym zwrotem wykonawcom zabezpieczeń należytego wykonywania umów; 5) prowadzenie rejestrów umów cywilnoprawnych; 6) opracowywanie projektów umów cywilnoprawnych na wykonanie robót, usług i dostaw w zakresie udzielania zamówień publicznych. 11 Zadania samodzielnego stanowiska pracy ds. kadr i płac obejmują w szczególności: 1) prowadzenie spraw związanych z całokształtem problematyki kadrowej; 2) opracowywanie projektów: a) regulaminu pracy; b) regulaminu naboru na wolne stanowiska pracy; c) regulaminu wynagradzania; d) regulaminu służby przygotowawczej; e) regulaminu okresowej oceny pracownika; f) regulaminu ZFŚS; g) innych regulaminów. 3) prowadzenie spraw związanych z ZFŚS; 4) prowadzenie rejestrów i ewidencji upoważnień i pełnomocnictw udzielanych pracownikom, zarządzeń Dyrektora, wyjść służbowych i prywatnych oraz delegacji służbowych; 5) organizowanie służby przygotowawczej oraz egzaminu kończącego tę służbę; 6) udział w czynnościach związanych z organizacją i przebiegiem oceny okresowej pracowników oraz sporządzanie sprawozdawczości w tym zakresie; 7) prowadzenie spraw związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników; 8) przygotowanie list płac i naliczanie wynagrodzeń pracowników oraz zleceniobiorców; 9) sporządzanie i przesyłanie drogą elektroniczną wszelkich dokumentów rozliczeniowych, deklaracji, raportów do ZUS dotyczących comiesięcznego rozliczania składek społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego wszystkich pracowników i zleceniobiorców. 10) analiza funduszu płac. Strona 5 z 11

6 12 Każdy pracownik LCK wypełnia obowiązki wynikające przede wszystkim z ustawy o pracownikach samorządowych, a w szczególności odpowiedzialny jest za: 1) dokładną znajomość oraz właściwe stosowanie przepisów prawa; 2) dobrą współpracę i komunikację w zespole, doskonalenie swoich umiejętności oraz organizacje pracy; 3) prawidłowe i terminowe załatwianie spraw oraz prawidłowe ewidencjonowanie i przechowywanie akt; 4) stan wyposażenia będącego w jego dyspozycji Dyrektor wydaje zarządzenia regulujące podstawowe problemy wymagające trwałych ustaleń o jednolitym charakterze, a w szczególności Regulamin Pracy LCK. 2. Polecenia służbowe winny być udzielane z zachowaniem reguł podległości służbowej i funkcjonalnej. 3. Pracownik, który otrzyma polecenie służbowe z pominięciem ustalonej podległości służbowej, winien polecenie wykonać i zawiadomić równocześnie swego bezpośredniego przełożonego. IV. Wewnętrzna struktura organizacyjna LCK W strukturze organizacyjnej LCK wyodrębnia się następujące komórki organizacyjne: 1) dział; 2) samodzielne stanowisko pracy. 2. Dział jest największą komórką organizacyjną. 3. Samodzielne stanowisko pracy jest najmniejszą komórką organizacyjną, którą tworzy się w wypadku konieczności organizacyjnego wyodrębnienia określonej problematyki, nieuzasadniającego powołanie większej komórki organizacyjnej. 4. Dyrektor może dla usprawnienia powołanych zespołów i komisji pracy ustalić koordynatora realizacji ich zadań. 15 W skład LCK wchodzą następujące komórki organizacyjne: 1) Dział Marketingu; 2) Convention Bureau; 3) Dział Organizacyjny; 4) Dział Projektów i Promocji; 5) Dział Finansowo-Księgowy; 6) Radca Prawny; 7) Samodzielne stanowisko ds. zamówień publicznych i umów; Strona 6 z 11

7 8) Samodzielne stanowisko ds. kadr i płac. 16 W LCK tworzy się następujące stanowiska kierownicze: 1) Dyrektor LCK; 2) Zastępca Dyrektora; 3) Główny Księgowy; 4) Kierownik Działu Organizacyjnego; 5) Kierownik Convention Bureau; 6) Kierownik Działu Marketingu. 17 Usytuowanie komórek organizacyjnych w strukturze określa schemat organizacyjny LCK, stanowiący załącznik do niniejszego regulaminu Pracą Działu Finansowo-Księgowego kieruje Główny Księgowy. 2. W Dziale Finansowo-Księgowym tworzy się stanowiska pracy ds. finansowoksięgowych. 3. W znakowaniu spraw Dział Finansowo-Księgowy używa symbolu,,dfk Pracą Działu Organizacyjnego kieruje Kierownik Działu Organizacyjnego. 2. W Dziale Organizacyjnym tworzy się stanowiska pracy: a) ds. organizacyjnych; b) ds. technicznych; c) ds. informatycznych; d) obsługi sekretariatu i kancelarii ogólnej; e) pomocnicze. 3.W znakowaniu spraw Dział Organizacyjny używa symbolu,,do Pracą Działu Projektów i Promocji kieruje Zastępca Dyrektora - Kierownik Działu Projektów i Promocji. 2. W Dziale Projektów i Promocji tworzy się stanowiska pracy: a) ds. przygotowania i realizacji projektów; b) ds. promocji województwa. 3. W znakowaniu spraw Dział Projektów i Promocji używa symbolu,,dp Pracą Convention Bureau kieruje Kierownik Convention Bureau. 2. W Convention Bureau tworzy się stanowiska ds. Convention Bureau. 3. W znakowaniu spraw Dział Convention Bureau używa symbolu,,cb. Strona 7 z 11

8 22 1. Pracą Działu Marketingu kieruje Kierownik Działu Marketingu. 2. W Dziale Marketingu tworzy się stanowiska pracy: a) stanowisko ds. promocji LCK; b) stanowisko ds. sprzedaży. 3. W znakowaniu spraw Dział Marketingu używa symbolu,,dm W LCK tworzy się samodzielne stanowiska pracy: 1) radca prawny; 2) ds. zamówień publicznych i umów; 3) ds. kadr i płac. 2. W znakowaniu spraw stanowiska używają symboli: 1) radca prawny,,rp 2) ds. zamówień publicznych i umów,,zp 3) ds. kadr i płac,,kp. V. Zadania wspólne dla wszystkich komórek organizacyjnych 24 Do wspólnych zadań komórek organizacyjnych LCK należy w szczególności: 1) opracowywanie propozycji do budżetu Województwa Lubelskiego w zakresie środków finansowych; 2) realizacja planu finansowego LCK; 3) sporządzanie prognoz i planów działalności LCK; 4) stosowanie procedur wynikających z ustawy prawo zamówień publicznych; 5) realizowanie zadań wynikających z uchwał Sejmiku i Zarządu; 6) udzielanie informacji i przygotowanie materiałów do Biuletynu Informacji Publicznej LCK; 7) przygotowywanie informacji dla organów Województwa; 8) przygotowywanie projektów odpowiedzi na protokoły i wystąpienia pokontrolne do organów kontrolujących LCK; 9) postępowanie z dokumentami o klauzuli tajne, poufne i zastrzeżone, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami; 10) przestrzeganie zasad ochrony przeciwpożarowej i BHP. VI. Zadania poszczególnych komórek organizacyjnych 25 Do podstawowego zakresu zadań Działu Finansowo-Księgowego należy: 1) obsługa finansowa LCK oraz współpraca z bankiem prowadzącym obsługę w zakresie operacji bankowych i kasowych; 2) prowadzenie ewidencji finansowo-księgowej mienia; Strona 8 z 11

9 3) prowadzenie rozliczeń finansowych z wykonawcami, dostawcami i usługodawcami; 4) prowadzenie rozliczeń z urzędami skarbowymi, z ZUS, z urzędami gmin oraz innymi urzędami, sporządzanie deklaracji VAT; 5) regulowanie zobowiązań; 6) egzekwowanie i windykacja należności; 7) prowadzenie ewidencji syntetycznej i analitycznej środków trwałych; 8) przygotowywanie i sporządzanie sprawozdań i informacji z zakresu działalności LCK; 9) opracowywanie planów ekonomiczno-finansowych i analiz ekonomicznych; 10) dekretacja i księgowanie dokumentów zgodnie z Zakładowym Planem Kont oraz Polityką rachunkowości LCK; 11) prowadzenie uzgodnień obrotów i sald na poszczególnych kontach oraz z poszczególnych tytułów. 12) sporządzanie zestawień obrotów i sald. 26 Do podstawowego zakresu zadań Działu Organizacyjnego należy: 1) administrowanie majątkiem LCK, a zwłaszcza naprawy i konserwacje; 2) opracowywanie instrukcji obsługi sprzętu i urządzeń eksploatowanych w LCK; 3) prowadzenie składnicy akt LCK; 4) obsługa kancelaryjna Lubelskiego Centrum Konferencyjnego w Lublinie, w tym prowadzenie książki nadawczej i korespondencji LCK; 5) udział w przygotowaniu merytorycznego opisu faktur; 6) realizowanie zagadnień z zakresu polityki bezpieczeństwa; 7) administrowanie siecią informatyczną oraz bazami danych systemów będących w użytkowaniu LCK określonych w obowiązującej Polityce bezpieczeństwa oraz Instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych; 8) wdrażanie nowych technik i rozwiązań informatycznych; 9) usuwanie awarii i problemów technicznych na komputerowych stanowiskach pracy; 10) wdrażanie aplikacji zakupionych na potrzeby LCK; 11) monitorowanie wydajności pracy sprzętu komputerowego; 12) instalacja, konfiguracja, deinstalacja systemów operacyjnych; 13) zapewnienie dostępu do Internetu i poczty elektronicznej na stanowiskach pracy w LCK; 14) administrowanie Biuletynem Informacji Publicznej LCK; 15) współpraca z dostawcami sprzętu komputerowego oraz oprogramowania użytkowego w zakresie serwisu gwarancyjnego i pogwarancyjnego; 16) zapewnienie czystości i porządku w pomieszczeniach LCK; 17) zapewnienie bezpieczeństwa budynku przed kradzieżą i zniszczeniem. Strona 9 z 11

10 27 Do zadań Działu Projektów i Promocji należy: 1) realizacja zadań związanych z podnoszeniem konkurencyjności i innowacyjności województwa lubelskiego poprzez realizację zadań promocyjnych, marketingowych i edukacyjnych; 2) przygotowanie i realizacja projektów związanych z promocją walorów i możliwości rozwojowych Województwa Lubelskiego, w zakresie szeroko rozumianego rozwoju gospodarczego regionu; 3) prowadzenie punktów promocyjno informacyjnych Województwa Lubelskiego; 4) współpraca w realizacji działań promocyjno informacyjnych z jednostkami i podmiotami działającymi w zakresie promocji Województwa Lubelskiego. 28 Do podstawowego zakresu zadań Convention Bureau należy: 1) podejmowanie działań na rzecz pozyskiwania organizatorów wydarzeń, w tym: kongresów, konferencji, targów, wydarzeń korporacyjnych i motywacyjnych; 2) współpraca z organizatorami kongresów, konferencji, targów, wydarzeń korporacyjnych i motywacyjnych oraz z Poland Convention Bureau, miejskimi i regionalnymi Convention Bureau oraz branżowymi stowarzyszeniami przemysłu spotkań w Polsce i zagranicą; 3) utrzymywanie bieżącego kontaktu z operatorami obiektów konferencyjnych i targowych w celu przygotowania oferty; 4) organizacja wizyt studyjnych dziennikarzy branżowych; 5) organizacja wydarzeń i konferencji promujących województwo lubelskie jako atrakcyjną lokalizację turystyki biznesowej; 6) prezentowanie zainteresowanym podmiotom oferty związanej z promocją województwa lubelskiego jako atrakcyjnej destynacji dla przemysłu spotkań; 7) tworzenie bazy danych dotyczących infrastruktury kongresowej i około kongresowej; 8) monitoring wydarzeń biznesowych organizowanych na terenie województwa lubelskiego; 9) organizowanie wizyt w miejscach planowanych konferencji dla ich potencjalnych organizatorów; 10) przygotowywanie odpowiedzi na zapytania o organizację konferencji oraz ofert skierowanych do potencjalnych organizatorów spotkań biznesowych. 29 Do zakresu zadań Działu Marketingu należy: 1) przygotowywanie i prowadzenie baz danych dotyczących instytucji, jednostek samorządu terytorialnego, organizacji pozarządowych oraz innych podmiotów Strona 10 z 11

11 w zakresie realizacji zadań na rzecz promocji LCK oraz prowadzenie współpracy z tymi podmiotami w zakresie zadań statutowych LCK; przygotowywanie materiałów informacyjnych o LCK w zakresie turystyki biznesowej i sektora przemysłu spotkań; 2) współpraca z mediami w zakresie zamieszczania artykułów i reklam promujących województwo lubelskie i LCK jako cel turystyki biznesowej; 3) przygotowywanie i wdrażanie strategii/planów marketingowych oraz oferty LCK; 4) budowa strategii sprzedażowej; 5) poszukiwanie efektywnych kanałów sprzedaży; 6) aktywne pozyskiwanie nowych klientów; 7) prowadzenie procesu sprzedaży, w tym: prezentacje, kalkulacje cenowe, ofertowanie, negocjacje cenowe, negocjacje umów. VII. Zasady podpisywania pism, decyzji i aktów normatywnych Pisma związane z zakresem działalności LCK podpisuje Dyrektor, w szczególności pisma do organów i instytucji zewnętrznych oraz pisma zawierające wiążące stanowisko LCK. 2. Zastępca Dyrektora podpisuje pisma i decyzje na podstawie szczegółowego lub rodzajowego upoważnienia Dyrektora LCK. 3. Kierownicy działów podpisują pisma określone w indywidualnych zakresach czynności lub w imiennych upoważnieniach. VIII. Postanowienia końcowe 31 Szczegółową organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników LCK określa Dyrektor w regulaminie pracy. Strona 11 z 11