ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT

Transkrypt

1 Urząd Miejski w Słupsku pl. Zwycięstwa Stu - P sk Słupsk, dniao/.,:^.,.2015 r. OU.RZP.VII ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT na podstawie art. 4 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., póz. 907 z późn. zm.) 1. Nazwa i adres Zamawiającego Miasto Słupsk Plac Zwycięstwa Słupsk fax ou@um.slupsk.pl adresy stron internę to wych: bip.um.slupsk.pl II. Procedura postępowania oraz informacje o sposobie porozumiewania ł. Niniejsze Zaproszenie wraz ze wszystkimi załącznikami zostało udostępnione na strome internetowej Zamawiającego i pobierane jest samodzielnie przez Wykonawców. 2. Na stronie internetowej Zamawiający będzie zamieszczał na bieżąco wszelkie informacje niezbędne do prawidłowego przeprowadzenia postępowania, m. in. uzupełnienia, modyfikacje, wyjaśnienia, zmiany treści Zaproszenia do składania ofert. 3. Wykonawca winien zapoznać się z treścią Zaproszenia do składania ofert i na bieżąco monitorować zawartość umieszczanych tam informacji. 4. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Zaproszenia nie później jednak niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu do składania ofert. 5. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający zamieści na stronie internetowej bez ujawniania źródła zapytań. 6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. 7. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może w każdym czasie przed upływem terminu składania ofert zmienić treść Zaproszenia do składania ofert. Dokonaną zmianę Zamawiający zamieści na stronie internetowej. 8. Zamawiający będzie kontaktował się z Wykonawcą drogą elektroniczną poprzez maiła lub numer fax wskazane przez Wykonawcę w zapytaniu lub w formularzu ofertowym. 9. Osobą uprawnioną do kontaktowania się z Wykonawcami jest Marcin Weitmann, fax , maił: ou@um.slupsk.pl. Porozumiewanie się Wykonawcy z uprawnioną osobą odbywać się może w poniedziałki w godzinach od 7.30 do 16.30, od wtorku do czwartku w godzinach 7.30 do oraz w piątki w godzinach 7.30 do tel: urzad@um.slupsk.pl

2 III. Przedmiot zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa, montaż oraz wdrożenie systemu kolejkowego do rejestracji w Urzędzie Miejskim w Słupsku przy Placu Zwycięstwa Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera Załącznik Nr l do Zaproszenia. IV. Termin realizacji zamówienia Wykonawca winien zrealizować zamówienie w ciągu 21 dni od dnia podpisania umowy. V. Warunek udziału w postępowaniu Posiadanie wiedzy i doświadczenia Zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że wykonał, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych wykonuje, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie, co najmniej dwa podobne zamówienia o wartości co najmniej ,00 zł brutto każde z wykorzystaniem wzoru - Załącznik Nr 3 do Zaproszenia oraz załączy dokumenty stwierdzające, że zamówienia zostały wykonane należycie (referencje). VI. Wymagane dokumenty 1. Formularz ofertowy - z wykorzystaniem wzoru - Załącznik Nr 2 do Zaproszenia. 2. Wykaz wykonanych usług w celu wykazania spełnienia warunku posiadania wiedzy i doświadczenia z wykorzystaniem wzoru - Załącznik Nr 3 do Zaproszenia. 3. Aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 4. Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy, o ile ofertę składa pełnomocnik. W przypadku, gdy Zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego usługi wskazane w wykazie zostały wcześniej wykonane, Wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodów, że zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Dokumenty i oświadczenia, o których mowa w pkt VI muszą zostać złożone w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem" przez Wykonawcę. VII. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert. Cena 100% Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który zaoferuje najniższą cenę ofertową brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia. Do wyliczenia punktów Zamawiający zastosuje następujący wzór: minimalna cena ofertowa Liczba Punktów = x 100% x 100 cena oferty badanej

3 VIII. Miejsce i termin składania i otwarcia ofert. Oferty należy składać na adres: Urząd Miejski w Słupsku Plac Zwycięstwa Słupsk Wydział Organizacji Urzędu, pokój 303 w terminie do.qe..'..u.! roku, do godziny..v.1:gp Otwarcie ofert odbędzie się dnia Zamawiającego, pok..y.^ r-.: r., o godzinie *?...-? w siedzibie W załączeniu: Załącznik Nr l - Opis przedmiotu zamówienia Załącznik Nr 2 - Formularz ofertowy Załącznik Nr 3 - Wykaz wykonanych usług Załącznik Nr 4 - Projekt umowy 'YDKNTA l upska Wójcik r \ R/, MIASTA POM ADMINISJR^CY KIEROWA K REFERATU PUBLICZNYCH '.ostarczyk

4 Załącznik Nr l do Umowy/Zaproszenia OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA dot. postępowania nr OU.RZP.VIL na dostawę, montaż oraz wdrożenie systemu kolejkowego do rejestracji w Urzędzie Miejskim w Słupsku przy Placu Zwycięstwa 3. I. System kolejkowy obejmuje: 1. Automat biletowy z ekranem dotykowym oraz drukarką biletową (wymagana możliwość drukowania na biletach dowolnych znaków graficznych np. logo, data i godzina pobrania biletu, szacowany czas oczekiwania itp.) - l szt. 2. Wyświetlacze LED matrycowe 4-znakowe podające kolejny numer Klienta - 5 szt. 3. Ekran informacyjny zbiorczy LCD minimum 55"- l szt. 4. Terminale stanowiskowe sprzętowe - 17 szt. 5. Dostarczenie i zainstalowanie sprzętu i oprogramowania koniecznego do poprawnego funkcjonowania systemu kolejkowego. 6. Uruchomienie oraz wdrożenie systemu kolejkowego w Urzędzie Miejskim w Słupsku przy Placu Zwycięstwa Przeniesienie na Zamawiającego licencji na korzystanie z oprogramowania niezbędnego do funkcjonowania systemu kolejkowego. 8. Przetestowanie poprawności działania systemu kolejkowego. 9. Szkolenie pracowników i administratorów - w wymiarze min. 4 godzin. II. Szczegółowy opis funkcjonalny: a. Automat biletowy Urządzenie stojące, niskie - przystosowane do obsługi osób niepełnosprawnych (wys. <1400mm). Automat zaopatrzony w panel dotykowy 19", z nakładką dotykową typu SAW, umożliwiający programowanie dowolnej ilości przycisków oraz wyświetlanie na ekranie biletownika dowolnych informacji z systemu np. liczba oczekujących w podziale na poszczególne kolejki. Format ekranu 5:4. Wybieranie poszczególnych kolejek powinno być możliwe w trybie wielo ekranowym (menu hierarchiczne). Pobranie biletu z automatu biletowego będzie odbywało się przez naciśnięcie monitora dotykowego w miejscu, które wyświetla przycisk kolejki. Drukarka termiczna z obcinaczem papieru zapewniającym regulowaną długość biletu, dla każdej grupy spraw oddzielnie. Drukarka pracować będzie na powszechnie dostępnym papierze termicznym o szerokości taśmy 80 mm i długości min. 50 metrów. Zamawiający powinien mieć możliwość samodzielnego redagowania informacji umieszczonych na drukowanych przez automat biletach: numer klienta, znak graficzny, data, przewidywany czas oczekiwania, liczba oczekujących, numery stanowisk obsługujących daną kolejkę (informacja pobierana dynamicznie w zależności od ilości zalogowanych stanowisk). Do poszczególnych grup będą przypisane tematy podane przez Zamawiającego.

5 b. Wyświetlacz główny LCD. Profesjonalny ekran LCD w technologii LED - przekątna minimum 55 cali i rozdzielczość FULL HD, przeznaczony do pracy ciągłej, z minimum l złączem USB 2.0. Na ekranie powinny być wyświetlane informacje dotyczące aktualnie wzywanych numerów biletów, numerów stanowisk oraz informacje multimedialne skierowane do klientów, którymi mogą być pliki avi, mpeg, gif, jpg i inne. Wygląd ekranu (kolory, ilości wyświetlanych biletów oraz pliki multimedialne) powinny być edytowalne z poziomu aplikacji administracyjnej. c. Komputer do sterowania LCD. Komputer z oprogramowaniem o wymiarach umożliwiających umieszczenie go za monitorem LCD, posiadający co najmniej jeden port HDML Zastosowane rozwiązania techniczne powinny umożliwiać płynne wyświetlanie treści w rozdzielczości HD (dotyczy treści w formatach avi, mpeg, jpg, gif). d. Terminale stanowiskowe sprzętowe. System musi zapewnić możliwość przywoływania klientów do stanowisk za pomocą terminali stanowiskowych. Urządzenia mają służyć do: 1) Logowania pracowników poprzez wprowadzenie osobistego kodu lub poprzez połączenie z serwerem LDAP - umożliwiającego przypisanie danych statystycznych do pracownika. 2) Przywołania klienta kolejnego i wybranego. 3) Wstrzymania obsługi dowolnego klienta i odesłanie go na koniec, początek lub zawieszenia jego obsługi do wezwania. 4) Wyłączenia stanowiska z pracy. e. Wyświetlacze LED - matrycowe, stanowiskowe, 4 znakowe. Wyświetlacz LED obsługujący stanowisko pracy, pozwalający obserwować kolejne wzywane numery do gabinetów. Wysokość pojedynczego znaku na wyświetlaczu powinna wynosić minimum 11 cm, aby zapewnić dobrą czytelność dla klientów. Każda linia może pokazywać numer biletu (do 3 cyfr oraz prefiks liczbowy lub literowy) albo nazwę/numer stanowiska. Urządzenia powinny być wyposażone w znormalizowane gniazda przyłączeniowe - takie jak RJ45, z uwagi na łatwość dalszej rozbudowy urządzenia. Pobór mocy jednej sekcji nie powinien przekraczać 7W dla diod jednokolorowychw celu oszczędności poboru energii. Administrator systemu musi posiadać możliwość centralnej regulacji jasności i czasów migania. f. Oprogramowanie systemu kolejkowego. Oprogramowanie musi spełniać następujące wymagania: 1) Powinno funkcjonować w środowisku Windows lub równoważnym. 2) System powinien działać na serwerze - bez konieczności jego ręcznego uruchamiania. 3) System musi być zabezpieczony hasłami - w celu ochrony danych, wg. różnych poziomów uprawnień (np. administrator, kierownik, pracownik) oraz umożliwiać przydzielenie określonych kolejek lub grup kolejek zawierających priorytety do każdego pracownika osobno. System powinien umożliwiać tworzenie własnych grup uprawnień dla użytkowników systemu.

6 4) System powinien umożliwiać tworzenie nieograniczonej ilości kolejek i grupowania ich w grupy. 5) System powinien umożliwiać tworzenie różnych scenariuszy obsługi, w zakresie których pewne kolejki są obsługiwane szybciej. 6) Każde stanowisko może obsługiwać więcej niż jedną kolejkę. 7) System powinien umożliwiać dowolny transfer klientów pomiędzy różnymi grupami spraw, bez konieczności ponownego pobierania biletu. 8) W przypadku zaniku napięcia, po ponownym uruchomieniu biletownika (lub biletowników) system powinien zapewniać automatyczne uruchomienie z utrzymaniem ciągłości kolejki. 9) System powinien zapewniać wydawanie biletów w ramach ustalanych harmonogramów godzinowych (w godzinach pracy wskazanych przez Zamawiającego) lub w zakresie puli dziennej (z możliwością konfiguracji każdego dnia tygodnia osobno) lub dynamicznie w taki sposób, aby wydawać bilety tylko tym klientom, których można obsłużyć w godzinach pracy. Administrator dodatkowo powinien mieć możliwość blokowania wydawania biletów do całości systemu lub do każdej kolejki z osobna. 10) Powinna istnieć możliwość blokowania wydawania biletów w sytuacji, kiedy spodziewany czas obsługi wykracza poza godziny pracy. 11) System powinien umożliwiać umawianie wizyt na bieżący i kolejne dni zarówno poprzez Internet, jak i u pracownika. 12) System powinien generować zapowiedzi słowne informujące o zaproszeniu klienta do stanowiska. Zapowiedź powinna zawierać m.in. numer biletu, numer stanowiska. 13) System ma posiadać moduł raportów i analiz umożliwiający zbieranie i przetwarzanie wszelkich danych statystycznych o pracy, takich jak: - Ilość wykonywanych operacji w podziale na rodzaje, stanowiska obsługi oraz personel w określonym przedziale czasu, - wydajność pracy poszczególnych pracowników indywidualnych (liczba obsłużonych klientów, efektywnie przepracowany czas, czas przerw itp.), - czas oczekiwania na obsługę, - czas obsługi klientów, - czas realizacji poszczególnych typów operacji, 14) Możliwość zbierania i wyświetlania raportów statystycznych w formie wykresów 3D zarówno w trybie online, jak i historycznym. 15) Możliwość podglądu on-line dla kierownika/administratora co najmniej: - statusu stanowiska wraz z informacją o zalogowanym użytkowniku, stanie stanowiska, - informacji o czasie przywołania ostatniego klienta dla każdego stanowiska osobno, - alarmów o przekroczonym czasie oczekiwania, kolejce nieobsługiwanej przez żadne stanowisko itp., - średnich czasach obsługi i oczekiwania dla każdej kolejki osobno, - ilości klientów oczekujących i obsłużonych dla każdej kolejki osobno. Wymagania dotyczące statystyk: System ma mieć możliwość zbierania i przetwarzania wszelkich danych statystycznych, w szczególności: 1) Ilość i czas wydawania numerów w określonym przedziale czasu.

7 2) Ilość wykonywanych operacji w podziale na rodzaje, stanowiska obsługi oraz personel w określonym przedziale czasu. 3) Wydajność pracy poszczególnych pracowników (liczba obsłużonych klientów). 4) Czas oczekiwania na obsługę - w rym średni, minimalny i maksymalny. 5) Czas obsługi klientów - w tym średni, minimalny i maksymalny. 6) Czas realizacji poszczególnych typów operacji. 7) Drukowanie i eksportowanie do formatów xls, pdf, txt, csv raportów statystycznych. 8) System musi umożliwiać wybór rodzaju separatora dla pliku CSV - przecinek, średnik lub tabulator, a także rodzaj kodowania. 9) Statystyki pracy oddziału za dowolny okres czasu z dokładnością do jednego dnia wykazujące ile klientów oczekiwało lub było obsługiwanych dłużej niż np. 10 min. (system musi dać możliwość wprowadzenia tej wartości dla każdej z kolejek osobno). Możliwość rozbudowy systemu: System powinien zapewnić możliwość rozbudowy, docelowo: - Do minimum 4 automatów biletowych pracujących jednocześnie. - Do rozszerzenia ilości stanowisk. III. Dodatkowe wymagania Zamawiającego W ramach przedmiotu zamówienia i w ramach ceny za jego wykonanie Wykonawca dostarczy Zamawiającemu materiały eksploatacyjne niezbędne dla obsługi interesantów. Wykonawca zainstaluje system kolejkowy w pomieszczeniach wskazanych przez Zamawiającego oraz poprowadzi instalację (przewody) zgodnie z zaleceniami Zamawiającego. Przed wykonaniem systemu kolejkowego Wykonawca uzgodni z przedstawicielem Zamawiającego harmonogram prac. Przedmiot zamówienia zostanie wykonany w ciągu 21 dni od daty zawarcia umowy. Warunki gwarancji: 1. Wykonawca udziela Zamawiającemu gwarancji na zrealizowany przedmiot zamówienia w wymiarze 24 miesięcy, 2. Okres gwarancji obowiązuje i liczony jest począwszy od dnia podpisania protokołu odbioru końcowego systemu kolejkowego bez zastrzeżeń. 3. Wykonawca zobowiązany jest w okresie gwarancji do usunięcia awarii komponentów sprzętowych w zrealizowanym przedmiocie umowy w terminie do 2 dni od dnia zgłoszenia lub w innym terminie uzgodnionym z Zamawiającym. 4. Wymienione elementy będące w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia objęte będą gwarancją w wymiarze 24 miesięcy licząc od daty wymiany. Wymagane są wyżej wymienione elementy lub elementy równoważne o parametrach nie gorszych niż powyżej wskazane. DYREKTOR Wydzurfu^rganizacji Urzędu ( /^p-^ mgr Zbigniew Perzyna

8 Protokół odbioru sporządzony w Słupsku, dnia: 2015 roku Dotyczy wykonania zamówienia stanowiącego przedmiot umowy nr. z dnia.. Na podstawie ww. umowy oraz oględzin z natury Strony stwierdzają, że: 1. Do Urzędu Miejskiego w Słupsku, Plac Zwycięstwa 3, Słupsk został dostarczony system kolejkowy, którego charakterystyka, parametry techniczne, instalacja, uruchomienie i funkcjonalność są zgodne z postanowieniami umowy. 2. Wyznaczeni pracownicy Zamawiającego zostali przeszkoleni w zakresie podstaw obsługi eksploatacyjnej, bezpiecznej pracy oraz bieżącej konserwacji przedmiotu dostawy. 3. Odpowiedzialność Wykonawcy z tytułu udzielonej gwarancji rozpoczyna się z datą sporządzenia niniejszego protokołu. 4. Niniejszy protokół stanowi podstawę do wystawienia faktury VAT przez Wykonawcę i zapłaty wynagrodzenia za dostarczenie i wdrożenie systemu kolejkowego przez Zamawiającego. Odbiór zakończono i protokół podpisano. Przedstawiciel Zamawiającego: Wykonawca: (czytelny podpis i pieczęć) (czytelny podpis i pieczęć) ipomo ADMINIsfc mmann

9 Załącznik Nr 2 do Zaproszenia dnia 2015 r. Pieczątka firmowa DANE WYKONAWCY: Formularz ofertowy Nazwa Wykonawcy Adres.. Tel Fax NIP....REGON.. W odpowiedzi na Zaproszenie do składania ofert na dostawę, montaż oraz wdrożenie systemu kolejkowego do rejestracji w Urzędzie Miejskim w Słupsku przy Placu Zwycięstwa 3. (postępowanie OU.RZP.VII ), składam ofertę na wykonanie przedmiotu zamówienia w zakresie określonym w Zaproszeniu do składania ofert, zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia i warunkami umowy, za cenę: netto: słownie: podatek VAT( %) brutto:..... słownie: Oświadczam, że spełniam warunki udziału w postępowaniu dotyczące posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności objętych zamówieniem, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień. 2. Oświadczam, że posiadam wiedzę i doświadczenie oraz dysponuję odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 3. Oświadczam, że wyżej podana cena ofertowa obejmie wykonanie całości przedmiotu zamówienia opisanego w Zaproszeniu do składania ofert. 4. Oświadczani, że zapoznałem się z treścią Zaproszenia do składania ofert i nie wnoszę do niego zastrzeżeń oraz uzyskałem konieczne informacje do przygotowania oferty. 5. Zobowiązuję się do wykonania zamówienia w terminie 21 dni od dnia podpisania umowy. 6. Oświadczam, że zamówienie przyjmuję do realizacji bez zastrzeżeń. 7. Oświadczam, że jestem związany ofertą przez 30 dni kalendarzowych, licząc od dnia otwarcia ofert. 8. Oświadczam, że zawarty w Zaproszeniu do składania ofert projekt umowy został przeze mnie zaakceptowany i zobowiązuję się w przypadku wyboru mojej oferty do zawarcia umowy w brzmieniu ustalonym przez Zamawiającego. 9. Akceptuje 14 - dniowy termin płatności, licząc od daty dostarczenia do Zamawiającego

10 prawidłowo wystawionej faktury VAT. 10. Oświadczam, że zamówienie wykonam samodzielnie/przy udziale podwykonawców*, którym zamierzam powierzyć wykonanie części zamówienia: 11. Oświadczam, że oferta nie zawiera informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji./* 12. Oświadczam, że oferta zawiera informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji./* Informacje takie zawarte są w następujących dokumentach: * (niepotrzebne skreślić) 13. Oferta zawiera ponumerowanych stron. POUCZENIE: Art. 297 l KODEKSU KARNEGO: Kto, w celu uzyskania dla siebie lub kogo innego (...) zamówienia publicznego, przedkłada podrobiony, przerobiony, poświadczający nieprawdę albo nierzetelny dokument albo nierzetelne, pisemne oświadczenie dotyczące okoliczności o istotnym znaczeniu dla uzyskania (...) zamówienia, podlega karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5. dnia podpis upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy

11 Załącznik Nr 3 do Zaproszenia Pieczątka firmowa DANE WYKONAWCY: Pełna nazwa.. Adres.. Tel Fax KRS.....NIP.....REGON Wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych głównych usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na dostawę, montaż oraz wdrożenie systemu kolejkowego do rejestracji w Urzędzie Miejskim w Słupsku przy Placu Zwycięstwa 3. (postępowanie nr OU.RZP.YII ). L.p. Rodzaj zamówienia Całkowita wartość zamówienia brutto (w złotych ) Czas realizacji (data) Początek Koniec Nazwa Zamawiającego Do Wykazu należy dołączyć dowody potwierdzające należyte wykonanie wyszczególnionych powyżej zamówień. Poświadczenie w odniesieniu do nadal wykonywanych dostaw okresowych lub ciągłych powinno być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. W przypadku kiedy Zamawiający jest podmiotem na rzecz którego dostawy wskazane w wykazie zostały wcześniej wykonane, Wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodów czy zostały one wykonane należycie. POUCZENIE: Art. 297 l KODEKSU KARNEGO: Kto, w celu uzyskania dla siebie lub kogo innego (...) zamówienia publicznego, przedkłada podrobiony, przerobiony, poświadczający nieprawdę albo nierzetelny dokument albo nierzetelne, pisemne oświadczenie dotyczące okoliczności o istotnym znaczeniu dla uzyskania (...) zamówienia, podlega karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5.,dnia 2015 r. Podpis upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy MareirWeitm ann