Procedura aktualizacji informacji w systemie oznakowania wewnętrznego w Urzędzie Miejskim w Słubicach, konserwacji i utrzymania w czystości

Transkrypt

1 Załącznik Nr 1 Do Zarządzenia Nr 327/05 Kierownika Urzędu Miejskiego w Słubice z dnia 30 sierpnia 2005r. Procedura aktualizacji informacji w systemie oznakowania wewnętrznego w Urzędzie Miejskim w Słubicach, konserwacji i utrzymania w czystości I. Cel wprowadzenia procedury celem wprowadzenia procedury jest wdroŝenie systemu aktualizacji informacji oznakowania wewnętrznego w Urzędzie Miejskim w Słubicach oraz konserwacji oznakowania i utrzymania go w czystości. Oznakowanie wewnętrzne ma ułatwić interesantom urzędu poruszanie się po budynku oraz identyfikację poszczególnych pracowników a takŝe zachowanie przy powstaniu poŝaru i wskazać kierunek ewakuacji przy ewentualnych zagroŝeniach. II. Przedmiot procedury przedmiotem procedury jest system aktualizacji informacji oznakowania wewnętrznego, konserwacji i utrzymania go w czystości obejmujący: 1) wprowadzenie niniejszym zarządzeniem zasad i warunków aktualizacji informacji, konserwacji i utrzymania go w czystości, 2) przypisanie poszczególnym pracownikom odpowiedzialności za aktualizację informacji oznakowania wewnętrznego, konserwację i utrzymanie w czystości. III. Zakres stosowania procedury: 1) aktualizacja oznakowania wewnętrznego wszelkie wnioski w sprawie zmian w systemie oznakowania wewnętrznego, aktualizacji informacji oraz zamieszczania komunikatów, ogłoszeń itp. kierowane są do sekretarza gminy. Aktualizacja informacji w systemie oznakowania wewnętrznego dokonywana jest na bieŝąco wg potrzeb zatwierdzonych przez sekretarza gminy. Osobą odpowiedzialną za aktualizację informacji w systemie oznakowania wewnętrznego jest pracownik urzędu miejskiego zatrudniony na stanowisku podinspektora ds. administracyjno-technicznych. Osoba ta prowadzi rejestr dokumentujący zmiany w systemie oznakowania wewnętrznego. Nadzór nad realizacją aktualizacji informacji w systemie oznakowania wewnętrznego sprawuje kierownik referatu administracyjno-ogólnego 2) aktualizacja udostępniania informacji osobą odpowiedzialną za zamieszczanie komunikatów, ogłoszeń, zarządzeń itp. informacji jest pracownik urzędu miejskiego zatrudniony na stanowisku podinspektora 1

2 ds. administracyjno-technicznych. Aktualizacja udostępniania informacji dokonywana jest w następujący sposób: - poszczególni pracownicy komórek organizacyjnych urzędu miejskiego udostępniający informację podają (w lewym dolnym rogu)dane określające toŝsamość osoby, która wytworzyła informację oraz określenie czasu jej udostępnienia. Pracownik dokonujący aktualizacji informacji zobowiązany jest do zabezpieczenia moŝliwości identyfikacji czasu rzeczywistego jej udostępnienia. Osoba odpowiedzialna za realizację zadania prowadzi rejestr dokumentujący aktualizację informacji. Nadzór nad wykonaniem zadania prowadzi kierownik referatu administracyjno-ogólnego. 3) aktualizacja oznakowania bhp i p.poŝ aktualizację informacji w systemie oznakowania bhp i p. poŝ. odpowiedzialny jest pracownik urzędu miejskiego zatrudniony na stanowisku podinspektora ds. wojskowych i obronnych. Nadzór nad realizacją zadania sprawuje kierownik biura reagowania kryzysowego. 4) konserwacja oznakowania wewnętrznego osobą odpowiedzialną za konserwację oznakowania wewnętrznego jest pracownik zatrudniony na stanowisku woźny- konserwator. Konserwacja dokonywana jest na bieŝąco wg potrzeb. Przeprowadzenie konserwacji dokumentowane jest w ksiąŝce konserwacji. Nadzór nad realizacją zadania prowadzi kierownik referatu administracyjnoogólnego. 5) konserwacja oznakowania bhp i p. poŝ osobą odpowiedzialną za konserwację zabezpieczenia bhp i p.poŝ. jest pracownik urzędu miejskiego zatrudniony na stanowisku podinspektora ds. wojskowych i obronnych. Rozmieszczenie, konserwacja i aktualizacja oznakowania zabezpieczenia bhp i p.poŝ. dokonywana jest zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. Nadzór nad realizacją tego zadania sprawuje kierownik biura reagowania kryzysowego. 6) utrzymanie w czystości oznakowania wewnętrznego Za utrzymanie w czystości oznakowania wewnętrznego odpowiedzialne są pracownice urzędu miejskiego zatrudnione na stanowisku sprzątaczek wg powierzonego zakresu czynności. Nadzór nad realizacją zadania sprawuje pracownik urzędu miejskiego zatrudniony na stanowisku podinspektora ds. administracyjno-gospodarczych. IV. Archiwizacja dokumentów w systemie aktualizacji informacji oznakowania wewnętrznego urzędu Dokumenty powstałe w wyniku realizacji zadań przechowywane są u poszczególnych pracowników wg przypisanej w niniejszej procedurze odpowiedzialności. 2

3 V. Schemat systemu oznakowania wewnętrznego w UM w Słubicach. Front budynku Urzędu Miejskiego Tablica przeszklona zamykana zarządzeni Burmistrza Słubic Informacja na drzwiach wejściowych do budynku czas pracy urzędu Tablice informacyjne siedziby: Rady Miejskiej w Słubicach, Urzędu Miejskiego, jednostek organizacyjnych gminy i innych instytucji mieszczących się w budynku urzędu. 3

4 2. Parter Urzędu Miejskiego Tablica informacyjna przenośna dwustronna tzw. Dzisiaj w Urzędzie tablice w ilości 4 szt.(parter, Ip., IIp., słuŝą do umieszczania na nich informacji dotyczącej bieŝącej pracy urzędy oraz wydarzeniach odbywających się w UM w danym dniu Tablica informacyjna ogólna wykaz komórek organizacyjnych funkcjonujących w urzędzie Tablica informacyjna kierunkowa z nazwami komórek organizacyjnych i nr pokojów w których się znajdują tablice kierunkowe umiejscowione są we wszystkich skrzydłach korytarzy parteru, I i II piętra. 4

5 2.4. Tablica przeszklona zamykana wykorzystywana do umieszczania informacji sądowych i komorniczych Tablica informacyjna korkowa informacje ogólne wydziałów, biur UM, jednostek organizacyjnych urzędu oraz innych instytucji, tablice taki znajdują się na holu kaŝdego pietra urzędu. 3. I piętro Urzędu Miejskiego Gablota promocyjna firm. 5

6 3.2. Tablice informacyjne korkowe uchwały oraz inne informacje Rady Miejskiej (tablica z prawej str.), (tablica z lewej str.) informacje ogólne wydziałów, biur UM, jednostek organizacyjnych Urzędu. 4. Tabliczki informacyjne przy wejściach do biur Przy drzwiach do poszczególnych pokoi umieszczone są informacje o nazwie komórki, osobach, które w tym pokoju pracują oraz zakresie załatwianych spraw, tabliczki znajdują się na terenie całego urzędu. 5. Zidentyfikowanie pracowników Pracownicy urzędu noszą identyfikatory z imieniem i nazwiskiem, stanowiskiem oraz nazwą komórki, w której pracują. 6

7 VI. Opis rozmieszczenia systemu oznakowania wewnętrznego oznakowanie bhp i p.poŝ 1. Na terenie budynku urzędu znajdują się tabliczki informujące o rozmieszczeniu : 1.1 sprzętu ochrony przeciwpoŝarowej: - podręcznego sprzętu gaśniczego (gaśnice umieszczone są w punktach ogólnie dostępnych, na kaŝdej kondygnacji znajdują się 2 gaśnice), 1. 2 na korytarzach znajdują się szafki hydrantowe, 1. 3 instrukcje alarmowe w przypadku powstania poŝaru ( umieszczone są przy klatkach schodowych, na korytarzach, wejściach i wyjściach ewakuacyjnych), tablice kierunkowe ewakuacyjne: - do wyjścia ( w lewo), - do wyjścia ( w prawo), - kierunek drogi ewakuacyjnej, - wyjście ewakuacyjne, - do wyjścia schodami w dół ( na lewo) - do wyjścia schodami w dół ( na prawo) 7

8 Zarządzenie Nr 327/05 Kierownika Urzędu Miejskiego w Słubicach z dnia 30 sierpnia 2005r. w sprawie wprowadzenia procedury aktualizacji informacji w systemie oznakowania wewnętrznego w Urzędzie Miejskim w Słubicach. Na podstawie art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym ( tj. z 2001 Dz.U. Nr 142, poz.1591 ze zmianami ), zarządzam, co następuje: 1. Wprowadzam procedurę aktualizacji informacji w systemie oznakowania wewnętrznego w Urzędzie Miejskim w Słubicach, stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia. 2. Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy. 3. Zarządzenie wchodzi w Ŝycie z dniem wydania. 8

9 I N F O R M A C J A W Urzędzie Miejskim w Słubicach w ramach programu Przejrzysta Polska opracowano i wdroŝono procedurę aktualizacji informacji w systemie oznakowania wewnętrznego urzędu. Celem tego zadania jest ułatwienie klientom poruszania się po urzędzie, identyfikacja Pracowników urzędu a takŝe zachowanie bezpieczeństwa bhp i p. poŝ, podczas Przebywania w budynku. W urzędzie istnieją tablice informacyjne z nazwami komórek organizacyjnych i numerami pokojów, w których są zlokalizowane, pracownicy urzędu noszą identyfikatory z imieniem i nazwiskiem, stanowiskiem oraz nazwą komórki organizacyjnej, w której pracują. Przy drzwiach do poszczególnych pokoi umieszczone są informacje o nazwie komórki organizacyjnej, osobach, które w tym pokoju pracują oraz zakresie załatwianych spraw W urzędzie są umieszczone tablice ogłoszeń z rejestrem dokumentującym zamieszczane Na niej komunikaty, zarządzenia, ogłoszenia itp. Wprowadzona Zarządzeniem Nr 327/05 Kierownika Urzędu Miejskiego w Słubicach z dnia 30 sierpnia 2005 roku (. procedura gwarantuje, Ŝe na wszystkich oznaczeniach są aktualne informacje a takŝe gwarantuje konserwację oznakowania i utrzymania go w czystości. 9