A. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA B. ZADANIA WYKONAWCY

Transkrypt

1 Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia na organizację i obsługę forum partnerskiego pn. Fundusze Europejskie bez barier (p)dostęp dla wszystkich organizowanego przez Departament Europejskiego Funduszy Społecznego A. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa forum pn. Fundusze Europejskie bez barier - dostęp dla wszystkich organizowanego przez Departament Europejskiego Funduszu Społecznego w Ministerstwie Infrastruktury i Rozwoju (zwany dalej Zamawiającym) 26 października 2015 r. w Centrum Konferencyjnym znajdującym się na Stadionie Narodowym w Warszawie, Al. Ks. Jana Poniatowskiego 1. Zamawiającym jest Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju (zwane dalej Zamawiającym ), jako instytucja publiczna odpowiedzialna za całość spraw związanych z zarządzaniem i wdrażaniem funduszy unijnych w Polsce. W imieniu MIiR działa Departament Europejskiego Funduszu Społecznego, który jest odpowiedzialny za organizację forum. W forum planowany jest udział około 300 osób, w tym osób z niepełnosprawnościami, partnerów, przedstawicieli organizacji pozarządowych, instytucji zaangażowanych we wdrażanie Funduszy Europejskich (FE) i potencjalnych beneficjentów. Celem spotkania jest poinformowanie o zmianach, które zostały wprowadzone w systemie wdrażania FE, które mają się przyczynić do zwiększenia ich dostępności dla osób z niepełnosprawnościami. Ponadto zapewnienie możliwości spotkania przedstawicieli różnych środowisk zaangażowanych w realizację projektów unijnych i dyskusji na różnorodne tematy związane z uczestniczeniem osób niepełnosprawnych nie tylko w projektach, ale również w życiu społecznym. Podczas forum planowane jest zapewnienie uczestnikom zarówno możliwości udziału w dyskusjach panelowych, wykładach i warsztatach, a także w różnorodnych zaplanowanych atrakcjach. Ze względu na udział w forum osób z niepełnosprawnościami całość wydarzeniu musi zostać w pełni dostosowana do ich potrzeb, w szczególności miejsce, materiały konferencyjne, poszczególne punkty programu. Wykonawca przystępując do realizacji zlecenie powinien zapoznać się z treścią Wytycznych w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata , które można pobrać ze strony B. ZADANIA WYKONAWCY Do zadań Wykonawcy będzie należało w szczególności wynajęcie wskazanych przez Zamawiającego pomieszczeń Centrum Konferencyjnego na Stadionie Narodowym w Warszawie (zwane dalej Centrum Konferencyjnym) wraz z wyposażeniem i personelem oraz wsparcie organizacyjne i techniczne podczas przygotowania i przebiegu forum. I. Wynajęcie Stadionu Narodowego w Warszawie Na potrzeby konferencji Zamawiający dokonał rezerwacji pomieszczeń Centrum Konferencyjnego na 26 października 2015 r. Zadaniem wykonawcy będzie wynajęcie i zawarcie umowy z właścicielem 1

2 w ramach rezerwacji dokonanej przez Zamawiającego. W ramach realizacji zadania Wykonawca będzie musiał spełnić następujące wymogi Zamawiającego: 1) Wynajęcie Centrum Konferencyjnego na czas trwania forum, tj. w godzinach 8.30 do godz oraz na dodatkowy czas niezbędny Wykonawcy na dokonanie montażu i demontażu. Ramowy program konferencji: Rejestracja gości (pierwsza przerwa kawowa) Otwarcie forum (część plenarna/występ muzyczny) Warsztaty I runda Lunch Warsztaty II runda Przerwa kawowa Warsztaty III runda Podsumowanie 2) Wynajęcie połowy Centrum Konferencyjnego we wskazanym czasie wraz ze standardowym wyposażeniem oraz obsługą dostosowaną do potrzeb osób z niepełnosprawnościami: a) Sala Londyn przestrzeń plenarna, b) Sale Rzym i Amsterdam przestrzeń panelowa i warsztatowa c) Połowa hollu, d) Miejsce na szatnię, e) Toalety, w tym toalety dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych, f) Miejsce na Pomieszczenie techniczne/garderobę, które będzie mogło pełnić funkcję biura Zamawiającego podczas trwania konferencji, g) Zapewnienie dostępu do Internetu we wszystkich wynajmowanych pomieszczeniach o przepustowości umożliwiającej wszystkim uczestnikom swobodne korzystanie z dostępu (Wi-fi). W przypadku konieczności wprowadzenia hasła dostępu Wykonawca będzie zobowiązany do ustawienia lub wywieszenia informacji z hasłem, tak aby było ona widoczne dla uczestników dla uczestników w różnych punktach hallu, h) Klimatyzacja/nawiew II. Zapewnienie dodatkowego wyposażenia Centrum Konferencyjnego Do zadań Wykonawcy będzie należało zapewnienie na czas trwania konferencji dodatkowego sprzętu technicznego oraz scenografii. Wykonawca będzie zobowiązany do zweryfikowania jakim standardowym wyposażeniem technicznym i scenograficznym dysponuje Centrum Konferencyjne i do uzupełnienia go oraz zapewnienia zgodnie z poniższymi wymogami. Ze względu na fakt, że program forum może ulec zmianie i zostać poszerzony o dodatkowe punkty i atrakcje, ostateczne przeznaczenie sal i ich podział może ulec zmianie (ilość sprzętu, wyposażenia, scenografii pozostanie bez zmian). 2

3 Wykonawca będzie zobowiązany do skorzystania z usług i sprzętu firmy TRIAS Venue & Event Support, która jest wyłączonym Partnerem Technicznych Stadionu Narodowego w zakresie realizacji usług technicznych w oparciu o produkty AVL (audio, video, light) na terenie Stadionu Narodowego. 1) Połowa hallu Przestrzeń ta będzie pełniła następujące funkcje: Miejsce w którym będą witani goście (po wejściu schodami lub wjechaniu windą), Szatnia, Recepcja, Przestrzeń wystawiennicza (w szczególności stoiska wystawiennicze, wystawy przygotowane przez Zamawiającego, ponadto stojaki i stoły z publikacjami, plazmy na których będą wyświetlane materiały audiowizualne), Miejsce na catering - przerwy kawowe i lunch, Przestrzeń na dodatkowe atrakcje, takie jak tor przeszkód na wózku inwalidzkim, Przestrzeń do prowadzenia swobodnych rozmów pomiędzy uczestnikami konferencji Do zadań Wykonawcy będzie należało: a) Zorganizowanie szatni i zapewnienie jej obsługi, b) Stworzenie stanowiska recepcyjnego w tym wyposażenie go w materiały piśmiennicze oraz odpowiednie ułożenie i wyeksponowanie materiałów dla uczestników, tak aby były łatwe do pobrania, w szczególności dla osób z niepełnosprawnościami. Zapewnienie na stoisku sprzętu wspomagającego słyszenie okienkowej pętli indukcyjnej, systemu FM, c) Rozstawienie i podłączenie 8 ekranów plazmowych min. 42 wraz z wszelkim dodatkowym sprzętem i udogodnieniami (kontrast, full HD, regulowana wysokość statywu, podłączony odtwarzacz DVD), na których będzie możliwe odtwarzanie prezentacji przygotowanych we flashu bądź w Power Point albo materiału audio-wizualnego z płyty DVD, d) Rozplanowanie ustawienia i ustawienie 4 stojaków oraz dwóch stołów na materiały informacyjne. Stojak powinien posiadać min. 5 półek i pomieścić co najmniej 50 publikacji (format nie większy niż A4, objętość do 150 stron). Stojaki powinny mieć efektowny i estetyczny wygląd oraz być wytrzymałe. Materiały muszą być łatwe do pobrania szczególnie dla osób z niepełnosprawnościami. Wykonawca będzie dbał również o ich regularne uzupełnianie w czasie trwania konferencji, e) Zapewnienie i rozstawienie 6 flipchartów z wymiennymi wkładami i kompletem markerów przy każdym z nich (co najmniej 5 sztuk przy każdym w różnych kolorach), f) Zapewnienie i rozstawienie 5 roll upów, 3

4 g) Zapewnienie i rozstawienie stołów i stolików bankietowych (w ilości odpowiadającej zaplanowanej liczbie gości, w tym jednego stołu cateringowego i trzech stołów ustawionych na wysokości umożliwiającej nałożenie i spożycie posiłku osobom na wózkach inwalidzkich), h) Przestrzeń wystawiennicza: Zaplanowanie rozmieszczenia i rozstawienie co najmniej dwóch wystaw przekazanych przez Zamawiającego. Zaprojektowanie i montaż maksymalnie 8 stoisk wystawienniczych, na których prezentowane będą przykłady udogodnień dla osób z niepełnosprawnościami umożliwiające im udział w projektach dofinansowanych z Funduszy Europejskich takie jak: pętle indukacyjne systemy FM, materiały drukowane i elektroniczne dostosowane do potrzeb niewidzących i słabo widzących itp. Poza tym umożliwiające organizację np. mini warsztatów języka migowego itp. Stoiska muszą zostać przygotowane w sposób umożliwiający swobodny dostęp do nich uczestnikom, w tym w szczególności osobom z niepełnosprawnościami. Wielkość stoisk powinna zostać dostosowana do wymogów tego co będzie na nich prezentowane. Ostateczną liczbę stoisk i ich przeznaczenie Zamawiający przekaże Wykonawcy na etapie realizacji zamówienia. Na potrzeby przygotowania oferty Wykonawca zobowiązany jest do zaprezentowania koncepcji realizacji stoisk i rozplanowania ich rozstawienia w przestrzeni hollu. Technika wykonania stoiska jest dowolna, ale preferowane będą materiały ekologiczne, Zaplanowanie rozmieszenia i rozstawienie Toru przeszkód do pokonania na wózku inwalidzkim. Tor zostanie przygotowany i przekazany przez Zamawiającego. Tor przeszkód nie przekroczy długości 20 metrów. Alternatywnie może zostać zlokalizowany w jednej z sal konferencyjnych, które nie będą wykorzystywane podczas paneli. i) Przygotowanie oznakowani drogi do szatni, recepcji i poszczególnych sal konferencyjnych począwszy od wejścia do budynku. 2) Sala Londyn Przestrzeń, w której będzie się odbywała sesja plenarna dla ok. 300 osób. Po zakończeniu sesji plenarnej sala zostanie podzielona ścianami działowymi i jedna z powstałych po podziale sal będzie służyła jako miejsce organizacji paneli lub warsztatów w dalszej części konferencji. Do zadań Wykonawcy będzie należało zapewnienie i odpowiednie ustawienie: a) ekranów projekcyjnych, tak aby był dobrze widoczny, ewentualne zaciemnienie przestrzeni dla poprawy widoczności tego co będzie na nim wyświetlane, b) rzutnika o odpowiedniej mocy, c) 280 krzeseł w ustawieniu kinowym (w tym należy przewidzieć przestrzeń blisko podestu/sceny miejsce dla wózków inwalidzkich), 4

5 d) podestu/sceny z podjazdem dla osób na wózkach inwalidzkich, w tym przygotowanie i dostosowanie sceny pod względem wyposażenia tak, aby mógł na niej wystąpić zespół muzyczny Nieteges, w którego skład wchodzą osoby z niepełnosprawnościami. e) mównicy posiadającej półkę, na której będzie można położyć notatki. Do mównicy powinien być przymocowany i podłączony mikrofon (z możliwością wyjęcia go i odejścia od mównicy). Jeśli jednym z prelegentów będzie osoba z niepełnosprawnościami, należy przewidzieć możliwość dostosowania mównicy i/lub ustawienia niższego stolika, f) reżyserki wraz z niezbędnym sprzętem i obsługą, która będzie odpowiedzialna za pokazywanie prezentacji, materiałów filmowych lub innych materiałów na ekranie projekcyjnym, g) laptopa do prezentacji kompatybilnego z projektorem multimedialnym znajdującymi się w Audytorium i spełniać co najmniej następujące parametry: pamięć RAM: minimum 4GB, dysk twardy: minimum 320GB, możliwość odtwarzania prezentacji multimedialnej w formacie.ppt,.pptx, programy zgodne z Office 2010; ekran panoramiczny o przekątnej minimum 15". Laptopy musi posiadać dostęp do Internetu lub karty sieciowe WIFI oraz wejścia USB. Laptop musi być wyposażony w możliwość zdalnego sterowania wyświetlaniem prezentacji za pomocą pilota, h) odpowiedniego nagłośnienia, które będzie gwarantowało komfortowy odbiór dźwięku wszystkim uczestnikom forum, w tym zapewnienie odpowiedniego sprzętu nagłośnieniowego wymaganego przez zespół Nieteges oraz zapewnienie 4 mikrofonów bezprzewodowych, i) odpowiedniego do potrzeb forum oświetlenia oferowanego przez Centrum Konferencyjne i ewentualne uzupełnienie go oświetleniem dekoracyjnym w technologii LED pasującym do wystroju Centrum Konferencyjnego i do scenografii. Zapewnienie opieki oświetleniowca, j) sprzętu wspomagającego słyszenie okienkowa pętla indukcyjna, system FM, k) mebli konferencyjnych w postaci pięciu foteli i dwóch stolików, l) odpowiedniego miejsca dla tłumacza języka migowego, znajdującego się na podwyższeniu, na jasnym tle, w miejscu widocznym dla wszystkich uczestników spotkania 3) Sala Amsterdam Przestrzeń przedzielona na pół ścianami działowymi będzie służyła po podziale na dwie sale konferencyjne jako miejsce organizacji jednocześnie dwóch paneli dyskusyjnych i warsztatów. Do zadań Wykonawcy będzie należało zapewnienie i odpowiednie ustawienie w każdej z powstałych po podziale sal: a) ekranów projekcyjnych, tak aby był dobrze widoczny, ewentualne zaciemnienie przestrzeni dla poprawy widoczności tego co będzie na nim wyświetlane, b) rzutnika o odpowiedniej mocy, 5

6 c) 80 krzeseł w ustawieniu kinowym (w tym należy przewidzieć przestrzeń blisko podestu/sceny dla wózków inwalidzkich), d) podestu/sceny z podjazdem dla osób na wózkach inwalidzkich, e) mównicy posiadającej półkę, na której będzie można położyć notatki. Do mównicy powinien być przymocowany i podłączony mikrofon (z możliwością wyjęcia go i odejścia od mównicy), f) reżyserki wraz z niezbędnym sprzętem i obsługą, która będzie odpowiedzialna za pokazywanie prezentacji, materiałów filmowych lub innych materiałów na ekranie projekcyjnym, g) laptopa do prezentacji kompatybilnego z projektorem multimedialnym znajdującymi się w Audytorium i spełniać co najmniej następujące parametry: pamięć RAM: minimum 4GB, dysk twardy: minimum 320GB, możliwość odtwarzania prezentacji multimedialnej w formacie.ppt,.pptx, programy zgodne z Office 2010; ekran panoramiczny o przekątnej minimum 15". Laptopy musi posiadać dostęp do Internetu lub karty sieciowe WIFI oraz wejścia USB. Laptop musi być wyposażony w możliwość zdalnego sterowania wyświetlaniem prezentacji za pomocą pilota, h) odpowiedniego nagłośnienia, które będzie gwarantowało komfortowy odbiór dźwięku wszystkim uczestnikom forum oraz zapewnienie 4 mikrofonów bezprzewodowych, i) odpowiedniego do potrzeb forum oświetlenia oferowanego przez Centrum Konferencyjne i ewentualne uzupełnienie go oświetleniem dekoracyjnym w technologii LED pasującym do wystroju Centrum Konferencyjnego i do scenografii. Zapewnienie opieki oświetleniowca, j) sprzętu wspomagającego słyszenie okienkowe pętle indukcyjne, system FM, k) mebli konferencyjnych w postaci pięciu foteli i dwóch stolików, l) odpowiedniego miejsca dla tłumacza języka migowego, znajdującego się na podwyższeniu, na jasnym tle, w miejscu widocznym dla wszystkich uczestników spotkania. 4) Sala Rzym Sala będzie służyła jako dodatkowa powierzchnia w której może odbyć się dodatkowy warsztat, panel lub dodatkowa atrakcja (ew. może zostać tam przeniesiona jedna z atrakcji zaplanowanych do przeprowadzenia w przestrzeni hollu). Wykonawca będzie zobowiązany do uwzględnienia w kosztorysie poniższych wymagań dotyczących tej sali, ale w przypadku nieskorzystania z nich nie uwzględni ich w ostatecznym rozliczeniu (o tym, że sala nie będzie wykorzystywana Wykonawca zostanie poinformowany najpóźniej na tydzień przed terminem organizacji forum). Przewidziana przez Wykonawcę kwota przeznaczona na wyposażenia sali zgodnie z poniższymi wytycznymi może zostać na prośbę Zamawiającego przeznaczona na inne wskazane przez niego działania (o tym, że sala będzie wykorzystywana w inny sposób Wykonawca zostanie poinformowany najpóźniej na tydzień przed terminem organizacji forum). Do zadań Wykonawcy będzie należało zapewnienie i odpowiednie ustawienie: 6

7 a) ekranów projekcyjnych, tak aby był dobrze widoczny, ewentualne zaciemnienie przestrzeni dla poprawy widoczności tego co będzie na nim wyświetlane, b) rzutnika o odpowiedniej mocy, c) 80 krzeseł w ustawieniu kinowym (w tym należy przewidzieć przestrzeń blisko podestu/sceny dla wózków inwalidzkich), d) podestu/sceny z podjazdem dla osób na wózkach inwalidzkich, e) mównicy posiadającej półkę, na której będzie można położyć notatki. Do mównicy powinien być przymocowany i podłączony mikrofon (z możliwością wyjęcia go i odejścia od mównicy), f) reżyserki wraz z niezbędnym sprzętem i obsługą, która będzie odpowiedzialna za pokazywanie prezentacji, materiałów filmowych lub innych materiałów na ekranie projekcyjnym, g) laptopa do prezentacji kompatybilnego z projektorem multimedialnym znajdującymi się w Audytorium i spełniać co najmniej następujące parametry: pamięć RAM: minimum 4GB, dysk twardy: minimum 320GB, możliwość odtwarzania prezentacji multimedialnej w formacie.ppt,.pptx, programy zgodne z Office 2010; ekran panoramiczny o przekątnej minimum 15". Laptopy musi posiadać dostęp do Internetu lub karty sieciowe WIFI oraz wejścia USB. Laptop musi być wyposażony w możliwość zdalnego sterowania wyświetlaniem prezentacji za pomocą pilota, h) odpowiedniego nagłośnienia, które będzie gwarantowało komfortowy odbiór dźwięku wszystkim uczestnikom forum oraz zapewnienie 4 mikrofonów bezprzewodowych, i) odpowiedniego do potrzeb forum oświetlenia oferowanego przez Centrum Konferencyjne i ewentualne uzupełnienie go oświetleniem dekoracyjnym w technologii LED pasującym do wystroju Centrum konferencyjnego i do scenografii. Zapewnienie opieki oświetleniowca, j) sprzętu wspomagającego słyszenie okienkowe pętle indukcyjne, system FM, k) mebli konferencyjnych w postaci pięciu foteli i dwóch stolików, l) odpowiedniego miejsca dla tłumacza języka migowego, znajdującego się na podwyższeniu, na jasnym tle, w miejscu widocznym dla wszystkich uczestników spotkania. 5) Pomieszczenie techniczne/garderoba Wykonawca będzie zobowiązany do przygotowania na terenie Centrum Konferencyjnego pomieszczenia technicznego, które będzie pełniło funkcję biura Zamawiającego podczas konferencji. Do zadań wykonawcy będzie należało: a) Zapewnienie i podłączenie w pomieszczeniu technicznym 1 laptopa. Laptop ma spełniać następujące parametry: pamięć RAM: minimum 4GB, dysk twardy: minimum 320GB, możliwość odtwarzania prezentacji multimedialnej w formacie.ppt,.pptx, programy zgodne 7

8 z Office 2010; ekran panoramiczny o przekątnej minimum 15". Laptop musi posiadać dostęp do Internetu lub karty sieciowe WIFI oraz wejścia USB. Laptop ma zostać podłączony do kompatybilnej z nim drukarki kolorowej wyposażonej w pełny toner, b) Zapewnienie stołu i co najmniej 4 krzeseł. III. Obsługa konferencji 1) Montaż i demontaż elementów scenografii, dekoracji, mebli oraz wszelkich dostarczonych przez Wykonawcę urządzeń technicznych; 2) Zapewnienie transportu niezbędnych elementów scenografii, dekoracji i urządzeń technicznych do i z miejsca wydarzenia, 3) Obsługa techniczna (w tym, ew. uzupełnienie obsługi gwarantowanej przez Centrum Konferencyjne) w trakcie całego wydarzenia. Rozwiązywanie ewentualnie pojawiających się problemów technicznych związanych ze sprzętem wykorzystywanym podczas wydarzenia, 4) Obsługa recepcji. Zapewnienie 8 hostess/hostów osób (4 kobiety i 4 mężczyzn) do obsługi recepcyjnej oraz całego forum. Do zadań hostess/hostów będzie należało m.in.: rejestracja uczestników, dystrybucja materiałów konferencyjnych, rozdawanie identyfikatorów, udzielanie uczestnikom wszelkich informacji w trakcie wydarzeń, podawanie mikrofonów. Hostessy/hostowie powinni być ubrani w stroje w stonowanych kolorach pasujące do charakteru imprezy, 5) Zapewnienie 4 tłumaczy języka migowego, 6) Zapewnienie 2 asystentów/przewodników osób niewidomych, głuchoniewidomych lub z innymi niepełnosprawnościami, 7) Zapewnienie 1 fotografa, który będzie odpowiedzialny za wykonanie dokumentacji fotograficznej. Wykonawca w ciągu 7 dni roboczych po zakończeniu konferencji przekaże Zamawiającemu nie mniej niż 100 zdjęć o rozdzielczości nie mniejszej niż 12 mpix w formie realizacji fotograficznej z konferencji. Zdjęcia zostaną przekazane na dwóch płytach CD lub DVD; 8) Zapewnienie sprzątnięcia całej przestrzeni, które były wykorzystywane podczas forum po zakończeniu forum (jeśli nie zapewnia tego Centrum Konferencyjne). IV. Opracowanie jednolitego systemu wizualizacji forum 1) Identyfikacja Wykonawca będzie zobowiązany do przygotowania jednolitego systemu wizualizacji forum oraz zapewnienia spójności identyfikacji i elementów scenograficznych. Wizualizacja konferencji powinna być zgodna z zasadami promocji i oznaczania projektów w Programie Wiedza Edukacja Rozwój dostępnymi na stronie: Wizualizacja forum powinna nawiązywać do tematyki wydarzenia i nazwy forum Fundusze Europejskie bez barier (p)dostęp dla wszystkich. Przygotowując wszystkie materiały graficzne Wykonawca będzie zobowiązany do przestrzegania zasad dostępności, tj. uwzględnienie w materiałach multimedialnych i drukowanych powiększonej czcionki oraz ew. możliwość regulacji jej wielkości, stosowanie kontrastów ułatwiających odczytanie informacji osobom słabowidzącym. 8

9 Do zadań Wykonawcy będzie należało: a) przygotowanie 3 banerów internetowych w różnych formatach, b) opracowanie graficzne programu forum (format A4, wersja internetowa i do druku), c)projekt identyfikatorów imiennych dla wszystkich uczestników, organizatorów, moderatorów, panelistów, wystawców itp., 5 rodzajów różniących się kolorystycznie: (na tylnej stronie identyfikatora musi się znaleźć program forum), e) projekt nadruku na notatnik (pełen kolor), f) nadruk na smycz (jeden kolor), g) projekt katalogu konferencyjnego, format A4 (pełen kolor), h) projekt roll upu, format 200 x 100 cm (pełen kolor), i) projektu wizytówek (koziołków) na stoły (pełen kolor), j) projekty oznaczeń stoisk wystawienniczych. 2) Materiały dla osób z niepełnosprawnościami Wszystkie ww. materiały mają zostać przygotowany w sposób dostępny dla osób z niepełnosprawnościami, w tym przede wszystkim dla osób niedowidzących i słabowidzących, tj. pod względem grafiki, wielkości i koloru czcionki, w wersji elektronicznej grafika w formacie jpg lub innym z zaszytym tekstem alternatywnym. Ponadto do obowiązków Wykonawcy będzie należało: -a)opracowanie programu forum w alfabecie Braille a, -b)nagranie krótkiej informacji dotyczącej forum i zapraszającej do wzięcia udziału w nim oraz programu forum w języku migowym w formie filmu trwającego do max. 5 min., który będzie możliwy do zamieszczenia i otworzenia za pośrednictwem strony internetowej 3) Elementy scenograficzne Wszystkie elementy scenograficzne przygotowane i zapewniane przez Wykonawcę na potrzeby forum muszą być spójne pod względem kolorystycznym oraz pasować do charakteru wnętrza i rodzaju wydarzenia. Tam gdzie to możliwe wykonane z ekologicznych i naturalnych materiałów i sprzyjające atmosferze wymiany poglądów, dyskusji i zapoznania się z atrakcjami przygotowanymi przez Zamawiającego. Co do zasady wszystkie elementy scenograficzne przygotowane przez Wykonawcę powinny być dostępne dla wszystkich osób, w tym również dostosowane do zidentyfikowanych potrzeb osób z niepełnosprawnościami. Oznacza to, że muszą być zgodne z koncepcją uniwersalnego projektowania, opartego na następujących regułach: 9

10 1) Użyteczności dla osób o różnej sprawności, 2) Elastyczności w użytkowaniu, 3) Proste i intuicyjne użytkowanie, 4) Czytelna informacja, 5) Tolerancja na błędy, 6) Wygodne użytkowanie bez wysiłku, 7) Wielkość i przestrzeń odpowiednie dla dostępu i użytkowania, 8) Percepcja równości (projekt powinien minimalizować możliwość postrzegania indywidualnego jako dyskryminujące). W szczególności dotyczy to: a) Stoisk wystawienniczych (projekty stoisk odpowiadających na potrzeby wystawców i zgodnych z zasadą uniwersalnego projektowania przygotowuje Wykonawca), b) Stanowiska recepcyjnego, c) Mebli konferencyjnych, d) Dodatkowego oświetlenia w systemie LED, e) Stołów cateringowych i bankietowych V. Produkcja materiałów konferencyjnych Do zadań Wykonawcy będzie należało wyprodukowanie, w tym naniesienie projektów graficznych i/lub oznakowanie logotypami następujących materiałów konferencyjnych wykorzystując projekty graficzne i logotypy wymienione w pkt. IV ppkt. 1) w wersji kolorowej (oprócz długopisów i smyczy): 1) Notatnik format A4-310 sztuk (20 kartek, papier ekologiczny, sklejone przy węższej stronie), 2) Długopis sztuk wykonany w sposób ekologiczny (drewno, tektura, skrobia kukurydziana), 3) Identyfikator konferencyjny 320 sztuk, etui poziome, folia, format 110 x 150, dwa otwory do zaczepienia smyczy, wnętrze karton, nadruk 4+4, 4) Smycz do identyfikatora 320 sztuk, szerokość 1 cm, nadruk jednostronny, kolor 1+0, oznaczenia powielane na całej długości, dwa karabińczyki umożliwiające zaczepienie identyfikatora w dwóch miejscach, wykonana z plastiku, kolor pomarańczowy, długość około 50 cm, szerokość 1 cm, 10

11 5) Katalog forum - opracowanie graficzne i skład (druk w zakresie Zamawiającego), format A4, kolor 4+0, objętość około 10 stron, 6) Roll-up konferencyjny 5 sztuk. Zamawiający przekaże Wykonawcy 5 sztuk roll-upów składających się z aluminiowej kasety z dwiema nóżkami, w której znajduje się zwinięty wydruk na materiale typu blockout. Roll-upy wyposażone są w teleskopowy drążek podtrzymujący wydruk po rozwinięciu, rozmiar 200 x 100 cm (pion) wraz z usztywnioną torbą do transportu. Do zadań Wykonawcy będzie należało wykonanie nowych wydruków i ich wymiana w kasetach. Druk jednostronny: pełen kolor 4+0; 7) Wydruk programu forum w alfabecie Braille a 20 egz. Dodatkowo: - 6 kompletów markerów w co najmniej 5 kolorach (do flipchartów), VI Catering Do zadań Wykonawcy będzie należało zapewnienie i organizacja posiłków dla 300 osób podczas forum, w tym zapewnienie odpowiednich mebli i wyposażenia, rozplanowanie rozstawienia stołów cateringowych i stolików bankietowych zgodnie z ogólną koncepcją scenograficzną i z wymogami Centrum konferencyjnego. Wykonawca będzie zobowiązany do zamówienia cateringu w firmie Sadexo Prestige, która jest wyłączonym dostawcą cateringu dla przedsięwzięć realizowanych na Stadionie Narodowym. W szczególności do zadań Wykonawcy będzie należało: 1) Przygotowanie: a) Pierwszej przerwy kawowej, b) Drugiej przerwy kawowej, c) Przerwy obiadowej (lunch bufetowy), d) Stałego dostępu do napojów zimnych i ciepłych, 2) Zapewnienie posiłków, obsługa techniczna w zakresie ich przygotowania, a następnie uprzątnięcia pomieszczeń i odbioru pozostałego jedzenia, 3) Zapewnienie obsługi kelnerskiej w trakcie trwania wydarzeń (minimum 1 kelner na 20 uczestników konferencji). Wykonawca zapewni profesjonalizm kelnerów, 4) Zapewnienie stołów koktajlowych w liczbie dopasowanej do liczby uczestników nakrytych obrusami oraz zaplanowanie ich ustawienia w sposób umożliwiający swobodne przemieszczanie się gości (w tym zgodnie z wcześniejszymi zapisami zapewniającym dostęp osobom z niepełnosprawnościami do niższych stołów koktajlowych i bufetu); 5) Zapewnienie stołów bufetowych i barowych, nakrytych obrusami wraz ze skirtingami; 11

12 6) Uprzątnięcie i wywiezienie wszystkich śmieci pozostałych po posiłkach; 7) W ramach usługi o której mowa w pkt. 1 litera a) i b) Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia dla każdej osoby uczestniczącej w konferencji co najmniej: a) świeżo parzonej kawy o pojemności około 150 ml/ bez ograniczeń; b) świeżo parzonej herbaty o pojemności około 150 ml do wyboru spośród minimum 5 rodzajów bez ograniczeń; c) 0,25 l soku owocowego, zapewnionego w minimum 4 smakach w tym, co najmniej, sok pomarańczowy, jabłkowy, grejpfrutowy oraz z czarnej porzeczki, podawane w równych ilościach; d) 0,25 l wody mineralnej do wyboru spośród wody niegazowanej oraz gazowanej; e) Kompozycje owoców podanych w całości lub krojonych w łącznej ilości minimum 100 g na każdego uczestnika konferencji; f) Słone przekąski i kanapki 4 rodzaje w ilości minimum ilość 3 sztuki na osobę, waga jednej min. 60 g.; g) Wyboru ciast/ciastek, minimum 3 rodzaje: w ilości co najmniej 150 g na osobę. 8) W ramach usługi, o której mowa w pkt. 1 litera b) (lunch bufetowy) Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia co najmniej: a) Sałatek (minimum 3 rodzajów w tym jednej surówki) w ilości co najmniej 150 g na osobę, b) dwóch zup, c) Dań głównych na gorąco (minimum 3 rodzaje), w tym: 1 danie mięsne, 1 danie rybne oraz 1 danie wegańskie (w tym jedno z dań bezglutenowe), d) Ciepłych dodatków do dań na gorąco (minimum 2 rodzaje), w ilości co najmniej 250 g na osobę; e) Deseru, składającego się z minimum 3 rodzajów owoców krojonych (w ilości co najmniej 50 g na osobę) oraz minimum 2 rodzajów deserów podawanych w pucharkach w ilości co najmniej 50 g na osobę; f) Wyboru ciast, minimum 2 rodzaje: w ilości co najmniej 150 g na osobę; g) Napoi gorących bez ograniczeń, w tym świeżo parzonej kawy o pojemności ok. 150 ml jedna filiżanka i świeżo parzonej herbaty o pojemności ok. 150 ml jedna filiżanka do wyboru spośród minimum 5 rodzajów herbat w torebkach; h) Napoi zimnych, minimum 3 rodzaje soków owocowych w ilości co najmniej 0,25 l dla każdej osoby oraz wody mineralnej (gazowanej i niegazowanej) w ilości co najmniej 0,25 l dla każdej osoby. Ilość wody niegazowanej powinna być dwukrotnie większa niż ilość wody gazowanej); 9) Dla każdego z posiłków (przerwy kawowe, lunch) Wykonawca ma obowiązek przedstawić Zamawiającemu dwie propozycje menu do ostatecznego wyboru przez Zamawiającego na 14 dni przed terminem Wydarzenia. Ostateczna liczba uczestników zostanie przekazana Zamawiającemu na 7 dni kalendarzowych przez terminem Wydarzenia; 10) Wykonawca wydrukuje informacje o nazwie potrawy i umieści je na stole, na którym będą podawane posiłki; 12

13 11) Do podawanych w trakcie przerw kawowych i lunchu napojów Wykonawca zobowiązany jest zapewnić dodatki: mleko do kawy, świeżą cytrynę w plasterkach, cukier biały oraz cukier z trzciny cukrowej; 12) Obowiązkiem Wykonawcy będzie przygotowanie pojemników plastikowych do spakowania pozostałej po konferencji żywności i przekazanie jej Zamawiającemu na jego życzenie lub skuteczna redystrybucja pozostałej po wydarzeniu żywności (tj. przekazanie ewentualnych nadwyżek żywności instytucjom zajmującym się pomocą społeczną). 13) Zapewnienie dekoracji kwiatowych na stolikach koktajlowych i bufetach. VII Filmy prezentujący making-off konferencji Wykonawca będzie zobowiązany do zrealizowania i zmontowania min. 3 filmów o max długości do 2 minut prezentujących kulisy przygotowania i przebiegu forum. Film ma zawierać w szczególności przygotowania do forum z naciskiem na prezentację działań służących temu, żeby konferencja była dostępna, takich jak montaż petli indukacyjnych, pokazanie dostępności pomieszczeń itd. Film powinien zawierać również wypowiedzi prelegentów i uczestników forum. Filmy powinien zawierać dynamiczny, nowoczesny montaż, ale jednocześnie musi spełniać wszystkie wymogi dostępności, w tym napisy w języku polskim i tłumaczenie w języku migowym. Filmy muszą zostać przygotowany w formacie umożliwiającym jego emisję w Internecie (w tym zamieszczenie na portalu Youtube). Do filmów powinna zostać przygotowana audiodeskrypcja (opis treści wizualnych osobom niewidomym i słabowidzącym). C. POZOSTAŁE OBOWIĄZKI WYKONAWCY 1) Wykonawca wyznaczy jedną osobę do ogólnej koordynacji realizacji zadania, która będzie współpracowała z osobami wskazanymi przez Zamawiającego, 2) Na każdym etapie realizacji przedmiotu zamówienia, Wykonawca obowiązany będzie do respektowania zasady równych szans i niedyskryminacji ze względu na rasę, płeć, pochodzenie, wiek, stopień sprawności, orientację seksualną, religię oraz światopogląd, 3) Wykonawca będzie zobowiązany do respektowania umów pomiędzy Zamawiającym i firmami świadczącymi na jego rzecz dodatkowe usługi, a także skoordynowania ich udziału w konferencji w zakresie montażu sprzętu itp., 4) Wykonawca będzie odpowiedzialny za zapewnienie wszelkich oficjalnych zezwoleń w przypadku zaistnienia konieczności ich posiadania (np. przepustek, kart wstępu, pozwoleń na instalację sprzętu technicznego, zewnętrznych oznakowań na budynkach). D. WYTYCZNE DOTYCZĄCE PRZYGOTOWANIA OFERTY W ofercie należy uwzględnić: 1) Całościową kwotę realizacji zamówienia i szczegółowy kosztorys realizacji zamówienia, zgodnie z załącznikiem nr 1; 2) Szczegółowy opis/prezentacja koncepcji zawierająca poniższe elementy: a) Identyfikacji i scenografii forum zaprezentowana za pomocą projektów graficznych i/lub zdjęć przedstawiająca w sposób szczegółowy elementy identyfikacji i rozwiązania scenograficzne oraz 13

14 wyposażenie, które zostaną użyte podczas forum. W szczególności projekt stoiska/stoisk wystawienniczych w 2D lub 3D i katalogu konferencyjnego i rozplanowanie ich rozstawienia w przestrzeni hollu. b) Wizualizacja pomieszczeń w których będzie się odbywało forum zawierająca elementy identyfikacji i elementy scenograficzne, c) Materiałów konferencyjnych zaprezentowana za pomocą projektów graficznych i/lub zdjęć. 3) Udowodnioną realizacja co najmniej trzech usług o zbliżonym charakterze, tj. imprez z udziałem co najmniej 300 osób. Dodatkowym atutem będzie realizacja co najmniej jednej usługi o zbliżonym charakterze, tj. imprezy z udziałem osób z niepełnosprawnościami, w której zostały zastosowane reguły dostępności. 4) Dodatkowym atutem przy wyborze oferty będzie wskazanie, że przy realizacji zamówienia będą stosowane klauzule społeczne, tzn. przy jego realizacji zostaną zatrudnione osoby z niepełnosprawnościami, osoby bezrobotne lub o których mowa w przepisach o zatrudnieniu socjalnym. Oferty należy przesyłać w wersji elektronicznej do 23 sierpnia 2015 r.na adres: agata.wroblewska@mir.gov.pl. Wszelkich dodatkowych informacji udziela Agata Wróblewska, tel , agata.wroblewska@mir.gov.pl. E. WARUNKI WYBORU WYKONAWCY 5) Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie następujących kryteriów: Lp. Nazwa kryterium Znaczenie kryterium w % 1. Cena 30% 2. Koncepcja 40% 3. Doświadczenie 20% 4. Klauzule społeczne 10% 6) Zamawiający dokona oceny ofert przyznając punkty w ramach poszczególnych kryteriów oceny ofert przyjmując zasadę, że 1% = 1 punkt; 7) W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Oferentami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert; 8) Po wyborze Wykonawcy zastrzegamy sobie prawo negocjacji warunków zamówienia, w tym dokonywania przesunięć pomiędzy pozycjami kosztorysu (w ramach zaproponowanej przez Wykonawcę kwoty), 9) Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę oraz ewentualnej rezygnacji z realizacji zamówienia bez podania przyczyny; 10) Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju zawiera umowy na podstawie własnych wzorów umów stosowanych w ministerstwie; 11) Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.; 14

15 12) Zamawiający zastrzega, że całościowa oferowana cena stanowi informację publiczną w rozumieniu Ustawy o dostępie do informacji publicznej i w przypadku zastrzeżenia jej przez oferenta jako tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy przedsiębiorcy jego oferta zostanie odrzucona. 15