erop Instrukcja obsługi Wrocław wersja 1.32 R7

Transkrypt

1 erop System Elektronicznego Rozliczania Opieki Przedszkolnej Instrukcja obsługi Wrocław wersja 1.32 R7

2 Spis treści 1. WPROWADZENIE Architektura systemu Program erop Karty Czytniki kart INSTALACJA PROGRAMU PIERWSZE URUCHOMIENIE ARCHITEKTURA PROGRAMU KONFIGURACJA PROGRAMU Ustawienia: Konfiguracja czasu pracy przedszkola: Konfiguracja cennika: Konfiguracja tolerancji i przekroczeń: a) Tolerancja godzin płatnych i bezpłatnych b) Zaokrąglanie godzin obecności c) Maksymalna ilość dni przekroczeń d) Liczba dni ryczałtowych Konfiguracja rozliczeń: a) Rodzaj deklaracji godzin b) Rozliczenia poza godzinami pracy przedszkola c) Dni nieobecne rozliczać jako d) Brak rejestracji wejścia lub wyjścia traktować jako e) Obowiązkowe numery w dzienniku f) Sobota i niedziela jako dni wolne Konfiguracja - Inne : Konfiguracja Formatowanie PenDrive a : Kalendarz: Posiłki i zajęcia dodatkowe: Edycja cennika posiłków: Edycja cennika zajęć dodatkowych:

3 6) WPROWADZANIE DANYCH Grupy Wychowawcy Edycja wychowawców Lista dzieci i opiekunów Dodawanie dziecka do listy Usuwanie dziecka z listy Edycja dziecka na liście a) Deklaracja godzin pobytu, posiłków i zajęć dodatkowych b) Naliczanie opłat za pobyt według stawki cennika c) Przydzielanie opiekunów dziecka d) Przydzielanie Kart Przedszkolaka ) RAPORTY Rejestracje a) Przeglądanie rejestracji b) Ręczne dodawanie pojedynczych rejestracji c) Zbiorcze dodawanie rejestracji d) Automatyczne uzupełnianie rejestracji Zbiorcza lista obecności Lista obecności grupy Dziennik obecności Dziennik niezgodności ) ROZLICZENIA Rozliczenie czasu pobytu Rozliczenie finansowe Korekty rozliczenia finansowego ) WYDRUKI ) SŁOWNIK POJĘĆ I ZWROTÓW ) WYMAGANIA SYSTEMU

4 1. WPROWADZENIE Systemu erop, potocznie nazywany eropuch, przewidziany jest do elektronicznego wspomagania ewidencjonowania czasu pobytu dzieci w przedszkolu (zerówce) oraz rozliczania finansowego tegoż czasu wraz z rozliczaniem posiłków i zajęć dodatkowych. Pozwala na kontrolowanie czasu pobytu poprzez sporządzanie odpowiednich raportów oraz alarmując przekroczenia. W celu ewidencjonowania czasu wykorzystuje karty zbliżeniowe przypisywane poszczególnym dzieciom. Karty te służą do automatycznej rejestracji godzin pozostawienia i odbioru dzieci w przedszkolu. Wykorzystanie kart pozwala na maksymalne uproszczenie czynności związanych z raportowaniem czasu pobytu oraz comiesięcznym rozliczaniem dzieci. 1.1 Architektura systemu System składa się z jednego lub wielu czytników (naściennego SI2500E lub ręcznego CI6800E) oraz oprogramowania erop. W zależności od potrzeb, występuje dowolność w wyborze rodzaju czytników a także w ich liczbie. Program w podstawowej wersji instalowany jest na jednym komputerze PC z zainstalowanym systemem operacyjnym Windows. Wymagania dotyczące minimalnych parametrów komputera podano na końcu instrukcji. 1.2 Program erop Czytniki kart służą do zbierania zdarzeń pozostawiania lub odbioru dziecka z/do przedszkola, czyli rejestracji. Program natomiast pozwala przetwarzać i analizować zebrane informacje w celu wykonywania raportów czasowo - finansowych. Raporty te są wykonywane dla poszczególnych dzieci niezależne, dla grup dzieci oraz dla całego przedszkola. Niniejsza instrukcja obsługi przedstawia szczegółowo poszczególne funkcje programu oraz pokazuje sposób ich wykorzystania. Program został opracowany na podstawie informacji uzyskanych w ramach konsultacji z kadrą nauczycielską wrocławskich przedszkoli. 1.3 Karty Ewidencja czasu oparta jest na rejestracji godziny pozostawienia i odbioru dziecka w przedszkolu za pomocą karty zbliżeniowej zwanej kartą przedszkolaka. Rejestrację wykonuje się każdorazowo poprzez zbliżenie karty do czytnika. Każda karta posiada wbudowany unikalny numer identyfikacyjny, za pomocą którego rozróżniany jest właściciel karty. Szczegółowe informacje na temat wydawania kart zawarte są w dalszej części instrukcji

5 1.4 Czytniki kart Czytnik kart to elektroniczne urządzenie służące do odczytu zbliżanej do niego karty oraz rejestracji daty i godziny tego zdarzenia. Jest to swego rodzaju rejestrator. System erop obsługuje dwa rodzaje czytników. Podstawowym czytnikiem systemu jest czytnik naścienny CI6800E. Dodatkowo lub opcjonalnie można używać ręcznego czytnika SI2500E. Czytnik naścienny najczęściej zawieszony jest w holu głównym przedszkola natomiast czytnik ręczny może być wykorzystywany niezależnie w poszczególnych klasach lub na placu zabaw. Można używać więcej niż jeden czytnik ręczny lub naścienny jednocześnie. Czytnik naścienny jest urządzeniem prawie bezobsługowym i w celu rejestracji dziecka wystarczy zbliżyć do niego kartę. Zasilany jest podłączonym na stałe zasilaczem sieciowym. Natomiast czytnik ręczny zarejestruje kartę dopiero po naciśnięciu jednego z dwóch przycisków wejścia/wyjścia, czyli (+/-). Zasilany jest z 2 akumulatorków typu AA. Stan rozładowania akumulatorków sygnalizowany jest mruganiem czerwonej lampki oznaczonej jako BAT. Przenoszenie zgromadzonych rejestracji do komputerowej bazy programu erop wykonywane jest różnie w zależności od typu czytnika. W przypadku czytnika naściennego wykonujemy to za pomocą dostarczonego wraz z systemem PenDrive a. Natomiast czytnik ręczy podłączamy za pomocą kabla miniusb bezpośrednio do komputera (odczyt następuje automatycznie podczas uruchomionego programu erop)

6 2. INSTALACJA PROGRAMU Instalacja programu polega na uruchomieniu pliku instalacyjnego oraz postępowaniu zgodnie z wskazówkami wyświetlanymi podczas instalacji. W trakcie instalacji zostaną wgrane do komputera 3 programy: erop program rozliczeniowy Firebird serwer bazy danych sterownik komplet sterowników dla bazy danych i urządzeń Serwer bazy danych oraz sterownik ODBC stanowią darmową część oprogramowania. Jednak podczas ich instalacji mogą pojawić się komunikaty w języku angielskim. Należy wtedy kolejno akceptować anglojęzyczne komunikaty wciskając klawisz OK oraz/lub zaznaczając akceptację licencji. Całość instalacji zostanie automatycznie przeprowadzona w odpowiedniej kolejności. W dużym uproszczeniu - cały proces instalacji nie wymaga żadnych dodatkowych konfiguracji i decyzji. 3. PIERWSZE URUCHOMIENIE Uruchomienie programu wymaga prawidłowego podania nazwy użytkownika oraz przypisanego mu hasła. Dane te zabezpieczają program przed dostępem osób nieupoważnionych. Pierwsze uruchomienie wymaga podania domyślnego użytkownika (login) i hasła: domyślny login: domyślny hasło to: admin admin Zaznaczenie [v] zapamiętaj mnie powoduje zapamiętanie nazwy użytkownika i jego hasła tak, aby podczas następnego uruchomienia programu pojawiło się ono automatycznie bez potrzeby ponownego wpisywania. W programie możemy zdefiniować dowolną ilość użytkowników z uprawnieniami do obsługi systemu. Więcej informacji w rozdziale (Wychowawcy)

7 4. ARCHITEKTURA PROGRAMU Program został podzielony na pięć zakładek funkcjonalnych, znajdujących się po jego lewej stronie. Zmiana zakładki następuje poprzez klikniecie myszką na kolejna zakładkę (rozwijanie zakładki funkcyjnej). Poniżej przedstawiono opis poszczególnych zawartości zakładek: a) RAPORTY: Rejestracje Zbiorcza lista obecności Lista obecności grupy Dziennik obecności Dziennik niezgodności Lista wszystkich wyjść/wejść z/do przedszkola. Lista zawiera: datę, godzinę, nazwisko i imię dziecka, opiekuna, który przyprowadził lub odebrał dziecko Ilościowe zestawienie dzieci obecnych w każdej z grup przedszkolnych Lista obecności dzieci w grupie Dziennik obecności identyczny z dziennikiem używanym w przedszkolach Lista dzieci, które były przyprowadzane lub odbierane w godzinach niezgodnych z deklaracjami rodziców (spóźnienia) b) ROZLICZENIA: Rozliczenie czasu pobytu Rozliczenie finansowe Korekty rozliczenia finansowego Zestawienie obecności dziecka. Zestawienie uwzględnia czas pobytu i wylicza ilość godzin obecnych i nieobecnych wraz z przekroczeniami czasu Finansowe rozliczenie grup dzieci. Uwzględnia czas pobytu, nieobecności, spóźnienia, przekroczenia, stawki godzinowe, itd. Oblicza całkowitą kwotę jaką muszą zapłacić rodzice za pobyt dziecka w przedszkolu. Arkusz niezdefiniowanych korekt dopisywanych ręcznie. Korekty te uwzględniane są przy całkowitym rozliczeniu dziecka

8 c) WPROWADZANIE DANYCH: Grupy Wychowawcy i użytkownicy systemu Lista dzieci i opiekunów Migracja grup dzieci Arkusz grupowego zestawienie dzieci. Arkusz z listą nauczycieli oraz przyznane im prawa do użytkowania programu Arkusz z listą wszystkich dzieci i ich opiekunów. Jest to miejsce wprowadzania dzieci i ich opiekunów do systemu. Arkusz zmian w grupach. Wykorzystywany do globalnego zarządzania grupami dzieci, zwłaszcza podczas zmian związanych z przejściem dzieci do grup starszych rocznikowo (na początku roku nauki). d) KONFIGURACJA: Ustawienia Kalendarz Posiłki i zajęcia dodatkowe Podstawowe ustawienia konfiguracyjne programu. Większość tych ustawień wykonywana powinna być 1 raz na początku użytkowania programu Arkusz listy świąt i dni wolnych uwzględnianych przy rozliczeniach. Arkusz z cennikiem posiłków oraz cennikiem dla zajęć dodatkowych Dokładne omówienie poszczególnych funkcji znajduje się w dalszej części instrukcji

9 5. KONFIGURACJA PROGRAMU Dialog pozwalający na konfigurację wszystkich podstawowych właściwości programu, zwłaszcza tych, które są związane z specyficznymi wymaganiami użytkownika dotyczącymi rozliczeń czasowo finansowych. Dla prawidłowego funkcjonowania systemu wymagane jest poprawne skonfigurowanie go wg poniżej przedstawionego opisu. 5.1 Ustawienia: Okno Ustawienia wygląda następująco: - 9 -

10 Opis poszczególnych ustawień: Godziny otwarcia przedszkola Przedziały godzin płatnych i bezpłatnych Tolerancja godzin płatnych i bezpłatnych Zaokrąglanie godzin obecności Maksymalna liczba dni przekroczeń Liczba dni ryczałtowych Rodzaj deklaracji godzin Rozliczenia poza godzinami pracy przedszkola Dni nieobecne rozliczać jako Brak rejestracji wejścia lub wyjścia rozliczać jako Obowiązkowe numery dziennika Sobota i niedziela to dni wolne Włączenie korekt rozliczenia finansowego ustawienie określa godziny od/do otwarcia przedszkola ustawienie określa cennik płatności za pobyt w przedszkolu w zadanym terminie i zadanych godzinach pobytu. Stawka z wpisaną wartością 0,0zł w odpowiednim przedziale godzinowym traktowana jest jako stawka bezpłatna ustawienie określa abolicję w spóźnieniach. Zasada ta dotyczy również odbioru dziecka z przedszkola. każda godzina rejestracji (wejścia/wyjścia) zaokrąglana jest do wartości ustawionej. Przykładowo wszelkie np.: 5 min spóźnienia będą traktowane jako spóźnienia o wpisanej wartości np.: 30 min. maksymalna liczba dni, w których dziecko może przekroczyć zadany płatny czas zadeklarowany przez rodzica. Liczba ta określa alarm dla osób notorycznie spóźniających się z np.: odbiorem dziecka z przedszkola. ustawienie określa średnią liczbę dni w miesiącu przyjętą przez gminę jako pracujące. ustawienie określa, czy do obliczeń płatności będą wykorzystywane zadeklarowane godziny od/do, czy też liczba godzin niezależna od momentu ich rozpoczęcia. ustawienie określa, czy pobyt dziecka po zamknięciu przedszkola będzie płatny czy bezpłatny ustawienie określa, jak rozliczać dni nieobecne ustawienie określa, jak rozliczać w przypadku, kiedy w danym dniu jest jedna rejestracja (np.: wejściowa) i brakuje drugiej (np.: wyjściowej). ustawienie określa, czy numery w dzienniku są obowiązkowe ustawienie określa, jak traktować takie dni jak sobota i niedziela w przypadkach, kiedy w tych dniach pojawiły się obecności. ustawienie aktywuje możliwość wykonywania ręcznych korekt rozliczenia finansowego

11 5.1.1 Konfiguracja czasu pracy przedszkola: Jest to podstawowy parametr programu. Poprawne jego ustawienie wymagane jest do wykonywania prawidłowych rozliczeń czasowo finansowych. Wypełniając pola oznaczone jako od/do konfigurujemy czas pracy przedszkola Konfiguracja cennika: Proces konfiguracji cennika powinien przebiegać następująco: Za pomocą przycisków: Dodaj zakres Zmień zakres Usuń zakres ustalamy godziny płatne i bezpłatne otwartego przedszkola. Następnie przydzielamy ustalonym przedziałom stawki cenowe. Przykładowo, jeśli np.: przedszkole jest otwarte w godzinach 7:00-16:00 z godzinami płatnymi 12:00-16:00, to wprowadzamy następujące dwa zakresy: 7:00-12:00 zakres bezpłatny 12:00-16:00 zakres płatny (zaznaczone płatne) Dodatkowo podczas edycji godzin płatnych należy określić stawkę płatności za godzinę pobytu. Dostępnych jest pięć stawek. Konfigurując później płatność dziecka, przypisujemy mu właśnie tutaj określoną, jedną ze pięciu stawek. Przykładowo, jeśli dla trzeciego dziecka w rodzinie przysługuje darmowy pobyt w przedszkolu, to jedną ze stawek, właśnie dla takich przypadków ustawimy na wartość 0 zł. Nie występuje konieczność definiowania wszystkich pięciu stawek godzinowych. Definiujemy tylko te stawki, które będą używane w rozliczeniach. Konfiguracja cennika wymaga podania daty, od której cennik będzie ważny. W przypadku zmian w cenniku usług zamiast modyfikować np.: wprowadzone poprzednio ceny, należy obligatoryjnie definiować kolejne cenniki z podaniem daty ich obowiązywania. Takie podejście pozwoli na zachowanie historii rozliczeń dziecka w okresach podlegających wcześniejszym cennikom

12 5.1.3 Konfiguracja tolerancji i przekroczeń: a) Tolerancja godzin płatnych i bezpłatnych. Ustawienie określa abolicję w spóźnieniach w podanym zakresie. Ustawienie wartości np.: 3 min spowoduje to, iż w przypadku wystąpienia spóźnienia odbioru dziecka do 3 min włącznie lub przyprowadzenia dziecko o 3 min za wcześnie, program zignoruje ten fakt i potraktuje wejście/wyjście jako prawidłowe. Ze względu na mogące wystąpić minimalne różnice w ustawieniach czasu czytnika kart i czasu na zegarkach poszczególnych rodziców wskazane jest ustawianie czasu tolerancji na min 3 min. b) Zaokrąglanie godzin obecności. Parametr ten określa wartość czasu, o który będą zaokrąglane godziny rejestracji wejścia/wyjścia. Jest to minimalna jednostka czasu używana podczas wykonywania rozliczeń czasowo finansowych. Przykład: ustawiamy tolerancję na wartość 10 minut, a zaokrąglanie na 30 min; zakładamy zadeklarowany pobyt w godzinach od 7:00 do 16:00 W przypadku, gdy opiekun: a) przyprowadzi dziecko o 6:51 - przyjście w ramach tolerancji 10 min - program potraktuje przyjście jak o godzinie 7:00 b) przyprowadzi dziecko o 6:45 - przyjście z przekroczeniem tolerancji 10 min - program uzna, że dziecko przyszło o godzinie 6:30 (zaokrąglenie do jednostki do -30 minut) c) odbierze dziecko o godz. 16:09 - odbiór w ramach tolerancji 10 min - program uzna, że dziecko odebrano o godzinie 16:00 d) odbierze dziecko o godz. 16:12 - odbiór z przekroczeniem tolerancji 10 min - program uzna, że odebrał dziecko o godzinie 16:30 (zaokrąglenie do jednostki do +30 minut) c) Maksymalna ilość dni przekroczeń... Parametr konfigurujący alarm przekroczeń. Jest to maksymalna liczba dni, w których dziecko może przekroczyć zadany, płatny czas pobytu, zadeklarowany przez rodzica. W przypadku, gdy rodzic spóźni się z odbiorem lub przyprowadzi dziecko za wcześnie w okresie przekraczającym maksymalną liczbę przekroczeń, program zasygnalizuje ten fakt w raporcie Dziennik niezgodności zaznaczając osobę na kolor czerwony. d) Liczba dni ryczałtowych Parametr określa średnią liczbę dni w miesiącu, przyjętą przez gminę jako dni pracujące. Aktualna liczba dni zatwierdzona przez MEN, za którą rodzic płaci jest równa 21. Wartość ta za pomocą powyższego parametru może być zmieniona w zakresie od 1 do

13 5.1.4 Konfiguracja rozliczeń: a) Rodzaj deklaracji godzin Parametr określa czy do obliczeń płatności będą wykorzystywane zadeklarowane godziny od/do, czy też liczba godzin niezależna od momentu ich rozpoczęcia. deklaracja ilości godzin płatnych W rozliczeniach uwzględniana będzie liczba godzin płatnych pobytu dziecka liczona od momentu przyprowadzenia do przedszkola. deklaracja godzin pobytu (od-do) W rozliczeniach uwzględniane będą zadeklarowane godziny od/do pobytu w przedszkolu. b) Rozliczenia poza godzinami pracy przedszkola Parametr określa jak rozliczać obecność dziecka poza godzinami pracy przedszkola. Pozwala na wybór jednej z trzech opcji: pomijać nad-godziny w rozliczeniach traktować jako nad-godziny bezpłatne traktować jako nad-godziny płatne c) Dni nieobecne rozliczać jako Parametr określa jak rozliczać dni nieobecne. Pozwala na wybór jednej z trzech opcji: bezpłatne rozliczać według deklaracji rozliczać jako całodzienny pobyt w przedszkolu (w godzinach otwarcia) Standardowo dni nieobecne traktowane są jako bezpłatne. Rodzice na początku miesiąca płacą ryczałtowo opłatę miesięczną, która jest iloczynem ilości dni i ilości zadeklarowanych godzin płatnych. Płatność za dni nieobecne usprawiedliwione nie jest pobierana. d) Brak rejestracji wejścia lub wyjścia traktować jako Parametr ten pozwala na ustalenie, jak rozliczać dni, w których dziecko było obecne, jednak wejście lub wyjście nie zostało zarejestrowane w czytniku kart. W takiej sytuacji program nie posiada informacji o okresie pobytu dziecka w przedszkolu i do rozliczeń przyjmie jedną z trzech poniżej przedstawionych opcji. dzień nieobecny dzień obecny w godzinach pracy przedszkola uzupełnić brak rejestracji zgodnie z godz. pracy przedszkola

14 W przypadku, gdy wybierzemy uzupełnić brak rejestracji program postara się rozpoznać, której rejestracji brakuje (przyprowadzenia, czy odebrania dziecka) i przyjmie, że dziecko przyszło lub wyszło w momencie otwarcia/zamknięcia przedszkola. e) Obowiązkowe numery w dzienniku Parametr określa, czy numery w dzienniku SA obowiązkowe. Zaznaczenie parametru spowoduje, iż wszystkie listy, rozliczenia i zestawienia będą posortowane według numerów dzieci w dzienniku. Jednak program będzie wtedy wymagać, aby każde dziecko miało wprowadzony unikalny (w skali grupy) numer w dzienniku. f) Sobota i niedziela jako dni wolne Parametr określa, jak traktować takie dni jak sobota i niedziela w przypadkach, kiedy w tych dniach wystąpiły się obecności. Ustawienie tego parametru powoduje pomijanie w rozliczeniach sobót i niedziel oraz powoduje także, że niekoniecznie trzeba w kalendarzu zaznaczać soboty i niedziele jako dni wolne Konfiguracja - Inne : a) Włączenie korekt rozliczenia finansowego Parametr aktywuje możliwość wykonywania ręcznych korekt rozliczenia finansowego. Zaznaczenie tej opcji spowoduje uruchomienie możliwości ręcznego uzupełniania wpływów i niedopłat w banku i kasie przedszkola. Tabele z rozliczeniami będą wtedy zawierać dodatkowe dwie kolumny, które mogą służyć do notowania wpłat rodziców. Program uwzględnia wpłaty z dwóch źródeł domyślnie nazwanych jako: wpłata na konto bankowe (Bank) i wpłata do kasy w przedszkolu (Kasa) Konfiguracja Formatowanie PenDrive a : Funkcjonalność umożliwiająca przygotowanie pamięci typu PenDrive do pracy z systemem erop. Tylko i wyłącznie odpowiednio sformatowany PenDrive umożliwia odczyt rejestracji z czytników kart. Zabezpieczenie takie ma na celu wyeliminowanie przypadkowych odczytów rejestracji przez niepowołane osoby. Uwaga! Sformatowany PenDrive powinien być przewidziany wyłącznie do obsługi systemu erop!!! Wgrywanie do niego dodatkowych plików może spowodować niepoprawną pracę systemu, a w skrajnych przypadkach doprowadzić do utraty części odczytywanych z czytników kart rejestracji

15 5.2 Kalendarz: Okno konfiguracji kalendarza. Jest to miejsce definiowania dni wolnych, czyli dni, w których program nie będzie wykonywał rozliczeń. Przez dni wolne rozumiemy wszelkiego rodzaju święta i dni, w których przedszkole jest nieczynne. Wybór dni nastąpi po kliknięciu myszką w konkretny obszar, a po wykonaniu wszystkich zaznaczeń zapisaniu dokonanych zmian klawiszem ZAPISZ Uwaga!!! Jeśli nie wykonamy odpowiedniej konfiguracji kalendarza to program będzie traktował dni wolne jako nieobecności!

16 5.3 Posiłki i zajęcia dodatkowe: System erop umożliwia wykonywanie rozliczeń posiłków i zajęć dodatkowych. W dialogu opisywanej konfiguracji ustalamy cennik oraz odpowiednią datę początku jego obowiązywania. Program pozwala zdefiniować maksymalnie 16 posiłków i 16 zajęć dodatkowych. Liczba posiłków i ich ceny w roku szkolnym mogą ulegać zmianom. Opisywane tutaj cenniki mogą mieć daty początku obowiązywania zaczynające tylko się od pierwszego dnia kolejnego miesiąca. Nie można stworzyć dwóch cenników np.: posiłków w tym samym miesiącu. Uruchamiając pierwszy raz konfigurację posiłków i zajęć widzimy nieaktywne okno jak na obrazku powyżej. Taka sytuacja będzie występowała, gdy nie skonfigurowano jeszcze żadnych cenników Edycja cennika posiłków: Nowy wpis w cenniku posiłków wykonujemy poprzez opcję Dodaj nową tabelę posiłków. Klikamy na klawisz o tej samej nazwie i podajemy datę, od której cennik będzie ważny. Zatwierdzając powyższą czynność zapisujemy zmiany z bazie danych. Wymagane jest dodawanie cenników chronologicznie, wg kolejnych dat obowiązywania. Po dodaniu nowego cennika, w górnej części programu, w tabeli o nazwie Obowiązujące od pojawi się podana przez nas data. Wpis ten oznacza stworzenie nowego cennika obowiązującego od właśnie ustalonej daty. Zaznaczając ten wpis myszką wyświetlamy z dolnej tabeli szczegóły cennika

17 Dolna tabela to cennik składający się z pozycji takich jak nazwa posiłku oraz stawka za posiłek. Edycja tej tabeli może być przeprowadzona w dwojaki sposób: klikamy dwukrotnie myszką na wybraną pozycję, wpisujemy nazwę lub stawkę i naciskamy ENTER, klikamy na wybraną pozycję i naciskamy ENTER, pozycja przejdzie w tryb edycji, następnie wpisujemy tekst i zatwierdzamy zmiany klawiszem ENTER. poruszając się po tabeli kursorami wybieramy odpowiednią pozycję, naciskamy klawisz ENTER i wpisujemy tekst, następnie zatwierdzamy zmiany klawiszem ENTER. Wszystkie edytowane przez nas zmiany zapisane będą dopiero po zatwierdzeniu ich klawiszem Zapisz umieszczonym w dolnej części programu. Uwaga!!! Modyfikacja ceny oraz nazwy wskazana jest tylko w przypadku błędnego jej wprowadzenia lub dopisywania nieistniejącej pozycji. Każda zmiana ceny i nazwy powinna być wprowadzona od nowa, z nową datą obowiązywania, jako nowy cennik Edycja cennika zajęć dodatkowych: Sposób wprowadzania i zarządzania cennikami dla posiłków i zajęć dodatkowych jest identyczny, tak więc powyższy opis dotyczący konfigurowania posiłków dotyczyć będzie także zajęć dodatkowych

18 6) WPROWADZANIE DANYCH Zakładka wprowadzania danych przewidziana jest do wprowadzania i edycji wszelkich danych dotyczących przedszkola, a w tym dzieci, ich opiekunów, ich grupy i wychowawców. 6.1 Grupy Ta część programu przewidziana jest do definiowania oraz edycji grup dzieci. Każda grupa posiada unikalną nazwę i ewentualnie może być przypisana do odpowiedniego przedziału wiekowego oraz posiadać numer grupy rocznika. Grupa stanowi pewną formę klasyfikowania dzieci w celu łatwiejszego nadzoru nad ich rozliczeniami oraz szybszego wyszukiwania w programie. Zazwyczaj grupy i ich nazwy w programie posiadają swój odpowiednik w przedszkolu. Grupy systematyzują informację, a wszelkie wykonywane obliczenia dotyczące konkretnego dziecka są niezależne od przynależności do grupy. Wykonując migrację dziecka pomiędzy grupami zachowujemy jego wcześniejsze rozliczenia. Cecha ta przydatna jest zwłaszcza na początku nowego roku szkolnego, gdy wykonujemy rozliczenia za dany miesiąc (np.: wrzesień), z odliczeniami z wcześniejszego miesiąca (np.: czerwiec), a dziecko w tym czasie było przynależne do różnych grup

19 6.2 Wychowawcy Okno to służy do wprowadzania i zarządzania listą wychowawców pracujących w przedszkolu. Przez wychowawcę rozumiemy osobę będącą nauczycielem, który opiekuje się grupą dzieci. Jednej grupie możemy przypisać wielu wychowawców. Oczywiście wychowawca może również opiekować się wieloma grupami Edycja wychowawców Edycja wychowawców wykonywana jest za pomocą przycisków w dolnej części programu. Dodając nowego wychowawcę obligatoryjnie podajemy jego imię i nazwisko. Pozostałe dane nie są obowiązkowe. Wychowawca także może, ale nie musi posiadać swoją kartę identyfikacyjną. Posiadanie karty uwidocznione jest znakiem [v] na liście wychowawców. Funkcja karty wychowawcy zostanie wyjaśniona w kolejnych rozdziałach. Każdy wychowawca może być użytkownikiem programu erop i posiadać do niego dostęp. Dostęp ten uzyskujemy podczas edycji danych wychowawcy zaznaczając opcję uprawnienia do obsługi programu, a następnie podając jego Nazwę użytkownika i Hasło. Wpisany login i hasło służy do logowania podczas uruchamiania programu. UWAGA!!! Usunięcie wszystkich wychowawców, którzy mają uprawnienia do obsługi programu erop, uniemożliwi jakikolwiek dostęp do programu!

20 6.3 Lista dzieci i opiekunów Ta część programu zawiera listę dzieci zarejestrowanych w systemie oraz przypisanych im opiekunów. Przeznaczona jest do zarządzania tą listą, a w szczególności do dodawania, kasowania i edycji danych osobowych dzieci, przypisywania opiekunów oraz przypisywania cenników opłat za pobyt, posiłki i zajęcia dodatkowe. Za pomocą pól grupa, wyświetl opiekunów oraz wyświetl usunięte dzieci można odpowiednio filtrować informację pokazywaną na liście dzieci. Aby dodać nowe dziecko wystarczy nacisnąć klawisz: Dodaj dziecko. Gdy chcemy poprawić dane osobowe już wpisanego dziecka wystarczy zaznaczyć je na liście i nacisnąć Edytuj dziecko. Podobny efekt uzyskamy podwójnie klikając dane dziecko na tej samej liście. Kasowanie odbywa się analogicznie Dodawanie dziecka do listy Naciskając przycisk Dodaj dziecko powodujemy pojawienie się arkusza danych osobowych dziecka. Arkusz ten zawiera także listę przypisanych dziecku opiekunów oraz umożliwia wybór cenników pobytu, posiłków i zajęć dodatkowych. Wśród danych osobowych obligatoryjnie wprowadzić należy pola zaznaczone kolorem czerwonym. Wskazane jest także jednoczesne przypisanie dziecku wcześniej stworzonych cenników oraz nadanie numeru w dzienniku i opcjonalnie numeru ewidencyjnego. Nadając numer dziecka w dzienniku można przyjąć zaproponowaną przez program wartość (pierwszy wolny numer w danej grupie), lub też wpisać własną wartość. Numer ten można także później w prosty sposób modyfikować. W oknie Migracja grup dzieci można posortować wszystkie numery dziennika danej grupy, lub też dowolnie je zmieniać Usuwanie dziecka z listy Program nie pozwala na całkowite usunięcie dziecka z listy. Naciśnięcie przycisku Usuń dziecko spowoduje zmianę statusu dziecka z widocznego na ukryty. W niektórych częściach programu istnieje możliwość zobaczenia wśród list wszystkich dzieci, także tych ukrytych. Skasowanie (ukrycie) i ponowne dodanie dziecka o tym samym imieniu i nazwisku spowoduje, iż ten drugi wpis będzie oznaczał zupełnie inne dziecko, które nie będzie miało zachowanej historii rozliczeń poprzednika dziecka. W przypadku błędnie wpisanych danych osobowych dziecka wskazana jest tylko ich modyfikacja (edycja)

21 6.3.3 Edycja dziecka na liście Wybierając myszką konkretną pozycję na liście dzieci oraz naciskając klawisz Edytuj dziecko powodujemy wyświetlenie podobnego arkusza edycji danych dziecka jak arkusz Dodaj dziecko. Zachowując zasady opisane podczas dodawania dziecka, możemy edytować wpisy widniejące w poszczególnych polach arkusza. Zatwierdzenie zmian edycji wykonujemy klawiszem Zapisz. Edycja danych dziecka wygląda jak na obrazku: Tabela znaczeń niektórych pól edycji dziecka: Numer w dzienniku Numer ewidencyjny jest to unikalny numer w grupie dzieci odpowiadający numerowi z dziennika. Ustawiając w konfiguracji programu opcję Obowiązkowe numery w dzienniku zmuszamy użytkownika do stosowania tych numerów. jest to dodatkowy unikalny numer klasyfikujący dziecko w skali przedszkola. W niektórych przedszkolach każde dziecko ma swój numer w kartotece niezależnie od numeru w dzienniku. Numer ten będzie występował np.: w rozliczeniu finansowym

22 a) Deklaracja godzin pobytu, posiłków i zajęć dodatkowych Ta część edycji danych dziecka pozwala na przypisanie mu zadeklarowanych godzin pobytu oraz na przypisanie w tych godzinach ewentualnych posiłków i zajęć dodatkowych. Naciskając przycisk Zmień uaktywniamy arkusz edycyjny powyższych parametrów. Powyższy arkusz definiuje, kiedy i w jakich godzinach dziecko będzie przyprowadzane i odbierane z przedszkola. Dodatkowo, jakie posiłki będzie jadło i z jakich zajęć dodatkowych będzie korzystało. Godziny zadeklarowane posiadają datę ważności, od której będą uwzględniane w rozliczeniach. Każda zmiana zadeklarowanych godzin pobytu wymaga ponownego wprowadzenia terminu, od kiedy będzie funkcjonowała oraz ponownego skonfigurowania przypisanych dziecku posiłków i zajęć dodatkowych. Zaznaczanie posiłków oraz zajęć dodatkowych następuje po dwukrotnym kliknięciu myszką wybieranej pozycji w tabeli. Posiłki wybrane wyświetlają się w kolorze niebieskim, a zajęcia dodatkowe zielonym. W obu przypadkach wybrana pozycja będzie zawierać znaczek zaznaczenia [v]. Rodzice dziecka, w trakcie roku szkolnego, mogą zmienić zakres zadeklarowanych godzin pobytu dziecka w przedszkolu. Zmiany te dotyczyć mogą także rodzajów posiłków, czy też liczby zajęć dodatkowych. Zmiany takie wprowadzamy obligatoryjnie za każdym razem jako nowy wpis do arkusza Edycja zadeklarowanych godzin pobytu, posiłków i zajęć dodatkowych wraz z podaniem daty, od kiedy zmiana nastąpi. Podejście takie wymuszone jest zachowaniem archiwalnych rozliczeń w minionym okresie rozrachunkowym