Tworzenie struktury podziału pracy i organizacja zespołu projektowego. dr Olga Dębicka

Transkrypt

1 Tworzenie struktury podziału pracy i organizacja zespołu projektowego dr Olga Dębicka

2 Tworzenie struktury podziału pracy Istota SPP. Metody tworzenia struktury SPP. Proces tworzenia struktury SPP. Prezentacja struktury SPP.

3 Organizacja zespołu projektowego Struktura organizacyjna zespołu projektowego. Kierownik projektu. Tworzenie zespołu. Rozwiązywanie konfliktów. Motywowanie pracowników.

4 SPP Umożliwia kontrolowanie projektu i przydzielenie zadań członkom zespołu. Struktura SPP jest zbiorem komponentów projektu ukierunkowanych na efekty projektu.

5 SPP 1. Szacowanie kosztów. 2. Budżetowanie kosztów. 3. Planowanie zasobów. 4. Planowanie zarządzania ryzykiem. 5. Definiowanie operacji.

6 SPP!!! Zakres projektu!! Etapy!! Jednostki robocze!! Zadania

7 Etap jest częścią projektu, która musi zostać ukończona przed rozpoczęciem następnego etapu. Pakiet roboczy jest najmniejszym efektem projektu zdefiniowanym w strukturze SPP. Należy określić akceptowalną ilość czasu, która będzie spełniała rolę najmniejszej jednostki roboczej. Wykonanie najmniejszego pakietu roboczego nie powinno zajmować więcej niż 80 godzin i nie mniej niż 8 godzin.

8 Dlaczego definiujemy SPP Struktura SPP definiuje pracę, którą trzeba wykonać w celu ukończenia projektu. Struktura SPP tworzy poczucie pilności. Struktura SPP jest pomocna w zapobieganiu rozwlekania zakresu projektu. Struktura SPP oferuje kontrolę. Struktura SPP definiuje bazowy zakres.

9 Tworzenie struktury SPP Efekty projektu są tym, do czego zmierzają prace projektowe. Struktura SPP jest kompilacją komponentów stworzonych w celu osiągnięcia końca projektu. W trakcie tworzenia struktury SPP definiowana jest lista operacji, które muszą zostać wykonane, aby uzyskać efekty projektu.

10 Istnieją dwie metody tworzenia struktury SPP od góry do dołu i od dołu do góry. Uogólnienie koniec Uogólnienie początek Metoda wstępująca początek Metoda zstępująca koniec Duża szczegółowość Duża szczegółowość

11 Proces tworzenia struktury SPP Wymaga zaangażowania kierownika projektu i jego zespołu. Tablica, pisaki, kartki samoprzylepne spotkanie z zespołem. Rozpoczęcie od celów górnego poziomu (np. etapy projektu, główne efekty projektu, kategorie projektu.)

12 Proces tworzenia struktury SPP Czy w projekcie stworzono logiczne części identyfikowane przez daty lub operacje? Czy istnieją identyfikowalne kamienie milowe, które mogą reprezentować etapy? Czy w organizacji istnieją cykle biznesowe, które muszą być uwzględnione w trakcie realizacji projektu? Czy z projektem są związane finansowe zobowiązania lub restrykcje, które mogą identyfikować etapy? Jakie czynniki związane z cyklem projektowym obowiązującym w firmie będą miały wpływ na projekt?

13 Proces tworzenia struktury SPP 1. Identyfikacja etapów. 2. Dekompozycja komponentów pierwszego etapu do mniejszych efektów projektu. 3. Dalsza dekompozycja do postaci zarządzanych pakietów roboczych. 4. Przejście do następnego etapu powtórzenie procesu.

14 Proces tworzenia struktury SPP Wykorzystanie programu Microsoft Project/ Microsoft Project Server umożliwia całemu zespołowi projektowemu tworzenie raportów na temat zadań, planowanie zmian i rejestrowanie czasu poświęconego na każdy projekt.

15 Proces tworzenia struktury SPP Po stworzeniu wstępnej wersji struktura SPP musi zostać przekazana zarządowi w celu zatwierdzenia. Konsultacje z promotorem projektu. Prezentacja kluczowym uczestnikom projektu.

16 Prezentacja struktury SPP Przedstawienie efektów projektu. Prezentacja kolejnych etapów i ich efektów na linii czasu. Nie jest konieczna prezentacja każdego zadania wymaganego do ukończenia kolejnych etapów chyba że uczestnicy o to poproszą.

17 Linia czasu i efekty każdego etapu projektu 3 września Rozpoczęcie I etapu 23 październik Rozpoczęcie II etapu 13 listopada Rozpoczęcie III etapu 13 stycznia Rozpoczęcie III etapu Instalacja serwerów Zaprojektowanie aplikacji i konfiguracja serwerów Rozpoczęcie instalacji na stacjach roboczych Zaprojektowanie aplikacji i konfiguracja serwerów

18 Organizacja zespołu projektowego Struktura organizacyjna zespołu projektowego. Kierownik projektu. Tworzenie zespołu. Rozwiązywanie konfliktów. Motywowanie pracowników.

19 Kluczem do sukcesu jest zbudowanie kompetentnego zespołu projektowego i pozwolenie mu na swobodę działań w ramach założeń określonych dla projektu.! Plany taktyczne są skuteczne tylko wtedy, gdy zostały opracowane przez kierownika projektu wraz z zespołem projektowym.

20 Schemat organizacyjny zespołu projektowego Sponsor Reprezentant klienta Komitet sterujący Doradca techniczny Związki zewnętrzne Kierownik projektu Biuro projektu Zespół kontroli jakości Kierownik projektu 1 Kierownik projektu 2 Kierownik projektu n Zespół 1 Zespół 2 Zespół n

21 1. Sponsor projektu 2. Kierownik projektu 3. Kierownicy podprojektów 4. Osoby zewnętrzne 5. Komitet sterujący 6. Biuro projektu 7. Zespół zapewnienia jakości.

22 Kierownik projektu Kompetencje kierownika projektu są kluczowe dla osiągnięcia sukcesu. Im większą wszechstronną wiedzą dysponuje kierownik projektu, tym łatwiej mu dostrzegać sygnały zagrażające powodzeniu przedsięwzięcia.

23 Kierownik projektu Kiedy należy go wybrać? Jak najwcześniej!! Aktywny udział kierownika przy definiowaniu projektu, w negocjacjach i uzgodnieniach handlowych sprzyja szybkiemu i sprawnemu włączeniu się w proces wykonawczy.

24 Kierownik projektu - zadania Odpowiedzialność za realizację podstawowych parametrów projektu: zakres, budżet i termin realizacji. Planowanie wszystkich działań, dostosowywanie do aktualnych warunków realizacji, ocena wykonywanych prac i poprawa prac wykonanych niezgodnie z założeniami. Bieżące dokumentowanie prac dokumentowych. Zapewnienie sprawnego systemu zarządzania ryzykiem, zmianami, komunikacji w projekcie, stałe utrzymywanie kontaktów zewnętrznych i wewnętrznych.

25 Kierownik projektu cechy osobowości Kwalifikacje merytoryczne. Umiejętność pracy w zespole. Zdolności przywódcze i kierownicze. Znajomość predyspozycji zawodowych i umiejętności poszczególnych członków zespołu. Umiejętność egzekwowania realizacji zadań, budowanie atmosfery w zespole i unikanie konfliktów. Stanowczość, stałość w poglądach, ale nie upór (elastyczność w przypadku pomyłki zauważonej przez zespół lub zgłoszenia propozycji modyfikacji).

26 Kierownik projektu - wymagania 1. Zdobywanie odpowiednich zasobów; 2. Pozyskiwanie i motywowanie personelu; 3. Radzenie sobie z przeszkodami w realizacji celów; 4. Utrzymywanie się w podstawowych parametrach projektu; 5. Podejmowanie ryzyka przy unikaniu niepowodzeń; 6. Tworzenie rozległego systemu komunikacji; 7. Umiejętność negocjowania.

27 Tworzenie zespołu Ocena umiejętności wewnętrznych Członkowie Zespołu! Rekomendacja Zarządu! Reputacja pracowników!! Doświadczenie

28 Zadania Tworzenie zespołu macierz ról i obowiązków Metoda określania wszystkich ról koniecznych do odegrania w ramach projektu oraz przypisanych im obowiązków. Tworzenie aplikacji Kierownik projektu Z (zatwierdza) Programista aplikacji T (twórca) testowanie Z U (uczestnik) Pakowanie aplikacji Testowanie procesu instalacji Instalacja w stacjach roboczych A (analizuje) Inżynier sieci U U A Administrator sieci A A T Z U T U

29 Tworzenie zespołu rozmowy kwalifikacyjne Upewnienie się co do poziomu kompetencji wszystkich kandydatów. Ocenienie jaki wkład dana osoba może wnieść w realizację przedsięwzięcia. Ocena członków zespołu (osobiste cele, ambicje, podejście do pracy). Ocena koniecznego przeszkolenia.

30 Tworzenie zespołu rozmowy kwalifikacyjne Stworzenie opisu dla każdego wolnego stanowiska.! Określenie podstawowych zadań, zakresu odpowiedzialności i wymagań dot. jakości pracy.! Powinien być jasny, zwięzły i łatwy do podsumowania.

31 Tworzenie zespołu rozmowy kwalifikacyjne - kryteria Wykształcenia, Wiedzy przydatnej do wykonywania zmian, Doświadczenia w wypełnianiu podobnych zadań, Posiadanych umiejętności przydatnych na danym stanowisku, Osiągnięć w firmie, Innych cech: predyspozycje, zdolności przywódcze, umiejętność pracy w zespole.

32 Rozwiązywanie konfliktów Harmonogram projektu Spory Koszty

33 Rozwiązywanie konfliktów Harmonogram, Priorytety, Zasoby, Przekonania techniczne, Procedury administracyjne, Koszty projektu, Osobowości.

34 Sytuacje konfliktowe w poszczególnych fazach projektu Koncepcja projektu Planowanie Implementacja Zamykanie projektu Priorytety projektu Priorytety Harmonogram Harmonogram Procedury administracyjne Harmonogram Zasoby ludzkie Harmonogram Procedury administracyjne Rozwiązania merytoryczne Rozwiązania merytoryczne Zasoby ludzkie Priorytety Koszty Koszty Procedury administracyjne Rozwiązania merytoryczne Konflikty osobiste Koszty Zasoby ludzkie Konflikty osobiste Priorytety Koszty Rozwiązania merytoryczne Konflikty osobiste Konflikty osobiste Proc. admin.

35 Sposoby rozwiązywania konfliktów Wycofanie się z konfliktu lub odkładanie problemu. Łagodzenie sytuacji konfliktowej. Doprowadzenie do kompromisu. Wymuszanie rozwiązania konfliktu. Doprowadzenie do konfrontacji.

36 Kroki rozwiązywania konfliktów 1. Zainteresowanie. Spotkanie ze stronami sporu z wszystkimi naraz lub odrębnie. 2. Wysłuchanie. Pytania o istotę problemu. 3. Rozwiązanie. Istnieje szansa na znalezienie rozwiązania gdy obu stronom konfliktu przysłuchuje się osoba trzecia. 4. Oczekiwanie. Jeśli nadal brak rozwiązania, należy podkreślić wagę dobrej współpracy członków zespołu. Czasem wystarcza to do skłonienia ludzi do kompromisu. Jeśli nie odkłada się decyzję pozwalając pracownikom jeszcze raz przemyśleć sytuację i znaleźć rozwiązanie. 5. Działanie. Jeśli strony konfliktu nie znajdą rozwiązania, należy podjąć decyzję i konsekwentnie się jej trzymać.

37 Zażegnywanie nieporozumień Wykorzystywanie doświadczenia innych osób. Dyscyplinowanie członków zespołu. Wykluczenie z zespołu.

38 Motywowanie i wydajność zespołu projektowego W zarządzaniu projektem nie ma miejsca na demokrację!!! Odpowiedzialność za pomyślne ukończenie projektu spoczywa na kierowniku projektu. Istotne jest odpowiednie motywowanie pracowników.

39 Motywowanie Proces polegający na wpływaniu na zachowania ludzi, z uwzględnieniem wiedzy o tym co powoduje określone postępowanie człowieka.! Stymulatorem wydajnej pracy w przypadku informatyki są ciekawe i rozwijające zadania.! Stosowanie nowoczesnej technologii i dobrego sprzętu.! Praca w wykwalifikowanym zespole.

40 Motywacja - statystyki Czynniki zachęcające: Ponoszenie odpowiedzialności za wykonywaną pracę (52%). Zachęcanie do zgłaszania propozycji zmian (32%). Poczucie użyteczności wykonywanej pracy (42%). Docenienie wnoszonego wkładu i podnoszenie umiejętności (39%). Dobre stosunki z kierownictwem (29%). Wynagrodzenie za indywidualne osiągnięcia (29%)

41 Motywacja - statystyki Czynniki zniechęcające: Brak uznania za wykonywaną pracę (29%). Brak uznania kierownictwa lub złe zarządzanie (26%).

42 Problemy do rozważenia 1. Dlaczego podczas kompletowania zespołu kierownik powinien poznać kompetencje wszystkich kandydatów? Dzięki temu może określić czas realizacji projektu. Dzięki temu może określić budżet projektu. Dzięki temu może stwierdzić, czy chce zarządzać tym projektem. Dzięki temu może właściwie przydzielić zadania.

43 Problemy do rozważenia 1. Która z poniższych metod pozwala ocenić umiejętności wewnętrzne? A. Wcześniejsze projekty. B. Raporty innych zespołów. C. Rekomendacje zarządu. D. Projekty nad którymi pracował kierownik.

44 Problemy do rozważenia 1. Która z poniższych odpowiedzi nie dotyczy budowania zespołu? A. Szkolenie dla celów projektu. B. Certyfikaty. C. Imprezy integracyjne. D. Formowanie, burze, normalizacja, działanie.

45 Problemy do rozważenia 1. Jaki jest najlepszy sposób na stworzenie odpowiedzialnego, pracowitego zespołu? A. Zwolnić osoby, które sobie nie radzą. B. Dawać przykład swoją odpowiedzialnością i pracą. C. Obiecać najciężej pracującym osobom podwyżki. D. Obiecać wszystkim ciężko pracującym ludziom dodatkowe urlopy.

46 Problemy do rozważenia 1. Która z poniższych możliwości jest dobrym sposobem integracji zespołu? A. Prezentacja współpracowników na spotkaniu inauguracyjnym. B. Cotygodniowy wspólny obiad. C. Spotkanie integracyjne poza siedzibą firmy. D. Wspólne wdrożenie projektu w ciągu weekendu.

47 Problemy do rozważenia 1. Jaki jest cel przeprowadzenia rozmów kwalifikacyjnych z obecnymi członkami zespołu? A. Określenie, czy zachodzi konieczność zlecenia prac podwykonawcom. B. Określenie czasu realizacji projektu. C. Określenie kto będzie odpowiedzialny za jakie zadania. D. Określenie czy zachodzi potrzeba zatrudnienia dodatkowych osób.