( Dokument TRADE/CEFACT/2005/26) Załącznik (Aneks) B - Do Rekomendacji nr 33 UN/CEFACT

Transkrypt

1 ( Dokument TRADE/CEFACT/2005/26) Załącznik (Aneks) B - Do Rekomendacji nr 33 UN/CEFACT Praktyczne kroki w planowaniu i wdrażaniu Jednego okienka (Single Window) Wprowadzanie w życie Jednego Okienka jest znaczącym przedsięwzięciem, obejmującym wielu udziałowców i wymagające zaangażowanie od wielu uczestników zarówno w administracji rządowej jak i w biznesie. Dlatego też koniecznym jest przyjęcie, od samego początku, systematycznego podejścia. Poniżej omówione są niektóre kluczowe, wymagane kroki. 1. Rozwinięcie wstępnej koncepcji dla Jednego okienka Poważna praca nad ustanowieniem Jednego Okienka w kraju często rozpoczyna się od przygotowania koncepcji lub instruktażu pisemnego w oparciu o wstępne rozeznanie. Ta czynność jest zazwyczaj podejmowana przez wiodącą administrację rządową albo agencję, lub organizację prywatną, będzie prawdopodobnie w dużym stopniu wpływać na ewentualne wprowadzanie projektu (odnośnie dyskusji dotyczącej preferowanej agencji wiodącej patrz rozdział 3.1). Przeważnie, ten dokument powinien opisywać ogólne cele i potencjalne korzyści z Jednego Okienka i przedstawiłby ogólne pojęcie, co byłoby zastosowane w jego wdrażaniu. Dokument mógłby typowo skoncentrować się na występujących praktycznych zagadnieniach i mógłby unikać przesadnego technicznego żargonu w poważniejszej dyskusji technicznych koncepcji. Ważnym jest, aby zrozumieć, że celem dokumentu koncepcyjnego jest ułatwić wstępną a dyskusję dotyczącą tematu i uzyskanie aprobaty dla bardziej pogłębionych potrzebnych badań dla dostępu i wykonalności Jednego okienka. Na tym etapie nie celowym jest szukanie porozumienia dla wdrażania Jednego Okienka. 2. Podejmowanie wstępnych decyzji, dla sprawdzenie wykonalności Jednego Okienka Kontynuując przygotowanie dokumentu koncepcyjnego i w strukturze otwartego partnerstwa między rządem i handlem, może być zorganizowane typowe spotkanie dla przedstawicielstw wysokiego szczebla reprezentujących wszystkie właściwe organizacje 1 związane z biznesem oraz władze i agencje administracji rządowej, w celu przedyskutowania koncepcji Jednego Okienka ( w oparciu o dokument koncepcyjny).. Celem takiego spotkania jest uzyskanie porozumienia dotyczącego projektu koncepcji i uruchomienie badania wykonalności, które zawarłoby szczegółową analizę potrzeb i ocenę techniczną. Istotnym może być poza sceną lobbing i projekt prac wstępnych, przed spotkaniem, w celu upewnienia się, że uczestnicy rozumieją koncepcje i są pozytywnie nastawieni do tej idei. Jak podano w innym miejscu w tych wytycznych, polityczna wola poparcia wdrażania Jednego okienka jest jednym z kluczowych warunków wstępnych dla jego powodzenia. Przyjmując, że jest uzyskana pozytywna decyzja prowadzenia badań wykonalności, spotkanie powinno powołać Grupę Zarządzania Projektem złożoną ze starszych przedstawicieli kluczowych agencji, którzy będą bezpośrednio zaangażowani we wdrażaniu i wykorzystaniu Jednego Okienka. Ta Grupa Zarządzania Projektem powinna mieć władzę do 1 Typowymi organizacjami związanymi z biznesem, które mogłyby zostać włączone są: Krajowa Izba Gospodarcza, importerzy i / albo Stowarzyszenie Eksporterów, Konfederacja Przemysłu, Stowarzyszenia Biznesu itp., kiedy Jedno Okienko obejmuje komponenty płatności, muszą być włączone także banki i inne instytucje finansowe.

2 przekazywania funduszy dla projektu, podejmowania decyzji odnośnie alokacji środków i zaangażowania ich odpowiednich organizacji w realizacji projektu. Tekst projektu zawierający Cele, obowiązki i zakres odpowiedzialności powinien być przedstawiony, z dużym wyprzedzeniem, dla Grupy Zarządzania Projektem i przyjęty na spotkaniu. Spotkanie powinno także, powołać Zespół Roboczy złożony z odpowiednich technicznych i kierowniczych przedstawicieli kluczowych agencji, do podjęcia zadania przeprowadzenia organizacyjnych i wdrożeniowych prac związanych z projektem. Również, dokument zawierający Cele, obowiązki i zakres odpowiedzialności powinien być przedstawiony, z dużym wyprzedzeniem, dla Zespołu Roboczego i przyjęty na spotkaniu. 3. Podejmowanie badania wykonalności Badanie wykonalności jest kluczowym elementem ogólnego tworzenia Jednego Okienka.. Badanie powinno określić potencjalny zakres Jednego Okienka, poziomu i natury wymagań, możliwych scenariuszy dla wprowadzania, możliwości dla i rodzaju wprowadzania pilotażowego, koszta wprowadzania pod różnymi scenariuszami, inne wymagane zasoby (ludzkie, techniczne, itp.), potencjalnych korzyści i ryzyka, ramy czasu, strategię wprowadzania i zarządzania. Zdecydowanie zaleca się, aby te badania były oparte na bezpośrednich - twarzą w twarz wywiadach z kluczowymi partnerami zarówno po stronie rządowej jak i biznesowej, uzupełnionych odpowiednimi kwestionariuszami dla zebrania informacji z szerokiego kręgu potencjalnych uczestników i użytkowników. Niektóre kluczowe obszary, które powinny zostać ujęte w badaniu wykonalności są przedstawione w Aneksie C. Celem badania wykonalności jest dostarczenie podejmującym decyzję wglądu w dostępną opcję i jej znaczenie dla każdej władzy administracji rządowej. Badania powinny dostarczyć porady, która opcja jest bardziej odpowiednia i wykonalna dla kraju, sposobu, w jaki będzie przeprowadzane wdrażanie (Np. pełne wdrożenie czy okresowe), możliwe kroki dla wdrażania okresowego, rodzaj i zasięg wstępnego wdrażania pilotowego, możliwości pobierania opłat ( składki, podatki itp.), identyfikacja kluczowych dostaw i zalecanego programu czasowego uruchamiania i wdrażania. Ważnym jest, aby podkreślić tutaj, że wdrażanie Jednego Okienka nie zakłada istnienia lub wymagania dla wyszukanego skomputeryzowanego systemu informacyjnego dla uzyskania, gromadzenia i dzielenia się informacją. Wyraźna technika informacyjna może mieć duży pozytywny wpływ na możliwości dzielenia się informacją o zawartości Jednego Okienka i to jest bardziej ogólne podejście omówione w opracowanych wytycznych. Jednakże, możliwym jest opracowanie ręcznego Jednego Okienka, dzięki któremu odpowiednie dokumenty są dostarczane w jednym centralnym punkcie i są w dalszym ciągu Rozprowadzone do odpowiednich jednostek lub agencji administracji rządowej. Należy także stwierdzić, że, kiedy rozważane są wymagania techniczne dla Jednego Okienka, powinny być uwzględnione wartość i inwestowanie w istniejącym systemie prawnym. Chociaż, czasami może być koniecznym zastąpienie takich systemów, praktyczne podejście do podziału i wymieniania informacji pomiędzy agencjami może być również dobrze realizowane wprowadzeniem centralnego portalu lub wejścia. 3.1 Wykorzystanie konsultantów (doradców) Musi być podjęta decyzja, czy badania wykonalności powinny być podjęte wewnętrznie samodzielnie przez Zespół Roboczy dla projektu lub zlecone do wykonania stronie trzeciej. Główną zaletą wynajmowania zewnętrznych doradców jest to, że sprawozdanie bardziej prawdopodobnie będzie miało niezależne podejście; również, doradcy mogą, być może,

3 przedstawić komentarze i zalecenia, które byłyby trudne do zaproponowania dla poszczególnych agencji ( powodów politycznych lub innych). Ponadto, konieczne umiejętności, doświadczenie i wymagany czas mogą być nie dostępne wewnętrznie, do podjęcia analiz w wymaganym, planowanym terminie. Jednakże, Głowna zaletą podjęcia prac przez doradców jest, że sprawozdanie może być postrzegane jako zewnętrzne, niepowiązane z głównymi uczestnikami w organizacji (n p. jest tutaj małe zainteresowanie sprawozdaniem). Trzecią alternatywa jest wynajęcie doradców do pomocy Zespołowi Roboczemu w podejmowaniu badania wykonalności, lecz dla tej alternatywy musiałyby być określone jasne linie postępowania i odpowiedzialności. Przyjęte aktualne podejście będzie na ogół podejmowane w oparciu o dostępne środki, ramy czasowe dla sprawozdania, jak również polityczne rozważania 4. Analiza raportu badania wykonalności Wyniki badania wykonalności powinny zostać rozważone i zatwierdzone przez Zespół Roboczy i w końcu poddane dla rozważania przez Grupę Zarządzania Projektem. Dla tego procesu należy uwzględnić dostateczny czas, jaki jest konieczny, by mieć maksimum danych wejściowych i uzgodnień, zanim sprawozdanie jest sfinalizowane. Po przyjęciu badań przez Zespół Roboczy i Grupę Zarządzania Projektem i wybranie zalecanej opcji Jednego Okienka oraz, towarzyszącego scenariusza wprowadzania, powinno być udostępnione wtedy szerszej społeczności rządowej i biznesowej. Dobrym podejściem do tego jest organizacja ogólnokrajowego sympozjum dotyczącego ustanowienia Jednego Okienka, gdzie Grupa Robocza (i/lub doradcy, w przypadku gdzie prace zostały zlecone do wykonania stronie trzeciej)może przedstawić wyniki badań i preferowaną opcję dla wprowadzania. Oprócz oczywistej wartości komunikacji, takie rozwiązanie sprawy pomoże zapewnić, że proponowane pilotowe i / lub okresowe wprowadzanie ma sens i ma poparcie społeczności użytkownika, zanim są podjęte końcowe decyzje wprowadzania. 5. Wprowadzanie ( pilotowe, okresowe i/lub pełne) Kiedy jest wybrane podejście dotyczące wprowadzania, pilotażowe, okresowe lub pełne, koniecznym jest zainicjowanie jasnego podejścia zarządzania projektem, przez cały czas wdrażania projektu. Plan zarządzania projektem, który musi formalnie zostać uzgodniony zarówno przez Grupę Zarządzania Projektem jak i Zespół Roboczy 2), powinien zawierać komplet wyraźnie zdefiniowanych powiązanych zadań i głównych etapów (kamieni milowych) działań, które mogą pomóc Zespołowi Roboczemu i Grupie Zarządzania Projektem, by zaplanować, wykonać, monitorować, ocenić i dostosować wdrażanie projektu. Istnieje wiele dobrze ustalonych podejść do zarządzania projektem i szereg dobrych programów dostępnych do wykorzystania w tym procesie. Projekt planu zarządzania powinien zawierać: Jasne ustalenie zakresu projektu, celów i zamierzeń; Ustalenie kluczowych dostaw, odpowiedzialności za dostawę, ram czasowych, głównych etapów dla realizacji; Definicję roli i odpowiedzialności różnych uczestników, zawierającą wyraźne ustalenia, kto jest wiodący projektem ( kierownik projektu) i poziom władzy tego kierownika; Specyfikację zarządzania i monitoring odpowiedzialności kierownika projektu i zakres władzy oraz komunikacji pomiędzy kierownikiem projektu, Grupą Zarządzania Projektem i Zespołem Roboczym 2) Decyzja musi być podjęta także, czy wstępnie Grupa Zarządzania Projektem jak i Zespół Roboczy powinni kontynuować jak jest lub powinny dokonać zmian ( rekomendacja w tym względzie będzie prawdopodobnie zawarta w badaniu wykonalności)

4 Jasna strategia komunikacji z posiadaczami udziałów i potencjalnymi użytkownikami na ustalonych zasadach poprzez wprowadzanie, zawierające porozumienie dotyczące, jakie potrzeby informacyjne będą komunikowane, z jakimi grupami, w jaki sposób i z jaką częstotliwością; Jasny i uzgodniony budżet projektu, uwzględniający środki finansowe i ludzkie; istotnym jest, aby konieczne fundusze i personel byli przydzieleni od samego początku; Jasne i stwierdzenie odnośnie ryzyka projektu ( takie jak cięcia w budżecie, opóźnienia w wymaganych reformach prawnych i t p. i uzgodniony plan odpowiedzi ( w najlepszym możliwie zakresie) do opanowania tego ryzyka zawierający plan awaryjny dla najwyższego stopnia ryzyka; Porozumienie dotyczące kryteriów dla oceny osiągnięć; Uzgodniony przegląd projektu i mechanizm sprzężenia zwrotnego dla dostarczenia trwającego monitorowania przebiegu projektu i zajęcia się każdymi zmianami, jakie mogą wystąpić we wdrażaniu Równie z potrzebami analiz jak i badania wykonalności, musi być podjęta decyzja, czy praca będzie przeprowadzona środkami wewnętrznymi albo zewnętrznymi. Dla kontaktów zewnętrznych, proces przetargowy musi być, oczywiście, zgodny z istniejącymi regulacjami administracji rządowej, które są różne w różnych krajach. Jednakże, proponuje się, że proces powinien być otwarty, powinien mieć jasne kryteria (punkty) dokonywania zmian uzgodnione przez Grupę Kierowania Projektem, zanim przetarg jest wyemitowany ( i zawierać aktualną dokumentację przetargową), a komisja przetargowa powinna mieć przedstawicieli z wszystkich organizacji zaangażowanych w projekcie. ZAŁĄCZNIK (ANEKS) C Kluczowe elementy badania wykonalności Badanie wykonalności powinno zawierać następujące obszary: Potrzeby projektu i możliwości Jednego Okienka Badanie istniejących wymagań, procedur i procesów dla przedłożenia dokumentów i informacji importowych, eksportowych i tranzytowych do administracji rządowej dla: Identyfikacji głównych władz i agencji administracji rządowej, które mogą być potencjalnie zaangażowane w systemie; Określenia zasięgu, w jakim możliwa jest harmonizacja i uproszczenie tych wymagań, procedur, przepływu informacji i dokumentów. Szczególnie, badania możliwości dla zapewnienia jednorazowego dostarczania dokumentów i informacji; Rozważanie możliwości Jednego Okienka odnośnie uwzględnienia zagadnienia bezpieczeństwa handlu; Identyfikacja potrzeby potencjalnych użytkowników, w szczególności dotyczącej projektowania przypuszczalnych usług i zwianych z nimi interfejsów (zarówno elektronicznych jak i fizycznych); Rozważanie metody najlepsze praktyki w istniejących systemach Jednego Okienka. Może to wymagać wizyt w miejscach działających systemów Jednego Okienka; Rozważanie potrzeby dla i podejścia do wygenerowania wymaganego politycznego poparcia dla projektu;

5 Zagadnienia organizacyjne Badania ogólnego organizacyjnego aspektu proponowanego Jednego Okienka dla ustalenia: Które władze i agencje administracji rządowej powinny być zaangażowane; Które władze / agencje administracji rządowej, lub prywatne organizacje powinny prowadzić realizacje projektu Jednego Okienka - administracja rządowa, prywatny właściciel na kontrakcie rządowym, lub całkowicie prywatnie prowadzona przez biznes ( dostawca usług); Czy Jedno Okienko powinno być scentralizowane lub zdecentralizowane; Czy powinien to być aktywny lub bierny program; Czy system płatności powinien być częścią systemu Jednego Okienka; Czy uczestnictwo powinno być dobrowolne czy obowiązkowe; Czy oszacowanie ogólnego profilu ryzyka / podatności powinno być częścią systemu i powinno być rozwinięty i / lub rozdzielone; Kto ponosi ryzyko jeśli/kiedy coś będzie źle; Środki ludzkie i szkolenie Przegląd i udokumentowanie istniejących zasobów ludzkich w odpowiednich władzach i agencjach dla rozwoju projektu, wdrażania, operacji, rozważenia szkolenia, dodatkowej obsady i wymagań dotyczących zarządzania odnoszących się do wprowadzania Jednego Okienka; Prawne Przegląd zagadnień prawnych, legislacja prywatności i ochrony danych związanych z wdrażaniem Jednego okienka, obejmujące dostarczanie informacji przez handlowców, wymiana informacji pomiędzy różnymi władzami i agencjami administracji rządowej i zagadnień dotyczących użycia podpisów elektronicznych. Uwaga: Wymiana informacji pomiędzy władzami i agencjami administracji rządowej wymaga odpowiedniego, ustawowego wejścia (gateway). Wymiana informacji pomiędzy władzami i agencjami administracji rządowej jest często ograniczona do pozwoleń handlowych, podanych zaleceniem sądowym, lub w publicznym interesie. Także, prawna ochrona danych może mieć wpływ na otrzymywanie, użycie i ujawnianie danych osobowych. Aspekty techniczne Jednego Okienka Przegląd istniejących technicznych systemów dla odbioru, przechowywania i wymieniania powyższych informacji; Określenie ogólnych technicznych wymagań, zawierających określone wymagania dla dodatkowego rozwoju systemów, interfejsów, wyjść i możliwego rozwoju systemów interfejsu do istniejących systemów prawnych dla proponowanych scenariuszy; Ustalenie, czy istniejące systemy będą w stanie opanować (prawdopodobny wzrost objętości i przepływu danych; Rozeznanie zagadnień dotyczących weryfikacji i autentyczności danych; Uwaga: Rozwój Jednego okienka stanowi idealną okazję do rozważenia korzyści wprowadzenia odpowiednich zmian w gromadzeniu informacji, takich jak te związane z technika internetową (sieciową). Informacje i dokumentacja

6 Przegląd istniejących zestawów używanych dokumentów handlowych i ustalenie, czy wymagają one ujednolicenia, harmonizacji i/lub uproszczenia (zgodnie z wzorcem ONZ). Ustalenia, jakie dane będą potrzebne; jak będą dostarczane; i w jakim formacie ( elektronicznie (EDI? XML? Inne?) lub dokumenty papierowe); Ustalenie, kto może dostarczać dokumenty lub dane (importerzy/eksporterzy, agenci celni, agenci); Ustalenie jak dane powinny być rozdzielane pomiędzy uczestniczącymi władzami i agencjami administracji rządowej i gdzie powinny być przechowywane itp. Rozważenie jak dane mogłyby być wymieniane z administracjami rządowymi innych krajów; Rozważenie jak dane mogłyby być użyte dla analiz ryzyka i innych związanych z tym skutków; Ocenianie potencjalnych korzyści realizacji lepszego użycia danych uzyskanych w systemach handlowych i zapisu występujących wymagań administracji rządowej oraz pomagania w ograniczaniu wymaganych kosztów biznesu w przesyłaniu informacji; Uwaga: Musi być uzgodniony zestaw minimum danych pomiędzy wszystkimi stronami, zawierający format, pola danych i elementy danych. Powinny one być zgodne z międzynarodowymi standardami ( Np. UNECE/ISO, UNTDED i modelem danych Światowej Organizacji Celnej) Oszacowanie wpływu Zbadanie możliwego wpływu projektu na istniejące systemy, procedury, zatrudnienie, opis prac itp.: Rozważenie potencjalnych zagadnień socjalnych i kulturalnych, które mogą wystąpić w związku z wprowadzaniem Jednego Okienka; Rozważenie możliwych odpowiedzi grup lub organizacji, że mogą postrzegać Jedno Okienko jako groźbę (grupy lub organizacje, które mogą mieć ustalony interes utrzymania istniejącego stanu (status quo); Rozważenie możliwego potencjalnego wpływu Jednego Okienka na ograniczenie korupcji i skutków, jakie to wywoła; Zalecanie odpowiedniej zmiany w strategii zarządzania dla projektu. Opcje wprowadzania Ustalenie opcji wprowadzania, wyszczególniając proponowane modele operacyjne, odpowiednie władze i agencje administracji rządowej, które mogłyby być zaangażowane, zaproponowanie wiodącej władzy lub agencji administracji rządowej, lub organizacji prywatnej, dostarczanych usług, potencjalnych kosztów i korzyści oraz ram czasowych dla wprowadzania; Zaproponowanie, czy powinien być podjęty pełny lub częściowy proces wprowadzania. Czynnikami, jakie należy rozważyć odnoszącymi się do środków (lub ich brak ) dla pełnego wprowadzenia projektu (finansowe, ludzkie, techniczne itp.), różne poziomy potrzeb odpowiednich władz lub agencji administracji rządowej oraz znaczące różnice w czasie lub środkach wymagane przez różne agencje aby: Uzyskać wymagane zmiany prawne do eksploatacji Jednego Okienka; Rozwój interfejsów, lub modyfikacji jeśli to konieczne, istniejących systemów prawnych; Generowanie wymaganych poziomów zaangażowania dla wprowadzania projektu; Wprowadzenie zaleceń odnoszących się do pilotowego wprowadzania projektu. Uwaga: W niektórych przypadkach, korzystnym będzie opowiedzieć się za wstrząsowym wprowadzaniem, z krótkimi terminami powiększania, które stale dostarczają odpowiednich korzyści do wykonania projektu, atrakcyjnego dla handlu,

7 podczas gdy przesuwa się bliżej pożądanych (elektronicznych) zwartych systemów administracji/handlu w dłuższych terminach. Jednakże, kiedy wprowadzamy podejście etapowe, koniecznym jest żeby wstępne zmiany infrastrukturalne wspierały rozwiązania długo-terminowe zidentyfikowane potrzebach analiz i badań wykonalności. Także, krótkie rozwiązania krótko-lub - średnio terminowe muszą być odpowiednio wycenione i oszacowane w odniesieniu do kryteriów strategicznych, przed podjęciem każdej decyzji dotyczącej wprowadzania. Model biznesowy Rozwinięcie sytuacji biznesowych dla ustanowienia Jednego Okienka według każdego z proponowanych scenariuszy, zawierających ocenione wstępne i operacyjne koszty, wielkość korzyści, możliwości utrzymania, możliwe mechanizmy dla uzyskania dochodów i środki finansowania projektu; Ustalenie środków potrzebnych dla realizacji projektu od badań do wdrażania; Oszacowanie zakresu, w jakim środki ze strony władz lub agencji administracji rządowej, obejmujące finansowanie centralne, mogłyby być wymagane dla opracowania pełnego planu projektu, skala czasowa potrzebna do rozwoju tego planu i wdrożenia projektu; Zbadanie możliwości dla państwowo-prywatnego podejścia do wprowadzania projektu z uwzględnieniem wpływów dochodów; Identyfikować główne ryzyka, że projekt Jednego Okienka może zawieść. W szczególności powinny być zidentyfikowane zagadnienia operacyjne, prawne i infrastrukturalne, które mogą uczynić je wyjątkowo trudnymi dla dostarczenia rozwiązania, zarówno rozsądnym kosztem, jak i wystarczająco atrakcyjnym poziomem usług, aby zachęcić handel do podejmowania. Promocja i komunikacje Zalecenie strategii promocji i komunikacji dla rozwoju i eksploatacji Jednego Okienka. Jest to istotne do informowania wszystkich posiadaczy udziałów i na bieżąco od początku do końca projektu.