WEB-BASED EDI/XML SPOSOBEM NA GLOBALNĄ INTEGRACJĘ SYSTEMÓW INFORMATYCZNYCH

Transkrypt

1 WEB-BASED /XML SPOSOBEM NA GLOBALNĄ INTEGRACJĘ SYSTEMÓW INFORMATYCZNYCH Marek Dziembała Wstęp Szybkość zmian otoczenia biznesowego, w którym, na coraz większą skalę, przychodzi działać organizacjom gospodarczym wymusza na nich ciągłą konieczność dostosowywania się. Zaostrzająca się walka konkurencyjna i globalizacja gospodarki wymuszają poszukiwanie i wykorzystywanie coraz lepszych strategii i narzędzi słuŝących prowadzeniu biznesu. D. Bell wskazuje, iŝ... najistotniejsze w społeczeństwie postprzemysłowym jest to, Ŝe wiedza i informacja stają się źródłem strategii i przemian społeczeństwa, czyli tym samym, czym praca i kapitał w społeczeństwie przemysłowym (...) Nowa technika informacyjna staje się podstawą myślenia technicznego, w którym wiedza teoretyczna i jej nowe techniki (takie jak analiza systemowa) nierozłączne z komputerem stają się decydujące dla innowacji przemysłowych i wojskowych [GOSI99]. Tak więc, obecny rozwój organizacji nierozerwalnie związany jest z narzędziami przetwarzania informacji, nowoczesnymi modelami SIZ i narzędziami IT. Współczesne informacyjne systemy zarządzania przedsiębiorstwem nie są zdolne zapewnić przewagi konkurencyjnej organizacji bez nowoczesnych i efektywnych metod jej zbierania i rozprowadzania. Procesy biznesowe ośrodkami tworzenia informacji Cechą charakterystyczną nowoczesnych strategii biznesowych jest odejście od patrzenia na organizację przez pryzmat hierarchii i funkcji poszczególnych działów, na rzecz skupienia się na procesach, jakie w niej zachodzą. Brane jest takŝe pod uwagę radykalne podejście do definiowania nowych procesów. Hammer i Champy zauwaŝają iŝ w dziedzinie reinŝynierii radykalne przeprojektowanie oznacza odrzucenie wszystkich dotychczasowych struktur i procedur i wymyślenie kompletnie nowego sposobu osiągnięcia celu [HACH97]. RozwaŜane są zarówno procesy przebiegające wewnątrz firmy, jak i te, które doty-

2 ROZDZIAŁ II czą kontaktu organizacji ze światem zewnętrznym: producentami, dostawcami, dystrybutorami, detalistami i bankami. Projektowanie procesów powinno [DURL02, s.230]: być napędzane przez klienta. Oznacza to, Ŝe proces powinien tworzyć takie wartości, które Ŝyczą sobie klienci, być takie, aby definiowany proces był precyzyjnie zdefiniowany, mierzalny, jak równieŝ zrozumiały dla wszystkich wykonawców, bilansować potrzeby klienta z potrzebami przedsiębiorstwa, polegać na ciągłym i permanentnym dostosowywaniu procesu do nowych potrzeb i ujawniających się moŝliwości. Za ilustrację procesowego podejścia do klienta moŝe posłuŝyć proces generowania i dostarczania klientom biletów lotniczych. Od lat większość linii lotniczych poświęcało duŝo wysiłku i zasobów na usprawnienie tego ogromnie zło- Ŝonego, sekwencyjnego procesu, integrując czynności takie jak określenie dostępności miejsc w samolocie, sprawdzenie stanu konta na karcie kredytowej klienta, dokonywanie rezerwacji, wreszcie drukowanie i dostarczenie samego biletu. W końcu, wykorzystując koncepcje transformacji procesów w nowej gospodarce, linie lotnicze wprowadziły e-bilet, czyli bilet elektroniczny. Obecnie większość elementów procesu jest wykonywana równolegle (sprawdzenie dostępności, sprawdzenie rachunku, rezerwacja, potwierdzenie), natomiast część najbardziej czasochłonna, kosztowna i ryzykowna - drukowanie i dostarczenie fizycznej postaci biletu - została wyeliminowana. Firmy przewozowe, wychodząc naprzeciw potrzebom klienta, są w stanie zorganizować mu takŝe wynajęcie samochodu, miejsca w hotelu oraz wycieczek fakultatywnych [www1]. DąŜenie do osiągnięcia takich moŝliwości obsługi, w których zaspokojone zostają potrzeby wewnętrznych i zewnętrznych klientów jest jednym z priorytetów firmy nastawionej na sukces. Stopień skomplikowania procesów, w których tworzona jest informacja, staje się coraz większy. Zwiększa się takŝe liczba tych procesów i coraz większą rolę pełni proces informacyjny towarzyszący procesowi realnej obsługi klienta [rys. 1]. 170

3 TECHNOLOGIE INTERNETOWE I SYSTEMY E-BIZNESU Informacja wejściowa Informacja wyjściowa Proces informacyjny Proces realny Rys. 1. Tworzenie się informacji w czasie przebiegu procesu biznesowego Źródło: [KISI02, s.163] Kluczowym czynnikiem, od którego zaleŝy efektywność wykorzystywanych procesów biznesowych jest właściwe zarządzanie informacją. W konsekwencji - bardziej niŝ kiedykolwiek wcześniej - istotny staje się niezawodny i szybki przepływ danych, zarówno wewnątrz firmy, jak równieŝ pomiędzy firmą i jej otoczeniem. Klasyczne środki i sposoby komunikacji, oparte na przekazie papierowym, czy teŝ telefonicznym, nie są juŝ wystarczające. Konieczne staje się efektywniejsze wykorzystanie technik informatycznych w celu integracji procesów biznesowych. Integracja procesów biznesowych Dzięki przepływowi informacji moŝliwe jest integrowanie procesów biznesowych BPI (Business Process Integration) składających się na przebieg procesu realnego. Integracja biznesowa [OLSZ01] oznacza scalanie i koordynację procesów biznesowych z udziałem technik informatycznych, tj. tworzenie struktury łańcuchowej, obejmującej swym zakresem funkcjonalnym róŝnorodne procesy gospodarcze, występujące w przedsiębiorstwie oraz w jego otoczeniu. Z integracją biznesową ściśle wiąŝą się zagadnienia pracy grupowej, kooperacji oraz wirtualizacji procesów biznesowych. Osiągnięcie integracji biznesowej jest moŝliwe w sytuacji pełnego zrozumienia zasad biznesu i precyzyjnego zdefiniowania jego reguł operacyjnych. Wymaga to: umiejętności stosowania technik analizy biznesowej, analizy potrzeb informacyjnych, specyfikacji metodologii i narzędzi do projektowania systemów informatycznych, znajomości metodologii tworzenia architektur aplikacji komputerowych, technik zarządzania projektami informatycznymi oraz narzędzi do estymacji kosztów projektów informatycznych. 171

4 ROZDZIAŁ II Architektura systemu BPI powinna umoŝliwić wsparcie procesów końcowych, podlegających integracji. Firmy, decydujące się na integrację procesów biznesowych, powinny wziąć pod uwagę następujące czynniki [www2]: Metamodel procesu. System BPI powinien obejmować jak najszerszy metamodel biznesu. Innymi słowy, model ten powinien opisywać kaŝdy proces biznesowy w modelowanej organizacji, bez względu na to, czy proces ten jest krótko czy długotrwały. Powinien on opisywać działania ludzi, zdarzenia zewnętrzne itd. Ujednolicone środowisko programistyczne. System BPI powinien dostarczać elastycznego środowiska do modelowania, które umoŝliwia uŝytkownikom i deweloperom uŝycie tego samego narzędzia. Środowisko programistyczne BPI powinno być łatwe w uŝyciu i nie powinno wymagać dodatkowego oprogramowania. Motor wykonania procesu. Koniecznością staje się zastosowanie efektywnego i niezawodnego motoru aplikacji wykonującego zaprojektowane procesy biznesowe. Motor powinien móc wykonać kaŝdy proces, który został zamodelowany w środowisku programistycznym. Zarządzanie i monitorowanie. System BPI powinien zawierać narzędzia do administrowania system z centralnej lokalizacji, jak równieŝ narzędzia do monitorowania systemu i tworzenia raportów statystycznych dla analiz i optymalizacji procesów. Spójność struktury. System BPI powinien dostarczyć narzędzi umoŝliwiających integrację dowolnych systemów, które do tej pory obsługiwały podstawowe procesy biznesowe. Metodologia implementacji. System BPI powinien zawierać dobrze rozwiniętą, zbadaną metodologię wdraŝania dla szybszego tworzenia i stosowania projektów integrujących. Dzięki właściwie przeprowadzonej integracji uzyskujemy dodatkową przewagę konkurencyjną. Wymiana danych między procesami lub między róŝnymi systemami, o istotnym znaczeniu dla prowadzenia działalności, odbywa się w sposób w pełni automatyczny. Wymiana i konwersja danych między systemami zachodzi bez udziału człowieka. Wykorzystywane są programowe mechanizmy kontroli i sterowania procesem przesyłania danych pomiędzy systemami. W praktyce moŝna wyróŝnić dwa typy - obszary zastosowań systemów BPI. Pierwszy z nich polega na integracji wszystkich lub części działających aplikacji biznesowych w centralny system obiegu informacji. Podstawowe cechy występujące w tej klasie rozwiązań to: połączenia odseparowanych aplikacji i systemów komputerowych, wysokowydajna konwersja i dystrybucja danych, pomiędzy róŝnymi aplikacjami, prowadzona w czasie rzeczywistym w myśl dewizy: właściwe dane, we właściwym miejscu i właściwym czasie, 172

5 TECHNOLOGIE INTERNETOWE I SYSTEMY E-BIZNESU moŝliwość śledzenia przepływu danych. Drugi rodzaj systemów BPI to systemy konwersji danych z poprzednio funkcjonujących aplikacji i baz danych do nowych systemów biznesowych. Rozwiązanie tego typu charakteryzuje: właściwa, zgodna z logiką biznesową translacja danych, zapewnienie integralności i kompletności wprowadzonych danych. DuŜe systemy informatyczne klasy MRP II, ERP posiadają juŝ pewne zaimplementowane mechanizmy integracji procesów oraz wymiany i translacji danych między sobą [WWWSAP][WWWIFS]. Rozwój elektronicznej wymiany danych i dokumentów W świetle rozwaŝań na temat tworzenia się informacji w procesach biznesowych i metod integracji procesów, a tym samym systemów informatycznych, koniecznością jest obecnie sprawne zarządzanie, monitorowanie i szybka transmisja zestandaryzowanej informacji. WdroŜenie w organizacji gospodarczej elektronicznej wymiany danych naleŝy traktować jako niezbędne minimum dla funkcjonowania firmy w nowej rzeczywistości gospodarczej, a nie jako czynnik strategiczny, przyszłościowy. PowaŜną barierą rozwoju klasycznych systemów, okazał się stosunkowo duŝy koszt ich wdroŝenia. O ile dla du- Ŝych i średnich firm koszt ten bardzo szybko jest równowaŝony zyskami, jakie przynosi stosowanie w systemach klasy MRP II i ERP, o tyle dla małych firm stał się on barierą nie do pokonania, sprawiając, Ŝe technologia pozostała zarezerwowana dla duŝych i średnich organizacji [VALY95]. NaleŜy wyraźnie rozgraniczyć tradycyjne systemy transmisji danych i systemy. O ile tradycyjna transmisja powodowała wymianę danych między komputerami - to jest wymianą danych między aplikacjami (systemami uŝytkowymi partnerów gospodarczych), a zatem komunikaty przesyłane od nadawcy w ramach są w stanie wywołać określone działania w systemie odbiorcy. Z analogicznych powodów nie moŝna utoŝsamiać systemu z systemem poczty elektronicznej. Przesyła on jedynie dowolne informacje, głównie tekstowe, do "skrzynki pocztowej" indywidualnego uŝytkownika, który odbierając te wiadomości musi je najpierw zinterpretować a dopiero później moŝe podjąć dalsze działania. Nie jest wymagana Ŝadna umowa między nadawcą a odbiorcą, dotycząca sposobu przetwarzania poczty. Natomiast w przypadku skrzynka pocztowa przypisana jest firmie, działowi lub pewnej aplikacji. Konieczne jest uzgodnienie formatu i zawartości danych między nadawcą i odbiorcą, a nadchodząca informacja jest dalej przetwarzana automatycznie zgodnie z ustaleniami. KaŜdy element danych jest znormalizowany tak, Ŝe komputer odbiorcy przyjmujący taki komunikat jest w stanie go zrozumieć i przeprowa- 173

6 ROZDZIAŁ II dzić automatycznie róŝne operacje np. zaktualizować informacje w bazie danych, uruchomić pewne procedury, utworzyć dokumenty wyjściowe. W przypadku dane organizowane są w komunikaty, czyli dokumenty elektroniczne, które mają strukturę zgodną z zasadami składni uŝywanego standardu. Dzięki temu dokumenty przygotowywane przez program aplikacyjny w systemie nadawcy mogą być zinterpretowane automatycznie bez interwencji człowieka przez inny program aplikacyjny np. odbiorcy, umoŝliwiający analizę otrzymanych struktur danych. Rozwój i upowszechnienie się Internetu przyniosły nową szansę na udostępnienie elektronicznej wymiany dokumentów takŝe dla mniejszych i najmniejszych firm. Z wielu sposobów wykorzystania Internetu w elektronicznej wymianie dokumentów moŝna wymienić między innymi: wykorzystanie Internetu na poziomie transportowym do przesyłania komunikatów, internetowe aplikacje interaktywne czy Web-based. Podstawą działania ostatniej metody wykorzystania Internetu dla potrzeb jest specjalny komponent (Plug-In) dołączany do zwykłej przeglądarki WWW, który pozwala na translację danych z jednego systemu informatycznego w drugi. Wraz z plug-in'em dostarczane są równieŝ elektroniczne formularze, które pozwalają utworzyć w systemie informatycznym w pełni funkcjonalne środowisko, umoŝliwiające nie tylko wysyłanie dokumentów, ale takŝe ich odbieranie, archiwizowanie, zarządzanie i edycję w trybie on i off-line. Środowisko Web-based rozszerzane jest obecnie o wykorzystanie moŝliwości języka XML [www5][www6] [rys.2]. XML INTENET XML Detalista Administracja publiczna Producent Odbiorca Serwer Oddział producenta Rys. 2. Model Web-based /XML Źródło: Opracowanie własne Oddział odbiorcy 174

7 TECHNOLOGIE INTERNETOWE I SYSTEMY E-BIZNESU Model Web-based /XML pozwala na szybkie transmitowanie danych między systemami nadawcy i odbiorcy. Przeglądanie i manipulacja na strukturze dokumentu XML nie stanowi problemu, gdyŝ przeglądarki internetowe wyposa- Ŝone są w moŝliwości odczytu i prezentacji danych zawartych w przesyłanych dokumentach. Dokumenty XML moŝna takŝe łatwo przekształcać na dokumenty o innej strukturze danych, co umoŝliwia łatwiejszą i szybszą integrację z innymi systemami. Dzięki moŝliwościom języka XML przesyłane za jego pomocą dane mogą być prezentowane na wielu urządzeniach, począwszy od ekranów telefonów komórkowych, ipadów, monitorów komputerowych, drukarek, ploterów, a na urządzeniach przekształcających tekst w mowę skończywszy. Podsumowanie Systemy komputerowe nadawcy i odbiorcy mogą być pod kaŝdym względem odmienne. Odmienność tę implikuje język, jakim posługują się ludzie prowadzący ze sobą wymianę handlową, róŝne procedury i procesy informacyjne oraz róŝne systemy informatyczne i operacyjne. Jedynym wymaganiem jest, aby te organizacje gospodarcze wykorzystywały narzędzia, które potrafią odczytać i interpretować struktury wymienianych danych w czasie rzeczywistym oraz automatycznie podejmować akcje, które automatyzują czynności i procesy biznesowe. Elektroniczna wymiana danych powinna być podstawą rynku elektronicznego powinna być technologią stanowiącą podłoŝe takich strategii, jak stałe uzupełnianie zapasów (Continuous Replenishment) w sektorze detalicznym, JIT (Just-In-Time) w sektorze produkcyjnym, śledzenie transportu w dystrybucji, oraz płatności elektronicznych w kaŝdym ze środowisk rynkowych. Istotę moŝna wyrazić faktem, Ŝe to nie tylko technologia do wykorzystania, ale przede wszystkim jest to nowa filozofia biznesu. Literatura [GOSI99] [HACH97] [WWW1] [KISI02] D. Bell, za: Goban-Klas T., Sienkiewicz P.: Społeczeństwo informacyjne: szanse, zagroŝenia, wyzwania. Kraków 1999, s. 40 Hammer M., Champy J.: Reengineering the Corporation. Harper Business, New York 1997, s Kisielnicki J.: E-economy a przedsiębiorstwo przyszłości w Przedsiębiorstwo przyszłości wizja strategiczna red. Grudzewski W., Hajduk I.; Difin, Warszawa

8 ROZDZIAŁ II [LEYL95] [OLSZ01] [WWW2] [WWW3] [WWW4] [WWW5] [WWW6] [WWWSAP] [WWWIFS] Leyland V.: - elektroniczna wymiana dokumentacji, Wydawnictwa Naukowo-Techniczne, Warszawa 1995 Olszak. C.M.: Integracja w systemach informatycznych zarządzania w Zintegrowane systemy informatyczne w zarządzaniu praca zbiorowa red. C.M.Olszak, H.Sroka, Wydawnictwo Akademia Ekonomiczna, Katowice Ashish S. Deshpande, Ph.D: "The Power of Business Integration"; Chiu Yat Kai Kanny: An assessment of web-based for SMEs in Hong Kong's clothing industry [2001]: