ZARZĄDZENIE Nr 114/UM/2013 PREZYDENTA MIASTA LEGNICY. z dnia 29 sierpnia 2013 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE Nr 114/UM/2013 PREZYDENTA MIASTA LEGNICY z dnia 29 sierpnia 2013 r. zmieniające zarządzenie w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Wydziału Administracyjno - Gospodarczego. Na podstawie 10 ust. 2 i 7 oraz 20 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Legnicy, stanowiącego załącznik do zarządzenia Nr 19/UM/2011 Prezydenta Miasta Legnicy z dnia 16 marca 2011 r. w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego Urzędowi Miasta Legnicy, zmienionego zarządzeniami Nr 53/UM/2011 z dnia 1 września 2011 r., Nr 59/UM/2011 z dnia 29 września 2011 r., Nr 68/UM/2011 z dnia 28 grudnia 2011 r., Nr 4/UM/2012 z dnia 18 stycznia 2012 r., Nr 16/UM/2012 z dnia 9 lutego 2012 r., Nr 34/UM/2012 z dnia 22 marca 2012 r., Nr 22/UM/2013 z dnia 8 marca 2013 r. oraz Nr 92/UM/2013 z dnia 22 lipca 2013 r. zarządza się, co następuje. 1. W Zarządzeniu Nr 26/UM/2011 z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Wydziału Administracyjno - Gospodarczego, wprowadza się następujące zmiany: 1) w 2: a) zdanie pierwsze otrzymuje brzmienie: Limit zatrudnienia w Wydziale Administracyjno - Gospodarczym wynosi 37,5 etatu, w tym:, b) w pkt 11 po literze g dodaje się literę h w brzmieniu: h) pomoc administracyjna ds. obsługi poczty - 1 ; 2) w 3 ust. 2 pkt 2 w literze h kropkę zastępuje się przecinkiem i dodaje literę i w brzmieniu: i) pomoc administracyjna ds. obsługi poczty. ; 3) 5 otrzymuje brzmienie: Zakresy czynności stanowisk urzędniczych: 1) ds. rozliczeń pracowników obsługi (III) należy: a) prowadzenie małej poligrafii w zakresie nadzoru nad urządzeniami poligraficznymi oraz ich eksploatacją, b) organizacja ochrony budynków poprzez nadzór nad pracą portierów, c) prowadzenie kart pracy dla portierów oraz kierowców, d) naliczanie wynagrodzeń wynikających z czasu pracy dla portierów oraz za godziny nadliczbowe dla kierowców, rozliczanie zużycia paliwa na podstawie kart drogowych, e) nadzór nad pracą konserwatorów, sprzątaczek i kierowców, f) prowadzenie dokumentacji kadrowej, przygotowywanie zakresów czynności pracowników obsługi oraz spraw związanych z udzielaniem odpowiedzi na wnioski i interpelacje radnych, g) załatwianie spraw związanych z uroczystościami państwowymi oraz dekorowanie budynku administracyjnego, h) nadzór nad utrzymaniem czystości w budynkach administracyjnych urzędu miasta, i) stosowanie się do przepisów ustawy o zamówieniach publicznych, j) wykonywanie kontroli merytorycznej danych zawartych w dokumentach księgowych w zakresie działania wydziału na podstawie upoważnienia Prezydenta Miasta Legnicy, Id: FBA16D08-9DC5-405A-B07B-307D4CA Przyjety Strona 1

2 k) bieżący nadzór nad pracą wydziału w przypadku nieobecności dyrektora wydziału, l) zastępuje stanowisko ds. majątku (IV) oraz spraw socjalnych i bhp (VI); 2) ds. majątku (IV) należy: a) zapewnienie materiałowo - technicznych warunków pracy urzędu i rady miejskiej poprzez prowadzenie magazynu materiałów biurowych oraz środków utrzymania czystości, tj. wydawanie zakupionych materiałów pracownikom, ewidencja kartotek ilościowych, sporządzanie sprawozdań magazynowych, b) prowadzenie rejestru wydawanych pieczątek i stempli urzędowych, tablic urzędowych oraz ich kasacja, c) prowadzenie dokumentacji dot. planów inwestycyjnych i remontowych, d) prowadzenie dokumentacji dot. wynajmowanych pomieszczeń urzędu miasta, e) ewidencja środków trwałych i środków trwałych w użytkowaniu znajdujących się w budynku urzędu miasta na potrzeby wydziału oraz nadzór nad przekazywaniem sprzętu biurowego między wydziałami, f) odpowiedzialność za majątek zgromadzony w magazynie urzędu miasta, g) stosowanie się do przepisów ustawy o zamówieniach publicznych, h) zastępuje stanowisko ds. zaopatrzenia (V) oraz stanowisko ds. obsługi archiwum i biblioteki (IX); 3) ds. zaopatrzenia (V) należy: a) zapewnienia materiałowo - technicznych warunków pracy urzędu i rady miejskiej poprzez dokonywanie zakupu materiałów biurowych, artykułów elektrycznych, środków utrzymania czystości, urządzeń sanitarnych, mebli i urządzeń biurowych oraz materiałów eksploatacyjnych do tych urządzeń, b) zakup artykułów spożywczych na potrzeby sekretariatów prezydenta oraz zastępców prezydenta i biura rady miejskiej, c) zamawianie pieczątek i stempli urzędowych oraz tablic urzędowych, d) zamawianie i zakupy druków na podstawie zgłoszonych zapotrzebowań przez pracowników poszczególnych wydziałów, e) zamawianie i zakupy prasy na podstawie zgłoszonych zapotrzebowań z wydziałów urzędu miasta, f) stosowanie się do przepisów ustawy o zamówieniach publicznych, g) prowadzenie dokumentacji w trybie przepisów ustawy o zamówieniach publicznych, h) zastępuje stanowisko ds. socjalnych i bhp (VI), stanowisko ds. majątku (IV) oraz stanowisko ds. inwestycji, remontów, konserwacji i napraw (XVIII); 4) ds. socjalnych i bhp (VI) należy zaspakajanie potrzeb socjalnych pracowników urzędu oraz zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy poprzez: a) prowadzenie spraw socjalnych pracowników i emerytów urzędu miasta, tj. organizacja imprez okolicznościowych, spraw związanych z udzielaniem pożyczek z funduszu mieszkaniowego oraz zapomóg dla pracowników, emerytów i rencistów, b) ewidencja wydawanej odzieży ochronnej i sprzętu ochrony osobistej, c) prowadzenie spraw związanych z BHP i p. poż. oraz spraw wojskowych pracowników, d) zapewnienia materialno technicznych warunków pracy urzędu i rady miejskiej dot. osób niepełnosprawnych, e) stosowanie się do przepisów ustawy o zamówieniach publicznych przy zakupie usług i materiałów, f) zastępuje stanowisko ds. zaopatrzenia (V) oraz stanowisko ds. rozliczeń pracowników obsługi (III); Id: FBA16D08-9DC5-405A-B07B-307D4CA Przyjety Strona 2

3 5) ds. obsługi kancelarii ogólnej i informacji (5 etatów VII,VIII,XVI,XVII,XIX) należy organizacja obiegu dokumentów oraz prowadzenie czynności związanych z przyjmowaniem i ekspedycją korespondencji poprzez: a) prowadzenie dziennika korespondencyjnego dla spraw przychodzących do urzędu, b) prowadzenie obiegu dokumentów i pism kierowanych do prezydenta, zastępców prezydenta, sekretarza miasta oraz dyrektorów wydziałów, c) obsługę telefaksu i prowadzenie w tym zakresie ewidencji przychodzącej i wychodzącej, d) obsługę kserokopiarki, e) udzielanie informacji interesantom i kierowanie ich do odpowiednich wydziałów urzędu miasta, f) wydawanie aktualnie obowiązujących druków dla interesantów, g) współdziałanie z wydziałami urzędu miasta w zakresie przekazywanych informacji, h) dekretowanie poczty wpływającej do urzędu miasta na wydziały, zgodnie z upoważnieniem sekretarza miasta, i) zastępują stanowiska ds. obsługi sekretariatów zastępców prezydenta i sekretarza miasta (XIV, XV) oraz stanowiska ds. obsługi poczty i nadzoru nad roznoszeniem przesyłek na terenie miasta (XII, XIII); 6) ds. obsługi archiwum i biblioteki (IX) należy prowadzenie archiwum urzędu i biblioteki zakładowej poprzez: a) przyjmowanie akt archiwalnych z wydziałów, b) przygotowywanie i przekazywanie akt do archiwum państwowego, c) przygotowywanie akt do ekspertyzy i przekazywania do punktów skupu makulatury, d) zaopatrywanie biblioteki zakładowej w literaturę fachową, e) wypożyczanie książek i czasopism pracownikom, f) prowadzenie kontroli w zakresie zgodności akt z instrukcją kancelaryjną i jednolitym rzeczowym wykazem akt, g) wykonywanie czynności kancelaryjnych w urzędzie, stosowanie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i zakresu działania archiwum zakładowego, h) zastępuje stanowiska ds. obsługi archiwum zbiorczego zlikwidowanych jednostek organizacyjnych gminy (X, XI); 7) ds. obsługi archiwum zbiorczego zlikwidowanych jednostek organizacyjnych gminy (X, XI) należy: a) porządkowanie dokumentacji przekazanej do archiwum: - przestrzeganie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania, - przygotowywanie dokumentacji archiwalnej do przekazania do Archiwum Państwowego, a dokumentacji niearchiwalnej do kasacji, po wcześniejszym wybrakowaniu; b) prowadzenie ewidencji przechowywanych materiałów archiwalnych, c) prowadzenie kontroli w zakresie zgodności akt z instrukcją kancelaryjną i jednolitym rzeczowym wykazem akt, d) sporządzanie zaświadczeń związanych z zatrudnieniem i wynagrodzeniem na podstawie posiadanych akt, e) sporządzanie dokumentów związanych z ustalaniem kapitału początkowego przez ZUS oraz świadczeń emerytalno - rentowych na podstawie posiadanych dokumentów, f) wydawanie zainteresowanym zaświadczeń o zatrudnieniu: - w warunkach szkodliwych, Id: FBA16D08-9DC5-405A-B07B-307D4CA Przyjety Strona 3

4 - o okresach nieskładkowych, - o rekompensatach; g) udostępnianie materiałów archiwalnych (dokumentacji medycznej kart szczepień, zgonów, o chorobach itp.) na wniosek różnych organów (Sąd, Prokuratura, Policja, ZUS itp.), h) wypożyczanie interesantom dokumentacji archiwalnej za zgodą przełożonego, i) prowadzenie rejestru akt wypożyczonych, j) bieżące tworzenie komputerowej bazy danych o posiadanym zasobie archiwalnym, k) sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędzie, stosowania instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i zakresu działania archiwum zakładowego, l) zastępuje stanowisko ds. obsługi archiwum i biblioteki (IX); 8) ds. obsługi poczty (XII) należy organizacja obiegu dokumentów oraz prowadzenie czynności związanych z przyjmowaniem i ekspedycją korespondencji poprzez: a) segregowanie poczty wpływającej do urzędu oraz terminowa wysyłka korespondencji, b) ewidencjonowanie przesyłek pocztowych wartościowych oraz poleconych przychodzących i wychodzących, c) rozdzielanie prasy wg rozdzielnika, d) zastępuje stanowisko ds. obsługi poczty i nadzoru nad roznoszeniem przesyłek pocztowych na terenie miasta (XIII) oraz stanowiska ds. obsługi sekretariatów zastępców prezydenta i sekretarza miasta (XIV, XV); 9) ds. obsługi poczty i nadzoru nad roznoszeniem przesyłek na terenie miasta (XIII) należy organizacja obiegu dokumentów oraz prowadzenie spraw związanych z przyjmowaniem i ekspedycją korespondencji poprzez: a) segregowanie przesyłek pocztowych przeznaczonych do roznoszenia na terenie miasta, b) nadzór nad pracą osób zatrudnionych do roznoszenia przesyłek pocztowych na terenie miasta, c) dbałość o terminowe roznoszenie przez gońców przesyłek pocztowych do adresatów na terenie miasta, d) ewidencjonowanie przesyłek pocztowych przeznaczonych do roznoszenia na terenie miasta, e) prowadzenie rejestru i obiegu dokumentów związanych z obowiązkiem podania do publicznej wiadomości na tablicy ogłoszeń Urzędu Miasta Legnicy otrzymanych z innych instytucji, w tym: - decyzji alimentacyjnych, - obwieszczeń o licytacjach, - wyroków sądowych; f) zastępuje stanowisko ds. obsługi poczty (XII) oraz stanowiska ds. obsługi sekretariatów zastępców prezydenta i sekretarza miasta (XIV, XV); 10) ds. obsługi sekretariatów zastępców prezydenta miasta i sekretarza miasta (XIV, XV) należy: a) obsługa sekretariatu zastępców prezydenta i sekretarza miasta, b) prowadzenie kalendarza zajęć, organizacja spotkań, c) prowadzenie obiegu dokumentów adresowanych do zastępców prezydenta i sekretarza miasta oraz korespondencji, d) organizacja przyjmowania interesantów zgłaszających się do zastępców prezydenta miasta, prowadzenie spraw dot. interwencji, e) prowadzenie rejestru centralnego umów i innych dokumentów, z których wynikają zobowiązania finansowe Gminy Legnica, Id: FBA16D08-9DC5-405A-B07B-307D4CA Przyjety Strona 4

5 f) prowadzenie ksiąg inwentarzowych oraz odpowiedzialność za majątek powierzony do sekretariatów i gabinetów zastępców prezydenta miasta i sekretarza miasta, g) zastępuje stanowisko ds. kancelarii ogólnej i informacji (VII, VIII); 11) ds. inwestycji, remontów, konserwacji i napraw (XVIII) należy: a) planowanie, przygotowywanie i prowadzenie inwestycji, remontów, konserwacji i napraw zasobów urzędu miasta (dot. budynków administracyjnych, urządzeń i sprzętu), b) przygotowywanie i prowadzenie umów serwisowych dot. ww. zadań, c) prowadzenie ksiąg obiektów budowlanych Urzędu Miasta Legnicy, d) prowadzenie rocznych oraz wieloletnich przeglądów nieruchomości w zakresie instalacji wentylacyjnej, klimatyzacyjnej, sanitarnej, centralnego ogrzewania, elektrycznej, wodno - kanalizacyjnej, dźwigowej, telefonicznej, radiowęzłowej i satelitarnej, e) zastępuje stanowisko ds. majątku (IV) i stanowisko ds. zaopatrzenia (V). 2. Zakresy czynności stanowisk obsługi: 1) ds. kierowania samochodem osobowym: a) zabezpieczenie potrzeb odnośnie korzystania z taboru samochodowego kierownictwa oraz jego pracowników na zadania zlecone przez dyrektorów wydziałów, b) odpowiada materialnie za powierzone mienie; 2) ds. kierowania samochodem dostawczym: a) zabezpieczenie potrzeb odnośnie korzystania z taboru samochodowego pracowników wykonujących zadania służbowe zlecone przez kierownictwo, b) przewożenie towarów zakupionych na potrzeby urzędu, c) odpowiada materialnie za powierzone mienie; 3) ds. dozoru: a) czuwanie nad ruchem interesantów, udzielanie informacji oraz kierowanie do właściwych jednostek organizacyjnych urzędu, b) kontrolowanie osób wchodzących do budynku po godzinach urzędowania, c) kontrolowanie legalności wynoszonego sprzętu z terenu urzędu, d) czuwanie nad prawidłowym zabezpieczeniem mienia po godzinach pracy urzędu, e) dokonywanie codziennego przeglądu pomieszczeń w godzinach wieczornych, f) nadzór nad pracą pomp CO i pomp wodnych, g) obsługa osób niepełnosprawnych w celu dostępu do pomieszczeń urzędu; 4) ds. konserwacji sprzętu biurowego oraz mebli należy: a) wykonywanie konserwacji i napraw sprzętu biurowego, stolarki okiennej oraz innych elementów drewnianych, b) usuwanie uszkodzeń instalacji wodno kanalizacyjnej; 5) ds. konserwacji instalacji elektrycznej należy: a) dokonywanie napraw i konserwacja sprzętu oświetleniowego oraz przedmiotów nietrwałych w użytkowaniu urzędu, b) odpowiedzialność za sprawne funkcjonowanie oświetlenia w budynku urzędu miasta, c) naprawa i konserwacja urządzeń elektrycznych służących utrzymaniu czystości na terenie urzędu; 6) ds. utrzymania czystości: Id: FBA16D08-9DC5-405A-B07B-307D4CA Przyjety Strona 5

6 a) utrzymanie czystości w przydzielonych do sprzątania pomieszczeniach zgodnie z wydzielonymi rejonami sprzątania; 7) ds. roznoszenia przesyłek pocztowych na terenie miasta Legnicy: a) segregowanie przesyłek pocztowych przeznaczonych do roznoszenia na terenie miasta, b) terminowe roznoszenie przesyłek pocztowych do adresatów na terenie miasta, c) ewidencjonowanie przesyłek pocztowych przeznaczonych do roznoszenia na terenie miasta; 8) ds. obsługi urządzeń powielających: a) wykonywanie usług poligraficznych na potrzeby pracowników wydziałów, b) drukowanie materiałów i opracowywanie tzw. książeczek dla wydziałów na potrzeby jednostek nadrzędnych, obsługa urządzeń biurowych i wykonywanie usług (np. bindowanie, foliowanie); 9) pomocy administracyjnej ds. obsługi poczty: a) pieczętowanie przesyłek wychodzących z urzędu, b) wpisywanie do rejestru przesyłek poleconych, c) przygotowywanie materiałów biurowych na potrzeby gońców, d) przepisywanie zwrotnych potwierdzeń odbioru (w zależności od potrzeb), e) przygotowywanie rejestrów pism przychodzących, wychodzących i faksów, f) przygotowywanie rejestrów do archiwizacji, g) wydawanie przesyłek pocztowych mieszkańcom Legnicy zdeponowanych w Urzędzie Miasta przez gońców. ; 4) załącznik do zarządzenia otrzymuje brzmienie załącznika do niniejszego zarządzenia. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 2. Id: FBA16D08-9DC5-405A-B07B-307D4CA Przyjety Strona 6

7 WYDZIAŁ ADMINISTRACYJNO-GOSPODARCZY DYREKTOR WYDZIAŁU Załącznik do Zarządzenia Nr 114/UM/2013 Prezydenta Miasta Legnicy z dnia 29 sierpnia 2013 r. ds. majątku ds.zaopatrzenia ds. rozliczeń pracowników obsługi ds. obsługi sekretariatów 2 etaty ds. socjalnych i bhp. ds. obsługi poczty ds.obsługi kancelarii ogólnej i informacji 5 etatów ds. dozoru obiektu 7 etatów ds. obsługi samochodu dostawczego ds. obsługi archiwum i biblioteki 1/2 etatu ds. utrzymania ds. inwestycji, remontów, czystości 2 etaty ds. obsługi samochodu konserwacji i napraw osobowego ds. obsługi poczty i nadzoru nad roznoszeniem przesyłek ds. roznoszenia przesyłek pocztowych 4,5 etatu ds. obsługi archiwum zbiorczego zlikwid. jed.org.gm. 2 etaty ds. obsługi urzadzen ds.konserwacji sprzętu i pomocy administracyjnej poligraficznych instalacji elektrycznej ds. obsługi poczty ds. konserwacji sprzętu oraz mebli 1,5 etatu Id: FBA16D08-9DC5-405A-B07B-307D4CA Przyjety Strona 7