ZARZĄDZENIE NR 170/08 PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA. z dnia 13 lutego 2008 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 170/08 PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA z dnia 13 lutego 2008 r. w sprawie regulaminu wewnętrznego. Na podstawie 78 zarządzenia nr 300/07 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 14 marca 2007 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Zielona Góra- tekst jednolity 1 oraz zarządzenia nr 712/ 05 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 25 lipca 2005 r. w sprawie standardów tworzenia regulaminów wewnętrznych ustala się REGULAMIN WEWNĘTRZNY WYDZIAŁU PRZEDSIĘBIORCZOŚCI I DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ Rozdział 1 Przepisy ogólne 1.1. Wydział Przedsiębiorczości i Działalności Gospodarczej, zwany dalej wydziałem, jako jednostka organizacyjna Urzędu Miasta Zielona Góra realizuje zadania własne miasta Zielona Góra, zadania zlecone z zakresu administracji rządowej oraz zadania powiatu. 2. Główne zadania wydziału określa 46a regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Zielona Góra Siedziba wydziału znajduje się w budynku Urzędu Miasta Zielona Góra przy ul. Podgórnej Dane teleadresowe sekretariatu wydziału: 1) telefon: ; 2) faks: ; 3) inwestor@um.zielona-gora.pl W niniejszym regulaminie wewnętrznym używa się określeń: urząd, miasto, prezydent, naczelnik, pracownik, referat, system zarządzania jakością w rozumieniu regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Zielona Góra. 2. Ilekroć w niniejszym regulaminie wewnętrznym jest mowa o: 1) regulaminie organizacyjnym- należy przez to rozumieć regulamin organizacyjny wskazany w podstawie prawnej zarządzenia; 2) regulaminie- należy przez to rozumieć regulamin wewnętrzny wydziału; 1 Ogłoszony w załączniku do obwieszczenia nr 1/08 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 25 stycznia 2008 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Zielona Góra

2 3) instrukcji kancelaryjnej- należy przez to rozumieć rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz z późn. zm. 2 ). Rozdział 2 Wewnętrzna struktura organizacyjna wydziału 4. W skład wydziału wchodzą: 1) naczelnik wydziału; 2) zastępca naczelnika wydziału ds. przedsiębiorczości; 3) zastępca naczelnika wydziału ds. działalności gospodarczej WP.II; 4) wieloosobowe stanowisko pracy ds. obsługi sekretariatu zastępców prezydenta oraz wydziału (WP); 5) Referat Przedsiębiorczości - WP.I; 6) Referat Działalności Gospodarczej - WP.III. Rozdział 3 Szczegółowy zakres działania wydziału 5. Do zadań wieloosobowego stanowiska pracy ds. obsługi sekretariatu zastępców prezydenta oraz wydziału (WP) należy w szczególności obsługa sekretariatu zastępcy prezydenta ds. inwestycji i zastępcy prezydenta ds. społecznych oraz wydziału poprzez: 1) przyjmowanie korespondencji zewnętrznej oraz rejestrowanie jej w podsystemie RISS; 2) przekazywanie korespondencji zewnętrznej odpowiednio zastępcy prezydenta i naczelnikowi w celu uzyskania dyspozycji; 3) przekazywanie przejrzanej i zwróconej korespondencji zewnętrznej jednostkom organizacyjnym urzędu i naczelnikom zgodnie z dyspozycjami zastępcy prezydenta i naczelnika również w podsystemie RISS; 4) przyjmowanie i odpowiednie przekazywanie zwróconej korespondencji wewnętrznej; 5) prowadzenie kalendarza stałych spotkań zastępców prezydenta i naczelnika; 6) organizowanie spotkań okolicznościowych zastępców prezydenta i naczelnika; 7) powiadamianie kierujących j.o.u., innych pracowników urzędu oraz osób zaproszonych o spotkaniach, naradach, itp. organizowanych przez zastępców prezydenta oraz naczelnika; 8) przygotowywanie i wysyłanie pism okolicznościowych jako korespondencji seryjnej, a w szczególności listów, dyplomów, zaproszeń, na organizowane przez zastępców prezydenta lub naczelnika konferencje, spotkania okolicznościowe; 9) przygotowywanie zleceń i umów w zakresie działania wydziału, m. in.: a) emisji reklam i ogłoszeń, b) usług gastronomicznych i cateringowych; 2 Zmiany wymienionego rozporządzenia zostały ogłoszone w Dz. U. z 2003 r. Nr 69, poz. 636 oraz z 2006 r. Nr 127, poz

3 10) dbanie o estetykę: a) gabinetu zastępcy prezydenta oraz naczelnika wydziału, b) sekretariatu; 11) koordynacja spraw związanych z budżetem wydziału. 6. Do zadań Referatu Przedsiębiorczości (WP.I) należy w szczególności: 1) prowadzenie działań w zakresie pozyskiwania inwestorów poprzez m.in.: a) organizację spotkań z potencjalnymi inwestorami, b) prowadzenie spraw związanych z Radą Biznesu przy prezydencie, c) przygotowanie i prowadzenie prezentacji dla potencjalnych grup inwestycyjnych, d) prowadzenie działań informacyjnych, e) współpracę z organami administracji rządowej oraz z placówkami dyplomatycznymi w kraju i zagranicą, f) kooperację z instytucjami okołobiznesowymi m.in. z: Polską Agencją Rozwoju Przedsiębiorczości, Państwową Agencją Informacji i Inwestycji Zagranicznych, Specjalnymi Strefami Ekonomicznymi; 2) kompleksowa obsługa inwestorów przez m.in.: a) wspomaganie organizacyjne inwestorów w fazie przygotowania i realizacji inwestycji (udział w negocjacjach, uzyskanie pozwoleń, kooperacja z lokalnymi środowiskami gospodarczymi), b) opiekę poinwestycyjną (bieżący kontakt z inwestorem); 3) przygotowywanie i popularyzacja informacji o możliwościach i warunkach inwestowania w mieście poprzez m.in.: a) przygotowanie i obsługę bazy danych ofert inwestycyjnych, b) prezentowanie ofert inwestycyjnych i gospodarczych na targach, wystawach, seminariach oraz misjach gospodarczych, c) współpracę z krajowymi i zagranicznymi środowiskami zajmującymi się sprawami inwestycyjnogospodarczymi; 4) udostępnianie informacji przedsiębiorcom o możliwościach kooperacyjnych w Polsce i zagranicą oraz lokalnym rynku pracy; 5) inicjowanie współpracy z organizacjami gospodarczymi poprzez m.in.: a) organizację konferencji, szkoleń i spotkań dla przedsiębiorców, b) organizację misji gospodarczych oraz promocję lokalnych firm, c) systematyczną komunikację z przedsiębiorcami poprzez miejski serwis internetowy; 6) udział w nawiązywaniu kontaktów między polskimi i zagranicznymi firmami; 7) współpraca ze środowiskiem gospodarczym m.in. poprzez prowadzenie miejskiego katalogu firm oraz bazy ofert inwestycyjnych; 8) wspieranie współpracy transgranicznej małych i średnich przedsiębiorstw poprzez inicjację spotkań branżowych; 9) informowanie przedsiębiorców o możliwościach współfinansowania inwestycji ze środków Unii Europejskiej; 3

4 10) prowadzenie spraw związanych z członkostwem miasta w Stowarzyszeniu Lubuskie Trójmiasto, a w szczególności: a) opracowywanie i monitorowanie realizacji porozumień, projektów, umów i listów intencyjnych dotyczących współpracy, b) przygotowywanie materiałów, opracowań informacji związanych z udziałem przedstawicieli miast Stowarzyszenia Lubuskie Trójmiasto we wspólnych przedsięwzięciach, c) konsultowanie i opiniowanie istotnych dla Stowarzyszenia Lubuskie Trójmiasto decyzji i zamierzeń, d) udział w pracach związanych z organizacją promocji Stowarzyszenia Lubuskie Trójmiasto, e) opracowywanie ankiet i sprawozdań statystycznych w zakresie działań Stowarzyszenia Lubuskie Trójmiasto, f) koordynacja informacji oraz kreowanie wizerunku Stowarzyszenia Lubuskie Trójmiasto w szczególności poprzez miejski serwis internetowy, g) inicjowanie wspólnych projektów do programów Unii Europejskiej, h) prowadzenie dokumentacji, zbieranie materiałów i publikacji dotyczących działalności Stowarzyszenia Lubuskie Trójmiasto; 11) bieżąca realizacja strategii promocji gospodarczej miasta oraz kreowanie wizerunku miasta m. in. poprzez: a) klasyczną reklamę obejmującą w szczególności: - ogłoszenia prasowe, - filmy reklamowe, - reklamowe audycje radiowe, - plakaty, b) promocję sprzedaży (sales promotion): - prospekty i broszury informacyjne, - audiowizualne środki promocji i informacji, - interaktywne środki reklamy i informacji, - mailing (bezpośrednią reklamę drogą pocztową), - udział w targach i misjach gospodarczych, c) wpływanie na opinię publiczną (public relations), dostarczanie środkom masowego przekazu informacji gospodarczych o mieście, nawiązywanie i pielęgnowanie kontaktów z mediami; 12) inicjowanie promocji gospodarczej miasta, w tym organizowanie współpracy ze środowiskiem gospodarczym m.in. poprzez prowadzenie miejskiego katalogu firm i Miejskiej Bazy Ofert Współpracy poprzez miejski serwis internetowy, 13) tworzenie płaszczyzny dialogu z organizacjami biznesowymi m. in. poprzez: a) organizację konferencji, szkoleń i spotkań dla konkretnych grup przedsiębiorców, b) organizację misji gospodarczych oraz promocję lokalnych firm, c) systematyczną komunikację z przedsiębiorcami poprzez miejski serwis internetowy; 14) podejmowanie działań w zakresie przygotowania i promocji oferty inwestycyjnej Zielonej Góry; 15) udział w nawiązywaniu kontaktów między polskimi i zagranicznymi firmami; 4

5 16) zbieranie i opracowywanie danych o firmach i potencjale gmin z Euroregionu Sprawa-Nysa- Bóbr ; 17) przygotowywanie tez do wystąpień prezydenta w zakresie promocji gospodarczej miasta; 18) wspieranie współpracy transgranicznej małych i średnich przedsiębiorstw; 19) planowanie i rozliczanie wydatków na promocję gospodarczą miasta; 20) gospodarowanie materiałami promocyjnymi miasta, w ramach promocji gospodarczej, na zasadach wynikających z odrębnego zarządzenia; 21) opracowywanie projektów uchwał i zarządzeń w zakresie działania referatu. 22) ankiety, zapytania, odpowiedzi na interpelacje itp. 7. Do zadań Referatu Działalności Gospodarczej (WP.III) należy w szczególności: 1) prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej osób fizycznych; 2) wydawanie zaświadczeń o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej; 3) wydawanie decyzji o wykreśleniu wpisu do ewidencji działalności gospodarczej lub odmowie tego wpisu; 4) udzielanie ustnych i pisemnych informacji o podmiotach wpisanych do ewidencji działalności gospodarczej; 5) opracowywanie planów, analiz i sprawozdań z zakresu działania referatu; 6) wykonywanie, jako zadań zleconych, czynności związanych z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sądowego, polegających na zapewnieniu zainteresowanym: a) wglądu do Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD), b) urzędowych formularzy wniosków wymaganych ustawą umożliwiającą rejestrację spółek jawnych, c) dostępu do informacji o wysokości opłat, sposobie ich uiszczania oraz o właściwości miejscowej sądów rejestrowych; 7) przekazywanie kopii decyzji o wykreśleniu podmiotów gospodarczych z ewidencji do właściwego: a) Urzędu Skarbowego, b) Urzędu Statystycznego; 8) przekazywanie wniosków przedsiębiorców o wpis do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (REGON) do właściwego Urzędu Statystycznego; 9) przekazywanie zgłoszeń przedsiębiorców o nadanie lub aktualizację numeru identyfikacji podatkowej (NIP) do właściwego Urzędu Skarbowego; 10) wydawanie, na wniosek przedsiębiorcy duplikatów dokumentów z zakresu działania referatu; 11) wydawanie i cofanie zezwoleń na sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych; 12) wydawanie decyzji o wygaśnięciu zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych; 13) prowadzenie spraw dotyczących naliczania opłat rocznych za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych; 14) wydawanie zaświadczeń potwierdzających dokonanie opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych; 15) przeprowadzanie kontroli przedsiębiorców w zakresie przestrzegania zasad i warunków korzystania z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych; 5

6 16) zaszeregowywanie pól biwakowych i prowadzenie ich ewidencji; 17) prowadzenie ewidencji obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie oraz ich kontrola; 18) wydawanie i cofanie zezwoleń na tworzenie i działanie wielkopowierzchniowych obiektów handlowych oraz kontrola przestrzegania warunków określonych w zezwoleniach; 19) realizację zadań wynikających z ustawy o transporcie drogowym, a w szczególności: a) prowadzenie spraw związanych z udzielaniem, odmową udzielenia, zmianą lub cofnięciem licencji na wykonywanie krajowego drogowego przewozu osób lub rzeczy, b) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zaświadczeń na wykonywanie niezarobkowego przewozu osób lub rzeczy, c) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem, odmową wydania, zmianą, wygaśnięciem oraz cofnięciem zezwoleń na wykonywanie regularnych przewozów osób oraz regularnych specjalnych przewozów osób w krajowym transporcie drogowym, d) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem, odmową wydania, zmianą, wygaśnięciem oraz cofnięciem licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką; 20) opracowywanie projektów uchwał i zarządzeń w zakresie działania referatu, 21) ankiety, zapytania, odpowiedzi na interpelacje itp. Rozdział 4 Zasady kierowania wydziałem Wydziałem Przedsiębiorczości i Działalności Gospodarczej kieruje naczelnik. 2. Naczelnik sprawuje bezpośredni nadzór nad pracą WP. 3. Naczelnik realizuje zadania kierującego j.o.u. zawarte w regulaminie organizacyjnym oraz innych wewnętrznych wymaganiach prawnych prezydenta z zachowaniem 10 i Do wyłącznej kompetencji naczelnika jako kierującego wydziałem należy: 1) podział zadań do wykonania pomiędzy zastępców naczelnika wydziału, referaty i poszczególne stanowiska pracy; 2) ustalanie zakresów odpowiedzialności i uprawnień pracowników; 3) nadzór nad aktualizacją wykazu aktów prawnych powszechnie obowiązujących zgodnie z systemem zarządzania jakością urzędu; 4) powierzanie pracownikom zadań niewynikających z indywidualnych zakresów odpowiedzialności i uprawnień Zastępca naczelnika wydziału ds. przedsiębiorczości: 1) realizując zadania wydziału prowadzi sprawy w zakresie WP.I nie powierzone podległym pracownikom; 2) sprawuje bezpośredni nadzór nad pracą WP.I; 3) realizuje w szczególności zadania kierującego j.o.u. określone w 51 pkt 3, 4, 7-12, oraz 52 pkt 2, 4, 6, 7 regulaminu organizacyjnego; 6

7 4) przygotowuje wytyczne do zakresów odpowiedzialności pracowników WP.I. 5) Do zastępcy naczelnika wydziału ds. przedsiębiorczości stosuje się odpowiednio 13 ust Zastępca naczelnika wydziału ds. działalności gospodarczej (WP.II): 1) opracowuje analizy i oceny dotyczące problematyki zatrudnienia i przeciwdziałania bezrobociu; 2) współpracuje z Powiatowym Urzędem Pracy w podejmowaniu przedsięwzięć zmierzających do ograniczenia i niwelowania negatywnych skutków bezrobocia; 3) inicjuje szkolenia, prace interwencyjne, zatrudnienie absolwentów i programy specjalne; 4) współpracuje z organami właściwymi w sprawach oświaty w planowaniu i podejmowaniu przedsięwzięć w zakresie szkolenia bezrobotnych; 5) współpracuje z Uniwersytetem Zielonogórskim m.in. w zakresie: a) Akademickiego Inkubatora Przedsiębiorczości, b) Centrum Przedsiębiorczości i Transferu Technologii, c) Parku Naukowo-Technologicznego, d) realizacji inwestycji współfinansowanych ze środków europejskich; 6) przekazuje środki na realizacje celów inwestycyjnych szkołom wyższym oraz rozlicza te środki; 7) współpracuje z jednostkami badawczo- rozwojowymi w zakresie realizacji inwestycji współfinansowanych ze środków europejskich; 8) planuje, przekazuje i rozlicza środki przeznaczone na realizację miejskiej polityki rynku pracy; 9) sprawuje bezpośredni nadzór nad pracą Referatu Działalności Gospodarczej; 10) realizuje w szczególności zadania kierującego jednostką organizacyjną urzędu określone w 51 pkt 3, 4, 7-12, oraz 52 pkt 2, 4, 6, 7 regulaminu organizacyjnego; 11) przygotowuje wytyczne do zakresów odpowiedzialności oraz uprawnień kierownika WP.III i wspólnie z nim - pracowników WP.III W czasie nieobecności naczelnika jego obowiązki pełni, wskazany przez niego, zastępca naczelnika wydziału. 2. W czasie nieobecności zastępcy naczelnika jego obowiązki przejmuje naczelnik. 3. W czasie nieobecności naczelnika i zastępców naczelnika obowiązki naczelnika pełni Kierownik Referatu Działalności Gospodarczej Do obowiązków kierownika referatu - niezależnie od innych zadań określonych w jego zakresie odpowiedzialności i uprawnień - należy: 1) organizacja bieżącej pracy referatu; 2) kontrola stanu załatwiania spraw przez pracowników referatu; 3) nadzór nad prawidłowością załatwiania spraw przez pracowników referatu; 4) prowadzenie merytorycznych szkoleń dla podległych pracowników; 5) opracowanie wytycznych do zakresów odpowiedzialności i uprawnień pracowników referatu; 6) dokonywanie okresowej oceny kwalifikacyjnej podległych pracowników; 7) wnioskowanie do naczelnika wydziału w zakresie zmian w organizacji pracy referatu. 7

8 2. W czasie nieobecności kierowników referatów ich zadania przejmuje pracownik referatu wskazany przez naczelnika. Rozdział 5 Zasady obiegu korespondencji Korespondencja kierowana do wydziału odbierana jest i przyjmowana przez pracownika wydziału, z zastrzeżeniem 15, zgodnie z postanowieniami instrukcji kancelaryjnej. 2. Jeżeli korespondencja nie była dotychczas zarejestrowana w podsystemie RISS, pracownik sekretariatu rejestruje pismo w podsystemie i przekazuje zgodnie z dyspozycją naczelnika z zastrzeżeniem Wnioski o wydanie zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej oraz o zmianie lub wykreśleniu wpisu z ewidencji działalności gospodarczej przyjmowane w Biurze Obsługi Interesanta kierowane są bezpośrednio do referatu bez dyspozycji naczelnika. 16. Przepisy 14 i 15 stosuje się odpowiednio do korespondencji kierowanej do wydziału drogą elektroniczną Wysyłkę korespondencji prowadzi właściwa j.o.u. 2. Korespondencje do kancelarii do wysłania przekazuje pracownik sekretariatu. 3. Przygotowanie korespondencji do wysyłki należy do pracowników prowadzących sprawy. Rozdział 6 Nadzór nad wymaganiami prawnymi 18. Wykaz aktów prawnych powszechnie obowiązujących prowadzony jest przez wskazanego pracownika zgodnie z procedurą systemu zarządzania jakością. 19. Informacje o zmianach wymagań prawnych w zakresie zadań realizowanych przez wydział przesyłane są pracownikom wydziału, na poszczególne stanowiska pracy, w formie elektronicznej. Rozdział 7 Inne zasady funkcjonowania wydziału Do znakowania akt wydziału stosuje się skrót WP. 2. Szczegółowy wykaz rzeczowy akt określa odrębne zarządzenie prezydenta. 3. Ustala się, że znak spraw realizowanych przez wydział zawiera symbole literowe inicjały - pracowników załatwiających dane sprawy (np. WP.III.LK /08). 8

9 21. Pisma pracowników kierowane do podpisu lub parafy naczelnika wymagają uprzedniej parafy właściwego kierownika referatu. 22. Wnioski urlopowe pracowników wydziału przedkładane do podpisu naczelnikowi parafuje bezpośredni przełożony z adnotacją o zastępstwie. Rozdział 8 Przepisy końcowe 23. Traci moc zarządzenie nr 466/07 Prezydenta Miasta z dnia 18 kwietnia 2007 roku w sprawie regulaminu wewnętrznego Wydziału Obsługi Przedsiębiorców. 24. Wykonanie zarządzenia powierza się naczelnikowi Wydziału Przedsiębiorczości i Działalności Gospodarczej. 25. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. PREZYDENT MIASTA ( ) mgr inż. Janusz Kubicki 9