SKŁADANIE WNIOSKÓW O PŁATNOŚĆ w SL 2014

Transkrypt

1

2 SKŁADANIE WNIOSKÓW O PŁATNOŚĆ w SL 2014 Centrum Unijnych Projektów Transportowych Czerwiec 2016

3 Do korzystania z SL2014 zobowiązuje Beneficjenta podpisana umowa o dofinansowanie danego projektu: 19 Zasady wykorzystywania SL Beneficjent zobowiązuje się, od dnia zawarcia Umowy, do wykorzystywania SL2014 w procesie rozliczania Projektu i komunikacji z Instytucją Pośredniczącą, zgodnie z Podręcznikiem Beneficjenta, w zakresie gromadzenia i przesyłania danych dotyczących: 1) Wniosków o Płatność 2) Harmonogramu Projektu 3) itd.. Dlaczego SL2014? 3

4 Funkcje SL2014 Podstawowe funkcje SL2014: składanie wniosków o płatność prowadzenie korespondencji z instytucją odpowiedzialną za weryfikację wniosków o płatność przekazywanie danych niezbędnych do realizacji projektu 4

5 Przygotowanie do pracy w SL2014 Umowa o dofinansowanie: 19 Zasady wykorzystywania SL2014 Wpisane do systemu SL2014 informacje powinny być spójne z podpisanymi umowami o dofinansowanie 5

6 Wniosek o płatność w SL2014 Źródła informacji: Podręcznik Beneficjenta SL2014_wersja_1.4 [ Zalecenia w zakresie wzoru wniosku o płatność beneficjenta w ramach PO IiŚ [ Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach POIiŚ [ 6

7 Wniosek o płatność w SL2014 Źródła informacji: Wytyczne w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata , [ _zatwierdzone.pdf/] Wniosek o dofinansowanie / Umowa o dofinansowanie [ ww. dokumenty dostępne są również na stronie w zakładce Infrastruktura i Środowisko

8 Podręcznik Beneficjenta SL2014, Przygotowanie do pracy w SL2014 Wniosek o dofinansowanie oraz Umowa o dofinansowanie projektu, Wytyczne w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata , Zalecenia w zakresie wzoru wniosku o płatność beneficjenta w ramach PO IiŚ , Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach POIiŚ , 8

9 Cykl życia projektu w SL2014 Wniosek o dofinansowanie Dane w SL2014 rejestruje CUPT Umowa o dofinansowanie Dane w SL2014 rejestruje CUPT Wniosek o płatność Dane w SL2014 rejestruje Beneficjent i CUPT 9

10 Nadanie uprawnień dla Beneficjenta do składania WoP w SL2014 Uprawnienia nadawane są przez pracownika CUPT w module Umowy o dofinansowanie 10

11 Informacja ( ) z SL2014 o przypisaniu uprawnień 11

12 SL2014 [ logowanie dla Beneficjenta Podpis elektroniczny jeśli nie działa epuap 12

13 Blok Projekt w SL2014 (pierwsza strona po zalogowaniu) 2 1 Użytkownik SL2014 (Beneficjent) ma możliwość składania wniosków o płatność w ramach projektów wymienionych w bloku Projekty 13

14 Zamówienia publiczne w SL2014 Przed stworzeniem wniosku o płatność należy zarejestrować w SL2014 [w module Zamówienia publiczne] informację o zamówieniach i kontraktach w ramach których poniesiono/będą poniesione wydatki kwalifikowane 14

15 Zamówienia publiczne w SL2014 Moduł SL2014 pn. Zamówienia publiczne - zasady wypełniania opisane w Podręcznik Beneficjenta SL2014 rodz. 9, str.215). Po wypełnieniu należy przesłać informację do CUPT poprzez system (kliknięcie zielonej strzałki). (prześlij) 15

16 Zamówienia publiczne w SL2014 Po przesłaniu do CUPT informacji o zamówieniu, należy wypełnić informację o kontrakcie. Załączanie wydatków dla danego kontraktu w WoP będzie możliwe po przesłaniu Informacji o kontrakcie do CUPT (ponownie należy użyć zielonej strzałki). 16

17 Zamówienia publiczne w SL2014 skany dokumentacji dotyczącej przeprowadzonej procedury przetargowej można przesłać do CUPT w części Informacje o zamówieniu system umożliwia wypełnienie części Informacje o kontrakcie dopiero po przesłaniu Informacji o zamówieniu 17

18 Utworzenie wniosku o płatność w SL2014 Wniosek o płatność jest składany w kontekście danej wersji umowy/aneksu, dlatego należy zwrócić szczególną uwagę, aby tworzony wniosek był przyporządkowany do właściwej wersji umowy 18

19 Okres za jaki składany jest wniosek o płatność należy wypełnić zgodnie z Zaleceniami w zakresie wzoru wniosku o płatność beneficjenta w ramach PO IiŚ (rozdz. 5.2 Podrozdział 2) treść zaleceń dostępna na stronie jeśli rejestrowany wniosek o płatność jest pierwszym w ramach projektu, pole Wniosek za okres od zostanie uzupełnione automatycznie datą rozpoczęcia realizacji projektu określoną w umowie o dofinansowanie, 19

20 Zasady wybierania rodzaju wniosku o płatność w SL2014 wnioskowanie o zaliczkę i refundację kosztów (należy zaznaczyć Wniosek o zaliczkę i Wniosek o refundację), rozliczenie zaliczki i wnioskowanie o kolejną zaliczkę (należy zaznaczyć Wniosek rozliczający zaliczkę i Wniosek o zaliczkę), rozliczenie zaliczki i wnioskowanie o refundację kosztów (należy zaznaczyć Wniosek rozliczający zaliczkę i Wniosek o refundację), rozliczenie zaliczki, wnioskowanie o kolejną transzę zaliczkę oraz wnioskowanie o refundację kosztów (należy zaznaczyć Wniosek o zaliczkę, Wniosek rozliczający zaliczkę i Wniosek o refundację), wnioskowanie o refundację kosztów oraz złożenie wniosku o płatność końcową (należy zaznaczyć Wniosek o refundację i Wniosek o płatność końcową), 20

21 Zasady wybierania rodzaju wniosku o płatność w SL2014 UWAGA! Nie można: ubiegać się o zaliczkę i jednocześnie składać wniosek o płatność końcową projektu, utworzyć kolejnego wniosku, jeżeli został już złożony i zatwierdzony przez instytucję wniosek o płatność końcową. 21

22 Wniosek o płatność w SL2014 postęp finansowy 22

23 Wniosek o płatność w SL2014 postęp finansowy (zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki) 23

24 Wniosek o płatność w SL2014 postęp finansowy (zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki) Przy rejestracji faktur (lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) kierujemy się zasadami opisanymi w: Zaleceniach w zakresie wzoru wniosku o płatność beneficjenta w ramach PO IiŚ , Podręczniku Beneficjenta SL2014 Ważne kwestie: zgodnie z Zaleceniami w zakresie wzoru wniosku o płatność beneficjenta w ramach PO IiŚ , w Zestawieniu dokumentów należy wykazać jedynie faktury (lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej) zapłacone w całości, które dokumentują poniesienie wydatków kwalifikowalnych, do każdej zarejestrowanej pozycji w Zestawieniu dokumentów należy załączyć skan oryginału faktury (lub innego dokumentu o równoważnej wartości dowodowej) wraz z pozostałymi dokumentami (np. protokoły odbioru robót/usług, przejściowe świadectwa płatności, potwierdzenia opłacenia faktur). 24

25 Wniosek o płatność w SL2014 postęp finansowy (zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki) Skany faktur (lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) wraz z załącznikami, wgrywamy do SL2014 przy rejestrowaniu pozycji w Zestawieniu dokumentów 25

26 Wniosek o płatność w SL2014 postęp finansowy (zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki) Dobra praktyka: - czytelne opisy faktur (lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) w tym kwoty, pieczątki, podpisy, - skany faktur (lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) wraz z załącznikami w jakości gwarantującej odczyt kwot/danych na dokumentach, pieczątek, opisów, np. skan w jakości 300 dpi (w zależności od ustawień urządzenia skanującego) gwarantuje odpowiednią jakość, - skany dokumentów można wykonać w skali szarości co pozwoli na zmniejszenie objętości pliku (maksymalna wielkość załącznika to 20 MB), - nazwy plików spójne z informacjami zawartymi na fakturach (lub innych dokumentach o równoważnej wartości dowodowej), np. FV nr 2/S8/2015, nazwa pliku 01_fv_2_S8_2015.pdf 26

27 Wniosek o płatność w SL2014 postęp finansowy (zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki) Utworzenie i przesłanie wniosku o płatność nie będzie trudne, jeśli zadbasz o przejrzystość i porządek w całej dokumentacji projektowej 1 1 Podręcznik Beneficjenta SL2014, str

28 Wniosek o płatność w SL2014 postęp finansowy Kwestia nakładania korekt finansowych W przypadku nałożenia korekty finansowej za naruszenia w procedurze udzielenia zamówienia publicznego (kontrole ex-ante/ex-post): zgodnie z dokumentami programowymi 2 Beneficjent ujmuje we wniosku o płatność wydatki kwalifikowalne pomniejszone o kwotę jaka wynika z nałożenia korekty zgodnie z taryfikatorem. W systemie SL2014 pomniejszana jest każda faktura osobno. 2 Wytyczne w zakresie sposobu korygowania i odzyskiwania nieprawidłowych wydatków oraz raportowania nieprawidłowości w ramach programów operacyjnych polityki spójności na lata sekcja stwierdzenie nieprawidłowości przed złożeniem przez beneficjenta wniosku 28

29 Wniosek o płatność w SL2014 postęp finansowy Informację o nałożeniu korekty należy podać w polu Uwagi przy rejestracji danej faktury 29

30 Wniosek o płatność w SL2014 postęp finansowy Przykład wypełnienia pola Uwagi w zakresie informacji o nałożeniu korekty finansowej przez Beneficjenta: Kwota wydatków kwalifikowalnych została pomniejszona przez Beneficjenta o kwotę ,78 PLN stanowiącą 25% wskaźnik pomniejszający wydatki kwalifikowalne w wys ,13 PLN zgodnie z wynikiem kontroli nr przeprowadzonej przez CUPT (pismo nr.. ) 30

31 Wniosek o płatność w SL2014 postęp finansowy Informację o uznaniu wydatków jako niekwalifikowalnych przez Beneficjenta w ramach FV należy podać w polu Uwagi przy rejestracji danej faktury 31

32 Wniosek o płatność w SL2014 postęp finansowy Przykład wypełnienia pola Uwagi w zakresie informacji o wydatkach uznanych za niekwalifikowalne przez Beneficjenta: Kwota. wydatków uznanych za niekwalifikowalne dotyczy... 32

33 Wniosek o płatność w SL2014 postęp finansowy Zakładka Źródła finansowania wydatków 33

34 Wniosek o płatność w SL2014 postęp finansowy (Źródła finansowania wydatków) Zalecenie IZ POIiŚ z dnia r.:.dofinansowanie UE wyliczane na potrzeby uzupełnienia źródeł finansowania powinno być zaokrąglane w dół (zgodnie z zapisami Zaleceń w zakresie wzoru wniosku o płatność beneficjenta POIiŚ 14-20, co nie stoi w sprzeczności z innymi polami wniosku o płatność). 34

35 Wniosek o płatność w SL2014 postęp finansowy Przykład zakładki Postęp finansowy (pkt. 13 WoP w POIiS ) 35

36 Zakładka Zwroty/korekty Wniosek o płatność w SL2014 postęp finansowy Funkcjonalność ta umożliwia dokonywanie korekt w wartościach narastająco w tabeli Postęp finansowy. W tabeli Postęp finansowy wykazywane są wartości narastająco, które wyliczane są automatycznie przez system. Jeżeli we wcześniej złożonych wnioskach źle przypisany został wydatek do zadania, kategorii kosztów, kategorii podlegającej limitom lub błędnie przypisano kwotę wydatku, konieczne może być dokonanie odpowiedniej korekty w wartościach narastająco. Wartości wpisane ze znakiem - pomniejszą kwoty narastająco. Wartości wpisane bez znaku - powiększą kwoty narastająco. Beneficjent rejestruje kwoty w zakładce Zwroty/korekty 36

37 Zakładka Zwroty/korekty Wniosek o płatność w SL2014 postęp finansowy Przykłady kiedy Beneficjent rejestruje kwoty w zakładce Zwroty/korekty CUPT uznaje na etapie weryfikacji WoP część wydatków jako tymczasowo niekwalifikowalne / niekwalifikowalne po zatwierdzeniu i wypłaceniu środków przez CUPT zachodzi konieczność zwrotu środków przez Beneficjenta 37

38 Wniosek o płatność w SL2014 postęp finansowy Przykład zakładki Postęp finansowy (pkt. 13 WoP w POIiS ) 38

39 Zakładka Zwroty/korekty Wniosek o płatność w SL2014 postęp finansowy Ponadto jeżeli we wcześniejszych wnioskach o płatność rozliczono wydatki które zgodnie z aktualną umową nie powinny być rozliczone, w celu odzwierciedlenia prawidłowego postępu finansowego konieczne będzie dokonanie odpowiednich pomniejszeń w zakresie wydatków rozliczonych w poprzednich wnioskach (np. stwierdzone zostały niekwalifikowalne wydatki w ramach projektu w wyniku czego podpisano aneks do umowy pomniejszający kwoty kategorii wydatków o stwierdzone nieprawidłowości). 39

40 Wniosek o płatność w SL2014 postęp rzeczowy W zakładce Postęp rzeczowy w realizacji projektu należy podać stan realizacji poszczególnych zadań, które zostały określone w umowie/decyzji o dofinansowanie. Dobra praktyka: -wpisanie nr kontraktu i nazwy (jeżeli na etapie umowy o dofinansowanie dla danego Zadania wpisano więcej kontraktów), -podanie procentowego postępu w realizacji zadania/kontraktu narastająco, -krótki opis (w punktach) jakie prace/usługi/dostawy wykonywano/zrealizowano w okresie sprawozdawczym, -informacja o uzyskanych decyzjach (np. DŚU, PnB, PnU). 40

41 Wniosek o płatność w SL2014 postęp rzeczowy Informacje wpisywane w postępie rzeczowym powinny być spójne i transparentne pomiędzy wnioskami o płatność. Przykład (brak spójności informacji): WoP nr 1 informacje wpisane przez Beneficjenta w zakładce Postęp rzeczowy w realizacji projektu : Zadanie 1 W związku z odkryciem nowego stanowiska przez nadzór archeologiczny w czasie budowy Wojewódzki Urząd Ochrony Zabytków w Warszawie nakazał przeprowadzenie badań na powierzchni 220 arów. Trwa procedura wyłonienia Wykonawcy. WoP nr 2 informacje wpisane przez Beneficjenta w zakładce Postęp rzeczowy w realizacji projektu : Zadanie 1 W okresie sprawozdawczym nie dokonano żadnych płatności w ramach zadania. 41

42 W zakładce Problemy napotkane w trakcie realizacji projektu należy opisać problemy jakie wystąpiły w trakcie realizacji projektu Dobra praktyka: Wniosek o płatność w SL2014 postęp rzeczowy - krótki opis zdarzeń mających wpływ na opóźnienia w realizacji projektu z podaniem działań zaradczych jakie zostały podjęte przez wykonawcę i Beneficjenta, - należy podać informację czy opóźnienia, które wystąpiły mogą skutkować zmianą terminu zakończenia realizacji projektu (termin realizacji określony w umowie o dofinansowanie), -dodatkowo należy podać kwotę nałożonych kar umownych na wykonawców w okresie za jaki składany jest wniosek (np. z powodu nie terminowej realizacji umowy) 42

43 Wniosek o płatność w SL2014 postęp rzeczowy Dobra praktyka w przedstawianiu informacji (przykłady): W związku z osiągnięciem wszystkich wskaźników produktu dla przedmiotowego odcinka, problemy w realizacji kontraktu nie wymagają dalszego sprawozdawania Dokonano weryfikacji wykonanych dokumentacji projektowych. Złożono wnioski o wydanie decyzji o zezwoleniu na realizację inwestycji drogowej (ZRID) dla poszczególnych kontraktów. Opracowano Raporty o oddziaływaniu na środowisko w ramach ponownej oceny na etapie ZRID. Uzyskano decyzje ZRID dla wszystkich kontraktów z rygorem natychmiastowej wykonalności 43

44 Wniosek o płatność w SL2014 postęp rzeczowy Dobra praktyka w przedstawianiu informacji (przykłady): W okresie listopad-grudzień 2015 r. Wykonawca realizował następujący zakres umowy: 1. Dział Ogólny - kontynuacja dostosowania do wymagań warunków Kontraktu 2. Roboty Branżowe - roboty branży teletechnicznej, roboty branży elektrycznej, roboty branży sanitarnej, roboty branży melioracyjnej, roboty naprawcze sieci elektrycznej, telekomunikacyjnej i gazowej. 44

45 Wniosek o płatność w SL2014 postęp finansowy (zakładka Dochód) Zasady wypełnienia opisane w Podręczniku Beneficjenta SL2014, rozdz. Dochód 45

46 Wniosek o płatność w SL2014 postęp finansowy (zakładka Dochód) W zakładce Dochód należy podać wszelkie przychody, które zostały wygenerowane w trakcie realizacji projektu (związane np. z przygotowaniem terenu pod inwestycję (dochód ze sprzedaży złomu uzyskany w trakcie rozbiórki budynku bądź ze sprzedaży drewna pochodzącego z wycinki drzew). Zasady opisane w Wytycznych w zakresie zagadnień związanych z przygotowaniem projektów inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód i projektów hybrydowych na lata

47 Wniosek o płatność w SL2014 postęp finansowy (zakładka Dochód) W odniesieniu do projektów generujących dochód, w przypadku których poziom dofinansowania określono w oparciu o metodę luki w finansowaniu, należy zastosować procedury monitorowania jedynie w odniesieniu do fazy inwestycyjnej projektu. Dochód uzyskany w fazie inwestycyjnej, pochodzący ze źródeł nieuwzględnionych przy sporządzaniu analizy finansowej na potrzeby ustalenia poziomu dofinansowania danego projektu, odejmuje się od kwalifikowalnych wydatków projektu, nie później niż we wniosku o płatność końcową. 47

48 Wniosek o płatność w SL2014 postęp finansowy (zakładka Dochód) Kwoty zarejestrowane w zakładce Dochód obniżają automatycznie kwotę Wydatków kwalifikowalnych oraz Dofinansowanie w zakładce Projekt. W SL2014 dochód nie jest powiązany z fakturami w Zestawieniu wydatków. 48

49 Dziękuję za uwagę Łukasz Kubajek Centrum Unijnych Projektów Transportowych 49