3 Wykonanie zarządzenia powierza się przewodniczącemu grupy ds ryzyka

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia w sprawie wprowadzenia Polityki zarządzania ryzykiem, Polityki ustalania celów i zadań oraz Procedury określającej sposób identyfikacji, oceny i zarządzania ryzykiem w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu Na podstawie art. 68 ust 2 pkt 7 ustawy z dnia o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 poz. 885) oraz Komunikatu Nr 23 Ministra finansów z dnia w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15 poz. 84 ) zarządzam, co następuje: 1 1. Wprowadza się Politykę zarządzania ryzykiem, stanowiącą załącznik Nr 1 do zarządzenia 2. Wprowadza się Politykę ustalania celów i zadań w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu stanowiącą załącznik Nr 2 do zarządzenia 2. Wprowadza się Procedurę określającą sposób identyfikacji, oceny i zarządzania ryzykiem w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu, stanowiącą załącznik Nr 3 do zarządzenia 2 Uchyla się zarządzenie Nr 0152/79/2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia w sprawie wprowadzenia Polityki zarządzania ryzykiem i procedury ramowej określającej sposób identyfikacji, oceny i zarządzania ryzykiem w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu z późniejszymi zmianami (tekst jednolity: zarządzenie Nr z dnia ze zmianą zarządzeniem Nr z dnia , Nr z dnia oraz zarządzeniem Nr z dnia Wykonanie zarządzenia powierza się przewodniczącemu grupy ds ryzyka. 4 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od

2 Załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia... POLITYKA ZARZADZANIA RYZYKIEM Niniejszy dokument określa ogólne zasady zarządzania ryzykiem wewnętrznym w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu. 1. Celem polityki zarządzania ryzykiem jest: określenie celów i zadań Ośrodka, identyfikacja obszarów ryzyka, oszacowanie ryzyka, a następnie eliminowanie lub redukcja ryzyka do akceptowalnego poziomu. 2 Realizacji celów służą: 1. Podnoszenie świadomości pracowników Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu nakierowanej na zagadnienia z zakresu polityki zarządzania ryzykiem. 2. Zdefiniowanie celów i zadań Ośrodka 3. Zdefiniowanie obszarów ryzyka w działalności Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu 4. Stały monitoring obszarów ryzyka. 5. Podejmowanie działań zaradczych prowadzących do eliminacji lub redukcji ryzyka do akceptowalnego poziomu Identyfikacja, ocena i zarządzanie ryzykiem jest ściśle powiązane z realizacją celów i zadań Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu 2. Zarządzanie ryzykiem jest jednym z elementów kontroli zarządczej. 3. Analiza ryzyka jest procesem ciągłym. 4. Przebieg procesu zarządzania ryzykiem polega na: a) zdefiniowaniu wszystkich obszarów ryzyka; b) przyjęciu jednolitej metodyki identyfikacji i analizy ryzyka; c) przyjęcie jednolitej metodyki raportowania ryzyk; d) ograniczaniu ryzyk poprzez adekwatne i terminowe działania awaryjne i naprawcze. 4 Obowiązki związane z realizowaniem Polityki Zarządzania Ryzykiem: 1. Obowiązkiem kierownictwa poszczególnych komórek jest monitorowanie i okresowy przegląd ryzyk, zagrażających wykonaniu głównych celów strategicznych i operacyjnych. 2. Osoby odpowiedzialne za zarządzanie ryzykiem powinny mieć kwalifikacje wystarczające do identyfikacji ryzyk i ich oceny. 3. Pracownicy przechodzą szkolenia z zakresu stosowania przyjętej metodyki identyfikacji, analizy i zarządzania ryzykiem. 4. Wszelkie działania pracowników zmierzające do przyjmowania odpowiedzialności za ryzyka będą wspierane przez Kierownictwo. Raportowanie o wszelkich zdarzeniach, zarówno pozytywnych, jak i negatywnych jest obowiązkiem każdego pracownika. 5 W celu zapewnienia realizacji Polityki Zarządzania Ryzykiem wprowadza się: -Politykę ustalania celów i zadań - procedurę zarządzania ryzykiem.... (kierownik jednostki)

3 Załącznik Nr 2 do zarządzenia Nr Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia... Polityka ustalania celów i zadań w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu 1. Ustalanie celów i zadań na rok kalendarzowy następuje poprzez opracowanie do dnia 31 grudnia planu celów i zadań dla OPS na kolejny rok kalendarzowy. 2. Planując cele i zadania na dany rok kalendarzowy uwzględnia się w szczególności : - Misje Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu oraz misję gminy Sandomierz - Strategię Rozwiązywania Problemów Społecznych i znajdujące się w nich cele strategiczne i operacyjne - Wieloletnią Prognozę Finansową - Budżet gminy na dany rok - obowiązki wynikające z przepisów prawa - potrzeby mieszkańców gminy - planowane zmiany przepisów prawa - cele i zadania niezrealizowane w latach poprzednich 3. Cele i zadania winny być planowane z przyjęciem następujących zasad: - cele krótkoterminowe wynikają z celów długoterminowych wymienionych w planie - zadania są elementami składowymi celów ( cele są realizowane przez zadania) - cele operacyjne i zadania muszą być istotne, osiągalne, ambitne i precyzyjnie sformułowane - cele i zadania muszą być mierzalne i mieć ustalone mierniki - wskazuje się osoby odpowiedzialne, termin realizacji zadań 4. Cele oraz zadania stanowią element planu pracy na dany rok kalendarzowy. 5. Plan celów i zadań jest opracowywany przez sekcję organizacyjną w oparciu o propozycje kierowników poszczególnych sekcji, wg załącznika Nr 1 do Polityki. 6. Plan celów i zadań zatwierdza Dyrektor Ośrodka. Zatwierdzam... ( Dyrektor) Załącznik Nr 1 do Polityki ustalania celów i zadań w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu Cel ( zadanie miernik wartości pożądana osoba odpowiedzialna monitoring istotny, szczegółowe strategiczny, operacyjny)

4 Załącznik Nr 3 do zarządzenia Nr Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia... PROCEDURA OKREŚLAJĄCA SPOSÓB IDENTYFIKACJI OCENY I ZARZADZANIA RYZYKIEM W OŚRODKU POMOCY SPOŁECZNEJ W SANDOMIERZU ROZDZIAŁ PIERWSZY. POSTANOWIENIA OGÓLNE. 1 Procedura określa sposób identyfikacji, analizy, hierarchizacji i zarządzania ryzykiem operacyjnym w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu. 2 Niniejsza procedura powstała w oparciu o: 1. Statut Ośrodka Pomocy Społecznej 2. Komunikat Ministra Finansów Nr 23 z r. 3. Ustawę z dnia o finansach publicznych 3 Ilekroć w niniejszej procedurze mowa o : - Dyrektorze -należy przez to rozumieć Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu; - pracownikach- pracownicy Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu; - Ośrodku-Ośrodek Pomocy Społecznej w Sandomierzu; - Sekcji należy rozumieć wymienioną w Regulaminie jednostkę organizacyjną lub inną równoważną, dla której ustalono inną nazwę; - akceptowanym poziomie ryzyka- wielkości ryzyka oraz jego skutków jakie Ośrodek jest gotowy zaakceptować - czynnikach ryzyka- okolicznościach, które mogą wywołać ryzyko wystąpienia nieprawidłowości - mechanizmach kontrolnych pisemne instrumenty (procedury, instrukcje, upoważnienia, dokumenty i inne) wprowadzone w Ośrodku w celu ograniczenia prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka lub służące zniwelowaniu skutków zaistniałej nieprawidłowości - obszarze ryzyka- obszar, w którym występują istotne z punktu widzenia Ośrodka czynniki ryzyka - analizie ryzyka ocena ryzyka pod kątem możliwych skutków jego oddziaływania oraz prawdopodobieństwa jego wystąpienia - ryzyku prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzeń, które mogą mieć wpływ na osiągnięcie zamierzonych celów jednostki lub powodują odchylenia od oczekiwanych stanów 4 1. Zarządzanie ryzykiem polega na podejmowaniu działań zmierzających do obniżenia poziomu ryzyka do poziomu akceptowalnego. 2. Celem zarządzania ryzykiem jest w szczególności : a) usprawnienie efektywności zarządzania Ośrodkiem b) zwiększenie prawdopodobieństwa realizacji zadań i osiągania celów c) zapewnienie odpowiednich mechanizmów kontroli zarządczej

5 d) zapewnienie kierownictwu Ośrodka wczesnej informacji o zagrożeniach dla realizacji wyznaczonych celów 3. Zarządzanie ryzykiem w Ośrodku obejmuje etapy : a) identyfikację ryzyka, które może oddziaływać na realizację celów oraz zadań Ośrodka; b) ocenę istniejących środków wykorzystywanych do utrzymania ryzyka pod kontrolą; c) analizę, ocenę i hierarchizację ryzyka wg oddziaływania i prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka; d) określenie sposobu postępowania z ryzykiem, określenie środków zaradczych, reakcji na ryzyko i mechanizmów kontrolnych oraz osób odpowiedzialnych za ich wdrożenie; f) monitorowanie ryzyka. ROZDZIAŁ DRUGI. ZADANIA I OBOWIĄZKI PRACOWNIKÓW W ZAKRESIE ZARZĄDZANIA RYZYKIEM 5 1. Za wdrożenie systemu zarządzania ryzykiem odpowiedzialny jest Dyrektor. 2. Dla potrzeb zarządzania ryzykiem w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu tworzy się grupę ds zarządzania ryzykiem. Skład grupy na dany rok określa dyrektor Ośrodka w drodze zarządzenia wewnętrznego. 3. Do zadań grupy ds zarządzania ryzykiem należy : a) przeprowadzenie analizy ryzyka, hierarchizacji ryzyka, sporządzenie matrycy punktowej analizy ryzyka b) ocena kompleksowości i skuteczności podjętych działań w ramach systemu zarządzania ryzykiem c) ułatwienie podejmowania inicjatyw z zakresu zarządzania ryzykiem oraz ich przegląd na poziomie komórek wewnętrznych i całej organizacji d) składanie raportów dot. inicjatyw i czynności z zakresu zarządzania ryzykiem oraz ich wyników; e) podnoszenie świadomości problematyki zarządzania ryzykiem; f) sporządzenie rejestru ryzyk oraz monitorowanie ryzyk o największej wartości g) przeprowadzanie okresowych przeglądów i aktualizacji rejestru ryzyk i matrycy punktowej analizy ryzyka 5. Członkowie grupy składają na pierwszym spotkaniu deklarację wg wzoru stanowiącego załącznik Nr 1 do procedury. 1. Obowiązki kierowników komórek obejmują w szczególności : 6 - określenie celów i zadań realizowanych przez nadzorowane komórki wewnętrzne, - identyfikację czynników ryzyka oraz analizę ryzyka na poziomie operacyjnym w stosunku do zadań i celów komórki organizacyjnej. - podjęcie działań w celu zmniejszenia ryzyka do poziomu akceptowalnego - monitoring poziomu ryzyka - monitoring funkcjonowania mechanizmów kontrolnych - projektowanie działań zaradczych w zakresie swojego obszaru działalności

6 - zgłaszanie Dyrektorowi lub przewodniczącemu grupy ds zarządzania ryzykiem propozycji wdrożenia środków zaradczych, które przyczynią się do ograniczenia ryzyka do poziomu akceptowalnego 2. Zgłoszenie nowego, niezidentyfikowanego dotychczas czynnika ryzyka, pojawienie się nowego obszaru działalności w trakcie roku następuje poprzez sporządzenie karty procesu i przekazanie do Przewodniczącego grupy ds ryzyka ROZDZIAŁ TRZECI. IDENTYFIKACJA I ANALIZA RYZYKA 7 1. Identyfikacji i oceny ryzyka oraz ustalenie metod przeciwdziałania ryzyku dokonuje się raz w roku w terminie do 31 stycznia. 2. Identyfikacji i oceny ryzyka oraz ustalenie metod przeciwdziałania ryzyku dokonuje grupa ds zarządzania ryzykiem wraz z kierownikami poszczególnych sekcji 3. Identyfikacja ryzyka polega na ustaleniu ryzyka zagrażającego poszczególnym celom i zadaniom Ośrodka Metoda identyfikacji ryzyka niezależnie od poziomu ryzyka, jest spójna w całym Ośrodku 2. Identyfikacja ryzyka prowadzona jest w sposób planowy i systematyczny, nie rzadziej niż raz w roku. 3. Proces identyfikacji ryzyka jest dokumentowany. 4. Podczas identyfikacji ryzyka należy przeanalizować: a) cele i zadania realizowane przez Ośrodek; b) cele i zadania realizowane przez komórki wewnętrzne Ośrodka; c) realizację budżetu Ośrodka; d) zagrożenia, związane z osiąganiem celów i realizowaniem zadań Ośrodka, związane z realizacją celów i zadań komórek wewnętrznych Ośrodka oraz z realizacją budżetu Ośrodka wraz z ich wewnętrznymi i zewnętrznymi przyczynami oraz możliwymi scenariuszami rozwoju zdarzeń. 5. Identyfikacja ryzyka dotyczy także korzyści i szans, których Ośrodek może nie wykorzystać. Identyfikuje się ryzyko dotyczące całej jednostki jak i ryzyko odnoszące się do każdego istotnego obszaru działalności 8 1. Przy identyfikacji ryzyka stosowana jest kategoryzacja ryzyka. 2. Ustala się następujące kategorie (obszary) ryzyka: a) ryzyko finansowe,

7 b) ryzyko dotyczące zasobów ludzkich c) ryzyko działalności operacyjnej, d) ryzyko zewnętrzne. Przykłady ryzyka występującego w ramach poszczególnych kategorii określa załącznik nr 2 do procedury 3.W Ośrodku wyodrębnia się następujące kluczowe obszary działania: 1. Prowadzenie postępowania administracyjnego, w tym wydawanie decyzji administracyjnych i ich realizacja 2. Postępowanie z dłużnikami alimentacyjnymi 3. Poradnictwo specjalistyczne 4. Praca socjalna 5. Organizacja czasu wolnego oraz realizacja zajęć socjoterapeutycznych dla dzieci i młodzieży 6. Świadczenie pomocy niepieniężnej 7. Rehabilitacja osób niepełnosprawnych intelektualnie i z zaburzeniami psychicznymi 8. Świadczenie pomocy usługowej 9. Świadczenie pomocy finansowej, w tym : a) zasiłki w pomocy społecznej b) zasiłki w świadczeniach rodzinnych c) zasiłek dla opiekuna d) zasiłki dla kombatantów e) dodatki mieszkaniowe i energetyczne 10. Zapewnienie właściwej kadry dla potrzeb realizowanych celów 11. Ochrona informacji i danych osobowych 12. Zarządzanie systemami informatycznymi 13. Realizacja strategii rozwiązywania problemów społecznych 14. Prowadzenie rachunkowości Ośrodka 15. Windykacja 16. Sprawozdawczość 17. Gospodarowanie mieniem 18. Udzielanie zamówień publicznych 4. W terminie 10 dni od zatwierdzenia planu celów i zadań na rok kalendarzowy, o których mowa w Polityce ustalania celów i zadań, kierownicy sekcji dokonują opisu podejmowanych działań w określonych w ust. 3 obszarach działania, określają zdarzenia jakie mogą przyczynić się do nie zrealizowania celu, określają skutki, wskazują prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka, mechanizmy kontrolne wdrożone oraz proponują podjęcie określonych działań wg wzoru stanowiącego załącznik Nr 3 do procedury Grupa ds zarządzania ryzykiem sporządza zestawienie zidentyfikowanych ryzyk, zdarzeń ryzykownych. 2. Każde zidentyfikowane ryzyko podlega analizie pod kątem jego wpływu na osiąganie przez Ośrodek założonych celów i prawdopodobieństwa tego ryzyka. 3 Przy analizie i ocenie ryzyka stosuje się delficką metodę analizy ryzyka lub metodę punktową. Metody mogą być stosowane łącznie.

8 4. Punktowe wartości oceny ryzyka ze względu na prawdopodobieństwo jego wystąpienia oraz skutek zawiera załącznik Nr 4 do procedury. 5. Szczegółowy sposób przeprowadzania analizy ryzyka metoda delficką stanowi załącznik Nr 5 do procedury. 6. Przy ocenie prawdopodobieństwa zdarzenia należy wziąć pod uwagę istniejące mechanizmy kontrolne, ich skuteczność i poziom wdrożenia. 7. Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka oznacza się jako rzadkie, mało prawdopodobne, średnie, prawdopodobne i prawie pewne. 8. Przy ocenie skutków należy wziąć pod uwagę zarówno skutki finansowe jak również nie finansowe. Skutki i wpływ oddziaływania oznacza się jako nieznaczny, mały, średni, poważny, katastrofalny W oparciu o dokonaną ocenę wpływu i prawdopodobieństwa ziszczenia się ryzyka ustalany jest poziom istotności ryzyka. 2. Istotność ryzyka określa się w skali 1-25, jako iloczyn wartości skutku i prawdopodobieństwa 3. Ustala się następujące poziomy istotności ryzyka: - ryzyko niewielkie- jest to ryzyko akceptowalne. Ryzyko niewielkie występuje wówczas gdy iloczyn wartości punktowej skutku i przyczyny waha się pomiędzy 1 a 9 - ryzyko średnie- wymaga rozważenia potrzeby wdrożenia działań zaradczych. Średnie ryzyko może zostać zaakceptowane, jeśli koszty wdrożenia działań zaradczych zapobiegania ryzyka są zbyt wysokie. Ryzyko średnie to ryzyko pomiędzy 10 a 15 wartości punktowej iloczynu skutku i przyczyny - ryzyko wysokie mieści się pomiędzy 16 a 25 wartości punktowych i wymaga wprowadzenia działań zaradczych, w tym modyfikacji lub uzupełniania mechanizmów kontroli, które ograniczą prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka. Decyzję o tolerowaniu ryzyka wysokiego może podjąć wyłącznie dyrektor Ośrodka 2. Akceptowanym poziomem ryzyka w Ośrodku jest ryzyko niewielkie. 3. Po dokonaniu oceny i analizy ryzyka grupa ds ryzyka sporządza rejestr ryzyka, wg wzoru stanowiącego załącznik Nr 6 do procedury oraz matrycę graficzną według wzoru stanowiącego załącznik Nr 7 do procedury. Rejestr ryzyka jest przekazywany kierownikom komórek wewnętrznych celem ich monitoringu. ROZDZIAŁ CZWARTY. ZARZĄDZANIE RYZYKIEM Kierownicy komórek wewnętrznych są zobowiązani do monitorowania wystąpienia czynników mogących doprowadzić do wystąpienia ryzyka. 2. W przypadku wystąpienia nowych zdarzeń mających wpływ na realizację celów lub wyodrębnienia nowych zadań, kierownicy informują niezwłocznie o powyższym fakcie Przewodniczącego grupy ds. zarządzania ryzykiem 3. Analizę, hierarchizację nowo wyodrębnionego ryzyka przeprowadza się w sposób określony w niniejszej procedurze w terminie do 30 dni od dnia przedłożenia przez kierownika komórki wewnętrznej zgłoszenia zdarzenia /zadania/ nowego ryzyka. 12 W Ośrodku przyjmuje się następujące sposoby postępowania z ryzykiem : a) przeniesienie na inną instytucję, np. poprzez ubezpieczenie,

9 b) tolerowanie ryzyka- w przypadku gdy istnieją określone trudności w przeciwdziałaniu ryzykom, a także gdy koszty podjętych działań mogą przekroczyć przewidywane korzyści. c) przeciwdziałanie- działania pozwalające na ograniczenie ryzyka do akceptowalnego poziomu, np. dzięki wzmocnieniu mechanizmów kontroli wewnętrznej (poprzez procedury, wytyczne, zasady, nadzór itd.) wbudowanych w realizowane procesy. d) przesunięcie w czasie (wycofanie)- zawieszenie, jeśli to możliwe, działań rodzących zbyt duże ryzyko Ogólnymi mechanizmami kontrolnymi obniżającymi poziom ryzyka są w szczególności: a) regulacje prawne, takie jak ustawy rozporządzenia b) dokumentowanie systemu kontroli zarządczej c) procedury wewnętrzne d) kontrola funkcjonalna e) uzgadnianie stanowisk i danych f) zabezpieczenia teleinformatyczne g)ochrona danych osobowych h) zabezpieczenia fizyczne i) ubezpieczenia 2. Kierownicy sekcji określają działania, które należy podając w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowalnego poziomu Kierownicy komórek wewnętrznych przedkładają do grupy ds. zarządzania ryzykiem sposób monitorowania wyodrębnianych ryzyk za I półrocze do dnia 10 lipca każdego roku oraz sprawozdanie roczne do dnia 20 stycznia kolejnego roku za rok poprzedni. 2. Dokumentację dotyczącą ryzyka, jego analizy, hierarchizacji prowadzi Przewodniczący ds grupy ryzyka. 3. Dokumentację dotyczącą Polityki Zarządzania Ryzykiem, procedur zarządzania ryzykiem aktualizuję grupa ds zarządzania ryzykiem nie rzadziej niż raz na 6 miesięcy na podstawie sprawozdań kierowników komórek wewnętrznych. Ocenę kompleksowości i skuteczności podjętych działań w ramach systemu zarządzania ryzykiem grupa ds zarządzania ryzykiem 4. Grupa ds zarządzania ryzykiem przedkłada Dyrektorowi sprawozdania z realizacji Polityki zarządzania ryzykiem w odstępach półrocznych. 5. Monitorowanie zarządzania ryzykiem w Ośrodku jest procesem ciągłym realizowanym przez kierowników sekcji. ROZDZIAŁ PIATY. POSTANOWIENIA KOŃCOWE. 15 Procedura obowiązuje wszystkich pracowników Ośrodka. 16 Systemy zarządzania ryzykiem ustalone przez kierowników sekcji mogą określać inne zagrożenia i sposób kontrolowania poprzez uzupełnienia bieżących wytycznych jednak nie mogą pozostawać w sprzeczności z niniejszą procedurą.

10 Załącznik Nr 1 do procedury określającej sposób identyfikacji, oceny, zarządzania ryzykiem w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu Coroczna deklaracja dot. zarządzania ryzykiem: Deklaracja złożona przez: odpowiedzialnego/ą za:... (obszar odpowiedzialności) Podpisując niniejszą deklarację, uznaję, iż: 1) Wraz ze swoimi pracownikami przestrzegamy polityki organizacji dotyczącej zarządzania ryzykiem, w zakresie, w jakim ma ona wpływ na pełnione przeze mnie obowiązki; 2) Prowadzę i dokonuję przeglądu właściwych rejestrów ryzyka i monitoruję podjęcie odpowiednich działań w celu zarządzania najważniejszymi rodzajami ryzyk, które mi przypisano; 3) Niezwłocznie podejmuję działania w celu wdrożenia uzgodnionych zaleceń Audytu Wewnętrznego i Zewnętrznego oraz raportów stron trzecich; 4) Podlegli pracownicy są aktywnie zachęcani do identyfikacji i zarządzania ryzykiem; oraz 5) Podlegli pracownicy są aktywnie zachęcani do informowania personelu kierowniczego wyższego szczebla o nowym ryzyku oraz/lub istotnych kwestiach. Podpisano.

11 Załącznik Nr 2 do procedury określającej sposób identyfikacji, oceny, zarządzania ryzykiem w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu Kategoria ryzyka KATEGORIE RYZYKA WYSTEPUJACEGO W OŚRODKU POMOCY SPOŁECZNEJ W SANDOMIERZU Budżetowe Zamówień publicznych Odpowiedzialności Kradzieże i oszustwa Podlegające ubezpieczeniu 1. Ryzyko finansowe, w tym: Związane z planowaniem wydatków, dostępnością środków publicznych, dokonywaniem wydatków z naruszeniem zasad określonych w ustawie o finansach publicznych np. doprowadzenie do przedawnienia nienależnie pobranych świadczeń, realizacją planu i budżetu Związane z podejmowaniem decyzji oraz udzielaniem zamówień, np. ryzyko naruszenia zasad, trybu ustawy Prawo zamówień publicznych Związane z obowiązkiem : - prawidłowego naliczania i dochodzenia zapłaty kwot pieniężnych, -rozkładania należności na raty lub ich umarzania, - zapłaty z tytułu odszkodowań, odsetek karnych, kosztów procesowych, - odpowiedzialności majątkowej funkcjonariuszy samorządowych za rażące naruszenie prawa - odpowiedzialności pracowników za szkody wyrządzone w mieniu jednostki Związane z utratą składników majątkowych w wyniku przestępstwa lub wykroczenia np: - defraudacja poprzez realizację przelewu elektronicznego - oszustwa i nierzetelne dokumenty stanowiące podstawę do prawidłowego ustalania prawa do świadczenia - przerabianie dokumentów, niezgodne z prawdą oświadczenia składane przez osoby zmierzające do wyłudzenia świadczeń - świadome zaniechanie i niedochodzenie pobranych świadczeń, działanie w zmowie, oszustwa, kradzieży - fałszowanie dokumentów, wywiadów środowiskowych - kradzież informacji i zawartych danych w zbiorach - nierzetelne przeprowadzanie inwentaryzacji związane ze stratami finansowymi, które mogą być przedmiotem ubezpieczenia np wypadku, pożaru np - zawarcie niekorzystnej umowy ubezpieczeniowej dot zabezpieczenia przed włamaniem - zaniechanie ubezpieczenia niektórych elementów mienia 2. Ryzyko działalności operacyjnej, w tym : Regulacji wewnętrznych Organizacji i podejmowania decyzji Kontroli wewnętrznej Informacji Reputacji Systemów informatycznych Związane z istnieniem i adekwatnością regulacji wewnętrznych Związane ze strukturą organizacyjną, organizacją pracy oraz przekazywaniem obowiązków i uprawnień, np. ryzyko nieterminowego rozpatrywania spraw, nieprecyzyjnie określonych obowiązków, ryzyko związane z planowaniem w tym nieodpowiedniej struktury organizacyjnej, brak identyfikacji przyczyn słabej wydajności Związane z funkcjonowaniem systemu kontroli wewnętrznej, np. ryzyko niedostatecznej kontroli, ryzyko nieskutecznych mechanizmów kontrolnych Związane z jakością informacji, na podstawie których podejmowane są decyzje, np. ryzyko braku komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, ryzyko utraty informacji, naruszenie poufności informacji Związane z reputacją Urzędu, np. ryzyko negatywnych opinii i artykułów w prasie Związane z używanymi w Urzędzie systemami i programami informatycznymi oraz ochroną zawartych w nich danych, np. ryzyko awarii, ryzyko udostępnienia danych osobom nieuprawnionym, ryzyko nieuprawnionej modyfikacji danych 3. Ryzyko dotyczące zasobów ludzkich, w tym:

12 Personel BHP Ryzyko zewnętrzne, w tym ryzyko związane z Infrastrukturą Środowiskiem prawnym Związane z liczebnością i kompetencjami pracowników, schemat organizacyjny dostosowany do realizacji zadań przyjętych w Statucie stosowanie się do zasad bezpieczeństwa i higieny w pracy związane z bezpieczeństwem warunków pracy i wypadkami w pracy w tym np. - szkolenia pracowników - tworzenie stanowisk z zachowaniem zasad bezpieczeństwa - okresowe przeglądy stanowisk Związane z infrastrukturą, np. brak popytu na usługi, duża konkurencyjność na rynku lokalnym. Ryzyko związane z np bazą lokalową, środkami transportu, środkami łączności Związane ze skomplikowaniem i zmianami prawa oraz niejednolitym orzecznictwem, Polityką lokalną, polityką Państwa Związane ze zmianami kadry rządzącej, kadencyjność Rady Miasta, władz samorządowych, ograniczenie środków budżetowych na realizację zadań

13 Załącznik Nr 3 do procedury określającej sposób identyfikacji, oceny, zarządzania ryzykiem w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu Karta procesu Nazwa i numer procesu: Powiązanie z celami Ośrodka, realizowane zadania Cel: Zadanie: Interesariusze: (na jaki inny proces realizacja tego procesu ma wpływ?) Właściciel procesu: (kto jest odpowiedzialny za realizację procesu?) Przebieg procesu: (działania, dokumenty, terminy) Ryzyka (czynniki ryzyka): (co może przyczynić się do błędnego wykonania procesu i dlaczego?) Skutki: (czy błąd w danym procesie może doprowadzić do poważnych skutków dla całego urzędu?). Prawdopodobieństwo wystąpienia: (jakie jest prawdopodobieństwo, że dane ryzyko wystąpi?) Dodatkowe informacje: wdrożone mechanizmy kontrolne, reakcja na ryzyko Mechanizmy kontrolne: Reakcja na ryzyko : Kategoria ryzyka

14 Załącznik Nr 4 do procedury określającej sposób identyfikacji, oceny, zarządzania ryzykiem w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu Zasady ustalania wpływu i prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka Zasady oceny stopnia prawdopodobieństwa PRAWDOPODOBIEŃSTWO WYSTAPIENIA wartość nazwa opis punktowa 1 rzadkie nie istnieją uzasadnione powody by sadzić, ze zdarzenie objęte ryzykiem zdarzy się w ciągu roku. Na podstawie danych historycznych zdarzenie wystąpiło 1 raz na 5 lat. Nie wypływa na reputację Ośrodka 2 mało prawdopodobne nie istnieją uzasadnione powody by sadzić, ze zdarzenie objęte ryzykiem zdarzy się w ciągu roku. Na podstawie danych historycznych zdarzenie wystąpiło 1 raz na 3 lat 3 średnie istnieją uzasadnione powody by sądzić, że zdarzenie objęte ryzykiem zdarzy się w ciągu roku lub nie zdarzy się w ciągu roku 4 prawdopodobne istnieją uzasadnione powody by sadzić, że zdarzenie objęte ryzykiem zdarzy się kilkakrotnie w ciągu roku 5 prawie pewne istnieją uzasadnione powody by sadzić, że zdarzenie objęte ryzykiem zdarzy się wielokrotnie w ciągu roku Zasady oceny wpływu ryzyka Wpływ waga wpływu Kryteria finansowe organizacyjne ochrona zdrowia i bezpieczeństwo nieznaczny 1 strata finansowa mniej niż 100 zł. mały 2 strata finansowa pomiędzy 100 a 1000 zł. średni 3 strata finansowa poważny 4 strata finansowa katastrofalny 5 strata finansowa powyżej krótkotrwałe zakłócenia działalności powodujący opóźnienie w wykonaniu zadań niewielkie zakłócenia w działalności zakłócenia działalności mający wpływ na efektywność działania, jakosć zadań Brak realizacji kluczowego celu brak realizacji kluczowych celów niewielkie obrażenia, (otarcia) niewielkie obrażenia, obtarcia pewne obrażenia cięzki uszczerbek zdrowiu, obrażenia utrata życia na reputacja nie występują informacje w mediach lokalnych lub regionalnych. Nie wpływa na reputację Ośrodka ubogie informacje w mediach lokalnych lub regionalnych pewne informacje w mediach lokalnych lub regionalnych pewne informacje w mediach ogólnokrajowych doniesienia prasowe w całym kraju Odniesienie prawdopodobieństwa i skutku wg skali punktowej do wyników delfickiej metody analizy ryzyka ocena ryzyka wg ODDZIAŁYWANIE- WPŁYW NA Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka delfickiej analizy DZIAŁALNOŚĆ OŚRODKA, SKUTEK ryzyka % wartość punktowa nazwa wartość punktowa nazwa nieznaczny 1 rzadkie mały 2 mało prawdopodobne średni 3 średnie poważny 4 prawdopodobne katastrofalny 5 prawie pewne

15 Załącznik Nr 5 do procedury określającej sposób identyfikacji, oceny, zarządzania ryzykiem w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu DELFICKA METODA ANALIZY RYZYKA Analizę ryzyka w oparciu o metodę delficką przeprowadza powołania grupa ds zarządzania ryzykiem. W skład tzw. ekspertów grupa może powołać innych pracowników posiadających duże doświadczenie zawodowe i wiedze merytoryczną. Sposób postępowania w przypadku analizy ryzyka dokonywanej tą metodą jest następujący : 1. Zdarzeniom ryzykownym przypisuje się kolejne numery. 2. Każdy z ekspertów, nie uwzględniając ocen z innymi tworzy własną listę rankingową przypisując poziom ryzyka dla każdego zdarzenia 3. Zdarzenie, które powinno być uznane za najbardziej istotne zrealizowane (największe ryzykoprawdopodobieństwo, skutek) otrzymuje liczbę punktów równą liczbie ocenionych zdarzeń 4. Eksperci oceniają zarówno skutek jakie dane ryzyko może nieść dla Ośrodka jak również prawdopodobieństwo jego wystąpienia, wypełniając dwukrotnie arkusze 5. Każde kolejne zdarzenie otrzymuje o jeden punkt mniej - najmniej istotne dla funkcjonowania organizacji zdarzenie otrzymuje punktów 1 6. Punkty przyznane przez każdego eksperta są sumowane i tworzony jest ranking zdarzeń począwszy od tego które otrzymało najwięcej punktów 7. Aby wyrazić otrzymany wynik w procentach dzieli się liczbę punktów, które otrzymało każde zdarzenie łącznie przez liczbę punktów które otrzymało zdarzenie pierwsze na liście. 8. Pierwsze na liście zdarzenie ma ryzyko równe 1 (100 %), każde następne ma mniej niż 1 (100 % ) Jest możliwe uzyskanie przez dwa lub więcej zdarzeń takiego samego wyniku. Przykładowa tabela analizy ryzyka- przy założeniu, że grupa do oceny ryzyka liczy 5 osób, ocenie poddawanych jest 4 zdarzenia Eksperci pozycja w Zdarzenie Nr 1 Zdarzenie Nr 2 Zdarzenie Nr 3 Zdarzenie Nr 4 I II III IV V suma uzyskanych punktów rankingu Ocena ryzyka w %

16 Załącznik Nr 6 do procedury określającej sposób identyfikacji, oceny, zarządzania ryzykiem w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu REJESTR RYZYK NA ROK... Nr ryzyka w rankingu właściciel ryzyka zadanie. cel kategoria ryzyka opis ryzyka ocena ryzyka Funkcjonujące mechanizmy kontrolne wymagane działaniareakcja na ryzyko termin wykonania. s p

17 Załącznik Nr 7 Matryca skutek katastrofalny poważny średni mały nieznaczny LEGENDA: 1 rzadkie mało prawdopodobne średnie prawdopodobne pewne prawdopodobieństwo ryzyko niewielkie- AKCEPTOWALNE ryzyko średnie ryzyko wysokie