PREZYDENT MIASTA ZIELONA GÓRA

Transkrypt

1 PREZYDENT MIASTA ZIELONA GÓRA ul. Podgórna Zielona Góra DP-AD-II RISS Zielona Góra, 23 marca 2016 r. Pani Małgorzata Prońko Dyrektor Zespołu Edukacyjnego nr 3 ul. Osiedle Pomorskie Zielona Góra WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Biuro Audytu w Departamencie Prezydenta Miasta Zielona Góra działając na podstawie art. 68 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.) przeprowadziło w terminie od dnia 09 grudnia 2015 r. do dnia 26 stycznia 2016 r. w Zespole Edukacyjnym nr 3 mieszczącym się, przy ulicy Osiedle Pomorskie 13 w Zielonej Górze, zwanym w dalszej części wystąpienia Zespołem kontrolę problemową w zakresie funkcjonowania księgowości w 2015 roku. W związku z przeprowadzoną kontrolą, której wyniki przedstawiono w protokole z kontroli znak DP-AD-II RISS podpisanym w dniu 10 marca 2016 r., przekazuję Pani dyrektor niniejsze wystąpienie pokontrolne. Kontrola wykazała następujące nieprawidłowości: 1. W zakresie sprawozdawczości budżetowej stwierdzono, że: w kilkudziesięciu przypadkach zobowiązania wykazane w kwartalnych sprawozdaniach Rb-28S są niezgodne z ewidencją księgową Zespołu, co narusza 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. poz. 119 z późn. zm.), w kilku przypadkach zaangażowanie wykazane w kwartalnych sprawozdaniach Rb-28S jest niezgodne z ewidencją księgową Zespołu, co narusza 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej, w kilkunastu przypadkach należności wykazane w kwartalnych sprawozdaniach Rb-27S są niezgodne z ewidencją księgową Zespołu, co narusza 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. ul. Zachodnia 63a Zielona Góra

2 2. W zakresie obrotów na rachunkach bankowych, rozrachunkach stwierdzono, że: Zespół w dniu r. dokonał zakupu zmywarki do naczyń, na wyposażenie kuchni w Szkole podstawowej nr 21, na kwotę ,00 zł nie posiadając zabezpieczonych środków finansowych w planie finansowym na powyższy cel, co stanowi naruszenie art. 46 ust 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. w kilkunastu przypadkach w ewidencji księgowej Zespołu ujęto koszty i wydatki niezgodnie z rozdziałem klasyfikacji budżetowej planu finansowego, co jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 poz z późn. zm.), w kilkunastu przypadkach w ewidencji księgowej ujęto koszty i wydatki niezgodnie z paragrafem klasyfikacji budżetowej planu finansowego, co jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. 3. W zakresie gospodarki kasowej stwierdzono, że: na wnioskach o zaliczkę brak podania terminu ich rozliczenia, co jest niezgodne z zapisami Instrukcji kasowej wprowadzonej zarządzeniem nr ZE B/Z/2015 dyrektora Zespołu z dnia r. w sprawie zasad gospodarki kasowej Instrukcja kasowa, w raporcie kasowym nr 11/06/15 za okres od r. do r. brak wniosku o zaliczkę na zakup znaczków pocztowych w kwocie 350,00 zł oraz dokumentu potwierdzającego jej rozliczenie, co jest niezgodne z 4 Instrukcji kasowej stosowanej w Zespole. 4. W zakresie najmu pomieszczeń Zespołu stwierdzono, że: kontrolującym nie przedstawiono umowy, zawartej pomiędzy dyrektorem Zespołu a panem D.H., dotyczącej wynajmu sali gimnastycznej o powierzchni 128m 2 na okres od r. do r., z dokumentów przedstawionych do kontroli wynika, że Zespół w 2015 roku wystawiał rachunki dla pana D.H. (za wynajem sali gimnastycznej) w systemie miesięcznym, natomiast w dniu r. Zespół wystawił rachunek za dwa miesiące (maj-czerwiec 2015 roku, numer rachunku RUS-10/W/21/2015), z dokumentów przedstawionych do kontroli wynika, że Zespół w 2015 roku wystawiał rachunki dla pana T.P. (za wynajem sali gimnastycznej) w systemie miesięcznym, natomiast w dniu r. Zespół wystawił rachunek za dwa miesiące (maj-czerwiec numer rachunku RUS- 10/W/23/2015 na kwotę 320,00 zł). Najemca pan T.P. do dnia r. nie dokonał zapłaty za ww. rachunek. w miesiącu styczniu 2015 roku Zespół nie wystawił rachunku za wynajem sali gimnastycznej dużej (500m 2 ) dla pana S.R. za korzystanie z pomieszczenia w miesiącu grudniu 2014 rok, co jest niezgodne z postanowieniami zawartej umowy najmu. w umowie zawartej od dnia do dnia r. pomiędzy ówczesnym dyrektorem Zespołu panią Bogumiłą Stankiewicz a panem S.R., powierzchnia dużej sali 2

3 gimnastycznej położonej na terenie Zespołu wynosi 500m 2, natomiast w pozostałych umowach powierzania wskazywana jest jako 300m 2. Zespół dysponuje salą gimnastyczną o powierzchni 300 m 2 oraz o powierzchni 128 m 2. w umowie zawartej w dniu r. pomiędzy ówczesnym dyrektorem Zespołu panią Bogumiłą Stankiewicz a panem T.P. na okres od dnia r. do dnia r. w 2 zapisano że: wynajmujący udostępnia lokal określony w 1 w wymiarze 10 zł/ 1,5h w okresie wymienionym w 5 umowy, dodatkowo w 4 zapisano: najemca będzie płacił wynajmującemu na postawie rachunku wystawionego przez Wynajmującego zryczałtowany czynsz w wysokości 160,00 zł ( ). Z rachunków wystawionych przez Zespół wynika, że najemca w 2015 roku obciążany był tylko kwotą 160,00 zł, co jest niezgodne z treścią zawartej umowy. Zespół za miesiąc listopad 2015 roku nie wystawił rachunku dla najemcy Poczty Polskiej za czynsz w kwocie 1.094,53 zł, co jest niezgodne z treścią zawartej umowy. Zespół od września do grudnia 2015 roku naliczał opłatę za pobór energii cieplej dla Domu Dziennego Pobytu Senior WIGOR, niezgodnie z załącznikiem do umowy użyczenia zawartej w dniu r. Według załącznika wysokość opłaty za energię cieplną wynosi 1.195,94 zł, a rachunki obciążały najemcę na kwotę 1.145,92 zł. Umowy najmu za korzystanie z sal gimnastycznych (dużej 300m 2 oraz średniej 128m 2 ) nie określają: terminu do którego Zespół wystawia rachunki za dany miesiąc, czy opłata naliczana jest ryczałtem niezależnie od ilości godzin, czy naliczana za każdą odbytą godzinę, czy ryczałtem + za każdą godzinę, harmonogramu korzystania z ww. pomieszczeń, czy najemcy korzystają z sal gimnastycznych w okresie wakacji, zasad korzystania z sal gimnastycznych tj.: (pobieranie oraz oddawanie klucza, pozostawianie pomieszczeń w odpowiednim stanie itp.). Ujęcie powyższych danych w umowach pozwoli na precyzyjne określenie zasad najemcy oraz wynajmującego. 5. W zakresie żywienia dzieci stwierdzono, że: dzienne wydanie towarów z magazynów nie odzwierciedla ustalonego w danym dniu jadłospisu, w miesiącu październiku oraz od 16 do 30 listopada 2015 roku (okres objęty kontrolą w żywieniu dzieci w Zespole) w bloku żywieniowym prowadzonym w budynku przy ulicy Osiedle Pomorskie 28, przez 5 dni w tygodniu wydawany był w tej samej ilości: olej 1 litr, cytryna (jednostka miary kilogram, cena jednostkowa 0,33 zł, ilość 5,30 kg, wartość 1,75 zł), niezależnie od tego czy była smażona ryba czy wydawane pyzy na parze z sosem owocowym, a cytryny nie były ujmowane w jadłospisie, całodzienna stawka żywieniowa, ustalona przez panią K.G. zatrudnioną na stanowisku intendenta, która prowadzi żywienie w budynku przy ulicy Osiedle Pomorskie 13 oraz przez panią A.P. zatrudnioną na stanowisku intendenta, która prowadzi żywienie w budynku przy 3

4 ulicy Osiedle Pomorskie 28 nie jest ustalana na podstawie faktycznego dziennego wydania towarów z magazynu, jadłospisy wywieszane w budynkach Zespołu (przedstawione dla rodziców) nie są podpisane przez osobę sporządzającą oraz zatwierdzającą jadłospis. Dokonanie weryfikacji sporządzonych jadłospisów należy potwierdzić własnoręcznym podpisem, zgodnie z procedurami dotyczącymi kontroli zarządczej, o której mowa a art. 68 ustawy o finansach publicznych. w ewidencji magazynowej bloków żywieniowych w Zespole wykazywano zróżnicowane ceny tych samych towarów oraz istnieją rozbieżności w nazewnictwie towarów oraz ich gramaturze, co jest niezgodne z umowami zawartymi na dostawę produktów żywieniowych do Zespołu, magazyny żywnościowe prowadzone w Zespole nie mają określonej jednolitej miary produktów przyjmowanych na magazyny, co jest niezgodne z umowami zawartymi na dostawę produktów żywieniowych do Zespołu. z magazynów Zespołu wydawane są produkty po cenach, które nie są zgodne z wykazami asortymentów, załączonych do umów zawartych z poszczególnymi kontrahentami na dostawy produktów żywnościowych do Zespołu oraz wydawane są produkty, które nie zostały ujęte w wykazach asortymentów załączonych do umów, zawartych z poszczególnymi kontrahentami na dostawy produktów żywnościowych. Zespół dokonał wyższych wydatków na zakup produktów żywnościowych do Zespołu, niż wskazują na to postanowienia zawartych umów. w czterech przypadkach błędnie podsumowano wartość wydanych produktów z magazynu w budynku przy ulicy Osiedle Pomorskie 28 tj.: dnia r. na dokumencie rozliczenia wydania z magazynu widnieje kwota 508,50 zł, a po przeliczeniu wszystkich wartości ostateczna kwota wyniosła 630,74 zł (różnica 122,24 zł), dnia r. na dokumencie rozliczenia wydania z magazynu widnieje kwota 646,09 zł, a po przeliczeniu wszystkich wartości ostateczna kwota wyniosła 653,12 zł (różnica 7,03 zł), dnia r. na dokumencie rozliczenia wydania z magazynu widnieje kwota 528,55 zł, a po przeliczeniu wszystkich wartości ostateczna kwota wyniosła 604,62 zł (różnica 76,07 zł), dnia r. na dokumencie rozliczenia wydania z magazynu widnieje kwota 645,90 zł, a po przeliczeniu wszystkich wartości ostateczna kwota wyniosła 680,14 zł (różnica 34,24 zł). Powyższe nieprawidłowości pozwalają stwierdzić na nierzetelne prowadzenie gospodarki magazynowej w Zespole. 6. W zakresie inwentaryzacji magazynów żywnościowych stwierdzono, że: Zespół na dzień r. nie dokonał rozliczenia wyników przeprowadzonej inwentaryzacji, ponieważ rzeczywisty stan magazynu w budynku przy ulicy Osiedle Pomorskie 13 wyniósł 3.019,38 zł, natomiast z ewidencji księgowej na koncie wynika 4

5 kwota 3.013,24 zł (różnica 6,14 zł). Powyższe stanowi naruszenie art. 27 ust 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2013 poz. 330 z późn. zm.). 7. W zakresie zatrudnienia i wynagrodzeń stwierdzono, że: dokumenty przechowywane w aktach osobowych sporządzane były w sposób nieczytelny, to znaczy: aneksy do umów o pracę z wcześniejszych lat (2009) oraz porozumienia zmieniające z lat nie wskazują, której umowy o pracę dotyczą, co nie pozwala jednoznacznie ustalić aktualnego wymiaru zatrudnienia, akta osobowe prowadzone są w sposób niechronologiczny, co jest niezgodne z 6 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.), w aktach osobowych pani A.P. zatrudnionej na stanowisku intendenta brakowało informacji o nabyciu prawa do dodatku za wysługę lat w wysokości 5%, co jest niezgodne z 6 ust 2 pkt 2 ww. rozporządzenia., w aktach osobowych pani M.L. zatrudnionej na stanowisku specjalisty ds. kadr i płac brak świadectwa pracy do umowy zawartej dnia r. na czas określony od dnia r. do dnia r. na stanowisku referenta ds. kadrowych, co stanowi naruszenie art ustawy z dnia z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2014 r., poz z póź. zm.), w aktach osobowych pani M.L. zatrudnionej na stanowisku specjalisty ds. kadr i płac w części C znajduje się świadectwo pracy wystawione w dniu r. za okres od r. do r. w wymiarze 0,25 etatu, w okresie zatrudnienia pracownik wykonywał pracę na stanowisku intendenta. Natomiast z umowy o pracę zawartej dnia r. wynika, że pani M.L. została zatrudniona na stanowisko intendenta w wymiarze 0,21 etatu na czas określony od dnia r. do dnia r. w aktach osobowych pani M.L. zatrudnionej na stanowisku specjalisty ds. kadr i płac brak aktualnego zakresu obowiązków dla stanowiska specjalisty ds. kadr i płac, co jest niezgodne z art. 94 pkt 1 ustawy Kodeks pracy, z akt osobowych pani M.L. zatrudnionej na stanowisku specjalisty ds. kadr i płac wynika, że porozumieniem zmieniającym z dnia r. umowę o pracę zwiększono wymiar etatu w następujący sposób: specjalista ds. płac 0,86 etatu, specjalista ds. kadr 0,14 etatu. Ponadto w dniu r. między ówczesną panią dyrektor Bogumiłą Stankiewicz a panią M.L. zawarto umowę o pracę na czas nieokreślony od dnia r. na stanowisko referent ds. kadrowych w wymiarze 0,11 etatu. W dniu r. na mocy porozumienia zmieniającego umowę o pracę zwiększono wymiar etatu dla pani M.L. na stanowisku referenta ds. kadr z 0,11 etatu na 0,25 etatu oraz w dniu r. porozumieniem zmieniającym umowę o pracę połączono pani M.L. stanowiska specjalisty ds. płac oraz specjalisty ds. kadr w jeden etat. W związku z powyższym pani M.L. zatrudniona jest od dnia r. na stanowisku specjalisty ds. płac i kadr w wymiarze 1 etatu oraz na stanowisku referenta ds. kadr w wymiarze 0,25 etatu, co jest niezgodne z wyrokiem Sądu Najwyższego, który w dniu 13 marca 1997 r. (I PKN 43/97, OSNP 1997/24/494) orzekł, że z tym samym 5

6 pracodawcą, w zakresie wykonywania pracy tego samego rodzaju pracownik może pozostawać tylko w jednym stosunku pracy. pracownikowi pani T.E. zatrudnionej od dnia r. na stanowisku sprzątaczki w miesiącu wrześniu, październiku, listopadzie oraz grudniu 2015 roku wypłacano wynagrodzenie w zawyżonej kwocie, co jest niezgodne z warunkami zawartej umowy, w załączniku nr 2 do regulaminu wynagradzania pracowników samorządowych w Zespole obowiązującym od dnia r., w którym wykazano stanowiska i wymagania kwalifikacyjne, nie uwzględniono stanowiska intendenta, co jest niezgodne z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz z późn. zm.). W związku z powyższym zalecam: 1. W sprawozdaniach budżetowych wykazywać kwoty wynikające z ewidencji księgowej Zespołu, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. 2. W danym roku budżetowym zaciągać zobowiązania finansowe do wysokości wynikającej z planu finansowego wydatków budżetowych, zgodnie z ustawą o finansach publicznych. 3. Koszty i wydatki ewidencjonować z prawidłowymi i zgodnymi rozdziałami oraz paragrafami klasyfikacji budżetowej planu finansowego, wynikającymi z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. 4. Na wnioskach o zaliczkę wskazywać termin ich rozliczenia zgodne z zapisami Instrukcji kasowej. 5. Do raportów kasowych dołączać wszystkie dokumenty źródłowe potwierdzające dokonanie wpłaty lub wydatku, zgodnie z zapisami Instrukcji kasowej. 6. Dokumenty związane z wynajmem pomieszczeń Zespołu sporządzać w sposób rzetelny, aby odzwierciedlały faktyczne postanowienia umowy. 7. Gospodarkę magazynową prowadzić z należytą starannością, dbając o odpowiednie jednostki miary wydawanych produktów z magazynu. 8. Różnice powstałe w wyniku inwentaryzacji magazynów spożywczych rozliczać zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości. 9. Dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia pracowników sporządzać w sposób czytelny oraz zrozumiały, aby możliwe było ustalenie wymiaru zatrudnienia. 10. Akta osobowe prowadzić w sposób chronologiczny, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. 11. Dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia sporządzać i zamieszczać w aktach osobowych poszczególnych pracowników, zgodnie z ww. rozporządzeniem oraz ustawą Kodeks pracy. 12. Sporządzać zakresy czynności dla wszystkich pracowników zgodnie z ustawą Kodeks pracy. 13. W zakresie zatrudnienia Pani M.L. w wymiarze 0,25 etatu na stanowisku referenta do spraw kadr zastosować się do postanowienia wyroku Sądu Najwyższego, który w dniu 13 marca 1997 r. (I PKN 43/97, OSNP 1997/24/494) orzekł, że z tym samym pracodawcą, w zakresie wykonywania pracy tego samego rodzaju pracownik może pozostawać tylko w jednym stosunku pracy 6

7 14. Wynagrodzenie zasadnicze dla pracowników Zespołu wypłacać w kwotach wynikających z zawartej umowy o pracę. 15. W regulaminie wynagradzania pracowników Zespołu wprowadzić zapis dotyczący wymagań kwalifikacyjnych pracowników na stanowisku intendent, zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. Jednocześnie przypominam, że stosownie do postanowień art. 53 ustawy o finansach publicznych, odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych ponosi jej kierownik. Przedstawiając powyższe ustalenia i uwagi wnoszę o podjęcie działań zmierzających do usunięcia nieprawidłowości i zapobieganiu ich powstawaniu w przyszłości. Proszę o poinformowanie mnie o sposobie wykorzystania powyższych uwag i wniosków w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. PREZYDENT MIASTA mgr inż. Janusz Kubicki Otrzymują do wiadomości: 1. Pani Wioleta Haręźlak - Zastępca Prezydenta Miasta 2. Pani Emilia Wojtuściszyn - Skarbnik Miasta 7