Herbalife Triathlon Gdynia 2013 Regulamin Aquathlonu, Gdynia r.

Transkrypt

1 Herbalife Triathlon Gdynia 2013 Regulamin Aquathlonu, Gdynia r. I. ORGANIZATORZY i WSPÓŁORGANIZATORZY 1. Organizatorem aquathlonu w ramach Herbalife Triathlon Gdynia 2013 jest agencja marketingu sportowego Sport Evolution, z siedzibą w Warszawie, ul. Wernyhory 8A, Warszawa. 2. Impreza odbywa się przy wsparciu finansowym miasta Gdynia oraz we współpracy z Gdyńskim Ośrodkiem Sportu i Rekreacji. II. TERMIN I MIEJSCE 1. Biuro zawodów będzie mieściło się w Hali Sportowo-Widowiskowej w Gdyni przy ul. Kazimierza Górskiego 8 (czynne w dniach r.) 2. Aquathlon w ramach Herbalife Triathlon Gdynia 2013 odbędzie się w dniu r. 3. Start i Meta. Start znajdować się będzie na terenie Plaży Miejskiej w Gdyni. Meta na Skwerze Kościuszki w Gdyni. Odległość pomiędzy startem a metą wynosi ok. 500 m III. WYŚCIGI I DYSTANSE Wyścig I: Start dla dzieci (10-13 lat) w dwóch kategoriach wiekowych, dystanse: pływanie-200 m, bieg-1,0 km. Wyścig II: Start dla młodzików (14-15 lat) i juniorów młodszych (16-17 lat), dystanse: pływanie - 400m, bieg 2,0 km. Wyścig III: Start w klasyfikacji generalnej, juniorów (18-19 lat), młodzieżowców (20-23 lata) i weteranów wg. poniżej przedstawionych kategorii wiekowych; dystanse: pływanie m, bieg - 5 km. O kwalifikacji do kategorii wiekowych decyduje rok urodzenia. IV. TRASY PŁYWANIE: zostanie wytyczone na wodach Zatoki Gdańskiej, start z linii brzegowej plaży, przewidywana temperatura wody w akwenie : C. BIEG: wytyczony na pętlach Bulwarem Nadmorskim w Gdyni, nawierzchnia: po 50% betonowa i 50 % asfaltowa. STREFA ZMIAN: zlokalizowana w okolicy Plaży Miejskiej w Gdyni. V. KATEGORIE WIEKOWE I KLASYFIKACJE Wyścig I: W10 - dziewczęta lat ( ), M10 - chłopcy lat ( ), W12 - dziewczęta lat ( ) M12 - chłopcy lat ( ),

2 Wyścig II: W14 - młodziczki lat ( ), M14 - młodzicy lat ( ), W16 - juniorki młodsze lat ( ), M16 juniorzy młodsi lat ( ) Wyścig III: W - klasyfikacja generalna kobiet, M - klasyfikacja generalna mężczyzn, W 18 juniorki lat ( ), M18 - juniorzy lat ( ), W 20 młodzieżówki lat ( ), M20 młodzieżowcy lata ( ) W24 senior lat ( ) M24 senior lat ( ) W 40 weteranki lat ( ) M40 weterani lat ( ) W +50 weteranki 50 lat i więcej (1963- ) M50 weterani lat ( ). M+60 weterani 60 lat i więcej ( ) KG- najlepsza Gdynianka, MG- najlepszy Gdynianin VI. NAGRODY Po zakończeniu aquathlonu zostaną przyznane i wręczone następujące nagrody i wyróżnienia: 1) Puchary i symboliczne nagrody za zajęcie I III miejsca w klasyfikacji generalnej kobiet i mężczyzn oraz w poszczególnych kategoriach wiekowych i klasyfikacji Gdynian. 2) Nagrody dublują się, co oznacza, ze zawodnik otrzymujący nagrodę za miejsce zajęte w klasyfikacji generalnej aquathlonu otrzymuje nagrodę również za miejsce zajęte w ramach prowadzonej kategorii wiekowej. 3).Wszyscy zawodnicy i zawodniczki zostaną wyróżnieni okolicznościowymi medalami za ukończenie aquathlonu VII. PROGRAM ZAWODÓW Weryfikacja zgłoszeń, odbiór pakietów startowych. 11:45 - Odprawa Techniczna przed startem do wyścigu nr I. 12:00 - Start do wyścigu nr I (200m pływanie 1,0km bieg) 12:15 - Odprawa Techniczna przed startem do wyścigu nr II. 12:30 - Start do wyścigu nr II (400m pływanie - 2,0 km bieg ) 13:00 - Rozpoczęcie ceremonii dekoracji wyścigu I 13:00 - Odprawa Techniczna przed startem do wyścigu nr III. 13:15 - Start do wyścigu nr III (1000m pływanie - 5,0 km bieg) 15:00 - Rozpoczęcie ceremonii dekoracji wyścigów II i III i uroczyste zakończenie zawodów. VII. WARUNKI UCZESTNICTWA 1. Osoby niepełnoletnie zobowiązane są do posiadania pozwolenia na udział od rodziców lub prawnych opiekunów, z ich podpisem i nr PESEL. Warunkiem dopuszczenia ich do startu jest obecność rodzica lub opiekuna wraz z dowodem osobistym w momencie weryfikacji zawodnika w biurze zawodów. 2. Osoby pełnoletnie startują na własną odpowiedzialności pod warunkiem, że podpiszą oświadczenie o braku przeciwwskazań medycznych do udziału w imprezie

3 3. W przypadku wysokiej frekwencji w poszczególnych startach, Sędzia Główny może zadecydować o puszczeniu dziewcząt (kobiet) i chłopców (mężczyzn) w osobnych seriach. 4. Zawodnicy muszą posiadać sprzęt pływacki (strój pływacki, przy temp. wody poniżej 21 C dozwolone jest pływanie w piankach triathlonowych ) oraz strój biegowy (niedozwolone jest bieganie bez koszulki). Czepek z numerem zapewnia organizator. VIII. ZGŁOSZENIA I OPŁATA STARTOWA 1. Zgłoszenia do aquathlonu w ramach Herbalife Triathlon Gdynia będą przyjmowane poprzez formularz zgłoszeniowy dostępny na stronie internetowej (od 26 listopada). 2. Zgłoszenia on-line będą przyjmowane do dnia 31 lipca Po tym terminie zgłoszenie będzie możliwe jedynie w Biurze Zawodów w dniach 9-10 sierpnia Za zgłoszenie uważa się dostarczenie prawidłowo wypełnionego formularza zgłoszeniowego i podpisanego oświadczenia oraz uiszczenie opłaty startowej (w wyjątkiem osób zwolnionych z opłaty startowej). 4. Limit uczestników aquathlonu w ramach Herbalife Triathlon Gdynia wynosi 1000 osób. Organizator zastrzega sobie prawo wcześniejszego zamknięcia zapisów w przypadku wypełnienia się limitu zgłoszeń. 5. Opłata startowa za udział w Herbalife Triathlon Gdynia w zależności od terminu wpłaty wynosi: do 31 stycznia ,00 PLN do 31 marca ,00 PLN do 30 czerwca ,00 PLN do 30 lipca ,00 PLN od 9 do 10 sierpnia ,00 PLN 6. Rozliczenia transakcji kartą kredytową i e-przelewem przeprowadzane są za pośrednictwem Centrum Rozliczeniowego Dotpay. 7. Wpłaty dokonywane tradycyjnym przelewem należy kierować na konto: Sport Evolution Pawelec i Sp. j. Nowa Iwiczna, ul. Zimowa 31a/ Piaseczno BIC/SWIFT: BREXPLPWMUL w tytule przelewu należy wpisać: "imię i nazwisko, opłata startowa Herbalife Triathlon Gdynia, aquathlon 8. Opłata startowa powinna być wniesiona i zaksięgowana na koncie Organizatora w ciągu 7 dni od dokonania zgłoszenia. W przeciwnym wypadku zgłoszenie zostanie anulowane. 9. Dowodem dotarcia opłaty startowej jest pojawienie się numeru startowego przy nazwisku zawodnika. 10. W przypadku wniesienia opłaty startowej w niewystarczającej wysokości (np. w wyniku przekroczenia terminu wpłaty określonego w niniejszym regulaminie) zawodnik jest zobowiązany do dopłacenia różnicy do wysokości kwoty, jaką winien on był wnieść zgodnie z terminem, w jakim dokonał pierwszej opłaty.

4 11. Uwaga! Osoby dokonujące płatności w innej walucie niż polski złoty płacą równowartość stawek podanych w p. V.5, przy czym przeliczenie dokonywane jest automatycznie przez bank. 12. Osoby, które wniosą opłatę startową po 31 lipca 2013 roku winne są posiadać ze sobą potwierdzenie wniesienia opłaty podczas weryfikacji w Biurze Zawodów. 13. Istnieje możliwość wniesienia opłaty startowej za większą liczbę Uczestników na jednym blankiecie wpłaty (jednym przelewie). W takim wypadku w tytule przelewu należy wpisać Opłata grupowa oraz imiona i nazwiska uczestników, za których wnoszona jest opłata startowa. 14. Podczas odbioru pakietu zawodnicy muszą posiadać dokument ze zdjęciem celem weryfikacji danych osobowych oraz wieku. 15. Nie ma możliwości przeniesienia raz wniesionej opłaty na innego uczestnika lub na inny rok. 16. W ramach opłaty startowej każdy uczestnik aquathlonu otrzymuje: - numer startowy wraz z czterema agrafkami, - czepek, - pamiątkową koszulkę Herbalife Triathlon Gdynia, - napoje (woda, izotonik) na mecie, - medal na mecie, - folder informacyjny Herbalife Triathlon Gdynia, - upominki od sponsorów i partnerów imprezy, - ubezpieczenie NNW na kwotę 5 tys. zł/os. 17. Organizator wystawia faktury Vat na żądanie. Faktury VAT dotyczące opłat dokonywanych przelewem wystawiamy w terminie 7 dni od daty wpłynięcia środków na rachunek bankowy i wyłącznie na osoby lub podmioty, które dokonały przelewu, po podaniu ich dokładnych danych. 18. Faktury VAT do opłat gotówkowych dokonywanych w Biurze Zawodów wystawiamy na podstawie dowodu KP, nie później niż w ciągu 7 dni od dokonania opłaty. 19. Organizator nie ma obowiązku wystawienia faktury, jeżeli żądanie jej wystawienia zgłoszone zostało po upływie 7 dni od dnia zapłaty (art.19 ust.4 Ustawy o podatku od towarów i usług). 20. Prośby o wystawienie Faktur VAT należy kierować na adres luiza.adamczyk@sportevolution.pl IX. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH 1. Dane osobowe uczestników Herbalife Triathlon Gdynia będą przetwarzane w celach przeprowadzenia imprezy, wyłonienia zwycięzcy i przyznania, wydania, odbioru i rozliczenia nagrody. 2. Dane osobowe uczestników aquathlonu w ramach Herbalife Triathlon Gdynia będą wykorzystywane zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r., Nr 101 poz. 926). Administratorem danych osobowych jest Organizator. 3. Przetwarzanie danych, o których mowa w ustępie 1 niniejszego paragrafu w związku z udziałem w aquathlonie w ramach Herbalife Triathlon Gdynia obejmuje także publikację imienia i nazwiska uczestnika wraz z nazwą miejscowości, w której zamieszkuje - w każdy sposób, w jaki publikowany lub rozpowszechniany będzie projekt. 4. Uczestnik ma prawo wglądu do swoich danych osobowych oraz ich poprawiania. 5. Podanie danych osobowych oraz wyrażenie zgody na ich przetwarzanie jest dobrowolne, lecz ich niepodanie lub brak zgody na ich przetwarzanie uniemożliwia udział w aquathlonie w ramach Herbalife Triathlon Gdynia. Przez przekazanie do organizatora, prawidłowo wypełnionego i podpisanego formularza zgłoszeniowego uczestnik wyraża zgodę i zezwala

5 na wykorzystanie podanych przez niego danych osobowych na potrzeby przesłania do uczestnika informacji o przyszłych imprezach, produktach handlowych, a także na wewnętrzne potrzeby administracyjne i analityczne, zgodnie z ustawą o ochronie o danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r., Dz. U. nr 33, poza 883. Uczestnikowi przysługuje prawo do wycofania takiej zgody i może to zrobić w dowolnym momencie kierując korespondencję na adres organizatora 6. Wszystkie informacje dotyczące uczestników uzyskane przez organizatora i zawarte w formularzu startowym zostaną zapisane w sposób elektroniczny i w każdym wypadku będą wykorzystywane zgodnie z ustawą o ochronie o danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r, dziennik ustaw nr 133, poza 883. Organizator nie będzie ujawniał tych informacji żadnym osobom trzecim. X. POSTĘPOWANIE REKLAMACYJNE 1. Reklamacje dotyczące spraw związanych z aquathlonem w ramach Herbalife Triathlon Gdynia należy składać na piśmie wraz z uzasadnieniem do wykonawcy na adres: Sport Evolution, ul. Wernyhory 8a, Warszawa, z dopiskiem Herbalife Triathlon Gdynia - Reklamacja, w terminie 7 (siedmiu) dni od daty przeprowadzenia imprezy - bezpośrednio lub listem poleconym (decyduje data stempla pocztowego). 2. Reklamacje przesłane po upływie terminu określonego w ustępie 1 niniejszego paragrafu nie będą rozpatrywane. 3. Reklamacje dotyczące aquathlonu w ramach Herbalife Triathlon Gdynia Organizator rozpatrywać będzie w terminie 30 (trzydziestu) dni od dnia ich otrzymania. 4. Decyzja Organizatora w sprawie reklamacji dotyczących Herbalife Triathlon Gdynia będzie ostateczna. XI. UWAGI KOŃCOWE 1. Wszystkich uczestników aquathlonu w ramach Herbalife Triathlon Gdynia obowiązuje niniejszy regulamin. 2. Organizator zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia z każdym z uczestników wywiadu, robienia mu zdjęć i filmowania na potrzeby reklamowe, promocyjne, wykorzystania w Internecie lub w transmisjach radiowo-telewizyjnych oraz na inne potrzeby komercyjne. 3. Organizator zastrzega sobie prawo do nieodpłatnego wykorzystywania na całym świecie wszelkich zdjęć, materiałów filmowych, wywiadów i nagrań dźwiękowych przedstawiających uczestników triathlonu. Mogą one być wykorzystane przez Organizatora poprzez umieszczanie na nośnikach typu CD-Rom, DVD, w katalogach oraz mediach, na stronach internetowych, w gazetach i na wystawach, jak również na potrzeby promocyjno - reklamowe związane z działalnością prowadzoną przez Organizatora. 4. Na miejsce Imprezy zabrania się wnoszenia środków odurzających, nielegalnych substancji, środków podnoszących wydajność fizyczną oraz środków alkoholowych jakiegokolwiek rodzaju. Uczestnikom zabrania się zażywania takich środków i substancji zarówno przed jak i podczas biegu pod warunkiem wykluczenia z niego. W wypadku stwierdzenia, że uczestnik narusza powyższy zakaz, organizator zastrzega sobie możliwość niedopuszczenia go do udziału w biegu lub wykluczenia go w jego trakcie. 5. Przez przekazanie do organizatora, prawidłowo wypełnionego i podpisanego formularza zgłoszeniowego uczestnik wyraża zgodę i zezwala na wykorzystanie podanych przez niego danych osobowych na potrzeby przesłania do uczestnika

6 informacji o przyszłych imprezach, produktach handlowych, a także na wewnętrzne potrzeby administracyjne i analityczne, zgodnie z ustawą o ochronie o danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r., Dz. U. nr 33, poza 883. Uczestnikowi przysługuje prawo do wycofania takiej zgody i może to zrobić w dowolnym momencie kierując korespondencję na adres organizatora. 6. Wszystkie informacje dotyczące uczestników uzyskane przez organizatora i zawarte w formularzu startowym zostaną zapisane w sposób elektroniczny i w każdym wypadku będą wykorzystywane zgodnie z ustawą o ochronie o danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r, dziennik ustaw nr 133, poza 883. Organizator nie będzie ujawniał tych informacji żadnym osobom trzecim. 7. Każdy uczestnik Imprezy jest zobowiązany do uczestnictwa w zawodach w czepku przekazanym w pakiecie startowym, numeru startowego podczas biegu: z przodu, na wysokości pasa pod karą dyskwalifikacji. 8. Organizator zapewnia doraźną opiekę medyczną na trasie i mecie biegu. 9. Organizator zapewnia zabezpieczenie wodne (WOPR) w trakcie rywalizacji w wodzie 10. Organizator zapewnie szatnie z natryskami oraz depozyt. 11. Organizator nie odpowiada za rzeczy zgubione w trakcie imprezy. 12. Po zakończeniu triathlonu może zostać przeprowadzona wyrywkowa kontrola antydopingowa, której wyznaczony przez Komisję zawodnik musi się poddać bezwzględnie. 13. Wyniki będą opublikowane na stronie internetowej imprezy oraz przekazane do informacji mediów. 14. Certyfikat za ukończenie aquathlonu będzie do pobrania w ciągu 7 dni od zakończenia imprezy na stronie Organizator zastrzega sobie prawo odwołania imprezy bez podawania przyczyn. Aquathlon odbędzie się bez względu na pogodę. 16. W sprawach nieobjętych regulaminem rozstrzyga Organizator.