Wyjaśnienia Zamawiającego na złożony przez jednego z Wykonawców wniosek o wyjaśnienie treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ)

Transkrypt

1 Wyjaśnienia Zamawiającego na złożony przez jednego z Wykonawców wniosek o wyjaśnienie treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego o wartości szacunkowej poniżej euro na Dostawę paliwa do pojazdów mechanicznych i sprzętu zmechanizowanego Radia Lublin S.A. sygn. sprawy:. Zamawiający: Polskie Radio Regionalna Rozgłośnia w Lublinie Radio Lublin S.A. ul. Obrońców Pokoju 2, Lublin NIP Nr telefonu 81/ Nr faksu 81/ Treść pytań Wykonawcy oraz wyjaśnienia Zamawiającego zamieszczone zostały na stronie internetowej Zamawiającego na podstawie art. 38 ust. 2 ustawy. Adres poczta@radio.lublin.pl Godziny urzędowania: od poniedziałku do piątku w godz. 7³º 15³º W odpowiedzi na wniosek jednego z Wykonawców z dnia r. o wyjaśnienie treści SIWZ, na podstawie art. 38 ust. 2 i ust. 4 ustawy - Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.) dalej ustawa, Zamawiający przedstawia następujące wyjaśnienia do treści SIWZ oraz wprowadza zmianę treści SIWZ: Odpowiedź na pytanie nr 1 Czy Zamawiający dopuszczając możliwość dokonywania zakupu paliwa w formie bezgotówkowej przy użyciu kart paliwowych mikroprocesowych kart paliwowych zaakceptuje, aby karty paliwowe wydane zostały w ciągu 15 dni roboczych od przedłożenia wniosku/zamówienia na karty przez Zamawiającego po podpisaniu umowy, lub przedłożenia wniosku/zamówienia w przypadku blokady danej karty (utrata, zmiana danych i itp.) lub zamówienia nowej karty, przy jednoczesnej akceptacji opłaty za karty: 0 zł netto za kartę nową, 10 zł netto za kartę wymienną (na skutek zagubienia, kradzieży, zmiany dotychczasowych danych etc.), w przypadku kart z nadrukiem logo Zamawiającego koszt karty wynosi 30 zł netto? Tak Zamawiający przygotowując przedmiotowe postępowanie i wszczynając je z dużą rezerwą czasową przed planowanym rozpoczęciem realizacji przedmiotu zamówienia tj. od dnia r., przewidział czas niezbędny na przygotowanie stosownych wniosków o wydanie kart paliwowych, ich wykonanie i przesłanie do Zamawiającego. Ponadto Zamawiający przewidział konieczność ponoszenia kosztów związanych z wydaniem duplikatów kart paliwowych w przypadku ich zagubienia, kradzieży czy też zmiany danych, co zostało zakreślone w pkt. 6 ust. c) Załącznika nr 1 do SIWZ (Opis przedmiotu zamówienia). Odpowiedź na pytanie nr 2 W odniesieniu do zapisów SIWZ, informujemy, że Wykonawca daje możliwość tankowanie paliwa na wszystkich swoich stacjach, umożliwiających dokonywanie 1

2 transakcji przy użyciu kart paliwowych. Czy Zamawiający może zaakceptować taką sytuację i w przypadku ewentualnej modernizacji lub wyłączenia ze sprzedaży danej stacji dokonywać transakcji na innej stacji paliw Wykonawcy położonej najbliżej siedziby stacji wyłącznej lub modernizowanej niekoniecznie działającej w systemie całodobowym (w okresie realizacji umowy może zaistnieć taka ewentualność dostosowanie standardu do wymogów Unii Europejskiej)? Informujemy, że nie wszystkie stacje działają w systemie całodobowym, czy zatem Zamawiający akceptuje także dokonywanie zakupów paliw na pozostałych stacjach Wykonawcy, mając na względzie także wyżej opisaną sytuację? Tak Zamawiający dopuszcza sytuacje w których tankowanie pojazdów mechanicznych Zamawiającego na wskazanej w ofercie Wykonawcy stacji paliw położonej najbliżej siedziby Zamawiającego będzie niemożliwe ze względu na zdarzenia losowe lub też zaplanowane wcześniej prace modernizacyjne w okresie realizacji przedmiotu zamówienia. W przypadku jednakże, gdy wyłączenie wskazanej stacji paliw zostało przewidziane przez Wykonawcę przed złożeniem oferty, a czasookres planowanego wyłączenia zawiera się w czasie realizacji zamówienia, zasadnym jest aby taka informacja została zamieszczona w formularzu ofertowym (pkt Inne informacje Wykonawcy). Równocześnie Wykonawca winien wskazać na ten okres inną najbliższą swoją stację spełniającą warunki zakreślone w pkt. 3 Opisu przedmiotu zamówienia Załącznik Nr 1 do SIWZ. Zamawiający dopuszcza możliwość tankowania na stacjach paliw wskazanych w treści pytania w przypadku sytuacji awaryjnych i zdarzeń losowych. Odpowiedź na pytanie nr 3 Czy Zamawiający dopuszcza możliwość dołączenia już do właściwej umowy załącznika w postaci ogólnych warunków sprzedaży i używania kart paliwowych - w odniesieniu do kwestii nie uregulowanych w umowie m.in. doprecyzowanie procedury reklamacyjnej, tj. np.: "W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego odstępstw w jakości paliwa od obowiązujących norm, obowiązuje następująca droga reklamacyjna: reklamacja powinna być złożona na piśmie (dopuszczalna jest forma elektroniczna na adres:..@..., która zostanie potwierdzona pisemnie) i powinna zawierać uzasadnienie reklamacji oraz żądanie Zamawiającego. Od momentu przyjęcia reklamacji Wykonawca ma 14 dniowy termin na rozpatrzenie reklamacji i podjęcie decyzji o odrzuceniu lub uznaniu reklamacji. W przypadku gdy rozpatrzenie reklamacji wymaga zebrania dodatkowych informacji, w szczególności uzyskania od Zamawiającego lub operatora stacji paliw, Wykonawca rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni od dnia uzyskania tych informacji. W przypadku uznania reklamacji, Wykonawca zobowiązany jest do naprawienia poniesionej przez Zamawiającego szkody w wysokości udokumentowanej odpowiednimi rachunkami/fakturami (np. za naprawę). Dla uniknięcia wątpliwości naprawienie szkody przez Wykonawcę nie obejmuje utraconych przez Zamawiającego korzyści. Zakończenie postępowania reklamacyjnego u Wykonawcy nie zamyka możliwości dochodzenia swych praw na drodze sądowej." (wskazany regulamin stanowi załącznik niniejszej korespondencji) i zaakceptuje, aby na etapie zawierania umowy została doprecyzowana właściwa nazwa regulaminu używania kart danego Wykonawcy (np. w sprawach nieuregulowanych w niniejszej Umowie stosuje się przepisy regulaminy Wykonawcy, tj. z dnia.. r. Zamawiający potwierdza doręczenie mu regulaminu Wykonawcy)? 2

3 W przypadku braku akceptacji Zamawiającego wg powyższego wszelkie kwestie dotyczące kart, a nie uregulowane w istotnych postanowieniach umownych powinny zostać uregulowane we właściwej umowie. Czy Zamawiający wyraża zgodę na takie rozwiązanie? Tak Zamawiający uznaje zasadność zastosowania do realizacji przedmiotu zamówienia stosowanych przez Wykonawców w działalności bieżącej przepisów zawartych w Ogólnych warunkach sprzedaży i używania kart paliwowych bądź też Regulaminie Wykonawcy, które uszczegóławiają relacje pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą w szczególności w kwestiach np. reklamacyjnych. Zamawiający dopuszcza zastosowanie do realizacji przedmiotu zamówienia przepisów zawartych w przedmiotowych dokumentach pod warunkiem, że treści w nich zawarte nie stoją w sprzeczności z warunkami zakreślonymi przez zamawiającego w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia i załącznikach do niej. W związku z powyższym na podstawie art. 38 ust. 4 ustawy Zamawiający dokonuje zmiany ust Załącznika Nr 5 do SIWZ (wzór umowy), o dotychczasowym brzmieniu: 2. W sprawach nieuregulowanych niniejsza umową zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego, ustawy Prawo zamówień publicznych i inne przepisy prawa polskiego. na treść o brzmieniu: 2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają: a) przepisy Kodeksu Cywilnego, ustawy Prawo zamówień publicznych i inne przepisy prawa polskiego; b) przepisy Regulaminu Wykonawcy, tj... z dnia. doręczonego Zamawiającemu za potwierdzeniem i stanowiącego integralną część niniejszej umowy. ponadto, dodaje się lit. d) do ust o treści: załącznik nr 4: Regulamin Wykonawcy.. Odpowiedź na pytanie nr 4 Czy Zamawiający będzie nadzorował realizację zamówienia i powiadomi Wykonawcę o konieczności blokady kart z tytuły wyczerpania wartości zamówienia? Tak Zamawiający na bieżąco prowadzi ewidencję ilości paliw płynnych zakupionych do pojazdów mechanicznych i sprzętu zmechanizowanego z racji obowiązków wynikających z innych przepisów prawa w tym w szczególności związanych z ochroną środowiska naturalnego stąd też również nadzór nad realizacja przedmiotu zamówienia w kwestii wartości zamówienia będzie w jego właściwości. Odpowiedź na pytanie nr 5 W odniesieniu do treści SIWZ, formularza ofertowego, cenowego Wykonawca oraz do zapisów projektu umowy Wykonawca pyta aby: 6 ust. 3 zmienić treść zapisu, (wariantowość w przypadku Wykonawcy nie jest możliwa, tj. stosowania równocześnie 3 wariantów) lub też wskazanie przez Zamawiającego możliwości wyboru w formularzu ofertowym przez Wykonawcę 3

4 sposobu rozliczania i zastosowanie jednego ze wskazanych wariantów w umowie propozycja zapisu: Strony ustalają następujące okresy rozliczeniowe trwające: od 01 do 15 dnia miesiąca kalendarzowego i od 16 do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego. Za datę sprzedaży uznaje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego. Wykonawca wystawi faktury po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego. Wykonawca zobowiązany jest do każdej faktury dołączyć zbiorcze zestawienie transakcji dokonanych w danym okresie rozliczeniowym przez kierowców Zamawiającego. Zbiorcze zestawienie transakcji stanowiące załącznik do faktury zawierać będzie: datę pobrania paliwa, numer rejestracyjny pojazdu, ilość pobranego paliwa, cenę jednostkową brutto z dystrybutora w dniu tankowanie, numer karty paliwowej, należny rabat cenowy.. Wykonawca prosi o odpowiedź wyjaśniającą. Zamawiający w ust. 3 6 Załącznika nr 5 do SIWZ (wzór umowy) poprzez zastosowanie opcjonalnego rozliczania zakupu paliwa co zostało wyrażone zapisami pkt. a), b) i c), umożliwił dogodne warunki przystąpienia do postępowania Wykonawcom, którzy stosują różne warianty rozliczania zawartych transakcji. Zamawiający przewiduje, że w umowie planowanej do zawarcia z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą w postępowaniu zamieszczenie wyłącznie opcji rozliczania wybranej przez tego Wykonawcę. W ocenie Zamawiającego, na etapie składania ofert, wybór opcji dogodnej dla Wykonawcy składającego ofertę może lecz nie musi być zadeklarowany w formularzu ofertowym pkt Inne informacje Wykonawcy. Zamawiający przewiduje określenie się Wykonawcy w przedmiocie wyboru opcji rozliczania transakcji w odpowiedzi na zaproszenie do podpisania umowy skierowane przez Zamawiającego po wyborze najkorzystniejszej oferty w postepowaniu. 6 ust. 4 - czy Zamawiający dopuścił możliwość terminu płatności 14 dni od daty wystawienia faktury, przy rozliczeniu : od 1-go do 15 - go dnia danego miesiąca i od 16-go do ostatniego dnia danego miesiąca, przy czym za datę sprzedaży uznaje się ostatni dzień danego okresu rozliczeniowego, a za datę zapłaty uznanie konta bankowego Wykonawcy? Wobec powyższego Wykonawca umożliwia elektroniczną fakturę, tzw. e-fakturę, która jest dostępna dla Zamawiającego niezwłocznie po jej wystawieniu (nie jest konieczne wydłużanie terminu o dodatkowe dni), co też usprawni proces dostarczenia Państwu FV, nie jest wymagane podpisanie odrębnej umowy, wystarczy wyłącznie oświadczenie (e-faktura rozwiązanie ekonomiczne, terminowość oraz bezpieczeństwo przesyłki, dokument akceptowany przez Urząd Skarbowy, przyjazne środowisku naturalnemu, gwarancja stałego i natychmiastowego dostępu do dokumentacji finansowej, mailowe powiadomienia o możliwości pobrania faktur, brak konieczności doliczania do terminu płatności dodatkowych dni na czas otrzymania faktury). Zmiana warunku przez Zamawiającego - umożliwi Wykonawcy złożenie oferty. Nie Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę ust. 4 6 Załącznika nr 5 do SIWZ (wzór umowy) będąc zobligowany zapisami obowiązującej w spółce Instrukcji obiegu dokumentów finansowo księgowych Radia Lublin S.A. oraz audytem wewnętrznym. 9 ust.1 lit. a i lit. b - doprecyzować kary umowne w wysokości 5 % wartości umowy - netto czy brutto? 4

5 Dla przejrzystości i jednoznaczności w interpretacji zapisów Załącznika Nr 5 do SIWZ, Zamawiający uznaje zasadność zmiany dotychczasowych treści lit. a i lit. b ust.1 9 przedmiotowego dokumentu. W związku z powyższym na podstawie art. 38 ust. 4 ustawy Zamawiający dokonuje zmiany lit. a i lit. b ust.1 9 Załącznika Nr 5 do SIWZ (wzór umowy), o dotychczasowym brzmieniu: a) Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną z tytułu odstąpienia od umowy z przyczyn zależnych od Wykonawcy w wysokości 5 % wartości umowy; b) Zamawiający zapłaci Wykonawcy karę umowną z tytułu odstąpienia od umowy z przyczyn niezależnych od Wykonawcy w wysokości 5 % wartości umowy. Zamawiający z obowiązku zapłaty kary umownej będzie zwolniony w przypadku, o którym mowa w art. 145 ustawy Prawo zamówień publicznych. na treść o brzmieniu: a) Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną z tytułu odstąpienia od umowy z przyczyn zależnych od Wykonawcy w wysokości 5 % wartości brutto umowy; b) Zamawiający zapłaci Wykonawcy karę umowną z tytułu odstąpienia od umowy z przyczyn niezależnych od Wykonawcy w wysokości 5 % wartości brutto umowy. Zamawiający z obowiązku zapłaty kary umownej będzie zwolniony w przypadku, o którym mowa w art. 145 ustawy Prawo zamówień publicznych. 9 - dodać kolejny ustęp o następującej treści: "Niezależnie od sposobu rozliczenia kar umownych, Strona występująca z żądaniem zapłaty kary umownej wystawi na rzecz drugiej Strony notę księgową (obciążeniową) na kwotę należnych kar umownych."? Zamawiający uznaje zasadność wprowadzenia sugerowanej przez Wykonawcę zmiany dotychczasowych treści 9 Załącznika Nr 5 do SIWZ (wzór umowy). W związku z powyższym na podstawie art. 38 ust. 4 ustawy Zamawiający dokonuje zmiany treści 9 Załącznika Nr 5 do SIWZ (wzór umowy) i wprowadza dodatkowy ust. 3 o brzmieniu: 3. Niezależnie od sposobu rozliczania kar umownych, Strona występująca z żądaniem zapłaty kary umownej wystawi na rzecz drugiej Strony notę księgową (obciążeniową) na kwotę należnych kar umownych. Lublin, r. Prezes Zarządu (-) Andrzej Szwabe 5