ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY

Transkrypt

1 ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY na usługę: Bankowa obsługa budżetu Lubartowskiego Ośrodka Kultury Zatwierdzam (-) M.Szczepaniak Lubartów DZIAŁ I 1

2 INFORMACJE OGÓLNE, NAZWA ORAZ ADRES ZAMAWIAJĄCEGO. 1. Użyte w Zaproszeniu terminy mają następujące znaczenie: 1.1. zamawiający Lubartowski Ośrodek Kultury, reprezentowany przez Dyrektora, 1.2. zamówienie - usługa polegająca na prowadzeniu Bankowej obsługi budżetu Lubartowskiego Ośrodka Kultury, 1.3. postępowanie postępowanie prowadzone przez Zamawiającego na podstawie niniejszego zaproszenia, 1.4. wykonawca bank, który ubiega się o wykonanie zamówienia. 1a. Dane zamawiającego : 1.1a. adres do korespondencji: Lubartów, ul. Lubelska 68, 1.2a. NIP: , 1.3a. REGON: , 1.4a. faks do korespondencji w sprawie zamówienia : 81/ , 1.5a. do korespondencji w sprawie zamówienia : L.O.K@interia.pl TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA. DZIAŁ II 2.1. Lubartowski Ośrodek Kultury, zaprasza do składania ofert w postępowaniu prowadzonym na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, (tj. Dz. U z 2010 r., Nr 113, poz. 759 ze zm.) i przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie, ustawy o finansach publicznych, ustawy Kodeks Cywilny oraz niniejszego zaproszenia W szczególnie uzasadnionych przypadkach zamawiający ma prawo zmiany treści zaproszenia. Zmiana może nastąpić w każdym czasie, przed upływem terminu do składania ofert. W przypadku wprowadzenia takiej zmiany, informacja o tym zostanie niezwłocznie przekazana wszystkim wykonawcom, którzy pobrali od zamawiającego zaproszenie, a także zostanie zamieszczona na stronie internetowej zamawiającego i będzie dla nich wiążąca. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1.. DZIAŁ III 3.1. Przedmiotem zamówienia jest usługa, polegająca na prowadzeniu Bankowej obsługi budżetu Lubartowskiego Ośrodka Kultury Zamawiający informuje, iż w grudniu 2011r. budżet Lubartowskiego Ośrodka Kultury był prowadzony przy pomocy 2 rachunków Zamawiający informuje, iż ilość rachunków może się zmieniać w trakcie obowiązywania umowy. Może to dotyczyć rachunków inwestycji, oraz innych rachunków, których konieczność otwarcia zaistnieje. Rachunki te będą prowadzone na warunkach złożonej oferty Zakres przedmiotu zamówienia. 2

3 Zamówienie obejmuje: Otwarcie 2 rachunków (punkt 1 formularza oferty). Będzie to rachunek bieżący i rachunek pomocniczy Prowadzenie 1 rachunku bieżącego (punkt 2 formularza oferty) Prowadzenie 1 rachunku pomocniczego (punkt 3 formularza oferty) Telefoniczne przekazywanie informacji o saldzie na hasło (punkt 4 formularza oferty) Przyjmowanie wpłat gotówkowych (punkt 5 formularza oferty). miesięcznie mogą być to średnio 2 wpłaty w różnych wartościach, na ogólną kwotę około ,00zł Realizacja wypłat gotówkowych (punkt 6 formularza oferty). miesięcznie mogą być to średnio 2 wypłaty i jest to kwota wypłat w wysokości (średnio) ,00 zł Sprzedaż blankietów czekowych (punkt 7 formularza oferty). Do niniejszego przetargu przyjęto założenie - na podstawie historii z 2011r., że średnio w miesiącu może zrealizować 2 czeki (24 w ciągu roku) Instalacja i szkolenie w systemie bankowości elektronicznej (punkt 8 formularza oferty). Do niniejszego przetargu przyjęto założenie, że system bankowości elektronicznej zostanie zainstalowany na co najmniej 3 stanowiskach Abonament za korzystanie z sytemu bankowości elektronicznej (punkt 9 formularza oferty). Zamawiający wymaga, aby wykonawca - bank dokonywał uaktualniania, konserwacji, ewentualnie okresowych szkoleń doskonalących z systemu bankowości elektronicznej na 3 stanowiskach Realizacja przelewów wewnętrznych (w banku obsługującym budżet), w systemie bankowości elektronicznej (punkt 10 formularza oferty). miesięcznie może być to (średnio) 75 przelewów Realizacja przelewów do innych banków w systemie bankowości elektronicznej (punkt 11 formularza oferty). miesięcznie może być to (średnio) 100 przelewów Sporządzanie duplikatów dokumentów, stanowiących załącznik do wyciągu (punkt 12 formularza oferty). miesięcznie może to być 1 dokument Przelew w formie papierowej wewnętrzny i zewnętrzny składany w sytuacjach incydentalnych (punkt 13 formularza oferty). miesięcznie może to być 1 przelew Oprocentowanie środków na rachunkach bieżących i rachunkach pomocniczych, przy wymaganej miesięcznej kapitalizacji odsetek (punkt 14 formularza oferty). 3

4 Zamawiający wymaga od wykonawców, aby rachunki były oprocentowane według zmiennej stopy procentowej. Oprocentowanie w trakcie obowiązywania umowy będzie obliczane w sposób następujący: średnia arytmetyczna stawka WIBID 1 M za miesiąc poprzedni x (razy) stały wskaźnik korygujący, zaoferowany przez wykonawcę = oprocentowanie na następny miesiąc Wymaga się, aby powyższa formuła naliczania oprocentowania była zawarta w umowie. Dla porównania ofert, do obliczenia wysokości oprocentowania środków na rachunkach bieżących i rachunkach pomocniczych, jako jeden ze składników tegoż oprocentowania, należy przyjąć średnią arytmetyczną stawkę WIBID 1 M za miesiąc sierpień 2012 r. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA 3. DZIAŁ IV Okres na jaki zostanie zawarta umowa, zostanie ustalony na podstawie kosztów oferty, która będzie najkorzystniejszą. DZIAŁ V WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW. 4 W postępowaniu mogą wziąć wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki: 5.1. Złożą w terminie ważną ofertę Będą prowadzić bankową obsługę budżetu Lubartowskiego Ośrodka Kultury, przez cały okres obowiązywania umowy, w miejscowości siedziby zamawiającego, tj. mieście Lubartów, co wiąże się z koniecznością posiadania, bądź utworzenia w ciągu 2 miesięcy od dnia zawarcia umowy, w miejscowości siedziby zamawiającego, placówki banku Posiadają w placówce banku, która będzie prowadziła bankową obsługę budżetu Lubartowskiego Ośrodka Kultury (będą posiadać w terminie 2 miesięcy od dnia zawarcia umowy) specjalistę/doradcę, w zakresie finansowania inwestycji, prowadzonych przez samorządowe instytucje kultury. Wykonawca powinien przedstawić list referencyjny, wystawiony przez samorządową instytucję kultury, potwierdzający posiadanie pracownika o w/w kwalifikacjach. DZIAŁ VI WYKAZ OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU Koncesja, zezwolenie lub licencja na wykonywanie działalności bankowej, 6.2. Odpis z właściwego rejestru, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, 6.3. Umocowania osób podpisujących ofertę, jeżeli nie wynika to z właściwego rejestru. 4

5 6.4. Dokumenty powinny być złożone w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. DZIAŁ VII INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW, A TAKŻE WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI Wszelkiego rodzaju oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, informacje, itp., (zwane dalej korespondencją ) zamawiający i wykonawcy przekazują faxem. Fakt otrzymania w/w korespondencji, należy niezwłocznie potwierdzić pisemnie. Adres do korespondencji znajduje się w punkcie 1.1a) Dane zamawiającego Poza wybranym sposobem przekazywania korespondencji, zawsze dopuszczalna jest forma pisemna. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT. 7 DZIAŁ VIII 8.1. Wykonawca powinien przygotować ofertę w języku polskim, według wzoru Formularz oferty, przygotowanym w arkuszu EXCEL, jak również dołączyć do niej wszystkie dokumenty wymienione w zaproszeniu, przygotowane w języku polskim. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Treść oferty musi odpowiadać treści zaproszenia Sposób wypełnienia Formularza oferty. 1) W pozycji E1 wykonawca powinien wstawić proponowaną kwotę za otwarcie 1 rachunku. W pozycji F1 zostanie obliczona kwota za otwarcie 1 rachunku. 2) W pozycji E2 wykonawca powinien wstawić proponowaną kwotę za prowadzenie 1 rachunku bieżącego. W pozycji F2 zostanie obliczona kwota za prowadzenie 1 rachunku bieżącego przez 12 miesięcy. 3) W pozycji E3 wykonawca powinien wstawić proponowaną kwotę za prowadzenie 1 rachunku pomocniczego. W pozycji F3 zostanie obliczona kwota za prowadzenie 1 rachunku pomocniczego przez 12 miesięcy. 4) W pozycji E4 wykonawca powinien wstawić proponowaną kwotę za usługę telefonicznego przekazywania informacji o saldzie na hasło na 1 stanowisku. W pozycji F4 zostanie obliczona kwota za usługę telefonicznego przekazywania informacji o saldzie na hasło na 1 stanowisku przez 12 miesięcy. 5) W pozycji E5 wykonawca powinien wstawić kwotę za przyjęcie jednej wpłaty. W pozycji F5 zostanie obliczona kwota za usługę przyjęcia wszytki wpłat ciągu roku. 6) W pozycji E6 wykonawca powinien wstawić procent od kwoty jednej wypłaty, bez względu na kwotę. W pozycji F6 zostanie obliczona kwota od wypłat gotówkowych, w czasie 12 miesięcy. 7) W pozycji E7 wykonawca powinien wstawić kwotę za sprzedaż 1 czeku. W pozycji F7 zostanie obliczona kwota za sprzedaż 24 sztuk czeków, w okresie 12 miesięcy. 5

6 8) W pozycji E8 wykonawca powinien wstawić kwotę za instalację i szkolenie w systemie bankowości elektronicznej na jednym stanowisku. W pozycji F8 zostanie obliczona kwota za instalację i szkolenie w systemie bankowości elektronicznej na 3 stanowiskach. 9) W pozycji E9 wykonawca powinien wstawić kwotę za abonament za korzystanie z systemu bankowości elektronicznej na jednym stanowisku. W pozycji F9 zostanie obliczona kwota za abonament za korzystanie z systemu bankowości elektronicznej na 3 stanowiskach, w czasie 12 miesięcy. 10) W pozycji E10 wykonawca powinien wstawić kwotę za jeden przelew wewnętrzny w systemie bankowości elektronicznej. W pozycji F10 zostanie obliczona kwota za 75 przelewów wewnętrznych miesięcznie w systemie bankowości elektronicznej, pomnożona przez 12 miesięcy. 11) W pozycji E11 wykonawca powinien wstawić kwotę za jeden przelew do innego banku w systemie bankowości elektronicznej. W pozycji F11 zostanie obliczona kwota za 100 przelewów miesięcznie do innego banku w systemie bankowości elektronicznej, pomnożona przez 12 miesięcy. 12) W pozycji E12 wykonawca powinien wstawić kwotę za sporządzenie jednego duplikatu dokumentu, stanowiącego załącznik do wyciągu. W pozycji F12 zostanie obliczona kwota za sporządzenie 12 duplikatów dokumentów, stanowiących załączniki do wyciągów w czasie 12 miesięcy. 13) W pozycji E13 wykonawca powinien wstawić kwotę za jeden przelew w formie papierowej, wewnętrzny lub zewnętrzny, składany w sytuacjach incydentalnych. W pozycji F13 zostanie obliczona kwota za 12 przelewów w formie papierowej, wewnętrznych lub zewnętrznych, składanych w sytuacjach incydentalnych, w czasie 12 miesięcy. 14) W pozycji D14 wykonawca powinien wstawić wartość wskaźnika korygującego stawkę WIBID 1 M. W pozycji E14 wykonawca powinien wstawić łączne oprocentowanie środków na rachunkach, obliczone wg poniższego wzoru. średnia arytmetyczna stawka WIBID 1 M za miesiąc poprzedni x (razy) stały wskaźnik korygujący, zaoferowany przez wykonawcę = oprocentowanie na następny miesiąc Formularz oferty powinien być opieczętowany i podpisany przez osoby umocowane do reprezentowania wykonawcy. Pozostałe załączniki i dokumenty należy przygotować zgodnie z wcześniejszymi zapisami poszczególnych punktów zaproszenia Wykonawca może, przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać ofertę Oferta powinna być umieszczona w zamkniętej kopercie, na której należy umieścić napis PRZETARG na wykonywanie Bankowej obsługi budżetu Lubartowskiego Ośrodka Kultury oraz powinna zawierać nazwę i adres wykonawcy. DZIAŁ XI MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT Miejscem składania ofert jest Sekretariat Lubartowskiego Ośrodka Kultury w Lubartowie, pokój nr 1. 6

7 11.2. Oferty należy składać do dnia r. do godziny OPIS SPOSÓBU OBLICZENIA CENY. 9 DZIAŁ XII Oferta powinna zawierać cenę w złotych. Ceny elementów oferty / kosztu przedmiotu zamówienia, wyrażone w złotych, znajdują się w punktach od 1 do 13 Formularza oferty i będą obliczane według wzoru A, podanego w punkcie 13.5 zaproszenia. Cena powinna obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia i uwzględniać cały zakres przedmiotu zamówienia. Wszystkie wartości określone w formularzu ofertowym muszą być liczone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Wprowadzenie przez wykonawcę zmian w ilościach przedmiotu zamówienia określonych przez zamawiającego w poszczególnych pozycjach formularza cenowego spowoduje odrzucenie oferty. Definicja ceny, w rozumieniu art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 5 lipca 2001 o cenach oznacza, że: /.../ cena jest to wartość wyrażona w jednostkach pieniężnych, którą kupujący jest obowiązany zapłacić za usługę. /.../ Wykonawca ma prawo w poszczególnych elementach oferty zaproponować bezpłatne wykonanie / wykonywanie niektórych operacji bankowych. W takiej sytuacji wykonawca pozostawia w formularzu w tej pozycji 0 zł., gdyż jest to arkusz EXCEL. Zamawiający wyjaśnia, iż w umowie o prowadzenie bankowej obsługi budżetu, w takiej pozycji zostanie wpisane słowo nieodpłatnie. W przypadku zaproponowania nieodpłatnego wykonania / wykonywania niektórych operacji bankowych, które zwykle wyraża się w złotych, zamawiający wstawi do wzoru matematycznego do obliczenia punktów wykonawcy 0,01 zł, z uwagi na to, że wzory stosowane do oceny ofert są możliwe do zastosowania wówczas, gdy w liczniku i mianowniku są wartości dodatnie Element oferty, znajdujący się w punkcie 14 nie jest ceną. Jest innym kryterium odnoszącym się do przedmiotu zamówienia. W przypadku zaproponowania nieoprocentowanego rachunku, którego oprocentowanie wyraża się w procentach, zamawiający wstawi do wzoru matematycznego do obliczenia punktów wykonawcy 0,01 %, z uwagi na to, że wzory stosowane do oceny ofert w postępowaniach publicznych są możliwe do zastosowania wówczas, gdy w liczniku i mianowniku są wartości dodatnie. DZIAŁ XIII OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY, WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT. 7

8 Kryteriami oceny ofert są cena i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia Pierwsza część oceny ofert będzie dotyczyć spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu Druga część oceny będzie polegać na obliczeniu ceny oferty i obliczeniu innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia Elementom oferty przyporządkowano wagi procentowe, podając je w Formularzu ofertowym. Suma punktów wag procentowych poszczególnych elementów oferty stanowi 100% Poszczególne elementy oferty będą oceniane wg poniższych wzorów matematycznych Elementy oferty od 1 do 13, zostaną ocenione wg wzoru A, tj: LPEOB (od 1 do 13) = ON / OB x (WP100) x WPeo, gdzie składowe oznaczają; LPEOB (od 1 do 13) liczba punktów elementu oferty badanej (od 1 do 13) formularza oferty, ON oferta najkorzystniejsza, OB oferta badana, WP100 współczynnik proporcjonalności równy 100, WPeo waga procentowa elementu oferty Element oferty, dotyczący oprocentowania środków na rachunkach bieżących i rachunkach pomocniczych (punkt142 formularza oferty) zostanie oceniony według wzoru B, tj:: LPEOB (14) = OB / ON x (WP100) x WPeo gdzie LPEOB(14) liczba punktów elementu oferty badanej nr 14 w formularzu oferty. Pozostałe oznaczenia jak w pkt Kryteria oceny ofert: 1. Cena łączna 97% 2. Oprocentowanie środków na rachunkach 3% DZIAŁ XIV INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający zawiadomi wykonawców, którzy złożyli oferty, o wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę i adres wykonawcy (banku), którego ofertę wybrano i uzasadnienie jej wyboru, Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający zamieści informacje, o których mowa w pkt , na swojej stronie internetowej Zamawiający zawrze umowę w sprawie zamówienia w terminie nie krótszym niż 10 dni od dnia przekazania wykonawcy zawiadomienia o wyborze oferty, chyba, że została złożona tylko jedna oferta, wówczas zamawiający może zawrzeć umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie krótszym niż 10 dni od dnia przekazania wykonawcy zawiadomienia o wyborze oferty. DZIAŁ XV ISTOTNE DLA STRON POSTANOWIENIA, KTÓRE ZOSTANĄ WPROWADZONE DO TREŚCI ZAWIERANEJ UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA, OGÓLNE WARUNKI UMOWY ALBO 8

9 WZÓR UMOWY, JEŻELI ZAMAWIAJĄCY WYMAGA OD WYKONAWCY, ABY ZAWARŁ Z NIM UMOWĘ W SPRAWIE ZAMÓWIENIA NA TAKICH WARUNKACH Zamawiający wymaga od wykonawcy, aby zawarł z nim umowę w sprawie zamówienia na warunkach złożonej oferty, po uzgodnieniach pomiędzy stronami umowy. Zamawiający nie przewiduje zawarcia innych umów, dotyczących prowadzenia rachunków bankowych i systemu bankowości elektronicznej. Zamawiający przewiduje możliwość zawarcia umowy o kredyt w rachunku bieżącym Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy i określa warunki takich zmian Zmiana umowy o prowadzenie bankowej obsługi budżetu może dotyczyć każdego z elementów umowy, o ile zmiany te będą korzystne dla zamawiającego Jeżeli z powodu nadzwyczajnej zmiany stosunków spełnienie świadczenia byłoby połączone z nadmiernymi trudnościami, albo groziłoby jednej ze stron rażącą stratą, czego strony nie przewidywały przy zawarciu umowy, strony mogą zmienić wysokość wynagrodzenia umownego ustalonego w oparciu o ofertę wykonawcy przy zachowaniu warunków zgodnych z zasadami współżycia społecznego, Zmiany postanowień umowy kredytu w rachunku bieżącym, zmiany formy zabezpieczenia spłaty kredytu mogą nastąpić w przypadku pojawienia się niekorzystnej sytuacji płatniczej zamawiającego, która może zwiększyć ryzyko banku Strona, która występuje z propozycją zmiany umowy obowiązana jest uzasadnić i udokumentować istnienie przesłanki tej zmiany. 9