ZASADY POSTĘPOWANIA REKLAMACYJNEGO JAKOŚCIOWEGO I ILOŚCIOWEGO WĘGLA POCHODZĄCEGO Z ODDZIAŁÓW KOMPANII WĘGLOWEJ S.A. WSTĘP

Transkrypt

1 ZASADY POSTĘPOWANIA REKLAMACYJNEGO JAKOŚCIOWEGO I ILOŚCIOWEGO WĘGLA POCHODZĄCEGO Z ODDZIAŁÓW KOMPANII WĘGLOWEJ S.A. WSTĘP W imieniu SPRZEDAWCY procedury postępowania reklamacyjnego dotyczące wad jakościowych węgla produkowanego przez Oddziały KW S.A. prowadzą Oddziały Kontroli Jakości Węgla PRODUCENTA. CZĘŚĆ I DEFINICJE Producent - poszczególne oddziały Kompanii Węglowej S.A. Sprzedawca - CZW Węglozbyt S.A. Zamawiający Kontrahent CZW Węglozbyt S.A. Odbiorca Zamawiający lub Odbiorca finalny Zamawiającego. Analiza rozjemcza fizyko chemiczna analiza próbki rozjemczej wykonana w niezależnym laboratorium akredytowanym. Analiza ziarnowa, nadziarno, podziarno definicje zgodnie z PN-ISO Klasa zbytu, przedział jakościowy zadeklarowany przedział parametrów jakościowych węgla. Niezależne laboratorium akredytowane niezależny od stron wspólnie uzgodniony podmiot, wykonujący akredytowane badania węgla. Parametry jakościowe węgla wynik badania jakościowego określający właściwości fizyko chemiczne węgla. Parametry rzeczywiste parametry jakościowe węgla przyjęte do ostatecznych rozliczeń handlowych. Partia węgla węgiel jednego typu, jednego sortymentu, w jednej klasie zbytu lub przedziale jakościowym, wysłany w jednej przesyłce wagonowej lub w przypadku innego rodzaju transportu suma wysyłek dobowych z jednego zlecenia. Próbka laboratoryjna definicja zgodna z PN-90/G Próbka ogólna definicja zgodna z PN-87/G Próbka komisyjna próbka laboratoryjna węgla pobrana komisyjnie w celu wyznaczenia parametrów rzeczywistych partii węgla. str. 1

2 CZĘŚĆ II ZASADY POSTĘPOWANIA REKLAMACYJNEGO JAKOŚCIOWEGO I. TRYB ZGŁASZANIA REKLAMACJI 1. ZAMAWIAJĄCY składa reklamację pisemnie do SPRZEDAWCY, który niezwłocznie przekaże zgłoszenie reklamacyjne do Działu Jakości Producenta. Jako datę wpływu przyjmuje się datę wpływu pisma (faksu, a). 2. W przypadku przesłania zgłoszenia faksem lub em ZAMAWIAJĄCY ma obowiązek dosłać oryginał pocztą. 3. Szczegółowe zasady zgłaszania reklamacji przedstawia ZAŁĄCZNIK NR 1 do niniejszych zasad. 4. Zamawiający ma obowiązek zeskładować reklamowaną partię węgla oddzielnie, na czystym, utwardzonym placu składowym i zabezpieczyć w całości do działań reklamacyjnych. 5. Zgłoszenie reklamacyjne powinno spełniać następujące wymagania: a) zawierać dokumenty identyfikujące reklamowaną partię węgla (należy dołączyć fakturę sprzedaży, dokument przewozowy), b) zawierać powód zgłoszenia reklamacji, c) dotyczyć tonażu reklamowanej partii węgla, d) wpłynąć w obowiązującym terminie. 6. Zgłoszenie reklamacji nie zmienia terminu płatności faktur dotyczących reklamowanej partii węgla. II. TRYB POSTĘPOWANIA REKLAMACYJNEGO 1. Decyzję o sposobie postępowania reklamacyjnego podejmuje Oddział Kontroli Jakości Węgla Producenta w terminie do 7 dni kalendarzowych od daty wpływu prawidłowo zgłoszonej reklamacji, a SPRZEDAWCA niezwłocznie przekazuje informację Zamawiającemu. Nie udzielenie odpowiedzi na reklamację w tym terminie jest równoznaczne z jej uznaniem. Jako datę pisemnej odpowiedzi traktuje się datę wysłania pisma przez registraturę Oddziału PRODUCENTA. 2. W przypadku podjęcia decyzji o potrzebie pobrania próby komisyjnej z reklamowanej partii węgla, Komisja jest zobowiązana do pobrania próby w terminie do 14 dni kalendarzowych od daty wpływu prawidłowo zgłoszonej reklamacji, oprócz przypadku, gdy zapis w umowie stanowi inaczej. str. 2

3 3. W skład komisji wchodzą przedstawiciele: PRODUCENTA i ODBIORCY. Przy pobieraniu próby może być obecny przedstawiciel SPRZEDAWCY. 4. Z przeprowadzonego opróbowania reklamowanej partii węgla komisja sporządza protokoły. 5. W przypadku, gdy w wyniku komisyjnego badania reklamacja została oddalona (nie uznana), SPRZEDAWCA ma prawo obciążyć ZAMAWIAJĄCEGO pełnymi kosztami postępowania reklamacyjnego. III. USTALENIE PARAMETRÓW JAKOŚCIOWYCH 1. Podstawą do określenia rzeczywistych parametrów jakościowych reklamowanej partii węgla będą wyniki badań laboratoryjnych próby komisyjnej pobranej z udziałem przedstawicieli PRODUCENTA i ODBIORCY. 2. Z próbki ogólnej należy przygotować trzy próbki laboratoryjne. Jedną dla PRODUCENTA, drugą dla ODBIORCY. Trzecią próbę laboratoryjną odpowiednio zabezpieczoną i zaplombowaną przechowuje się jako próbę rozjemczą. 3. Reklamacja po uzgodnieniu obu Stron może zostać rozpatrzona w oparciu o średnie arytmetyczne wartości wyników Stron. 4. W przypadku braku takiego uzgodnienia, każda ze Stron ma prawo zlecić analizę próby rozjemczej w uzgodnionym przez Strony ( ujętym w protokole) laboratorium. W przypadku niemożliwości uzgodnienia przez Strony niezależnego laboratorium do oznaczenia próby rozjemczej, ustala się, że oznaczającym będzie Główny Instytut Górnictwa w Katowicach. Wyniki próby rozjemczej rozstrzygają o wyniku reklamacji. 5. W przypadku powtarzających się różnic w oznaczeniach parametrów, Strony mogą uzgodnić wspólny tryb pobierania prób węgla z dalszych dostaw u PRODUCENTA lub u ODBIORCY przez komisję składającą się z przedstawicieli Stron wraz z możliwością oznaczenia parametrów próbki rozjemczej. 6. Na wypadek wielokrotnie powtarzających się różnic w wynikach parametrów jakościowych, Strony mogą uzgodnić wspólny, komisyjny tryb pobierania próbek węgla u PRODUCENTA lub u ODBIORCY wraz z zasadami oznaczania parametrów próbki rozjemczej lub zlecić opróbowanie i oznaczanie parametrów jakościowych węgla, niezależnemu akredytowanemu laboratorium. 7. W przypadku uznanej reklamacji jakościowej SPRZEDAWCA wystawia dokument korygujący, zgodnie z cennikiem. str. 3

4 IV. USTALANIE SKŁADU ZIARNOWEGO ORAZ ZAWARTOŚCI KAMIENIA 1. Podstawą do określenia rzeczywistej zawartości nadziarna, podziarna lub kamienia w reklamowanej partii węgla, są wyniki analizy ziarnowej dokonanej komisyjnie u DBIORCY z udziałem przedstawiciela PRODUCENTA. 2. W przypadku stwierdzenia ponadnormatywnej zawartości nadziarna udziela się bonifikaty w wysokości 0,5 % ceny fakturowanej netto za każdy 1% przekroczenia. 3. W przypadku stwierdzenia ponadnormatywnej zawartości podziarna w sortymentach grubych udziela się bonifikaty w wysokości 0,5 % ceny fakturowanej netto za każdy 1% przekroczenia. 4. W przypadku stwierdzenia ponadnormatywnej zawartości podziarna w sortymentach średnich udziela się bonifikaty w wysokości 0,2 % ceny fakturowanej netto za każdy 1% przekroczenia. 5. W przypadku stwierdzenia zawartości kamienia w sortymentach grubych i średnich przekraczającej 1% udziela się bonifikaty w wysokości 1% ceny fakturowanej netto za każdy 1% przekroczenia. V. UWAGI OGÓLNE 1. Dopuszcza się rozpatrzenie reklamacji w oparciu o średnie arytmetyczne wyników przedwysyłkowych PRODUCENTA i udokumentowanych wyników ZAMAWIAJĄCEGO /ODBIORCY. 2. Ewentualne odwołania ZAMAWIAJĄCEGO od pisemnych decyzji PRODUCENTA w sprawach dotyczących reklamacji należy przesyłać wyłącznie w formie pisemnej wraz z załączonymi dokumentami przeprowadzonego postępowania reklamacyjnego i uzasadnieniem pisemnym wniosku do SPRZEDAWCY w nieprzekraczalnym terminie 12 dni kalendarzowych od daty wysłania ostatniego pisma decyzyjnego przez PRODUCENTA. CZĘŚĆ III ZASADY POSTĘPOWANIA REKLAMACYJNEGO ILOŚCIOWEGO TRYB I TERMIN ZGŁASZANIA REKLAMACJI 1. ZAMAWIAJĄCY składa reklamację pisemnie do SPRZEDAWCY, który niezwłocznie przekaże zgłoszenie reklamacyjne do Oddziału Ekspedycji Producenta. Reklamacja musi być złożona w terminie do 11 dni liczonych od daty odbioru węgla, potwierdzonej w liście przewozowym (licząc datę stempla pocztowego wysłanych dokumentów). Jako datę zgłoszenia przyjmuje się str. 4

5 datę wpływu pisma (faksu, a). W przypadku przesłania zgłoszenia reklamacyjnego faksem lub em ZAMAWIAJĄCY ma obowiązek dostarczyć oryginał pocztą. 2. Przy odbiorze przez ZAMAWIAJĄCEGO/ODBIORCĘ węgla środkami transportu drogowego reklamacja z tytułu braków ilościowych nie będzie uwzględniona po opuszczeniu terenu Oddziału PRODUCENTA. ZAMAWIAJĄCY/ODBIORCA może za uiszczeniem odpowiedniej opłaty zażądać dodatkowego komisyjnego ważenia kontrolnego na wagach pomostowych zabudowanych na terenie Oddziału PRODUCENTA. 3. Reklamacje ilościowe rozpatrywane są na podstawie zasad ustalonych w: Rozporządzeniu Ministra Transportu i Gospodarki Morskiej - Dz.U nr r. poz. 142, Prawie Przewozowym - Dz. U nr 50 z 2000 r. poz Zgłoszenie reklamacji ilościowej nie zmienia terminu płatności faktury dotyczącej reklamowanej partii węgla. 5. W przypadku uznania zgłoszonych roszczeń SPRZEDAWCA wystawia fakturę korygującą. str. 5