Dominujące trendy i perspektywy na rynku świadczeń pozapłacowych

Transkrypt

1 22 Dominujące trendy i perspektywy na rynku świadczeń pozapłacowych Firma, która zamierza skutecznie konkurować o pracowników, powinna poszukiwać niestandardowych sposobów na podniesienie atrakcyjności swojej oferty świadczeń pozapłacowych. Marcin Fidecki W Polsce obserwujemy od wielu lat proces unowocześniania systemów wynagrodzeń. Firmy rezygnują ze składników archaicznych (nagrody jubileuszowe, dodatki stażowe, funkcyjne), a w zamian modernizują systemy premiowe, które lepiej wspierają ich strategię. To już standard rynkowy. Wciąż niedocenione są natomiast programy świadczeń. Tymczasem coraz częściej stają się one kartą przetargową w oczach pracowników. Dwa filary W założeniu świadczenia powinny być dodatkowym, dobrze pasującym elementem pakietu wynagrodzeń. Dla lepszego postrzegania takiej oferty przez pracowników pracodawca powinien podzielić je na dwa filary. Pierwszy czyli świadczenia wspierające kulturę organizacyjną powinien być oferowany wszystkim bez wyjątku. Świadczenia takie wynikają z troski pracodawcy o swoich pracowników. Zaliczamy do nich na przykład opiekę zdrowotną lub pracowniczy program emerytalny. Oczywiście pracownik powinien zdecydować o przystąpieniu do każdego z nich, ale oferta jest powszechna, a warunki podobne dla wszystkich zatrudnionych. Znakomita większość pracowników korzysta z tych świadczeń w momencie spełnienia warunku stażu pracy. Drugi filar to świadczenia kafeteryjne. Pracodawca określa budżet kwotowy w ramach, którego pracownicy mogą dokonywać wyboru za pośrednictwem platformy internetowej zewnętrznego operatora świadczeń. Oferowany program umożliwia pracownikom wybór świadczeń w ramach różnych rodzajów: wypoczynek (wycieczki zagraniczne, pobyt wypoczynkowy w Polsce, wyjazdy weekendowe), rekreacja (baseny, aquaparki, pobyty w spa), kultura (bilety do kina, teatru, koncerty, inne wydarzenia artystyczne), atrakcje sportowe (wejściówki i karty sportowe), kursy językowe, kupony rabatowe do sieci handlowych, sklepów internetowych, atrakcje dla dzieci (pobyty w centrach zabaw, parkach zabawy, wyjazdy kolonijne). Elastyczna oferta Taka oferta jest ceniona przez pracowników, ponieważ zapewnia pełną elastyczność. Każdy może znaleźć dla siebie lub rodziny coś interesującego. Ponadto wartość poszczególnych jej elementów jest konkurencyjna cenowo, ponieważ operator świadczeń zapewnia hurtowe ceny, niedostępne na rynku dla indywidualnego pracownika. Tak skonstruowany pakiet umożliwia pracownikowi wybór wynikający z jego zmieniających się preferencji w życiu prywatnym (singiel, rodzina z dziećmi itd.). Ponadto pracownicy mogą zgłaszać swoje pomysły na świadczenia lub też dodatkowe lokalizacje, gdzie będą korzystać ze świadczeń (pobliski klub, nowe kino w okolicy). Poza kuponami rabatowymi najbardziej atrakcyjne świadczenia to: wypoczynek w Polsce i za granicą, bilety do kina oraz karty sportowe. Pracownicy chwalą sobie możliwość decydowania o rodzaju wybieranego świadczenia praktycznie w każdym momencie. Dostęp do platformy mobilnej mają przez 24 h. Umożliwia im to np. wygenerowanie biletu elektronicznego podczas stania w kolejce do kina. Ważnym elementem systemu kafeteryjnego jest możliwość finansowania świadczeń przez pracownika z własnej kieszeni. W sytuacji, kiedy fundusz oferowany przez pracodawcę nie wystarcza na wymarzony wyjazd, pracownik może w prosty sposób dofinansować na platformie planowany zakup świadczenia. Dodatkowym atutem podobnych rozwiązań na rynku, cenionym przez pracowników jest efektywność podatkowa. Jeżeli firma zdecyduje się dofinansowywać program z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla pracowników, to niektóre świadczenia są neutralne podatkowo zgodnie z ustawą o podatku od osób fizycznych oraz nie są podstawą składki ZUS. W pozostałych przypadkach pracownicy powinni płacić PIT od oferowanych świadczeń. Autor jest menedżerem w Zespole Wynagrodzeń i Kosztów Pracy, Departament Zarządzania Personelem i Efektywności, PKO Bank Polski

2 23 Podatek od prezentu zależy od źródła finansowania Pracodawca, który w związku ze zbliżającymi się mikołajkami, Bożym Narodzeniem lub końcem roku planuje dać pracownikom prezent, powinien dobrze wybrać podarek oraz źródło jego finansowania. Od tego bowiem będą zależały skutki podatkowe zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracownika. Adam Stułka Przepisy podatkowe nakazują zastanowienie się nad tym, jaki prezent pracownikowi dać oraz z jakich środków za niego zapłacić, aby nie generował on dodatkowego obciążenia podatkowego zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracownika. Po pierwsze, skutki podatkowe prezentu zależą od źródła jego sfinansowania. Po drugie, mogą one być różne w zależności od rodzaju przekazywanego prezentu. Pochodzenie pieniędzy determinuje rozliczenie podatku W przypadku, gdy zakup prezentów jest sfinansowany ze środków obrotowych, wydatki na ten cel jako tzw. wydatki pracownicze (tzn. ponoszone przez pracodawców na rzecz pracowników w związku z istniejącym pomiędzy nimi stosunkiem pracy) podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy na zasadach ogólnych. Jednocześnie wartość prezentu zakupionego ze środków obrotowych pracodawcy będzie stanowić dla pracownika dodatkowy przychód podatkowy, a w konsekwencji będzie powodować, że pracodawca powinien uwzględnić tę wartość przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Sprawa wygląda inaczej, gdy pracodawca postanowi zapłacić za prezenty dla pracowników z funduszu socjalnego. W takim przypadku będzie on musiał pamiętać o ważnej zasadzie, a mianowicie wartość prezentu przydzielona zatrudnionej w firmie osobie musi zostać ustalona na podstawie kryterium socjalnego, np. sytuacji finansowej w rodzinie. Nie można wszystkim pracownikom podarować prezentu o jednakowej wartości, np. 200 zł. Wówczas bowiem nie są spełnione warunki określone w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Wydatki związane z zakupem prezentów ze środków funduszowych nie będą dla pracodawcy kosztem podatkowym (tym są bowiem same odpisy dokonywane na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych). Z kolei na gruncie podatku dochodowego od osób fizycznych zastosowanie może mieć w tym zakresie zwolnienie z opodatkowania. Zgodnie z przepisami wolna od podatku jest bowiem wartość otrzymanych przez pracownika pieniężnych i rzeczowych świadczeń sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku 380 złotych. Kupujesz za środki z funduszu uważaj na rodzaj prezentu W przypadku prezentów sfinansowanych ze środków obrotowych na skutki podatkowe nie wpływa zasadniczo rodzaj przekazywanego prezentu. Natomiast w przypadku prezentów kupowanych ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych omawiane zwolnienie z podatku dochodowego od osób fizycznych nie dotyczy bonów, talonów i innych znaków uprawniających do wymiany na towar lub usługi. A zatem, gdy pracownik otrzyma bon czy talon sfinansowany z funduszu zwolnienie z podatku nie będzie mieć zastosowania i po stronie pracownika powstanie dodatkowy podatek do zapłaty. Ale jeżeli pracodawca wybierze np. kartę przedpłaconą zwolnienie wchodzi w grę. Potwierdzają to organy podatkowe w wydawanych interpretacjach. Przykładowo, dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 28 maja 2014 r. (nr IBPBII/1/ /14/ASz) wyjaśnił, że wydawana pracownikom karta przedpłacona jest środkiem płatniczym. Stąd też otrzymane przez pracowników świadczenie w postaci karty przedpłaconej będzie korzystać ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym 380 zł pod warunkiem, że istotnie świadczenie to jest realizowane w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Przy spełnieniu tych warunków pracodawca nie będzie zobowiązany do uwzględnienia (dodania) wartości karty do przychodów pracownika przy obliczaniu i poborze zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Autor jest menedżerem w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO Reklama Podaruj Pracownikom przyjemność wyboru prezentu NA ŚWIĘTA Postaw na sprawdzone rozwiązanie, daj się zaskoczyć jakością obsługi Edenred 96% Klientów twierdzi, że jest bardzo zadowolona / zadowolona z obsługi oraz rekomenduje współpracę z Edenred (badanie satysfakcji Klientów Edenred 2014) Kompleksowo wspieramy działy HR, doradzamy oraz upraszczamy administrację i dystrybucję świadczenia Zawsze więcej dla pracownika wraz z kartą pakiet zniżek do supermarketów, sklepów odzieżowych, AGD-RTV i innych NOWOŚĆ Zamiast tradycyjnych paczek sprawdź karty podarunkowe dla dzieci Karty podarunkowe finansowane z ZFŚS zwolnione są z pdof do 380 zł Zamów online LUB Zadzwoń do doradcy

3 24 Etyka zawodowa w relacjach pracownika z pracodawcą Pracodawcy i pracownicy niekiedy różnie rozumieją pojęcie etycznego postępowania wobec siebie nawzajem. Wiąże się to głównie z rozmaitymi oczekiwaniami z obu stron. Hierarchia biznesowa w firmach w pewien sposób narzuca formę funkcjonowania w stosunkach między zatrudnionym a zatrudniającym. Agnieszka Karolak Obie grupy zobowiązane są do przestrzegania przepisów zawartych w Kodeksie pracy. Ten z kolei odzwierciedla normy moralne jakie funkcjonują w społeczeństwie. A jak to bywa z przepisami są one przestrzegane z dwóch powodów. Albo jeżeli wierzymy w ich zasadność zwiększy się ich wydajność co przełoży się na zysk firmy. Właśnie kwestia zaangażowania pracownika staje się obecnie najważniejszą potrzebą i zmienną mającą wpływ na funkcjonowanie i zyski firm, a także wokół tej kwestii prowadzi się sporo badań, których wyniki jednoznacznie wskazują: zaangażowany pracownik to dobry pracownik. Również koncepcja zdrowej organizacji zakłada, że w nietoksycznym środowisku pracy, w którym panują jasne zasady współpracy wewnątrz firmy i z otoczeniem, a nadrzędną wartością jest wzajemna uczciwość pracodawcy wobec pracownika i odwrotnie, pracownicy bardziej angażują się w jej działanie. Istnieją również badania wskazujące, że wewnętrzne kodeksy etyczne nie mają przełożenia na satysfakcję pracowników i zyski firm, natomiast coraz powszechniejszy staje się pogląd, że wewnętrzne kodeksy etyczne pozwalają na kontrolowanie przełożonych i pracowników pod ką- efektywnie i przynosić zyski. Kluczem znowu jest zaangażowanie pracownika. Standardy etyczne budowane są tu od dołu tworzą je osoby współpracujące ze sobą. Standardy etyczne dotyczą zazwyczaj: sposobu komunikowania się ze sobą, szczególnie w sytuacjach trudnych, wyjątkowych (indywidualnie i na forum); sposobu przekazywania informacji zwrotnych o wykonywanej pracy (także raporty pracowników o statusie załatwiania przez nich spraw); wzajemnych wymagań i oczekiwań (co do nakładu pracy, sprawności i efektywności działania); wzajemnej uczciwości (dbanie przez pracowników o interes firmy, a nie tylko o własne korzyści, ze strony pracodawcy wywiązywanie się ze zobowiązań). Etyczne relacje interpersonalne panujące w fir- Podarunek na święta bez PIT Pracodawcy, którzy podejmują decyzję o prezentach dla pracowników na święta Bożego Narodzenia, powinni wybrać rozwiązanie najbardziej korzystne podatkowo. Jest nim na pewno karta przedpłacona. Anna Derlacka Jeśli zakład pracy zatrudnionym zarówno na umowę o pracę, jak i umowę-zlecenie przekazuje na święta karty przedpłacone, ma prawo uwzględnić ich wartość w kosztach uzyskania przychodów. Zgodnie z obowiązującymi przepisami ustaw o PIT i CIT do kosztów uzyskania przychodów podatnik może zaliczyć wszystkie koszty bezpośrednio i pośrednio związane z przychodami, o ile zostaną prawidłowo udokumentowane, z wyjątkiem kosztów wymienionych w ustawach. Formalne rozliczenie zakupu kart dla pracowników będzie jednak uzależnione od źródła ich finansowania: zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) lub środki obrotowe. (są zinternalizowane), albo ze strachu przed sankcjami za ich przekroczenie. Kiedy więc są przekraczane? Kiedy nie są uwewnętrznione lub gdy kara za przekroczenie nie następuje szybko i za każdym razem. Zapisy kodeksu zakazują dyskryminacji pracowników ze względu na: płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne czy religijne oraz przynależność związkową. Inny artykuł kodeksu mówi o prawie do godziwego wynagrodzenia za pracę, a kolejny o zapewnieniu pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Pracodawca nie może też zabraniać pracownikom zrzeszania się. Kodeks nakazuje także, aby pracodawcy stosowali obiektywne kryteria oceny pracowników oraz wyników ich pracy. Obowiązki pracownika również zapisane są w Kodeksie pracy. Pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. Wewnętrzne kodeksy etyczne Z drugiej strony, wiele firm niezależnie od regulacji prawnych inwestuje w budowanie wewnętrznych kodeksów etycznych, kultur organizacji opartych na wartościach oraz w obszar employer branding, czyli budowanie swojego wizerunku jako pracodawcy. Wynika to z przekonania, że osoby pracujące w dobrych warunkach, będą wykonywały swoją pracę z większym zaangażowaniem, a tym samym w rezultacie tem przestrzegania norm etycznych. Przepisy i sankcje, jakie się z nimi wiążą, pełnią funkcję zniechęcającą do zachowań nieetycznych. Pracownik Badania prowadzone przez różne instytucje od lat wskazują na czynniki związane z etyką zawodową, które ważne są z perspektywy pracownika. Zdaniem wielu autorów są to: sprawiedliwa płaca, równe traktowanie kobiet i mężczyzn, równe traktowanie przez przełożonego, sprawiedliwe obłożenie obowiązkami, jasne i sprawiedliwe procedury oceny pracownika, równe szanse rozwoju zawodowego, sprawiedliwy podział nagród, równe szanse awansu, dobre relacje ze współpracownikami i brak cech/znamion mobbingu (Cieślikowska, Pieczewski, 2013). Relacje interpersonalne Nie istnieje jeden wzorzec, w którym byłyby spisane normy etyczne w relacjach pracowniczych. Zastosowanie mają tu zazwyczaj normy społeczne oraz te wytworzone w ramach kultury danej organizacji. Są firmy, w których mały dystans władzy skutkuje bliskimi relacjami przełożonych z pracownikami oraz takie, gdzie w ogóle nie pojawiają się osobiste relacje. Co ciekawe, pojawiają się także organizacje, w których ludzie kontaktują się ze sobą jedynie przez e, a kontakt bezpośredni nie istnieje. Nie są one zazwyczaj budowane w oparciu o hierarchię, ale o kompetencje i doświadczenie w wykonywaniu zadań. I okazuje się, że takie organizacje również mogą działać mie związane są z wartościami panującymi w firmie, lecz w znaczący sposób zależą od cech osobowości i konkretnych umiejętności związanych z komunikacją, a także kulturą osobistą pracowników. A te z kolei mogą być kształtowane i modyfikowane u pracowników poprzez udział w różnych działaniach prowadzonych przez firmy pod tym kątem (konferencje, szkolenia, imprezy itp.). Weryfikowanie Z jakich źródeł firmy mogą uzyskać informacje o tym, czy normy etyczne są respektowane zarówno przez przełożonych, jak i pracowników, a także wobec klientów? Możliwe jest analizowanie informacji z: badań satysfakcji pracowników; ocen okresowych (w tym w szczególności oceny 360 st.); badań kultury firmy; badań zdrowia organizacji; badań zachowań pracowników (typu Mystery Shopping; oceny dokonywane przez klientów); gier szkoleniowych nowego narzędzia weryfikującego respektowanie zasad. Gry z zasady skonstruowane są w taki sposób, że w trakcie rozgrywki obowiązują jasne reguły. Istnieją firmy, w których pracownicy ściśle stosują się do zasad gier. Obserwowaliśmy również takie rozgrywki, kiedy pracownicy otwarcie wyrażali dumę z powodu złamania zasad i oszukania innych rozgrywających. Autorka jest dyrektorką ds. szkoleń AkademiiGier.com Fundusz socjalny Gdy pracodawca zdecyduje się ufundować prezenty dla pracowników ze środków funduszu socjalnego, będzie musiał pamiętać o podstawowej zasadzie: wartość kart przydzielona zatrudnionej w firmie osobie musi zostać ustalona na podstawie kryterium socjalnego, np. sytuacji finansowej w rodzinie. Nie można wszystkim pracownikom podarować kart na święta o jednakowej wartości. Gdyby tak się stało, fiskus w przypadku kontroli zakwestionuje taki wydatek i każe go opodatkować jako przychód ze stosunku pracy, nawet jeśli będzie się on mieścił w ustawowym limicie 380 zł. Środki obrotowe W przypadku wydatków finansowanych ze środków obrotowych każda wydana z nich suma będzie kosztem podatkowym, jeśli zostaną spełnione ustawowe warunki. Ustawodawca podatkowy pozwala zaliczyć wydatek do kosztów, jeśli: ma on związek z przychodem lub zabezpieczeniem źródła przychodu, zostanie faktycznie poniesiony i jest właściwie udokumentowany. Podarunek bez PIT Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT wolna od podatku jest wartość otrzymanych przez pracownika pieniężnych i rzeczowych świadczeń sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym 380 zł. Zwolnienie nie dotyczy bonów, talonów i innych znaków uprawniających do wymiany na towar lub usługi. Karty przedpłacone są zaś formą świadczenia pieniężnego uprawniającego do ulgi w PIT. Autorka jest dyrektorem finansowym w firmie Edenred Polska

4 25 Zgodnie z teorią potrzeb Maslowa, aby wynagrodzenie zasadnicze przestało odgrywać kluczową rolę w motywacji pracowników, powinno zaspokoić się ich podstawowe potrzeby. Mówiąc prościej, kiedy zarobki gwarantują godne życie i pozwalają nie martwić się o przysłowiowe czy starczy do pierwszego, ważną funkcję zaczynają pełnić potrzeby wyższego rzędu. Marcin Zabrzański Wśród nich wymienić można np. poczucie przynależności, szacunku i uznania oraz spełnienie połączone z samorealizacją wyrażająca, się w dążeniu do rozwoju swoich możliwości. To podstawa do budowania zaangażowania pracowników, a tym samym zgranego i sprawie funkcjonującego zespołu. Od razu warto pozbyć się złudzeń i należy głośno powiedzieć, że przeniesienie tej uniwersalnej teorii na realia firmy oraz stworzenie odpowiedniego miejsca pracy jest trudnym wyzwaniem stojącym przed pracodawcami. Istotne jest zaufanie do swoich pracowników, stawianie na ich rozwój oraz stworzenie im takich warunków pracy, by mogli rozwinąć skrzydła. Szczególnie w przypadku coraz liczniej reprezentowanego w miejscach pracy tzw. pokolenia Y możliwości szybkiego rozwoju, nauki nowych umiejętności oraz dobra atmosfera w pracy ma kluczowe znaczenie. To właśnie w takich warunkach pracownicy mogą sami się motywować do rozwoju. Kultura otwartych drzwi Rozwojowi zaangażowania pracowników pomaga także kultura otwartych drzwi. Dzięki takiemu podejściu do komunikacji interpersonalnej pracownik każdego szczebla może bezpośrednio zwrócić się do każdego w firmie, również kadry zarządzającej. Pozwala to na stymulowanie kreatywności zespołu. Podobna kultura w miejscu pracy promuje otwartość pracowników na kontakt z przełożonymi i sprawia, że pojedyncze zespoły oddelegowane do różnych zadań mogą bezproblemowo budować znacznie większą jednostkę, jaką jest całe przedsiębiorstwo. Aby pracownicy czuli się bezpiecznie Otwartość nieodłącznie związana jest z transparentnością. Ideałem jest stworzenie sytuacji, w której współpracownicy nie boją się dzielić swoimi wątpliwościami, trudnościami, jakie spotykają w codziennej pracy. Właśnie do takiej postawy powinni zachęcać ich przełożeni, by pracownicy czuli się bezpieczni, rozumiani, a ich wysiłki były doceniane. Komfort psychiczny, który wtedy towarzyszy ludziom, powoduje, że chętnie podejmują coraz odważniejsze, ale przemyślane decyzje, biorą odpowiedzialność, a tym samym doskonale rozwijają swoje kompetencje. W czasie budowania kultury zaangażowania warto zainwestować czas i kreatywność w szukanie rozwiązań wychodzących naprzeciw pracownikom. Przykładem może być wspominane już pokolenie Y i ich naturalna potrzebna komunikacji, która w znacznej mierze odnosi się do świata online. W naszej firmie szczególnie dużą popularnością cieszą się interaktywne platformy ułatwiające współpracę. Dzięki tego typu portalom jesteśmy w stanie nie tylko swobodnie wymieniać się informacjami czy pracować na tych samych ulokowanych w wirtualnej chmurze plikach, lecz także przejść na bardziej nieformalną stopę komunikacji, podzielić się krótkim komentarzem na temat Reklama Jak efektywnie budować kulturę zaangażowania pracowników? spędzonego weekendu czy nowinki technicznej, o której słyszeliśmy. Oczywiście wszystkie systemy, o których mowa, są w stałej fazie rozwoju i na pewno nie są doskonałe. Niewątpliwie jednak organizacje podążają we właściwym kierunku, biorąc pod uwagę naturalne potrzeby pracowników oraz główne założenia psychologii społecznej przy konstruowaniu podobnych rozwiązań komunikacyjnych.

5 26 Na etapie zatrudnienia dobry system motywacyjny pomaga w zwiększaniu lojalności osób zatrudnionych i może tym samym wpływać na ich poziom zaangażowania w sprawy przedsiębiorstwa, co może bezpośrednio przekładać się także na ich efektywność w pracy. A właśnie o to przecież pracodawcom chodzi. Pozapłacowe świadczenia nadal atrakcyjne Służbowy samochód i telefon, bilet do kina, a może konsultacja z trenerem personalnym lub specjalna platforma z benefitami do wyboru dziś firmy mogą proponować swoim pracownikom cały wachlarz różnego rodzaju pozapłacowych świadczeń. Oferują je już nie tylko zagraniczne korporacje, lecz też małe i średnie przedsiębiorstwa. Tego typu dodatki mogą okazać się skutecznym sposobem na budowanie zaangażowania i zwiększanie efektywności zespołu. Magdalena Wajsgerber-Ratajek Statystyki wskazują, że nawet co trzeci pracownik w Polsce zmaga się ze spadkiem motywacji do pracy. Tymczasem nie ulega wątpliwości, że kapitał ludzki to jeden z najważniejszych czynników, który wpływa na zwiększanie przewagi konkurencyjnej firmy. Dlatego tak ważne jest, by pracodawcy zdawali sobie sprawę z tego, że ich rola nie kończy się na zapewnianiu odpowiednich warunków pracy i egzekwowaniu realizacji obowiązków. Istotną rolą jest również dbanie o morale zespołu. W jaki sposób je podnieść? Sprawdzonych pomysłów jest co najmniej kilka, a jednym z nich są właśnie dodatkowe świadczenia dla zatrudnionych. System kafeteryjny to nowoczesne narzędzie do efektywnego wykorzystania budżetu ZFŚS bez dodatkowych kosztów dla firmy Dobrze zbudowany system kafeteryjny to kompleksowe rozwiązanie do zarządzania świadczeniami pozapłacowymi finansowanymi z budżetu ZFŚS. Firma nie musi ponosić dodatkowych stałych kosztów miesięcznych, aby w nowoczesny sposób zarządzać ZFŚS. Wystarczy, że do systemu kafeteryjnego zostanie przekazany odpowiedni budżet, a samo użytkowanie będzie bezkosztowe. Łukasz Bartoszewicz Dobrze zbudowany system kafeteryjny to kompleksowe rozwiązanie do zarządzania świadczeniami pozapłacowymi finansowanymi z budżetu ZFŚS. Firma nie musi ponosić dodatkowych stałych kosztów miesięcznych, aby w nowoczesny sposób zarządzać ZFŚS. Wystarczy, że do systemu kafeteryjnego zostanie przekazany odpowiedni budżet, Benefity rosną w siłę Zarówno podejście do samej roli pozapłacowych benefitów, jak i kwoty przeznaczane na ten cel przez pracodawców zmieniły się na przestrzeni lat. Dane wskazują, że ich znaczenie jest coraz większe, co potwierdzają wyniki najnowszych badań ARC Rynek i Opinia, zgodnie z którymi kwoty przeznaczane na wszystkie tego typu świadczenia rosną obecnie jest to średnio 726 zł rocznie, a więc o 17 zł więcej niż w 2013 r. Im większa firma, tym więcej środków na ten cel przeznacza, a także proponuje większą różnorodność dodatków. Również sama oferta świadczeń pozapłacowych ewoluuje. Minęły już bowiem czasy, kiedy pracownicy cieszyli się z każdego benefitu poza pensją. Dlatego dziś wyzwaniem jest tworzenie pakietów motywacyjnych, które będą odpowiadać na oczekiwania zatrudnionych, umożliwiając im realizowanie się zarówno w sferze zawodowej, jak i osobistej. Motywatory pracowników Jeszcze kilka lat temu na topie były przede wszystkim bożonarodzeniowe i wielkanocne podarunki, dofinansowywanie posiłków czy wakacyjnych wyjazdów, preferencyjne pożyczki, finansowanie szkoleń czy kursów językowych, a do tego służbowy telefon, komputer lub samochód do dyspozycji pracownika. Dziś co prawda tego typu benefity nadal cieszą się dużą popularnością, ale pracodawcy coraz częściej sięgają też po ich inne formy, na przykład takie związane z czasem wolnym bilety na imprezy kulturalne czy karnety do klubów sportowych. a samo użytkowanie będzie bezkosztowe. Choć zaledwie 7 proc. firm w Polsce korzysta z systemów kafeteryjnych, to przyszłość zarządzania ZFŚS jest związana właśnie z takimi rozwiązaniami. Skąd pewność, że w takim kierunku będą podążały działy HR? Otóż jedynie systemowe rozwiązania pozwalają na pełną kontrolę kosztów świadczeń finansowanych z ZFŚS, badanie efektywności i odejście od formularza Excell jako narzędzia do raportowania realizacji świadczeń. Duże znaczenie ma również wpływ systemów kafeteryjnych na niższe koszty zarządzania świadczeniami pozapłacowymi. Po stronie dostawcy rozwiązania jest poszukiwanie wiarygodnych partnerów, negocjowanie warunków współpracy i podpisywanie umów. W najnowocześniejszych rozwiązaniach wykorzystywane są kody elektroniczne uprawniające pracownika do korzystania ze świadczenia, np. do wejścia do kina, co oznacza, że firma oszczędza na kosztach dystrybucji świadczeń. Kolejną oszczędnoscią jest koszt (często nie uwzględniany i trudny do oszacowania) obsługi help- -desku oraz reklamacji składanych przez pracowników, który leży całkowicie po stronie dostawcy systemu kafeteryjnego. Zdarzają się również upominki mniej oczywiste, jak na przykład ufundowanie zabiegu w spa czy masażu, a nawet konsultacji z dietetykiem. Sami pracownicy często wskazują, że dostęp do takiej rekreacyjnej oferty to dla nich duże ułatwienie w zachowywaniu równowagi między pracą a życiem osobistym. Cały czas poszerza się także gama świadczeń związanych ze zdrowiem firmy proponują na przykład dodatkowe ubezpieczenia czy dostęp do prywatnej opieki medycznej. To Ty decydujesz Coraz silniejszym trendem jest dążenie do personalizacji i jak najlepszego dopasowania oferty pozapłacowych dodatków do potrzeb pracowników. Z tego powodu rośnie liczba pracodawców, którzy decydują się na korzystanie ze specjalnych platform pozwalających na indywidualne zarządzanie benefitami. W ramach takiej platformy tworzy się pewien katalog dostępnych świadczeń, z którego pracownicy mogą wybierać poruszając się w ramach odgórnie określonych limitów. W ten sposób nie tylko daje się im większą swobodę, lecz także można badać, jakie benefity cieszą się największą popularnością. fot: fotolia Do wyboru, do koloru i trochę więcej Systemy kafeteryjne do zarządzania ZFŚS wyróżniają się szeroką ofertą świadczeń dostępnych dla pracowników. Dzięki temu odpowiadają na zróżnicowane potrzeby Pracowników, należących często do różnych pokoleń o odmiennych potrzebach, zapewniając każdemu wybór takich benefitów, które najlepiej zaspokajają jego indywidualne oczekiwania. Najlepsze rozwiązania tego typu integrują wszystkie benefity w firmie, tzn. świadczenia jednorazowe finansowane z ZFŚS (np. turystyczne pakiety weekendowe, bilety i karnety z zakresu sportu i rekreacji, bilety do kina i na wydarzenia kulturalne) oraz świadczenia abonamentowe (np. opiekę medyczną, karty sportowe). W konsekwencji świadczenia pozapłacowe zostają uporządkowane, a zarządzanie nimi staje się mniej pracochłonne. Te cechy systemów kafeteryjnych powodują, że wszystkie firmy bez względu na wielkość coraz częściej wybierają formułę systemu do zarządzania ZFŚS. MSP stawiają na świadczenia Inny warty zauważenia trend na rynku świadczeń pozapłacowych to coraz większe zainteresowanie nimi ze strony firm z sektora MSP. To bardzo ważne w kontekście przemian zachodzących na rynku pracy staje się on bowiem rynkiem pracownika, o którego to pracodawcy różnymi sposobami zabiegają. Co prawda mniejszych przedsiębiorstw nie stać zwykle na tworzenie skomplikowanych systemów motywacyjnych, ale w ich zasięgu są na przykład wspomniane abonamenty medyczne, ubezpieczenia czy karnety sportowe. W ten sposób można zapewnić podwładnym większe poczucie bezpieczeństwa i pokazać, że firma troszczy się o ich potrzeby. Tym pozyskasz pracownika Rozbudowany pakiet socjalny może być również kartą przetargową przy pozyskiwaniu pracowników. Kandydat mając do wyboru firmy o zbliżonej ofercie, może w drugiej kolejności zwrócić uwagę na wartości dodane, jakie oferuje mu przyszły pracodawca i wybrać to miejsce, gdzie jego zdaniem zyska więcej. Pozapłacowe systemy motywacyjne mogą już na poziomie emisji ogłoszenia wpłynąć na większe zainteresowanie ofertą pracy. Jedna z nowo powstałych firm na polskim rynku postanowiła właśnie już na poziomie oferty wspominać o wszystkich dodatkach, jak np. organizacja darmowego transportu do miejsca pracy w promieniu kilkudziesięciu kilometrów oraz wysokie dopłaty do posiłków w pracy. Dzięki temu pracodawca miał szansę zyskać popularność i o wiele większe zainteresowanie swoją ofertą. Na etapie zatrudnienia dobry system motywacyjny pomaga również w zwiększaniu lojalności osób zatrudnionych i może tym samym wpływać na ich poziom zaangażowania w sprawy przedsiębiorstwa, co może bezpośrednio przekładać się także na ich efektywność w pracy. A właśnie o to przecież pracodawcom chodzi. Autorka jest ekspertem Agencji Rekrutacyjnej GP People Sprawiedliwe rozwiązanie Systemy kafeteryjne są uznawane za sprawiedliwy sposób dystrybucji świadczeń pozapłacowych w firmie. Pomagają ustalić jednolite kryteria przyznawania środków ZFŚS pracownikom firmy w oparciu o kryterium socjalne. Zmniejszają także różnice w dostępności świadczeń poprzez możliwość realizacji benefitów na terenie całego kraju, dzięki czemu każdy pracownik ma podobny dostęp do świadczeń niezależnie od lokalizacji. Podsumowując Kafeteria pozwala zbudować atrakcyjny system benefitów, opierając się na dotychczasowym budżecie ZFŚS. Wpływa też na lepsze postrzeganie firmy na rynku pracy. Pomaga w procesie rekrutacji i pozytywnie wpływa na retencję pracowników. Odpowiedni wybór dostępnych świadczeń w firmie pomaga zapewnić równowagę pomiędzy pracą i życiem rodzinnym (work-life balance). System kafeteryjny to nowoczesne narzędzie do realizacji celów ZFŚS w każdej firmie niezależnie od jej wielkości. Autor jest członkiem zarządu ds. sprzedaży i marketingu w firmie MyBenefit Sp. z o.o.