SZYBKI START Datapolis Process System v

Transkrypt

1 Datapolis.com, ul Wiktorska 63, Warszawa tel. (+48 22) ; fax. ( ) , SZYBKI START Datapolis Process System v Ostatnia aktualizacja: 10 czerwca 2015 Dziękujemy za wybór aplikacji Datapolis Process System Wstęp Czym jest Datapolis Process System? Dla kogo przeznaczony jest Datapolis Process System? Zapoznaj się z samouczkami Zaczynamy tworzyć przepływy pracy! Zanim zaczniesz kwestie uprawnień Tworzenie przepływu listowego Tworzenie przepływu listowego Tworzenie przepływów dla witryny Tworzenie przepływów wielokrotnego użytku oraz do wielokrotnego użytku globalnego Nazywanie i dodawanie przepływu do rozwiązania Edytor Graficzny (Designer) Dodawanie stanów Dodawanie akcji Dodawanie decyzji Aktywności Zmienne Formularze uruchamiania akcji Formularze uruchamiania przepływu Odnośniki i funkcje Uprawnienia Warunki uruchamiania akcji Samowyzwalacze Procedury Właściwości przepływu pracy Kolejność akcji i ikony Walidacja przepływu pracy Wielkość i wydajność Zaawansowana edycja przepływu pracy Zapisywanie przepływu pracy Wdrożenie przepływu pracy Historia definicji przepływu pracy Aplikacje Udostępnianie przepływu jako aplikacji Aplikacje prywatne Używanie Aplikacji w przepływie Warunki uruchomienia aplikacji Użytkowanie aplikacji i historia Jak korzystać z Datapolis Process System? Przepływy listowe Kolumny przepływu pracy Menu kontekstowe elementu... 69

2 3.1.3 Formularz uruchamiania akcji Zbiorowe uruchomienie akcji Historia przepływu pracy Przepływy dla witryny Przepływy wielokrotnego użytku Web Part Zadania Zastępstwa Moduł raportowania GetUserActions GetStartedWorkflows GetLaunchedActions Rozwiązania i Aplikacje Datapolis Wstęp do Rozwiązań i Applikacji Tworzenie Rozwiązań i Aplikacji Tworzenie nowych rozwiązań i aplikacji Tworzenie rozwiązań z szablonów Użycie Aplikacji Administracja Datapolis Process System Aktywacja DPS dla aplikacji sieci Web Lista wdrożonych przepływów pracy Datapolis Poziomy logowania Ikony akcji Uprawnienia do edycji przepływów Datapolis Zarządzanie rozwiązaniami Datapolis Zarządzanie szablonami rozwiązań Datapolis Monitor Wydajności Ustawienia Systemowe Zarządzanie zastępstwami Datapolis Column Protector Wstęp do Datapolis Column Protector Czemu służy Datapolis Column Protector Relacje do uprawnień definiowanych w przepływie Ustawienia Aktywacja funkcji Konfiguracja Ograniczenia Włączanie Datapolis Column Protector 2013 dla typu zawartości Konfigurowanie uprawnień dla kolumn Dobre praktyki Rozwiązywanie problemów Znane błędy strona 2 z 114

3 Datapolis Process System nieustannie się rozwija. Podczas gdy jego podstawowe funkcjonalności są już gotowe i działają poprawnie, to z każdą nową wersją dodajemy nowe, bardziej atrakcyjne funkcje. Zapraszamy do zarejestrowania się na stronie aby móc śledzić najnowsze wydania naszej aplikacji. Rejestracja umożliwi również dostęp do dodatkowych materiałów na temat Datapolis Process System oraz do naszych witryn demonstracyjnych, gdzie możliwe jest przetestowanie produktu on-line. Przed zainstalowaniem produktu zalecamy zapoznanie się z instrukcją instalacji. Jeżeli masz jakiekolwiek problemy z instalacją lub potrzebujesz pomocy na temat którejś z funkcjonalności, skontaktuj się z nami: Jeżeli jesteś programistą, możesz szybko zacząć tworzyć swoje własne aktywności, funkcje, kontrolki oraz skomunikować własne oprogramowanie z Datapolis Process System. Pobierz SDK, który otrzymasz kontaktując się z nami. Jeżeli jesteś zainteresowany zakupem Datapolis Process System sprawdź dostępne licencje tu Dziękujemy za wybór aplikacji Datapolis Process System Mamy nadzieję, że nasz produkt okaże się dla Państwa użyteczny. Jeżeli mają Państwo jakiekolwiek komentarze lub pytania z nim związane, prosimy o kontakt kanałami wyszczególnionymi w sekcji Rozwiązywanie problemów. Prosimy o poświęcenie pewnego czasu na przeczytanie niniejszej instrukcji, która ułatwi Państwu pełne wykorzystanie funkcjonalności naszego produktu. W strefie klienta na witrynie w Moje produkty jest sekcja Datapolis Process System, w której znajduje się link Stwórz licencję demonstracyjną Datapolis Process System. Wykorzystaj przycisk do wygenerowania 30-dniowej licencji demonstracyjnej, jeżeli numer twojej zainstalowanej wersji produktu jest większy lub równy 4.2.x.x. Dla Datapolis Process System lub Workbox w wersji mniejszej niż 4.2.x.x 30-dniowa licencja demonstracyjna jest domyślnie aktywna od chwili instalacji produktu. Licencję demonstracyjną możesz wygenerować tylko jeden raz i użyć ją można też tylko na jednym środowisku. Aby móc używać aplikacji po okresie 30 dni należy zakupić i aktywować nową licencję. Wersja próbna posiada wszystkie funkcjonalności wersji Enterprise. Aby móc używać produktu po upływie okresu próbnego, należy zakupić licencję. Zakupu można dokonać na stronie Więcej informacji o licencjonowaniu można znaleźć w instrukcji instalacji w rozdziale Licencjonowanie. Instrukcja instalacji znajduje się w tym samym katalogu, co niniejszy przewodnik. Jeżeli mają państwo problemy z działaniem naszego produktu, prosimy skorzystać ze wskazówek zawartych w części Rozwiązywanie problemów niniejszej instrukcji. strona 3 z 114

4 1 Wstęp 1.1 Czym jest Datapolis Process System? Datapolis Process System jest zaawansowaną platformą służącą do tworzenia i zarządzania procesami biznesowymi. Znakomicie nadaje się do modelowania zarówno prostych obiegów dokumentów (jak obieg faktur, wnioski urlopowe, rozliczanie delegacji itp.), jak i do budowania złożonych procesów biznesowych, opartych o systemy informatyczne firmy. 1.2 Dla kogo przeznaczony jest Datapolis Process System? Datapolis Process System jest narzędziem dla osób znających i kształtujących procesy w firmie: dla menadżerów i analityków biznesowych. Jego obsługa nie wymaga znajomości zaawansowanych zagadnień informatycznych. 1.3 Zapoznaj się z samouczkami Na stronach znajdują się filmy demonstracyjne, prezentujące funkcjonalności Datapolis Process System i pokazujące, w jaki sposób można tworzyć przepływy pracy. Zachęcamy zapoznanie się z nimi. Prezentacje są w języku angielskim. strona 4 z 114

5 2 Zaczynamy tworzyć przepływy pracy! 2.1 Zanim zaczniesz kwestie uprawnień Aby móc w pełni używać przepływów Datapolis, użytkownik musi posiadać w SharePoincie pewne uprawnienia. Poniżej znajdują się informacje dotyczące minimalnych uprawnień wymaganych do wykonywania konkretnych zadań z zarządzaniem przepływami i ich bieżącym wykorzystaniem. Do tworzenia nowych przepływów listowych konieczne jest posiadanie przez użytkownika uprawnień: Zarządzanie listami i Wyświetlanie stron aplikacji. Do tworzenia przepływów dla witryny, wielokrotnego użytku oraz do wielokrotnego użytku globalnego niezbędne jest posiadanie na witrynie, na której przepływ ma zostać stworzony, następujących uprawnień: Zarządzanie uprawnieniami, Zarządzanie witryną sieci Web oraz Wyświetlanie stron aplikacji. W przypadku przepływów do wielokrotnego użytku globalnego dotyczy to witryny bazowej kolekcji witryn. Do pełnego wykorzystania odnośników do obiektów sharepointowych i funkcji Datapolis Process System, użytkownik musi posiadać uprawnienie Używanie interfejsów zdalnych oraz odpowiednie prawa dostępu do danego obiektu. Aby móc użyć odnośników do list oraz elementów list, konieczne jest posiadanie uprawnień Zarządzanie listami oraz Edycja elementów. Poniżej znajduje się kilka zestawów uprawnień do zastosowania, aby uzyskać odpowiedni efekt: Zarządzanie listami, Zarządzanie uprawnieniami, Wyświetlanie stron aplikacji, Edycja elementów to umożliwi użytkownikowi tworzenie i uruchamianie przepływów oraz ich akcji (choć ikona Akcje przepływu na wstążce będzie wyszarzona). Zarządzanie listami, Wyświetlanie stron aplikacji, Edycja elementów użytkownik będzie mógł tworzyć i uruchamiać przepływy oraz ich akcje (choć ikona Akcje przepływu na wstążce będzie wyszarzona). Zarządzanie listami, Wyświetlanie stron aplikacji, Wyświetlanie elementów użytkownik będzie mógł tworzyć przepływy i uruchamiać ich akcje (choć ikona Akcje przepływu na wstążce będzie wyszarzona), nie będzie mógł jednak uruchamiać samych przepływów. Ogólnie rzecz ujmując: by użytkownik mógł uruchomić przepływ listowy czy dla witryny, musi posiadać uprawnienie Edycja elementów, natomiast by mógł uruchomić akcję przepływu Wyświetlanie elementów. 2.2 Tworzenie przepływu listowego Tworzenie przepływu pracy przy użyciu Datapolis Process System jest bardzo proste. Przepływy pracy mogą być utworzone na listach i bibliotekach dokumentów SharePointa. Ten rodzaj przepływów to przepływy listowe. Każdy użytkownik mający uprawnienia do administrowania daną listą bądź biblioteką może łatwo, korzystając z graficznego edytora, stworzyć własny przepływ. Przepływy mogą być jednak tworzone również w obrębie witryn, a nie tylko poszczególnych list. Ten rodzaj przepływów to przepływy dla witryny. Ponadto istnieją jeszcze dwa dodatkowe rodzaje przepływów: wielokrotnego użytku oraz do wielokrotnego użytku globalnego. Oba te rodzaje umożliwiają stworzenie przepływów dla wybranych typów zawartości, dając możliwość podpinania definicji jednego przepływu do wielu list. Przepływy strona 5 z 114

6 wielokrotnego użytku mogą być wykorzystywane tylko w obrębie witryny, w której zostały stworzone, natomiast przepływy do wielokrotnego użytku globalnego można wykorzystać w obrębie całej kolekcji witryn Tworzenie przepływu listowego Po zainstalowaniu Datapolis Process System na witrynie programu SharePoint, w ustawieniach każdej z list pojawi się dodatkowa opcja wyboru: Ustawienia Datapolis Process System. Wybierając tę opcję, użytkownik ma możliwość administrowania przepływami pracy zdefiniowanymi dla danej listy. Uwaga: Dla danej listy można zdefiniować wiele przepływów pracy, które mogą być uruchomione jednocześnie. Na stronie zarządzania przepływami znajduje się spis utworzonych przepływów pracy. W celu stworzenia nowego przepływu, należy kliknąć Utwórz przepływ pracy, a następnie podać jego nazwę. Po zaakceptowaniu nazwy otworzy się graficzny edytor przepływów pracy. Uwaga: Nazwy przepływów pracy muszą być unikalne w obrębie witryny programu SharePoint Tworzenie przepływów dla witryny Po zainstalowaniu Datapolis Process System, w menu Akcje witryny pojawiają się dwie nowe opcje: Użyj przepływu witryny oraz Zarządzaj przepływami dla witryny oraz wielokrotnego użytku. strona 6 z 114

7 Aby utworzyć nowy przepływ dla witryny, należy kliknąć opcję Zarządzaj przepływami dla witryny oraz wielokrotnego użytku. Otworzy się wtedy strona administrowania przepływami, na której możliwe jest utworzenie trzech rodzajów przepływów: dla witryny, wielokrotnego użytku oraz, w przypadku głównej witryny kolekcji witryn, do wielokrotnego użytku globalnego. Strona jest podobna do tej używanej do zarządzania przepływami listowymi (patrz rozdz. 2.2). Aby utworzyć nowy przepływ dla witryny, należy kliknąć Utwórz przepływ pracy dla witryny. Budowanie przepływu dla witryny zasadniczo nie różni się od budowania przepływu listowego, choć nie wszystkie rodzaje odnośników dostępnych w obrębie przepływu listowego są dostępne w obrębie przepływu dla witryny. Konkretnie chodzi o następujące odnośniki: Bieżąca lista/biblioteka dokumentów oraz Bieżący element. strona 7 z 114

8 2.2.3 Tworzenie przepływów wielokrotnego użytku oraz do wielokrotnego użytku globalnego Zarówno przepływy wielokrotnego użytku, jak i przepływy do wielokrotnego użytku globalnego tworzone i zarządzane są w ten sam sposób, co przepływy dla witryny. Istotną informacją jest to, że przepływy do wielokrotnego użytku globalnego tworzone mogą być tylko na głównej witrynie kolekcji witryn. Przy tworzeniu przepływów tych dwóch rodzajów konieczne jest określenie typu zawartości, do którego przepływy te mają zostać przypisane. Umożliwia to zawężenie rodzajów obiektów, na których dany przepływ może operować. Możliwe jest albo określenie pojedynczego typu zawartości, albo zdefiniowanie przepływu jednocześnie dla wszystkich typów zawartości, zarówno tych obecnych w chwili tworzenia przepływu oraz tych, które zostaną dodane w przyszłości. Decydując się na skojarzenie przepływu z jednym typem zawartości należy pamiętać o tym, że typy zawartości z niego dziedziczące odziedziczą również przepływ. Podczas budowania przepływu wielokrotnego użytku dla wybranego typu zawartości, w węzłach odnośników: Bieżący element, Bieżąca lista/biblioteka dokumentów -> Element oraz Bieżąca lista/biblioteka dokumentów -> Kolumny listy wyświetlane będą tylko te kolumny, które są dostępne w tym typie zawartości oraz te występujące w każdej liście (np. Tytuł). Stworzenie przepływu dla wszystkich typów zawartości spowoduje w ww. odnośnikach zawężenie dostępnych kolumn tylko do tych, które są wspólne dla wszystkich typów zawartości Nazywanie i dodawanie przepływu do rozwiązania Po wybraniu opcji Utwórz przepływ zostanie otwarta strona, na której będzie można wybrać nazwę dla przepływu oraz rozwiązanie, w którym będzie danych przepływ. strona 8 z 114

9 Przepływ można dodać do Domyślnego Rozwiązania Datapolis, stworzyć nowe rozwiązanie lub wybrać inne wcześniej utworzone. Więcej informacji rozdziale Rozwiązania i Aplikacje Datapolis 2.3 Edytor Graficzny (Designer) Graficzny edytor jest narzędziem służącym do tworzenia przepływów pracy. Za jego pomocą można zamodelować proces, uwzględniając szereg różnych warunków, uprawnień, zautomatyzowanych zadań i innych elementów. Następnie tak utworzony przepływ można wdrożyć na zadaną listę. Przepływy pracy są wprawdzie stosunkowo proste, odzwierciedlają one jednak rzeczywiste procesy, nawet te bardzo złożone. Osoba definiująca proces powinna poznać podstawową terminologię stosowaną w Datapolis Process System i dowiedzieć się, czym są: stan, akcja i uprawnienia. Każdy proces ma swój początek i koniec są to, odpowiednio, punkty wejścia i wyjścia z procesu. Punkty te reprezentowane są na diagramie jako zielone (początek) i czerwone (koniec) koła. Oprócz nich, typowy przepływ zawiera takie elementy, jak: stany, akcje (przejścia między stanami), aktywności (operacje wykonywane podczas przechodzenia pomiędzy stanami) oraz uprawnienia. Po wejściu do graficznego edytora ukazuje się przestrzeń robocza, na której znajdują się jedynie wspomniane stany początkowy i końcowy. Po lewej stronie ekranu ulokowany jest przybornik z narzędziami potrzebnymi do modelowania przepływu i zarządzania nim: strona 9 z 114

10 Dodaj nowy stan przepływu Dodaj nową decyzję Dodaj nową akcję Zarządzanie zmiennymi przepływu pracy Zarządzanie procedurami Zarządzanie aplikacjami Wydrukuj przepływ Sprawdź definicję przepływu pracy Właściwości definicji przepływu pracy Definiowanie przepływu jako aplikacji Zapisz zmiany Zapisz zmiany i asocjuj przepływ z listą Powrót na listę programu SharePoint W lewym-górnym rogu ekranu znajduje się przybornik z rolami, gdzie można definiować nowe i modyfikować istniejące role procesu. W prawym-górnym rogu znajduje się rozwijana lista z opcjami pomocy i wsparcia technicznego: Uwaga: Witryna wsparcia przekierowuje na stronę wsparcia firmy Datapolis, gdzie można poprosić o szkolenie on-line, zapoznać się z listą znanych błędów i ewentualnych rozwiązań do nich, a także zadać twórcom Datapolis Process System pytanie. Za pomocą opcji Zgłoś problem można zaraportować błąd dotyczący działania produktu. Pomoc otwiera okno pomocy Dodawanie stanów Stany są logiczną reprezentacją faz procesu. Bardzo ważne jest zrozumienie istoty stanu, który jest pewną ogólną sytuacją, w jakiej dany obiekt (np. dokument czy element listy) może się znaleźć w bieżącym procesie. Przykładowo wniosek urlopowy może być odrzucony bądź zaakceptowany, zatem strona 10 z 114

11 dwie fazy procesu i, co za tym idzie, stany przepływu zatwierdzania wniosków urlopowych można nazwać jako Wniosek odrzucony i Wniosek zatwierdzony. Aby zdefiniować stan, trzeba klikąć ikonę Dodaj stan na przyborniku. Wskazanie kursorem myszy wolnego miejsca na przestrzeni roboczej spowoduje pojawienie się zarysu projektowanego stanu. Kliknięcie lewym przyciskiem myszy spowoduje umieszczenie nowego stanu w modelu przepływu. Przykład: Załóżmy, że proces składania wniosku będzie składał się z trzech faz: Wypełnienie wniosku, U kierownika i Uzupełnienie wniosku. Na początku procesu wnioskujący wypełnia odpowiedni wniosek (stan Wypełnienie wniosku ), następnie przesyła go do kierownika (stan U kierownika ), który może go zaakceptować, odrzucić (obie możliwości kończą proces) lub skierować do uzupełnienia (stan Uzupełnienie wniosku ). Nowy stan po utworzeniu posiada domyślną nazwę Nowy stan. Aby ją zmienić, konieczna jest modyfikacja właściwości stanu. Kliknij dwukrotnie stan lub kliknij ikonę ołówka, która wyświetli się po najechaniu kursorem myszy na stan. Pozostałe dwie ikony to usunięcie stanu i dodanie akcji. Pojawi się okno edycji właściwości stanu. strona 11 z 114

12 Można tu przeprowadzić następujące czynności: Zmienić nazwę stanu i dodać do niego opis. Zmienić kolor stanu, co uczyni diagram przejrzystszym, szczególnie jeżeli jest on złożony. Nadać uprawnienia do pól elementu listy. Pozwala to kontrolować, kto może jedynie czytać, a kto edytować dane pole w danej fazie procesu (stanie przepływu). Definiować samowyzwalacze, pozwalające zautomatyzować wybrane części procesu. Usunąć stan z definicji przepływu Dodawanie akcji Akcje reprezentują przejścia między stanami procesu. W przestrzeni roboczej przedstawione są one jako linie łączące dwa stany. Akcje są uruchamiane przez użytkowników, powodując przejście procesu do kolejnej fazy. Akcje mogą być dodane na dwa sposoby: Poprzez użycie narzędzia Dodaj nową akcję z paska narzędzi. Poprzez użycie ikony Dodaj nową akcję, wyświetlaną po najechaniu kursorem myszy na wybrany stan. Przy kursorze myszy pojawi się mała ikona akcji. Najechanie kursorem na wybrany stan spowoduje wyświetlenie wokół niego punktów kotwicznych. Utworzenie nowej akcji polega na kliknięciu wybranego punktu kotwicznego, a następnie, trzymając przycisk myszy, przeciągnięciu kursora na wybrany stan docelowy i puszczeniu przycisku nad wybranym punktem kotwicznym. Uwaga: Ponieważ akcja reprezentuje przejście z jednego stanu do drugiego, istotny jest jej kierunek. Jest on oznaczany strzałką wpisaną w okrąg: Innymi słowy, akcję należy tworzyć, poczynając od stanu, w którym ma się ona zaczynać, i kończyć w stanie, do którego ma prowadzić. Uwaga: Akcja wychodząca ze stanu początkowego (zielone koło na diagramie) jest akcją specjalną. Wykonuje się ona zawsze podczas rozpoczęcia przepływu. Standardowo nazywa się Akcja inicjująca i nie można zarządzać jej uprawnieniami, warunkami wykonania ani formatkami uruchomienia (te funkcjonalności opisano w dalszej części niniejszego dokumentu). strona 12 z 114

13 Linię akcji można łamać, co pozwala kontrolować wygląd diagramu. W tym celu należy kliknąć linię akcji w wybranym punkcie i, trzymając wciśnięty lewy przycisk myszy, przeciągnąć punkt łamania w docelowe położenie. Przykład: Dla stanu U kierownika (procesu Złożenie wniosku ) można zdefiniować szereg akcji, np.: Akceptuj, Odrzuć, Prześlij do uzupełnienia, Wycofaj wniosek. Wykonanie akcji Akceptuj, Odrzuć i Wycofaj wniosek kończy proces, wykonanie akcji Prześlij do uzupełnienia powoduje przejście procesu do stanu Uzupełnianie wniosku. Tak jak w przypadku stanów, właściwości akcji również można edytować. Aby otworzyć przeznaczone do tego okno, należy dwukrotnie kliknąć akcję lub skorzystać z ikony Edytuj akcję wyświetlaną po najechaniu kursorem myszy nad akcję: Drugą ikoną jest ikona usunięcia akcji. Okno edycji właściwości akcji wygląda następująco: strona 13 z 114

14 Można tu wykonać następujące czynności: Zmienić nazwę i opis akcji. Zaprojektować formularz uruchamiania akcji. Ustawić uprawnienia, określając użytkowników, którzy będą mogli uruchomić akcję. Zdefiniować zestaw warunków, które muszą być spełnione, aby możliwe było uruchomienie akcji. Przykładowo można określić, że dana akcja może być uruchomiona jedynie w niedzielę wieczorem. Zbudować sekwencję aktywności, które mają być wykonane w obrębie akcji. Wybrać niestandardową ikonę pojawiającą się w menu wyboru akcji (patrz ) Dodawanie decyzji Decyzje to funkcjonalność pozwalająca automatycznie wybrać akcję, która ma być uruchomiona jeśli spełniony zostanie określony warunek. Przykład: Użytkownik1 tworzy na bibliotece dokumentów plik, który w zależności od działu, w którym pracuje powinien trafić w dalszym etapie do odpowiedniego stanu (np. Stan2 ). Stosując decyzję ze schematu poniżej (z odpowiednio dobranym warunkiem) możliwe jest wykonanie akcji (dla naszego przypadku: Akcja pierwsza ) oraz przejście elementu do odpowiedniego dla niego stanu ( Stan2 ). strona 14 z 114

15 Decyzję dodać można korzystając z ikony Decyzji znajdującej się w pasku narzędzi: Po wybraniu wystarczy umieścić ikonkę w dowolnym miejscu obszaru roboczego i dodać akcję wchodzącą i co najmniej jedną akcję wychodzącą. Aby edytować właściwości decyzji należy dwukrotnie kliknąć decyzję lub jeden raz przycisk ołówka, pojawiający się po najechaniu na decyzję. Można tu wykonać następujące czynności: Zmienić nazwę i opis decyzji; strona 15 z 114

16 Edytować ustawienia dla poszczególnych akcji (pojawi się formularz Kolejność akcji jak poniżej); Powyższy formularz umożliwia: 1. Ustawienie kolejności akcji, 2. Otworzenie okna zmiany warunków uruchomienia dla poszczególnych akcji, 3. Otworzenie okna zmiany uprawnień dla poszczególnych akcji. Sposób działania: Decyzja uruchamiana jest poprzez wykonanie akcji wchodzącej. Spowoduje to rozpoczęcie sprawdzania warunków dla poszczególnych akcji wychodzących w kolejności widocznej na formularzu Kolejność akcji. Jeśli spełniony zostanie warunek dla danej akcji sprawdzane jest czy użytkownik, który uruchomił akcję decyzji (akcja wchodząca) ma uprawnienia do uruchomienia tej akcji. Jeśli spełniony będzie więcej niż jeden warunek wykonana zostanie pierwsza akcja. Jeśli żadna z akcji wychodzących decyzji nie spełni przypisanego do niej warunku wykonana zostanie ostatnia akcja Aktywności W trakcie przechodzenia pomiędzy stanami można przeprowadzić szereg dodatkowych operacji, np. wysłać wiadomość to użytkownika, który będzie miał w następnym stanie pracę do wykonania. Można to uzyskać za pomocą aktywności małych podprogramów wykonujących określone zadania. Aktywności można ustawiać w sekwencje i sterować ich wykonaniem poprzez stosowanie rozgałęzień i warunków, co de facto daje możliwość budowania z nich odrębnych, sekwencyjnych przepływów pracy. strona 16 z 114

17 Aktywności umieszcza się na specjalnym diagramie diagramie aktywności który jest dostępny poprzez okno edycji właściwości akcji. Każda akcja może posiadać własny, niezależny zbiór aktywności. Wstawianie do sekwencji nowych aktywności polega na przeciągnięciu wybranej aktywności z listy znajdującej się po prawej diagramu okna i upuszczeniu jej w wybranym miejscu diagramu: strona 17 z 114

18 Po dodaniu nowej aktywności należy ustawić jej właściwości. Dwukrotne kliknięcie aktywności bądź użycie ikony ołówka spowoduje otwarcie odpowiedniego okna: Znajduje się tu krótki opis aktywności, informujący o zadaniach, jakie ona wykonuje. Można nadać aktywności własną nazwę i ustawić parametry, jakie aktywność przyjmuje. Niektóre z nich mogą być wymagane (oznaczane są gwiazdką) i należy ustawić im pewną wartość. W przeciwnym wypadku aktywność nie zostanie poprawnie wykonana. Opis każdego parametru można zobaczyć w dymku pomocy, który pojawia się po najechaniu kursorem myszy na odpowiednią ikonę. Aktywności można, razem z ich ustanieniami, można kopiować do schowka i używać ich w innym miejscu (np. w innej akcji). Wystarczy przeciągnąć wybraną aktywność z diagramu i upuścić ją na liście aktywności po prawej stronie. Automatycznie otworzy się zakładka schowka, w którym pojawi się skopiowana aktywność. strona 18 z 114

19 Schowek jest współdzielony przez wszystkie akcje. Ponadto jest on zapisywany w definicji przepływu, co oznacza, że wyjście z edytora przepływów (oczywiście po uprzednim zapisaniu zmian) nie spowoduje utraty jego zawartości. Aktywności pętli Może zajść potrzeba wielokrotnego uruchomienia zbioru aktywności, np. w przypadku przetwarzania pewnej liczby elementów listy. Budowanie wielu takich zbiorów może być męczącym zajęciem, a nadto powodować zwiększenie rozmiaru przepływu i negatywnie wpłynąć na jego wydajność. Dobrym rozwiązaniem jest użycie pętli. Pętle są aktywnościami, w których osadzić można inne aktywności (w tym inne pętle), które z kolei będą wykonane pewną liczbę razy. W Datapolis Process System istnieją dwie aktywności pętli, każda innego rodzaju: Pętla dopóki Pętla dla każdego elementu Pętla dopóki działa tak długo, jak długo spełnione są określone w niej warunki (chyba że zdefiniowana jest maksymalna liczba dopuszczalnych iteracji). Pętla dla każdego elementu najpierw pobiera kolekcję elementów listy, które spełniają zadane kryteria, a następnie uruchamia się dla każdego z tych elementów. Liczba iteracji jest liczbą pobranych elementów. strona 19 z 114

20 Uwaga: Elementy pobierane są tylko raz, kiedy aktywność się uruchamia. Ważne: Aby móc wykorzystać aktywności pętli, uprzednio konieczne jest uaktywnienie typu WhileActivity w pliku web.config. W tym celu należy przejść do katalogu wirtualnego, w którym znajduje się dana Aplikacja sieci Web (zazwyczaj jest to C:\inetpub\wwwroot\wss\VirtualDirectories\numer portu, na którym działa aplikacja). Tu należy otworzyć plik web.config (można użyć do tego celu Notatnika, gdyż jest to plik tekstowy). W pliku należy odnaleźć linię: <authorizedtype Assembly="System.Workflow.Activities, Version= , Culture=neutral, PublicKeyToken=31bf3856ad364e35" Namespace="System.Workflow.*" TypeName="WhileActivity" Authorized="False" /> (Powinna się ona znajdować w sekcji configuration/system.workflow.componentmodel.workflowcompiler/authorizedtypes). Konieczna jest zmiana atrybutu Authorized z False na True, tak, żeby wspomniana linia przybrała następującą postać: <authorizedtype Assembly="System.Workflow.Activities, Version= , Culture=neutral, PublicKeyToken=31bf3856ad364e35" Namespace="System.Workflow.*" TypeName="WhileActivity" Authorized="True" /> Po zapisaniu pliku powinno być możliwe wdrożone i uruchomienie przepływu wykorzystującego aktywności pętli. Nieprzeprowadzenie powyższej operacji spowoduje, że przepływu wykorzystujące aktywności pętli nie będą mogły być wdrożone Zmienne Zmienne przepływu przechowują dane wewnątrz przepływu. Uzytkownicy mogą być proszeni o podanie pewnych informacji, które następnie zostaną zapisane w zmiennych i które będzie można wykorzystać w innych miejscach procesu. Niektóre aktywności zwracają informacje o swoich operacjach, np. aktywność Dodaj element zwraca ID utworzonego elementu. Zmienne można zdefiniować w oknie Zmienne przepływu, do którego wejść można przez przybornik ( Zarządzanie zmiennymi przepływu pracy ) albo klikając guzik Zarządzaj zmiennymi, znajdujący się w oknie formularza uruchamiania akcji. strona 20 z 114

21 Podczas dodawania (oraz edycji) parametru można nadać mu nazwę i opis, a także określić typ przechowywanych w niej danych (liczba całkowita, liczba rzeczywista, ciąg znaków, Prawda/Fałsz, Data i czas). Aby poprowić użytkownika o wprowadzenie potrzebnych nam danych, konieczne jest przypisanie zmiennych do akcji. W oknie edycji właściwości akcji należy kliknąć przycisk Formularz. Następnie można przypisać wybrane zmienne do akcji, tworząc tym samym formularz uruchamiania akcji. strona 21 z 114

22 2.3.6 Formularze uruchamiania akcji Formularz uruchamiania akcji (FUA) to strona wyświetlana przed wywołaniem akcji przepływu. Za jego pomocą możliwe jest pobranie potrzebnych danych, które następnie można będzie wykorzystać wewnątrz przepływu. Dane te, jak wspomniano w poprzednim punkcie, przechowywane będą w zmiennych przepływu. W oknie formularza uruchamiania akcji mamy do wyboru jedną z czterech opcji: szybki formularz, formularz InfoPath oraz dowolny formularz. Ponadto możemy określić, że akcja uruchamiana powinna być bez pokazywania formularza użytkownik nie zostanie wtedy zapytanie o potwierdzenie chęci wykonania akcji. W FUA istnieje również możliwość określenia, na jaką stronę użytkownik powinien zostać przekierowany po tym, kiedy akcja zakończy się wykonywać Szybki formularz Szybki formularz jest domyślnym typem FUA. Nawet jeżeli dla akcji nie zdefiniowano konkretnego formularza, podczas jej uruchamiania zostanie wyświetlony pusty szybki formularz. Pierwszym krokiem do zbudowania szybkiego FUA jest przypisanie do akcji zmiennych, w których przechowywane będą dane podane przez użytkownika. Przypisania dokonać można w oknie Edycja zmiennych akcji : strona 22 z 114

23 Znajdują się tu następujące elementy: Lista dostępnych zmiennych, tzn. zmiennych zdefiniowanych w przepływie i jeszcze nie przypisanych do danej akcji. Przypisania można dokonać klikając dwukrotnie na zmiennej bądź używając zielonej ikonki znajdującej się z jej prawej strony. Jeżeli zachodzi potrzeba dodania nowych zmiennych do przepływu, okno Zmienne przepływu pracy można otworzyć za pomocą przycisku Zarządzaj zmiennymi ; Lista przypisanych zmiennych, dla których zostaną wygenerowane pola na formularzu uruchamiania akcji; Nagłówek i stopka formularza, gdzie można ustawić np. tytuł czy inne informacje dla użytkownika. Możliwe jest tu wykorzystanie HTML-a i JavaScriptu, co pozwala na zastosowanie zaawansowanych opcji formatowania tekstu, wstawianie obrazków i odnośników, a nawet osadzanie aplikacji webowych, np. napisanych we Flashu czy Silverlight; Przyciski Zapisz jako szablon i Wczytaj z szablonu, umożliwiające zapisanie obecnego formularza, razem ze wszystkimi jego ustawieniami, jako szablonu, który następnie można będzie wykorzystać w innej akcji. Opcja ta nie dotyczy formularzy infopathowych. Ważne jest zrozumienie różnicy między zmiennymi przepływu a polami formularza. Zmienne są abstrakcyjnymi bytami, gdzie przechowywane są dane i skąd dane mogą być pobierane wewnątrz przepływu pracy. Pola formularza są natomiast częściami graficznego interfejsu użytkownika, miejscem, gdzie użytkownik może wpisywać dane, które zostaną zapisane w zmiennych. Pola te generowane są automatycznie przed uruchomieniem akcji. Dla każdej zmiennej przepływu generowane jest jedno pole formularza. Pole posiada swój typ, co znaczy, że można ograniczyć rodzaj danych, jakie użytkownik może w nim podać, np. jedynie datę i czas. Pole zostanie wyświetlone w taki sposób, aby pomóc użytkownikowi w dostarczeniu poprawnych i odpowiednio sformatowanych danych. Dla przykładowego pola typu Data i czas wygenerowany zostanie kalendarz. strona 23 z 114

24 Należy pamiętać o tym, że każda zmienna przepływu również ma swój typ, tak więc użyć dla nich można jedynie kompatybilnych typów pól. Więcej informacji na ten temat znajduje się w pomocy Datapolis Process System. Przykładowe pole może wyglądać następująco: Nazwa i opis pola (wyświetlane po lewej stronie) są jednymi z właściwości, które można ustawić. Każdy typ pola ma własny zestaw takich właściwości, które definiują takie jego cechy, jak wygląd i dane, które może ono przyjąć. Właściwości te ustawiane są w oknie Ustaw właściwości pola formularza, które można wywołać za pomocą dwukrotnego kliknięcia przypisanej zmiennej lub używając ikony ołówka przy niej się znajdującej. Kolejność pól na formularzu można ustalać ręcznie. Jak powiedziano wcześniej, pola formularza generowane są na podstawie zmiennych przypisanych do danej akcji, a które znajdują się na liście Zmienne wybrane jako pola formularza w głównym oknie definiowania formularza. Kolejność tych zmiennych określa kolejność, w jakiej pola będą generowane na stronie z formularzem. Aby zmienić pozycję pola, należy przesunąć zmienną w odpowiednie miejsce na liście. Można to zrobić za pomocą małych strzałek, znajdujących się na szarym pasku po lewej stronie każdej z przypisanych zmiennych Formularz InfoPath Formularz InfoPath pozwala wykorzystać opublikowany, znajdujący się na serwerze formularz programu Microsoft InfoPath. Możliwość korzystania z tego typu jest dostępna dla wersji Enterprise platformy Microsoft SharePoint Server Konieczne jest również uaktywnienie usługi InfoPath strona 24 z 114

25 Services. Sposób utworzenia formularza zgodnego z Datapolis Workflow przedstawiony jest na końcu tej sekcji. Okno edycji dla tego typu FUA zawiera menu rozwijane z nazwami opublikowanych formularzy InfoPath, dostępnych w danej witrynie. Po wybraniu żądanego formularza dla każdego z jego pól wygenerowany zostanie wiersz, który da możliwość określenia, do której zmiennej przepływu przekazane zostaną dane z pola formularza. Możliwe jest również domyślnej wartości, która zostanie ustawiona w polu po wczytaniu formularza. Uwaga: Wartości domyślne poszczególnych pól ustawić można zarówno po stronie InfoPath Designera, jak i Designera Przepływów Datapolis. Zalecamy, by zdecydować się na jedną z tych opcji i konsekwentnie się jej trzymać, w przeciwnym razie mogą pojawić się nieprzewidywalne skutki. Należy zwrócić uwagę na fakt, że jedna zmienna może zostać przypisania tylko do jednego pola. Ponadto istotne jest również zadbanie, by typ zmiennej był odpowiedni dla danego pola (żeby np. nie przypisać pola typu Data do zmiennej typu Liczba rzeczywista). Datapolis Process System wspiera wszystkie standardowe kontrolki danych wejściowych InfoPatha oraz większość kontenerów wyłączając Grupę i Sekcję wyborów. Poszczególne kontrolki wymagają określonego formatu danych do ustawienia wartości domyślnej: Pole tekstowe oraz pole tekstu sformatowanego przyjmują dane w dowolnym formacie; Pola listy rozwijanej, kombi, listy oraz listy wielokrotnego wyboru wymagają podania wartości opcji, która ma być ustawiona jako domyślna. Dodatkowo w przypadku kontrolki listy wielokrotnego wyboru ustawić jako wybrane można wiele opcji jednocześnie ich wartości należy oddzielić od siebie znakiem nowej linii; Pole wyboru wymaga podania jednej z następujących wartości: prawda lub 1, by pole było zaznaczone, bądź fałsz lub 0, żeby było odznaczone; Przycisk opcji wymaga podania wartości tego przycisku, który ma być zaznaczony; Selektor dat oraz selektor dat i godzin wymagają podania daty lub daty i czasu w formacie zgodnym z formatem ustawionym dla kontrolki w programie InfoPath Designer; Listy: punktowana, numerowana i zwykła przyjmują wartości oddzielone znakiem nowej linii, tak jak w przypadku listy wielokrotnego wyboru; strona 25 z 114

26 Selektor osób i grup wymaga podania poprawnego identyfikatora, za pomocą którego kontrolka będzie w stanie odszukać odpowiedniego użytkownika. Wartość może być np. w formacie DOMENA\konto. Korzystając z kontenerów, prosimy pamiętać, że użytkownicy mogą dodawać i usuwać grupy pól podczas pracy z formularzem. Kiedy dodanych zostanie kilka wystąpień określonej grupy pól, wartości ze wszystkich wystąpień danego pola zostaną scalone i umieszczone w przypisanej do pola zmiennej przepływu. Wartości poszczególnych wystąpień danego pola będą oddzielone znakiem nowej linii. Uwaga: Jeżeli formularz infopathowy wykorzystywany w przepływie ulegnie zmianie, uruchomienie akcji posiadającej ten typ FUA może mieć nieoczekiwane skutki lub być wręcz niemożliwe. Jeżeli konieczna jest zmiana formularza infopathowego, należy również zaktualizować definicję przepływu i ją wdrożyć, a w miarę konieczności ponownie uruchomić przepływ na poszczególnych elementach. Poniżej przedstawiono sposób tworzenia formularza InfoPath tak, aby był on zgodny z mechanizmem Datapolis Process System. W programie InfoPath Designer tworzymy nowy formularz typu Pusty formularz: Następnie do formularza dodajemy odpowiednie pola: Dodajemy przyciski Ok oraz Anuluj : strona 26 z 114

27 Konieczne jest określenie zachowania dla każdego z guzików. Dla guzika OK ustawiamy operację wysyłania formularza na serwer. Należy w tym celu zdefiniować połączenie z serwerem. W tym celu klikamy odnośnik Zarządzaj połączeniami danych : Dodajemy połączenie: Ustawiamy typ połączenia na Prześlij dane : strona 27 z 114

28 Dalej wybieramy Do środowiska macierzystego, takiego jak strona ASP.NET lub aplikacja macierzysta, jako miejsce docelowe dla danych z formularza: Pozostaje nam jeszcze zatwierdzić ustawienia: strona 28 z 114

29 Na koniec zamykamy okno z połączeniami. Mamy zatem zdefiniowane połączenie do serwera. Teraz należy określić, że formularz ma je ustanowić w momencie kliknięcia przycisku Ok. W tym celu dwukrotnie klikamy ów przycisk, a następnie w pasku narzędzi dla pola akcji ustawiamy Prześlij. strona 29 z 114

30 Weryfikujemy dane z okna Opcje przesyłania i je zamykamy. Przycisk Anuluj będzie zamykał formularz. Zachowanie to możemy uzyskać poprzez reguły. Klikamy dwa razy ów przycisk i w pasku narzędzi dla akcji ustawiamy Reguły : strona 30 z 114

31 Ustawiamy nową akcję: Wybieramy Zamknij formularz : strona 31 z 114

32 Tak utworzony formularz publikujemy na serwer. Wybieramy: Plik -> Publikuj -> Serwer programu SharePoint. Podajemy lokalizację naszego serwera SharePoint i klikamy Dalej. strona 32 z 114

33 Zaznaczamy poniższe opcje: Wybieramy lokalizację, do której nasz formularz zostanie zapisany. Z tej lokalizacji będzie on wysłany na serwer. Klikamy Dalej. strona 33 z 114

34 Publikujemy klikając Publikuj. Procedurę kończymy przyciskiem Zamknij. strona 34 z 114

35 Utworzony formularz automatycznie powinien mieć ustawione poniższe opcje. Zalecamy weryfikację tych ustawień: 1. Formularz powinien mieć Security Level ustawiony na Domena. strona 35 z 114

36 2. Kompatybilność formularza powinna pozwalać wyświetlić go w formie formularza WWW, czyli typ formularza w kategorii Zgodność powinna być ustawiona na Formularz przeglądarki sieci Web : Teraz należy wdrożyć formularz na serwerze. Wchodzimy do Centralnej Administracji SharePointa: Ogólne ustawienia aplikacji -> Przekazywanie szablonu formularza: W polu Nazwa pliku podajemy lokalizację naszego formularza. strona 36 z 114

37 Podajemy plik i klikamy Ok. Wgrany formularz należy aktywować w kolekcji witryn na serwerze.osiągnąć to można na dwa sposoby poprzez Centralną Administrację lub ustawienia kolekcji witryn. 1. W celu aktywacji szablonu poprzez Centralną Administrację należy wejść na Centralną Administrację -> Ogólne ustawienia aplikacji -> InfoPath Form Services -> Zarządzanie szablonami formularzy. Z menu kontekstowego naszego formularza wybieramy Aktywuj w zbiorze witryn i ustawiamy docelową kolekcję witryn. strona 37 z 114

38 2. W celu aktywacji formularza z poziomu ustawień kolekcji witryn należy otworzyć ustawienia kolekcji witryn > Funkcje zbioru witryn. Następnie należy wybrać przycisk Uaktywnij obok nazwy szablonu formularza. Nasz formularz jest gotowy do użycia. Znajduje się na wybranej kolekcji witryn w bibliotece FormServerTemplates: Uwaga: W niektórych sytuacjach może zostać wyświetlony komunikat o błędzie podobny do poniższego: Jest to znany problem kontrolki odpowiadającej za wyświetlanie formularzy InfoPath, nie wpływa on jednak na funkcjonalność samych formularzy. Po jego zamknięciu możliwe będzie bezproblemowe korzystanie z formatki uruchomieniowej Własna strona z formularzem W oknie edycji dla tego typu formularza podajemy URL do istniejącego formularza stworzonego w dowolnej technologii. Pole z adresem URL formularza jest wymagane. strona 38 z 114

39 Główne parametry zostaną przekazane z adresie URL; przykładowo, jeżeli do katalogu C:\(...)\Web Server Extensions\15\templates\layouts dodaliśmy formularz MojFormularz.aspx, URL będzie wyglądał następująco: onname=value4&sourceurl=value5&redirecturl=value6 Następujące parametry są przekazywane w adresie URL: List GUID listy, WorkflowID ID przepływu, ItemID ID elementu, ActionName wewnętrzna nazwa akcji, SourceURL adres URL strony źródłowej, RedirectURL adres URL przekierowania. Uruchomienie akcji, wraz z przekazaniem do niej parametrów, powinno zostać zaimplementowane przez autora formularza poprzez wywołanie odpowiedniej metody WBInterface (więcej na ten temat uzyskać można w Datapolis Process System SDK) Formularze uruchamiania przepływu Formularze uruchamiania przepływu (FUP) służą do ustawiania zmiennych przepływu przy jego inicjalizacji. Za ich pomocą możliwe jest pobranie potrzebnych danych, które następnie można wykorzystać wewnątrz przepływu. FUP-y działają tak samo, jak formularze uruchamiania akcji. Do dyspozycji mamy trzy typy formularzy: szybki formularz, formularz programu InfoPath oraz własny formularz, stworzony w dowolnej technologii. Do definicji formularza wejść można na dwa sposoby: Klikając na ikonkę edycji początkowego stanu przepływu, Klikając znajdującą się na pasku narzędziowym ikonę Właściwości definicji przepływu pracy, a następnie przycisku Definiuj parametry uruchamiania przepływu (rysunek poniżej). strona 39 z 114

40 Oprócz standardowego wypełniania pól formularza podczas uruchamiania przepływu z poziomu SharePointa, dane do niego dostarczyć można również w następujących sytuacjach: Uruchamiając przepływ poprzez aktywność Uruchom przepływ, Korzystając z WBInterface (np. przy pomocy aplikacji WBInterface więcej w Datapolis Process System SDK). W sytuacji, kiedy zostaną zdefiniowane parametry dla formularza uruchamiania przepływu, jednak podczas jego startu nie zostaną one w żaden sposób zainicjowane, wówczas przypisane im zostaną wartości domyślne (np. podczas autostartu przepływu). Podobnie jak akcje, przepływy można uruchamiać za pomocą własnych formularzy, do których główne parametry przekazywane są przez adres URL analogicznie jak w przypadku własnych FUA. Poniżej znajduje się lista tak przekazywanych parametrów: List GUID listy, TemplateID GUID definicji przepływu, ItemID ID elementu, SourceURL adres URL strony źródłowej, RedirectURL adres URL przekierowania Odnośniki i funkcje Odnośniki pozwalają odwołać się do zewnętrznych danych. Odnośniki zdefiniować można w wielu różnych miejscach przepływu, np. w parametrach aktywności, warunkach, funkcjach czy formularzach uruchamiania akcji. Odnośniki zgrupowane są w czterech drzewach. Najczęściej wykorzystywanym jest drzewo SharePoint, zawierającym referencje do struktury i zawartości SharePointa, na którym strona 40 z 114

41 zainstalowany jest Datapolis Process System. Gałąź Bieżące pozwala odwołać się do danych elementu, na którym uruchomiona jest obecnie przepływ, do listy, na której ów element się znajduje, do strony, na której znajduje się ta lista, do kolekcji witryn, częścią której jest ta strona, a także o użytkowniku, który wywołuje akcję przepływu. Drzewo Dane przepływu zawiera odwołania do obiektów przepływu, np. ról, a drzewo Zmienne przepływu referencje do zmiennych. Generalnie odnośniki w Datapolis Process System działają podobnie do odnośników SharePointa. Istnieje jeszcze drzewo funkcji. Funkcje pozwalają na manipulowanie danymi w określony sposób, np. można zamienić w tekście ciąg znaków, dokonać zaawansowanych obliczeń matematycznych lub wywołać kwerendę bazodanową. Odnośniki z filtrami Odnośniki z filtrami umożliwiają zwrócenie kolumny lub pola użytkownika dla pojedynczych elementów lub kolekcji elementów w zależności od ustawionych kryteriów filtrowania. Ponieważ możliwy jest wybór tylko jednej wartości, w przypadku otrzymania kolekcji możliwe jest wybranie jednej wartości lub scalenie kilku wartości w jedną. Odnośniki z filtrami ułatwiają znacznie możliwości operowania na dostarczanych przez SharePoint obiektach (użytkownikach, elementach list). strona 41 z 114

42 Zakładając, że zastosowany filtr zwróci więcej niż jeden element spośród otrzymanej kolekcji można wybrać następujące elementy (pole wyboru Rezultat ): Pierwszy zwracana jest wartość wybranej kolumny dla pierwszego elementu Najmniejszy zwracana jest najmniejsza wartość zwróconej kolekcji Największy zwracana jest największa wartość zwróconej kolekcji Wszystkie - zwracane są wszystkie wartości kolekcji oddzielone znakiem podanym w polu Separator Jeśli zastosowane filtrowanie zwróci więcej niż jeden element (opcje Pierwszy oraz Wszystkie ) możliwe jest wieloetapowe posortowanie zwróconej kolekcji. Sortowanie korzysta z mechanizmów SharePointowych, a jego wynik można podejrzeć na dowolnym widoku listy (należy zmienić odpowiednie ustawienia dla widoku) Uprawnienia Datapolis Workflow bazuje na modelu uprawnień SharePointa. Daje możliwość sprawowania kontroli nad użytkownikami biorącymi udział w procesie i decydowanie, którzy z nich powinni móc uruchamiać dane akcje i którzy powinni móc w danym stanie czytać bądź edytować które pola bieżącego elementu listy Role Role służą do ułatwienia zarządzania uprawnieniami w przepływie. Są one pomyślane, jako odzwierciedlenie nie tyle modelu bezpieczeństwa SharePointa, co aktorów biorących udział w procesie. Wszystkie role dostępne w przepływie pracy role widoczne są w lewym górnym rogu przestrzeni roboczej edytora. strona 42 z 114

43 Dodawanie nowej roli Aby dodać nową rolę, należy kliknąć na znajdującą się po prawej stronie przybornika z rolami: W oknie Edycja właściwości roli należy podać jej nazwę, wybrać pożądaną ikonę oraz przypisać do niej użytkowników bądź grupy SharePointa. Operację tę przeprowadzić można, klikając przycisk Zmień lub na obszarze Przypisani lub Wykluczeni. Okno Edycja uprawnień do akcji pozwala określić, którzy użytkownicy powinni być uwzględnieni, a którzy wykluczeni z roli. Domyślnie wszyscy użytkownicy są uwzględnieni w roli (opcja Przypisz wszystkich do roli ). W celu przypisania jedynie konkretnych użytkowników, w pierwszej kolejności należy wyszukać użytkowników. W polu wyszukiwania trzeba wprowadzić strona 43 z 114

44 część nazwy użytkownika lub grupy i kliknąć ikonę Szukaj. Znalezieni użytkownicy wyświetleni zostaną na liście poniżej. Aby uwzględnić użytkownika w roli, należy kliknąć zieloną ikonę. Aby wykluczyć użytkownika, należy kliknąć ikonę czerwoną. Opcja wykluczania jest przydatna np. w sytuacji, kiedy zachodzi potrzeba uwzględnienia w roli pewnej grupy, ale bez konkretnych użytkowników. Uwaga: Możliwe jest wybranie użytkownika o nazwie Autor bieżącego elementu. Ten użytkownik jest tworzony dynamicznie przy starcie przepływu pracy jest to autor elementu, na którym pracuje obecna instancja przepływu Przypisywanie ról do akcji Aby zezwolić użytkownikom w danej roli na uruchamianie akcji, należy przeciągnąć rolę z przybornika ról i upuścić na wybraną akcję. Uwaga: Domyślnie każda nowa akcja ma przypisaną rolę Wszyscy użytkownicy, co znaczy, że każdy użytkownik może uruchomić tę akcję. strona 44 z 114

45 Innym sposobem przypisania roli do akcji jest kliknięcie przycisku Uprawnienia w oknie edycji właściwości akcji, co otworzy okno Edycja uprawnień akcji. W oknie tym można przypisać lub usunąć przypisania ról do wybranej akcji należy zaznaczyć lub odznaczyć pole wyboru przy danej roli. Uwaga: Zaznaczenie lub odznaczenie wybranej roli nie powoduje jej automatycznego przeniesienia do odpowiedniej sekcji. Uprawnienia zostaną odpowiednio zmodyfikowane, lecz role zostaną umieszczone we właściwych sekcjach dopiero po zatwierdzeniu zmian i ponownym otwarciu okna edycji uprawnień. Uwaga: Użytkownicy nieuwzględnieni w żadnej z ról przypisanych do akcji nie będą mogli jej uruchomić Przypisywanie ról do pól elementu Kiedy przepływ znajduje się w określonym stanie, możliwe jest kontrolowanie, którzy użytkownicy mogą oglądać lub oglądać i edytować poszczególne pola bieżącego elementu. strona 45 z 114

46 Tak jak w przypadku akcji, stanom również można przypisać role. Odbywa się to w analogiczny sposób: metodą przeciągnij i upuść lub przez kliknięcie przycisku Uprawnienia do pól w oknie edycji właściwości elementu i zaznaczaniem/odznaczaniem odpowiednich ról. strona 46 z 114

47 Uwaga: Okno Uprawnienia do formatek działa w sposób analogiczny do okna Edycja uprawnień akcji. Jest jednak jedna, zasadnicza różnica: można sprecyzować, do których pól uprawnienia mają być zastosowane. Domyślnie po przypisaniu do stanu roli wszyscy jej członkowie posiadają uprawnienia do oglądania i edycji wszystkich pól elementu (z wyjątkiem pola nazwanego wg wzoru [nazwa przepływu] stan, które można jedynie oglądać). Aby rozdysponować uprawnienia bardziej szczegółowo, należy kliknąć ikonę ołówka, znajdującą się obok danej roli. Spowoduje to otwarcie okna Uprawnienia do pól. Zaznaczając oraz odznaczając odpowiednie pola można określić, które pola mają być edytowalne, a które tylko wyświetlane dla członków roli. Uwaga: Nadanie uprawnienia do edycji implikuje nadanie uprawnienia do wyświetlania danego pola Sprawdzanie uprawnień Edytor przepływów Datapolis Process System umożliwia łatwe sprawdzenie, które role zostały przypisane do których stanów i akcji. Należy wskazać kursorem myszy wybraną rolę, a diagram strona 47 z 114

48 przepływu ulegnie zmianie: stany i akcje, do których rola nie jest przypisana, zostaną wyszarzane, pozostałe zaś podświetlone. Podobnie można sprawdzić, które role zostały przypisane do danego stanu bądź akcji. Wskazanie kursorem wybranego stanu lub akcji spowoduje wyszarzenie ról nieprzypisanych Warunki uruchamiania akcji Istnieje możliwość określenia zbioru warunków, które będą musiały być spełnione, aby możliwe było wykonanie danej akcji. strona 48 z 114

49 Aby zdefiniować warunki uruchamiania, należy otworzyć okno edycji właściwości akcji i kliknąć przycisk Warunki. Zostanie otwarte okno Edycja warunków udostępniania akcji, gdzie można zdefiniować warunki dla danej akcji. Kliknięcie przycisku Dodaj spowoduje dodanie nowego, pustego warunku. Należy teraz podać obie jego strony i wybrać żądany operator. Uwaga: Podanie lewej strony jest obligatoryjne. Prawa strona może zostać pusta. W ten sposób można, przykładowo, sprawdzić, czy bieżąca data jest wcześniejsza niż daty krańcowej albo czy bieżący użytkownik jest autorem elementu listy. Jeśli zostanie zdefiniowany więcej niż jeden warunek, będzie istniała możliwość określenia czy wszystkie warunki mają zostać spełnione, czy tylko jeden z nich należy wybrać odpowiedni typ operatora logicznego pomiędzy warunkami, znajdującego się z lewej ich strony. strona 49 z 114

50 Jeżeli warunki zostaną spełnione, akcja zostanie wyświetlona użytkownikowi. W przeciwnym przypadku akcja zostanie ukryta. W celu usunięcia warunków należy kliknąć ikonę X obok wybranego warunku. Uwaga: Warunki są uzupełnieniem uprawnień. Aby uruchomić daną akcję, zadane warunki muszą zostać spełnione, ale też użytkownik musi posiadać uprawnienia do akcji Samowyzwalacze Samowyzwalacze są mechanizmem pozwalającym automatycznie wykonywać określone akcje po uprzednim spełnieniu pewnych warunków. Przykładowo można zdecydować, że wniosek powinien być automatycznie odrzucany, jeżeli znajduje się on w stanie U kierownika dłużej niż 5 dni. Samowyzwalacze definiowane są w obrębie stanu. Dla każdego stanu utworzyć można więcej niż jeden samowyzwalacz. strona 50 z 114

51 Aby dodać samowyzwalacz, należy kliknąć przycisk Dodaj samowyzwalacz. Aby edytować już istniejący, należy go dwukrotnie kliknąć lub użyć ikony edycji. Zostanie otwarte okno Definiowanie samowyzwalacza : strona 51 z 114

52 Można tu nadać samowyzwalaczowi odpowiednią nazwę i określić, którą akcję ma on wykonać. Można wybierać jedynie spośród tych akcji, które wychodzą ze stanu, w którym znajduje się definiowany samowyzwalacz. Następnie trzeba określić, kiedy samowyzwalacz ma wykonać podaną akcję. Można wybrać stały czas bądź czas, jaki powinien upłynąć od momentu, kiedy przepływ wejdzie w dany stan. Uwaga: Minimalnym interwałem jest jedna minuta. Jeżeli w polu Po określony czasie podane zostanie 0 (zero), samowyzwalacz zostanie uruchomiony natychmiast po wejściu przepływu w dany stan. Jeżeli zachodzi taka potrzeba, można dodatkowo zdefiniować zbiór warunków, które będą musiały zostać spełnione, by samowyzwalacz mógł uruchomić wybraną akcję. Uwaga: Jeżeli wybrana akcja posiada zdefiniowany zbiór warunków uruchamiania, one również będą musiały zostać spełnione Procedury Procedury, podobnie jak kontenery na diagramie aktywności, przeznaczone są do grupowania aktywności. Główna różnica polega na tym, iż procedury definiowane są dla całego przepływu i mogą być wykorzystywane wielokrotnie. Reużywalność można wprawdzie osiągnąć, kopiując kontener z drzewem aktywności do schowka, a następnie ze schowka w pożądane miejsce, taka metoda ma jednak pewne wady. W razie wystąpienia konieczności dokonania modyfikacji w skopiowanym drzewie aktywności, zmian dokonywać trzeba oddzielnie w każdym miejscu, do którego owo drzewo zostało skopiowane, co w złożonych przepływach może być bardzo uciążliwym zadaniem. Dokonywanie zmian w drzewie aktywności zdefiniowanym w procedurze implikuje automatyczne zastosowanie tych zmian wszędzie tam, gdzie dana procedura jest wykorzystywana. Dzięki temu znacznie upraszcza się zarządzanie definicją przepływu Tworzenie procedur Dodanie do definicji przepływu nowej procedury jest prostą czynnością. Kliknij przycisk Zarządzanie procedurami, znajdujący się na pasku narzędzi. Otworzy się okno zawierające listę wszystkich procedur zdefiniowanych w danym przepływie. Kliknięcie przycisku Nowa procedura spowoduje otwarcie okna edycji procedury, w którym należy podać nazwę tworzonej procedury. Można również dołączyć jej krótki opis oraz zdefiniować drzewo akywności (przycisk Edytuj diagram ), które procedura ma zawierać. Aktywności definiuje się tak samo, jak ma to miejsce w akcjach przepływu. Kliknij Ok na obu oknach nowa procedura została utworzona i można z niej korzystać w przepływie Używanie procedur W oknie diagramu aktywności, na pasku narzędzi, znajduje się nowa kategoria aktywności: Procedury. Są tu wyświetlane wszystkie procedury, których można użyć na danym diagramie. strona 52 z 114

53 Aby użyć procedurę, należy ją po prostu przeciągnąć z paska narzędzi i upuścić w wybranym miejscu na diagramie tak samo, jak w przypadku zwykłych aktywności. Procedury zachowują się w ten sam sposób, co każda inna aktywność. Uwaga: Możliwe jest umieszczenie jednej procedury w drzewie aktywności innej procedury. Datapolis Designer automatycznie ukryje te procedury, które nie mogą zostać użyte w obrębie obecnie edytowanej, uniemożliwiając stworzenie odwołania cyklicznego Właściwości przepływu pracy W tym miejscu można zdefiniować, kiedy nowe instancje przepływu mają być uruchamiane, zmienić jego nazwę oraz dodać krótki opis objaśniający, co ten przepływ robi. Uwaga: Klikając na przycisk Zapisz definicję do pliku można zapisać na dysk definicję obecnie otwartego przepływu. W ten sposób możliwe jest wykonanie jego kopii zapasowej. Dysponując definicją przepływu zapisaną w pliku, można ją też zaimportować (korzystając z przycisku Wczytaj definicję z pliku ) Kolejność akcji i ikony Kolejność akcji Okno Akcje stanu umożliwia zdefiniowanie kolejności, w jakiej wyświetlane są akcje w menu kontekstowym oraz w menu akcji na wstążce. strona 53 z 114

54 Aby ustalić kolejność wyświetlania akcji, otwórz okno edycji właściwości stanu i kliknij na przycisk Akcje stanu. Następnie w oknie Akcje stanu uporządkuj akcje używając strzałek umiejscowionych z lewej strony okna. Akcje będą wyświetlane zgodnie z ustalonym porządkiem, od góry do dołu. Jeśli kolejność nie zostanie zdefiniowana będą wyświetlane w kolejności chronologicznej zaczynając od tej, która została utworzona jako pierwsza. Jeśli do stanu zostanie przypisana nowa akcja, będzie wyświetlana jako ostatnia. Okno Akcje stanu pozwala także na przejście do opcji wyświetlania. Aby to zrobić kliknij na symbol ołówka Opcje wyświetlania Funkcjonalność ta pozwala w prosty sposób zdefiniować ikony i podpowiedzi. Opcje wyświetlania akcji możesz otworzyć na dwa sposoby: Klikając przycisk Wyświetlanie w oknie Edycja właściwości akcji Klikając przycisk z symbolem ołówka w oknie Akcje stanu Okno Opcje wyświetlania akcji przedstawione jest poniżej: strona 54 z 114

55 Ikony i podpowiedzi, które ustawisz w Opcjach wyświetlania akcji widoczne są w menu akcji na wstążce: Jeśli ikona akcji nie zostanie zdefiniowana, użyta będzie domyślna Walidacja przepływu pracy Opcja walidacji przepływu pracy pozwala na sprawdzenie jego formalnej poprawności. Jest ona także uruchamiana automatycznie przed wdrożeniem przepływu na listę. Definicja musi pomyślnie przejść proces walidacji, w przeciwnym razie wdrożenie zostanie wstrzymane Wielkość i wydajność Kluczową właściwością każdego przepływu pracy jest jego wydajność. W Datapolis Workflow kształtuje się ona następująco: Czas startu przepływu pracy zależy od liczby aktywności w akcji inicjalizującej. strona 55 z 114

56 Czas wykonywania akcji zależy od liczby aktywności w akcji. Czas wykonywania aktywności zależy od złożoności aktywności oraz liczby wykorzystanych odnośników. Na szybkość pracy Datapolis Workflow Designera bezpośredni wpływ ma wielkość przepływu pracy. Zachęcamy do stosowania się do poniższych wytycznych, które przedstawiamy jako najlepsze praktyki dotyczące tworzenia przepływów pracy w Datapolis Process System: Należy minimalizować liczbę wykorzystywanych aktywności, szczególnie w akcji inicjującej. Należy minimalizować liczbę wykorzystywanych odnośników (zarówno do SharePointa, jak i do funkcji czy elementów przepływu). Jeżeli jakiś odnośnik jest wykorzystywany w akcji więcej niż raz, należy rozważyć zapisanie jego wartości, o ile to możliwe, do zmiennej przepływu i używanie tej zmiennej. Częsty zapis do zmiennych (czy to za pomocą aktywności Ustaw zmienną, czy poprzez parametry wyjściowe innych aktywności) może spowodować wyraźne pogorszenie wydajności przepływu. Należy zatem rozsądnie zmieniać ich wartości, tj. robić to tylko wtedy, kiedy jest to konieczne. Nie zalecane jest zarazem używanie zbyt wielu zmiennych. Jeżeli ich liczba jest duża (tzn. powyżej dwudziestu), należy rozważyć wielokrotne wykorzystywanie tych samych zmiennych do różnych celów. Należy utrzymywać możliwie najmniejszą wielkość przepływu pracy, przy czym: o Do 1MB jest wielkościa zalecaną; o Pomiędzy 1MB a 3MB jest wielkością dopuszczalną, ale może powodować opóźnienia w pracy Designera oraz odczuwalnie wolniejsze działanie wdrożonych przepływów; o Wielkośc powyżej 3MB jest zdecydowanie niezalecana; o W Designerze, podczas zapisiu przepływu pracy na serwer, w razie przekroczenia wspomnianych progów pojawiają sie stosowne ostrzeżenia; o Jeżeli nie ma możliwości utrzymania zalecanej wielkości przepływu, należy podzielić go na mniejsze przepływy. Należy pamiętać, iż Datapolis Process System oparty jest na Windows Workflow Foundation i w związku z tym przejmuje wszystkie ograniczenia tej platformy Zaawansowana edycja przepływu pracy Funkcjonalność ta ma na celu umożliwienie ręcznego wprowadzania wartości parametrów aktywności tam, gdzie normalnie istnieje ograniczenie typu odnośników wybieralnych dla danego pola. Po włączeniu zaawansowanej edycji można np. do aktywności Edytuj elementy wprowadzić pobrany z parametru akcji adres URL listy. Funkcjonalność tę włączyć może jedynie Administrator farmy. Dokonuje się tego na stronie ustawień Datapolis Process System dla danej listy. Uwaga: Funkcjonalność przeznaczona jest dla zaawansowanych użytkowników, mających duże doświadczenie w administracji i oprogramowywaniu platformy SharePoint. Zalecamy ostrożność przy korzystaniu z tej funkcjonalności. Uwaga: Po zmodyfikowaniu konta Administratora farmy na niektórych środowiskach (szczególnie na wieloserwerowych farmach) zmiana może propagować się niedostatecznie szybko. Oznacza to, że opcja Zaawansowanej edycji przepływu może być wciąż widoczna dla osób, które nie są już strona 56 z 114

57 Administratorami farmy, oraz być niewidoczna dla osób, którym niedawno przydzielono tę rolę. W takim przypadku można spróbować wywołać iisreset na serwerach Frontonu sieci Web, co może zaradzić sytuacji Zapisywanie przepływu pracy Opcja ta pozwala na zapisanie przepływu pracy na serwer. Zapisanie przepływu pracy nie powoduje jego wdrożenia na listę. W momencie, kiedy będziemy chcieli zapisać przepływ pracy zostaniemy poproszeni o dodanie komentarza do nowej wersji przepływu. Podanie komentarza nie jest obowiązkowe, lecz jego istnienie pozwoli nam na sprawne przeszukiwanie wersji historycznych w oknie historii definicji Wdrożenie przepływu pracy Wdrożenie (wcześniej nazywane asocjacją) przepływu pracy powoduje jego przypisanie do listy, co umożliwia uruchamianie na niej instancji wdrożonego przepływu. Uwaga: Wdrożenie powoduje zapis definicji przepływu pracy, nie jest więc konieczne uprzednie jej zapisywanie Historia definicji przepływu pracy W Datapolis Process System można przeglądać, odzyskiwać, usuwać i pobierać starsze definicje przepływu. strona 57 z 114

58 Pobierz Pobiera definicję XAML wybranej wersji definicji przepływu. Usuń Usuwa wybraną definicję przepływu Przywróć Przywraca wybraną definicję, jako definicję bieżącą. Zmiany, które były robione dotychczas przed zapisem zostaną nadpisane. Podgląd Pozwala na podgląd przepływu w trybie tylko do odczytu za pomocą Designera. Tryb do odczytu nie pozwala na żadną modyfikację przepływu przez użytkownika może za to dowolnie nawigować w interfejsie użytkownika, aby móc poznać definicję przepływu. strona 58 z 114

59 Aplikacje Aplikacje są uruchamiane, gdy przepływ pracy osiągnie jakiś stan. Każdy z tych stanów może uruchamiać wiele instancji aplikacji jednocześnie. Każda z aplikacji posiada własną funkcjonalność i może komunikować się z przepływem poprzez parametry wejściowe i wyjściowe. Aplikacje Datapolis są używane do grupowania procesów/funkcjonalności używanych regularnie w całym przedsiębiorstwie. Przykłady Aplikacji: - Utworzenie zadania dla pracownika - Uruchomienie zadania w systemie firmy 3-ciej (np. SAP, SalesForce, Microsoft Dynamics etc.) - Uruchomienie zadania czasomierza SharePoint Datapolis Process System umożliwia udostępnienie każdego przepływu, jako Aplikacji (zobacz: Udostępnianie przepływu, jako aplikacji) Udostępnianie przepływu jako aplikacji Uwaga: Funkcjonalność ta jest dostępna tylko w edycji Workflows&Applications Aby udostępnić bieżący przepływ pracy, jako aplikację upewnij się, że edytujesz przepływ pracy listy SharePoint a następnie naciśnij przycisk na pasku narzędziowym Udostępnij jako Aplikację. strona 59 z 114

60 Po uzupełnieniu nazwy aplikacji i opisu aplikacja jest gotowa do pierwszego opublikowania. Aplikacja staje się widoczna dla przepływów w momencie, gdy przepływ zostanie zadeklarowany jako aplikacja i wywołana zostanie asocjacja przepływu. Uwaga: Przepływy zadeklarowane jako aplikacje nie mogą być wywołane poprzez utworzenie nowego elementu na liście. Wszystkie przepływy zadeklarowane jako aplikacje są identyfikowane poprzez ikonę i nazwę aplikacji w lewym-dolnym rogu ekranu designera: Po pomyślnym zakończeniu wdrażaniu przepływu (aplikacji): strona 60 z 114

61 Wdrożona aplikacja będzie widoczna dla innych przepływów (biorąc pod uwagę że bieżący użytkownik ma uprawnienia do rozwiązania które zawiera aplikację) Aplikacje prywatne Aplikacje prywatne są typem aplikacji które są widoczne tylko wewnątrz swojego rozwiązania, pomimo iż użytkownik z innego rozwiązania ma uprawnienia do obecnego rozwiązania. Aplikacje prywatne są często używane jako bieżące wsparcie do przepływów lub innych aplikacji. Aby zadeklarować aplikację jako aplikację prywatną należy zaznaczyć opcję Prywatna w oknie udostępniania aplikacji Używanie Aplikacji w przepływie Aby wywołać aplikację w danym stanie na początku należy wybrać interesujące nas aplikacje z listy aplikacji. strona 61 z 114

62 Po wybraniu aplikacji będą one widoczne w prawym-górnym rogu designera: Aby dodać aplikację do stanu przepływu pracy wystarczy teraz tylko przeciągnąć i upuścić aplikację na wybrany stan. Pojawi się po tym ikona aplikacji na stanie: Wszystkie aplikacje które zostały dodane na stan są także dostępne w formacie listy. Aby przejść do aplikacji należy przejść do okna edycji stanu przepływu i wybrać opcję Aplikacje : strona 62 z 114

63 W oknie tym możesz także: Wybrać aktywności, które będą wywoływane po zakończeniu każdej instancji aplikacji w tym przepływie. Wybrać warunki które będą sprawdzane za każdym razem gdy któraś z instancji aplikacji się zakończy. Pierwsza akcja która będzie spełniała warunki zostanie uruchomiona i przepływ zmieni stan. Dodać nowe aplikacje do stanu. Usunąć istniejące aplikacje z stanu Aby zmodyfikować Instancję aplikacji uruchamianą z tego stanu należy nacisnąć edytuj znajdującą się obok aplikacji. W tym oknie można zmienić nazwę wyświetlaną aplikacji w przepływie, ustawić wartość parametrów wejściowych oraz ustawić zmienne parametrów wyjściowych. Ponadto można ustawić czy aplikacja użyta w przepływie jest wywoływana wielokrotnie czy pojedynczo. Odpowiednio wypełnione okno edycji aplikacji powinno wyglądać: strona 63 z 114

64 W tym przypadku ID faktury powstaje na podstawie ID przepływu, ID produktu zostaje wybrane ręcznie natomiast Termin Płatności powstaje na podstawie bieżącej daty. W momencie gdy aplikacja zakończy swoje działanie wartość z parametru wyjściowego Termin Płatności zostanie skopiowana do zmiennej przepływu Uwagi. W niektórych przypadkach takich jak np. wysyłanie faktury do wszystkich klientów lub tworzenie formularza dla wielu pracowników możemy użyć funkcjonalności Wielokrotnych Aplikacji. Aby z niej skorzystać wystarczy wybrać opcję Wiele Instancji w oknie edycji aplikacji: Po wybraniu wielu instancji aplikacji zostanie aktywowane pole liczby instancji aplikacji. Warto pamiętać o tym, że istnieje specjalny rodzaj odnośnika który służy do przekazywania bieżącego numeru instancji aplikacji (pod warunkiem że wykorzystujemy aplikacje wielokrotne). Można go znaleźć w Dane przepływu -> Informacje o przepływie -> Indeks Bieżącej Aplikacji: strona 64 z 114

65 Uwaga: Indeks bieżącej aplikacji może być wysyłany tylko, jako parametr aplikacji i rozpoczyna się on od Warunki uruchomienia aplikacji Warunki uruchomienia aplikacji umożliwiają zdefiniowanie zbioru warunków, który musi być spełniony zanim aplikacja zostanie uruchomiona. Aplikacja nie zostanie uruchomiona jeśli nie będzie on spełniony. Dzięki temu możesz kontrolować, które aplikacje mają się uruchomić po tym gdy przepływ osiągnie dany stan. W celu zdefiniowania warunków uruchomienia aplikacji otwórz okno ustawień stanu i wciśnij przycisk Aplikacje. strona 65 z 114

66 W oknie aplikacji wciśnij przycisk Edytuj aplikację dla aplikacji, dla której chcesz dodać warunek. W oknie Edytuj aplikację wciśnij przycisk Define conditions. strona 66 z 114

67 W oknie Warunki uruchomienia aplikacji można dodawać warunki oraz zmieniać relację pomiędzy nimi. Aby dodać nowy warunek wciśnij przycisk Doda. Aby usunąć warunek wciśnij przycisk X po prawej stronie. Odnośniki oraz lista rozwijana po środku umożliwiają tworzenie warunków dla danej aplikacji. Po lewej stronie znajduje się lista rozwijana (z opcjami I oraz Lub ), która definiuje relację pomiędzy warunkami. Gdy wybrana jest opcja I to wszystkie warunki muszą zostać spełnione, gdy wybrana jest opcja Lub wystarczy, że jeden warunek jest spełniony. W celu zapisania warunków wciśnij przycisk OK i zaakceptuj zmiany w otwartych oknach. W historii przepływu można sprawdzić, które aplikacje zostały uruchomione, a które nie spełniły warunków uruchomienia aplikacji. strona 67 z 114

68 Użytkowanie aplikacji i historia Po tym jak aplikacja została użyta w przepływie pracy powinna ona być także dostępna w historii przepływu: Każda aplikacja posiada swój stan (startowanie, W trakcie, Zakończony lub wystąpił błąd). Pod każdą aplikacją będącą przepływem istnieje także URL, który prowadzi bezpośrednio do historii przepływu aplikacji. Gdy aplikacja jest w stanie W trakcie lub Zakończony parametry wejściowe powinny być widoczne. Uwaga: Za każdym razem gdy instancja aplikacji została wywołana Datapolis Process System tworzy nowy element na liście gdzie aplikacja przepływu pracy została zasocjowana. Element zostanie także utworzony dla dokumentów typu MS Office na podstawie domyślnego szablonu *.dotx, *.xlsx lub *.potx. strona 68 z 114

69 3 Jak korzystać z Datapolis Process System? 3.1 Przepływy listowe Po poprawnym utworzeniu i wdrożeniu przepływu pracy, można zacząć pracę z listą programu SharePoint, na której ów przepływ został wdrożony. Na potrzeby naszego przykładu przyjęliśmy, że przepływ rozpoczyna się automatycznie w przypadku dodania do listy nowego elementu. Uwaga: Jeżeli opcję uruchamiania przepływu ustawiono na uruchamianie ręczne, należy kliknąć pozycję Przepływy pracy w menu kontekstowym elementu, na którym przepływ ma zostać uruchomiony. Na formatce przepływów należy następnie uruchomić odpowiedni przepływ. Przepływ zostanie uruchomiony i po chwili wejdzie do pierwszego stanu (w naszym przykładzie jest to Wypełnienie wniosku ). Będzie w nim oczekiwał, aż uprawniony użytkownik wywoła akcję, która wywoła zmianę tego stanu Kolumny przepływu pracy Lista, na której uruchomiony jest przepływ pracy, posiada dwie kolumny, które są automatycznie generowane w momencie, kiedy przepływ jest uruchamiany po raz pierwszy. Jedna, której nazwa odpowiada nazwie przepływu ( Wnioski i Obsługa na poniższym przykładzie), jest standardową kolumną SharePointa, wskazującą ogólny stan przepływu (tzn. Rozpoczynanie, W toku, Ukończono lub Wystąpił błąd ). Druga kolumna jest kolumną Systemową, nazwaną wg wzorca nazwa_przepływu stan. Pokazuje ona konkretny stan, w którym dany element listy obecnie przebywa (w kontekście danego przepływu). Jest to stan zdefiniowany w definicji przepływu. Wspomniane kolumny są widoczne na widoku listy, lecz na formatce podglądu i edycji elementu są ukryte. Jeżeli na jednym elemencie uruchomionych jest więcej niż jeden przepływ, dla każdego przepływu tworzone są osobne kolumny Menu kontekstowe elementu Datapolis Process System umożliwia uruchamianie akcji przepływu z poziomu menu kontekstowego elementu listy. Menu zawiera wszystkie akcje, który bieżący użytkownik może uruchomić w danym stanie przepływu. Jeżeli na elemencie uruchomionych jest kilka przepływów, wyświetlane są dostępne akcje ich wszystkich. Każda akcja poprzedzona jest nazwą przepływu, którego dotyczy. strona 69 z 114

70 Gdy informacje zostaną pobrane, wyświetlone zostanie standardowe menu kontekstowe. Akcje uruchamiać można też z poziomu formatki elementu lub po zaznaczeniu elementu z poziomu menu Elementy na liście. Są one wyświetlane po kliknięciu w poniższy przycisk Formularz uruchamiania akcji Przed uruchomieniem wybranej akcji pokazuje się formatka uruchamiania akcji (patrz rozdz ), gdzie użytkownik może podać informacje, które zostaną wykorzystane w przepływie. strona 70 z 114

71 Niektóre pola formatki mogą być wymagane (oznaczane są czerwoną gwiazdką) i dopiero po ich wypełnieniu można będzie uruchomić akcję Zbiorowe uruchomienie akcji Datapolis Workflow oferuje możliwość zbiorowego uruchomienie tej samej akcji dla wielu elementów listy Jak uruchomić akcję na wielu elementach Aby uruchomić akcję na wielu elementach wykonaj poniższe kroki: Wyświetl listę zawierającą elementy z wystartowanym przepływem. Wybierz elementy dla których chcesz uruchomić akcję poprzez standardowe zaznaczenie pól wyboru. Naciśnij umiejscowiony na wstążce przycisk Akcje przepływów pracy a następnie wybierz akcję którą chcesz wykonać. Jeśli akcja ma przypisaną formatkę, zostanie ona wyświetlona. Wypełnij ją danymi i potwierdź. Formatka zostanie wyświetlona tylko raz a wprowadzone parametry zostaną użyte w stosunku do wszystkich elementów. Stan wybranych elementów zmieni się na Zmiana stanu. Oznacza to że na elementach została wywołana akcja. Akcja zostaje uruchomiona dla wszystkich wybranych elementów listy. strona 71 z 114

72 Uwaga: Menu akcji wyświetla tylko te akcje, które są wspólne dla wszystkich zaznaczonych elementów. Oprócz tego każda akcja musi mieć ustawiony atrybut Zezwalaj na zbiorowe uruchomienie akcji lub w ogóle nie korzystać z formularza. Uwaga: Jeśli korzystasz z własnych formatek akcji pamiętaj, że zbiorowe uruchomienie akcji przesyła jako parametry WorkflowIDs i ItemIDs zawierające kolekcję identyfikatorów, zamiast pojedynczych WorkflowID oraz ItemID Włączanie zbiorowego uruchamiania akcji Aby aktywować możliwość zbiorowego uruchamiania konkretnej akcji zaznacz opcję Zezwalaj na zbiorowe uruchomienie akcji znajdującą się w oknie Edycja zmiennych akcji tak, jak na poniższym schemacie: strona 72 z 114

73 Próg zbiorowego uruchamiania akcji Akcje mogą być uruchamiane synchronicznie lub asynchronicznie. Plik Web.config zawiera atrybut o nazwie Datapolis.Workbox.SynchronousActionLaunchThreshold. Określa on maksymalną liczbę akcji które mogą być uruchomione synchronicznie. Jeśli uruchomisz akcję na większej liczbie elementów niż wynosi limit, wtedy wszystkie zostaną uruchomione w trybie asynchronicznym. Uwaga: Atrybut przyjmuje wartości większe niż 2, mniejsze będą ignorowane Historia przepływu pracy W każdym momencie trwania przepływu pracy (jak również po jego zakończeniu) możliwe jest sprawdzenie jego historii. Można w niej znaleźć różne informacje o procesie: jak przebiegł, dowiedzieć kto i kiedy wykonał jakie akcje na elemencie, w którym stanie przepływ czekał najdłużej, etc. Jeżeli użytkownik posiada odpowiednie uprawnienia, może podejrzeć szczegóły akcji: jakie aktywności i z jakimi parametrami zostały w jej obrębie wykonane, czy wystąpiły jakieś błędy lub strona 73 z 114

74 ostrzeżenia, jakie wartości zostały przez nie zwrócone. Można również sprawdzić wartości, które zostały podane w formularzu uruchamiania akcji. Informacje historyczne pozwalają monitorować proces, odnajdywać jego wąskie gardła oraz wykrywać błędy. Kolejne wersje produktów Datapolis są wstecznie kompatybilne, toteż nowa instalacja nie zniweczy dotychczasowych efektów pracy. 3.2 Przepływy dla witryny Ogólnie rzecz ujmując, przepływy dla witryny funkcjonują podobnie do przepływów listowych. Różnica polega na zakresie, w jakim operują: podczas, gdy przepływy listowe uruchamiane są na elementach list, na które zostały wdrożone, przepływy dla witryny nie są uruchamiane na żadnych określonych obiektach, działając w obrębie witryny, w której je zdefiniowano, i wykonując swoje zadania. Wdrożony przepływ tego rodzaju musi być uruchomiony ręcznie. Przepływy dla witryny nie mogą być uruchamiane automatycznie. Aby uruchomić przepływ dla witryny, należy przejść na stronę Użyj przepływu witryny, dostępnej przez menu Akcje witryny: strona 74 z 114

75 Strona ta zawiera informacje o wszelkich obecnie uruchomionych przepływach dla witryny. Można łatwo sprawdzić ich stan oraz historię dokonuje się tego w sposób analogiczny do tego stosowanego w przypadku przepływów listowych (por. rozdz. 3.1). Akcje danego przepływu można uruchomić poprzez jego menu kontekstowe. Aby uruchomić nowy przepływ albo zobaczyć listę zakończonych przepływów, należy kliknąć Uruchom nowy przepływ dla witryny lub sprawdź stan historycznych przepływów. 3.3 Przepływy wielokrotnego użytku Wdrożenie przepływu wielokrotnego użytku lub do wielokrotnego użytku globalnego powoduje, że staje się on dostępny jako standardowy przepływ SharePointa (Ustawienia listy -> Ustawienia przepływów pracy) dla danego typu zawartości. (Dostęp do wszystkich przepływów zasocjowanych z strona 75 z 114

76 typami zawartości możliwy jest po aktywowaniu zarządzania typami zawartości w Zaawansowanych ustawieniach listy.) Po wdrożeniu przepływu wielokrotnego użytku, można z niego korzystać jak ze standardowego SharePointowego przepływu wielokrotnego użytku (np. stosować go do list i typów zawartości za pomocą narzędzi SharePointowych). 3.4 Web Part Zadania Datapolis Process System od wersji 4.0 wspiera pokazywanie przepływów interesujących dla bieżącego użytkownika. Odbywa się to za pomocą Web Parta Datapolis Process System Zadania. Pokazuje on wszystkie przepływy, gdzie bieżący użytkownik jest bezpośrednio dodany do co najmniej jednej roli użytej w co najmniej jednej akcji w bieżącym stanie. Można dodać ten Web Part z Ribbona: Po dodaniu można na nim interesujące przepływy wraz z tytuałmi elementów, na których pracują te przepływy. Można także wylistować dostępne akcje. strona 76 z 114

77 Uwaga: Aby web part był widoczny należy mieć uruchomioną funkcję zbioru witryn Datapolis Process System 3.5 Zastępstwa Zastępstwa w Datapolis Process System pozwalają na wykonywanie akcji w przepływach pracy Datapolis w imieniu innych użytkowników. Rozpatrz poniższy przepływ pracy: Dodana jest tutaj grupa Upoważnieni użytkownicy, która zawiera użytkownika WB2013-DEV- DS\Administrator. W stanie Oczekiwanie dostępne są dwie akcje Zakończ oraz Specjalna akcja. Specjalna akcja może zostać uruchomiona tylko przez użytkowników z grupy Upoważnieni użytkownicy. W normalnej sytuacji, tylko użytkownik WB2013-DEV-DS\Administrator mógłby wykonać akcję Specjalna akcja, co w przypadku jego nieobecności mogłoby spowodować opóźnienia i problemy. Aby uniknąć takiej sytuacji należy utworzyć zastępstwo dla użytkownika WB2013-DEV- DS\Administrator (w tym przykładzie WB2013-DEV-DS\Administrator jest zastępowany przez DEV\Administrator ). Uwaga: Zastępstwa Datapolis konfigurowane są w Centralnej Administracji SharePoint Gdy przepływ pracy osiągnie stan Oczekiwanie, DEV\Administrator będzie mógł uruchomić Specjalną akcję w imieniu WB2013-DEV-DS\Administrator. strona 77 z 114

78 Gdy użytkownik wybierze akcję zastępowanego użytkownika, to zostanie przeniesiony na stronę wykonywania akcji, na której może potwierdzić swój wybór. Po wciśnięciu przez użytkownika przycisku Potwierdź akcja zostanie wykonana tak jak by ją uruchomił zastępowany użytkownik. W historii przepływu znajduje się informacja o użytkowniku, który uruchomił akcję, oraz informacja o zastępowanym użytkowniku, jeśli akcja została uruchomiona w jego imieniu. strona 78 z 114

79 3.6 Moduł raportowania Datapolis Process System zawiera moduł raportowania, za pomocą którego pozyskać można obszerne informacje o przepływach uruchomionych obecnie, jak również uruchamianych w przeszłości. Moduł raportowania (w postaci usługi sieciowej) dostarcza dane w formacie XML, które wykorzystać można w gotowych rozwiązaniach raportowych, jak np. SQL Reporting Services, bądź przetwarzać je we własnych rozwiązaniach. Usługa sieciowa znajduje się pod adresem smx. Oferuje ona następujące metody: GetUserActions, GetStartedWorkflows, GetLaunchedAction. Poniżej przytoczono skrótowy opis wymienionych metod. Więcej informacji o module raportowania można uzyskać w dokumentacji SDK, dostępnego na stronach firmy Datapolis GetUserActions Metoda zwraca informacje o akcjach (z wszystkich przepływów) dostępnych dla danego użytkownika. W zależności od podanego zakresu, uwzględniane są przepływy znajdujące się na całej farmie SharePointowej, w aplikacji sieci Web, kolekcji witryn, witrynie bądź danej liście (w tym ostatnim przypadku konieczne jest podanie adresu URL listy). Jeżeli nie określono użytkownika, o akcjach którego mają zostać pobrane informacje, przyjęty zostanie użytkownik uruchamiający metodę GetStartedWorkflows Metoda zwraca informacje o przepływach uruchomionych w określonym przedziale czasowym. Jak w przypadku metody GetUserActions, wyszukiwać można przepływy w obrębie całej farmy SharePointowej, aplikacji sieci Web, kolekcji witryn, witryny bądź danej listy GetLaunchedActions Metoda zwraca informacje o akcjach uruchomionych przez wszystkich użytkowników we wszystkich przepływach z danego zakresu (cała farmy SharePointowa, aplikacja sieci Web, kolekcja witryn, witryna bądź dana lista) i w podanym przedziale czasowym. strona 79 z 114

80 4 Rozwiązania i Aplikacje Datapolis 4.1 Wstęp do Rozwiązań i Applikacji Datapolis Process System pozwala na tworzenie i zarządzanie Rozwiązaniami i Aplikacjami Datapolis. Rozwiązania Datapolis są pojemnikiem na obiekty Datapolis takie jak np. Przepływy Pracy Datapolis, Aplikacje Datapolis a nawet obiekty SharePoint takie jak WebParty lub Strony Wzorcowe. Aplikacja Datapolis jest obiektem, który ma zdefiniowaną funkcjonalność, lokalizację oraz parametry wejściowe i wyjściowe. Instancja aplikacji działa asynchronicznie a po zakończeniu działania zwraca swoje parametry wyjściowe, które są wygenerowane na podstawie pracy instancji aplikacji. Instancja Aplikacji Datapolis jest obiektem reprezentującym pojedyncze wywołanie Aplikacji. Użytkownik wybiera Aplikację, definiuje parametry wejściowe i uruchamia instancję. Uruchomiona instancja działa asynchronicznie i po zakończeniu zwraca parametry wyjściowe do obiektu wywołującego. Poniższy schemat obrazuje hierarchię obiektów rozwiązań i aplikacji: Rozwiązanie Aplikacja 1 Instancja Aplikacji 1 Instancja Aplikacji N Aplikacja N Instancja Aplikacji 1 Instancja Aplikacji N Przykłady: Rozwiązaniem może być witryna z przepływami pracy. Niektóre z tych przepływów mogą być Aplikacjami. Rozwiązaniem może być grupa Aplikacji. Rozwiązaniem może być lista SharePoint. Aplikacją może być przepływ pracy zdefiniowany na liście utworzonej wewnątrz witryny. Uwaga: Każde rozwiązanie i jego aplikacje są istniejącymi obiektami. Nie są one szablonami. Istnieją one gdzieś wewnątrz Farmy SharePoint bądź na zewnątrz jej Tworzenie Rozwiązań i Aplikacji Datapolis Process System pozwala na dwa sposoby tworzenia Rozwiązań i Aplikacji: strona 80 z 114

81 Poprzez utworzenie ręczne Poprzez wdrożenie Rozwiązania z szablonu dostarczonego przez Datapolis lub firmę trzecią Tworzenie nowych rozwiązań i aplikacji W momencie dodawania nowego przepływu pracy Datapolis istnieje możliwość wyboru do jakiego Rozwiązania dany przepływ będzie należał. Istnieje przy tym wybór czy zostanie utworzone przy tym nowe Rozwiązanie. Każdy przepływ pracy na liście SharePoint może być udostępniony jako Aplikacja (funkcjonalność ta jest dostępna tylko w edycji Workflow&Application). Może to być dokonane poprzez Datapolis Workflow Designer gdzie można także utworzyć parametry wejściowe i wyjściowe aplikacji Tworzenie rozwiązań z szablonów Rozwiązanie może być także tworzone z szablonu wgranego w farmie SharePoint. Z poziomu centralnej administracji możesz później wdrożyć to rozwiązanie w swojej farmie. Sposób, miejsce i czas wdrożenia jest związany z typem rozwiązania i jest zależny od producenta rozwiązania Użycie Aplikacji Najbardziej typowym sposobem użycia aplikacji, przy posiadaniu przepływu pracy jest: Otworzyć przepływ pracy w designerze, wybrać rozwiązanie, następnie zaznaczyć Aplikacje i przeciągnąć je na stan na którym aplikacja powinna się uruchamiać. Następnie należy skonfigurować parametry wejściowe i wyjściowe tej aplikacji. Po wykonaniu tych kroków można zasocjować przepływ pracy z aplikacjami. W momencie, gdy instancja przepływu pracy wejdzie na stan gdzie aplikacja jest używana, instancje aplikacje są uruchamiane. Gdy aplikacja zakończy swoje działanie zwraca ona swoje parametry wyjściowe do wcześniej przypisanych im zmiennych przepływu a następnie wywołuje aktywności i warunki następujące po zakończeniu działania aplikacji i, finalnie, jeśli warunki są spełnione, wywołuje wybraną akcję. Uruchomione aplikacje które są także przepływami pracy przy rozpoczęciu same dodają do listy na której są zadeklarowane nowy element, bądź dokument jeżeli jest to biblioteka. W przypadku gdy aplikacja została utworzona na podstawie przepływu pracy użytkownicy mogą z nią pracować w taki sam sposób jakby to był przepływ pracy. Użycie aplikacji zostało także opisane w rozdziale Edytor Graficzny (Designer) - Aplikacje Poniższy schemat Obrazuje typowe sposób użycia aplikacji: strona 81 z 114

82 Instancja przepływu Instancja Aplikacji Dowolny stan Dodaj element Uruchom przepływ Przepływ zakończony strona 82 z 114

83 5 Administracja Datapolis Process System Datapolis Process System zawiera moduł administracyjny zawarty w witrynie Centralnej Administracji SharePointa. Moduł ten opisuje wszystkie opcje i funkcje Datapolis Process System które są dostępne poprzez strony administracji: Centralna Administracja Datapolis pozwala na zarządzanie wdrożeniami Datapolis Workflows, logowania, solucjami i aplikacjami przy pomocy dedykowanych do tego stron Aktywacja DPS dla aplikacji sieci Web Moduł pozwala na szybkie wdrożenia rozwiązania Datapolis na pojedynczej aplikacji a także na całej farmie. Pozwala to ominąć wdrażanie Datapolis Process System na aplikacjach webowych poprzez instalator. strona 83 z 114

84 5.1.2 Lista wdrożonych przepływów pracy Datapolis Strona ukazuje informacje o wdrożeniach przepływów pracy dla listy i dla witryny na dowolnej wybranej witrynie. Witrynę wybiera się poprzez wskazanie aplikacji webowej, kolekcji witryn a finalnej samej witryny. Na stronie udostępnione są informacje o liczbie uruchomionych instancji danego wdrożenia przepływu pracy, a także, kto dokonał ostatniej zmiany definicji. Można także otworzyć stronę zarządzania przepływami na witrynie lub liście oraz dokonać anulowania wyewidencjonowania przepływu. Panel ten jest także dostępny dla administratorów zbioru witryn z poziomu panelu ustawień witryny: strona 84 z 114

85 5.1.3 Poziomy logowania Te ustawienia służą do kontrolowania ważności zdarzeń przechwytywanych w dzienniku zdarzeń systemu Windows i w dziennikach śledzenia. Za pomocą tego panelu można ustawić szczegółowość informacji logowania Datapolis od poziomu diagnostycznego Verbose (najwyższa szczegółowość) do Unexpected (tylko krytyczne wyjątki) Ikony akcji Strona ta umożliwia zdefiniowanie niestandardowych ikon akcji użytkownika. Dodane tam ikony dostępne są globalnie dla wszystkich użytkowników. strona 85 z 114

86 Ikona po dodaniu dostępna jest dla użytkowników designera: Uprawnienia do edycji przepływów Datapolis Na stronie tej możesz zdefiniować zachowanie Datapolis Process System w nowych kolekcjach witryn oraz aplikacjach sieci web, na których wdrażany jest po raz pierwszy Zarządzanie rozwiązaniami Datapolis Ważne: Ta funkcjonalność jest dostępna dla edycji Workflow&Applications Datapolis Process System. strona 86 z 114

87 Na tej stronie możesz zobaczyć wszystkie rozwiązania wdrożone w tej farmie, sprawdzić ich status bądź szablon, z którego zostały one utworzone. Po kliknięciu na Udostępnianie i ustawienia pojawi się strona konfiguracji rozwiązania: Strona ta pozwala na wskazanie użytkowników, którzy będą mogli dodawać przepływy do tego rozwiązania. Sekcje Uprawnienia w nowych obszarach oraz Uprawnienia w istniejących obszarach są takie same jak na stronie Uprawnień do przepływów Datapolis. strona 87 z 114

88 5.1.7 Zarządzanie szablonami rozwiązań Datapolis Strona ta pozwala na przegląd wszystkich dostępnych w farmie szablonów rozwiązań. Dotyczy to także wbudowanych rozwiązań takich jak Domyślne rozwiązanie Datapolis oraz Rozwiązanie Datapolis dla kolekcji witryn Z poziomu tej strony możesz sprawdzić wszystkie wdrożenia danego szablonu, bądź ręcznie wdrożyć rozwiązanie na podstawie tego szablonu. Uwaga: Strona wdrożenia rozwiązania na podstawie szablonu może wyglądać różnie w zależności od wybranego szablonu. strona 88 z 114

89 5.1.8 Monitor Wydajności Monitor wydajności Datapolis pozwala na zbieranie i danych i wskaźników spośród wielu czynności odbywających się w całej farmie. Monitor wydajności pozwala na rozwiązywanie problemów związanych z wydajnością i czasem działania przepływów. Dostarcza on możliwości graficznej i tabularycznej prezentacji zebranych danych. Aby rozpocząć pracę z Monitorem wydajności należy najpierw udać się na stronę konfiguracji monitora wydajności: Konfiguracja monitora wydajności Strona ta pozwala na zdefiniowanie, na jakich witrynach monitorowanie wydajności powinno być aktywowane. Należy wziąć pod uwagę, że monitor wydajności obniża lekko wydajność witryn dlatego należy używać monitora wydajności wyłącznie go rozwiązywania problemów i sprawdzania założonych scenariuszy bądź procesów. strona 89 z 114

90 Sekcja poniżej podsumowuje ilość zebranych logów z monitora wydajności oraz pozwala na usunięcie ich w wybranym zakresie czasu: Uwaga: Monitor wydajności obsługuje domyślnie monitorowanie funkcjonalności powiązanych z Datapolis Process System takich jak: - Formularz uruchomienia przepływu - Formularz akcji przepływu - Czas wykonania przepływu - Czas wykonania akcji przepływu - Czas wykonania aktywności przepływu - Czas wykonania (pobierania wartości) odnośnika Po wystartowaniu monitora wydajności i zalogowaniu działania wybranych przepływów Datapolis jesteśmy w stanie wygenerować raporty przedstawione na stronie Raporty Monitora Wydajności : Raport Monitora Wydajności Widok Szczegółowy Pierwszym typem raportu jaki możemy wygenerować jest raport Szczegółowy przepływu pracy. Pozwala on uzyskać na raporcie maksymalny poziom szczegółowości dla wybranej instancji przepływu pracy Datapolis. Aby utworzyć raport dla instancji przepływu potrzebujemy jego ID w formie GUID a. Najprostszym sposobem na otrzymanie takiego ID jest udanie się do strony historii przepływu i skopiowanie ID instancji przeływu z URL a: Przykładowy URL powinien wyglądać w taki sposób: strona 90 z 114

91 %7d Po skopiowaniu ID należy go przekonwertować na format GUID a: %7b3234BD42%2dFC77%2d444C%2d858C%2dB847B353401C%7d Gdzie: {3234BD42-FC77-444C-858C-B847B353401C} (%7b jest kodowane, jako {, %2d jest kodowane, jako -, %7d jest kodowane jako } ). Po przeniesieniu otrzymanego GUID a do formatki raportu i kliknięciu przycisku Generuj Raport nasz raport powinien wyglądać przykładowo: Utworzony raport można wyeksportować, jako xls bądź csv Raport Monitora wydajności Średni czas wykonania Drugim typem raportu Monitora Wydajności jest raport średniego czasu wykonywania pozwala on na sprawdzenie uśrednionego czasu (w milisekundach) dla wybranej asocjacji przepływu. Asocjację można wybrać poprzez zaznaczenie Zbioru witryn bądź wklejenie jej bezpośrednio do textboxa. Warto zauważyć, że raport średniego czasu wykonania można zawęzić do odpowiedniego przedziału czasowego. strona 91 z 114

92 Raport Monitora wydajności Konfigurowalny raport Najbardziej wszechstronnym i konfigurowalnym typem raportu jest konfigurowalny raport. Pozwala on na utworzenie tabeli z danymi poprzez zaznaczenie interesujących nas kolumn/filtrów bądź poprzez ręczną edycję zapytania SQL. Aby lepiej poznać składnię i wydajność tabeli monitora w bazie danych sprawdź Datapolis Process System SDK. Aby rozpocząć pracę z Konfigurowalnym raportem należy zaznaczyć interesujące nas kolumny: Należy opcjonalnie dodać filtry do zapytania: strona 92 z 114

93 Po kliknięciu przycisku Generuj Raport pojawi się tabela z dostosowanym raportem: strona 93 z 114

94 5.1.9 Ustawienia Systemowe W ustawieniach systemowych Datapolis można konfigurować zadania czasomierzy ich ilość, serwer uruchamiania, harmonogram, itd. strona 94 z 114

95 Są cztery rodzaje czasomierzy Datapolis, które mogą być konfigurowane na tej stronie: 1. Czasomierz zadania Czasomierz wykonuje zadania, akcje i samowyzwalacze. Dodatkowo rozpoczyna i kończy aplikacje Datapolis. Zaleca się, aby była przynajmniej jedna instancja Minutowa tego typu. Minimalna liczba instancji: 0 Maksymalna liczba instancji: Czasomierz synchronizacji Zapewnia integralność bazy danych SharePoint i Datapolis. Minimalna liczba instancji: 0 Maksymalna liczba instancji: 1 3. Czasomierz czyściciel Usuwa zakończone zadania i stare wpisy historii. Ponadto usuwa zdarzenia dla nieistniejących obiektów SharePoint oraz starą konfigurację. Minimalna liczba instancji: 0 Maksymalna liczba instancji: 1 Czasomierz czyściciel posiada również dodatkową konfigurację, która jest wspólna dla wszystkich instancji. Pozostawienie pustego pola spowoduje wyłączenie powiązanej funkcjonalności czasomierza. 4. Czasomierz status przepływów pracy Usuwa wpisy WBXml dla nieistniejących/uszkodzonych/zakończonych/usuniętych przepływów pracy. Minimalna liczba instancji: 0 Maksymalna liczba instancji: 1 Mimo że minimalna liczba instancji dla każdego rodzaju czasomierza wynosi 0, zaleca się aby istniała przynajmniej jedna instancja dla każdego typu. strona 95 z 114

96 Aby dodać nową instancję należy wcisnąć przycisk Dodaj albo Kopiuj obok istniejącej instancji. Jeśli maksymalna liczba instancji została osiągnięta, to przyciski te będą niedostępne. Każda instancja może zostać zdefiniowana jako Minutowa, Godzinna, Dzienna, Tygodniowa i każda musi mieć inną nazwę. Należy pamiętać, że do nazwy czasomierzy Datapolis dodawany jest prefiks Datapolis. Dla każdej instancji można też wybrać serwer, na którym będzie wykonywana. Na liście dostępnych serwerów dostępne są tylko te, które posiadają włączone usługi Aplikacja sieci Web programu Microsoft SharePoint Foundation oraz Usługa czasomierza przepływów pracy programu Microsoft SharePoint Foundation. W przypadku problemów z działaniem przepływów pracy upewnij się, że wybrane serwery posiadają te usługi włączone. Aby przywrócić ustawienia domyślne należy wcisnąć przycisk Przywróć domyślne przycisk ten nie przywraca ustawień wspólnych dla instancji. Aby usunąć instancję należy wcisnąć przycisk X po prawej stronie. Aby zaakceptować dokonane zmiany należy wcisnąć przycisk OK na dole strony. Aby anulować dokonane zmiany należy wcisnąć przycisk Anuluj na dole strony. Nowe ustawienia potrzebują mniej więcej minuty na propagację po wciśnięciu przycisku OK i w tym czasie wyświetlana jest poniższa informacja. strona 96 z 114

97 Zarządzanie zastępstwami Zastępstwa Datapolis pozwalają na ustawienie, którzy użytkownicy mogą wykonywać akcje przepływów pracy w imieniu innych użytkowników. Ustawienia te znajdują się na stronie Zarządzanie zastępstwami w Centralnej Administracji. Aby dodać nowe zastępstwo należy wcisnąć przycisk nowe zastępstwo. Pojawi się formularz nowego zastępstwa, w którym należy uzupełnić wszystkie pole. Należy wprowadzić poniższe informacje: nazwę lub zastępowanego użytkownika nazwę lub użytkownika zastępującego (lub Wszyscy ) obszar, w którym obowiązuje dane zastępstwo Zastępstwo może obejmować różne obszary (kilka różnych jednocześnie), np. farmę, pulę aplikacji sieci web, kolekcję witryn, witrynę czy listę. datę rozpoczęcia zastępstwa strona 97 z 114

98 datę zakończenia zastępstwa Po podaniu tych informacji można zapisać nowe zastępstwo klikając przycisk OK na dole strony. Po jego wciśnięciu użytkownik zostanie cofnięty na stronę z listą obecnie zdefiniowanych zastępstw. Aby usunąć zastępstwo należy wcisnąć przycisk X po prawej stronie. Wciskając przycisk w kolumnie Szczegóły można zobaczyć szczegółowe informacje o zastępstwie. Lista zastępstw pozwala też na zmianę widoku, dzięki czemu można zobaczyć wszystkie zastępstwa, aktywne, zaplanowane, zakończone lub usunięte. strona 98 z 114

99 6 Datapolis Column Protector 2013 Datapolis Column Protector to część opisanego wyżej rozwiązania (Datapolis Process System) przeznaczonego do zarządzania procesami biznesowymi i przepływami dokumentów w środowisku SharePoint. 6.1 Wstęp do Datapolis Column Protector Czemu służy Datapolis Column Protector 2013 Datapolis Column Protector 2013 służy do ukrywania kolumn na widokach list i bibliotek oraz odpowiednich pól na formularzach: wyświetl element, edytuj element i dodaj nowy element. Pozwala też na zabronienie edycji tych pól, które pozostawia widoczne. Uprawnienia do wyświetlania i edycji można ograniczać dla dowolnie wybranych użytkowników lub grup użytkowników. Uwaga: Datapolis Column Protector 2013 nie służy do powiększania istniejących uprawnień do wyświetlania lub edycji, a jedynie do ich przykrywania. Jeśli chcesz zwiększyć uprawnienia dla wybranych użytkowników lub grup użytkowników zrób to konfigurując SharePoint z poziomu ustawień listy, witryny lub kolekcji witryn Relacje do uprawnień definiowanych w przepływie Datapolis Process System pozwala tworzyć przepływy i definiować na ich poszczególnych stanach, którzy użytkownicy mogą oglądać lub oglądać i edytować poszczególne pola bieżącego elementu, na którym uruchomiony jest dany przepływ, przy czym należy wziąć pod uwagę, że: Funkcja Datapolis Column Protector 2013 musi być aktywowana, aby możliwe było opisane w rozdziale: Przypisywanie ról do pól elementu kontrolowanie uprawnień; Podczas działania przepływu na danym elemencie, o ile jest uruchomiony tylko ten jeden przepływ - działają jedynie ograniczania uprawnień zdefiniowane w przepływie i w tym czasie nie działają ograniczania zdefiniowane dla bieżącej listy lub biblioteki za pomocą Datapolis Column Protector 2013 ; Jeśli na danym elemencie jest uruchomionych kilka przepływów to zdefiniowane w nich ograniczenia uprawnień sumują się, ale nadal nie działają ograniczania zdefiniowane dla bieżącej listy lub biblioteki za pomocą Datapolis Column Protector 2013 ; Jeśli na danym elemencie nie jest uruchomiony żaden przepływ (czyli przed uruchomieniem przepływu i po zakończeniu działania przepływu na danym elemencie), to działają jedynie ograniczania uprawnień zdefiniowane dla bieżącej listy lub biblioteki za pomocą Datapolis Column Protector strona 99 z 114

100 6.2 Ustawienia Aktywacja funkcji Funkcja Datapolis Column Protector 2013 jest aktywna po zakończeniu instalacji produktu Datapolis Process System i od tego momentu możesz z niej korzystać. Uwaga: Jeżeli dokonasz ponownej instalacji Datapolis Process System używając opcji Napraw dostępnej w kreatorze, ustawienia wszystkich funkcji zostaną zachowane aktywowane będą nadal aktywne, dezaktywowane nie będą działać. Jeśli funkcja została wyłączona lub instalator nie mógł jej aktywować, należy włączyć funkcję Datapolis Column Protector 2013, zanim zaczniesz z niego korzystać. Jeśli nie widzisz linku do administracji Datapolis Column Protector 2013 na menu Ustawienia na danej liście, prawdopodobnie trzeba go aktywować na tej witrynie, która hostuje daną listę. Uwaga: Aby aktywować funkcję musisz posiadać uprawnienia Zarządzanie witryną sieci Web na bieżącej witrynie. Aby aktywować funkcję: 1. Przejdź do strony Ustawienia witryny. Z menu Ustawienia w prawym górnym rogu wybierz Ustawienia witryny. strona 100 z 114

101 2. Na stronie Ustawienia witryny w prawej kolumnie z nagłówkiem Akcje witryny wybierz link Zarządzanie funkcjami witryny. 3. Sprawdź, czy status funkcji Datapolis Column Protector 2013 jest ustawiony na Aktywna. 4. Jeżeli funkcja nie jest aktywna, kliknij przycisk Uaktywnij strona 101 z 114

102 6.3 Konfiguracja Datapolis Column Protector 2013 jest skonfigurowany osobno dla każdej z list lub biblioteki dokumentów. Przewiduje dwa rodzaje uprawnień Pozwól wyświetlić i Pozwól edytować i wyświetlić : Uprawnienie Pozwól wyświetlić zezwala wybranym użytkownikom na przeglądanie wartości pól na formularzach Wyświetl element i Edytuj element oraz poszczególnych kolumn na widokach listy (w tym załączników). Pola gdzie użytkownik posiada jedynie uprawnienie Pozwól wyświetlić nie są możliwe do edycji na formularzu Edytuj element i nie są widoczne na formularzu Dodaj nowy element. Uprawnienie Pozwól edytować i wyświetlić zezwala na przeglądanie wartości pól na formularzu Wyświetl element oraz kolumn na widokach listy, a także na edycję wartości pól na formularzach Edytuj element i Dodaj nowy element. Jeżeli danemu użytkownikowi nie zostanie przydzielone żadne z powyższych uprawnień na stronie administracji Datapolis Column Protector 2013 do wybranej kolumny, wtedy nie będzie on mógł oglądać danej kolumny ani na formularzach ani na widokach listy. Posiadanie uprawnień Pozwól wyświetlić oraz Pozwól edytować i wyświetlić do tej samej kolumny, jest równoznacznie z posiadaniem uprawnienia Pozwól edytować i wyświetlić do tej kolumny. Powyższe uprawnienia działają dla: Formularzy elementu (Wyświetl element; Edytuj element; Dodaj nowy element) Widoków list i bibliotek Powiadomień wysyłanych z list SharePoint-owych (nowo utworzonych jak i już utworzonych przed instalacją produktu) Załączników do elementu Danych eksportowanych do arkusza kalkulacyjnego jak i bazy Micorosft Access Komunikacji i synchronizacji danych poprzez program Microsoft Office Access Usług sieci Web programu SharePoint dla list Oznacza to, że Datapolis Column Protector 2013 w pełni zabezpiecza i daje w bardzo dużym stopniu możliwość kontroli danych przechowywanych na listach SharePointowych. strona 102 z 114

103 6.3.1 Ograniczenia 1. Datapolis Column Protector 2013 działa tylko ze składnikami Web Part z pełnym paskiem narzędzi. Datapolis Column Protector 2013 chroni tylko te składniki Web Part widoku listy, które posiadają włączony pełny pasek narzędzi. Ze względu na ograniczenia SharePoint API, obecna wersja Datapolis Column Protector 2013 nie obsługuje składników Web Part widoku listy, które mają włączony Pasek narzędzi podsumowanie lub Brak paska narzędzi. Pamiętaj aby włączyć pełny pasek narzędzi dla składnika Web Part widoku listy, którą chcesz chronić. 2. Datapolis Column Protector 2013 nie działa ze składnikami Web Part Widok danych (Data View Web Parts) 3. Datapolis Column Protector 2013 nie chroni metadanych dokumentów otwieranych poprzez zewnętrzne aplikacje (np. Microsoft Office Word ) 4. Datapolis Column Protector 2013 nie działa z bibliotekami wiki 5. Datapolis Column Protector 2013 nie działa ze źródłami danych RSS 6. Datapolis Column Protector 2013 nie działa dla wyników wyszukiwania. Treści kolumn mogą być wyświetlane w wynikach wyszukiwania dla nieuprawnionych osób. 7. Datapolis Column Protector 2013 obsługuje jedynie standardowe formularze/widoki SharePoint Rozwiązania firm trzecich oraz niestandardowe formularze, kontrolki, składniki Web Part i inne elementy przetwarzające dane z list czy bibliotek (np. formularze InfoPath czy modyfikowane poprzez SharePoint Designera) najprawdopodobniej nie będą zabezpieczone przez Datapolis Column Protector Aby skonfigurować Datapolis Column Protector 2013 użytkownik musi posiadać uprawnienia Zarządzanie listą dla list Użytkownik musi posiadać uprawnienia Zarządzanie listą na liście, aby mieć dostęp do linka administracji i mieć możliwość przeglądania stron administracji oraz zatwierdzania zmian. Uwaga: Jeżeli lista dziedziczy uprawnienia z witryny, użytkownik potrzebuje uprawnień Wyliczanie uprawnień dla danej witryny. 9. Datapolis Column Protector 2013 pokazuje wszystkie kolumny użytkownikom z uprawnieniami Zarządzanie listą. Datapolis Column Protector 2013 pokazuje wszystkie kolumny użytkownikom z uprawnieniami Zarządzanie listą dla danej listy. Innymi słowy, Datapolis Column Protector 2013 jest przejrzyste dla tych użytkowników i ustawienia uprawnień kolumny nie mają dla nich zastosowania. Jest to ustawienie domyślne, które można zmienić w ustawieniach programu Datapolis Column Protector Datapolis Column Protector 2013 nie synchronizuje ustawienia swoich uprawnień z uprawnieniami listy. Zmiany uprawnienia listy nie wpłyną na uprawnienia Datapolis Column Protector W Datapolis Column Protector 2013 istnieje możliwość dodania użytkownika, który nie ma strona 103 z 114

104 dostępu do tej listy. Aby upewnić się, że użytkownik posiada odpowiedni dostęp do listy, musisz ręcznie zmodyfikować ustawienia uprawnień listy. 11. Ograniczenia dotyczące Kalendarzy i widoków Gantt Jeśli użytkownik próbuje wejść na widok Gantt lub Kalendarza z kolumną, do której nie ma uprawnień do przeglądania cały widok będzie ukryty, a użytkownik otrzyma następujący komunikat: 12. Ograniczenia uprawnień dla kolumny Tytuł : Datapolis Column Protector 2013 nie ukrywa kolumny Tytuł w widoku arkusza danych Datapolis Column Protector 2013 nie ukrywa linku do Tytułu element w przypomnieniach ( SharePoint alerts). Nie jest dobrą praktyką ukrywanie Tytułu elementu, gdyż w większości przypadków działa on jako identyfikator danego elementu. 13. Ustawienia Datapolis Column Protector 2013 nie przenoszą się w szablonach list i stron. Utworzenie listy lub witryny z szablonu, na których działał Datapolis Column Protector 2013 sprawi, że wszystkie jego ustawienia zostaną zresetowane. 14. Ograniczenia w Microsoft Office Access: Microsoft Access nie wspiera opcji tylko do odczytu dla załączników. Jeżeli w ustawieniach Datapolis Column Protector 2013 dla danego użytkownika załączniki będą tylko do odczytu (nadany został rodzaj uprawnień Pozwól wyświetlić ), to w Microsoft Access będzie widoczna dla niego opcja dodania/usunięcia załączników. Mimo, to wszystkie dokonane modyfikacje na załącznikach docelowo zostaną cofnięte. Jeżeli w trakcie używania Microsoft Access danemu użytkownikowi zostaną zmienione uprawnienia przez Datapolis Column Protector 2013 do danej kolumny z Pozwól edytować i wyświetlić na Pozwól wyświetlić, taka osoba będzie mogła nadal edytować daną kolumnę, ale wszystkie dokonane zmiany zostaną. strona 104 z 114

105 6.3.2 Włączanie Datapolis Column Protector 2013 dla typu zawartości 1. Na stronie zawierającej listę z pełnym paskiem narzędzi kliknij Zakładkę Lista. 2. W grupie "Ustawienia" na wstążce kliknij na guzik Ustawienia Datapolis Column Protector lub przejdź na stronę ustawień listy (guzik Ustawienia listy na wstążce) i kliknij link SharePoint Column Protector znajdujący się w grupie Uprawnienia i zarządzanie. strona 105 z 114

106 3. Na głównej stronie ustawień Datapolis Column Protector 2013 można wybrać, które typy zawartości listy mają korzystać z funkcjonalności Datapolis Column Protector Jeżeli Datapolis Column Protector 2013 jest wyłączony dla danego typu zawartości, jego status jest w stanie "Wyłączone". 5. Aby włączyć Datapolis Column Protector 2013 dla tego typu zawartości kliknij link "Włącz" do tego typu zawartości. strona 106 z 114

107 6. Aby włączyć Datapolis Column Protector 2013 dla wszystkich typów zawartości kliknij link "Włącz dla wszystkich". 7. Aby zarządzać uprawnieniami kolumn dla wybranych typów zawartości, kliknij ikonę "Edytuj" obok tego typu zawartości. Uwaga: Aby zarządzać uprawnieniami Datapolis Column Protector 2013 musi być włączony dla danego typu zawartości. 8. Możesz wyłączyć Datapolis Column Protector 2013 dla typu zawartości, klikając link "Wyłącz" obok typu zawartości. Aby wyłączyć Datapolis Column Protector 2013 dla wszystkich typów zawartości na liście, wybierz link "Wyłącz dla wszystkich". Wyłączenie Datapolis Column Protector 2013 nie resetuje ustawień jeżeli aktywujesz Datapolis Column Protector 2013 ponownie, wszystkie ustawienia uprawnień zostaną zachowane. strona 107 z 114

108 9. Można określić, od jakiego poziomu uprawnień użytkownika, uprawnienia Datapolis Column Protector 2013 do kolumny powinny być ignorowane. Jeśli chcesz, aby widoczność kolumn, która została ustalona w Datapolis Column Protector 2013, była przypisana do wszystkich użytkowników, wybierz opcję "Nikt". Jeśli chcesz, aby administratorzy zbioru witryn mogli widzieć całą listę omijając w ten sposób ustawienia zabezpieczeń Datapolis Column Protector 2013 wybierz Administratorzy zbioru witryn. Ustawienie poziomu uprawnień Zarządzanie listami pozwoli użytkownikom z uprawnieniami Zarządzanie listami dla tej konkretnej listy na przeglądanie całej treści, ignorując przy tym ustawienia zabezpieczeń Datapolis Column Protector Uwaga: Do zarządzania ustawieniami Datapolis Column Protector 2013 użytkownik musi posiadać przynajmniej uprawnienie Zarządzanie listami do tej konkretnej listy. Nie ma na to wpływu ustawienie poziomu na "Nikt" albo Administratorzy zbioru witryn użytkownicy z uprawnieniami na poziomie Zarządzanie listami do tej listy mogą nadal modyfikować ustawienia Datapolis Column Protector Uwaga: Poziomy, dla których ustawienia DCP są ignorowane jest ustawiane osobno na każdej liście. Ustawienie opcji na jednej liście nie zmieni ustawienia tej opcji na innej liście. 10. Jeśli chcesz zresetować ustawienia Datapolis Column Protector 2013 dla wszystkich kolumn i wszystkich typów zawartości na liście, kliknij przycisk "Przywróć uprawnienia domyślne. strona 108 z 114

109 6.3.3 Konfigurowanie uprawnień dla kolumn Strona administracyjna Strona do zarządzania uprawnieniami kolumn dla wybranego typu zawartości (wchodzi się na nią po kliknięciu ikony "Edytuj" obok danego typu zawartości) składa się z następujących elementów: A. Kolumna Nazwa kolumny (sekcja zielona) zawiera nazwy kolumn dla wybranego typu zawartości B. Kolumna Pozwól edytować i wyświetlić (sekcja niebieska) tu możesz wstawiać użytkowników, którzy powinni mieć dostęp do edycji i wyświetlania wybranych kolumn C. Kolumna Pozwól wyświetlić (sekcja czerwona) tu możesz wstawiać użytkowników, którzy powinni mieć dostęp wyświetlania wybranych kolumn D. Nagłówek Ustaw uprawnienia dla wszystkich kolumn (sekcja żółta) tu możesz wstawiać użytkowników, którzy zostaną skopiowani do wszystkich kolumn danego typu zawartości. D B C A Aby zarządzać uprawnieniami do kolumny, należy wprowadzić użytkownika/grupę w polu tekstowym obok nazwy kolumny. Jeśli chcesz, zezwolić użytkownikowi/grupie na edycję i wyświetlanie kolumny, wprowadź jego/jej nazwę w polu tekstowym w pierwszej kolumnie. Jeśli chcesz zezwolić użytkownikowi/grupie na wyświetlanie kolumny, wprowadź jego/jej nazwę w polu tekstowym w drugiej kolumnie. Jeśli chcesz ograniczyć dostęp do kolumny po prostu upewnij się, że użytkownik/grupa nie znajdują się w żadnym z dwóch pól tekstowych (w przypadku użytkownika należy się również upewnić, że nie jest on członkiem żadnej uprawnionej grupy). strona 109 z 114

110 Korzystanie ze strony administracyjnej Dodawanie użytkowników do pól tekstowych jest łatwe i identyczne jak zarządzanie uprawnieniami w SharePoint. Możesz wpisać wyświetlaną nazwę użytkownika lub jego login w polu tekstowym, bądź wybrać użytkownika z katalogu. 1. Aby wpisać nazwę i login: a. Wpisz fragment bądź pełną nazwę użytkownika lub loginu. Rozdziel każdego użytkownika za pomocą średnika ; b. Kliknij przycisk sprawdzający poniżej pola tekstowego. c. Jeżeli nazwa jest poprawna i została rozpoznana przez SharePoint, zostanie zaznaczona podkreśleniem. d. Jeżeli użytkownik nie został rozpoznany przez SharePoint, nazwa zostanie zaznaczona podkreśleniem na czerwono. e. Kliknij nierozpoznanego użytkownika. Pojawi się rozwijane menu z sugestią najlepszego dopasowania. Możesz wybrać jedno z dopasowań, usunąć wpis, albo przeszukać katalog. strona 110 z 114

111 2. Aby wybrać użytkownika z katalogu: a. Kliknij ikonę książki adresowej umieszczoną poniżej pola tekstowego b. Pojawi się okno dialogowe. Wpisz fragment imienia bądź loginu użytkownika, którego chcesz dodać i kliknij ikonę Wyszukaj. c. W oknie wyników wybierz użytkownika, którego chcesz dodać, klikając go dwukrotnie lub zaznaczając i naciskając przycisk "Dodaj". Możesz wybrać wielu użytkowników, a wyszukiwanie i wybór powtórzyć kilka razy. Po zakończeniu kliknij przycisk "OK". strona 111 z 114

112 3. Możesz przypisać uprawnienia do wszystkich uwierzytelnionych użytkowników. Jest to bardzo wygodny sposób zarządzania uprawnieniami, jeśli chcesz zezwolić wszystkim na samo wyświetlanie lub wyświetlanie i edytowanie kolumn, nie martwiąc się o synchronizację uprawnień z listą lub witryną SharePoint. Aby przypisać uprawnienia do wszystkich uwierzytelnionych użytkowników, kliknij przycisk "Wszyscy użytkownicy uwierzytelnieni". 4. Możesz skopiować listę użytkowników i grup do nagłówka ("Ustaw uprawnienia dla wszystkich kolumn"), klikając przycisk "Kopiuj grupy i użytkowników, którzy mają uprawnienia do listy". Użytkownicy i grupy, którzy mają uprawnienia do tej listy, zostaną skopiowani do pola tekstowego. Wtedy będziesz mógł skopiować uprawnienia do wszystkich kolumn albo ręcznie skopiować wybranych użytkowników do wybranych kolumn. 5. Jeśli chcesz ustawić te same uprawnienia dla wszystkich kolumn, skorzystaj z nagłówka ("Ustaw uprawnienia dla wszystkich kolumn ). Wprowadź użytkowników do pola tekstowego w nagłówku i kliknij ikonę "Skopiuj uprawnienia do wszystkich kolumn". Uprawnienia z pola tekstowego nagłówka zastąpią wpisy pól tekstowych we wszystkich kolumnach. Uwaga: Wszystkie pozycje w polach tekstowych kolumny Pozwól edytować i wyświetlić lub kolumny Pozwól wyświetlić zostaną usunięte i zastąpione wartościami z odpowiedniego pola tekstowego nagłówka. Uwaga: Wpisy w okienkach w nagłówku bez kliknięcia ikony "Skopiuj uprawnienia do wszystkich kolumn" nie zastępują wpisów w kolumnach pól tekstowych. Pola tekstowe nagłówka są używane tylko do kopiowania uprawnień do pól tekstowych kolumn i nie wpływają bezpośrednio na ustawienia uprawnień. 6. Gdy skończysz, kliknij przycisk OK Uwaga: Po kliknięciu przycisku "OK" dla wszystkich pól tekstowych zostanie przeprowadzony proces sprawdzania poprawności nazwy użytkownika. Zmiany nie zostaną zapisane, dopóki wszystkie pola tekstowe nie będą zawierały prawidłowych nazw użytkowników. strona 112 z 114

113 Dziedziczenie listy uprawnień Gdy Datapolis Column Protector 2013 jest włączony po raz pierwszy dla danego typu zawartości lub gdy jest włączony po przywróceniu uprawnień domyślnych dla danej listy, to wtedy użytkownicy i grupy użytkowników z listy SharePoint są kopiowani do uprawnienia "Pozwól edytować i wyświetlić" dla każdej kolumny. W ten sposób domyślnie wszyscy użytkownicy z uprawnieniami do listy mają dostęp do wszystkich kolumn. Uwaga: Jeśli nowi użytkownicy są dodawani do listy lub strony, możesz skopiować ich do nagłówka klikając przycisk "Kopiuj grupy i użytkowników, którzy mają uprawnienia do listy" (p. Punkt 4). Uwaga: Jeśli użytkownicy zostaną skopiowani do nagłówka kolumn, będziesz mógł skopiować ich do wszystkich kolumn używając przycisku Skopiuj uprawnienia do wszystkich kolumn (p. Punkt 5). Uwaga: Jeżeli chcesz, żeby wszyscy użytkownicy, którzy posiadają uprawnienia do listy mieli dostęp do danej kolumny, przydziel uprawnienia wszystkim uwierzytelnionym użytkownikom (p. Punkt 3) Dobre praktyki Poniżej znajdziesz kilka przykładowych scenariuszy, które pomogą Ci skonfigurować Datapolis Column Protector 2013 w optymalny sposób: 1. Chcesz, aby wszyscy użytkownicy mogli wyświetlać wszystkie kolumny z wyjątkiem jednej lub dwóch, które powinny być dostępne tylko do odczytu. Te kolumny mogą być edytowane jedynie przez kilku użytkowników lub kilka grup. a. Wprowadź uwierzytelnionych użytkowników do pola tekstowego "Pozwól edytować i wyświetlić w nagłówku ("Ustaw uprawnienia dla wszystkich kolumn") i kliknij ikonę "Skopiuj uprawnienia do wszystkich kolumn". b. W kolumnach, które powinny być w trybie tylko do odczytu, wytnij użytkowników i wklej ich w prawej kolumnie Pozwól wyświetlić. c. Wprowadź do pola testowego Pozwól edytować i wyświetlić użytkowników i grupy, które mają posiadać uprawnienia do edycji zablokowanych kolumn. 2. Chcesz ograniczyć dostęp do jednej lub kilku kolumn dla wybranych użytkowników. a. W kolumnach, które mają zostać zabezpieczone, usuń wpisy i wprowadź wybranych użytkowników do uprawnień "Pozwól edytować i wyświetlić" lub "Pozwól wyświetlić". 3. Chcesz posiadać ścisłą kontrolę nad tym, kto i którą kolumnę ogląda powstrzymaj się od korzystania z grupy Użytkownicy uwierzytelnieni. 4. Chcesz ograniczyć grupie użytkowników dostęp do wszystkich kolumn usuń uprawnienia dla tych użytkowników z listy lub witryny SharePointa. strona 113 z 114