(stan na 01/2011) Page 1 of 8

Transkrypt

1 Zasady dotyczące jakości, bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony środowiska oraz odpowiedzialności społecznej (zasady dotyczące zapewnienia jakości Quality Assurance Agreement) (stan na 01/2011) Page 1 of 8

2 Spis treści: Wstęp 1 Systemy zarządzania dostawcy Systemy zarządzania poddostawców Audyt u DOSTAWCY lub poddostawcy Informacje i dokumentacja Ustalenia dotyczące historii produktów Rozwój, planowanie, wprowadzanie do obrotu Produkcja, oznakowanie produktów i śledzenie produktów Dostawa, inspekcja przyjmowanych towarów Reklamacje, rozwiązywanie problemów, raport 8D Proces stałego doskonalenia (CIP) Inspekcja rekwalifikacyjna, zdolności procesów Cele jakościowe Ochrona środowiska, bezpieczeństwo i higiena pracy oraz odpowiedzialność społeczna...7 Page 2 of 8

3 Wstęp Przedmiotem niniejszych zasad są wszystkie produkty oraz usługi dostarczane i świadczone przez DOSTAWCĘ. 1 Systemy zarządzania dostawcy DOSTAWCA jest zobowiązany do wdrożenia i utrzymywania certyfikowanego systemu zarządzania jakością zgodnego z ISO 9001 (wymóg minimalny). Dodatkowym warunkiem jest przestrzeganie przez DOSTAWCĘ wymagań typowych dla branży i danego segmentu materiałów. W sytuacji, gdy DOSTAWCA jest także producentem, jest on zobowiązany do wdrożenia/dalszego rozwijania systemu zarządzania środowiskiem (EMS) zgodnego z ISO lub innego porównywalnego systemu zarządzania środowiskiem. Jako obiektywny dowód posiadania odpowiedniego systemu zarządzania, DOSTAWCA, bez dodatkowego wezwania, prześle spółce BOSCH REXROTH kopie odpowiednich certyfikatów. W przypadku opóźnienia terminu recertyfikacji DOSTAWCA powiadomi spółkę BOSCH REXROTH przed upływem terminu ważności aktualnego certyfikatu, wskazując przy tym datę odnowienia certyfikatu. DOSTAWCA, bez dodatkowego wezwania, prześle spółce BOSCH REXROTH potwierdzenie przeprowadzonej recertyfikacji wystawione przez jednostkę certyfikacyjną. Jeżeli nie zostaną przedstawione ważne certyfikaty lub wiążące plany uzyskania odpowiednich certyfikatów, spółka BOSCH REXROTH ma prawo, po bezskutecznym ostrzeżeniu, wypowiedzieć istniejące umowy dostawy w trybie natychmiastowym. W przypadku takiego trybu zakończenia umów, DOSTAWCA nie ma prawa domagać się jakiejkolwiek rekompensaty od spółki BOSCH REXROTH. DOSTAWCA powiadomi spółkę BOSCH REXROTH bezzwłocznie o unieważnieniu certyfikatu. 2 Systemy zarządzania poddostawców Mając na celu profilaktyczne zapewnienie jakości (zapobieganie błędom, stałe doskonalenie) w całym łańcuchu dostaw, DOSTAWCA zapewnia, że jego poddostawcy wdrożyli i utrzymują system jakości zgodny z ISO Dodatkowym warunkiem jest przestrzeganie przez PODDOSTAWCĘ wymagań typowych dla branży i danego segmentu materiałów. Spółka BOSCH REXROTH może żądać od DOSTAWCY udowodnienia, że pozytywnie zweryfikował on efektywność systemów zarządzania swoich poddostawców. DOSTAWCA będzie odpowiedzialny za błędy swoich poddostawców w takim samym stopniu jak za błędy własne. 3 Audyt u DOSTAWCY lub poddostawcy Spółka BOSCH REXROTH przyjmuje do wiadomości, że DOSTAWCA utrzymuje aktualność systemów zarządzania i dostosowuje je do najnowszych rozwiązań technologicznych, dzięki czemu jest w stanie samodzielnie przeprowadzać analizy problemów, konieczne działania mające na celu zapewnienie jakości, a także audyty. Mimo to spółka BOSCH REXROTH zastrzega sobie prawo samodzielnego przeprowadzania audytów u DOSTAWCY i poddostawców. Audyty są przeprowadzane zawsze po uprzednim powiadomieniu i uzgodnieniu. Gdy zajdzie taka potrzeba, DOSTAWCA umożliwi składanie wniosków o audyt z krótkim wyprzedzeniem. DOSTAWCA zapewni spółce BOSCH REXROTH, a w razie potrzeby, także jej klientom, dostęp do wszystkich obiektów produkcyjnych, placówek prowadzących testy, magazynów i terenów do Page 3 of 8

4 nich przylegających, a także do dokumentów dotyczących kwestii jakościowych. Równocześnie honorowane będą konieczne i adekwatne ograniczenia po stronie DOSTAWCY, mające na celu zachowanie poufności co do prowadzonej działalności. Spółka BOSCH REXROTH poinformuje DOSTAWCĘ o wyniku przeprowadzonych audytów. Jeżeli z punktu widzenia spółki BOSCH REXROTH konieczne będą dodatkowe działania, DOSTAW- CA jest zobowiązany do bezzwłocznego przygotowania planu działania, wdrożenia go na własny koszt w odpowiednim terminie oraz powiadomienia spółki BOSCH REXROTH o tym fakcie. W przypadku pojawienia się problemów jakościowych zawinionych przez poddostawcę, DO- STAWCA umożliwi spółce BOSCH REXROTH, lub, w razie potrzeby, jej klientom, przeprowadzenie audytu u poddostawcy. Jeżeli DOSTAWCA lub jego poddostawca mają uzasadnione powody wyrażenia sprzeciwu wobec udziału spółki BOSCH REXROTH lub jej klientów w audycie, spółka BOSCH REXROTH powinna być przygotowana do przeprowadzenia audytu na koszt DOSTAWCY przez stronę trzecią, która będzie reprezentować interesy spółki BOSCH REXROTH i/lub jej klientów. 4 Informacje i dokumentacja Jeżeli stanie się oczywiste, że ustalenia dotyczące np. parametrów jakościowych, harmonogramów, wielkości zamówienia lub wymogów w zakresie opakowania nie będą mogły zostać dotrzymane, DOSTAWCA bezzwłocznie poinformuje o tym fakcie spółkę BOSCH REXROTH. DO- STAWCA będzie także bezzwłocznie informował spółkę BOSCH REXROTH o wszelkich rozbieżnościach stwierdzonych po realizacji dostawy. DOSTAWCA ujawni wszelkie wymagane dane oraz informacje w interesie szybkiego rozwiązania problemu. DOSTAWCA jest zobowiązany uzyskać pisemną zgodę spółki BOSCH REXROTH, zanim - dokona zmiany produktu lub opakowania - wprowadzi jakiekolwiek zmiany w zakresie metod produkcyjnych, sprzętu, procesów i materiałów (dotyczy także zmian u poddostawców) - dokona zmiany poddostawców - wprowadzi jakiekolwiek zmiany w zakresie metod testowania/sprzętu do testów - przeniesie produkcję lub założy nowe zakłady produkcyjne - przeniesie lub zainstaluje urządzenia produkcyjne w dotychczasowym zakładzie, oraz dostarczyć wymaganą dokumentację dotyczącą kwestii jakościowych. Jeżeli DOSTAWCA wprowadzi wymienione wyżej zmiany bez uzyskania zgody spółki BOSCH REXROTH, BOSCH REXROTH ma prawo wypowiedzieć istniejące umowy dostawy w trybie natychmiastowym. W przypadku takiego trybu zakończenia umów, DOSTAWCA nie ma prawa domagać się jakiejkolwiek rekompensaty od spółki BOSCH REXROTH. Pierwsze trzy dostawy po uruchomieniu produkcji (SOP) oraz po wprowadzeniu wyżej wymienionych zmian muszą być muszą być specjalnie oznaczone w dokumentach spedycyjnych/listach przewozowych dla każdego adresu dostawy. DOSTAWCA jest zobowiązany do dokumentowania wszystkich zmian dotyczących produktu, zmian w łańcuchu dostaw oraz w historii produktu oraz, na żądanie, do przekazania dokumentacji spółce BOSCH REXROTH. Czas archiwizacji, rozpoczynający się z chwilą ostatniej dostawy pochodzącej z produkcji seryjnej, wszystkich dokumentów i rejestrów związanych z umową i produktami, będzie wynosić co najmniej 15 lat. Page 4 of 8

5 Dokumenty i rejestry muszą być archiwizowane i zarządzane w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom trzecim. 5 Ustalenia dotyczące historii produktów 5.1 Rozwój, planowanie, wprowadzanie do obrotu Jeżeli zamówienie złożone u DOSTAWCY obejmuje prace rozwojowe, strona zamawiająca przygotuje na piśmie wymagania, np. w formie specyfikacji wymagań. DOSTAWCA podejmie się zarządzania projektem w fazie planowania produktów, procesów oraz innych zadań wymagających współpracy między działami. Dokumentacja będzie prowadzona w formie planów zarządzania jakością i/lub planów zarządzania projektami. Podczas weryfikacji kontraktu, DOSTAWCA sprawdzi pod kątem wykonalności całą dokumentację techniczną, np. specyfikacje, szkice, listy części, dane CAD, wymagania dotyczące opakowań oraz normy (np. norma Bosch Rexroth N2580) po ich otrzymaniu. DOSTAWCA bezzwłocznie poinformuje spółkę BOSCH REXROTH o wszelkich defektach, ryzykach i możliwych ulepszeniach wykrytych w trakcie weryfikacji. W fazie projektowania DOSTAWCA ma obowiązek stosowania odpowiednich metod profilaktycznego planowania jakości, takich jak np. analizy wykonalności, badania niezawodności, analiza ryzyk oraz analiza rodzaju i skutków możliwych błędów (FMEA). Prowadzenie analiz FMEA jest obowiązkowe w branży motoryzacyjnej i preferowane w innych branżach. Proces ten musi być oparty np. na VDA, tom 4, AIAG (Podstawowe narzędzia wykorzystywane w przemyśle motoryzacyjnym AIAG podręcznik FMEA). DOSTAWCA ma obowiązek uwzględnienia doświadczeń zdobytych podczas poprzednich/podobnych projektów (procesy, przetwarzanie danych, studia wykonalności itp.). DOSTAWCA wyraża zgodę na dokumentowanie warunków produkcji i testowania prototypów oraz części pochodzących z przedprodukcji wraz ze spółką BOSCH REXROTH. Części pochodzące z przedprodukcji muszą być wytwarzane w warunkach zbliżonych do produkcji seryjnej. DOSTAWCA zajmuje się planowaniem procesów (plany prac, plany testów, zaopatrzenie, narzędzia, urządzenia itp.) we wszystkich obszarach. W przypadku obszarów funkcjonalnych i mających znaczenie krytyczne dla procesów, DOSTAWCA skontroluje przydatność wyposażenia produkcyjnego w oparciu o kryteria statystyczne i udokumentuje wyniki kontroli. Próbkowanie powinno być wykonane zgodnie z określonymi przez nas wymaganiami w zakresie dostarczania próbek i należy je udokumentować w sposób umożliwiający przeprowadzenie audytu. Jeżeli DOSTAWCA stwierdzi, że ustalenia nie będą mogły zostać dotrzymane, należy bezzwłocznie powiadomić Dział Zakupów w spółce Bosch Rexroth. BOSCH REXROTH podejmie decyzję dotyczącą dalszych działań, jeżeli zostaną stwierdzone odchylenia od specyfikacji. Dostawy seryjne można rozpocząć dopiero po uzyskaniu akceptacji spółki Bosch Rexroth. Akceptacja nie zwalnia DOSTAWCY z odpowiedzialności za defekty. Spółce BOSCH REXROTH należy zapewnić na żądanie dostęp do wszystkich dokumentów wymienionych w rozdziale Produkcja, oznakowanie produktów i śledzenie produktów W przypadku zakłócenia procesów i rozbieżności jakościowych DOSTAWCA przeanalizuje przyczyny, wprowadzi działania naprawcze, sprawdzi ich efektywność i udokumentuje procedurę. Page 5 of 8

6 Jeżeli DOSTAWCA nie będzie w stanie dostarczać produktów zgodnych ze specyfikacjami, będzie musiał uzyskać wcześniej zgodę od spółki BOSCH REXROTH na zrealizowanie dostawy odbiegającej od specyfikacji. DOSTAWCA jest zobowiązany odpowiednio oznakować produkty, części i opakowania zgodnie z ustaleniami powziętymi wraz ze spółką BOSCH REXROTH. Musi także upewnić się, że oznakowanie zapakowanych produktów jest czytelne także w czasie transportu oraz przechowywania. DOSTAWCA zobowiązuje się do zapewnienia stosowania zasady FIFO oraz jest odpowiedzialny za możliwość śledzenia dostarczanych produktów. W przypadku stwierdzenia defektu, identyfikacja zakresu wadliwych części/produktów partii oraz danych o produkcji musi być zagwarantowana w ciągu jednego dnia roboczego. Sprzęt do produkcji, pomiarów oraz inspekcji dostarczony przez spółkę BOSCH REXROTH, w szczególności sprzęt oraz urządzenia związane z otrzymywaniem dostaw, musi być oznakowany jako własność spółki BOSCH REXROTH. DOSTAWCA jest odpowiedzialny za odpowiedni stan i prawidłowe działanie sprzętu, a także zajmuje się przeprowadzaniem jego konserwacji i napraw. 5.3 Dostawa, inspekcja przyjmowanych towarów DOSTAWCA dostarcza produkty, korzystając z odpowiednich środków transportu zgodnie ze specyfikacjami dostaw i opakowań określonymi przez spółkę BOSCH REXROTH w celu zapobiegania zniszczeniu i pogorszeniu jakości (np. wskutek zanieczyszczenia, korozji, reakcji chemicznych). Inspekcja towarów przyjmowanych przez spółkę BOSCH REXROTH ogranicza się wyłącznie do uszkodzeń transportu widocznych z zewnątrz oraz od sprawdzenia, czy ilość oraz rodzaj zamówionych produktów odpowiadają dokumentom przewozowym. Wszelkie stwierdzone defekty zostaną bezzwłocznie zgłoszone. Defekty, które nie zostały stwierdzone podczas inspekcji zostaną zgłoszone DOSTAWCY, gdy tylko zostaną wykryte, w zwykłym trybie prowadzenia działalności. W takim przypadku DOSTAW- CA zrzeka się prawa do zgłaszania sprzeciwu wobec późniejszego zgłoszenia defektów. DOSTAWCA jest zobowiązany przystosować swój system zarządzania jakością oraz działania mające na celu zapewnienie jakości do wyników inspekcji przyjmowanych towarów. 5.4 Reklamacje, rozwiązywanie problemów, raport 8D W przypadku sygnalizowania defektów DOSTAWCY przez spółkę BOSCH REXROTH, DO- STAWCA bezzwłocznie przeprowadzi analizę błędów, w razie potrzeby i o ile to będzie możliwe, przy wsparciu spółki BOSCH REXROTH. DOSTAWCA przyjmie z powrotem produkty będące przedmiotem reklamacji w uzgodnionym zakresie. Obsługa reklamacji musi być zgodna z metodą 8D. Należy przy tym przestrzegać zasad oraz innych, naszych ustaleń dotyczących czasu obsługi. Na żądnie spółki BOSCH REXROTH DOSTAWCA musi dostarczyć dowodu przeprowadzenia analizy przyczyn metodą 5-Why i metodą Ishikawy, a także dodatkowo przeprowadzenia analizy procesu lub audytu procesu. W branży motoryzacyjnej bez wyjątków i w branżach niezwiązanych z motoryzacją preferencyjnie DOSTAWCA jest zobowiązany do przetwarzania wszystkich raportów 8D z wykorzystaniem portalu dostawców SupplyOn. Korzystanie ze źródeł zaopatrzenia określonych przez spółkę BOSCH REXROTH lub negocjowanych w kontrakcie BOSCH REXROTH nie zwalnia DOSTAWCY z odpowiedzialności za zapewnienie jakości otrzymywanych produktów. Reklamacje będą bezzwłocznie zgłaszane poddostawcy Page 6 of 8

7 bezpośrednio przez DOSTAWCĘ. Na żądanie DOSTAWCA poinformuje spółkę Bosch Rexroth o bieżącym statusie obsługi reklamacji. 5.5 Proces stałego doskonalenia (CIP) DOSTAWCA zobowiązuje się do utrzymywania procesu stałego doskonalenia (Continuous Improvement Process; CIP) oraz do włączenia w ten proces wszystkich pracowników istotnych z punktu widzenia procesu. Informacje dotyczące jakości powinny być wizualizowane, należy zainstalować krótkie pętle kontrolne. 5.6 Inspekcja rekwalifikacyjna, zdolności procesów Jeżeli nie określono inaczej, produkty dostarczane spółce BOSCH REXROTH muszą przechodzić coroczną inspekcję rekwalifikacyjną. Podczas której kontrolowane są wszystkie pomiary, obszary funkcjonalne oraz materiały w celu ustalenia, czy spełniają one wszystkie wymagania. W ramach swoich procesów produkcyjnych DOSTAWCA zobowiązuje się do zapewnienia stałej zdolności procesów poprzez zastosowanie statystycznej kontroli procesu (SPC). W związku z tym zalecane jest stosowanie narzędzia QS-Stat do zbierania i monitorowania danych. Jeżeli narzędzie QS-Stat nie jest dostępne, DOSTAWCA musi dostarczyć na żądanie spółki BOSCH REXROTH dane statystyczne w formacie AQDEF. W obydwu przypadkach, BOSCH REXROTH musi mieć na żądanie zapewniony dostęp do wyników. 6 Cele jakościowe Podobnie jak spółka BOSCH REXROTH zobowiązuje się wobec swoich klientów, tak DOSTAW- CA zobowiązuje się do osiągnięcia celu zero defektów w relacjach ze spółką Bosch Rexroth, a także do komunikowania tego celu wewnątrz oraz swoim poddostawcom. Dopóki dostawy bez defektów nie będą mogły być zapewnione, DOSTAWCA uzgodni tymczasowe cele (czasowe górne limity defektów) wspólnie ze spółką BOSCH REXROTH. DOSTAWCA wprowadzi działania mające na celu stałe doskonalenie oraz osiągnięcie celu zero defektów. Cele tymczasowe, określone jako górne limity, mogą być wyszczególnione w umowie ppm-/plkz. Utrzymywanie dostaw poniżej ustalonego górnego limitu nie zwalnia DOSTAWCY ani z obowiązku obsługi wszystkich reklamacji, ani z odpowiedzialności za wszystkie wadliwe dostawy. Jeżeli uzgodnione górne limity defektów zostaną przekroczone, DOSTAWCA bezzwłocznie i na własny koszt wdroży działania naprawcze oraz będzie systematycznie i na bieżąco informował spółkę BOSCH REXROTH o postępie tych działań. Uzgodnione górne limity nie naruszają odpowiedzialności DOSTAWCY za wszystkie wadliwe dostawy. Dyskusje dotyczące jakości na tematy takie, jak profilaktyczne zapewnienie jakości, ewaluacja wymienianych danych dotyczących jakości, dyskusje na temat błędów oraz bieżących problemów powinny odbywać się na żądanie strony zamawiającej. Jeżeli problem ulegnie eskalacji, DO- STAWCA będzie zobowiązany do udziału w spotkaniach na szczeblu menedżerskim. 7 Ochrona środowiska, bezpieczeństwo i higiena pracy oraz odpowiedzialność społeczna DOSTAWCA zobowiązuje się do przestrzegania wszystkich przepisów prawnych związanych z ochroną środowiska oraz bezpieczeństwem i higieną pracy, a także do ograniczenia do minimum wpływu swojej działalności na ludzi i środowisko poprzez stosowanie odpowiedniego systemu za- Page 7 of 8

8 rządzania środowiskiem oraz działań podejmowanych przez przedsiębiorstwo w celu ochrony środowiska. W przypadku każdej dostawy musi być przestrzegana norma BOSCH REXROTH N2580 "Substancje niedozwolone i wymagające sklasyfikowania ", a także jej poprawki odnoszące się do konkretnych działów. Zgodnie z warunkami zakupu BOSCH REXROTH, DOSTAWCA jest zobowiązany przestrzegać zasad Global Compact Initiative ONZ. Dostawca zobowiązuje się do przestrzegania zakazu stosowania substancji chemicznych albo obowiązku deklarowania stosowania substancji chemicznych wymienionych w dokumencie ZA Prohibition and Declaration of Substances dostępne na stronie corp.resource.bosch.com/media/general_use/purchasing_logistics/files/za _vaw_n_en_ pdf Page 8 of 8