Jak rozliczać firmowe świadczenia pracowników

Transkrypt

1 e-poradnik Praca i Ubezpieczenia Praca i Ubezpieczenia Jak rozliczać firmowe świadczenia pracowników Popularne świadczenia pozapłacowe Odpowiedzialność płatnika Przychody z podatku Składki na ZUS od świadczeń pracowniczych Imprezy okolicznościowe, integracyjne Najczęściej zadawane pytania

2 Adres redakcji: Warszawa, ul. Okopowa 58/72 tel. (22) ; Autor: Joanna Nowicka Projekt okładki i makieta: Kinga Pisarczyk Redakcja: Ewa Ciechanowska DTP: Joanna Archacka Biuro Obsługi Klienta: Marki, ul. Okólna 40 tel. (22) , ; bok@infor.pl Copyright by INFOR Biznes Sp. z o.o. ISBN Wydanie luty 2013 r.

3 Spis treści Wstęp...5 Rozdział 1. Ogólne zasady opodatkowania... 7 Odpowiedzialność płatnika... 7 Kwaliikacja przychodów...8 Świadczenia w naturze...9 Nieodpłatne i częściowo odpłatne świadczenia...11 Dochód z pracy Moment otrzymania należności Przychody bez podatku Składki na ZUS od świadczeń pracowniczych Tabela. Świadczenia wolne od podatku...16 Rozdział 2. Popularne świadczenia pozapłacowe...23 Doinansowanie do wypoczynku pracowników i ich rodzin...23 Działalność socjalna z ZFŚS...23 Osoby uprawnione...24 Dopłaty dla dorosłych z podatkiem powyżej 380 zł rocznie...25 Wypoczynek dzieci i młodzieży do lat 18 bez podatku...26 Wniosek o doinansowanie wypoczynku dzieci...28 Wczasy a wycieczka...29 Doinansowanie z ZFŚS do wczasów pod gruszą Z podatkiem powyżej 380 zł rocznie, ale bez składek Dzieci pracownika...32 Byli pracownicy emeryci i renciści...32 Deklaracje i informacje podatkowe Pracownicy (małoletnie dzieci pracowników) Emeryci i renciści (byli pracownicy) Świadczenia pieniężne i rzeczowe z ZFŚS (w tym zapomogi)...34 Paczki, bony i talony...34 Tabela. Finansowanie bonów towarówych i paczek okolicznościowych...36 Zapomogi...38 Przesłanki udzielenia zapomogi...38 Tabela. Opodatkowanie i oskładkowanie świadczeń z ZFŚS Szkolenia i kursy językowe...48 Szkolenia własne...50

4 Dojazdy do pracy Zwrot kosztów przychodem...53 Ustalenie przychodu pracownika...54 Wyjątek od zasady...56 Kiedy nie można ustalić przychodu...57 Wynajem lokali mieszkalnych...58 Składki na ZUS...59 Hotel, kwatera, mieszkanie Warunki zwolnienia Nadwyżka ponad limit 500 zł opodatkowana Usługi medyczne...61 Zakres umowy, opłata...63 Z przychodem lub bez...64 Stanowiska oicjalne, orzecznictwo...64 Tabela. Opodatkowanie świadczeń medycznych...65 Rozgraniczenie usług...66 Przekazanie towaru pracownikowi...67 Towar wynagrodzeniem...67 Darowizna towaru...67 Prywatne narzędzia używane do pracy Jak ustalić kwotę ekwiwalentu Telefon komórkowy...69 Rozdział 3. Imprezy okolicznościowe, integracyjne Źródła inansowania imprezy Spotkanie z okazji Z jakich środków korzystniej...74 Kiedy powstanie przychód u pracownika...74 Impreza otwarta...75 Impreza zamknięta Podejście restrykcyjne...78 Furtka dla podatników...82 Przyporządkowanie świadczeń pracownikowi...83 Imienne adresowanie świadczeń z ZFŚS...85 Tabela. Opodatkowanie i oskładkowanie imprezy irmowej Rozdział 4. Najczęściej zadawane pytania... 89

5 Wstęp Różnego rodzaju świadczenia pozapłacowe, przyznawane pracownikom, mają ich motywować do jeszcze wydajniejszej pracy. W niektórych firmach służą głównie podniesieniu prestiżu zajmowanego stanowiska, w innych zaś takie świadczenia są powszechne i przyznawane wszystkim pracownikom. Przeważnie są one ściśle związane z wykonywanymi przez pracownika zadaniami służbowymi. W dzisiejszej praktyce gospodarczej takie świadczenia stają się coraz popularniejsze, należą do nich m.in. ponoszone przez pracodawcę koszty dokształcania pracownika czy dodatkowej opieki medycznej, dofinansowanie do wypoczynku dzieci pracowników, wyposażania pracowników w podstawowe narzędzia pracy, jak laptop, tablet czy telefon (iphone) służbowy. Pracodawcy oferują także swoim pracownikom z różnych okazji m.in. bony towarowe, dopłacają do wycieczek i organizują imprezy integracyjne, zdarza się też, że opłacają abonament za internet, z którego pracownik korzysta w domu. Dla pracodawcy istotne jest to, od jakich świadczeń pozapłacowych ma obowiązek, jako płatnik, pobrać i odprowadzić zaliczki na podatek dochodowy (oraz, ewentualnie, składki na ubezpieczenia społeczne). Dla pracowników natomiast wiedza o tym, które z tych świadczeń stanowią dla nich przychód podlegający opodatkowaniu, a tym samym zwiększający ich roczne dochody. Zasadniczo wszystkie świadczenia otrzymywane przez pracownika z zakładu pracy w związku z wykonywaną pracą stanowią jego przychód ze stosunku pracy. Jednak ustawa o podatku dochodowym od osób izycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.); dalej: ustawa o PIT, przewiduje wyjątki od tej zasady, zwalniając od podatku m.in. określone przychody pracownicze. Z kolei od przychodów zwolnionych z PIT nie pobiera się zaliczek na podatek, aczkolwiek czasami podlegają one oskładkowaniu. Istotne jest także to, że niektóre świadczenia są w całości zwolnione z podatku, niektóre zaś korzystają ze zwolnienia jedynie do określonych w ustawie o PIT limitów, po przekroczeniu których nadwyżka świadczenia ponad kwotę wolną podlega opodatkowaniu. Podkreślić należy, że nie sposób omówić tutaj wszystkich świadczeń pozapłacowych, które może otrzymywać pracownik w związku z zadaniami zleconymi przez pracodawcę. Przykładowo, odrębnego omówienia wymagają m.in. zasady korzystania z samochodów służbowych, używanie samochodów prywatnych do celów pracodawcy czy też świadczenia związane z podróżami służbowymi.

6

7 Rozdział 1 Ogólne zasady opodatkowania Odpowiedzialność płatnika Pracodawca (w tym wyspecjalizowane służby w irmie) powinien posiadać dogłębną wiedzę na temat opodatkowania poszczególnych świadczeń pozapłacowych, przyznawanych pracownikom. Jest to o tyle ważne, że to właśnie pracodawca jako płatnik ponosi odpowiedzialność z tytułu zaniżenia lub nieujawnienia podstawy opodatkowania czynności pracownika, o których mowa w art. 12 ustawy o PIT (dotyczy przychodów ze stosunku pracy), art. 13 ustawy o PIT (dotyczy przychodów z działalności wykonywanej osobiście) oraz art. 18 ustawy o PIT (dotyczy przychodów z praw majątkowych) do wysokości zaliczki, do której pobrania jest obowiązany. Tak bowiem stanowi art. 26a Ordynacji podatkowej (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 749 z późn. zm.). To pracodawca jako płatnik odpowiada całym swoim majątkiem za podatek niepobrany lub podatek pobrany, a niewpłacony, chyba że podatek nie został pobrany z winy podatnika/pracownika (art. 30 1, 3 i 5 Ordynacji podatkowej). Przy czym, jak stwierdził NSA w wyroku z 11 lipca 2012 r. (sygn. akt II FSK 25/11), odpowiedzialność płatnika nie jest odpowiedzialnością za zobowiązanie podatkowe ciążące na podatniku. Odpowiada on za własne działanie (bądź zaniechania działania) związane z wykonywaniem przez niego ustawowych obowiązków płatnika, a nie za zobowiązanie osoby trzeciej (podatnika). Orzecznictwo Płatnik ponosi wyłączną odpowiedzialność za zaniżenie lub niepobranie zaliczek z tytułu źródła przychodu wymienionego m.in. w art. 12 ustawy o PIT. Stanowcze sformułowanie, że podatnik nie ponosi odpowiedzialności z tytułu zaniżenia lub nieujawnienia przez płatnika podstawy opodatkowania do wysokości zaliczki, do której pobrania zobowiązany był podatnik, oznacza, że płatnik ponosi wyłączną odpowiedzialność w tym zakresie. Wyjątkowe rozwiązania legislacyjne, wprowadzające istotne odstępstwo od ogólnych zasad opodatkowania, dotyczy stanów faktycznych, kształtowanych przy znacznym udziale płatnika (wyrok WSA w Gdańsku z 24 sierpnia 2011 r., sygn. akt I SA/Gd 651/11).

8 8 e-biblioteka Gazety Prawnej Kwaliikacja przychodów Przychodami są zasadniczo otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń (art. 11 ust. 1 ustawy o PIT). W rozliczeniach podatkowych świadczeń pozapłacowych, punktem wyjścia jest definicja przychodów ze stosunku pracy, czyli odpowiedź na pytanie, kto może takie przychody otrzymywać i jaki jest ich zakres. W znaczeniu podatkowym, pracownikiem jest osoba pozostająca w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy (art. 12 ust. 4 ustawy o PIT). Przychodami ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Dotyczy to w szczególności: wynagrodzenia zasadniczego, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatków, nagród, ekwiwalentów za niewykorzystany urlop i wszelkich innych kwot niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczeń pieniężnych ponoszonych za pracownika, jak również wartości innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT). Orzecznictwo Przychodami ze stosunku pracy lub stosunków pokrewnych są wszystkie świadczenia, które konkretny pracownik otrzymuje ze środków pracodawcy w związku z pozostawaniem w stosunku pracy lub pokrewnym, przy czym nie jest istotne, czy pracodawca pokrywa wypłatę tych świadczeń ze środków własnych, czy też pośrednio poprzez zapewnienie wypłaty tych świadczeń ze źródeł bezpośrednio z pracodawcą niezwiązanych (wyrok NSA z 31 maja 2012 r., sygn. akt II FSK 2282/10). Jeżeli uczestnicząc w określonym stosunku pracy osoba izyczna osiągnie przychód pozostający w jakimś związku faktycznym z wykonywaniem pracy, ale niestanowiący przychodu ze stosunku prawnego w postaci stosunku pracy, nie będzie to przychód, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT (wyrok WSA w Warszawie z 29 sierpnia 2011 r., sygn. akt III SA/Wa 522/11).

9 Jak rozliczać irmowe świadczenia dla pracowników 9 PRZYKŁAD Pracownik irmy wystąpił o wypłatę zaliczki na poczet przyszłego wynagrodzenia. Jak zakwaliikować taką wypłatę, czy należy od niej pobrać zaliczkę na podatek dochodowy? Jakie obowiązki ciążą z tego tytułu na pracodawcy? Zaliczka wypłacona na poczet przyszłego wynagrodzenia jest dla pracownika przychodem ze stosunku pracy. Z tego względu, od wypłaconej kwoty należy odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy. W znaczeniu językowym pojęcie zaliczka oznacza część należności wpłacanej lub wypłacanej z góry na poczet tej należności. Zgodnie z tą deinicją, wypłacona pracownikowi w danym miesiącu zaliczka stanowi część należności (wynagrodzenia ze stosunku pracy), otrzymanej przez niego na poczet tej należności (tj. przyszłego wynagrodzenia). Taka zaliczka na poczet przyszłego wynagrodzenia, mimo że nie jest wprost wymieniona w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, stanowi przychód ze stosunku pracy. Staje się przychodem z chwilą jej otrzymania lub postawienia do dyspozycji podatnika/pracownika, zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy o PIT. Od zaliczki na poczet przyszłego wynagrodzenia pracodawca jako płatnik ma obowiązek obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy (art. 31 i art. 38 ust. 1 ustawy o PIT). Przy czym pobór zaliczki następuje od sumy wypłat pieniężnych w danym miesiącu. Świadczenia w naturze Pracownicy otrzymują często od pracodawcy narzędzia pracy, takie jak np. telefon komórkowy, iphone, tablet, laptop, netbook lub palmtop. Takie przychody o charakterze rzeczowym, jeżeli staną się własnością pracownika, są tzw. przychodami w naturze i są zaliczane do przychodów ze stosunku pracy na podstawie art. 12 ust. 1 ustawy o PIT. Wartość pieniężną świadczeń w naturze określa się zasadniczo na podstawie cen rynkowych, stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania (art. 11 ust. 2 ustawy o PIT). W praktyce najczęściej pracodawca udostępnia tego typu urządzenia, jednak pozostają one własnością irmy. Przychód z tego tytułu u pracownika nie powstaje, dopóki narzędzia te są używane wyłącznie do celów służbowych. PRZYKŁAD Firma zamierza zawrzeć ubezpieczenie zbiorowe dla swoich pracowników. Czy takie świadczenie podlega opodatkowaniu? Odpowiedź na to pytanie zależy od określonego stanu faktycznego. W przypadku usług zakupionych przez pracodawcę, wartość pieniężną tych świadczeń dla celów podatkowych ustala

10 10 e-biblioteka Gazety Prawnej się według cen zakupu. Pracodawca jest obowiązany doliczyć do przychodu pracownika wartości faktycznie otrzymanych przez pracownika świadczeń, stosując ceny zakupu usług. Jeżeli pracodawca zbiorowo ubezpiecza pracowników i wykupuje polisę ubezpieczeniową dla kilku pracowników, a opłata za tę polisę jest zryczałtowana, niezbędne jest wykazanie, że możliwa jest identyikacja ceny konkretnej usługi ponoszonej na rzecz konkretnego pracownika. Momentem powstania przychodu dla konkretnego pracownika jest moment wykupienia przez pracodawcę usługi u ubezpieczyciela, jeżeli możliwe byłoby określenie składki ubezpieczenia odrębnie dla każdego pracownika. Tym samym, przychód po stronie pracowników nie powstanie dopiero w przypadku zajścia zdarzenia i wypłaty z jego tytułu kwoty ubezpieczenia (por. wyrok WSA w Warszawie z 10 grudnia 2007 r., sygn. akt III SA/Wa 1302/07). Z kolei NSA w kwestii tej wypowiada się jednoznacznie. W wyroku z 23 marca 2012 r. (sygn. akt II FSK 1845/10) sąd stwierdził, że objęcie ochroną ubezpieczeniową członków zarządu i prokurentów spółki związane z uiszczeniem za tę ochronę składki ubezpieczeniowej przez spółkę ma konkretny wymiar inansowy i jest korzyścią majątkową otrzymaną przez te osoby jako nieodpłatne świadczenie w rozumieniu art. 11 ust. 1 i art. 12 ust. 1 ustawy o PIT. Zdaniem sądu, ubezpieczenie cudzego interesu ubezpieczeniowego, mającego swe źródło w art kodeksu cywilnego i stosunku łączącym ubezpieczającego z ubezpieczonym, którym jest stosunek pracy zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT oraz opłacenie przez ubezpieczającego składki, jest nieodpłatnym świadczeniem w rozumieniu art. 11 ust. 1 ustawy o PIT. Orzecznictwo Nie do przyjęcia jest pogląd, jakoby o otrzymaniu świadczenia w naturze, a więc pod tytułem darmym (nieodpłatnego) świadczyła sama różnica między ceną zakupu rzeczy a jej wartością rynkową (wyrok NSA z 14 lutego 2012 r., sygn. akt II FSK 1477/10). Tylko wtedy świadczenie w naturze może powodować uzyskanie przez pracownika przychodu, gdy w konkretnym, mierzalnym zakresie daje się przypisać określonemu pracownikowi (wyrok WSA we Wrocławiu z 15 listopada 2011 r., sygn. akt I SA/Wr 1339/11). Dla uznania za przychód określonych wartości pieniężnych wystarczające jest ich przekazanie lub postawienie do dyspozycji podatnika. W odniesieniu do świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń konieczne jest ich otrzymanie przez podatnika. W przypadku świadczeń nieodpłatnych opodatkowaniu może podlegać tylko przychód rzeczywiście otrzymany, a nie możliwy do otrzymania (wartość otrzymanego świadczenia, a nie możliwość skorzystania ze świadczenia). Opodatkowaniu w przypadku nieodpłatnych świadczeń nie podlega bowiem sama potencjalna możliwość skorzystania ze świadczenia, ale świadczenie faktycznie otrzymane. Zatem o przychodzie pracownika można by mówić, gdyby skorzystał z postawionych do dyspozycji świadczeń (wyrok WSA w Warszawie z 24 października 2011 r., sygn. akt III SA/Wa 555/11).